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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ
FACULTAD DE CONTABILIDAD
SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE LAS OBRAS DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA
TESIS
PRESENTADO POR LA BACHILLER NOVOA PORTAL KATHERINE LISSETE
PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO
HUANCAYO
–
PERÚ2
AGRADECIMIENTO
Agradezco al todo el personal de la Municipalidad Distrital de Chilca que colaboro y contribuyo a la realización de la presente investigación.
A todos los profesores de la Facultad de Contabilidad por sus sabias enseñanzas y la gran labor desarrollada de impartir educación y por ser nuestro pilar fundamental en este nuevo futuro.
Y, a todas las personas que tuvieron que ver de una manera u otra en mi realización profesional, y del presente proyecto.
3 A la memoria de mi querido y adorado
padre VÍCTOR E. PORTAL EPIQUIEN, quien desde el cielo descansa en la paz del señor y desde allá me llena de bendiciones y celebra mi triunfo.
A mi madre y mi tía, GLADIS y MADMENA; quienes siempre han estado a mi lado apoyándome y dándome consejos, alentándome a seguir adelante para realizarme como futura profesional y por supuesto a toda mi familia por estar siempre a mi lado apoyándome en todo momento.
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RESUMEN
La mejor administración de toda organización dentro del mundo globalizado, requiere de un eficiente Sistema de Control que permita alcanzar los objetivos planteados en forma eficaz y con un correcto empleo de los recursos asignados permitiendo a las instituciones maximizar su rendimiento; viendo esta perspectiva se hace necesario implementar un Sistema de Control Administrativo para el proceso de ejecución presupuestal de obras en la Municipalidad Distrital de Chilca.
En este sentido, la situación desfavorable que se presenta en el proceso de ejecución presupuestal para los recursos de inversión (obras) de la Municipalidad Distrital de Chilca, se debe a la falta de un sistema de control administrativo que le permita utilizar adecuadamente sus recursos financieros.
El propósito de esta investigación permite enfocar una visión especifica de lo que se quiere alcanzar, para mejorar la gestión de los presupuestos y funciones de cada empleado que labora en la institución especialmente
5 de aquellos empleados que estén inmersos en el proceso de ejecución presupuestal; por ello una correcta aplicación de un sistema de control administrativo permitirá que haya eficiencia en la gestión de los presupuestos de obras.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de los indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional.
Se utilizo el método Descriptivo que permitirá obtener información básica;
el Análisis y Síntesis que permite examinar el proceso de ejecución presupuestal; y el método Deductivo e Inductivo que nos permitirá manejar el pensamiento y razonamiento del campo teórico.
Desde esta perspectiva, el objeto de estudio permitió verificar los medios accionarios para las estrategias en función a la esquematización de la propuesta preestablecida en el proceso investigativo; permitiendo con ello tener una herramienta estratégica de control e información y de esta forma viabilizar la correcta ejecución de los recursos de inversión.
La implementación del Sistema de Control Administrativo en el proceso de ejecución presupuestal de las obras permitirá establecer un control efectivo, a fin de administrar de una manera planificada y organizada los recursos asignados en el presupuesto de gastos de inversión; el mismo que servirá para garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera y administrativa de la institución; por ello debe ser utilizado a fin de garantizar la efectividad, eficiencia y economía en el proceso de ejecución presupuestal para el correcto uso de los fondos asignados a la inversión pública.
6 Finalmente debo manifestar, el esfuerzo requerido en el presente trabajo de investigación “SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO EN EL PROCESO DE EJECUCION PRESUPUESTAL DE LAS OBRAS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA”; a fin de que pueda representar un aporte valioso para la institución y por intermedio del mismo contribuir a una óptima y acertada gestión municipal.
LA AUTORA
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INTRODUCCIÓN
La investigación titulada: “SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE LAS OBRAS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA”, tiene como objetivo proponer la implementación de un sistema de control interno administrativo que le permita optimizar las funciones y desarrollar con eficiencia las actividades; de tal modo que se obtenga información presupuestal, financiera y económica oportuna y razonable para una adecuada gestión institucional.
Esta investigación es importante porque establece la aplicación de un sistema de control, como el pilar fundamental para lograr la eficiencia, eficacia y economía de los recursos, que administran los gobiernos locales, en este caso La Municipalidad Distrital de Chilca.
Así mismo con el presente trabajo se pretende solucionar los problemas de gran relevancia que afectan significativamente la ejecución de los recursos de inversión pública (ejecución de obras), a esto se suma la mínima transferencia que asigna el Gobierno Central y los escasos
8 recursos con los que cuenta, no pudiendo llevar un correcto uso de los fondos destinados a la inversión pública.
