Diseño de un sistema de control interno para mejorar la información contable de la empresa LA GRANJA Santo Domingo

(1)

UNIANDES

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, C.P.A.

TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.

PORTADA

TEMA:

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACIÓN CONTABLE DE LA EMPRESA “LA GRANJA SANTO DOMINGO”

AUTOR: TLGA. HERRERA REVILLA DIANA CAROLINA

ASESOR: MAG. MARTÍNEZ AMANDA

SANTO DOMINGO – ECUADOR

(2)

ii

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

CERTIFICACIÓN DEL ASESOR

Mag. Amanda Martínez, en calidad de asesora de la tesis de grado designada

por disposición de cancillería de “UNIANDES”, certifico que la Señora Diana

Carolina Herrera Revilla, estudiante de la facultad de Sistemas Mercantiles de

la escuela de Contabilidad y Auditoría, ha cumplido con el desarrollo del tema:

“Diseño de un Sistema de Control Interno para mejorar la información contable de

la empresa La Granja Santo Domingo” y con todos los requerimientos científicos y

metodológicos.

Atentamente,

Mag. Amanda Martínez

(3)

iii

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”

DECLARACIÓN DE AUTORÍA

Yo, DIANA CAROLINA HERRERA REVILLA, con cédula de ciudadanía N.

172228884-0, declaro que la tesis de grado que presento sobre el tema: DISEÑO

DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA

INFORMACIÓN CONTABLE DE “LA GRANJA SANTO DOMINGO”, previo la

obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas,

C.P.A.; Expongo que soy autora exclusiva del presente trabajo y los derechos de

autoría le corresponden a la Universidad Regional Autónoma de los Andes

“UNIANDES”.

Santo Domingo, 09 de diciembre del 2013.

Atentamente,

(4)

iv

DEDICATORIA

La presente tesis la dedico con especial afecto a mi hija, que ha sido el motor

fundamental desde que llego a mi vida, por quien cada día estoy dispuesta a salir

adelante y superar cada obstáculo y barrera que se presente en el camino con el

firme propósito de inculcar en ella el ejemplo de ser profesional y demostrarle que

con esfuerzo y dedicación uno logra lo que se propone.

A mis padres por su amor, por su apoyo y por su comprensión ante las diversas

situaciones y ocurrencias en la vida diaria y estudiantil, y por sembrar en mí el

deseo de ser profesional, por sus esfuerzos y sacrificios con el firme propósito de

cumplir un sueño juntos.

A mi esposo por creer en mi capacidad y sacrificar su tiempo, sus actividades y su

trabajo para brindarme el apoyo necesario para que pueda realizar el presente

trabajo.

A mis hermanos, familiares, amigos y compañeros universitarios por su

preocupación, por su empuje y optimismo, con quienes compartí gratas, amargas

e inolvidables experiencias a lo largo de la carrera universitaria que quedan

marcadas en lo más profundo de mí ser.

(5)

v

AGRADECIMIENTO

Fundamentalmente agradezco a Dios, el ser supremo que nos da la vida, nos

bendice cada día y me ha permitido culminar con este trabajo, brindándome la

fortaleza y sabiduría que necesite ante una época difícil en mi vida para no

declinar y seguir adelante.

A mi familia que siempre estuvo presente, me brindó su apoyo y me supo

comprender en el largo camino para la culminación de esta tesis.

A los propietarios de La Granja Santo Domingo, por permitirme realizar el

presente trabajo investigativo y brindarme la información necesaria.

A la Universidad Regional Autónoma de los Andes, UNIANDES, a todos mis

maestros universitarios, quienes enriquecieron mis conocimientos académicos y

éticos, formándome como verdadera profesional. A mi Tutora de tesis, por su

dirección, tiempo y conocimientos impartidos con el fin de lograr este objetivo.

(6)

vi

ÍNDICE GENERAL

PORTADA ... i

CERTIFICACIÓN DEL ASESOR ... ii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA ... iii

DEDICATORIA ... iv

AGRADECIMIENTO ... v

ÍNDICE GENERAL ... vi

ÍNDICE DE TABLAS ... xiv

ÍNDICE DE GRÁFICOS ... xviii

RESUMEN EJECUTIVO ... xxiii

EXECUTIVE SUMMARY ...xxiv

INTRODUCCIÓN ... xxv

CAPITULO I ... 27

1 EL PROBLEMA ... 27

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 27

1.1.1 Formulación del problema ... 29

1.1.2 Delimitación del problema ... 30

1.2 OBJETIVOS ... 31

1.2.1 General ... 31

1.2.2 Específicos ... 31

(7)

vii

CAPITULO II ... 34

2 MARCO TEÓRICO ... 34

2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS ... 34

2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 35

2.2.1 Auditoría ... 35

2.2.1.1 Importancia ... 37

2.2.1.2 Objetivo de la Auditoría ... 37

2.2.1.3 Clasificación de la Auditoría ... 38

2.2.2 Sistema de Control Interno ... 40

2.2.2.1 Objetivos ... 40

2.2.2.2 Tipos de Control Interno ... 41

2.2.2.2.1 El Control Interno Administrativo ... 41

2.2.2.2.2 El Control Interno Contable ... 42

2.2.2.3 Limitaciones ... 43

2.2.2.4 Principios del Control Interno ... 45

2.2.2.4.1 Segregación de funciones ... 45

2.2.2.4.2 Autocontrol ... 46

2.2.2.4.3 Desde arriba-hacia-abajo ... 47

2.2.2.4.4 Costo menor que beneficio ... 48

2.2.2.4.5 Eficacia ... 49

2.2.2.4.6 Confiabilidad ... 50

2.2.2.4.7 Documentación ... 50

2.2.2.5 Enfoque contemporáneo del control interno “Informe Coso” ... 51

(8)

viii

2.2.2.6.1 Ambiente de control ... 53

2.2.2.6.2 Evaluación de riesgos ... 55

2.2.2.6.3 Actividades de control ... 59

2.2.2.6.4 Información y comunicación ... 60

2.2.2.6.5 Supervisión y monitoreo ... 61

2.2.3 Información contable ... 64

2.2.3.1 Naturaleza de la información contable ... 65

2.2.3.2 Características de la información contable ... 67

2.2.3.2.1 Utilidad ... 67

2.2.3.2.2 Confiabilidad. ... 69

2.2.3.2.3 Provisionalidad ... 70

2.2.3.3 Importancia de la información contable ... 70

2.2.3.4 Información contable como instrumento para la toma de decisiones71 2.2.3.5 Problemática del sistema de información financiera ... 72

