Claudio Schicht
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
p Definición de sistemas. Dato. Información.
Características y atributos de la información.
p Concepto y función de los sistemas de
información.
p Sistemas según los niveles de la organización.
Sistema de procesamiento de transacciones.
Sistemas para la administración táctica. Sistemas para la administración estratégica.
p Los sistemas según su aporte a las metas
organizacionales. Sistemas de información
estratégica y sistemas para la administración del cambio organizacional
¿
¿
QU
QU
É
É
ES UN DATO?
ES UN DATO?
Un dato es un elemento de
conocimiento que carece de
significado por sí mismo o
que está
fuera de su
contexto.
¿
¿
QU
QU
É
É
ES LA INFORMACI
ES LA INFORMACI
Ó
Ó
N?
N?
Es un dato (o un conjunto de
datos) elaborado y situado en un
contexto, de modo que tiene un
significado para alguien, en un
momento o lugar determinado.
¿
¿
QU
QU
É
É
ES UN SISTEMA?
ES UN SISTEMA?
Es un conjunto de componentes o
partes que interactúan entre sí
para alcanzar algún objetivo
.
Sistema solar, sistema nervioso, sistema decimal, lenguaje, sistema binario, una organización, una fábrica, una universidad
RELACI
RELACI
Ó
Ó
N ENTRE
N ENTRE
DATOS E INFORMACI
DATOS E INFORMACI
Ó
Ó
N
N
DATOS
DATOS SISTEMASISTEMA INFORMACIINFORMACIÓÓNN
Se consideran
como la
materia
prima para
producir
información.
Es el
mecanismo o
proceso por
el cual se
generará
información.
Está formada
por datos que,
en un
contexto,
tienen
significado
para alguien.
ATRIBUTOS DE LA INFORMACIÓN
§ Exactitud: ¿Representa la situación a la cual hace
referencia?
§ Forma: Cualitativa, cuantitativa, numérica, gráfica,
impresa.
§ Frecuencia: ¿Cada cuánto tiempo se la procesa? ¿Cada
cuánto tiempo se la requiere?
§ Temporalidad: Información pasada, Información actual o
Información proyectada.
§ Relevante: ¿La información que se toma es por si acaso? § Completitud: ¿Es posible responder todas las preguntas
con la información brindada?
§ Oportunidad: Información actualizada y disponible
¿
¿
QU
QU
É
É
FACTORES AFECTAN A LA
FACTORES AFECTAN A LA
INFORMACI
INFORMACI
Ó
Ó
N?
N?
§ Incertidumbre: Situación en la cual la
información necesaria esta sujeta a factores de probabilidad de que se materialice.
§ Ruido: Errores o distorsiones en la
transmisión de información.
§ Redundancia: Repetición de parte o de
todo un mensaje para evitar el ruido.
§ Conocimiento: Información valorada,
información sometida a un proceso de juicio.
TIPOS Y FUENTES DE LA
INFORMACIÓN
§ Interna o externa: ¿Dónde se originó, dentro o
fuera del sistema?
§ Básica o secundaria: ¿La información en algún
proceso de transformación?
§ Primaria: Observada, experimentada o
valorizada subjetivamente.
