Otros puntos esenciales Conflictos de intereses:

El término «conflicto de intereses» se utiliza con diversos significados en contextos diferentes. Cabe distinguir cuatro supuestos:

1) conflictos de intereses para el Órgano de Contratación 2) falta profesional grave

3) participación en la redacción de los pliegos de condiciones y falseamiento de la competencia 4) conflicto de intereses profesional

1) E xiste conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones del Órgano de Contratación, o el respeto de los principios de competencia, no discriminación o igualdad de trato de los candidatos, licitadores, solicitantes y contratistas, se ve comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, interés económico o cualquier otro interés compartido con el beneficiario de programas financiados por la UE. Puede surgir un conflicto de intereses cuando, por ejemplo, un miembro del Comité de Evaluación o del Órgano de Contratación, u otras personas implicadas en el procedimiento, se adjudican a sí mismas, o a otras personas, ventajas directas o indirectas de forma injustificada, influyendo en el resultado, o permitiendo a un experto o empresa obtener información que dé lugar a una competencia desleal en procedimientos posteriores o relacionados. Si esta situación se produce, o si existe el riesgo de que pueda producirse, la persona tiene la obligación de informar a sus superiores jerárquicos y estos decidirán el curso que consideren apropiado.

En el caso potencial de miembros del personal de las Delegaciones de la UE (agentes locales) propuestos como expertos por los licitadores, la Comisión Europea se asegurará de que el contrato con la institución de la UE haya finalizado oficialmente antes de que el experto comience a trabajar en un proyecto financiado por la UE en el marco de un contrato con una organización o una empresa externas. En el caso de los funcionarios públicos y demás personal de la administración pública del país socio, o de organizaciones internacionales o regionales con sede en el país, cualquiera que sea su

situación administrativa, solo serán aprobados por la Comisión Europea con una justificación válida. El licitador deberá incluir en su oferta información sobre el valor añadido que va a aportar el experto, así como la prueba de que el experto está en comisión de servicio o en excedencia voluntaria (véase la sección 3.3.10.3 de la Guía Práctica).

El concepto de «conflicto de intereses» no se aplica a los operadores económicos y no debería ser utilizado con referencia a ellos. Solo puede hacer referencia al Órgano de Contratación.

2) Los casos en que un experto o empresa intenta obtener información que dé lugar a una ventaja desleal en procedimientos posteriores o conexos, o intenta influir en el proceso de toma de decisiones del Órgano de Contratación o haya concluido un acuerdo con otros operadores económicos con objeto de falsear la competencia se consideran más bien falta profesional grave y pueden servir de fundamento para rechazar o excluir al operador económico en cuestión (véanse las secciones 2.3.3.1 y 2.3.3.2).

3) Hay casos en que el Órgano de Contratación recurre a un contrato de asistencia técnica para ayudar a la redacción del pliego de condiciones de un posterior procedimiento de contratación. En este caso, es responsabilidad del Órgano de Contratación garantizar la igualdad de trato entre el operador implicado en la asistencia técnica y los otros operadores económicos. El contratista implicado en la preparación de los pliegos de la contratación puede ser apartado del procedimiento posterior solo si su participación supone un falseamiento de la competencia y esto no puede solucionarse de otro modo (véase la sección 2.3.3.2).

Compete al Órgano de Contratación demostrar el falseamiento de la competencia y demostrar que ha adoptado todas las medidas posibles para evitar el rechazo. En particular, estas medidas incluirán la comunicación a los demás candidatos y licitadores de la información pertinente intercambiada o resultante en el marco de la participación del candidato o licitador en la preparación del procedimiento de contratación, y el establecimiento de plazos adecuados para la recepción de las ofertas. El rechazo está sujeto a un procedimiento contradictorio, por lo que el licitador deberá tener la oportunidad de demostrar que su participación previa no puede falsear la competencia.

4) Por último, existen casos en los que el operador tiene un conflicto profesional de intereses que afecta negativamente a su capacidad para ejecutar el contrato. Esto se aborda en la fase de selección. Con ello se pretende evitar las situaciones en que se adjudica a un operador un contrato para evaluar un proyecto en el que ha participado, o para auditar cuentas que ha certificado previamente.

Si el operador está en una situación de esta índole, la oferta será rechazada. Estos casos suelen ocurrir en los contratos marco de evaluación o auditoría, en que el contratista puede tener un conflicto profesional de intereses para un contrato determinado.

Si puede surgir un conflicto de intereses respecto de contratos en curso, el contratista deberá comunicarlo inmediatamente al Órgano de Contratación y deberán adoptarse medidas para evitarlo o resolverlo, incluida la rescisión del contrato si es necesario.

Principios de adjudicación:

Todos los contratos públicos financiados total o parcialmente con cargo al Presupuesto y al FED deberán respetar los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato y no discriminación.

