4.1. METODOLOGIA GENERAL PARA LA REPRESENTACION
CONCEPTUAL DE UN SISTEMA CONCEPTUAL DE UN SISTEMA
En esta Sección se presentará la estrategia general a seguir para En esta Sección se presentará la estrategia general a seguir para obtener la representación sistémica de una situación dada. No se trata de obtener la representación sistémica de una situación dada. No se trata de suministrar un programa rígido de pasos sino, más bien, los aspectos suministrar un programa rígido de pasos sino, más bien, los aspectos básicos que deben cubrirse:
básicos que deben cubrirse: objetivos del sistema, su medio ambiente y objetivos del sistema, su medio ambiente y susu estructura orgánica.
estructura orgánica.
La introducción en el tema se hará mediante dos ejemplos que per- La introducción en el tema se hará mediante dos ejemplos que per- mitirán visualizar el razonamiento inherente al enfoque de sistemas. mitirán visualizar el razonamiento inherente al enfoque de sistemas. Luego, se explicarán las características de los diferentes aspectos que Luego, se explicarán las características de los diferentes aspectos que deben tomarse en cuenta en la construcción del modelo sistémico de una deben tomarse en cuenta en la construcción del modelo sistémico de una determinada situación.
determinada situación.
En el primer ejemplo se parte de una situación dada y se desarrolla En el primer ejemplo se parte de una situación dada y se desarrolla su representación sistémica; en el segundo se describe el desarrollo de un su representación sistémica; en el segundo se describe el desarrollo de un nuevo sistema.
nuevo sistema.
EL CASO DE UNA EMPRESA MANUFACTURERA EL CASO DE UNA EMPRESA MANUFACTURERA
Una empresa manufacturera puede ser visualizada como un sistema Una empresa manufacturera puede ser visualizada como un sistema que cumple determinados
que cumple determinados objetivos.objetivos. En ella existe un proceso deEn ella existe un proceso de
producción, en donde algunos materiales denominados materias primas producción, en donde algunos materiales denominados materias primas son transformados en productos mediante la aplicación de diferentes son transformados en productos mediante la aplicación de diferentes maquinarias y herramientas.
maquinarias y herramientas.
A grandes rasgos puede decirse que no existe ninguna empresa que A grandes rasgos puede decirse que no existe ninguna empresa que no cumpla, además de la función de producción, las funciones de comprar no cumpla, además de la función de producción, las funciones de comprar los materiales a procesar, proveerse de
los materiales a procesar, proveerse de
loloss
fondos necesarios para comprarfondos necesarios para comprar ese material, pagar al personal y vender los productos fabrica-dos. En ese material, pagar al personal y vender los productos fabrica-dos. En resumen,resumen,sus sus fun funcicioneones s bábásicsicas as sonson: :
a.
a. producciónproducción b.
b. suministrosuministro c.
c. administración y finanzasadministración y finanzas d.
d. ventasventas
La empresa se desarrolla en un
La empresa se desarrolla en un medio ambiente,medio ambiente, con el cual secon el cual se interrelaciona de muchas maneras; de él adquiere sus materiales y las interrelaciona de muchas maneras; de él adquiere sus materiales y las maquinarias necesarias, y constituye el mercado de sus productos. maquinarias necesarias, y constituye el mercado de sus productos. Asimismo, ese medio le impone, a través del gobierno, políticas económicas Asimismo, ese medio le impone, a través del gobierno, políticas económicas y,
y,
aa
través del Estado, leyes que regulan las contrataciones laborales ytravés del Estado, leyes que regulan las contrataciones laborales y normativas de distintas naturaleza, como la ley de control de calidad, las normativas de distintas naturaleza, como la ley de control de calidad, las normas sanitarias, etc.normas sanitarias, etc. Una lista no exhaustiva del medio ambiente Una lista no exhaustiva del medio ambiente de lade la
empresa es la siguiente: empresa es la siguiente:
a.
a. consumidores y clientes.consumidores y clientes. b.
b. otras industrias que le suministran materias primas y maqui-otras industrias que le suministran materias primas y maqui- narias
narias
87 87
c.
c. el sistema educativo, que determina el nivel de educación yel sistema educativo, que determina el nivel de educación y adecuación de la mano de obra a las actividades productivas adecuación de la mano de obra a las actividades productivas d.
d. el sistema financiero, a través del cual se establecen las tasasel sistema financiero, a través del cual se establecen las tasas de interés a pagar por los préstamos
de interés a pagar por los préstamos e.
e. el gobierno, a través de sus políticas económicasel gobierno, a través de sus políticas económicas f.
f. el Estado, a través de las diversas leyes y reglamentos que re-el Estado, a través de las diversas leyes y reglamentos que re- gulan diferentes aspectos de la actividad productiva
gulan diferentes aspectos de la actividad productiva g.
g. el grado de organización de los trabajadores.el grado de organización de los trabajadores.
