En la revisión se tienen en cuenta los conceptos que vimos en "aspectos a tener en cuenta en su preparación", con el agregado de verificar la correcta codificación de las hojas de trabajo y su referenciacion cruzada, constatando la actualización del legajo permanente y del legajo de evaluación de control de los sistemas. Finalmente, se verifica que el informe del auditor, sea la consecuencia natural y lógica de las evidencias obtenidas.
PAPELES DE TRABAJO en AUDITORIA ()
Como en cualquier tipo de tarea donde se requiera la obtención de elementos, clasificación, evaluación de la tarea, etc., en auditoria es fundamental que todo ello se encuentre volcado en los papeles de trabajo.
Misión de los papeles de trabajo:
Sirven como elemento donde se “guarda” la información relevante. Se llama papel de trabajo a todo papel donde se ha obtenido información requerida e importante. Hay papeles de trabajo que son específicos de la tarea que se esta realizando, como por ejemplo en el caso de un arqueo de caja, donde habrá papeles propios de la tarea realizada al efecto.
Los papeles de trabajo del auditor son los que el recopila, y que se originan de tres maneras distintas:
los que el auditor y sus colaboradores utilizan según el procedimiento que aplican.
los que no elabora el auditor sino que son pedidos al propio ente: listados, nominas, conciliaciones bancarias, etc.
los que no elabora el auditor sin que son pedidos a terceros del ente: es decir, las respuestas de terceros que obtiene el auditor, como por ejemplo: la respuestas ante una circularizacion efectuada. El pedido del auditor a terceros no lo hace el mismo auditor, sino un responsable del ente, pero la respuesta del tercero es enviada al estudio del auditor.
Una vez finalizada su labor, el auditor debe mantener archivados todos los papeles de trabajo, en legajos de tipo permanente o carpeta. El auditor va a conservar todos los papeles que obtuvo del ente, los que obtuvo de terceros y los suyos propios, todos relacionados entre si. Van a servir para el futuro, ya que están referidos a la historia del ente, en aspectos jurídicos, contables, etc. En el caso de una nueva auditoria posterior, no se le pide todo al ente, sino solo lo que se modifico.
Sirven como elemento de constancia de la auditoria realizada, ya que todo se archiva en un legajo de actuación o del periodo (también se archiva en el estudio). Son la mejor forma de mostrar que se ha realizado la tarea.
El legajo permanente se actualiza, pero el legajo de actuación no. Propiedad, exhibición, conservación:
Los papeles de trabajo en su conjunto (permanentes y de actuación) son propiedad del auditor, debe conservarlos y hacerlos trascender a terceros. Le sirven al auditor para utilizarlos como medio de prueba en el caso de que se lo acuse de haber
realizado mal la tarea o con deficiencia. En caso de defensa puede mostrarlos, pero en caso contrario no puede. Ejemplos:
¿Que pasaría si el propio ente le solicita al auditor los papeles de trabajo, diciendo que se le ha periodo información?: el auditor no puede desprenderse de los papeles de trabajo originales, aunque se los pidan, aunque lo que puede hacer es entregar una fotocopia.
¿Que sucede si se los pide un colega conocido que lo va a suceder en la labor de auditoria?: no se los puede dar, aunque pude darle algún tipo de información a través de fotocopias de la parte pertinente.
El auditor debe exhibir sus papeles de trabajo en caso de juicio como medio de prueba, debiéndole enviar al juez una copia de los papeles de trabajo originales (pero el original no), pudiéndose exigir autentificacion por escribano.
En caso de robo o hurto debe hacerse la denuncia policial correspondiente.
Los papeles de trabajo deben conservarse como mínimo por 6 años (según RT7) o por el que indiquen las normas legales correspondientes. Para Llanos, el mínimo de 6 años se debe a que para la época en que se dicto esa resolución, la DGI pedía que se retuvieran por 5 años mas el año base.
También existen manuales en donde se archivan esos papeles de trabajo y se distribuyen entre quienes realizan la tarea.
Los procedimientos y los papeles de trabajo están muy unidos.
Los papeles de trabajo están prediferenciados y todos ellos se remiten a una hoja inicial llamada Llave, resumen, o índice.
PAPELES DE TRABAJO en AUDITORIA ()
El papel de trabajo es el elemento documental prediseñado que usa el auditor para volcar parte de su actuación. El que sabe aplicar la hoja de trabajo no debe ser un autómata, sino analizar aspectos que quizás las hojas de trabajo no estimen. La propia iniciativa siempre es mas importante. La hoja de trabajo solo ayuda a contener la información y mantenerla ordenada.
Estas hojas de trabajo se incorporan al manual por un código (cada hoja tendrá su código)
En los estudios se llega a saber mas los números de las hojas que de su titulo.
No se debe usar una hoja de trabajo de los dos lados, pues en algún momento puede omitirse información y necesitarse espacio para agregarla.
PAPELES DE TRABAJO ()
Son todos aquellos objetos donde constan las tareas realizadas, los elementos de juicio obtenidos y las conclusiones a las que arribo el auditor, por lo que constituyen la base para la emisión del informe, y luego constituyen su respaldo.
Objetivos:
a) proporcionar
evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas.
b) ayudar a los miembros
del equipo a adoptar una estructura ordenada y uniforme en la tarea. c)facilitar la supervisión de lo efectuado y proporcionar evidencias de dichas
d) documentar la información que puede ser utilizada en exámenes futuros.
e) permitir informar al
cliente sobre deficiencias observadas.
El objetivo principal es servir como base para la emisión del informe del auditor y constituir luego su respaldo.
Así, en el párrafo de alcance de trabajo de auditoria, la verificación del objetivo principal implica que de los papeles de trabajo deberá surgir el grado de cumplimiento de las normas de auditoria relativas al desenvolvimiento de la auditoria, y en el párrafo de opinión implica que de los mismos deben surgir los antecedentes que lo condujeron a la emisión de esa opinión o a la decisión de abstenerse de ella.
Deben ser claros, completos, y concisos, y además suministrar un testimonio inequívoco del trabajo realizado. Debe evitarse la inclusión de información excesiva e innecesaria puesto que reducen la eficiencia del trabajo de auditoria.
Contenido:
Deben incluir lo siguiente:
1) La descripción de la tarea realizada: a) el plan de auditoria.
b) las modificaciones.
c) el programa de auditoria.
El proceso de auditoria se inicia con la etapa de la planificación. Los papeles suelen contener documentación del plan de auditoria. Así, los miembros del equipo podrán tener un amplio conocimiento del plan para realizar su trabajo (del que son responsables).
Las modificaciones al plan original que surgen a medida que se desarrolla el examen deben ser documentadas.
Los programas de auditoria que surgen como consecuencia de la planificación proporcionan un registro de las pruebas efectuadas. En la documentación de dichos procedimientos se deben indicar claramente las causas y razones que llevan a examinar cierto tipo de transacciones y saldos, la base de selección, el alcance de las pruebas, y el volumen y naturaleza de las transacciones..
2) Los datos y antecedentes obtenidos durante la auditoria:
Se trata de información relevante sobre las actividades del ente que deben contener los papeles para la planificación del trabajo. Además tendrán que incluir una descripción de los métodos y normas contables mas importantes y la evaluación de la aplicación de las mismas.
También deben constar los antecedentes del ambiente de control y los sistemas de información (evaluación e identificación de las debilidades significativas), como así también un análisis particular de los montos incluidos en los estados.
3) Las conclusiones sobre el examen practicado:
Deben contener un registro de la evaluación de las evidencias de auditoria y las conclusiones a que se ha llegado.