documentos privados
VI. Libros que deben llevar los notarios 448 Clases de libros Los notarios de-
ben llevar cuatro clases de libros: el pro- tocolo, un libro repertorio de escrituras públicas y de documentos protocolizados, un libro índice público y un libro índice privado.4
Veamos en qué consiste cada uno de ellos:
449. El protocolo. Es aquel libro en
el cual se van insertando las escrituras en el orden numérico que les haya co- rrespondido en el repertorio, agregán- dose a continuación de éstas los docu- mentos a que hace referencia el artículo 415 del Código Orgánico de Tribunales –documentos protocolizados– en el or-
den numérico que les haya correspondi- do en el repertorio (art. 429, incs. 1º y 2º, C.O.T.).5
Los protocolos deberán empastarse a lo menos cada dos meses, no pudien- do formarse cada libro con más de qui- nientas fojas, incluidos los documentos protocolizados, que se agregarán al fi- nal en el mismo orden del repertorio. Cada foja se numerará en su parte supe- rior con letras y números (art. 429, inc. 3º, C.O.T.).6
En casos calificados los notarios po- drán solicitar de la Corte de Apelaciones respectiva autorización para efectuar los empastes por períodos superiores, siem- pre que no excedan de un año (art. 429, inc. 4º, C.O.T.).7
Cada protocolo llevará, además, un índice de las escrituras y documentos pro- tocolizados que contenga, y en su con- fección se observará lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 431 del Códi- go Orgánico de Tribunales. Se iniciará con un certificado del notario en que ex- prese la fecha en que lo inicie, enuncia- ción del respectivo contrato o escritura y nombre de los otorgantes de la escritura con que principia (art. 429, inc. 5º, C.O.T.).8
Transcurridos dos meses, desde la fe- cha del cierre del protocolo, el notario certificará las escrituras que hubieren que- dado sin efecto por no haberse suscrito por todos los otorgantes. Este certificado se pondrá al final del protocolo indican- do el número de escrituras y documen- tos que contiene y la enunciación de las que hayan quedado sin efecto (art. 429, inc. final, C.O.T.).9
450. Libro repertorio de escrituras públicas y de documentos protocolizados.
Todo notario llevará un libro repertorio de escrituras públicas y de documentos protocolizados en el que se dará un nú- mero a cada uno de estos instrumentos
1-2-3-4 Actualizado Depto. D. Procesal U. de Chile.
5-6-7-8-9 Actualizado Depto. D. Procesal U. de Chile.
por riguroso orden de presentación (art. 430, inc. 1º, C.O.T.).1
El objetivo de la nueva legislación no- tarial es dejar un solo libro repertorio que comprenda ambos documentos, con el objeto de mejorar el trabajo notarial con economía de tiempo y recursos.2
Cuando se trate de escrituras, se de- jará constancia en este libro de la fecha en que se efectúa la anotación; de las partes que la otorgan, a menos que sean más de dos, pues en este caso se indica- rán los nombres de los dos primeros com- parecientes, seguidos de la expresión “y otros”, del nombre del abogado o aboga- dos si la hubieren redactado y de la de- nominación del acto o contrato (art. 430, inc. 2º, C.O.T.).3
Tratándose de documentos protoco- lizados, se dejará constancia de la fecha en que se presenten, de las indicaciones necesarias para individualizarlos, del nú- mero de páginas de que consten y de la identidad de la persona que pida su pro- tocolización (art. 430, inc. 3º, C.O.T.).4
Sin embargo, si la protocolización se indicare en una escritura pública, basta- rá la anotación ordenada en el inciso 2º del artículo 430 del Código Orgánico de Tribunales (art. 430, inc. 4º, C.O.T.).5
El libro repertorio se cerrará diaria- mente, indicándose el número de la últi- ma anotación, la fecha y firma del notario. Si no se hubieren efectuado anotaciones, se expresará esta circunstancia (art. 430, inc. 5º, C.O.T.).6
La falta de las anotaciones señaladas en el inciso 2º del artículo 430 del Códi- go Orgánico de Tribunales, no afectará la validez de una escritura pública otor- gada, sin perjuicio de la responsabilidad del notario (art. 430, inc. final, C.O.T.).7