§ Secundaria: Publicaciones, Organismos
INFORMACIÓN VALORADA
TOMA DE DECISIONES
TOMA DE DECISIONES
La calidad de los datos obtenidos Sin desvíos Relevantes Confiables Homogéneos Con antigüedad
DEBEMOS CONSIDERAR
Procesos de Negocio
OBJETIVO OBJETIVO
“SATISFACCISATISFACCIÓÓN DE LAS DEMANDAS DEL CLIENTE N DE LAS DEMANDAS DEL CLIENTE Y LOS MERCADOS
Y LOS MERCADOS””
Un proceso de negocio es un conjunto estructurado de actividades coordinadas, organizadas y
enfocadas para producir una salida determinada o
lograr un objetivo. Los procesos de negocio describen
Ejemplos de Procesos de Negocio
Proceso de ejecución de un pedido
Area Funcional Proceso de Negocio
Manufactura y Producción Ensablar el producto Venta y Marketing Vender de producto Finanzas y Contabilidad Pagar acreedores
Recursos Humanos Contratar Empleados
Ventas Contabilidad Manufactura y Producción Genera el pedido Remite el pedido Verifica el crédito Aprueba el crédito Ensambla el producto Distribuye el producto Genera Factura
Sistema Informático
Sistema Computarizado Hardware Software Datos+
+
Sistema Informático lo podemos visualizar como
un conjunto de funcionalidades operativas que
son requeridas por un Proceso de Negocio.
Por lo cual un Sistema Informático apoyaapoya al
Quien
Quien: individuos, grupos de personas o departamentos organizacionales.
Recurso: Entradas, Salidas, Resultados que son requeridos, consumidos o utilizados por la actividad
Herramientas son necesarios y usados por la actividad. Ejemplo:
Sistema Inform
¿Qué es un Sistema de Información?
Un
sistema de informaci
sistema de informaci
ó
ó
n puede
n
definirse técnicamente como un
conjunto de componentes
interrelacionados que permiten
capturar
,
procesar
,
almacenar
y
distribuir
información para apoyar la
toma de decisiones, la coordinación y el
control de una empresa o negocio.
Forma Manual o Automatizada
Entrada Procesamie nto Salida Almacenamie ntohardware hardware software software procedimientos procedimientos personal personal datos datos
Sistemas de Informaci
Sistemas de Informaci
ó
ó
n
n
Capacidad de Capacidad de Procesamiento y Procesamiento y Almacenamiento Almacenamiento de Informaci de Informacióónn InformaciInformacióón para la toma n para la toma
gerencial de decisiones gerencial de decisiones Combinar Combinar Para crear Para crear Qu Quéé ProporcionaProporciona Redes de Redes de Comunicaci Comunicaci ó ónn
¿Quienes utilizan los SI?
Los sistemas de información ayudan a
los administradores y al personal de la
Organización a analizar problemas,
visualizar cuestiones complejas y crear
nuevos productos.
TODOS
¿Cuáles son las actividades básicas de
los SI?
§ Entrada: Toma o relevamiento de los datos
necesarios.
§ Almacenamiento: Guardar la información.
§ Procesamiento: Transformación de datos
fuentes en información utilizada para la toma de decisiones.
§ Salida: Sacar la información procesada.
§ Las cuatro actividades puede ser en forma
¿Cuáles son las actividades básicas de
los SI?
Entrada ProcesamientoClasificar
Ordenar Calcular Salida o Producto Clientes Proveedores Sistema de Información Retroalimentación Organización Accionistas C o m p e t i d o r e s Medio Ambiente
¿Cuáles son las actividades básicas de
los SI?
Un sistema de información contiene datos
sobre la Institución y su entorno. Tres
actividades básicas (entrada,
procesamiento y salida) producen la
información necesaria para las
instituciones. La retroalimentación es el
producto regresado a personas o
actividades apropiadas en la institución
para evaluar y afinar la entrada.
¿Cuáles son los objetivos básicos de los
SI?
§ Eficiencia § Efectividad
§ Toma gerencial de decisión
§ Colaboración entre los grupos de trabajo en un
mercado tan cambiante
Procesos de Negocio
Eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos
posibles viable
Efectividad es la capacidad de lograr un efecto esperado.
¿Cuáles son los objetivos básicos de los
SI?
§ Automatizar procesos operativos.
§ Apoyo para el proceso de toma de decisiones.
§ Lograr ventajas competitivas a través de su
implementación y uso.
§ Proporcionar la comunicación y el poder de
análisis que muchas empresas requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global.