Esta inquietud ha sido determinante para tomar la firme decisión de realizar un estudio que permita detectar los problemas latentes de control, para que la investigación pretenda explicar cuáles son las dificultades que actualmente se tienen en el proceso de ejecución presupuestal de la Municipalidad Distrital de Chilca, materia de estudio.
En el presente trabajo se propone un sistema de control administrativo adecuado para el proceso de ejecución presupuestal de las obras permitiendo que esta se realice en forma eficiente y que reduzca los riesgos de la permanencia de errores o irregularidades que dificulten el logro de los objetivos.
Para una mejor comprensión del presente informe de investigación, se detalla a continuación el esquema al cual corresponde la distribución capitular:
El Capítulo I, presenta el resultado del planteamiento metodológico que constituye la base del trabajo de investigación; el mismo que está desarrollado de la siguiente manera: descripción de la realidad problemática, delimitación, problemas, objetivos, hipótesis, variables e indicadores, tipo y nivel de investigación, método y diseño de la investigación, población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección de datos, técnicas de análisis y procesamiento de datos, justificación e importancia de la investigación.
El Capítulo II, contiene el marco teórico de la investigación, específicamente se refiere a los antecedentes relacionados con la investigación, la reseña histórica, la base legal; el marco conceptual de las variables e indicadores, la definición de términos y otros aspectos relacionados.
9 El Capítulo III, está referido a la organización administrativa del la entidad, su detalle y funcionamiento, así mismo el análisis e interpretación de datos del trabajo de investigación. Este capítulo tiene por propósito analizar los diversos problemas planteados para determinar la forma de solucionar y alcanzar los mismos.
El Capítulo IV, se presenta las propuestas del trabajo de investigación a través de la presentación fundamentación y estructura de las mismas, el cual comprende la propuesta para un mejor control presupuestal en cuanto a la ejecución de los gastos y su disponibilidad presupuestal sirviendo como información real para la toma de decisiones y la propuesta para mejorar los actuales procedimientos administrativos a través de políticas de gestión haciendo uso de flujogramas para este sistema.
Las propuestas presentadas tienen las características de ser practicables, adaptables y realizables, conforme las establecen las normas de la entidad para su ejecución. Finalmente se presenta las conclusiones, recomendaciones, las fuentes bibliográficas, glosario de términos y los anexos del trabajo de investigación.
LA AUTORA
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CAPITULO I
ASPECTOS METODOLÓGICOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La mejor administración de toda organización dentro del mundo globalizado, requiere de un eficiente Sistema de Control que permita alcanzar los objetivos planteados en forma eficaz y con un correcto empleo de los recursos asignados permitiendo a las instituciones maximizar su rendimiento.
1La ley del presupuesto del Sector Publico establece diversas fuentes de financiamiento de ingresos y egresos de los distintos pliegos presupuestarios que componen la estructura del Estado conformado por Gobierno Central, Gobierno Regional, Gobierno Local, Organismos Descentralizados Autónomos e Instituciones Públicas Descentralizadas, quienes para el cumpliendo de sus fines y objetivos en el control presupuestario aplican sistemas que sirven como fuente para fiscalizar el uso de los fondos públicos y
1 Ley 28927 “Ley del Presupuesto de la República 2007”
11 los recursos confrontando periódicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo.
Es necesario tener en cuenta que un buen y adecuado Sistema de Control no constituye garantía de que no pueda ocurrir irregularidades, lo que elimina el Sistema de Control es la
“Probabilidad” de que esto suceda pudiendo darse en el caso del proceso de ejecución presupuestal de las obras.
La administración pública es cuestionada por el retraso durante el periodo de ejecución de las obras al no tener suficiente liquidez en sus presupuestos para la culminación de la obras. Esta realidad es una de las características predominantes de la Municipalidad Distrital de Chilca ya que existe diversos factores como son las excesivas modificaciones del presupuesto institucional debido al incumplimiento de funciones por parte del área de abastecimientos; excesivos gastos realizados sin un control de los recursos financieros asignados, afectando la operatividad y el cumplimiento de su metas de acuerdo a lo programado en el presupuesto inicial.
Si esta situación continua, puede llevar a que las obras en ejecución no se culminen en el plazo determinado, no cumpliendo sus metas programadas reflejados en el Presupuesto Institucional, viéndose en la obligación de ampliar el plazo de su ejecución y con ello acarrearía la perdida adicional de recursos financieros.