2.2.3.6 Contabilidad ... 73

2.2.3.6.1 Ciclo o proceso contable ... 74

2.2.3.6.2 Flujo del ciclo o proceso contable ... 76

2.2.3.6.3 Estados financieros ... 79

2.2.4 Manual de procedimientos ... 84

2.2.4.1 Partes del manual de procedimientos ... 84

2.2.4.1.1 Identificación. ... 84

2.2.4.1.2 Prólogo, introducción o ambos ... 85

2.2.4.1.3 Índice. ... 86

(9)

ix

2.2.4.1.5 Formato de un Manual de Procedimientos ... 89

2.2.4.1.6 Diagramación ... 91

2.3 NORMATIVA LEGAL ... 95

2.3.1 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) ... 95

2.3.2 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) ... 95

2.3.3 Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) ... 96

2.4 Idea a defender ... 96

2.4.1 Variable independiente ... 97

2.4.2 Variable dependiente ... 97

CAPITULO III ... 98

3 MARCO METODOLÓGICO ... 98

3.1 Modalidad de Investigación ... 98

3.1.1 Tipos de Investigación ... 99

3.1.1.1 Aplicada ... 99

3.1.1.2 Campo ... 99

3.1.1.3 Bibliográfica... 99

3.1.1.4 Descriptiva ... 100

3.1.2 Población y Muestra ... 100

3.1.2.1 Población ... 100

3.1.2.2 Muestra ... 101

3.1.3 Métodos ... 103

3.1.3.1 Analítico – Sintético ... 103

(10)

x

3.1.3.3 Método Empírico ... 103

3.1.4 Técnicas ... 104

3.1.4.1 Encuesta ... 104

3.1.4.2 Entrevista ... 104

3.1.5 Instrumentos ... 105

3.1.5.1 Cuestionario ... 105

3.1.5.2 Guías de entrevistas ... 105

3.1.6 Interpretación de Resultados ... 106

3.1.6.1 Encuesta a empleados de “La Granja Santo Domingo” ... 106

3.1.6.2 Encuesta a clientes de “La Granja Santo Domingo” ... 126

3.1.6.3 Encuesta a proveedores de “La Granja Santo Domingo” ... 141

3.2 Verificación de la idea a defender ... 156

3.3 Conclusiones y Recomendaciones ... 157

3.3.1 Conclusiones ... 157

3.3.2 Recomendaciones ... 158

CAPITULO IV ... 160

4 MARCO PROPOSITIVO ... 160

4.1 TÍTULO ... 160

4.2 CARACTERIZACIÓN DE LA PROPUESTA ... 160

4.3 INCIDENCIA DE LA PROPUESTA ... 162

4.4 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 162

(11)

xi

4.4.1.1 Principios y Valores Éticos ... 163

4.4.1.2 Compromiso con la Competencia ... 164

4.4.1.3 Comité de Auditoría ... 164

4.4.1.4 Filosofía Operacional ... 166

4.4.1.5 Estructura Organizacional ... 166

4.4.1.5.1 Organigrama Ocupacional ... 167

4.4.1.6 Asignación de Funciones y Responsabilidades ... 168

4.4.2 Evaluación del Riesgo ... 184

4.4.2.1 Objetivos de Cumplimiento ... 184

4.4.2.2 Objetivos de Operaciones ... 185

4.4.2.3 Objetivos de Información Financiera ... 185

4.4.2.4 Evaluación del Riesgo ... 186

4.4.2.4.1 Entorno Empresarial ... 186

4.4.2.4.2 Cajas - Disponible ... 188

4.4.2.4.3 Exigible ... 189

4.4.2.4.4 Área de Inventarios ... 190

4.4.2.4.5 Área de Compras - Proveedores ... 191

4.4.2.4.6 Matriz de Riesgo ... 191

4.4.3 Actividades de Control ... 193

4.4.3.1 Políticas de la Empresa ... 193

4.4.3.2 Manual de Procedimientos ... 201

4.4.3.2.1 Proceso de Reposición de Caja Chica ... 201

4.4.3.2.2 Proceso de Cierre de Caja ... 203

(12)

xii

4.4.3.2.4 Proceso Compras ... 209

4.4.3.2.5 Proceso de Ventas al Contado ... 212

4.4.3.2.6 Proceso Ventas a Crédito ... 215

4.4.3.2.7 Proceso Toma Física de Inventarios (Conteo Cíclicos) ... 218

4.4.3.2.8 Proceso Pago a Proveedores ... 220

4.4.4 Información y Comunicación ... 223

4.4.4.1 Reposición de Caja Chica ... 224

4.4.4.2 Reporte de ventas ... 226

4.4.4.3 Arqueo de Caja ... 228

4.4.4.4 Libro Bancos ... 230

4.4.4.5 Conciliación Bancaria ... 232

4.4.4.6 Orden de Compra ... 234

4.4.4.7 Ingreso a Bodega ... 236

4.4.4.8 Formato tarjeta Kárdex ... 238

4.4.4.9 Egreso de bodega ... 240

4.4.4.10 Orden de pedido ... 242

4.4.4.11 Solicitud de crédito ... 244

4.4.4.12 Toma física de inventario ... 247

4.4.4.13 Solicitud de cheque ... 250

4.4.4.14 Reporte cuentas por cobrar... 252

4.4.4.15 Reporte cuentas por pagar ... 254

4.4.4.16 Reporte de Ventas Mensuales ... 256

4.4.4.17 Reporte Compras y Gastos Varios ... 258

(13)

xiii

4.4.4.19 Memorando para presentación de informes ... 263

4.4.5 Supervisión y Monitoreo ... 265

4.4.5.1 Asignación de Responsabilidades ... 265

4.4.5.2 Evaluación de Personal ... 266

4.4.5.3 Cuestionario de Control Interno ... 267

4.5 VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ... 273

4.6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 274

4.6.1 CONCLUSIONES ... 274

4.6.2 RECOMENDACIONES ... 276

BIBLIOGRAFÍA ... 277

NETGRAFÍA ... 279

(14)

xiv

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Clases de auditoría según el área a examinar ... 39

