PROPUESTA PARA UN MEJOR CONTROL DE GASTOS

 PROPÓSITO:

Esta propuesta tiene como objetivo proponer un sistema de control presupuestal que servirá de herramienta eficaz a fin de brindar información relevante para tomar las

127 decisiones adecuadas hacia el mejor logro de los objetivos.

 PRESENTACIÓN:

Esta propuesta brindara a la institución, específicamente en el proceso de ejecución presupuestal de las obras;

acciones coadyuvantes al control del comportamiento de los gastos y control de disponibilidad presupuestal.

A tal efecto la propuesta es el medio que permite plantear las estrategias de planificación y gestión durante el proceso de ejecución presupuestal; en lo que se refiere al control de los gastos para la institución.

En la misma se establecerán los procedimientos con la finalidad de llevar a cabo un control del comportamiento de gastos y un control de disponibilidad presupuestal que coadyuven a mejorar los actuales controles administrativos; y a través de los cuales se logra una mayor eficiencia en el logro de los objetivos propuestos.

 FUNDAMENTACIÓN:

Un sistema de control administrativo comprende un Plan de organización políticas y normas según los procedimientos operativos y administrativos para alcanzar los objetivos de la institución.

Por ello la presente propuesta permite establecer que se tenga una proyección efectiva en cuanto a su planeación organizacional de presupuesto, siendo de gran relevancia para la institución debido a que va a permitir que la planeación de presupuesto tenga una congruencia con la realidad.

128

 ESTRUCTURA:

- Control en el Comportamiento de los Gastos:

En él se apreciara cada uno de los elementos que constituyen el presupuesto del año, tomando en consideración mantener información exacta y permanente del comportamiento de los gastos del presupuesto de inversión.

- Control de Disponibilidad Presupuestal:

En este formato se mantendrá la información exacta y permanente de la disponibilidad presupuestal del presupuesto de inversión, tomando en cuenta el presupuesto asignado para cada proyecto

129 VER CUADRO N° 02

(ARCHIVO FORMATO EXCEL)

130 VER CUADRO N° 03

(ARCHIVO FORMATO EXCEL)

131

 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE LOS CONTROLES PROPUESTOS

CONTROL DEL COMPORTAMIENTO DE LOS GASTOS:

En este control (Cuadro Nº 02) se detallara el comportamiento presupuestal y los gastos de inversión que comúnmente se presentan en la ejecución de una obra.

Programación y Ejecución Presupuestal:

(a) Transacción.- Se describe el tipo de operación realizada como el caso de modificaciones presupuestales a diferentes niveles o el caso del calendario de gastos.

(b) Documento.- En ella se describe el documento por el cual ha sido aprobada la operación.

(c) Fecha.- Se consigna la fecha de aprobación de la operación.

(d) Partidas Especificas.- Distribución Institucional de los Gastos según el clasificador de gastos presupuestarios para el Sector Publico; en el cual se describen las variaciones presupuestales en montos.

(e) Total PIM.- Es el resultado total por partida específica de las variaciones presupuestales ejecutadas por los diferentes niveles de modificación.

132 (f) Total Calendario.- Se totaliza las variaciones

presupuestales a nivel de calendarios otorgados.

(g) Saldo por Calendarizar.- Es el resultado exacto por partida específica de la disminución de los calendarios realizados al presupuesto asignado en forma general (PIM).

(h) Total.- es el resultado total por cada tipo de transacción.

Ejecución de Gasto:

(i) Tramite.- Es el inicio del proceso de requerimiento de las necesidades solicitadas por los usuarios, en el cual se detallara lo siguiente:

- Fecha, registro del día que se da tramite al reporte.

- Reporte, se consigna el numero de documento en la cual se tramitan los requerimientos de obra.

- Requerimiento, registro en el cual se controlara y verificara su atención y numeración correlativa.

(j) Código.- Control que se realiza para determinar si el gasto es programado o ejecutado, para ello se utiliza números de codificación que a continuación se detalla.

- Cod. 1, representa el Gasto Programado en la que solo es una referencia del gasto que asumirá el requerimiento de obra.

- Cod. 2, representa el Gasto Ejecutado en la que determina con exactitud el gasto que realmente asume el requerimiento de obra.

133 (k) Documento.- Se registra el documento con el que se efectúa el compromiso a contraer; es decir la que es consignada en la fase compromiso; en el cual se detallara lo siguiente:

- Fecha, Registro del día que se realiza el documento.

- Tipo, Descripción del tipo de documento en el cual se concreta el gasto como O/C, O/S, c/chica, planilla, entre otros.

- Número, Control y verificación numérica del documento autorizado.

(l) Beneficiario, Proveedor, Contratista.- Es la persona a quien se le cancelara por algún compromiso contraído con la institución; esta persona puede ser natural o jurídica.

(m) Concepto.- Se especifica de manera resumida el motivo del gasto realizado.

(n) Total (Gasto Programado + Gasto Ejecutado).- Se refleja el total del egreso proyectado por partidas específicas ya sea por la adquisición de un bien, contratación de servicios y otros gastos.

(o) Saldo.- Es el resultado por partida específica de la disminución de los gastos proyectados y compromisos realizados al calendario total otorgado.

(p) Total.- Se totaliza en forma exacta por cada gasto efectuado.

134 (q) Presupuesto.- Es el resumen total de la ejecución real del presupuesto, cuyos importes totales son reflejados en el Control de la Disponibilidad Presupuestal del Programa de Inversiones;

CONTROL DE LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

En este control (Cuadro Nº 03) se detallara la disponibilidad presupuestal de todos los proyectos de inversión que se encuentran determinados en el programa de inversiones;

control que se realizara en forma total y a nivel de cada rubro.

(a) Numero.- Numeración correlativa de los proyectos de inversión.

(b) Secuencia Funcional.- Meta presupuestaria que identifica a la obra o proyecto de inversión.

(c) Proyecto de Inversión.- En él se describe la denominación del proyecto.

(d) Expediente Técnico.- Se refleja el presupuesto de un estudio técnico debidamente aprobado mediante documento oficial para la ejecución de un proyecto.

(e) PIA (Presupuesto Institucional de Apertura).- Representa la asignación inicial de un monto determinado para la ejecución de un proyecto programado.

135 (f) PIM (Presupuesto Institucional Modificado).- Representa el resultado de las variaciones presupuestales realizadas al PIA por cada ejecución de proyecto.

(g) Ejecución del Gasto.- Representa el resultado total de los compromisos o gastos contraídos de una obra en la adquisición de un bien, servicio o celebración de contrato.

(h) Saldo Disponible.- Es el resultado total de la disminución de la ejecución del gasto al presupuesto total asignado (PIM).

(i) Rubro.- Comprende el tipo de fondo que proviene el financiamiento otorgado a un proyecto.

4.2.2. PROPUESTA PARA MEJORAR LOS ACTUALES