Por tanto para la obtención de buenos resultados en materia de control presupuestal, financiero y administrativo durante el proceso de ejecución de obras será necesario realizar lo siguiente:
1) Proponer controles administrativos en el área de Estudio y Obras y en el área administrativa para una mejor gestión en el proceso de ejecución presupuestal de los recursos de inversión (obras).
12 2) Proponer procedimientos administrativos en los que se establezca las políticas de control que coadyuve al fortalecimiento de todo el proceso de ejecución presupuestal de la entidad a desarrollarse.
3) Racionalizar las adquisiciones de conformidad a lo presupuestado.
4) Formular planes de contingencia para atender casos que no son considerados dentro del presupuesto y de esta forma no se afectaría el presupuesto inicial.
1.1.1. Problema General
¿Existe un Sistema de Control Administrativo que permita utilizar adecuadamente los recursos financieros en el proceso de ejecución presupuestal de las obras de la Municipalidad Distrital de Chilca?
1.1.2. Problemas Específicos
a. ¿De qué manera un sistema de control presupuestal permite preveer oportunamente la utilización de los recursos financieros durante la ejecución de obras?
b. ¿Un sistema administrativo consiste en la determinación de procedimientos que coadyuven a mejorar la administración en el proceso de ejecución presupuestal?
13 ADQUISICIÓN DE BIENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA
SIMBOLOGÍA Inicio de proceso Personal autorizado Preparación de documento Control
Documento Archivo permanente Confirmación de proveedor Entrega de mercaderías Documento autorizado Archivo temporal Operación automatizada
N
N
Fuente: Elaboración Propia
ACTA DE OTORGACIÓN BUENA PRO
N RESPONSABLE DE
EJECUCION DEL PROYECTO
PROCESAMIENTO DE DATOS
SIAF FASE GIRADO
PROCESAMIENTO DE DATOS
SIAF FASE COMPROMISO
GPP ADM
EJECUCIÓN FÍSICA DE LA
OBRA
PROCESO DE SELECCIÓN (DL. Nº 1017) CONVOCATORIA - SEACE
MAYOR “3” UIT (DL Nº 1017)
1 2 3 4 PECOSA
1 2 3 4 ORDEN DE
COMPRA
1 2 CUADRO COMPARATIVO
1 2 3 PROPUESTA ECONÓMICA MENOR “3” UIT
(DL Nº 1017) F
1 2 3 4 5 REQUERIMIENTO
F
1
2
3
5 4
RECUENTO INDEPENDIENTE DE
LA MERCADERÍA
V E N T A S
1 2 3 FACTURA Y GUÍA
DE REMISIÓN 1
4
6 7
EJECUCIÓN DE OBRAS ABASTECIMIENTO PROVEEDORES CONTABILIDAD TESORERÍA
EXPEDIENTE TÉCNICO
SUB GERENTE DE ABASTECIMIENTO
EVALUACIÓN DEL MONTO
SELECCIÓN DE PROPUESTA
N
CONTROL FÍSICO ALMACENERO DE
INVERSIONES
N
N
SUB GERENTE DE CONTABILIDAD
SUB GERENTE DE TESORERÍA
CONTROL PREVIO
PROCESAMIENTO DE DATOS
SIAF FASE DEVENGADO
CHEQUE
PROVEEDOR CONFIRMA SU
ACEPTACIÓN ENTREGA DE MERCADERÍA
14 1.2. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA:
1.2.1. JUSTIFICACIÓN
El presente trabajo de investigación se justifica por lo siguiente:
Justificación Práctica:
La presente investigación surge de la necesidad de brindar a la institución un medio estratégico que contribuya a mejorar la administración sobre el comportamiento de los gastos en el proceso de ejecución presupuestal de obras, lo cual permitirá reorientar las políticas y procedimientos existentes ya que estos constituyen las células de la administración pública, por tanto los resultados serán importantes para la institución. Así mismo que la presente investigación deba merecer la atención de la profesión contable para permitir una adecuada solución a similares problemas.
Justificación Teórica:
La investigación propuesta busca profundizar y enriquecer el marco teórico sobre el control interno administrativo especialmente en el manejo financiero - presupuestal durante la ejecución de las obras. Por ello la presente investigación se lleva a cabo tomando en consideración la importancia que tiene el control administrativo en la verificación de las actividades que se realizan a nivel organizacional; por lo que teniendo en cuenta dicha problemática, éste estudio busca determinar técnicamente si el control interno puede optimizar la gestión
15 administrativa durante el proceso de ejecución presupuestal de las obras.
