OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1 UCAR

18) En los pagos detallados a continuación, se observa que los comprobantes presentados por el mismo carecen de fecha de emisión:

AP Nº Fecha AP Fact. Nº Importe $

201403460 12/08/2014 C 1 - 0160 6.534,00 201403936 09/09/2014 C 1 - 0164 1.960,00 201403939 09/09/2014 C 1 - 0165 8.494,00 201404361 07/10/2014 C 1 - 0168 8.494,00 201405046 10/11/2014 C 1 - 0170 8.494,00

18) Se solicitara completar las fechas de las facturas presentadas al consultor Facundo Padilla. Se toma nota de la observación.

FIDA: OK. Atender a que en el futuro todos los comprobantes

OBSERVACIONES GENERALES

1. En la mayoría de las Autorizaciones de Pago (A.P.) falta alguna o algunas de las firmas previstas (Responsable Registro; Responsable Administrativo; Coordinador General del Programa).

Respecto a las firmas previstas en las Autorizaciones de Pago, ya se ha realizado el reclamo a la mesa de ayuda de Uepex para que se modifique cuando se imprimen las AP y solo requieran las firmas del responsable de registro y de su aprobación.

11/2015: Ya se realizaron los cambios en las AP y solo se requiere firma de responsable de registro y responsable de finanzas. FIDA: OK

A. Cuenta 1.03.05.07.00.00 Gastos operativos

AP 201403461 - CP Nº 07/2014 – Adquisición art de despensa $ 74.140,31

2. Los Anexos 1 y 2 de la Solicitud de Adquisición, no se encuentran ni inicialados, ni firmados.

Las solicitud de adquisición siempre son firmadas por los responsables de los proyectos/programas y con respecto a los anexos, los mismos no son firmados/inicialados obligatoriamente. En este caso están inicialados en su margen izquierda (folios n° 6 y 7). FIDA: OK

3. Los datos de la Lista Corta que se adjunta tienen arreglos en lápiz.

Los datos de la lista corta fueron chequeados y como resultado se cambiaron las direcciones de correo electrónico debido a que los contactos de dichas empresas son los que en ese momento se encontraban como encargados de recepcionar los pedidos de cotización. Asimismo, se completó con números de teléfonos los cuales no estaban adicionados a la solicitud de adquisición. FIDA: OK

4. No coinciden los montos de la OC con los facturados. Se toma en cuenta la observación, pero es importante mencionar que el monto de la factura pagado, no supera el monto total de la Orden de Compra. Se realizaron los controles de los precios unitarios, y se observó que en algunos productos el valor es inferior al de la orden de compra y en otros es superior, pero al no superar la Orden de Compra se continuó con el procedimiento de pago. FIDA: OK

5. No se ha tenido a la vista el recibo de la empresa. Se toma en cuenta la observación y se realizó el reclamo correspondiente. 11/2015: Se volvieron a realizar reclamos al proveedor, se está esperando respuesta.

FIDA: PENDIENTE. Obtener el Recibo del Proveedor, más aún considerando las diferencias referidas en el punto anterior entre la OC y los montos facturados

6. El compromiso presupuestario se efectuó con posterioridad a la OC.

11/2015: El compromiso se efectúa luego que el proveedor devuelve la orden de compra firmada, por ese motivo la fecha es posterior. FIDA: OK

Informe de supervisión - Fechas de la misión: 2 al 13 de noviembre de 2015 Apéndice 2: Apéndices de Gestión Financiera, PRODEAR

B. Cuenta 1.03.05.15.00.00 Talleres de Formación Interna

A.P. Nº 201402612 - PSICOTUR E.V.T. $ 2.916.36

C. Cuenta 1.03.03.02.07.00 Movilidad, Pasajes y Viáticos (OC y AT)

A.P. Nº 201400426 ORIOZABALA, Sebastián $ 4.111,00

A.P. Nº 201402410 PSICOTUR SH $ 7.481,62

A.P. Nº 201402589 PSICOTUR E.V.T $ 3.479,51

A.P. Nº 201402611 PSICOTUR E.V.T $ 2.801,69

7. Los recibos emitidos por la empresa PSICOTUR E.V.T. fueron extendidos, tanto en números como en letras, por el importe neto de retenciones impositivas y no por el importe bruto, como corresponde (este último importe sólo lo detallan en el cuerpo del recibo). Asimismo, tampoco consignan la condición frente al IVA del proyecto.

