A más tardar antes de adoptar la decisión de adjudicación, el Órgano de Contratación o el organismo delegado se cerciorarán de que el adjudicatario, así como sus socios, no figura en situación de exclusión en el sistema de exclusión y detección precoz.
Antes de que expiren las ofertas, pero después de la adopción y aprobación por la Comisión Europea de la decisión de adjudicación, el Órgano de Contratación informará por escrito al adjudicatario de que su oferta ha sido seleccionada (véase el modelo en el anexo A8) y le comunicará, en su caso, los errores aritméticos obvios que se hayan corregido durante la evaluación.
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Además, la Comisión Europea deberá aprobar formalmente la adjudicación antes de enviar la carta de notificación.
La notificación de la adjudicación del contrato al adjudicatario prorroga automáticamente la validez de su oferta durante 60 días. El Órgano de Contratación, a su vez, pedirá al adjudicatario que presente las pruebas que sustentan las declaraciones realizadas en la oferta, en un plazo de 15 días a partir de la fecha de la carta de notificación. El Órgano de Contratación deberá examinar las pruebas antes de enviar el contrato al adjudicatario para su firma. Si un contrato es adjudicado en el marco de un convenio de financiación que no se ha celebrado en el momento de iniciarse la licitación, el Órgano de Contratación no deberá notificar la adjudicación del contrato mientras no se haya celebrado dicho convenio.
En el caso del procedimiento restringido y del diálogo competitivo, los justificantes sobre los criterios de exclusión se facilitarán tal como se explica en la sección 2.3.3.
Para los contratos por un valor inferior a los límites internacionales (servicios < 300 000 EUR; suministros < 300 000 EUR, obras < 5 000 000 EUR) no será obligatorio presentar esas pruebas documentales (véanse las secciones 2.3.3. y 2.4.11.1.1.).
Para las subvenciones, véase la sección 6.5.10.1.
2.9.2. Preparación y firma del contrato
En la preparación del contrato para la firma, el Órgano de Contratación deberá seguir los pasos siguientes:
Preparar un expediente de contrato (si es posible, con una impresión a dos caras) con la estructura siguiente:
•
Nota explicativa, utilizando el modelo que figura en el anexo A6
a)
Copia del convenio de financiación por el que se autoriza el proyecto
b)
Copia de la convocatoria (anuncio de información previa, anuncio del contrato, informe de la apertura de plicas, informe de evaluación, programa de trabajo, Guía para los solicitantes, informes de evaluación, lista de subvenciones previstas y cualquier otra información pertinente)
c)
Los originales del contrato propuesto, basado en el modelo de contrato
d)
Deberá prestarse especial atención para que todas las actas de reuniones previas, las preguntas y respuestas durante el período de licitación, las solicitudes de aclaración del Comité de Evaluación y las actas de reuniones de negociación queden incorporadas al contrato para su firma.
e)
Los anexos normalizados del contrato, que incluyen las Condiciones Generales, formularios y demás documentos pertinentes, deberán reproducirse sin modificación alguna en todos los contratos. Solo las Condiciones Particulares (y el presupuesto en el caso de las subvenciones) deberán ser completadas por el Órgano de Contratación.
GESTIÓN INDIRECTA CON CONTROLES EX ANTE:
El Órgano de Contratación enviará el expediente de contrato a la Delegación de la Unión Europea para su refrendo. La Delegación firmará todos los originales del contrato (y rubricará todas las páginas de las Condiciones Particulares y el presupuesto) para confirmar la financiación de la UE y a continuación los devolverá al Órgano de Contratación. No será necesario el refrendo de la Delegación en determinados casos mencionados en la Guía Práctica de procedimientos para los presupuestos-programa.
Firmar y fechar todos los originales del contrato y rubricar todas las páginas de las Condiciones Particulares. En el caso de las subvenciones, los contratos deberán firmarse en un plazo de tres meses a partir de la fecha de notificación de los resultados de la evaluación, salvo en casos excepcionales y, en concreto, para acciones complejas, convocatorias que abarquen dos ejercicios presupuestarios, convocatorias de propuestas organizadas en relación con determinados mecanismos, contratos con varios beneficiarios, o si se han recibido muchas propuestas o ha habido retrasos imputables a los solicitantes.
•
Remitir los originales firmados del contrato al adjudicatario, que deberá firmarlos en un plazo de treinta días a partir de su recepción.
•
El licitador o solicitante de la subvención se quedará con un original y remitirá los demás al Órgano de Contratación junto con las garantías financieras requeridas en el contrato. Si el adjudicatario no cumple la condición anterior dentro del plazo especificado o indica en cualquier momento que no
desea o no puede firmar el contrato, no se le podrá adjudicar. Deberá reiniciarse el proceso de preparación del contrato desde el primer paso y se preparará un nuevo expediente de contrato recurriendo a la segunda mejor oferta (siempre que dicha oferta haya superado la puntuación técnica mínima y se halle dentro de los límites del presupuesto máximo disponible para el contrato). En el caso de las subvenciones, el contrato se ofrecerá al solicitante que aparezca en primer lugar en la lista de reserva (véase la sección 6.5.10.2.).
GESTIÓN DIRECTA:
Una vez recibidos los originales firmados por el adjudicatario, el Órgano de Contratación comprobará que corresponden exactamente a los enviados inicialmente.
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