Justificación Metodológica:
Para lograr el cumplimiento de los objetivos de estudio de la investigación hará uso de su propia metodología (descriptivo - explorativo) observando y analizando los factores que afectan el control durante el proceso de ejecución presupuestal mediante las entrevistas, cuestionarios y planteando procedimientos cuyo resultado servirá de apoyo para futuras investigaciones.
1.2.2. IMPORTANCIA
La presente investigación tiene por finalidad constituirse en un aporte importante a la actual gestión que se lleva a cabo, específicamente durante el proceso de ejecución presupuestal de obras ya que le permitirá tener una herramienta estratégica de control e información y de esta forma viabilizar la correcta ejecución de obras.
1.3. OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN:
1.3.1. Objetivo General
Proponer un Sistema de Control Administrativo para mejorar la gestión de los presupuestos en el proceso de ejecución presupuestal de las obras de la Municipalidad Distrital de Chilca.
1.3.2. Objetivos Específicos
a. Determinar si el sistema de control presupuestal constituye un instrumento eficaz que permita prever oportunamente la utilización de los recursos financieros
16 con el fin de establecer su incidencia en la ejecución de obras?
b. Mejorar los actuales instrumentos administrativos para optimizar la administración de sus recursos financieros y viabilizar la correcta ejecución de obras.
1.4. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN:
La investigación se ha delimitado en los siguientes aspectos:
1.4.1. Delimitación Espacial
El ámbito en el cual se desarrollara la investigación es la Municipalidad Distrital de Chilca, específicamente en el área administrativa donde se desarrolla el proceso de ejecución presupuestal.
1.4.2. Delimitación Temporal
El periodo que comprende el estudio corresponde al año 2008-2009.
1.4.3. Delimitación Social
El trabajo de investigación comprendió a los funcionarios y trabajadores inmersos en el área administrativa y presupuestal de la Municipalidad Distrital de Chilca.
1.4.4. Delimitación Conceptual
El trabajo de investigación alcanzara al estudio de las actividades relacionadas al control interno en el manejo presupuestal de los recursos de inversión (obras), a fin de que contribuya a mejorar la gestión administrativa de los presupuestos de inversión.
17 1.5. FORMULACIÓN DE LA HIPÓTESIS:
1.5.1. Hipótesis General
La correcta aplicación de un Sistema de Control Administrativo permitirá que haya eficiencia en la gestión de los presupuestos de obras de la Municipalidad Distrital de Chilca.
1.5.2. Hipótesis Especificas
a. Si el sistema de control de presupuestal se aplica en forma adecuada entonces incidirá favorablemente en el logro de las metas programadas durante la ejecución de obras.
b. La implementación de procedimientos administrativos contribuirá a optimizar y dirigir la administración de los recursos financieros en la ejecución de las obras.
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PROPUESTA PARA EL CONTROL DE ADQUISICIÓN DE BIENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA
SIMBOLOGÍA Inicio de proceso Personal autorizado Preparación de documento Control
Documento Archivo permanente Confirmación de proveedor Entrega de mercaderías Documento autorizado Archivo temporal Operación automatizada
N
N
Fuente: Elaboración Propia
GPP Adm.
RESPONSABLE DE EJECUCION DEL
PROYECTO
PROCESAMIENTO DE DATOS
SIAF FASE COMPROMISO
PROCESAMIENTO DE DATOS
SIAF FASE GIRADO
Adm.