Sabemos
…
§ Gerentes de nivel estratégico son los que
establecen las estrategias a largo plazo y fijan los objetivos corporativos y las políticas en conformidad a esos objetivos. (largo plazo)
§ Gerentes de nivel táctico son los responsables en
poner en práctica los objetivos y las políticas establecidas en el nivel estratégico (mediano plazo)
§ Gerentes de nivel operativo realizan las tareas
especificas bajo la dirección de los gerentes de nivel táctico. (corto plazo)
¿Cómo evolucionaron los SI en una Organización?
Período Concepción de la Información SI Finalidad 1950-1960 Requerimiento burocrático y necesario. Dragón de papel Máquinas electrónicas de contabilidad (MEP) Velocidad en la contabilidad y en procesamiento de documentos 1960-1970 Apoyo a propósitos generales SI para administración Velocidad a los requerimientos generales de información a ser presentada 1970-1980 Control administrativo a las necesidades del usuario Sistema de soporte gerencial Mejorar y adaptar de manera especifica la toma de decisiones 1985 ... Recurso estratégico Ventaja competitiva Arma estratégica Sistemas estratégicos Promover la sobrevivencia y prosperidad de la instituciónClasificación de SI
Sistemas transaccionales (Nivel Operativo) (Nivel Gerencial y altos ejecutivos) Sistemas de apoyo a las decisiones Sistemas Estratégicos Clientes ProveedoresSistemas transaccionales (Nivel de oficina y Operativo)
§ Automatización de tareas operativas de la organización. § Manejo de gran cantidad de información.
Sistema de Apoyo a las decisiones (Nivel Táctico)
§ Apoyo para los mandos medios y la alta administración. § Poco entrada y salida de datos e intensivos cálculos.
§ Gran cantidad de información relevante y oportuna para la
toma de decisiones en ambientes con incertidumbre Sistemas estratégicos (Nivel Estratégico)
§ Desarrollo in house.
§ Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos
dentro de la empresa.
Clasificación de SI
TPS DSS GDSS EDSS EIS MIS ESS Clientes ProveedoresTipo de Sistemas TPS
Sistema: Ventas y Marketting Manufactura y Producción Contabilidad y Finanzas Recursos Humanos Otros Tipos (Ejemplo Universidad) Sistema de Pedidos de Venta Sistema de Producción Contabilidad SI de Sueldos y Jornales Sistema de Registro de alumnos Sistema de Investigación de Mercados Sistema de Ordenes de compra Cuentas por Cobrar y Pagar SI Administración de Personal Sistema de control de planes de estudio Comisiones por Venta Sistema de Control de Inventarios Sistema de Administración de Fondos Sistema de Gestión de RRHH Sistema de registro académico Administración de VentasProgramación Presupuestos Registración de Personal
Admisiones Investigación de
Mercado
Compras Facturación Búsqueda de Personal Calificaciones Promociones Embarque y Recepción Contabilidad de Costos Capacitación Registro de cursos Fijación de Precios Operaciones Registración de
asientos Registro de Personal Docente Productos Nuevos SI F u n c i o n e s
Nivel Gerencial
MIS: Sistema de Información Gerencial
Sistema de Procesamiento de Pedidos Sistema de Planeación de materiales Sistema de De Contabilidad Archivos de Datos Archivos de MIS (Datos) Producto Costo unitario Ventas Gastos Productos MIS Informes
Nivel Gerencial
EIS: Sistema de Información para ejecutivos. EDSS: Sistema Expertos de apoyo a la toma de decisiones. (Modelos de Simulación) GDSS: Sistema de Apoyo a la toma de decisiones
en grupo. (Hardware – Software – Procedimientos - RRHH) DSS: Sistema de apoyo a la toma de decisiones
(Diferentes escenarios = If ) Componentes Componentes Datos Administrador Administrador de datos de datos Administrador Administrador de modelos de modelos Interfase de Interfase de Usuario Usuario Modelos de Decisión •Inventarios •Control de Proyectos •Programación Lineal •Simulación •Distribución •Análisis Estadísticos •Generación de Escenarios •Planeación financiera •Otros
Nivel Gerencial
EDSS: Sistema Expertos de apoyo a la toma de decisiones. (Modelos de Simulación)
Resultados
C o
≅ ≅
Nivel Estratégico
ESS: Sistema de apoyo a ejecutivos.
