A continuación vamos a mostrar la secuencia de pasos que deben seguirse para redactar correctamente una carta comercial.
Analizar la situación
La manera óptima de comenzar una carta no es escribiendo, sino pensando. Se debe ref lexionar sobre la situación que ha generado la necesidad de la carta:
– ¿A quién nos dirigimos? – ¿En nombre de quién? – ¿Quién va a leerla?
– ¿Qué esperamos del receptor?
– ¿Qué imagen deseamos transmitir de nosotros o de nuestra empresa? – ¿Cuál es el tono más adecuado?
– ¿Cómo imaginamos el texto? – ¿Será corto o largo?
Antes de empezar a escribir siempre hay que tener presente al receptor de la carta para decidir la cantidad de información y escoger el tono más ade- cuado.
Generar ideas
Podemos tomar nota de todo aquello que creamos que puede sernos útil.
Seleccionar la información
Tomaremos una serie de decisiones sobre la cantidad de información que de- seamos suministrar. Debemos optar por una idea principal y seleccionar todo aquel material esencial que apoya y completa dicha idea:
– ¿Cuál es la idea básica del texto?
– ¿Qué sabe el receptor acerca de esta idea? – ¿Qué necesita saber?
Prescindiremos de todo concepto obvio, de los datos e ideas poco relevan- tes y de las repeticiones.
Ordenar el contenido
Una vez que hayamos seleccionado la información que queremos incluir y, antes de comenzar a escribir, debemos hacernos estas preguntas: – ¿Qué introducción podríamos presentar?
– ¿En qué fragmento del texto introduciremos la idea principal? – ¿Debemos suministrar información previa?
– ¿Qué información completará dicha información previa?
De acuerdo con la estructura (introducción, desarrollo y conclusión), las cartas cortas tendrán tres párrafos; las más largas constarán de un pá- rrafo inicial, diversos párrafos del desarrollo del tema y un párrafo fi- nal de síntesis.
Esquemas
Elaborar un esquema suele resultar de gran ayuda para establecer el orden del contenido.
Apartados más importantes
Los apartados donde debemos captar la atención del lector serán en el inicio(in- citación a seguir leyendo) y al finalde la carta (conclusión).
Redactar
Conviene tener presente en todo momento al destinatario y el contenido para elegir el estilo más adecuado y presentar las ideas en una secuencia lógica. A medida que vayamos redactando se nos irán ocurriendo nuevas ideas y matices que podemos incorporar o desestimar.
Cuanto más se redacte y más se practique, más sencillo resultará elaborar car- tas. Llegará un momento que los mensajes surgirán sin un esfuerzo excesivo porque se utilizarán el lenguaje y tono apropiados de manera automática. Revisar
No significa limitarse a corregir errores, sino se trata de mejorar el texto: mo- dificar frases, cambiar términos repetitivos, eliminar palabras inútiles, buscar sinónimos precisos, y, si fuera necesario, consultar gramáticas y diccionarios. Valorar
Después de una lectura final tenemos que decidir si la carta está acabada y si estamos satisfechos del resultado: ¿hemos conseguido imprimir al texto el tono que deseábamos?, ¿se ajusta el tono al contenido?, ¿hay algún punto que el lector pueda no comprender?, ¿hemos suministrado la infor- mación necesaria?, ¿sobra algo?, ¿es demasiado largo?, ¿se lee con facilidad? Pulir
Debemos utilizar todos los recursos disponibles para conseguir que el texto tenga una presentación cuidada y atractiva.
Ejemplos
Proceso de redacción de una carta comercial Si leemos atentamente los párrafos que ves al
margen, extractados de una carta comercial, podremos analizar el proceso de su redacción. Una carta de pedido es un documento me- diante el que se efectúa un encargo de pro- ductos o servicios a una empresa; en ocasiones sirve para dejar constancia de una conversa- ción telefónica mantenida anteriormente. Además de especificar muy claramente los productos que solicitamos (cantidad, cali- dad, especificaciones concretas...), utilizare- mos este medio para detallar las condiciones del pedido (plazo y lugar de entrega, forma de pago…). Es muy importante que todas es- tas condiciones estén detalladas, para evitar malentendidos y problemas.
Si se está efectuando un pedido significa que anteriormente hubo algún contacto, por lo que ya sabemos a quién nos dirigimos y quién va a leer la carta, lo que facilita mucho el trabajo de redacción.
– En la introducción expresaremos la volun- tad de hacer un pedido y también podemos hacer alusiones a conversaciones o contac- tos anteriores.
– En el núcleo especificaremos el encargo, identificando los productos, número, modelo, cantidad, precio, con- diciones de pago y entrega, transporte, embalaje, etc.
– En la conclusión agradeceremos el envío y aclararemos posibles dudas u omisiones. – La fecha de la carta constará a todos los efectos como la del pedido.
Una vez que hayamos redactado la carta: – Revisaremos el contenido.
– Valoraremos si la carta está acabada y si estamos de acuerdo con su contenido. – Si es necesario, puliremos el contenido y la presentación de la carta.
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Hemos recibido el catálogo de novedades para la próxima temporada y estamos interesados en forma- lizar el pedido siguiente:
– 200 uds. Producto A, modelo RRT, 50 €c/u – 160 uds. Producto B, modelo HHJ, 250 €c/u – 800 uds. Producto C, modelo PPL, 78 €c/u Las mercancías se entregarán en nuestros alma- cenes de la c/ Vitoria 28, dentro del plazo máximo es- tablecido (20 días). El transporte, como siempre, les será abonado en el momento de la entrega.
Por otra parte, les recordamos que la modalidad de pago acordada es a sesenta días a partir de la fe- cha de la factura.
Cualquier problema que pudiera surgir comuní- quenoslo lo antes posible.
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Actividades propuestas
3·· Redacta una carta de agradecimiento por la invitación anual a la fiesta de navidad de la empresa. La fiesta se realiza todos los años y asisten clientes de todas las zonas de España.