GPP
EJECUCIÓN FÍSICA DE LA OBRA
PROCESO DE SELECCIÓN (DL. Nº 1017) CONVOCATORIA - SEACE
MAYOR “3” UIT (DL Nº 1017)
-CALENDARIO DE COMPROMISOS -AFECTACIÓN PRESUPUESTAL CONTROL
ADMINISTRATIVO
1 2 3 4 PECOSA
1 2 3 4 ORDEN DE
COMPRA
1 2 CUADRO COMPARATIVO
1 2 3 MENOR “3” UIT
(DL Nº 1017) F
1 2 3 5
REQUERIMIENTO
F
1
2
3
1 2
5 4
RECUENTO INDEPENDIENTE DE
LA MERCADERÍA
V E N T A S
1 2 3 1
4
6 7
EJECUCIÓN DE OBRAS ABASTECIMIENTO PROVEEDORES CONTABILIDAD TESORERÍA
EXPEDIENTE TÉCNICO
VERIFICACIÓN TÉCNICA FINANCIERA
Y PRESUPUESTAL
EVALUACIÓN DEL MONTO
SELECCIÓN DE PROPUESTA ACTA DE
OTORGACIÓN BUENA PRO
CONTRATO DE ENTREGA DE MATERIALES
ALMACENERO DE INVERSIONES
CONTROL FÍSICO
PROVEEDOR CONFIRMA SU ACEPTACIÓN
ENTREGA DE MERCADERÍA
SUB GERENTE DE CONTABILIDAD
SUB GERENTE DE TESORERÍA
CONTROL PREVIO
PROCESAMIENTO DE DATOS
SIAF FASE DEVENGADO
CHEQUE
CONTROL PRESUPUESTAL N
N
N N
PROPUESTA ECONÓMICA
N
FACTURA Y GUÍA DE REMISIÓN SUB GERENTE DE
ABASTECIMIENTO
CONFORMIDAD DE D/C
GPP ADM 4
19 1.6. SISTEMA DE VARIABLES:
1.6.1. Variable independiente:
“SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO”, se estudia a partir de los siguientes:
Indicadores:
Control
Normas Legales
Procedimientos Administrativos
1.6.2. Variable Dependiente:
“EFICIENCIA EN LA GESTIÓN DE PRESUPUESTOS”. Se estudia a partir de los siguientes
Indicadores:
Eficiencia
Gestión
Presupuesto
Administración de recursos
1.7. TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIÓN
1.7.1. Tipo de investigación:
De acuerdo al propósito de la investigación, el presente estudio está fundamentado en la investigación aplicada que inicialmente requiere de una descripción de las características más significativas de la realidad del problema para lo cual durante su desarrollo se apoyara en conocimientos sobre control y administración presupuestal a fin de ser aplicados en el proceso de ejecución presupuestal de las obras de la Municipalidad a desarrollarse.
20 1.7.2. Nivel de investigación
Será una investigación descriptiva en un primer momento porque los datos de interés serán recogidos en forma directa de la realidad y finalmente practica porque ayudara a dar soluciones concretas al problema planteado.
1.8. MÉTODOS Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN:
1.8.1. MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
Descriptivo:
Este método ha permitido describir, detallar y analizar el problema ya existente con respecto a los hechos que se han suscitado en la ejecución y control de los presupuestos de las obras, de modo que permitan obtener información acerca de las características y comportamiento actual de los hechos presentados como problema.
Análisis y Síntesis:
Estos métodos permitirán examinar la ejecución presupuestaria y especialmente la incidencia de los mecanismos de control en la operatividad de los mismos, para poder inferir o formular conclusiones sobre su incidencia en la eficiencia, eficacia y economía de los recursos de inversiones en la institución.
Deductivo e Inductivo:
Estos métodos permiten manejar el pensamiento y los razonamientos en el campo de la investigación contable. La deducción de las teorías nos ayudara a aplicar los normas y principios generales de la administración pública y la inducción partiendo de los hechos y problemas específicos,
21 nos permitirán manejar de manera ordenada el conjunto de ideas y razonamientos de la investigación.
1.8.2. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN - Planteamiento del Problema - Recolección de Datos
- Elaboración de Datos
- Análisis de Datos y Resultados
1.9. POBLACIÓN Y MUESTRA DE LA INVESTIGACIÓN:
1.9.1. Población
La población de estudio está conformado por el personal que prestan servicios en el área de administrativa y en el área de obras.
1.9.2. Muestra
El universo de la investigación está conformada por 8 empleados.
1.10. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
1.10.1. TÉCNICAS
Las principales técnicas que utilizaremos en la investigación son:
- Encuestas (cuestionario):
Se aplicó cuestionarios de preguntas al personal, con el fin de obtener datos para el trabajo de investigación.
22 - La Observación Directa:
Se empleo la técnica de observación directa para visualizar la situación existente, observación que fue realizada documentalmente y el comportamiento de situaciones determinadas en el proceso de ejecución presupuestal
- Análisis Documental:
Se realizó un estudio sobre aquellas investigaciones que introducen un diseño de campo mediante el recojo de información de fuentes bibliográficas; utilizando datos de estudios y trabajos sobre la materia, así mismo de normas, libros, manuales, presupuestos relacionados con la ejecución y el control de los recursos de inversión pública.
1.10.2. INSTRUMENTOS:
Los principales instrumentos que utilizaremos en la investigación son:
- Cuestionario:
Guía de preguntas previamente preparadas como material de trabajo.
- Observación Directa:
Instrumento utilizado para recopilar información a través de los documentos y la visualización del comportamiento de situaciones determinadas.
23 - Guía de análisis Documental:
Instrumento utilizado para recopilar datos de las normas legales, administrativas, contables, de auditoría, de libros, trabajos de investigación e Internet relacionados con el presente trabajo de investigación.