ESS DSS …. MIS TPS Datos Externos
¿A qué negocio nos debemos dedicar? ¿Qué están haciendo los competidores?
Ejemplos
Ventas y
Markerting Manufactura Finanzas Contabilidad
Recursos Humanos •Seguimiento de pedidos •Procesamiento de pedidos •Control de pedidos •Control de movimientos de materiales •Cuentas por pagar •Cuentas por cobrar •Administra-ción de impuestos •Informaciones al BCRA •Renunera-ciones •Registro y datos de empleados •Análisis por territorio de ventas •Diagramación de Producción •Análisis de costos para presupuesto anual •Análisis de costos contratos •Pronósticos de ventas a 5 años •Planeación de mano de obra •Planeación de Utilidades
Ejemplo: Sistema de Información de
Ventas y Marketing
Sistema Descripción Nivel Organizacional
Procesamiento de Pedido Ingresar, procesar y registrar pedidos
Operativo – Transaccional Análisis del Mercado Identificar a los clientes y
mercados utilizados datos tendencias y comportamiento del consumidor, del mercado y demográficos
Conocimiento – Creación de información
Análisis de fijación de precios Determinar precios para productos y servicios
Gerencial Pronóstico de tendencias de ventas Preparar pronóstico de ventas a
mediano plazo
Ejemplo: Sistema de Información de
Recursos Humanos
Sistema Descripción Nivel Organizacional
Entrenamiento y Desarrollo Registro de las capacidades y habilidades del personal
Transaccional Trayectoria profesional Diseñar puesto de trabajo Conocimiento Análisis de remuneraciones Supervisar la distribución de
sueldos y prestaciones de empleados
Gerencial
Planeación de recursos humanos Planificar la necesidad de RRHH. a largo plazo
Estructura Tradicional de los Sistemas
Manufactura Contabilidad Finanzas Ventas y Marketing Recursos Humanos Sistema de manufactura Sistema de contabilidad Sistema de finanzas Sistema de Ventas y marketing Sistema de RRHH Sistemas de Información C L I E N T E S P R O V E D O R E S Procesos de Negocio Procesos de Negocio Procesos de Negocio Procesos de Negocio Procesos de Negocio
SISTEMA DE INFORMACIÓN
INTEGRADO
Proveedores Clientes Procesos de negocio Procesos de negocio Procesos de negocioProcesos de negocios de toda la empresa
Módulo 1 Módulo 2 Módulo n Módulo n -1 Módulo 3 Base de Base de Datos Datos Otros Organismos
La Empresa
Control de Existencias
Análisis de Presupuesto
Relaciones con los clientes
Planeamiento de la Producci ón
Administrar nuevos productos
Gesti
ón con los proveedores
Gesti ón de pedidos Preparaci ón del presupuesto Programaci ón de ventas Etcétera ….
?
SISTEMA DE INFORMACIÓN
INTEGRADO
Es un sistema que puede integrar los procesos de
negocios clave de una empresa en un solo sistema de software y el dato ingresa por un único punto del sistema, y como consecuencia de ellos, produce la
actualización en tiempo real de la base de datos de
todos los módulos del sistema que hacen uso de esa
información.
Módular Integral
SISTEMA INTEGRADO
SISTEMA DE INFORMACIÓN
INTEGRADO
Recepción de materialesActualización de archivo de existencias de materias primas y materiales
Generación de información para procesar el pago a proveedores
Imputación contable
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
INTEGRADOS
Proveedores Clientes Sistema de Administración Cadena de Abastecimiento SCM Sistema de administración de la relación con el clienteCRM Planificación de
recursos empresariales ERP
PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS EMPRESARIALES
Set de aplicaciones de software que
coordina y apoya los procesos básicos
funcionales
del negocio
de una
empresa desde la evaluación de los
materias primas hasta la facturación de
cliente.
“
“Columna Vertebral del NegocioColumna Vertebral del Negocio””
PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS EMPRESARIALES
Compras y cuentas a pagar Administración de planta Inventario entrada Programación y Fabricación Distribución y cuentas por cobrar Control y Almacenamiento Finanzas y Contabilidad Recursos HumanosDemanda Fabricación Logística Distribución Pedidos
Planeación P R O V E D O R E S C L I E N T E S
PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS EMPRESARIALES
Ventajas
o Integración de producción, ventas, finanzas, recursos
humanos y contabilidad.
o Reduce
o Costos de logística y producción o Inventario
o Personal
o Tiempo de comercialización
o Mejora la Información para la toma de Decisiones
o Ventaja estratégica sobre los competidores
PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS EMPRESARIALES
Desventajas
o La implementación requiere cambios en la
empresa y en sus procesos.
o Compleja implementación.
ADMINISTRACIÓN DE LA
RELACIONES CON LOS CLIENTES
CRM
(Customer Relationship Managament)Sistema empresarial interfuncional que integra y automatiza los procesos de atención al cliente en ventas, marketting, y servicios al cliente que interactúan con los clientes de una empresa.
ADMINISTRACIÓN DE LA
RELACIONES CON LOS CLIENTES
ü Adquirir
ü Incrementar
ü Retener
Cliente Empresa
Estrategia de negocio Enfocada “CLIENTECLIENTE””
Herramientas
Operativas:Automatización de fuerzas de ventas y centros de servicios al cliente
Analíticas: Analizar, predecir y pronosticar ventas
ADMINISTRACIÓN DE LA
CADENA DE ABASTECIMIENTO
SCM (Supply Chain Management)
La cadena de abastecimiento es un sistema
interfuncional
e
interempresarial
que
une
todos los
procesos
de todas las empresas
que participan en la
producción
,
distribución
,
manipulación
,
almacena-miento
y
comercialización
de un producto
ADMINISTRACIÓN DE LA
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Integración de la cadena de abastecimiento Proveedor Fabricante Distribuidor Vendedor Consumidor Datos Datos compartidos compartidosoProcesamiento de Pedidos más rápidos
oReducción de niveles de inventarios
oAgilidad y capacidad de respuesta hacia los
clientes
oMenores costos de transacción
oRelaciones estratégicas con los proveedores
oComunicación y coordinación con proveedores
oInformación para la toma de decisiones en tiempo
real
ADMINISTRACIÓN DE LA
PROVEEDORES
p SAP p ORACLE n JDEdwards n PeopleSoft n Siebel p SSAGlobal (Baan) p Tango p Bejerman p CalipsoAPLICACIONES DE NEGOCIOS
ELECTRÓNICOS
ERP
Consumidores y Clientes del negocio
Extranets Intranets Intranets Proveedores y otros Socios de negocio Límite de la empresa Extranets Internet CRM SCM
SISTEMA INTEGRADO PARA
LA GESTIÓN INMOBILIARIA
Software Software de de Gesti Gestióónn Inmobiliaria Inmobiliariaü Registrar datos de las propiedades – ABM (Alta, Baja y Modificación de Datos)
ü Consultas de datos
ü Registrar datos de los clientes (ABM)
ü Enviar información por e-mail a los clientes
ü Registrar visitas a propiedades
üI mprimir reportes
ü Confeccionar estadísticas
ü WebSite
ü Compartir datos con otras inmobiliarias asociadas
PROVEEDORES
n