Esta simple y esquemática presentación de una empresa manufac- Esta simple y esquemática presentación de una empresa manufac- turera, permite percibir que se está en presencia de
turera, permite percibir que se está en presencia de un un sist sistema ema basbastanttantee
complejo,
complejo, en donde los diferentes aspectos no pueden ser estudiados enen donde los diferentes aspectos no pueden ser estudiados en forma aislada. Así por ejemplo, no se debe producir más de lo que se forma aislada. Así por ejemplo, no se debe producir más de lo que se puede vender, los productos deben satisfacer las exigencias de los con- puede vender, los productos deben satisfacer las exigencias de los con- sumidores, los materiales a comprar deben cumplir ciertos requisitos que sumidores, los materiales a comprar deben cumplir ciertos requisitos que exige el proceso de producción. Un problema con el personal, el exige el proceso de producción. Un problema con el personal, el ausentismo, por ejemplo, puede ser ocasionado por múltiples causas: ausentismo, por ejemplo, puede ser ocasionado por múltiples causas: inadecuadas condiciones de seguridad industrial, sueldos en la empresa inadecuadas condiciones de seguridad industrial, sueldos en la empresa por debajo del promedio de otras empresas de la región, inadecuadas por debajo del promedio de otras empresas de la región, inadecuadas condiciones de ventilación o alumbrado, estilos supervisorios autoritarios, condiciones de ventilación o alumbrado, estilos supervisorios autoritarios, etc.
etc.
Figura 4.1. Figura 4.1.
¿Qué hacer para superar
¿Qué hacer para superar lala anterior situación? esto es, ¿qué haceranterior situación? esto es, ¿qué hacer para tener una representación conceptual del sistema empresa? Antes de para tener una representación conceptual del sistema empresa? Antes de entrar en este punto, es necesario hacer una precisión:
entrar en este punto, es necesario hacer una precisión: el hecho de que seel hecho de que se visualice una realidad dada como un sistema, no indica que ella esté visualice una realidad dada como un sistema, no indica que ella esté funcionando
funcionando como como tal.tal. De aquí, que el estudio que se realice, aplicando elDe aquí, que el estudio que se realice, aplicando el enfoque de sistemas, puede recomendar en esos casos los cambios enfoque de sistemas, puede recomendar en esos casos los cambios necesarios para que opere realmente como un sistema, es decir, se hace un necesarios para que opere realmente como un sistema, es decir, se hace un diseño de sistema.
diseño de sistema.
Pasemos entonces, a la obtención de la representación sistémica de la Pasemos entonces, a la obtención de la representación sistémica de la empresa.
empresa.
Los Objetivos de la Empresa Los Objetivos de la Empresa
Los objetivos que debe cumplir el sistema empresa, variarán de Los objetivos que debe cumplir el sistema empresa, variarán de acuerdo a las perspectivas de los diferentes actores que actúan dentro o acuerdo a las perspectivas de los diferentes actores que actúan dentro o fuera de la empresa. Así, no tienen porqué ser iguales las perspectivas de fuera de la empresa. Así, no tienen porqué ser iguales las perspectivas de los trabajadores y de los empresarios, o la de la sociedad en general.
los trabajadores y de los empresarios, o la de la sociedad en general. Por ejemplo:
Por ejemplo: a.
a. Desde Desde el el punto punto de de vista vista de de la la economía economía nacional,nacional, cada empresacada empresa p
p uu ee dd e e consconsideriderarce carce como unomo una célua célula del cula del cuerpo eerpo econóconómico demico dell cuerpo económico del país. Este cuerpo se esfuerza en satisfacer las cuerpo económico del país. Este cuerpo se esfuerza en satisfacer las necesidades y deseos de los individuos que participan en la actividad necesidades y deseos de los individuos que participan en la actividad económica o
económica o dependen de ella. El objetivo dedependen de ella. El objetivo de
lala
empresa consistirá, porempresa consistirá, por lo tanto, en contribuir alo tanto, en contribuir a
lala
satisfacción de esas necesidades. En estesatisfacción de esas necesidades. En este sentido, la empresa sirviensentido, la empresa sirviendo para la producción de do para la producción de bienes, bienes, es unaes una institución subordinada a los intereses económicos de
institución subordinada a los intereses económicos de
lala
comunidad.comunidad. b.b. SiSi bien desde el punto de vista del empresario, losbien desde el punto de vista del empresario, los objetivos de laobjetivos de la
empresa pueden variar en cierto grado, en
empresa pueden variar en cierto grado, en elel fondo élfondo él
aspiaspirra a a a queque
ellaellale suministre las utilidades que
le suministre las utilidades que le le parecen adecuadas, a la vez queparecen adecuadas, a la vez que espera que la empresa sobreviva en el futuro. En otras palabras, el espera que la empresa sobreviva en el futuro. En otras palabras, el objetivo de la empresa
objetivo de la empresa será el "motivo beneficio" con dos aspectos:será el "motivo beneficio" con dos aspectos: lograr utilidades y sobrevivir en las condiciones de futuro.
lograr utilidades y sobrevivir en las condiciones de futuro. c.
c. Par Par a loa lo ss clientes y consumidores, el objetivoclientes y consumidores, el objetivo de la empresa debe serde la empresa debe ser fabricar productos a bajos precios y de adecuada calidad. Una fabricar productos a bajos precios y de adecuada calidad. Una perspectiva globalizante deberá considerar los diferentes obje- perspectiva globalizante deberá considerar los diferentes obje- tivos, aunque algunas veces existirán antagonismos entre ellos. tivos, aunque algunas veces existirán antagonismos entre ellos.
Aquí es conveniente decir que el enfoque de
Aquí es conveniente decir que el enfoque desistemas sistemas funciona, no funciona, no
por actividades sino por objetivos; es
por actividades sino por objetivos; es decir, su orientacióndecir, su orientación y y metodolo-metodolo- gía tienden a diseñarse de acuerdo al objetivo del sistema, limitado por gía tienden a diseñarse de acuerdo al objetivo del sistema, limitado por las características del ambiente general y por los recursos con que cuen- las características del ambiente general y por los recursos con que cuen- ta el sistema.
ta el sistema.
89 89
Para simplificar nuestro caso de la empresa manufacturera, asumi- Para simplificar nuestro caso de la empresa manufacturera, asumi- remos que el objetivo de la empresa es crear valor, o más sencillo, fabricar remos que el objetivo de la empresa es crear valor, o más sencillo, fabricar productos que la sociedad evalúa en mayor grado que los materiales que productos que la sociedad evalúa en mayor grado que los materiales que son procesados.
son procesados.
El medio ambiente de la Empresa El medio ambiente de la Empresa El análisis de este aspecto persigue
El análisis de este aspecto persigue encontrar una representación de encontrar una representación de las interacciones que se
las interacciones que se dan entre la empresa y su medio_ ambiente.dan entre la empresa y su medio_ ambiente.Con elCon el
fin de no oscurecer el carácter didáctico del problema, se obviarán algunos fin de no oscurecer el carácter didáctico del problema, se obviarán algunos sistemas del medio ambiente que
sistemas del medio ambiente que interactúan con la empresa.interactúan con la empresa.
Para cumplir su objetivo, la empresa posee
Para cumplir su objetivo, la empresa posee su proceso de producción su proceso de producción o proceso creativo de valor.
o proceso creativo de valor. Asimismo, existe una serie de actividadesAsimismo, existe una serie de actividades relacionadas que están antes y después de ese proceso, que facilitan el relacionadas que están antes y después de ese proceso, que facilitan el cumplimiento eficiente del objetivo del sistema. Como veremos a cumplimiento eficiente del objetivo del sistema. Como veremos a continuación, esas actividades expresan un gran número de interrelacio- continuación, esas actividades expresan un gran número de interrelacio- nes entre la empresa y su medio ambiente.
nes entre la empresa y su medio ambiente. Por un lado, se tienen las
Por un lado, se tienen las actividades previas al proceso de produc- actividades previas al proceso de produc- ción, las
ción, las cuales consisten en hacer los estudios de demanda de los pro-cuales consisten en hacer los estudios de demanda de los pro-
ductos que fabrica la empresa y, en función de ese estudio se toman las ductos que fabrica la empresa y, en función de ese estudio se toman las decisiones para aumentar las inversiones originales, las cuales se destinan decisiones para aumentar las inversiones originales, las cuales se destinan a cuestiones tales como nuevas maquinarias, empleo de mano de obra, a cuestiones tales como nuevas maquinarias, empleo de mano de obra, compra de materias primas y partes, asignaciones para actividades de compra de materias primas y partes, asignaciones para actividades de investigación y desarrollo, etc.; si esas actividades no fueran conducidas investigación y desarrollo, etc.; si esas actividades no fueran conducidas adecuadamente, la actividad productiva no podría llevarse a cabo con adecuadamente, la actividad productiva no podría llevarse a cabo con efectividad. Ellas constituyen actividades que permiten ajustar la capa- efectividad. Ellas constituyen actividades que permiten ajustar la capa- cidad productiva del sistema empresa, y son prerrequisitos para la cidad productiva del sistema empresa, y son prerrequisitos para la actividad creativa de valor en el proceso de producción.
actividad creativa de valor en el proceso de producción. Por otro lado se tienen las
Por otro lado se tienen las actividades posteriores al proceso de actividades posteriores al proceso de prod
producciucción,ón, esto es, los bienes producidos deben ser vendidos para seresto es, los bienes producidos deben ser vendidos para ser
finalmente evaluados, tanto cualitativa como cuantitativamente, por los finalmente evaluados, tanto cualitativa como cuantitativamente, por los clientes y consumidores. A través de
clientes y consumidores. A través de lala actividad de mercadeo, la empresaactividad de mercadeo, la empresa obtiene información sobre las condiciones del mercado, sobre los ingresos obtiene información sobre las condiciones del mercado, sobre los ingresos de los clientes y los juicios de éstos sobre los precios
de los clientes y los juicios de éstos sobre los precios I:1I:1calidad de loscalidad de los productos. Toda esta información también permite ajustar la capacidad productos. Toda esta información también permite ajustar la capacidad
Esta breve descripción nos ha permitido establecer con precisión un Esta breve descripción nos ha permitido establecer con precisión un conjunto de interrelaciones que existen entre la empresa y su medio conjunto de interrelaciones que existen entre la empresa y su medio ambiente: clientes y consumidores, otras empresas, el Estado, entidades ambiente: clientes y consumidores, otras empresas, el Estado, entidades financieras y la sociedad en su conjunto, a través de su contribución al financieras y la sociedad en su conjunto, a través de su contribución al ingreso nacional.
ingreso nacional. Estructura
Estructura orgánica de la Empresaorgánica de la Empresa
El siguiente punto en la conceptualización de la empresa como El siguiente punto en la conceptualización de la empresa como sistema, se refiere al
sistema, se refiere al aspecto organizacional de la empresa para cumplir aspecto organizacional de la empresa para cumplir
su
suss objetivos,objetivos, es decir, el esqueleto o estructura orgánica del sistema. Ales decir, el esqueleto o estructura orgánica del sistema. Al inicio se dijo que una representación esquemática de los componen-tes de inicio se dijo que una representación esquemática de los componen-tes de ese esqueleto está dada por los departamentos de producción, de ventas, ese esqueleto está dada por los departamentos de producción, de ventas, de suministro y de administración y finanzas. Una descripción más de suministro y de administración y finanzas. Una descripción más completa deberá incluir los departamentos de planificación, de personal, completa deberá incluir los departamentos de planificación, de personal, de control de calidad, de investigación y desarrollo, etc.
de control de calidad, de investigación y desarrollo, etc. A continuación, precisaremos las
A continuación, precisaremos las relaciones necesarias y suficientesrelaciones necesarias y suficientes
que deben existir entre esos departamentos para que el sistema cumpla que deben existir entre esos departamentos para que el sistema cumpla efectivamente sus objetivos. Algunas de esas interrelaciones ya las efectivamente sus objetivos. Algunas de esas interrelaciones ya las mencionamos cuando se discutió el punto del
mencionamos cuando se discutió el punto del ambiente de la empresa.ambiente de la empresa.
Decíamos por ejemplo, que a partir del estudio de demanda y de otras Decíamos por ejemplo, que a partir del estudio de demanda y de otras variables ambientales, se toman decisiones para ajustar la capacidad variables ambientales, se toman decisiones para ajustar la capacidad productiva de la planta, en cuanto a maquinarias, mano de obra, mate- productiva de la planta, en cuanto a maquinarias, mano de obra, mate- riales, investigación y desarrollo. Todo este trabajo puede ser desarrollado riales, investigación y desarrollo. Todo este trabajo puede ser desarrollado por un departamento de planificación estratégica. Obsérvese, que de aquí por un departamento de planificación estratégica. Obsérvese, que de aquí surge una serie de informaciones y órdenes dirigidas al departamento surge una serie de informaciones y órdenes dirigidas al departamento financiero, quien se encargará de obtener los fondos necesarios para las financiero, quien se encargará de obtener los fondos necesarios para las nuevas inversiones; al departamento de planificación de inversiones en nuevas inversiones; al departamento de planificación de inversiones en maquinarias y otros activos, que determinará qué equipos comprar y maquinarias y otros activos, que determinará qué equipos comprar y cuándo; al departamento de personal, que se encargará de seleccionar el cuándo; al departamento de personal, que se encargará de seleccionar el nuevo personal; al departamento de suministros, que comprará los nuevo personal; al departamento de suministros, que comprará los requerimientos de materias primas, etc. De la misma forma, de estos requerimientos de materias primas, etc. De la misma forma, de estos departamentos pueden surgir informaciones hacia el departamento de departamentos pueden surgir informaciones hacia el departamento de