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CAPITULO II
SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
2.1. SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Desde la comunidad primitiva, el hombre se ha planteado la necesidad de regular sus acciones y recursos en función de su supervivencia como individuo o grupo social organizado. En cualquier caso, existió en primer momento, un instinto de conservación y con el posterior desarrollo bio-psico-social, una conciencia de organización que les permitió administrar sus recursos. Surgió así un proceso de regulación y definición de actividades que garantizaba:
1) Orientarse hacia una idea o necesidad determinada, guiados generalmente por un líder.
2) Contar con alimentos, herramientas, tierra y hasta lugares para la pesca en determinado período del año.
25 3) Conocer exactamente, quién o quiénes eran responsables de
una u otra labor.
4) Detectar alguna falta y las posibles causas.
5) Actuar ante una situación que atentara en contra de lo que se encontraba previsto.
Este proceso que inicialmente era una actividad intuitiva, fue perfeccionándose gradualmente y con el tiempo evolucionó a modelos que reforzarían su carácter racional y por lo tanto han ido profundizando y refinando sus mecanismos de funcionamiento y formas de ejecución, hasta convertirse en sistemas que, adaptados a características concretas y particulares, han pasado a formar parte elemental y punto de atención de cualquier organización.
Con el desarrollo de la sociedad, la forma de enfrentar situaciones objetivas ha exigido una mayor profundidad de análisis y conceptos para asumir funciones o desempeñar papeles determinados y mantener al menos un nivel de competencia que permita sobrevivir.
Derivados de este proceso surgen ideas y términos como el Control y todo lo que ella representa.
2.1.1. CONTROL:
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, no se podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
26
2A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet:
Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección
2 El Control Administrativo. [fecha de acceso 08 de Marzo del 2008]. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos67/control-administrativo/control- administrativo.shtml
27 de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
Cepeda3: Establece que “el control es una comprobación, intervención o inspección. El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados”.
Chiavenato4: El control es una función administrativa:
es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
Para Robbins5 el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa"
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff6 el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos. Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición".
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:
En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
3 Cepeda Alonso, Gustavo. Auditoría y Control Interno. Primera Edición. Colombia: Editorial Mc Graw Hill; 1999.
4 Chiavenato, Adalberto. Administración: Proceso Administrativo. Tercera Edición. Colombia:
Makron Books Do Brasil Editora, Ltda.
5 Robbins, Stephen y De Cenzo, David. Fundamentos de Administración, concepto y aplicaciones.
México; 1996.
6 Melinkoff, Ramón. Los Procesos Administrativos. Caracas: Editorial Panapo; 1990.
28
En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.
En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.
Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.
En tal sentido Cabrera7 menciona que la aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que se quiera
"controlar" es importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
7 Cabrera, Elibeth. Control [en línea]. [fecha de acceso 21 de Octubre del 2007]. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml.
29 La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
El control8 permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.
En conclusión debe entenderse el control como:
Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
Por ello, el control es un elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa.
Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta.
El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser
8 Romero, Mairena. El Control como Fase del Proceso Administrativo [en línea]. [fecha de acceso 21 de Octubre del 2007]. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml
30 realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten.
Por consiguiente, lo anteriormente expuesto, permite señalar que el control en el proceso administrativo, contribuye a que la organización establezca con efectividad sus medios de acciones estratégicas en la planeación de cada proceso administrativo ejecutado por la institución.
En este mismo sentido, refleja que existen seis tipos de controles:
Control Gerencial: Está orientado a las personas con el objeto de influir en los individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los objetivos de la organización.
Control Contable: Comprende todas las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables.
Control Operativo de Gestión: Está orientado a procesos y tareas ya ejecutadas. Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que se necesitan para alcanzar los objetivos de la organización.
31
Control Presupuestario: Es una herramienta técnica, en la que se apoya el control de gestión, basado en la dirección u objetivos. Consistente en confrontar periódicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones.
Control Informático: Esta orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivos y operativos sobre las operaciones.
Con relación al presente estudio, el Control Administrativo “se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas prescritas por la administración”.
Catacora9, también establece que existen dos tipos de control, el control preventivo (previo) y el control de detección (posterior)
El control preventivo Son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplo: el inventario, revisión y aprobación de los comprobantes de diario.
El control de detección: Se aplica durante o después de un proceso; la eficiencia de este dependerá
9Catacora F. Sistema y Procedimientos Contables. Primera Edición. Colombia: Editorial Mc Graw Hill; 1999.
32 principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control.
Algunos ejemplos son: conciliaciones de cuentas de auxiliares vs mayores; emisión de listado de excepciones;
cuadre de totales de débitos y créditos al grabar comprobantes contables.
