Gestión del conocimiento y aprendizaje

21. Como mencionado en la introducción de este anexo, el PRODERI está construyendo su estrategia basándose en los logros y lecciones aprendidas de PRODERPA, PRODEAR y otros programas, como por ejemplo el PRODERNOA. Este proceso se está desarrollando gracias a las continuas relaciones entre los actores, gracias a una visión más clara de "hacia dónde queremos ir", “cuáles son los desafíos” y además a la promoción de un dialogo continuo y transparencia interna.

22. A pesar de este ambiente fértil, debido a varios factores como por ejemplo la distancia física y de comunicación entre provincias, el fuerte vínculo entre UEC y UEPs respecto a aquellos débiles entre diferentes UEPs, la intensidad de la ejecución en el campo (percepción de falta de tiempo), múltiples actividades individuales, dificultades de intercambio de datos entre unidades y provincias, inexistencia de herramientas simples y estrategias claras de gestión del conocimiento (porqué, por quién, cómo, cuándo, cuál son las metas?, cómo avanzamos?), todavía se perciben barreras y limitaciones para aprovechar al máximo la riqueza en términos del conocimiento desarrollado a través de las experiencias.

23. Actualmente, dado el contexto, el PRODERI está en mejor posición para planificar, organizar, poner en marcha y mantener un sistema que permita que los conocimientos que existen en las personas de la organización, que en la mayoría de las ocasiones son conocimientos implícitos y tácitos, se conviertan en conocimientos explícitos, de forma que puedan ser compartidos y renovados, para facilitar la innovación y el progreso continuo, y finalmente para facilitar la creación de valor.

24. La estrategia de gestión de conocimiento (GC) del PRODERI debería ser diferenciada e integrada, abarcando varios actores: organizaciones y comunidades, técnicos de campo, UEPs, UEC, con varios objetivos: mejora de comunicación, construcción e intercambio de habilidades, difusión de información técnicas y aprendizaje, mejora de transparencia interna y externa etc. con acciones y metas (resultados esperados) correspondientes.

25. La GC no es una actividad adicional y paralela a la gestión del Programa, sino una actividad intrínseca al mismo, al cual contribuye de diversas formas: crear memoria institucional, promover el aprendizaje y la mejora continua, generar documentación para ampliarse al Programa o su transferencia en otros contextos, elaborar productos que apoyen estrategias de visibilidad, de desarrollo de capacidades o de incidencia política.

26. La GC requiere de una eficiente gestión de la información. Por tanto, el éxito de la GC está condicionado a cómo se realice dicha gestión en la organización así como por la calidad de los resultados que este proceso sea capaz de generar. Otros elementos indispensables para lograr una adecuada GC son: la utilización de las tecnologías como herramientas fundamentales para la rápida y adecuada transmisión, generación y difusión del conocimiento. 27. La tecnología no constituye el motor de la gestión del conocimiento, sino un elemento facilitador (herramientas) de la eficacia y eficiencia de la organización. Algunas herramientas de GC que pueden ser útiles para el PRODERI son:

 Mapas de conocimiento 8

Documentación útiles: "80 herramientas de desarrollo participativo" Frans Geilfus, IITA; " Guía Para Proyectos Participativos en la Nutrición: Seguimiento y evaluación de los proyectos participativos "(FAO)

Informe de supervisión - Fechas de la misión: 2 al 13 de noviembre de 2015 Anexo 8: Planificación, seguimiento, evaluación y gestión del conocimiento

 Talentos e intercambios

 Comunidades de practicas

 Capacitaciones

 Boletín

 SIIG/sistemas informáticos de gestión de datos

28. Mapas de conocimientos: se trata de un mapa periódicamente actualizado que indica

cuál es el conocimiento existente y dónde se encuentra, pero que no contiene el conocimiento en sí mismo, solo la referencia de dónde encontrarlo, como una guía o como las páginas amarillas del conocimiento. El desarrollo de un mapa de conocimientos supone localizar el conocimiento importante para la organización y, posteriormente, publicar listas o representaciones que muestren donde encontrarlo. El objetivo es capturar el conocimiento para que posteriormente muchos otros miembros que participan del sistema puedan tener acceso a dicho conocimiento. Con los archivos de documentos, aumenta la difusión y accesibilidad al conocimiento en el espacio y en el tiempo, especialmente si los archivos son electrónicos y se accede a ellos a través de la Intranet.

