Ciclo de cuentas por cobrar

Las ventas totales de un ejercicio, que están expuestas en el estado de resultados, se realizaron durante los 365 días del año. Con esos dos datos es posible calcular el promedio de ventas diarias.

Contabilidad 2013 109

Ventas del ejercicio Promedio de ventas diarias =

365

En el activo, aparecen las cuentas por cobrar por ventas (CCV). Si se dividen los créditos por ventas por el promedio de ventas diarias se obtendrá la cantidad de días de ventas que están contenidas en ese saldo del activo.

Cuentas por cobrar por ventas Días de ventas en CCV =

Promedio de ventas diarias

Supóngase que ese resultado da 30. Ello significa que los clientes deben sus compras de los últimos 30 días: las cuentas por cobrar por ventas incluyen las ventas realizadas hace 30, 29, 28,………2 y 1 días. Las ventas de hace 31 días ya fueron cobradas (por eso no están dentro de los créditos por ventas).

La conclusión que puede extraerse es que los clientes de la empresa se toman, en promedio, 30 días para pagar las facturas. Se aclara que es en promedio porque habrá clientes que pagan antes de los 30 días y otros que demoran más tiempo.

El resultado obtenido (30) muestra el plazo promedio que se toman los clientes para pagar las facturas. Ese plazo puede ser comparado con el que les otorga la empresa para determinar si cumplen con las condiciones establecidas o se está cobrando con un cierto atraso.

Se pueden resumir ambas fórmulas en una sola.

Cuentas por cobrar por ventas 1

Ventas del ejercicio Días de ventas en CCV =

365

Despejando se obtiene el ciclo de cuentas por cobrar:

Cuentas por cobrar por ventas x 365 Ciclo de cuentas por cobrar =

Ventas del ejercicio

Se ha cambiado la denominación de días de venta en el activo por ciclo de cuentas por cobrar. También se la conoce como días de ventas en la calle o ciclo de clientes.

El resultado muestra (en promedio) los días que transcurren desde que se realizan las ventas hasta que se percibe la cobranza. Se dice en promedio porque habrá ventas que se cobran más rápidamente que otras.

Si se está trabajando con un balance no anual, por ejemplo trimestral, debe tenerse en cuenta que las ventas se han acumulado durante 90 o 91 días (no 365). Por lo tanto, en el numerador se debe incluir la cantidad de días durante el cual se acumularon las ventas indicadas en el denominador.

Cuando se toman las cifras de los estados contables para calcular este ciclo debe tenerse en cuenta que es necesario homogeneizarlas. Las ventas (en el estado de resultados) están expuestas sin el impuesto al valor agregado. En cambio, las cuentas por cobrar a los

clientes incluyen tanto el monto de la venta realizada como el impuesto ya que el cliente debe abonar ambas cosas (la mercadería y el IVA). Por ello es necesario quitar el IVA de los saldos de clientes dividiendo por uno más la Alícuota del impuesto (hoy 1,21) o agregar ese 21% al saldo de las ventas (multiplicando por 1,21).

Otro aspecto a considerar es que las ventas del estado de resultados corresponden a todo el ejercicio y los saldos de cuentas a cobrar a clientes son sólo los existentes al cierre. Podría ocurrir que el saldo de clientes al cierre sea anormalmente bajo porque hubo menos ventas en los meses finales y queda poco por cobrar o, a la inversa, que las ventas de los últimos meses o días del ejercicio hayan sido excepcionales y que una gran parte esté pendiente de cobro.

Para comprender mejor esta situación plantearemos un ejemplo en el que prescindiremos del IVA. Una empresa vende $ 100.000 mensuales durante once meses del ejercicio y no vende nada el último mes; sus clientes pagan a los 30 días. Al calcular el ciclo de clientes nos encontraremos con que no hay nada por cobrar (las ventas del mes once ya se cobraron y en el mes doce no hubo ventas) y que las ventas del ejercicio suman $ 1.100.000. Si aplicamos la fórmula expuesta antes, obtendremos este resultado.

$ 0 x 365 días

$ 1.100.000 = 0 días

Ello estaría indicando que las ventas han sido al contado. Ello no es cierto ya que durante once meses el plazo de cobro fue de 30 días.

Por el contrario, si sólo se ha realizado una venta en el último día del ejercicio por $ 100.000 (es la única venta del año) a cobrar a 30 días, el cliente estará debiendo esa suma al cierre. El cálculo arrojaría que el ciclo es de 365 días.

$ 100.000 x 365 días

$ 100.000 = 365 días

Para evitar estas posibles distorsiones es conveniente tomar los saldos a cobrar al cierre de diferentes meses del ejercicio y obtener un promedio dividiendo por la cantidad de meses considerados. De esa manera se minimiza el efecto de estas posibles distorsiones en el cálculo. En la práctica, y dado que muchos estados contables se presentan a dos columnas (comparativos con el ejercicio anterior), se suelen sumar los saldos inicial y final de los clientes y se lo divide por dos.

Clientes al inicio + clientes al cierre

2 X 365

Ciclo de clientes =

Ventas del ejercicio x 1,21

4.3.1. Plazo medio de realización o cobranza de los créditos al cierre

Supongamos que empresa vende $ 100.000 por mes a 30 días de plazo y al cierre los clientes deben $ 100.000. El ciclo o demora en cobrar las ventas es de 30 días.

Si las ventas fueron homogéneas durante el período considerado, los clientes están debiendo sus compras de hace 29 días, 28 días, ………, 2 días y 1 día. Las ventas de hace 30 días ya se cobraron y no forman parte del saldo de clientes. Las ventas de hace 29 días seguramente se cobrarán el día 1 del próximo ejercicio, las ventas de hace 28 días se

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cobrarán el día 2 próximo y así sucesivamente hasta llegar a las ventas del último día del ejercicio que se cobrarán el día 30. Si se quisiera calcular, en promedio, cuando se van a convertir en dinero todas las cuentas a cobrar que figuran en el balance a un momento dado, se debe tener en cuenta lo dicho: las cobranzas se producirán desde el día 1 hasta el día 30 del próximo ejercicio. En promedio, las cuentas por cobrar se percibirán 15 días después de cerrado el ejercicio. El ciclo mide el lapso que se toman los clientes para pagar sus facturas (desde la fecha de la venta hasta la de la cobranza); el plazo medio, en cambio, estima cuando se cobraran, en promedio, los créditos existentes a un momento dado. La forma de calcular este plazo medio es, entonces, la siguiente.

Ciclo de clientes Plazo medio de cobranza =

2

De la misma manera se puede calcular la antigüedad promedio de las cuentas por cobrar. Si los clientes están debiendo sus compras de hace 29, 28, ……,2 y 1 días, la fecha de venta promedio ocurrió hace 15 días. La antigüedad media de las facturas a cobrar es de 15 días.

4.3.2. Rotación de las cuentas por cobrar

El cálculo de la rotación de ciertas partidas del balance es utilizado por algunos analistas. Su significado se relaciona estrechamente con los ciclos.

Si se quisiera calcular la rotación de las cuentas por cobrar suponiendo que las ventas anuales fueran de 1.200.000, se debería dividir el total de ventas por el saldo de créditos por ventas.

$ 1.200.000

$ 100.000 = 12 veces

Se obtiene un resultado expresado en veces. Las cuentas de clientes rotan o se renuevan 12 veces por año. Para calcular el ciclo a partir de la rotación puede dividirse el período de tiempo por las veces que los saldos rotan en ese período.

365 días

12 = 30 días