La diversificación en los medios de transmisión de la información escrita en el ámbito empresarial ha supuesto uno de los avances tecnológicos más espectaculares de los últimos años.
Hasta hace poco tiempo el papel era aún el soporte más habitual en las co- municaciones, pero actualmente, en todas las empresas por pequeñas que sean, los empleados relacionados con tareas de gestión y comunicación tie- nen ordenador y buzón electrónico personal.
El correo electrónico (en inglés electronic mailo e-mail) es una uti- lidad que permite enviar (o recibir) mensajes a cualquiera de los usuarios de Internet en todo el mundo.
Es una de las herramientas de comunicación más utilizadas, tanto en el ám- bito empresarial como en el personal, por ser rápida, sencilla y económica. Este medio está sustituyendo no solamente a la correspondencia tradicio- nal, sino también gran parte de las comunicaciones telefónicas.
Según la Real Academia de la Lengua, el término e-mail o correo electró- nico, puede tener tres significados distintos:
– Sistema de transmisión de mensajes o archivos de un terminal a otro a
través de redes informáticas.
– Dirección para la recepción de mensajes enviados mediante este sistema.
– Mensaje enviado mediante este sistema.
En esta unidad didáctica utilizaremos el término correo electrónico, en cual- quiera de estos tres sentidos.
1.1 > Acceso al correo electrónico
El correo electrónico presenta dos modelos de acceso distintos:
– El correo POP (Post Office Protocol),que se gestiona con programas es-
pecíficos (los gestores de correo), almacena mensajes en el ordenador y
no requiere disponer de una conexión constante. Por ejemplo Outlook Ex-
presses un programa gestor de correo.
– El correo web o webmail,que se gestiona a partir de un navegador, al-
macena los mensajes fuera del ordenador y requiere conexión constante
para su utilización. Por ejemplo Hotmail, Gmail, Terra, Yahoo,etc., que son
proveedores que prestan este servicio.
Cada uno de ellos presenta ventajas e inconvenientes y la utilización de uno u otro dependerá de múltiples circunstancias, tales como la movilidad, la comodidad, la seguridad, etc.
Aunque se debe utilizar un proveedor de acceso a Internet para acceder al servicio de correo web, las ventajas para el usuario son importantes ya que podrá consultar sus correos desde cualquier parte del mundo, pues no se re- quiere la configuración del PC. Por otro lado, si no se dispone de una tarifa plana de Internet, será más económico el uso del correo POP, pues única- mente es necesario conectarse para llevar a cabo el envío y recepción de co- rreo, mientras que los mensajes se pueden leer o escribir sin estar conectado.
Protocolos de comunicaciones Son un conjunto de reglas que permiten el intercambio de información entre dos ordenadores.
El envío de mensajes se rige por el pro- tocolo SMTP(Simple Mail Transfer Pro- tocol) y para la recepción de mensajes se utiliza el protocolo POP, que actual- mente se encuentra en su versión 3 por lo que se utiliza la denominación POP3.
1.2 > Conceptos relacionados con el uso del correo electrónico
El uso del correo electrónico exige conocer los siguientes conceptos:
La dirección de correo electrónico
Para poder enviar y recibir correo electrónico hay que disponer de una di- rección; básicamente, todas responden a este esquema:
– Nombre de usuario:es el que el usuario haya elegido al inscribirse en
el proveedor de correo; puede estar compuesto de letras, números, com- binaciones de ambos, signos, etc.
– El símbolo @:se lee como “arroba” y sirve para identificar que se está
ante una dirección de correo electrónico. Dominios
Pueden indicar el tipo de entidad, pú- blica o privada a que pertenece el pro- veedor de correo, su ubicación, el sec- tor de su actividad, etc. Por ejemplo: – .com:comercial.
– .edu:educativo.
– .net:servicios de Internet. – .org:organizaciones. – .es:España. – .it:Italia. – .br:Brasil.
8.3. Campos de identificación en el proveedor de correo Gmail de Google.
8.1. Correo web de Hotmail.
– Nombre del proveedor de correo:es el nombre del sistema o dominio en que se ha creado la cuenta de correo. A su vez, este nombre está com- puesto, por la denominación de la entidad proveedora del correo y por el dominio (compuesto por un punto y una denominación que indica el tipo de dominio, el país donde está situado, etc)
El servidor
Es la máquina o grupo de máquinas que se encargan de prestar un deter- minado servicio (en este caso de correo electrónico) con la particularidad de que este trabajo se divide en dos funciones: por un lado, el trabajo de envío de los mensajes hacia otros usuarios y, por otro, el trabajo de recep- ción de los mensajes provenientes de otros usuarios.
Identificación
Para utilizar el correo electrónico es necesario que el usuario se identifique previamente, a través del uso combinado de:
– El nombre de usuario.
– Una contraseña(en inglés password) que, asociada al nombre, permite
comprobar la identidad del usuario. Esta contraseña debe mantenerse en secreto para evitar accesos indebidos al correo y puede (y debe) ser cambiada periódicamente por el usuario, con el mismo fin. Para aumen- tar la seguridad de las contraseñas es recomendable que su longitud sea igual o mayor a 8 caracteres, mezclar mayúsculas y minúsculas, así
como caracteres alfabéticos y numéricos (por ejemplo Mx3jaVL2s).
La mayoría de los servidores de correo permiten la posibilidad de guardar el nombre de usuario, la contraseña o ambos, para que no tener que escri- birlos cada vez que se acceda a la cuenta ). En caso de acceder al correo desde un equipo compartido (por ejemplo en tu centro educativo) no debes acti- var estas opciones, puesto que otras personas podrían acceder libremente al contenido de tu cuenta de correo
Actividades propuestas
1·· En la dirección de correo electrónico [email protected], identifica el nombre de usuario, el nom- bre de proveedor de correo y el dominio.
Ejemplos
Elementos de una dirección de correo electrónico
Si tomamos una dirección cualquiera, veremos que contiene todos los elementos expuestos: [email protected]
– El nombre del usuario sería el conjunto de caracteres que quedan a la izquierda del símbolo @ (cf.macmillan).
– El nombre del proveedor de correo sería hotmail.com(proveedor:
Actividades propuestas
2·· A continuación se señalan diversas situaciones que pueden producirse en el ámbito empresarial. Comenta las ventajas e inconvenientes de utilizar el correo electrónico en cada una de ellas:
a) Transmisión de información privada entre empleados. b) Comentarios hirientes sobre situaciones de la empresa.
c) Comunicados urgentes de interés general para toda la organización. d) Críticas a compañeros.
e) Transmisión de información demasiado compleja. f) Contestación rápida a una situación que nos molesta. g) Negociaciones empresariales.
Correo electrónico y correo postal Para entender el mecanismo de funcio- namiento del correo electrónico sería conveniente que lo compararas con el correo postal.
Consejo para el uso del correo electrónico
Antes de escribir un mensaje párate a pensar qué quieres comunicar y a quién se lo vas a enviar.