DISTRITAL DE CHILCA
4.2. LA PROPUESTA
4.2.2. PROPUESTA PARA MEJORAR LOS ACTUALES PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
135 (f) PIM (Presupuesto Institucional Modificado).- Representa el resultado de las variaciones presupuestales realizadas al PIA por cada ejecución de proyecto.
(g) Ejecución del Gasto.- Representa el resultado total de los compromisos o gastos contraídos de una obra en la adquisición de un bien, servicio o celebración de contrato.
(h) Saldo Disponible.- Es el resultado total de la disminución de la ejecución del gasto al presupuesto total asignado (PIM).
(i) Rubro.- Comprende el tipo de fondo que proviene el financiamiento otorgado a un proyecto.
4.2.2. PROPUESTA PARA MEJORAR LOS ACTUALES
136 buena calidad de trabajo, se debe contar con personal técnico que esté capacitado y actualizado de manera constante de acuerdo a los nuevos cambios y modificaciones de las normas de control ya existentes.
PROPUESTA INMEDIATA:
Para materializar la política propuesta es necesario formular una directiva para lograr que la gestión que se lleva a cabo durante el proceso sea óptima.
DIRECTIVA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
a) Fundamentación:
Esta propuesta está vinculada con la política de control y supervisión; así mismo con la gestión que se desarrolla durante dicho proceso.
Las normas dadas sobre control se encuentran inmersos en diversos dispositivos separados uno de otro y muchas veces no son concordantes; por ello el propósito de la Directiva es resumir en forma clara, previa y detallada; en un solo documento lo que se debe hacer en cada una de las fases de control.
La ventaja de un directiva; además de ser ágil;
puede ser variada y actualizadas en cualquier circunstancia requerida.
b) Contenido:
La directiva contendrá principalmente lo siguiente:
- El objetivo de la directiva para que el personal conozca sus funciones.
- La finalidad que se persigue.
137 - El alcance para determinar quienes están
obligados a cumplirla.
- La base legal en que se sustenta.
- Disposiciones generales, en la que se dicta normas comunes a las áreas inmersas en el proceso.
- Disposiciones especificas para cada acción de control en particular.
- Disposiciones complementarias en caso de ser necesarios.
FORMULACIÓN DE UN MANUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:
POLÍTICA: Planeamiento, Previsión y Anticipación:
Toda institución siempre estará a la expectativa de toda nueva modalidad que pretenda debilitar el sistema de control administrativo; por ello siempre se debe estar pensando y elaborando “El como poder” equilibrar y revertir dicha constante.
En la administración pública no se puede empezar a dirigir a ciegas sin prever acciones de manera organizada y sistémica; en que utilizando los recursos humanos y logísticos con que cuente, se fije formas de acción para afrontar exitosamente cualquier problema; para ello se tiene que contar con manuales de organización y funciones; manual de procedimientos y otros.
Sin embargo la institución no tiene manuales de procedimientos y el MOF con que cuenta, no permite cumplir a plenitud con la labor encomendada, ya que estos son muy rígidos y genéricos en algunos puntos, necesitándose aspectos más detallados de las funciones
138 encomendadas al personal y que están formuladas en base a estándares como son las normas sobre control interno que en algunos casos está dispersa y sufre variaciones en ciertas oportunidades.
PROPUESTA INMEDIATA:
Para materializar la política propuesta es necesario formular lo siguiente:
MANUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL a) Fundamentación:
Esta propuesta está relacionada con la política de planeamiento, previsión y anticipación a los hechos que afectan el normal desarrollo de las funciones que se ejecuten durante el proceso de ejecución presupuestal como se mencionaba anteriormente existe un manual de organizaciones y funciones muy genéricos y en otros casos no se tiene un manual de procedimientos; lo cual origina muchas veces interpretaciones erróneas o distorsiones en su aplicación, por ese motivo se considera de gran utilidad la formulación de un manual de ejecución presupuestal que señale los procedimientos en forma clara y detallada de todas las actividades que se realizan durante el proceso de ejecución presupuestal.
Se debe tomar en cuenta que el manual de ejecución presupuestal propuesto tiene que actualizarse en forma permanente; sirviendo de instrumento de guía para todo el personal que este inmerso dentro de las actividades realizadas durante dicho proceso; así
139 mismo para aquellas personas que posteriormente se incorporan.
b) Contenido:
Este manual contempla principalmente lo siguiente:
- La misión que se persigue durante el proceso.
- Las fases de control en el proceso de ejecución presupuestal.
- Los procedimientos específicos en cada uno de los aspectos.
- Las responsabilidades de los elementos de ejecución presupuestal y control.
- La coordinación entre el personal que interviene en este proceso.
- La supervisión de un ente direccional.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (MAPRO)
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca el Manual de Procedimientos Administrativos, ya que facilita el aprendizaje al personal, proporciona la orientación precisa que requiere la acción humana en las áreas administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado.
