SUPERVISION O MONITOREO

Los sistema de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a largo tiempo, esto se consigue mediante actividades continuas de supervisión, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas; razón por la cual este componente de control se relaciona con la propuesta de formulación de la Directiva de Procedimientos de Control a fin de lograr que la gestión que se lleva a cabo durante el proceso sea optima.

154 CASUISTICA: PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS:

En general, el ciclo del proceso de adquisiciones de materiales constara de los siguientes pasos:

 DETERMINACIÓN DE NECESIDADES:

- Comienza con la determinación de la necesidad específica a ser satisfecha; el cual deberá estar basada de acuerdo a lo requerido en el expediente técnico para dar inicio a la ejecución de la obra.

- Una vez determinada las necesidades deben ser ingresadas o registradas en el formato de Requerimiento (ver anexo 4) donde se especifica las necesidades con sus características y especificaciones necesarias que contribuya con un adecuado control administrativo.

- Todo requerimiento de necesidad debe ser acompañado con el respectivo Disgregado del Presupuesto Analítico (ver anexo 5) a fin de tomar en cuenta el monto asignado para dicho pedido y el techo presupuestal asignado con que cuenta el proyecto.

- El disgregado del presupuesto analítico debe ser formulado de acuerdo a lo indicado en el expediente técnico teniendo en cuenta y diferenciando lo siguiente:

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 Presupuesto de Costo Directo, se proyecta todo los bienes y servicios a adquirir que inciden directamente en la ejecución de la obra.

 Presupuesto de Gastos Generales, se proyecta todos los gastos incurridos que no inciden en forma directa con la ejecución de la obra; es decir los gastos administrativos o los llamados gastos operativos de obra como por ejemplo: fotocopias, materiales de oficina, legalizaciones y otros.

- Al elaborar el requerimiento se debe tomar en cuenta la afinidad, es decir agrupándolos de acuerdo a rubros establecidos (agregados, aceros, maderas, combustibles y otros), para luego ser cotizados en los establecimientos correspondientes a fin de darle agilidad y viabilidad a los trámites.

- ES IMPORTANTE saber que para dar inicio a la adquisición de bienes y contratación servicios se debe contar con presupuesto asignado al 100%

requerido en el expediente técnico; así se podrá evitar los fraccionamientos que por norma están prohibidos y el descontrol de las modificaciones presupuestales.

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 AUTORIZACIONES:

- El requerimiento ya elaborado con las necesidades requeridas deberá pasar con la debida anticipación a las oficinas correspondientes donde se procederá a su autorización con el Vº Bº respectivo.

- ES IMPORTANTE que antes de tramitar el requerimiento a otras instancias, se realice un CONTROL minucioso de lo solicitado; en el cual se verificara lo siguiente:

Constatar que la determinación de la necesidad de materiales sea la correcta a fin de evitar que se esté incurriendo con improvisaciones; para ello se contara con información indicada en el expediente técnico, disponibilidad presupuestal con el saldo alcanzado por el área correspondiente cuya verificación se realizara de manera constante.

 COTIZACIÓN DE PRECIOS:

- Una vez recibido el requerimiento con las respectivas firmas de autorización, se procede a evaluar en función al disgregado analítico, si el monto de la adquisición de acuerdo a su valor referencial es compra directa o amerita llevar un proceso de selección (Adjudicación de Menor Cuantía, Adjudicación Directa, Licitación Pública y Concurso Público); para lo cual en ambos casos se realizara distintos procedimientos:

157 1. Si el valor referencial no sobrepasa el valor indicado de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, se procede a efectuar las cotizaciones de precios de distintos proveedores, evaluando y realizando la selección de cotizaciones y culminando con el Cuadro Comparativo de Cotizaciones (ver anexo 6); donde se indicara el otorgamiento de la buena Pro al postor ganador.

2. Si el valor referencial sobrepasa el valor indicado de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, se procede a realizar la convocatoria en el SEACE para el proceso de selección que culminara posteriormente con el Acta de Otorgación de Buena Pro (ver anexo 7).

 EJECUCIÓN DE LA ADQUISICIÓN:

- El cuadro comparativo de cotizaciones debe ser recibida en forma cronológica con las autorización correspondiente; previa determinación de las necesidades que han sido ejecutadas.

- Con todos los documentos fuentes ya obtenidas (requerimiento, disgregado del presupuesto analítico, cotización de proformas, cuadro comparativo y otros necesarios), se procede a la elaboración de la Orden de compra y/o servicio (ver anexo 8) para luego concluir con la ejecución del compromiso en el Sistema Integrado de Administración Financiera (Fase de

158 Compromiso). Así mismo el mencionado documento servirá para ser expedido y notificado al postor ganador a fin de que confirme y realice la entrega de los materiales o la iniciación del servicio, según sea el caso:

1. Para el caso de la elaboración de la Orden de Compra se debe tener en cuenta la fecha de entrega de los materiales requeridos;

tratándose de cantidades mayores se adjunta el cronograma de entrega para ser comunicado al postor ganador las fechas a entregar el bien a fin de aplicar en caso de incumplimiento las penalidades correspondientes de acuerdo a ley; lo cual permitirá la viabilidad en el menor tiempo posible.

2. Para el caso de la elaboración de la Orden de Servicio se debe tener en cuenta la suscripción de un contrato si el caso lo amerita; en él se consignara todos los detalles requeridos a fin de aplicar en caso de incumplimiento las penalidades correspondientes de acuerdo a ley.

- ES IMPORTANTE que previo al registro de la Fase de Compromiso en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), se realice un CONTROL del importe adjudicado; debiendo ser derivado el expediente a la instancia correspondiente para la verificación de los documentos que lo compone y aprobación de su

159 disponibilidad presupuestal, así mismo el correspondiente calendario de compromisos.

 SEGUIMIENTO:

Hasta el punto que sea necesario debe realizarse una acción de seguimiento por parte del personal del área, de tal forma que asegure que la entrega de lo solicitado llegue en la fecha fijada y que satisfaga las necesidades de ejecución de la obra en bien de la institución.

 ENTREGA:

- En el momento de la entrega al almacén de inversiones, se debe verificar si cumple con lo solicitado (especificaciones mínimas) o si presenta un cambio imprevisto susceptible a reclamos; para luego proceder a la recepción de la guía de remisión y facturación correspondiente.

- ES IMPORTANTE que se realice un CONTROL mediante la verificación de la orden de compra y/o servicios con el recuento de los materiales constatando las características mínimas debidamente registradas de cada bien o servicio.

- En el almacén de inversiones se debe realizar previamente el control físico a fin de proceder a entregar lo solicitado a los respectivo almacenes de obra mediante la PECOSA (ver anexo 9);

documento que servirá para realizar el control de la salida del almacén de inversiones.

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 CANCELACIÓN DE LA ADQUISICIÓN:

- La obligación de pago comienza con la entrega de los materiales solicitados; reuniendo todos los documentos fuentes necesarios para proceder a derivar a la instancia correspondiente a fin de realizar el devengado del comprobante respectivo (Fase del Devengado).

- ES IMPORTANTE, que el usuario, en este caso el responsable de la ejecución del proyecto verifique si lo recepcionado cuenta con todas la especificaciones mínimas necesarias y emita documentalmente la CONFORMIDAD respectiva, a fin de no tener inconvenientes posteriores a la cancelación.

- Para ello antes de registrar el devengado en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), se verificara y revisara los documentos fuentes que sustentan la ejecución del gasto.

- Ya devengado el comprobante se procede a realizar el girado de cheque correspondiente (Fase del Girado) para su cancelación posterior.

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