Tabla 2. Clases de Estados Financieros ... 80

Tabla 3. Población ... 101

Tabla 4. Pregunta N. 1 Encuesta a empleados de la empresa ... 106

(15)

xv

Tabla 17. Pregunta 14 Encuesta a empleados de la empresa ... 119

Tabla 24. Pregunta N. 1 Encuesta a clientes de la empresa ... 126

(16)

xvi

Tabla 39. Pregunta N. 1 Encuesta a proveedores ... 141

(17)

xvii

(18)

xviii

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1. Efectividad del Control Interno ... 51

Gráfico 2. Componentes del sistema de control interno ... 53

Gráfico 3. Objetivos de evaluación de riesgos ... 57

Gráfico 4. Evaluación de los controles ... 62

Gráfico 5. Componente de supervisión y monitoreo ... 64

Gráfico 6. Ciclo contable ... 75

Gráfico 7. Flujo del Ciclo contable ... 76

Gráfico 8. Pregunta N. 1 Encuesta a empleados de la empresa... 106

Gráfico 9. Pregunta 2 Encuesta a empleados de la empresa ... 107

Gráfico 10. Pregunta N. 3 Encuesta a empleados de la empresa ... 108

(19)

xix

(20)

xx

Gráfico 28. Pregunta N. 1 Encuesta a clientes de la empresa ... 126

(21)

xxi

Gráfico 43. Pregunta N. 1 Encuesta a proveedores ... 141

(22)

xxii

(23)

xxiii

RESUMEN EJECUTIVO

En la empresa “La Granja Santo Domingo” ubicada en la Avda. Esmeraldas S/N y

Guayaquil en el cantón Santo Domingo, se estableció como problema principal la

presentación de una deficiente información contable, ya que se desconoce los

ingresos y gastos reales lo que conlleva a que la información contable no sea

confiable.

Para solucionar el problema se planteó como objetivo general “Diseñar un

Sistema de Control Interno para mejorar la información contable de la empresa

“La Granja Santo Domingo”.

Para el efecto se fundamentó teóricamente en valiosas fuentes bibliográficas el

sistema de control interno y la información contable.

La modalidad de la investigación es cuali-cuantitativo con tendencia cuantitativa.

Es cuantitativa ya que a través de la tabulación e interpretación de información se

pudo corroborar la existencia de la problemática planteada y que el desarrollo de

un sistema de control interno para mejorar la información contable, es factible.

La propuesta contiene el desarrollo de los cinco elementos del Sistema de Control

Interno según el modelo COSO, el cual permitirá a administradores, empleados y

relacionados contar con instrumentos técnicos que guiarán el desempeño de sus

(24)

xxiv

EXECUTIVE SUMMARY

In the company "La Granja Santo Domingo" located in the Avenida Esmeraldas

and Guayaquil in the canton Santo Domingo, was established as a major

problem reporting a poor accounting, since is unknown all really sales and

expenses, which leads the accounting information is not reliable".

To solve the problem was raised as a general objective "developing a system

of Internal Control to improve the accounting information in the company "La

Granja Santo Domingo”.

For effect is theoretically based on valuable bibliographic sources control

system and accounting information.

The research is qualitative-quantitative quantitative trend. It is quantitatively

through tabulation and interpretation of information, are could corroborate the

existence of the problems posed and that the development of a system of

internal control to improve the accounting information, is feasible.

The proposal contains the development of the five elements of the System of

Internal Control model COSO, which will allow managers, employees and related

technical instruments that guide the performance of their duties and collaborate for

(25)

xxv

INTRODUCCIÓN

El desarrollo y crecimiento de las Empresas está basado en la generación de

información contable confiable y oportuna que permita la toma de decisiones de

cualquier índole, para el efecto el contar con un Sistema de Control Interno

técnicamente desarrollado y estructurado constituye una herramienta fundamental

para la buena y sana administración en los tiempos actuales.

En tal sentido el presente trabajo investigativo pretende mejorar la información

contable de la empresa “La Granja Santo Domingo” a través del desarrollo de un

modelo de control interno.

La estructura de la presente tesis se descompone en cuatro capítulos:

En el capítulo l.- Se estableció el problema con sus respectivas causas y efectos,

se determinaron los objetivos, general y específicos que persigue el presente

trabajo, delimitando el problema y justificando la realización del mismo.

En el capítulo II.- Se fundamentó bibliográficamente el Control Interno e

Información Contable, contando con aportes teóricos de diferentes y valiosos

autores quienes permitieron concluir que es factible la solución propuesta

mediante el desarrollo de un Sistema de Control Interno basado en el modelo

(26)

xxvi

En el capítulo III.- Mediante la utilización de herramientas de investigación se

pudo corroborar la existencia de la problemática señalada a través de la

interpretación de los resultados obtenidos, en la entrevista y en las encuestas

aplicadas a los clientes internos y externos de la empresa, así como también la

factibilidad de la solución propuesta.

En el capítulo IV.- Se desarrolló un manual de control interno basado en los cinco

elementos del modelo COSO, que contienen normas, principios, valores,

procedimientos y políticas, con una estructura organizacional y asignación de

funciones y responsabilidades, apoyada por documentos internos que faciliten la

generación de información confiable y finalmente se realizó el establecimiento un

(27)

27

CAPITULO I

1 EL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Granja Santo Domingo, es una empresa ecuatoriana que se dedica a la

comercialización de insumos veterinarios y alimentos balanceados para todos los

animales, en la zona de Santo Domingo y sus alrededores.

La administración de la empresa está dada por su propietario el Doctor Veterinario

Jeorge Danny Zamora Vergara y su esposa, quienes se encargan de atender

personalmente su negocio con la ayuda de varios colaboradores, quienes

preocupados por la atención al cliente han dejado de lado la parte administrativa

de la empresa.