Se toma en cuenta la observación. Actualmente se profundizaron los controles y se chequea que el recibo se encuentre bien confeccionado en el momento de su recepción.

11/2015: se profundizaron los controles y se chequea que el recibo se encuentre bien confeccionado en el momento de su recepción. FIDA: OK

8. Se observa que si bien el pasaje y la factura emitida por el proveedor datan de fecha Septiembre 2013 (A.P. Nº 2589), Julio 2013 (A.P.Nº 2611) y Agosto 2013 (A.P. Nº 2612), tanto el Memorándum Interno del Área de RR.HH. autorizando dar curso favorable al pago del pasaje, como el pago mismo efectuado al proveedor, son de fecha Junio 2014, no surgiendo de la documentación analizada el motivo de tal demora.

Como consecuencia de una reestructuración interna, se han detectado debilidades en el mecanismo de control de facturas con la empresa PSICOTUR. Por tal motivo se ha procedido a verificar, conciliar y cancelar facturas que figuraban impagas.

11/2015: Se ha implementado un módulo del sistema UEPEX (Pasajes) que permite identificar rápidamente facturas impagas. FIDA: OK

9. En el caso de la A.P. Nº 2589, además, existe una incongruencia en las fechas detalladas en la planilla “Reembolso de Gastos de Viaje” firmada por el Área Gestión de Recursos Humanos de la UCAR, ya que la misma posee fecha de emisión 24/05/2013 y la Factura que menciona para reembolsar es la Nº 28434 de fecha 27/09/2013.

Corresponde a un error de tipeo al confeccionar las planillas. Se toma nota de la observación.

FIDA:OK

10. Las planillas de “Solicitud de Viajes - Autorización de Viaje Oficial” y la Ficha con los datos del consultor carecen de fecha de emisión.

Se toma nota de la observación. Asimismo se informa que las solicitudes se ingresan al Sistema Integrado e Integral de Gestión (SIIG) y la fecha queda registrada en el mismo. FIDA: OK

A.P. Nº 201400143 ORIOZABALA, Sebastián $ 3.479,51

A.P. Nº 201400332 ORIOZABALA, Sebastián $ 4.111,00

11. La fecha de emisión consignada en la Planilla “Reembolsos de Gastos de Viaje” de ambas AP es del año 2012; en tanto que los gastos rendidos son de diciembre 2013 y enero 2014.

Corresponde a un error de tipeo al confeccionar las planillas. Se toma nota de la observación.

FIDA: OK

12. No se ha tenido a la vista la AP 201400426 de fecha 25/02/2014 (Viaje a Misiones) que fuera seleccionada como parte de la muestra.

La AP 201400426 fue desafectada. Se adjuntan ambos formularios. Se aclara que la desafectación corresponde al ejercicio 2015 porque ya se realizó el cierre de los cuadros que se informan a la CGN (Contaduría General de la Nación) correspondientes al ejercicio 2014 y no podemos modificar dichos saldos. FIDA: OK

13. La fecha de emisión consignada en la Planilla “Reembolsos de Gastos de Viaje” realizada por RR.HH., es de unos días anteriores a la de algunos de los gastos incluidos en la misma. Se han detectado errores al consignar las fechas de los documentos que sirven de soporte a las Autorizaciones de Pagos a saber:

 La fecha de emisión de la Planilla Reembolsos de Gastos de Viaje es el 04/06/2014

 En la misma se incluye la factura B Nº 0002-00035361 por $ 1.661.39 que se asienta con fecha 10/09/2014 y en realidad es de fecha 09/06/2014, en cualquiera de los

Corresponde a un error de tipeo al confeccionar las planillas. Se toma nota de la observación.

FIDA: OK. No obstante se dará seguimiento a la recurrencia de estas observaciones.