Por ello, un Manual de Procedimientos Administrativos representa una alternativa de solución, ya que en él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
140 información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
a) Fundamentación:
La importancia de un manual de procedimientos administrativos a través de una mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las instituciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma.
Con este manual propuesto se busca establecer cada uno de los procedimientos que nos proporcionara las tareas específicas de cada unidad orgánica esto es:
cero duplicidades de actividades, cero tiempos muertos, cero duplicidades de mando, entre otros. Y con ello poder brindar un eficiente desempeño laboral el cual traerá como consecuencia el crecimiento de la institución y de sus trabajadores.
Por ello, el manual que se propone deberá comprender en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa, los órganos que intervienen y los formatos que se deben utilizar para la realización de las funciones que se le han asignado.
141 El manual de procedimientos deberá ser elaborado de acuerdo al análisis de procedimientos actuales y la adecuación del sistema de Control Interno establecido
b) Utilidad:
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Simplifica el trabajo como análisis de tiempo.
Sirve para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
142
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
c) Contenido:
El manual de procedimientos básicamente deberá contener lo siguiente:
Introducción o Presentación
El Objetivo y/o Finalidad que se persigue
La Base Legal en la que se sustenta
El alcance para determinar quienes están obligados a cumplirla.
Las Referencias que otorgan legalidad, soporte y/o complementación.
El Índice general
El Desarrollo de Procedimientos Administrativos por cada Unidad Orgánica que así mismo deberán contener lo siguiente:
- Unidad Orgánica
- Titulo del Procedimiento.
- Finalidad - Base jurídica
- Órganos que intervienen
- Políticas y normas de operación.
- Descripción de las actividades del procedimiento
- Diagrama de Flujo
Los Formularios e instrucciones que se anexan al concluir cada procedimiento.
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El Glosario de términos que aclara sobre el significado de algunos términos técnicos.
Por último, es conveniente, incluir la información referente a la duración aproximada y a la frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se utilizan para la revisión y actualización del manual.
CAPACITACIÓN TÉCNICA DE LOS RECURSOS HUMANOS:
POLÍTICA: Motivación
Muchas veces se detectan errores o desviaciones en las labores que viene realizando el personal; debido a que en merito a los hallazgos encontrados por el órgano de control, dando a conocer al personal responsable para su solución; muchos de ellos están relacionados al aspecto de incremento de personal, medios logísticos, capacitación e institución al personal y transgresiones a las normas vigentes. Por lo que se hace necesaria tomar acciones correctivas cuya finalidad perseguida es enmendar lo errado y las desviaciones que se hubiera producido; rehaciéndose los planes y modificándose las metas; subsanándose de esta forma las deficiencias en que se hubiese incurrido.
Por ello esta política tiene gran importancia, ya que está comprobado que el elemento humano que se encuentra motivado, cumple con su labor con mayor entusiasmo y predisposición estando en condiciones de alcanzar el éxito con mayor facilidad.
PROPUESTA INMEDIATA:
Para materializar la política propuesta es necesario lo siguiente:
144 CAPACITACIÓN TÉCNICA DE RR. HH.
El propósito de esta política es que el personal por su propio interés y sus medios se capacite; para beneficio del rendimiento de su centro laboral así como su proyección en la carrera profesional.
La capacitación está relacionada con el rendimiento del personal; ya que será mayor cuando juntamente a los conocimientos técnicos que se impartan; proporcione los medios necesarios para el incremento de su productividad.
Esta capacitación deberá efectuarse obligatoriamente en forma anual y en cualquier momento cuando exista cambio de normas y se efectué rotación del personal por necesidad del servicio; así mismo debe ser impartida por elementos ajenos a la institución; pero que forma parte de los órganos de control.
RACIONALIZACIÓN DE LA ADQUISICIÓN DE CONFORMIDAD A LO PRESUPUESTADO:
Uno de los problemas que se ha podido observar es respecto a la atención de los requerimientos; es decir el volumen de los requerimientos solicitados para la ejecución de las distintas obras, sobrepasan los límites presupuestales asignados para atención de los mimos.
Esto se debe a que en algunos casos se ha podido apreciar que por razones de extrema urgencia se han ejecutado adquisiciones excediendo los calendarios de compromisos mensuales otorgados de acuerdo al cronograma trimestral aprobado. Y en otros casos también afecta esta atención los recortes presupuestales que se realiza por medidas de austeridad lo cual también
145 afecta exclusivamente en el ajuste de los bienes y servicios asignados.
Se ha podido comprobar que el planeamiento tiene una gran influencia en la obtención de resultados; por lo que esto se realiza para tener pleno conocimiento de la problemática encontrada evitando que ocurran distorsiones en el Sistema; por ello es la etapa más importante del proceso de control.