Previo al análisis realizado a la empresa, se detectó falencias en el área

(28)

28

La falta de tiempo para la realización del proceso contable sumado al poco

conocimiento de lo que es un Sistema de Control Interno, más interés hacia el

departamento de ventas y al no existir un debido control y supervisión

administrativo y financiero de la empresa, ha provocado total desorganización,

evitando que ésta se desarrolle y crezca como tal.

En La Granja Santo Domingo los procedimientos, procesos y funciones que debe

seguir y realizar el personal no están definidos, por lo que realizan actividades de

las diferentes áreas y no existe responsabilidad sobre éstas, lo que ocasiona

inconvenientes al área contable y provoca que la información no sea oportuna,

genere pérdidas de recursos para la empresa e incumplimiento de metas.

La empresa presenta una deficiente información contable, la información que se

provee para su registro no es total, pues no se registran todos los ingresos y los

gastos, no existen documentos que respalden las transacciones, lo que conlleva a

que la información contable no sea confiable y por lo tanto no se pueda tomar

decisiones correctas; todo esto debido a la falta del establecimiento de políticas y

procedimientos para la correcta ejecución de las actividades en la empresa.

La empresa no maneja un control contable de inventarios, además de que no

existe una persona responsable de la entrada y salida de mercadería, por lo que

desconoce la existencia real con la cuentan y corren el riesgo de perder sus

(29)

29

Se evidencia la falta de utilización de documentos y reportes contables que

garanticen la realización de procedimientos eficientes que permitan verificar,

identificar y monitorear las actividades y el desempeño del personal, por lo que

resulta difícil comparar el dinero ingresado frente al movimiento de compras y

ventas, provocando que la información contable de la empresa sea poco

confiable, veraz y oportuna.

No se realiza un control del efectivo, lo que provoca desconocimiento del recurso

económico con el que cuenta la empresa oportunamente para la toma correcta de

decisiones.

No se maneja una nómina de empleados por áreas, ni se define funciones,

perfiles y canales jerárquicos lo que provoca desestabilidad para los mismos y se

evidencia falta de cumplimiento de la normativa legal.

1.1.1 Formulación del problema

¿Cómo mejorar la información contable de la empresa “La Granja Santo

(30)

30

1.1.2 Delimitación del problema

El presente trabajo investigativo será desarrollado en la empresa “La Granja

Santo Domingo”, ubicada en Av. Esmeraldas S/N y Guayaquil, Urb. Zambrano, de

la Parroquia Santo Domingo, Cantón Santo Domingo, Provincia Santo Domingo

de los Tsáchilas.

El Sistema de Control Interno a diseñar va orientado al área financiera de la

empresa, estableciendo control de los procedimientos y procesos contables que

mejoren su información.

El tiempo de la investigación es desde el mes de enero a mayo del año 2011.

Objeto de estudio: Procesos de Auditoría

(31)

31

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 General

 Diseñar un Sistema de Control Interno que mejore la información contable

de la empresa “La Granja Santo Domingo”.

1.2.2 Específicos

 Fundamentar teóricamente con bases científicas e investigación

bibliográfica: Auditoría, Sistema de Control Interno, Contabilidad e

Información Contable.

 Diagnosticar la situación actual de la empresa a través de métodos,

técnicas e instrumentos de investigación como son entrevistas y encuestas,

para mejorar la información contable.

 Proponer el diseño de un Sistema de Control Interno que mejore la

información contable de la empresa “La Granja Santo Domingo”,

caracterizado por el establecimiento de políticas, determinación y

direccionamiento de las funciones y procesos contables, validado por la vía

(32)

32

1.3 JUSTIFICACIÓN

“El Sistema de Control Interno es un proceso, efectuado por la junta directiva de la

entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad

razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías:

 Eficacia y eficiencia en las operaciones

 Fiabilidad de la información financiera y operativa

 Salvaguardar recursos de la entidad

 Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

 Prevenir errores e irregularidades”1

En virtud de esta definición, un Sistema de Control Interno actualmente en las

empresas es de gran importancia, pues este busca entre otras cosas fiabilidad de

la información financiera y salvaguardar los activos de la empresa, además de

que su enfoque puede ser administrativo y contable.

Partiendo desde este punto de vista se manifiesta que en La Granja Santo

Domingo existe una vital necesidad de su diseño e implementación debido a que

existe desconocimiento de la situación real de la empresa y falta de

1

(33)

33

procedimientos a seguir para la obtención de confiabilidad en la información

contable.

El beneficio que generará el diseño de un Sistema de Control Interno acorde a las

necesidades de la Granja Santo Domingo, para sus propietarios, personal,

clientes y proveedores es que minimizará los riesgos a los que se expone la

empresa, agilitará los procedimientos reduciendo costos y más aun generando

mayores ingresos para esta; además de obtener una información contable veraz y

oportuna para la toma acertada de decisiones.

Con esta investigación se desarrollará los conocimientos adquiridos en la

universidad y se adquirirá experiencia para el campo profesional respecto a

diseños de Sistema de Control Interno acorde a las necesidades de cada

empresa, lo que me generará mayores oportunidades de trabajo.

Esta investigación me permitirá además obtener el título de Ingeniera en

(34)

34

CAPITULO II

2 MARCO TEÓRICO

2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS

Después de haber realizado una minuciosa investigación respecto al tema

“Diseño de un Sistema de Control Interno para mejorar la información contable de

la empresa La Granja Santo Domingo”, motivo de la presente investigación en la

Universidad UNIANDES se obtiene que:

Se registran investigaciones de otros autores, con la temática de “Sistema de

Control Interno para mejorar la confiabilidad de la información contable de la

empresa FABRIALVID”, cuyo autor es la Tlga. Olimpia Marlene Masapanta Pallo,

en el año 2009 y “Sistema de Control Interno Contable en la empresa San

Francisco Sociedad Anónima en Predios Rústicos para la confiabilidad de la

(35)

35

Sin embargo no existe evidencia de una investigación sobre el tema “Diseño de

un Sistema de Control Interno para mejorar la información contable de la empresa

La Granja Santo Domingo”, por lo que el tema es original de su autor.