451. El índice público. El índice pú- blico es aquel libro que cada notario debe llevar, en el que se anotarán las escrituras por orden alfabético de los otorgantes (art. 431, inc. 1º, C.O.T.).8
Este libro debe estar a disposición del público, debiendo el notario exhibirlo a quien lo solicite (art. 431, inc. 2º, C.O.T.).9
452. El índice privado. El índice priva-
do es aquel libro que cada notario debe llevar y en el que se anotan por orden alfabético de los otorgantes, los testamen- tos cerrados con indicación del lugar de su otorgamiento y del nombre y domicilio de sus testigos (art. 431, inc. 1º, C.O.T.).10
El índice privado, como su propio nombre lo indica, debe mantenerse en reserva, no teniendo el notario obligación de exhibirlo, sino por decreto de juez competente o ante una solicitud de un particular que acompañe el certificado de defunción que corresponda al otorgante del testamento (art. 431, inc. 2º, C.O.T.).11
Los índices de escrituras deberán ser hechos con el nombre de los otorgantes y si se trata de personas jurídicas, suce- siones u otra clase de comunidades, bas- tará con anotar el nombre de éstas (art. 431, inc. final, C.O.T.).12
El hecho de haberse otorgado un testa- mento abierto o cerrado ante notario u otros funcionarios públicos que hagan sus veces, deberá figurar, sin perjuicio de su inserción en los índices a que se refiere el artículo 431, en un Registro Nacional de Testamen- tos, que estará a cargo y bajo la responsabili- dad del Servicio de Registro Civil e Identifi- cación. Igualmente, deberán figurar en este Registro todos los testamentos protocoliza- dos ante notario (art. 439, inc. 1º).13
Los notarios y los referidos funciona- rios deberán remitir al Servicio de Regis- tro Civil e Identificación, dentro de los diez primeros días de cada mes, por car- ta certificada, las nóminas de los testa- mentos que se hubieren otorgado o protocolizado en sus oficios, durante el mes anterior, indicando su fecha, el nom- bre y rol único nacional del testador y la clase de testamento de que se trata (art. 439, inc 2º).14
1-2-3-4-5-6-7-8 Actualizado Depto. D. Procesal U. de Chile.
9-10-11-12 Actualizado Depto. D. Procesal U. de Chile. 13-14 Art. 439 C.O.T., reemplazado por la Ley Nº 19.903, de 10 de octubre de 2003.
453. Custodia de los libros. El nota-
rio es responsable de las faltas, defectos o deterioros de los protocolos mientras los conserve en su poder (art. 432 C.O.T.). El notario entregará al archivero ju- dicial que corresponda los protocolos a su cargo que tengan más de un año des- de la fecha del cierre, y los índices de escrituras públicas que tengan más de diez años (art. 433 C.O.T.).
Los protocolos y documentos proto- colizados o agregados a los mismos debe- rán guardarse en cajas de seguridad o bóvedas contra incendios (art. 434 C.O.T.). Los protocolos y cualquier documen- to que se hubiere entregado al notario bajo custodia en razón de su oficio sólo podran sacarse de sus oficinas por decre- to judicial o en caso de fuerza mayor.
Si se tratare de decreto judicial, el notario personalmente deberá ejecutarlo (art. 435, inc. 2º, C.O.T.).
454. Pérdida, robo o inutilización de los protocolos y demás documentos. En
los casos de pérdida, robo o inutilización de los protocolos o documentos pertene- cientes a la notaría, el notario dará cuen- ta inmediatamente al ministerio público de que dependa para que inicie el co- rrespondiente proceso (art. 436 C.O.T.).1
Los protocolos o documentos perdi- dos o inutilizados deberán reponerse por orden del visitador de la notaría, con cita- ción de los interesados (art. 437 C.O.T.).2
La reposición, en cuanto sea posible, se efectuará con las copias autorizadas ex- pedidas por el notario, declaraciones de testigos y demás pruebas que el tribunal estime convenientes.
Las personas que tengan copias au- torizadas de las originales estarán obli- gadas a presentarlas al tribunal, y en caso de negarse a ello, se aplicará el procedi- miento de apremio establecido en el ar- tículo 276 del Código de Procedimiento Civil (art. 438 C.O.T.).3