No tienen una finalidad comercial, son textos formales que se envían por cortesía o deferencia a una persona o un grupo de personas.
El lenguaje de los textos protocolarios debe ser sencillo, directo y ajustado con el contenido del mensaje (no será lo mismo felicitar por un naci- miento, que dar el pésame por un fallecimiento).
Algunos de los escritos que veremos a continuación pueden redactarse en forma de carta, aunque en la mayoría de los casos se utilizan tarjetas de em- presa o tarjetas en blanco. No obstante, para los textos cuya naturaleza lo permite, cada día se utiliza más el formato electrónico, a través del envío de mensajes de correo electrónico o SMS. En todo caso, si se realizan en el formato tradicional, la presentación reviste especial importancia por lo que el papel y el sobre deben ser de calidad.
A continuación veremos los escritos protocolarios más utilizados; su estruc- tura es simplemente orientativa al objeto de su estudio, pudiendo variar se- gún lo estime el emisor, adaptándolo a las circunstancias del caso y al me- dio utilizado.
2.1 > Saluda
Es un documento que se utiliza para comunicar, formalmente, alguna in- formación breve, a personas con quien se mantiene o se quiere mantener una relación comercial
Su estructura suele constar de un encabezamientocon los datos del remi- tente, el cuerpodel escrito después de la palabra "Saluda" con un tamaño de fuente más grande que el anterior y destacada en párrafo aparte y, fi- nalmente, el cierre, que presenta alguna información o invitación. Además, se puede incluir una despedida final, con una frase formal de cortesía.
Ejemplos
Saluda
Carlos Mª Martínez Martínez
Director Gerente de la obra social de Caja Madrid
Saluda
y tiene el gusto de invitarle al acto de presentación de la publicación:
“La economía doméstica en tiempos de crisis”
que tendrá lugar el próximo día 25 de enero, a la 12:00 h en el salón de actos de La Casa Encendida, Ronda de Valencia, nº 2 de Madrid .
Madrid, 2 de enero de 20XX
Envío de textos protocolarios al personal de la empresa
Cuando una empresa envía textos proto- colarios a los empleados (por ejemplo, felicitándolos por el nacimiento de un hijo) fomenta la unión de grupo, ya que participa en asuntos que superan lo es- trictamente profesional.
Características del Saluda
− Se suele redactar en tercera persona. − Se escribe en papel tamaño A5. − Nunca se firma.
2.2 > Invitación
Documento breve que utiliza la empresa para invitar al destinatario a un acto o celebración. Para este fin puede utilizarse también el Saluda, por lo que sus características generales (tamaño, formato, lenguaje, etc.) son las mismas.
Deben personalizarse, bien en el propio escrito, bien en el sobre en el que se incluirán. Suelen incluir la petición expresa de confirmación de asisten- cia al evento así como, en su caso, la indicación de si se requiere algún tipo de etiqueta o puede vestirse informalmente.
2.3 > Felicitaciones
Las felicitaciones son escritos que dirigidos a personas por motivos diver- sos, como por ejemplo éxitos en su carrera profesional, nombramiento por un cargo, acontecimientos agradables de la vida personal, fiestas de Navi- dad, etc.
Su estructura es muy simple; comienza con un saludo cordial y de proxi- midad, sigue con el mensaje propiamente dicho de felicitación por el he- cho concreto objeto de la comunicación y termina con una despedida de acuerdo con el tono del saludo.
Si sus destinatarios son todos los trabajadores de la empresa, suelen reali- zarse por correo electrónico (por ejemplo, felicitándoles por haber conse- guido los objetivos de ventas del año), si es sólo uno de ellos o un pequeño grupo, suelen hacerse en papel, y, a poder ser, escritas a mano o, en todo caso, firmadas personalmente, para darle un carácter de atención especial. Si sus destinatarios son ajenos a la empresa, se realizarán en formato pa- pel, de acuerdo a las mismas reglas que hemos indicado para los trabajado- res. En determinadas ocasiones (por ejemplo, felicitaciones navideñas), las empresas confeccionan unas tarjetas específicas en cartulina (christmas).
Ejemplos
Felicitación
Estimada Elena,
Me complace felicitarte en nombre de toda la empresa por tu reciente maternidad. Recibe un cordial saludo y nuestros mejores deseos para esta nueva etapa de tu vida que comienza.
Ana Magdalena Blanco García Departamento de Recursos Humanos
Salamanca, 5 de agosto de 20XX
2.4 > Nota de regalo
Es una nota escrita a mano, generalmente en el reverso de una tarjeta de visita, cuya finalidad es acompañar a un regalo que no se entrega personal- mente.
El texto es muy breve y conciso (por ejemplo, “muchas felicidades”) ya que su fin es únicamente informar de la procedencia del regalo.
En concreto, su contenido normalmente incluye unas breves palabras de cortesía acompañadas de la firma del emisor. También suele incluirse el día, mes y año en que se envía y el nombre o logotipo de nuestra empresa, cuando se envían a alguien ajeno a la misma.
2.5 > Pésame
Es un mensaje que se utiliza para transmitir el sentimiento que produce el fallecimiento de alguna persona relacionada directa o indirectamente con la empresa.
Según la relación que se mantuviera con el fallecido o con los destinatarios del pésame, el tono será protocolario y solemne o más personal y próximo. El pésame siempre será personalizado, pudiendo utilizarse una carta, un escrito tamaño A5 o una tarjeta.
2.6 > Esquela
Son mensajes publicados en la prensa para comunicar el fallecimiento de alguien y manifestar el pésame, en nombre de la empresa.
Si bien, habitualmente, es la familia quien las publica, pueden ser también insertadas por la empresa, como muestra de condolencia. Lógicamente, el tono debe ser solemne debiendo prestarse especial atención a aspectos como las creencias religiosas.
2.7 > Telegrama
Es un mensaje muy breve, sencillo y urgente que se envía mediante el ser- vicio de telégrafos.
Como el precio del envío depende del número de palabras utilizadas, es- tas se reducen al mínimo; por tanto estos escritos tienen un lenguaje espe- cial en el que no se suelen utilizar artículos, preposiciones, etc., para con- seguir un texto muy corto.
Por ejemplo, si queremos decir “no podremos llegar el día previsto, sino que lo haremos con dos días de retraso, a la misma hora”, en un telegrama di- remos “Imposible llegar fecha prevista. Retraso dos días. Misma hora”. Normalmente se redactan en un formulario que existe en las oficinas de correos, por lo que su estructura se adaptará a las casillas que existen en dicho formulario y que básicamente son:
– Destinatario:nombre, dirección y número de teléfono.
– Texto:como hemos indicado, muy breve y directo.
– Emisor: datos personales, domicilio y teléfono.
7.1. Los regalos que no se entregan perso-