2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

Las variables propuestas en el tema: Diseño de un Sistema de Control Interno

para mejorar la información contable de la empresa La Granja Santo Domingo, se

desarrollan y fundamentan en relación a los siguientes temas y subtemas:

2.2.1 Auditoría

“Es en términos generales un proceso, llevado a cabo conforme a unas normas,

mediante el cual los estados financieros de una sociedad se someten a examen y

verificación de unos expertos cualificados e independientes (auditores) con el fin

de que emitan su opinión sobre la fiabilidad que les merece la información

económico–financiera contenida en los mismos. Esta opinión se comunica por

medio de un informe o dictamen de auditoría”.2

(36)

36

“La Auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera

objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y

otros eventos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de veracidad

del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como

establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios

establecidos para el caso”. 3

“Es el examen integral sobre la estructura, transacciones y desempeño de una

entidad económica, para contribuir a la oportuna prevención de riesgos, la

productividad en la utilización de los recursos y el acatamiento permanente de los

mecanismos de control implantados por la administración”.4

“Auditoría es un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar

objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de

carácter económico – administrativo, con el fin de determinar el grado de

correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego

comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por

profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y

procedimientos técnicos”.5

3

American Accounting Association (1972);www.aaahq.org; 2010

4

SÁNCHEZ, Gabriel (2006); Auditoría de los Estados Financieros; Editora Marisa de Anta López; México; segunda edición; pág. 35

5

(37)

37

De acuerdo a los conceptos anteriormente citados se manifiesta que auditoría es

un examen sistemático a los estados financieros, informes y registros de los

diversos movimientos económicos de una empresa en un periodo determinado,

con el fin de identificar la razonabilidad de los mismos según las normas y

principios de contabilidad generalmente aceptados.

2.2.1.1 Importancia

Se considera de suma importancia para las empresas la realización de auditorías

periódicas por cuanto estas contribuyen a vigilar la razonabilidad de los estados

financieros, al cumplimiento de los objetivos, a la implementación de controles

internos, a la determinación de irregularidades, errores y fraudes a los que

diariamente se exponen las empresas, siendo esta una forma de reducir estos

riesgos.

2.2.1.2 Objetivo de la Auditoría

Su objetivo radica en proporcionar información a los directivos de la empresa

sobre la real situación financiera de esta para el desarrollo de sus actividades a

(38)

38

2.2.1.3 Clasificación de la Auditoría

a) De acuerdo a quienes realizan el examen.

1. Externa

2. Interna

3. Gubernamental

Es externa, cuando el examen no lo practica el personal que labora en la entidad,

es decir que el examen lo practica la Contraloría o Auditores Independientes. En

la empresa privada las auditorías solo la realizan auditores independientes.

Es interna, cuando el examen lo practica el equipo de Auditoría de la entidad

(Auditoría Interna).

Es gubernamental, cuando la practican auditores de la Contraloría General de la

Republica, o auditores internos del sector público o firmas privadas que realizan

(39)

39 b) De acuerdo al área examinada o a examinar.

Tabla 1. Clases de auditoría según el área a examinar

CLASES CONCEPTO

AUDITORÍA FINANCIERA

“La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados financieros básicos por parte de un auditor distinto del que preparó la información contable y del usuario, con la finalidad de establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen mediante un dictamen u opinión, a fin de aumentar la utilidad que la información posee.”6

AUDITORÍA DE GESTIÓN

“Una auditoría de gestión es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programa, actividad o función que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas”7

AUDITORÍA OPERATIVA

“Se refiere al examen completo de una unidad de operación o de una organización completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño en la forma medida por los objetivos de la gerencia”.8

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

“Es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable”.9

AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO

“Es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables”.10

AUDITORIA DE SISTEMAS

“Es la revisión técnica, especializada y exhaustiva que se realiza a los sistemas computacionales, software e información utilizados en una empresa, sean individuales, compartidos y/o redes, así como a sus instalaciones, telecomunicaciones, mobiliario, equipos periféricos y demás componentes”.11

AUDITORÍA INTEGRAL

“La auditoría integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un periodo determinado, evidencia relativa a la siguiente temática: la información financiera, la estructura del control interno, el cumplimiento de las leyes pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos, con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre la temática y los criterios o indicadores establecidos para su evaluación.”12

AUDITORIA DE CALIDAD

“Es el examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y para comprobar que estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y que son adecuadas para alcanzar los objetivos.”13

6

ESTUPIÑAN, Rodrigo; Papeles de Trabajo en la Auditoría Financiera, Ecoe Ediciones, Bogotá 2005. Pág. 5

7

MALDONADO, Milton; Auditoría de Gestió, 3ra. Edición, Quito 2006. Pág. 18

8

WHITTINGTON, Ray; PANY, Kurt, Auditoría un enfoque integral, 12va Edición, Editorial McGraw-Hill 2000, Pág 595

9

FRANKLIN, Benjamin; Auditoría Administrativa, Gestión Estratégica del Cambio, Pearson Ediciones, Segunda Edición, 2007, Pág 11

10

CARDOZO, Hernán; Auditoría del sector solidario, Ecoe Ediciones, Bogotá, 2006. Pág. 55

11

MUÑOZ, Carlos; Auditoría en Sistemas Computacionales, Pearson Ediciones, 2002

12

BLANCO, Yanel; Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral, Ecoe Ediciones, Bogotá 2005 Pág. 1

13

(40)

40

2.2.2 Sistema de Control Interno

“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y

procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que

los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se

desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración”14

.

En concordancia con este autor se considera que el sistema de control interno es

un conjunto procedimientos a seguir, estructurados con la finalidad de mantener

información financiera o contable de forma confiable, además de salvaguardar los

activos de una empresa.

.

2.2.2.1 Objetivos

“Los objetivos básicos del Control Interno son:

 Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.

 Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y

administrativos.

14_{ESTUPIÑAN, Rodrigo; “Control Interno y Fraudes” 2da edición; Bogotá; ECOE ediciones; 2006,}

(41)

41

 Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.

 Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.”15

2.2.2.2 Tipos de Control Interno

Los controles internos se pueden establecer en una empresa como

administrativos y contables:

2.2.2.2.1 El Control Interno Administrativo

Existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es el plan de

organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos

y métodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento

de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:

o Mantenerse informado de la situación de la empresa.

o Coordinar sus funciones.

o Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos

15_{ESTUPIÑAN, Rodrigo; “Control Interno y Fraudes” 2da edición; Bogotá; ECOE ediciones; 2006,}

(42)

42 o Mantener una ejecutoria eficiente.

o Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas

establecidas.

2.2.2.2.2 El Control Interno Contable

Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información,

surge como instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:

o Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe

correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el periodo contable en que llevan

a cabo, con el objeto de permitir la preparación de los estados financieros y

mantener el control contable de los activos.

o Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado,

investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada

acción correctiva.

o Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y

específicas de la administración.

o Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorización

(43)

43

Con esto se puede concluir que el control interno administrativo busca a través de

procedimientos y métodos alcanzar los objetivos empresariales y el control interno

contable busca obtener confiabilidad en la información financiera de la empresa

además de salvaguardar sus activos, evitando fraudes en la empresa.

2.2.2.3 Limitaciones

El control interno no soluciona todos los problemas y deficiencias de una

organización, es decir que no representa la "garantía total" sobre la consecución

de los objetivos; sólo proporciona un grado de seguridad razonable, dado que el

sistema se encuentra afectado por una serie de limitaciones inherentes a éste,

como por ejemplo la realización de juicios erróneos en las toma de decisiones,

errores o fallos humanos, colusión entre dos o más personas, relación costo

beneficio, entre otros.

La eficiencia de los controles se verá limitada por el riesgo de errores humanos en

la toma de decisiones, siendo éstas tomadas dentro de límites temporales, de

acuerdo a la información disponible y usualmente bajo presión.

Dentro de la naturaleza de las decisiones que afectan al control, basadas en el

(44)

44

 Disfunciones del sistema: Los controles internos a pesar de estar bien

diseñados pueden fallar. Pueden cometerse errores originados en

interpretaciones incorrectas, o por dejadez, despistes, olvidos o fatigas. Es

probable también que ante un cambio de sistemas el personal aún no se

encuentre bien capacitado o informado sobre el mismo, lo que origina la

consecución de errores de control.

 Elusión de los controles por la dirección: El sistema de control interno

no puede ser más eficaz que las personas responsables de su

funcionamiento. Siempre existe la posibilidad que el personal directivo

eluda el sistema de control interno con fines particulares. En este caso

siempre existe el intento de encubrir hechos no legítimos.

 Confabulación: Cuando dos o más personas actúan colectivamente para

cometer y encubrir un acto cuyo objetivo es el de eludir el sistema de

control interno.

Un sistema de control interno proporciona las pautas, los lineamientos para

cumplir con el objetivo para el cual se lo desarrolló e implanto, pero esto no

significa que sea perfecto o esté libre de riesgos; este puede fallar o volverse

obsoleto, las personas pueden eludir sus procedimientos lo que provocaría

(45)

45

2.2.2.4 Principios del Control Interno

Los principios que rigen todo el proceso del control interno son siete los cuales se

enuncian a continuación:

2.2.2.4.1 Segregación de funciones

“Es, posiblemente, el más antiguo y aceptado de manera general. No se trata

únicamente de la segregación de funciones entre quien maneja los dineros y

quien elabora y custodia los registros contables. En la actualidad tiene dos

connotaciones particularmente importantes”16

.

a) Segregación de las funciones relacionadas con los distintos roles vinculados

con el control interno: diseño, implementación, mejoramiento, evaluación y

auditoría. O si se quiere expresar de una mejor manera: los papeles que

desempeñan directivos (administradores) principales, personal de apoyo

(incluye directores de auditoría/control interno) y auditores (especialmente

independientes).

(46)

46

b) Por niveles. Conlleva diferenciar las funciones de control interno según el nivel

organizacional (estratégico, táctico, operativo y específico).

El entendimiento más antiguo de la segregación de funciones señala que ninguna

persona debe tener control sobre una transacción desde el comienzo hasta el

final.

De manera ideal y particularmente en las organizaciones grandes, complejas,

ninguna debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción.

Al igual que en las grandes corporaciones las empresas medianas o pequeñas

deben aplicar este principio y segregar las funciones de sus empleados, delimitar

las áreas y no dejar que la misma persona sea quien tome el control en una

transacción de principio a fin17.

2.2.2.4.2 Autocontrol

El sistema, a través del subsistema (o mejor: el proceso) de control interno se

controla a sí mismo.

(47)

47

La valoración del control interno es un asunto que corresponde a la administración

y que esta se somete a auditoría realizada por el auditor independiente.

Debe hacerse una precisión importante: es necesario diferenciar entre

“autocontrol” y “auto-valoración del control”, un conjunto de herramientas de

trabajo a través de las cuales se facilita que el personal de una organización haga

su propia valoración del control y la traduzca en informes y acciones relacionadas

con el funcionamiento de la organización.18

El control interno exige un autocontrol, tanto de las personas que realizan las

actividades, los procesos como de sus superiores los administradores de la

empresa que son quienes deben estar controlando si las cosas marchan bien, y

constatando que se efectúe el control establecido.

2.2.2.4.3 Desde arriba-hacia-abajo

“El control interno es una “presión” o “influencia” ejercida por los máximos niveles

administrativos (alta gerencia), desde arriba hacia abajo. Técnicamente se

denomina “el tono desde lo alto”. Ningún control interno puede funcionar desde

abajo-hacia-arriba, esto es, un empleado de nivel bajo no puede controlar a los

directivos principales.

(48)

48

La forma más primitiva de este principio se denominó autorización: las

transacciones deben ser autorizadas y ejecutadas por personas que actúan

dentro del rango de autoridad.

