Procedimientos de salida del sistema (pruebas de validez): 19 1) Arqueo de fondos:

Pueden existir problemas para hacer el arqueo si la empresa cuenta con cajas múltiples. Podría darse el caso de que la simultaneidad de arqueos no sea

factible porque no disponemos de toda la gente, entonces habría que dejar un fondo de cambio utilizado y etiquetar el resto de los fondos para que no pueda ser trasladado a otras cajas y efectuar “compensaciones”.

El arqueo de fondos tiene distintos momentos en su desarrollo: a) Corte de caja: el cual se abre en tres cortes:

a.1) de fondos o valores: que el cajero exprese cuales son los fondos para ser computados. El fondo de valores puede tener que ser revisado si el cajero lo considera necesario.

a.2) de registros: sea en forma manual o por computadora, se determina hasta que ultima operación se manifiesta que se computara en el arqueo que estamos realizando.

a.3) de documentos: de todos los comprobantes, se determina cuales entran en el arqueo.

b) Recuento físico propiamente dicho:

Se utiliza una hoja de trabajo que es una especie de acta con aclaraciones de la moneda de curso legal, la moneda extranjera y todo lo que haya. La moneda extranjera se incluye por su valor nominal, ya que es una revisión rápida, es una especie de inventario. “Incluimos en la hoja todo lo que esta, como esta”. Incluimos también los cheques vencidos y no vencidos, y todos lo billetes sirvan o no sirvan. El auditor no debe concurrir nunca solo a practicar el arqueo, debe presenciarlo alguna persona de la empresa, de rango superior al cajero, que oficie de testigo. Una vez finalizado, se libra un acta y nos retiramos. Se debe tratar de no interrumpir el funcionamiento de la caja, por ello es preciso escoger horarios apropiados (antes del inicio del día, o al cierre del mismo).

c) Encaje neto:

De todos los valores relevados, se determina cuales son lo que se deben computar y cuales no. De aquí saldrá la cifra definitiva para el auditor.

 Si existen billetes de curso legal que son falsos, estos no forman parte del “encaje neto”. Lo debatiría del cajero hasta que este explique como los recibió, ya debía reconocerlos, y en consecuencia pueden no constituir una perdida para la empresa. El auditor lo descuenta del arqueo.

 En cuanto a los cheques sin firma, se debe verificar de que forma entraron en la caja, observando la documentación respaldatoria, las facturas, etc. Si el deudor por compra de mercaderías se dio de baja cuando recibimos el cheque y libramos el recibo, ahora aparecerá un deudor financiero.  Si existen cheques de mas de un mes de la fecha

(postdatado), no se computa en caja porque constituye un deudor financiero hasta que venza.

 Si tenemos un cheque que tiene adosado una nota del banco que dice “sin fondos” (vino de vuelta por el banco por falta de fondos) es un deudor financiero y queda a la espera de un nuevo cheque.

 En cuanto a la moneda extranjera, primero hay que convertirla y luego si computarla para el encaje neto.

 Los vales no se computan en caja.

 Si hay un comprobante de gastos, como por ejemplo “viáticos” no forma parte del encaje neto, y hay que realizar el asiento correspondiente. Cualquier operación que implique una erogación no puede ser considerada como caja.

d) Conciliación contable:

Cuando hacemos el arqueo, este no siempre coincide con la fecha de cierre del ejercicio, por lo que es imperante auditar muy bien todo el fluir de fondos desde el arqueo hasta la fecha de cierre del ejercicio.

20. 2) Conciliación bancaria: La conciliación bancaria implica:

 el banco envía un resumen.

 se comparan los movimientos bancarios que constan es nuestros libros con el resumen.

 no sirve la conciliación de saldos, sino la conciliación de movimientos.

Si el saldo que aparece en la empresa es distinto al saldo del banco, el verdadero saldo que tiene que considerar el balance es el saldo que esta en el banco.

 si la empresa deposito el ultimo día y los cheques entran en el mes siguiente por el clearing, el 95% de las empresas lo deja como un problema de la conciliación bancaria.

 los cheques emitidos aun no cobrados por los terceros, no deberían ser considerados, aunque la empresa lo dedujo de sus saldos contables. El 99% lo deja en la conciliación bancaria, pero es un “débito financiero contra banco”.

 los cheques que tiene la empresa a su favor que aun no cobro es un “crédito financiero contra banco”; al igual que los casos anteriores lo que vale son los movimientos que figuran en el resumen bancario, por lo que tenemos que segregar, en estos casos mencionados, los créditos y deudas financieras.

En conclusión, lo que esta por acreditarse o debitarse son papeles, pero no es el saldo verdadero económicamente. En el aspecto jurídico vale lo que esta en el banco: si el primero del mes me embargan la empresa, lo que cuenta es lo que hay en el banco. Por lo tanto, tanto jurídica como económicamente lo que importa es lo que esta en el banco.

Disponibilidades y circuitos relacionados

DISPONIBILIDADES. Capitulo 8 de MONTGOMERY.

PRINCIPIOS CONTABLES.