29. Comunidades de prácticas (CoP)9: estas podrían ser por tema o por rol de los actores

(como por ejemplo las reuniones de coordinación con coordinadores provinciales, las mesas de discusiones con SAF e INTA con la UEC). Las comunidades de prácticas deben tener objetivos claros y estrategias y plan para la interacción (reuniones físicas, discusiones mensuales, lugar donde se quedan las notas de las discusiones, reuniones virtuales, participantes, tipo de grupo abierto o cerrado etc). Una CoP puede ser de mucha utilidad para:

 Formación continua de los y las integrantes. Los miembros de una comunidad profesional disponen, a través de una CoP, de un medio interactivo e informal para mantenerse al día de novedades, noticias y opiniones sobre lo que ocurre en su disciplina.

 Establecimiento de alianzas. Las CoP son vehículos que facilitan los flujos del conocimiento y refuerzan los lazos entre los y las integrantes de una comunidad profesional.

 Generación de nuevo conocimiento. Una CoP no es solamente una plataforma donde se comparte conocimiento o una acumulación de experiencia y recursos. Es, por su propia naturaleza, un espacio que retroalimenta y construye nuevo conocimiento fruto de la discusión y la reflexión.

 Talentos e intercambio de experiencias: Los talentos locales son personas con un conocimiento valioso, generalmente práctico, que se destacan en su organización o su comunidad por sus forma de hacer las cosas, sus saberes novedosos y su liderazgo en iniciativas de desarrollo que impactan de manera positiva en su propio contexto. Sus conocimientos y habilidades los convierten en actores clave de una estrategia de aprendizaje, que quiere construir sobre los resultados del proyecto y planificar a futuro acciones donde los "expertos-talentos" podrían jugar un rol de apoyo para nuevos grupos y comunidades. En la construcción de una estrategia de aprendizaje se sugiere se construya también sobre esta riqueza del Programa.

30. Capacitaciones y fortalecimiento de UEPs en Planificación, seguimiento y

evaluación: El diagnóstico realizado por el PRODERI sobre la situación de las UEPs, respecto

al tema de seguimiento y evaluación, no presenta una análisis muy detallado sobre cuáles son las fortalezas o debilidades de las UEPs.

31. Al respecto, se recomienda desarrollar una encuesta estructurada para conocer las necesidades, el interés, la disponibilidad de tiempo, las preferencias según tipo de capacitación, preferencias en términos de capacitaciones grupales, individuales, con técnicos de campo, con otras UEPs, capacitaciones virtuales etc. Sobre la base de esta encuesta, se sugiere desarrollar un plan de capacitaciones continuo (evitar capacitación sin seguimiento del aprendizaje), considerando también la posibilidad de desarrollar módulos de capacitaciones virtuales o tutoriales en video (por ejemplo para la carga de información en el SIIG, herramientas de planificaciones, ejemplos de cómo analizar los datos etc.).

32. La creación de un archivo y base de datos donde se cargan herramientas de capacitaciones (manuales, video tutoriales) podría ser muy útil. En este mismo espacio se podría crear uno de dialogo entre actores interesados y que solicitan apoyo, podría ser útil también para una comunidad de prácticas.

33. El primer objetivo, base del programa de fortalecimiento y capacitación en materia de seguimiento y evaluación, debería ser la creación de una conciencia y comprensión de la importancia de la gestión del Programa basado en resultados y evidencias. El propósito de estas capacitaciones será el aumento de personas que utilizan información e indicadores para la toma de decisiones. Para llegar a una utilización eficiente de la información será necesario el apoyo técnico para la utilización de SIIG y otras herramientas de análisis de bases de datos (analizar todas las fichas), además de desarrollar el hábito de utilizar estas informaciones durante las reuniones mensuales (o semanales) etc.