Para esta estructura el final (“logro del objetivo”) es lo más importante. Lo refuerza

con la estructura organizacional (“filosofía y estilo de administración”), con los

controles (“actividades de control”, entendidas como “políticas y procedimientos”)

y los valores éticos de la organización (“tono desde lo alto”). E igualmente, con

sus distintas políticas y el nivel competitivo de sus integrantes.19

Este principio manifiesta que el control se produce desde la alta gerencia o “tono

desde lo alto” quienes lo efectúan en busca de los objetivos principales de la

empresa como son misión y visión, hacia los mandos medios e inferiores. El

control jamás puede producirse de abajo hacia arriba.

2.2.2.4.4 Costo menor que beneficio

Este principio afianza el hecho de que el control interno genera valor para la

organización (generación de valor para el cliente y agregación de valor para el

accionista).

(49)

49

Ello implica que los controles internos no pueden ser más costosos que las

actividades que controlan ni que los beneficios que proveen. Si el control interno

genera sobre-costos o duplicaciones, es mejor eliminarlo.

Con mucha concordancia con este autor se manifiesta que el costo del control

interno jamás podría ser mayor que su beneficio, caso contrario no se podría

implementarlo y no serviría hacerlo.

2.2.2.4.5 Eficacia

“El control interno depende de los resultados que ofrece. Si no asegura el logro de

los objetivos organizacionales, no sirve. De ahí que la evaluación básica del

control interno sea siempre una evaluación/valoración de su eficacia”20

.

La eficacia del control interno depende directamente del logro de los objetivos de

negocio que tiene el sistema: eficacia y eficiencia de las operaciones,

confiabilidad del proceso de presentación de reportes financieros, cumplimiento

de normas y obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratégico.

Este principio manifiesta que el sistema de control interno es bueno, acertado o

eficaz siempre y cuando cumpla con los objetivos de la empresa.

(50)

50

2.2.2.4.6 Confiabilidad

“Es la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema

de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del

control interno”21

.

2.2.2.4.7 Documentación

“Toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente

documentada, de manera tal que pueda ser analizada por cualquier persona

interesada, ya se trate de la administración (para efectos de su propia valoración),

de los auditores (para efectos de su evaluación o de su dictamen), o de los

reguladores (para efectos derivados de las acciones de supervisión, inspección,

vigilancia y control)”.

Trata que todo debe estar debidamente documentado, siendo esta una prueba de

su realización para un debido control.

(51)

51

2.2.2.5 Enfoque contemporáneo del control interno “Informe Coso”

“Control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de

administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del

personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de

conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:

 Efectividad y eficiencia de las operaciones

 Suficiencia y confiabilidad de la información financiera

 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”22

Gráfico 1. Efectividad del Control Interno

Fuente: Estupiñan Rodrigo, Control Interno y Fraudes, 2006. Elaborado por: Tlga. Carolina Herrera

22

COSO, International of Control Integrated, Control Interno, Traducción de Samuel Alberto Mantilla, Ecoe Ediciones, Bógota, D.C. 2003

Efectividad del control interno

Depende del funcionamiento efectivo de todos los componentes para proveer

certeza razonable sobre el logro de una o más de las tres categorías de

objetivo

Alcance o logro de

los objetivos de las

operaciones

Información

confiable y útil

Cumplimiento de

leyes y regulaciones

Aplicaciones

(52)

52

2.2.2.6 Componentes del Sistema de Control Interno

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan

de la forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los

procesos administrativos, los cuales se clasifican como:

a) Ambiente de control

b) Evaluación de riesgos

c) Actividades de control

d) Información y comunicación

e) Supervisión y seguimiento

El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los

componentes afecta sólo al siguiente, sino es un proceso multidireccional

repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y

conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones

cambiantes.

De esta manera, el control interno difiere por ente y tamaño y por sus culturas y

filosofías de administración. Así, mientras todas las entidades necesitan de cada

uno de los componentes para mantener el control sobre sus actividades, el

sistema de control interno de una entidad generalmente se percibirá muy diferente

(53)

53

Gráfico 2. Componentes del sistema de control interno

2.2.2.6.1 Ambiente de control

“Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la

actividad del personal con respecto al control de sus actividades”.23

23

ESTUPIÑAN, Rodrigo, Control Interno y Fraudes, 2da ed. Bogotá: Ecoe Ediciones, 2006 Evaluación

del riesgo del

cliente

Control

circundante o

ambiente de

control

Componentes

del control

interno

Sistema de

información y

comunicacion

es

Actividades

de control Supervisión

general y

(54)

54

Es el elemento esencial sobre el que actúan los otros cuatro componentes e

indispensable, a su vez, para la realización de propios objetivos de control, provee

disciplina y estructura para el control e incide en la manera como:

 Se estructuran las actividades del negocio.

 Se asigna autoridad y responsabilidad.

 Se organiza y desarrolla la gente.

 Se comparten y comunican los valores y creencias.

 El personal toma conciencia de la importancia del control.

Factores:

 Integridad y valores éticos. Tienen como propósito establecer los valores

éticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la

organización durante el desempeño de sus actividades.

 Competencia. Son los conocimientos y habilidades que debe poseer el

personal para cumplir adecuadamente sus tareas.

 Junta Directiva, Consejo de Administración y/o comité de auditoría. Debido

a que estos órganos fijan los criterios que perfilan el ambiente de control,

(55)

55

y compromisos necesarios para tomar las acciones adecuadas e

interactúen con los auditores internos y externos.

 Filosofía administrativa y estilo de operación. Los factores más relevantes

son las actitudes mostradas hacia la información financiera, el

procesamiento de la información, y los principios y criterios contables, entre

otros.24

Otros elementos que influyen en el ambiente de control son: estructura

organizativa, delegación de autoridad y de responsabilidad, políticas y prácticas

del recurso humano.

Nos indica este componente del sistema de control interno que es el principal para

que existan los demás componentes, pues en la empresa debe sentirse un

ambiente de control, es decir se cuente con personas debidamente capacitadas y

existan las autoridades pertinentes que verifiquen el cumplimiento de los

controles.

2.2.2.6.2 Evaluación de riesgos

“Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y

la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así

24

(56)

56

mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos

específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la

organización como en el interior de la misma”25

.

