Como ya sabemos dentro de las empresas se producen constantemente f lujos de información, es decir comunicaciones internas entre departa- mentos, secciones, áreas funcionales, etc.
Todos los textos que se utilizan en las comunicaciones internas tienen como objetivo garantizar la coordinación y el buen funcionamiento de la em- presa, así como documentar sus relaciones internas.
La mayoría de los textos de organización interna se utilizan varias veces al día, por lo que si las empresas disponen de formatos preestablecidos se agi- liza el trabajo y la función de comunicación.
En este apartado vamos a estudiar los modelos usados más frecuente- mente.
1.1 > Aviso y anuncio
Son mensajes breves dirigidos a un colectivo, para anunciar algo o avisar de algún hecho de interés para todos.
Normalmente se exponen en el tablón de anuncios de la empresa, en un formato que permita su lectura. No obstante, para trabajadores que utili- zan el ordenador, se suele utilizar como medio de comunicación el envío de un correo electrónico, pues es mucho más rápido y asegura la recepción de la información.
Deben presentar un lenguaje sencillo y una redacción muy cuidada. Se pre- sentarán en un lugar que sea visible para todos con un diseño y tamaño de letra que sea acorde a la distancia probable de lectura.
Como son mensajes muy breves, no es necesaria una estructura propia. Nor- malmente el emisor (la empresa) redactará el aviso o el anuncio utili- zando la primera persona del plural (nosotros) y se dirigirá al receptor uti- lizando la segunda persona del plural (vosotros, ustedes).
Ejemplos
Aviso
AVISO
El lunes 15 de febrero a partir de las 16:00 h comenzarán las obras en los aparcamientos por lo que debéis retirar los coches a la hora de la comida.
NO SE PODRÁ APARCAR HASTA NUEVO AVISO.
Lenguaje en las comunicaciones formales
En este tipo de textos el lenguaje debe ser muy claro y preciso para que no se produzcan malentendidos.
1.2 > Comunicado interno o memorándum
La mayoría de las comunicaciones internas de la empresa pueden hacerse personalmente o por teléfono, pero determinados asuntos internos deben quedar documentados por escrito. Tradicionalmente estos comunicados se hacían en papel, pero actualmente, el correo electrónico está sustituyendo al papel como medio de transmisión, aunque el documento es el mismo. El mensaje debe ser breve y ágil, para que se comprenda inmediatamente. Si la información que se desea transmitir es compleja, debe desarrollarse como un anexo al propio memorándum.
Su estructura es la siguiente:
– Nombre del documento:Comunicado interno, nota interna.
– Emisor/es (apartado “De”):indicando el cargo.
– Destinatario/s (apartado “A”):persona o departamento.
– Asunto:síntesis del mensaje.
– Mensaje:introducción, exposición y conclusión.
– Firma:del emisor, con el nombre y apellidos debajo.
– Fecha:lugar, día, mes y año.
– Información complementaria:anexos, información ocasional, personas que reciben copia…
Actividades propuestas
1·· Redacta un aviso comunicando el cambio de día para celebrar la comida anual de Navidad.
2·· Elabora un comunicado interno emitido por Gonzalo Ramírez Sanz, jefe del departamento de contabilidad y dirigido a todos los trabajadores del departamento de marketing para solicitarles justificantes de los gastos de la última campaña.
Ejemplos
Comunicado interno
COMUNICADO INTERNO De: Secretaría Dirección General.
A: Jefes de Departamento.
Asunto: Solicitud becas de estudio.
Madrid, 5 de marzo de 20XX
Os enviamos las instrucciones y el listado de la documentación necesaria para solicitar las becas de estudios para hijos de empleados.
El plazo de presentación termina el 30 de abril.
1.3 > Informe
Es un documento que recoge la descripción de todos los datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto. Además de la información principal, puede incluir gráficos, fotografías, organigramas, así como documentos anexos. También incluye propuestas de actuación, sugiriendo determinadas actuaciones.
Una estructura posible sería:
– Portada:título del informe, nombre de los redactores, nombre de los des- tinatarios, fecha.
– Introducción:objetivos principales del informe.
– Desarrollo:es la parte donde se redacta toda la información objetiva, di- vidida en apartados. A veces incluye información complementaria como estadísticas, gráficos, tablas, etc.
– Conclusiones:análisis e interpretación de los datos contenidos en la ex- posición. Los informes expositivos no tienen conclusiones.
– Recomendaciones.
– Anexos.Puede incluirse bibliografía, fuentes consultadas, etc.
Ejemplos
Informe
INFORME SOBRE LAS POSIBILIDADES DE APERTURA DE UNA NUEVA DELEGACIÓN EN MADRID
Elaborado por el Departamento Comercial Solicitante: Dirección Ejecutiva
Con el fin de decidir sobre la conveniencia de abrir una nueva delegación en Madrid en la zona norte, para apoyar en su gestión a la ya existente en la zona sur, se ha recurrido a una empresa externa (ESTUDILINE, SA), con la intención de obtener información de todos los datos necesarios para tomar una decisión rápida. También se ha tenido en cuenta toda la información de nuestros archivos.
El resultado de la investigación llevada a cabo es el siguiente:
La población activa ha aumentado en un 12% en los últimos 6 años
La cualificación profesional de los trabajadores es buena teniendo como referencia las empresas del sector.
La tendencia de los próximos 10 años será de crecimiento en cuanto a población joven de poder adquisitivo medio.
Resulta imposible cubrir todo el mercado con los medios humanos materiales disponibles actualmente.
CONCLUSIÓN
La necesidad de cubrir todo el mercado resulta imposible con los medios disponibles en la actualidad.
La zona objeto de estudio reúne todos los requisitos necesarios para la ampliación.