34. Boletín en línea (amplia mailing list): esta sencilla herramienta podría ser una manera

eficaz para mantener actualizado a todo el equipo, los técnicos de campo etc. en temáticas relevantes para el PRODERI, difundir información sobre cómo aplicar las varias herramientas del Programa (por ejemplo FOCOs), abordar el tema de diagnóstico etc. Las experiencias del PRODEAR podrían ser fácilmente difundidas a través del boletín.

35. Sistema Integral e Integrado de Gestión (SIIG): Como ya mencionado en el

memorando de esta supervisión, el sistema de seguimiento informático presenta actualmente disparidades en términos de utilización y actualización de la información provincial. Dicha herramienta, utilizada en forma eficiente, ofrecería a los técnicos la posibilidad de contar con información para un análisis situacional general y de base del estado de los proyectos. En este momento el SIIG no permite la carga de informaciones sobre: POA, fichas de LBS y seguimiento. Por lo cual, en opinión de la misión, actualmente se trata de un sistema de uso mayormente centralizado, con informaciones de carácter estratégico, del cual las UEPs desconocen sus facilidades y/o no están incentivadas a usarlo mediante herramientas de reporte o informes generados por el SIIG. Asimismo, no es un sistema integrado con informaciones contenidas en las fichas de LBS y seguimiento, que faciliten el seguimiento de los técnicos que apoyan a los proyectos. Existen herramientas paralelas para llevar adelante dicho seguimiento a nivel provincial. Las provincias tienen varios sistemas (en su mayoría Excel) para hacer seguimiento a informaciones específicas que consideran útiles.

36. Por tanto, se recomienda apoyar a las provincias para que puedan contar lo más antes posible con bases de datos de las fichas de LBS y de seguimiento para desarrollar sus propios análisis. Además, se recomienda se evalúe la posibilidad de llevar a delante una carga de datos descentralizada, a nivel de las provincias, y que estos se centralicen automáticamente, para evitar demoras en términos de tiempo y costos que el envío de las fichas implica para la realización de la carga de datos a nivel central.

37. Esta difusión de información puntual es un aspecto crítico para el funcionamiento del sistema: hasta que no sea posible ofrecer un servicio "completo" para la gestión de información con el SIIG (carga y análisis de datos), se recomienda compartir sistemáticamente los datos actualizados de LBS y de seguimiento con las UEPs y apoyar a estas para que sepan analizar los datos y utilizarlos en sus reuniones. Se sugiere desarrollar un plan de acción para tal efecto (como parte del plan de fortalecimiento de las UEPs).

38. Será importante conocer cuáles otras herramientas de gestión de datos e informaciones utilizan las UEPs, que tipo de información (simple o resultado de cruces de informaciones) necesitan para su trabajo. La conducción de esto tipo de diagnóstico podría ser la base para identificar buenas practicas a diseminar con otras provincias (creando vínculos entre provincias) o debilidades importantes que deberían ser superadas y transformarse en insumos útiles para continuar con el desarrollo del SIIG.

39. Si bien es importante contar con datos recolectados sistemáticamente y estandarizados, este no es el objetivo final de las actividades de SyE y más bien el resultado de una interiorización de la importancia de una gestión del programa basada en resultados y datos evidentes.

Informe de supervisión - Fechas de la misión: 2 al 13 de noviembre de 2015 Anexo 8: Planificación, seguimiento, evaluación y gestión del conocimiento

III. PRODEAR

40. Alcance. Como fue destacado en el informe de la anterior misión de supervisión (mayo

2015), PRODEAR termina con un excelente nivel de desempeño. Los beneficiarios que accedieron a servicios de financiamiento de proyectos productivos totales son 16.983 (121% de la meta establecida, 14.000), de los cuales 7.281 recibieron capacitaciones (de las cuales 41% mujeres y 23% jóvenes). (Fuente: "Cifras de PRODEAR", Noviembre 2015)

41. En los 648 proyectos, 37% involucran mujeres y el 21% jóvenes. Hasta la fecha, 143 proyectos están todavía en ejecución en las 8 provincias.