En toda entidad es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de

la organización como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base

sobre la cual sean identificados y analizados los factores de riesgo que amenazan

su oportuno cumplimiento.

Toda entidad enfrenta una variedad de riesgos provenientes tanto de fuentes

externas como internas que deben ser evaluados por la gerencia. La gerencia

establece objetivos generales y específicos e identifica y analiza los riesgos de

que dichos objetivos no se logren o afecten su capacidad para:

 Salvaguardar sus bienes y recursos.

 Mantener ventaja ante la competencia.

 Construir y conservar su imagen.

 Incrementar y mantener su solidez financiera.

 Mantener su crecimiento.

(57)

57

Gráfico 3. Objetivos de evaluación de riesgos

Riesgo. El proceso mediante el cual se identifica, analiza y se manejan los riesgos

que forman parte importante de un sistema de control efectivo.

Desde luego los riesgos incluyen no solo factores externos sino también internos;

por ejemplo la interrupción de un sistema de procesamiento de información;

calidad de personal; la capacidad o cambios en relación con las

responsabilidades de la gerencia.

Manejo de cambios. Este elemento resulta de vital importancia debido a que está

enfocado a la identificación de los cambios que pueden influir en la efectividad de

los controles internos. Tales cambios son importantes, ya que los controles

Objetivos en la

evaluación del riesgo

DE CUMPLIMIENTO

leyes y reglamentos

DE OPERACIÓN

efectividad y eficacia

DE INFORMACIÓN

información financiera

confiable

infor

ENTE ECONÓMICO

CONTROLES INTERNOS

(58)

58

diseñados bajo ciertas condiciones pueden no funcionar apropiadamente en otras

circunstancias, por ello la necesidad de contar con un proceso que identifique las

condiciones que pueda tener un efecto desfavorable razonable de que los

objetivos sean logrados.26

Técnicas de evaluación de riesgos.

 Análisis del GESI. Gubernamental o políticas – económicas – sociales –

informáticas o tecnológicas

 Análisis FODA. Intereses = fortalezas y debilidad

 Análisis de vulnerabilidad. Riesgos del país, crédito, mercado, jurídico,

auditoría, etc.

 Análisis estratégico de los cinco fuerzas. Proveedores, clientes, competencia,

productos sustitutos, competidores potenciales.

Este componente del sistema de control interno al igual que todos es de suma

importancia porque evalúa los diversos riesgos a los que está sujeto, en vista de

que un sistema de control se diseña de acuerdo al objetivo que se desea alcanzar

(59)

59

y con el pasar del tiempo este se vuelve obsoleto pues las cosas cambian, las

personas eluden los procesos, entre otras cosas que pueden suscitarse, por esta

razón se debe evaluar constantemente el Sistema de Control Interno.

2.2.2.6.3 Actividades de control

“Son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para

cumplir diariamente con las actividades asignadas, expresadas en las políticas,

sistemas y procedimientos”27

.

Ejemplos de estas actividades son la aprobación, la autorización, la verificación, la

conciliación, la inspección, la revisión de indicadores de rendimiento, la

salvaguarda de los recursos, la segregación de funciones, la supervisión y

entrenamiento adecuados.

Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o

computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas,

preventivas o detectivas.

Este componente trata de las diversas actividades de control que se deben

efectuar para el logro de los objetivos, por ejemplo autorizaciones, verificaciones,

arqueos, inventarios, entre otros.

(60)

60

2.2.2.6.4 Información y comunicación

“Para poder controlar una entidad y tomar decisiones correctas respecto a la

obtención, uso y aplicación de los recursos, es necesario disponer de información

adecuada y oportuna. Los estados financieros constituyen una parte importante

de esa información y su contribución es incuestionable”.28

“Debe indicarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y

en un tiempo que permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades.

Los sistemas de información producen reportes, contienen información

operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible

operar y controlar el negocio”.29

La información y comunicación no tiene que ver solamente con los datos

generados internamente, sino también con la información sobre eventos,

actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones,

informe de los negocios y reportes externos.

Para que la comunicación sea efectiva debe darse en un sentido amplio, fluyendo

hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización; es decir todo el personal

debe recibir un mensaje claro de parte de la gerencia de que las

responsabilidades de control deben tomarse seriamente, los empleados deben

28_{ESTUPIÑAN, Rodrigo; “Control Interno y Fraudes” 2da edición; Bogotá; ECOE ediciones; 2006} 29

(61)

61

entender su propio papel en el sistema de control interno, al igual que la manera

como las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros.

Deben tener un medio de comunicar la información significativa. También

necesitan comunicarse con las partes externas, tales como clientes, proveedores,

reguladores y accionistas.

2.2.2.6.5 Supervisión y monitoreo

En general, los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas

circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los

objetivos, riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las

condiciones evolucionan debido a factores externos e internos, provocando con

ello que los controles pierdan su eficiencia.

Como resultado de todo ello, la gerencia debe llevar a cabo la revisión y

evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los

sistemas de control. Esto depende de las condiciones específicas de cada

organización, de los distintos niveles de efectividad mostrado por los distintos

(62)

62

La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles,

insuficientes o innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia,

su robustecimiento e implantación.

La realización de las actividades diarias permite observar si efectivamente los

objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están considerando La evaluación

puede ser:

Durante la realización

de las actividades

diarias

Por separado, por

personal que no es

responsable de la

ejecución

Mediante la

combinación de las

dos formas

(63)

63

adecuadamente. Los niveles de supervisión y gerencia juegan un papel

importante al respecto, ya que ellos son quienes deben concluir si el sistema de

control es efectivo o ha dejado de serlo, tomando las acciones de corrección o

mejoramiento que el caso exige.30

Quién ejecuta la función de supervisión y monitoreo?

- El personal encargado de sus propios controles (autoevaluación).

- Los auditores internos (durante la realización de sus actividades regulares)

- Los revisores fiscales, auditores independientes y especialistas de otros

campos, según se requiera (auditoría eterna).

Metodología.

La metodología de la evaluación comprende desde cuestionarios y entrevistas

hasta técnicas cuantitativas más complejas.