2.1.2. SISTEMA DE CONTROL
En todo este desarrollo, el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la información y hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para tomar decisiones.
Uno de los aspectos más importantes que ha de caracterizar al control como proceso, lo constituye el hecho de que el mismo se diseñe con un enfoque sistémico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a él asociados.
Es preciso comenzar entonces por el concepto de Sistema:
Sistema:
Es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo.
Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software).
33
Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema.
Un grupo de elementos no constituye un sistema si no hay una relación e interacción, que de la idea de un "todo" con un propósito.
Sus características son las siguientes:
Es un todo organizado y complejo.
Es un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.
Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia.
Por lo tanto, un Sistema es “un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo, lo cual operan sobre datos para proveer información”
Visto esto como un conjunto de elementos interrelacionadas entre si, en función de un fin, que forman un todo único y que posee características nuevas que no están presentes en cada uno de los elementos que lo forman.
Cada elemento que conforma un sistema tiene una función específica bien definida y la obligación de cumplirla y contribuir de forma sinérgica al correcto funcionamiento y, en definitiva, alcanzar el objetivo determinado. En una organización, solamente esto le permitirá sobrevivir.
34 Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control10, como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.
Los sistemas de control deben cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:
Ser entendibles.
Seguir la forma de organización.
Rápidos.
Flexibles.
Económicos.
Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria para el posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la organización. Habría que agregar a la definición brindada dos factores importantes.
El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de información.
Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se recogerá, procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.
El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas que se trace la organización.
Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos que
10 González Solán, Oliek y De la Vega Yabor, Jorge Luis. Los Sistemas de Control de Gestión Estratégica para las organizaciones [en línea]. [fecha de acceso 04 de Noviembre del 2007].
Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos15/sistemas-control/sistemas- control.shtml.
35 se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan en definitiva su razón de ser.
Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las características del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organización. El seguimiento de la evolución del entorno permite reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en que se lograrán esas metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente. Para lograrlo es necesario que el Sistema de Control funcione de tal forma que permita obtener la información necesaria y en el momento preciso.
A continuación se presentan algunos de los aportes que se han realizado a los sistemas de control en el mundo organizacional.
Según Johnson y Scholes11 consideran al sistema de control dentro un contexto estratégico en dos grandes categorías:
1) Sistemas de información y medición: Sistemas financieros, indicadores, etc.
2) Sistemas que regulan el comportamiento de las personas.
Otros autores como H. Koontz12 establecen que todo sistema de control debe atravesar por éstas tres etapas:
1) Establecimiento de estándares y puntos críticos.
2) Medición del desempeño.
3) Corrección de las desviaciones.
11 Johnson, Gerry; Scholes, Kevan. Dirección Estratégica: Análisis de las Estrategias de las Organizaciones. Madrid: Editorial Prentice Hall; 1997, Pag. 264
12 Koontz, Harold. Elementos de Administración. México: Editorial Mc Graw Hill; 1994. Pag. 128
36 Este fundamento es muy parecido en general al concepto clásico de control. Ambos conceptos defienden y fundamentan lo siguiente:
El establecimiento de estándares y puntos críticos, permite a la dirección orientarse directamente sobre indicadores que le informen sobre la situación (a priori o a posteriori) de la organización. Los planes facilitan la comparación con lo que se ha logrado, pero atentan en contra de la innovación.
En este punto se incluye la determinación de los objetivos que se traza la organización para su superación pero la poca flexibilidad en el mayor de los casos solo les permite sobrevivir.
En cada organización, existe una serie de aspectos que son especialmente importantes; esta valoración, permite tener una idea de qué y cuáles son los puntos críticos de la organización. Algunos autores definen estos aspectos cómo variables clave, mediante las cuales se debe expresar el funcionamiento interno y la proyección de la organización.
En base a estos indicadores, se puede medir de forma cuantitativa el comportamiento de los componentes de la organización, lo que se define cómo medición y evaluación del desempeño.
Se considera que la evaluación del desempeño debe hacerse con un enfoque multidimensional, y medirse a través de criterios como eficiencia, eficacia y otros de gran importancia, para los cuales, si se toman como referencia estándares normados o planificados, expresarán el nivel de Efectividad. No basta con determinar los criterios para hacer una correcta evaluación del desempeño, también se requiere de una interacción armónica entre objetivos,
37 estrategias, indicadores. Esto permite hacer análisis cualitativos y hacerlo en función de los objetivos globales y en los procesos locales para hacer posible el análisis de las causas raíces del nivel de desempeño alcanzado por la organización en general.