No retroactividad:

Los contratos entrarán en vigor a partir de la fecha de la firma por la última parte signataria. En todos los contratos deberán figurar las fechas reales de la firma por las Partes Contratantes. Excepcionalmente, serán aplicables a partir de una fecha anterior (en los casos de financiación retroactiva, por ejemplo).

Utilización de documentos normalizados:

Deberán utilizarse los contratos y documentos normalizados. Mantenimiento de registros:

Sin perjuicio de su normativa sobre acceso a los documentos, el Órgano de Contratación deberá conservar por escrito los documentos relativos a todo el procedimiento de adjudicación de contratos y concesión de subvenciones y mantener su confidencialidad, con arreglo a su política de archivos. Si su legislación entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el Órgano de Contratación deberá obtener una autorización previa de la Comisión Europea antes de desvelar cualquier información. Las propuestas que no hayan sido seleccionadas deberán conservarse durante tres años a partir de la fecha límite de la convocatoria, mientras que las ofertas que no hayan sido seleccionadas deberán conservarse durante un período de cinco años a partir de la fecha límite de la licitación. Los documentos contractuales y financieros deberán conservarse durante un mínimo de siete años a partir de la fecha de pago del saldo y hasta la fecha de la prescripción de cualquier litigio sobre la legislación aplicable al contrato. Durante ese período y después de él, el Órgano de Contratación tratará los datos personales de conformidad con su política de confidencialidad. Los documentos que deben conservarse incluyen todos los documentos preparatorios, el convenio de financiación correspondiente, los originales de todas las solicitudes, ofertas o propuestas presentadas, así como toda la correspondencia conexa.

Las garantías financieras (originales) deberán ser conservadas en un lugar seguro, en el que estén protegidas contra los riesgos de pérdida o robo, hasta el fin de su período de validez.

Disponibilidad de los fondos:

Antes de iniciar cualquier procedimiento, los fondos deberán estar disponibles. Excepcionalmente, podrán lanzarse convocatorias con una cláusula suspensiva, previa aprobación de los servicios pertinentes. En tal caso, la convocatoria se lanzará antes de la decisión de financiación o de la firma del convenio de financiación entre la Comisión Europea y el país socio. La convocatoria será anulada si no se adopta la decisión de la Comisión Europea o no se firma el convenio de financiación. El contrato no podrá firmarse hasta que los fondos estén disponibles (véase la sección 2.4.12.).

Cuestiones medioambientales:

Sin perjuicio de los principios que rigen la adjudicación de contratos y la concesión de subvenciones, como la igualdad de condiciones y la no discriminación, deberá tenerse debida cuenta de los aspectos medioambientales, en la medida de lo posible. Ello podría dar lugar a condiciones, directrices o especificaciones más respetuosas con el medio ambiente, a un mayor uso de las tecnologías de la información y a menos consumo de papel (con una impresión a dos caras, material degradable para las carpetas y presentaciones, etc.).

Por ejemplo, a la hora de elaborar las especificaciones técnicas, deberán tenerse en cuenta los productos más ecológicos disponibles en el mercado, salvo que la imposición de ese producto suponga una reducción de la competencia.

Accesibilidad para las personas con discapacidad:

Todos los servicios, suministros, obras y subvenciones que se refieran a productos, servicios e infraestructuras destinados a ser utilizados por personas, ya sean del público en general o del personal del Órgano de Contratación, deberán incluir en sus especificaciones técnicas los requisitos de accesibilidad para las personas con discapacidad, de acuerdo con un planteamiento de «diseño para todos» (podrá añadirse una referencia a las normas nacionales, europeas o internacionales sobre accesibilidad) excepto en casos debidamente justificados.

Procedimiento de contratación pública conjunta con un Estado miembro de la UE, un Estado de la AELC o un país candidato a la UE:

En caso de acción conjunta entre una institución de la UE y un Órgano de Contratación de un Estado miembro, un Estado de la AELC o un país candidato a la UE, el procedimiento de contratación podrá ser llevado a cabo conjuntamente por la institución de la UE y dicho Órgano de Contratación. En tal caso, se aplicarán los procedimientos de la Comisión Europea30.

No obstante, en algunos casos específicos, se podrá decidir aplicar las normas de procedimiento de dicho Órgano de Contratación, siempre que se consideren equivalentes a las de la institución. Publicación a posteriori de los beneficiarios:

Además de las normas de publicidad aplicables al respecto a cada tipo de procedimiento, la Comisión Europea informará una vez al año sobre el beneficiario de los fondos de la UE (tanto de los beneficiarios de subvenciones como de los adjudicatarios de contratos), con independencia del modo de gestión. La información podrá consultarse en el sitio web siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/ funding/about-funding-and-procedures/funding-recipients_en .