Teniendo en cuenta todo el estudio realizado, este departamento considera conveniente y aconsejable abrir una nueva delegación en la zona norte, siempre que los estudios financieros y los análisis de inversión también sean favorables.
1.4 > Convocatoria
Es un escrito en el que se cita a una o varias personas para que asistan a una reunión. El documento ha de ser funcional no dando lugar a interpre- taciones por parte de las personas interesadas. Se utilizará un lenguaje neu- tro y conciso, informando del motivo de la reunión, lugar, día y hora. Es obligatorio que conste el orden del día, es decir la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria.
Su estructura es:
– Título:tipo de reunión (consejo, asamblea, junta...) y nombre del orga- nismo, asociación o grupo que se reúne.
– Convocatoria: citación a los destinatarios para que acudan a la reunión, comunicándoles el motivo de la misma precisando la fecha, la hora y el lugar donde se celebrará.
– Orden del día:normalmente comienza con la “lectura y aprobación del acta de la sesión anterior” y termina con “ruegos y preguntas”.
– Cierre:suele comprender la fecha y el lugar desde el que se convoca y la firma del presidente.
Ejemplos
Convocatoria
CONVOCATORIA DE JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA
Don Fernando Antolín Blanco en calidad de Presidente de la Comunidad de Propietarios de la finca sita en la calle Trafalgar, n.º 12, de Madrid, al amparo de lo establecido por el artículo 16.2 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal, convoca la Junta General Extraordinaria que tendrá lugar el próximo día 12 de enero de 20XX, a la 18:00 horas, en primera convocatoria y, de no concurrir el quórum necesario, a las 18:30 horas, en segunda convocatoria, y que se celebrará en la sala de juntas de la Administración de Fincas de la calle Luchana n.º 5, al objeto de tratar los siguientes puntos del ORDEN DEL DÍA
1.Lectura y aprobación del Acta de la Junta anterior. 2.Aprobación de los presupuestos del año 20XX. 3.Actuación ante propietarios morosos.
4.Decisión de las medidas a adoptar ante los repetidos problemas causados por las obras de la finca colindante del n.º 14.
5.Ruegos y Preguntas
EL PRESIDENTE EL SECRETARIO
1.5 > Acta
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reu- nión o asamblea. Así como la convocatoria es imprescindible para que la reunión se desarrolle conforme al orden del día establecido, el acta es ne- cesaria para que recoja todas las decisiones acordadas.
En la reunión, uno de los participantes actuará como secretarioy será él el encargado de elaborar el acta, a partir de las notas recogidas durante la reunión.
El acta debe remitirse a todos y cada uno de los asistentes lo antes posible. Antes de firmar el documento, su contenido ha de ser aprobado por los asis- tentes. La aprobación puede hacerse en el transcurso de la propia reunión o puede hacerse en la reunión siguiente, siendo el primer punto del orden del día.
Ejemplos
Acta
ACTA DE LA REUNIÓN DE LA DIRECCIÓN DEL CLUB “AMIGOS DEL MUS”
Relación de asistentes: Sr. D. Manuel Ibáñez Toledo Sr. D. Ernesto Blasco Montalvo Sr. D. Bernardo Andrés Gómez Sra. Dña. M. ª Luisa Tristán Montiel
Datos de la reunión: Fecha: 30 de julio de 20XX Hora de comienzo: 16:00 horas Hora de finalización: 18:00 horas Lugar: c/ Roma, 25.-34880 GUARDO (Palencia)
Orden del día.
1. Adquisición de mobiliario para las instalaciones del Club. 2. Contratación de los servicios de mantenimiento informático. Desarrollo de la reunión:
1. Se abre la discusión del primer punto.
El Sr. D. Manuel Ibáñez Toledo propone hacer la compra en la empresa "Mis Muebles, SA".
El resto de participantes, salvo el Sr. D. Bernardo Andrés Gómez, apoya la moción.
Sometido a votación, se decide:
Encargarle al Sr. D. Manuel Ibáñez Toledo la compra de los muebles. El Sr. D. Bernardo Andrés Gómez pide que se haga constar en acta su voto en contra de la compra, pues afirma que el Club ya tiene el mobiliario suficiente para las instalaciones con las que cuenta, y por lo tanto la compra es innecesaria.
2. Se abre la discusión del segundo punto.
Tras varios minutos de discusión, y por unanimidad, se decide aplazar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión de la Junta.
El Presidente El Secretario Visto bueno y firma Firma
Estructura de las actas
− Encabezamiento con el nombre de la empresa o institución.
− Relación de asistentes. − Lugar y fecha de la reunión. − Hora de comienzo y finalización. − Orden del día (temas a tratar). − Resumen de los temas debatidos. − Breve descripción de cómo han acon-
tecido los temas expuestos.
− Firma del Secretario y aceptación y firma del Presidente.
1.6 > Certificado
Documento que sirve para constatar un determinado hecho. Normalmente se emite a instancia de quien lo recibe, siendo elaborado por una persona autorizada en la organización.
Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos, como resultados académicos, asistencia a un curso, experiencia profesional, etc. Tienen la siguiente estructura:
– Encabezamiento:nombre o logotipo de la empresa que emite el certi- ficado. Si lo emite una persona en nombre de la empresa, deben cons- tar su nombre y cargo.
– Cuerpo: comienza con la expresión “Certifica” o “Certifico” y, a conti- nuación, se detalla el hecho o circunstancia que se certifica.
– Cierre: con la fecha, en letra, precedida de alguna frase del tipo: “y para que conste a los efectos oportunos, firmo el presente certificado en…”, “y para que conste a los efectos oportunos, y a petición del interesado y a efectos de su presentación en…”
– Firmade la persona cuyos datos encabezan el escrito.