Podemos definir el correo de entrada como todo aquel que se recibe en la empresa, tanto a través del servicio tradicional de Correos, como mediante fax, mensajería, Internet, etc.
Recordemos que los documentos de la correspondencia mercantil consti- tuyen prueba de su contenido y, por ello, deben guardarse. Ahora bien, la acumulación de correspondencia hace imprescindible llevar un sistema de registro y archivo para no perder documentación y disponer de ella cuando se necesite.
La gestión de la correspondencia de entrada engloba su tratamiento y registro que, básicamente, integra los pasos de recepción-clasificación, numeración-registro y distribución.
1.1 > Recepción y clasificación
El primer filtro de la correspondencia lo realiza la persona encargada de re- cibirla, rechazando la correspondencia equivocada y separando la propa- ganda, que tendrá un tratamiento distinto.
Esta persona puede pasar toda la correspondencia a un subalterno que se encarga de distribuirla o, él mismo, repartirla directamente a los departa- mentos, destinatarios o a la oficina de registro según el protocolo que tenga establecido la empresa.
Antes de abrir el correo se debe tener en cuenta que existen comunica- ciones privadas, lo que vendrá indicado en el sobre con las referencias: “a la atención”, “confidencial”, “reservado a” u otras similares que indi- can que la carta debe ser entregada, sin abrir, exclusivamente a una de- terminada persona.
Una vez abiertos los sobres, el siguiente paso consiste en comprobar que en los mismos se encuentran todos los documentos que se indican en el texto (facturas, cheques, catálogos…).
1.2 > Numeración y registro
La numeración consiste en asignar números correlativos a cada carta de entrada. Normalmente se pone un sello, con los datos básicos del registro de entrada: n.oasignado, fecha de llegada, destinatario de la comunicación (figura 9.1.).
Una vez se haya numerado la correspondencia, se procederá a registrarla en el libro registro de entrada de correspondencia.
Tradicionalmente, los registros de correspondencia se han llevado en pa- pel y, aún hoy, no es extraño encontrar en muchas empresas libros regis- tro, encuadernados en tela, específicamente destinados a este fin.
No obstante, actualmente, se va sustituyendo el proceso manual por el elec- trónico, utilizando para el registro tanto aplicaciones informáticas especí- ficas como de propósito general que, por su integración en paquetes ofi- máticos, permiten la interacción entre los procesos de redacción, recepción y registro de la correspondencia (por ejemplo, Microsoft Office).
Gestión de la correspondencia
Implica las siguientes tareas: − Recibir la correspondencia.
− Seleccionar, abrir y comprobar el con- tenido.
− Registrar en el libro registro de en- trada.
E N T R A D A
SECRETARÍA
N.ode Registro: 589
Fecha: 7 de octubre de 20XX
9.1. Ejemplo de sello de entrada de corres- pondencia.
De todas formas, bien se lleve en papel, bien en una aplicación ofimática, el rayado del libro registro de entrada de correspondencia contendrá como mínimo los siguientes apartados:
– Número de orden:es el número que se ha otorgado a la recepción.
– Fecha:es la fecha de llegada de la correspondencia a la empresa.
– Remitente:se anotarán los datos personales del que envía la correspon- dencia. Nombre y apellidos si es una persona física o el nombre social si es una persona jurídica.
– Destinatario:persona o departamento que recibe la comunicación.
– Asunto:extracto de su contenido.
– Clase de documento:habrá que registrar el tipo de correspondencia que estamos registrando: carta, telegrama, tarjeta postal…
– Anexos/observaciones:se registrará también si en la carta se adjuntan otros documentos como cheques, catálogos, facturas, etc. También se pueden incluir aquí observaciones sobre el envío (si ha llegado en mal estado, si tiene alguna característica peculiar, etc.).
Ejemplos
Registro de entrada de correspondencia
CORRESPONDENCIA: REGISTRO DE ENTRADA AÑO 20XX
Número de orden
Fecha
de entrada Remitente Destinatario Asunto Clase de
documento
Anexos /Observaciones
Día Mes
1.201 03 08 TERDISA Ventas Pedido Carta 1.202 05 08 Genaro
Quintero Administración
Envío copia
albarán Carta Albarán 235/0X 1.203 06 08 Editorial Macmillan Dirección Envío de libros Paquete Libros para el director
Actividades propuestas
1·· Contesta si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas. Razona tus respuestas. a) El correo de entrada es todo aquel que se recibe a través del servicio tradicional de Correos. b) El sello del registro contiene los datos básicos del registro de entrada o de salida.
c) La correspondencia se distribuye de manera aleatoria.
d) Primero se entrega la correspondencia urgente y después el resto.
1.3 > Distribución de la correspondencia
Una vez que la correspondencia se ha registrado se deberá distribuir entre los destinatarios, teniendo en cuenta que primero se entrega la correspon- dencia “urgente” y después el resto. Además las comunicaciones privadas deben entregarse en mano.
1.4 > Informatización de la recepción de correspondencia
Al hablar del registro de correspondencia, ya hemos indicado que las nue- vas tecnologías se van abriendo paso en el proceso de gestión de la corres- pondencia de las empresas. En efecto, estas nuevas tecnologías ya se apli- can a todo el proceso de recepción, en sus distintas fases.
Recepción
En el proceso de apertura y clasificación de la correspondencia se integran los programas informáticos de gestión documental que, a través de la di- gitalización, convierten los documentos en papel en archivos informáticos que son los que posteriormente serán manipulados.
Esto tiene importantes ventajas; por un lado, el original en papel se regis- tra y archiva y no se manipula, lo que asegura su conservación, preserván- dolo de destrucciones accidentales; por otro lado, al estar el contenido en formato digital, el destinatario, por ejemplo, puede utilizar este contenido para citarlo en su contestación; puede archivarlo en su equipo informático y consultarlo fácilmente cuando lo necesite, etc.
Numeración y registro
En esta fase del proceso las nuevas tecnologías aportan soluciones que la hacen mucho más cómoda.
– A través de los programas de digitalización, se imprime un sello en la co- pia digital. Además, se permite la emisión de etiquetas con dicho número que se pegan en el documento en papel y permiten su correcto archivado. Por otro lado, estos programas enlazan con una aplicación (que puede ser específica o genérica como Microsoft Excel) que tiene la estructura de las tablas del libro y registran los documentos digitalizados.
– Otras empresas utilizan etiquetas con códigos de barras que pegan en cada documento que entra y luego, a través de lectores de código de ba- rras, llevan a cabo su registro en un libro de formato digital.
Distribución
Si los documentos se han digitalizado, la distribución será muy simple, pues los documentos se envían a los destinatarios mediante avisos automáticos que advierten de la recepción, que queda almacenada en la red y puede con- sultarse on-line.
Actividades propuestas
2·· Anota en el libro registro de entradas, la recepción de los siguientes documentos:
a) El 25/04, requerimiento de Hacienda para el departamento financiero, por impago de una tasa.
b) El 26/04, carta de IBERDROLA proponiendo un plan personalizado para el pago de las facturas. Anexo se re- mite un informe en papel y 2 CD.
c) El 27/04, carta de reclamación de una clienta (Ana Maganto) porque las mercaderías no se ajustaban a las condiciones del pedido.