Después de efectuada la comparación entre los indicadores y el real, se analizan las causas de las desviaciones y se toman medidas para corregir el comportamiento, lo que en organizaciones flexibles y que abiertas al cambio, podría implicar incluso reorientar el rumbo de la gestión.
Todas estas ideas se cristalizan en sistemas de control diseñados en dependencia de la cultura organizacional o de las características del entorno, objeto social o simplemente sus necesidades.
Unido a esto, Poch13 expresa: “el Sistema de Control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos.” Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, Leonard14 asegura: “los controles es en realidad una tarea de comprobación para estar seguro que todo se encuentra en orden.” Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente
13 Poch, R. Manual de Control Interno. Segunda Edición. España-Barcelona: Editorial Gestión 2000; 1992.
14 Leonard, W. Auditoría Administrativa: Evaluación de métodos y Eficiencia administrativa.
México: Editorial Diana; 1990.
38 señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su reiteración.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planeó. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo establecido por la organización.
2.1.3. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Hace tiempo los altos ejecutivos buscan manera de controlar mejor las entidades que dirigen. Los controles internos se implementan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier deviación respecto a los objetivos establecidos por la institución y de limitar las sorpresas.
Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo y adoptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro.15
16El control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de una empresa y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
A tal efecto, los tipos de controles expuestos, permiten establecer estrategias para definir el control de mayor
15 Janampa Lobaton, Matilde; Mucha Bonifacio, Noemi. Implementación de un Control Interno Integrado para las Áreas de Tesorería y Contabilidad de los Institutos Superiores Pedagógicos Privados de la Provincia de Huancayo. [Tesis]. Perú: Universidad Nacional del Centro del Perú;
2004.
16 Duran Canelon, Miraima Y.; Gomez, Carmen; Montaña, Simon. Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP. [Tesis]. Venezuela: Instituto Universitario de Tecnología del Estado Portuguesa; 2004
39 efectividad en congruencia con el trabajo que realiza cada empleado en el proceso administrativo de la organización.
Dentro de este orden de ideas, Catácora17, expresa que el control interno:
“Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable”.
El control interno es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar los riesgos y para dar seguridad razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzaran los siguientes objetivos gerenciales:18
Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y económica de las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios que presta.
Cuidar y resguardar los recursos y bienes contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como en general contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.
Cumplir con la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de información.
17 Catacora F. Sistema y Procedimientos Contables. Primera Edición. Colombia: Editorial Mc Graw Hill; 1999
18 Ley 28716 “Ley de Control Interno de la Entidades del Estado”, Pág. 7.
40
Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.
Promover el cumplimiento de los trabajadores de rendir cuentas por los fondos y bienes a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela 1994 citado por Wladimir19, la define como: “El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada organización”.
19 Chacon Paredes, Wladimir. El Control Interno como Herramienta Fundamental Contable y Controladora de las Organizaciones. [en línea]. [fecha de acceso 30 de Octubre del 2007].
Disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctrlinthf.htm
41 Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo también desde un punto de vista financiero donde Holmes20, lo define como: “Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización”.
Después de revisar y analizar algunos conceptos con relación al control interno, se puede decir que estos controles nos permite definir la forma sistemática de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas.
Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos.
Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos:
Administrativos y Contables.
En cuanto al contable, se puede decir que comprende de métodos y procedimientos relacionados con la autorización de transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables. Con relación al administrativo, es el plan de organización, y todos los
20 Holmes, A. Auditoria Principios y Procedimientos. México: Editorial Limusa; 1994.
42 métodos que facilitan la planeación y control de la empresa (planes y presupuestos).
Por tanto, el mismo autor concluye que el control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión, tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
LOS CINCO COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:
Ambiente de Control.
Evaluación de Riesgos.
Actividades de Control.
Información y Comunicación.
Supervisión o Monitoreo.
43 1) AMBIENTE DE CONTROL
El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura.
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.
Los principales factores del ambiente de control son:
La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento.
La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.
. El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organización.
44 2) EVALUACION DE RIESGOS
Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados.
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (interno y externo) como de la actividad.
Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el cambio.
Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del impacto potencial que plantean:
Cambios en el entorno.
Redefinición de la política institucional.
Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.
Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.
Aceleración del crecimiento.
Nuevos productos, actividades o funciones.
45 3) ACTIVIDADES DE CONTROL
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior:
conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:
Las operaciones
La confiabilidad de la información financiera
El cumplimiento de leyes y reglamentos
En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.
La gama que se expone a continuación muestra la amplitud abarcativa de las actividades de control, pero no constituye la totalidad de las mismas:
Análisis efectuados por la dirección.
Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.
Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorización pertinente:
