SISTEMA DE CONTROL INTERNO

38 señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su reiteración.

Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planeó. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo establecido por la organización.

39 efectividad en congruencia con el trabajo que realiza cada empleado en el proceso administrativo de la organización.

Dentro de este orden de ideas, Catácora¹⁷, expresa que el control interno:

“Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable”.

El control interno es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar los riesgos y para dar seguridad razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzaran los siguientes objetivos gerenciales:¹⁸

 Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y económica de las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios que presta.

 Cuidar y resguardar los recursos y bienes contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como en general contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.

 Cumplir con la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.

 Garantizar la confiabilidad y oportunidad de información.

17 Catacora F. Sistema y Procedimientos Contables. Primera Edición. Colombia: Editorial Mc Graw Hill; 1999

18 Ley 28716 “Ley de Control Interno de la Entidades del Estado”, Pág. 7.

40

 Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.

 Promover el cumplimiento de los trabajadores de rendir cuentas por los fondos y bienes a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.

En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela 1994 citado por Wladimir¹⁹, la define como: “El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada organización”.

19 Chacon Paredes, Wladimir. El Control Interno como Herramienta Fundamental Contable y Controladora de las Organizaciones. [en línea]. [fecha de acceso 30 de Octubre del 2007].

Disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctrlinthf.htm

41 Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo también desde un punto de vista financiero donde Holmes²⁰, lo define como: “Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización”.

Después de revisar y analizar algunos conceptos con relación al control interno, se puede decir que estos controles nos permite definir la forma sistemática de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas.

Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos.

Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos:

Administrativos y Contables.

En cuanto al contable, se puede decir que comprende de métodos y procedimientos relacionados con la autorización de transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables. Con relación al administrativo, es el plan de organización, y todos los

20 Holmes, A. Auditoria Principios y Procedimientos. México: Editorial Limusa; 1994.

42 métodos que facilitan la planeación y control de la empresa (planes y presupuestos).

Por tanto, el mismo autor concluye que el control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos.

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión, tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

LOS CINCO COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:

 Ambiente de Control.

 Evaluación de Riesgos.

 Actividades de Control.

 Información y Comunicación.

 Supervisión o Monitoreo.

43 1) AMBIENTE DE CONTROL

El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura.

El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.

Los principales factores del ambiente de control son:

 La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.

 La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento.

 La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

 Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.

 . El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

 El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organización.

44 2) EVALUACION DE RIESGOS

Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados.

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (interno y externo) como de la actividad.

Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el cambio.

Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del impacto potencial que plantean:

 Cambios en el entorno.

 Redefinición de la política institucional.

 Reorganizaciones o reestructuraciones internas.

 Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.

 Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.

 Aceleración del crecimiento.

 Nuevos productos, actividades o funciones.

45 3) ACTIVIDADES DE CONTROL

Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior:

conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:

 Las operaciones

 La confiabilidad de la información financiera

 El cumplimiento de leyes y reglamentos

En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.

La gama que se expone a continuación muestra la amplitud abarcativa de las actividades de control, pero no constituye la totalidad de las mismas:

 Análisis efectuados por la dirección.

 Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.

 Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorización pertinente:

46 aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos, análisis de consistencia, prenumeraciones.

 Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.

 Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.

 Segregación de funciones.

 Aplicación de indicadores de rendimiento.