Sin embargo existen dos aspectos que inciden fundamentalmente para que este planeamiento sea ejecutado de acuerdo a lo programado:
a) La asignación Presupuestal: Lo que mensualmente distribuye el Ministerio de Economía y Finanzas a todas las instituciones del Sector Publico de acuerdo a la disponibilidad fiscal; lo que muchas veces retarda o posterga requerimientos de nuevas adquisiciones previstas.
b) El requerimiento de nuevas necesidades no incluidas ni previstas que demandan los proyectos en el momento de su ejecución para efectuar operaciones vigentes, desastres y otros naturales impredecibles;
estos nuevos requerimientos no se pueden cubrir al 100%, afectando la operatividad de la labor institucional y teniendo que reprogramarse, dejando pendiente otras necesidades.
PROPUESTA INMEDIATA:
De acuerdo a las normas presupuestales no se puede comprometer en gasto alguno ninguna suma que
146 exceda el calendario de compromisos que mensualmente se señala para sus gastos.
El exceder las sumas señaladas no solo contraviene dichas normas si no que afecta la adquisición de futuros bienes que se encuentran previstos.
Por ello las necesidades que demandan la realización de ciertas operaciones urgentes no previstas deben estar incluidas en un Plan de Contingencia que se formula para atender esos casos no considerados dentro del presupuesto otorgado a la institución; de esta forma no se afecta el presupuesto inicial de cada uno de los planes y proyectos.
PROPUESTA DE UN FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
En el presente trabajo se ha tomado en consideración la elaboración del Flujograma para el proceso de Ejecución Presupuestal, descrito en forma clara y sencilla con el objetivo de entender e interpretar las actividades operativas de la institución, flujograma diseñado para la Municipalidad Distrital de Chilca que a continuación doy a conocer.
En el presente Flujograma propuesto se ha tomado lo establecido por las Normas de Control Interno (Ley N°
28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado) básicamente la señalada en la norma N° 03 NORMA GENERAL PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL. Inciso 3.5 Verificaciones y Conciliaciones: en la que indica que los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión
147 posterior. De igual manera lo establecido con las Norma N° 04: NORMA GENERAL PARA LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. Inciso 4.3 Calidad y Suficiencia de la Información: donde señala que la información que se genere y comunique debe asegurar la calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad. Para ello se debe diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno; y el Inciso 4.4 Sistemas de Información: en la que indica que los sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello deberá ajustarse a las características, necesidades y naturaleza de la entidad.
De este modo se provee la información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia.
148
PROPUESTA PARA EL CONTROL DE ADQUISICIÓN DE BIENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA
SIMBOLOGÍA Inicio de proceso Personal autorizado Preparación de documento Control
Documento Archivo permanente Confirmación de proveedor Entrega de mercaderías Documento autorizado Archivo temporal Operación automatizada
N
N
Fuente: Elaboración Propia
GPP Adm.
RESPONSABLE DE EJECUCION DEL
PROYECTO
PROCESAMIENTO DE DATOS
SIAF FASE COMPROMISO
PROCESAMIENTO DE DATOS
SIAF FASE GIRADO
Adm.
GPP
EJECUCIÓN FÍSICA DE LA OBRA
PROCESO DE SELECCIÓN (DL. Nº 1017) CONVOCATORIA - SEACE
MAYOR “3” UIT (DL Nº 1017)
-CALENDARIO DE COMPROMISOS -AFECTACIÓN PRESUPUESTAL CONTROL
ADMINISTRATIVO
1 2 3 4 PECOSA
1 2 3 4 ORDEN DE
COMPRA
1 2 CUADRO COMPARATIVO
1 2 3 MENOR “3” UIT
(DL Nº 1017) F
1 2 3 5
REQUERIMIENTO
F
1
2
3
1 2
5 4
RECUENTO INDEPENDIENTE DE
LA MERCADERÍA
V E N T A S
1 2 3 1
4
6 7
EJECUCIÓN DE OBRAS ABASTECIMIENTO PROVEEDORES CONTABILIDAD TESORERÍA
EXPEDIENTE TÉCNICO
VERIFICACIÓN TÉCNICA FINANCIERA
Y PRESUPUESTAL
EVALUACIÓN DEL MONTO
SELECCIÓN DE PROPUESTA ACTA DE
OTORGACIÓN BUENA PRO
CONTRATO DE ENTREGA DE MATERIALES
ALMACENERO DE INVERSIONES
CONTROL FÍSICO
PROVEEDOR CONFIRMA SU ACEPTACIÓN
ENTREGA DE MERCADERÍA
SUB GERENTE DE CONTABILIDAD
SUB GERENTE DE TESORERÍA
CONTROL PREVIO
PROCESAMIENTO DE DATOS
SIAF FASE DEVENGADO
CHEQUE
CONTROL PRESUPUESTAL N
N
N N
PROPUESTA ECONÓMICA
N
FACTURA Y GUÍA DE REMISIÓN SUB GERENTE DE
ABASTECIMIENTO
CONFORMIDAD DE D/C
GPP ADM 4
149 IDENTIFICACION DE LOS COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL EN LA PROPUESTA: