1.NOMBRE 2.PROCESO
ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS INFORMATICOS
SISTEMAS DE INFORMACION, TELECOMUNICACIONES Y TECNOLOGIA
3. OBJETIVO: Definir las actividades que se realizan para garantizar el uso eficiente de los recursos tecnológicos disponibles en la UFPSO, a través de actividades de monitoreo y, supervisión de uso de equipos informáticos, de comunicación, de almacenamiento y demás infraestructura tecnológica activa.
4. ALCANCE: Inicia con la instalación de los recursos, cubre las actividades de configuración, monitoreo y verificación, finaliza con la evaluación y seguimiento al rendimiento tecnológico del recurso.
Las actividades de este procedimiento se llevan a cabo, teniendo en cuenta las recomendaciones de los fabricantes de acuerdo con lo establecido en los manuales de operación y administración.
5. RESPONSABLE: JEFE DE LA DIVISION DE SISTEMAS
6. DEFINICIONES:
DNS: Sistema de Nombres de Dominio. Su utilidad principal es la búsqueda de
direcciones IP de sistemas centrales basándose en sus nombres.
Dirección IP: (Dirección de protocolo de Internet). Forma estándar de identificar un equipo que está conectado a Internet, La dirección IP consta de cuatro números separados por puntos y cada número es menor de 256.
Ficha: Documento que resume o describe los aspectos más relevantes de un elemento o sistema.
Hardware: Corresponde a todas las partes físicas y tangibles de un equipo de cómputo. Nombre de Dominio: Servicio de nombres Internet, proporciona una base de datos
distribuida en la que se registran y consultan asignaciones dinámicas de nombres para los equipos y grupos usados en la red.
Prioridad: Anterioridad o preferencia que se asigna de acuerdo a las características de una solicitud.
Proxy: Intermediario ubicado entre el usuario e Internet, para el control de accesos. Red: Sistema de comunicación que conecta diferentes dispositivos informáticos dentro
de un área definida para que los usuarios pueden compartir información y recursos. Requerimiento Técnico: Aviso o manifestación de una situación problema a nivel
técnico que genera una solicitud de atención.
Router: Dispositivo de hardware que permite el enrutamiento de paquetes entre diferentes redes.
Switch: Dispositivo de hardware que permite interconectar dos o más segmentos de red, transmiten datos de un segmento a otro de la misma red.
Wireless: Sistema de comunicaciones que transmite y recibe datos utilizando las ondas electromagnéticas, en lugar de cables.
Servidor: Computador que es compartido en una red informática por múltiples usuarios y procesos.
Sistema operativo: Conjunto de programas para el funcionamiento de un computador encargado de controlar la unidad central, la memoria y los dispositivos de entrada y salida
Sistema de Información: Aplicativos software que han sido desarrollados para soportar y gestionar la información académica, financiera y de recursos bibliográficos de la UFPSO.
Solicitud: Petición realizada por el usuario en donde se requiere la atención y gestión de una necesidad o problema detectado.
7.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO
1 Planeación de la administración
teniendo en cuenta el plan de acción y el plan de mejoramiento de la división de sistemas.
Del mismo modo se referencian los
registros que describen las
características de los equipos, redes y
sistemas de información y los
inventarios. Jefe de la división de sistemas Formato Inventario de equipos de cómputo F-TT-DSS-011
2 Planeación de la función y configuración de los servidores que son adquiridos por
necesidades presentadas mediante
solicitud, teniendo en cuenta lo
necesario para garantizar el uso
eficiente del recurso.
Coordinador de infraestructura Formato Ficha técnica de servidores F-TT-DSS-012
2a. Definir los servicios que prestará antes
de la instalación, determinar la
distribución lógica para el buen
funcionamiento y almacenamiento de datos del sistema.
Coordinador de infraestructura
Manuales Políticas de la
división
2b. Asignación de las direcciones IP para la
red, se asignan los usuarios teniendo en cuenta los permisos de acceso, se indica al sistema operativo con que otros sistemas va a interactuar, se establecen los niveles de seguridad y los parámetros de red.
Coordinador de infraestructura Técnico en redes Formato Ficha técnica de redes F-TT-DSS-013
2c. Configuración del equipo de acuerdo a
lo descrito en el Instructivo Gestión de la configuración.
A partir del momento de actividad del servidor, se inicia el monitoreo y
verificación; es probable que el
monitoreo surja por un diagnóstico previo o generado por una solicitud o reporte de usuario, en este caso se deben establecer las acciones de
acuerdo a la prioridad que se
establezca. Coordinador de infraestructura Formato Ficha técnica de servidores F-TT-DSS-012 Formato Bitácora de monitoreo a servidores F-TT-DSS-014
3 Los equipos de cómputo incluyen el
hardware (PCS e impresoras) que han sido adquiridos e instalados en los puntos de operación del usuario.
La administración inicia desde el momento en que el equipo es ingresado
Técnico en hardware / software Formato Inventario de equipos de cómputo F-TT-DSS-011
por almacén y asignado al usuario responsable de su uso, actualizando el formato de inventario de la división. 3a. Se realiza la instalación y configuración
del equipo que ya ha sido entregado por la oficina de Almacén al usuario;
teniendo en cuenta los archivos,
particiones, programas y demás
características definidas de acuerdo al usuario.
Adicionalmente se deben asignar IP a cada equipo teniendo en cuenta la distribución existente. Técnico en hardware / software Técnico en redes Formato Ficha técnica de hardware F-TT-DSS-015 Formato Ficha técnica de impresoras F-TT-DSS-016 Formato Ficha técnica de software F-TT-DSS-017 Formato Ficha técnica de redes F-TT-DSS-013 3b. Se verifica la instalación y se hace una
revisión física y funcional del equipo. Si se presenta algún error se revisa y se corrige.
En el caso de equipos de uso para usuarios se les da la recomendación verbal sobre el manejo, copias de
seguridad, apagado y encendido,
actualización de antivirus, uso y cuidado de la información en dispositivos USB. A partir de ese momento el equipo entra en el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de la división.
A los equipos de cómputo activos se les
hace seguimiento de acuerdo al
Instructivo Servicio técnico y
tecnológico. Técnico en hardware / software Formato Inventario de equipos de cómputo F-TT-DSS-011
4 La administración de redes (datos, voz), busca mantener en operación los equipos activos de red e infraestructura de cableado estructurado sobre los que funcionan los servicios de red y acceso a los sistemas de información de la UFPSO.
La administración de las redes de la institución, está considerada dentro del plan de acción de la división y se apoya en la información técnica registrada de
los inventarios, formatos y
características de los dispositivos.
Coordinador de infraestructura Formato Inventario de telecomunicaciones F-TT-DSS-018 Formato Infraestructura de la red F-TT-DSS-019 Formato Ficha técnica de redes F-TT-DSS-013
4a. Se actualizan los registros existentes;
para garantizar el uso y mantenimiento de las redes se llevan a cabo las siguientes actividades:
Reconocimiento y verificación de los equipos activos en la red
Verificar las condiciones eléctricas y ambientales de los equipos
Actualizar el inventario de
telecomunicaciones y la ficha técnica
de redes incluyendo puntos
instalados y disponibles según
capacidad.
Realizar los registros de anchos de banda.
Para los detalles técnicos de la administración se hace lo descrito en el Instructivo Gestión de la configuración. La administración debe asegurar la continuidad y la recuperación de los servicios que se prestan a la institución. Cuando la administración incluya el soporte e instalación de acuerdo a solicitudes de usuario, se hará conforme
Técnico en redes Coordinador de infraestructura Formato Inventario de telecomunicaciones F-TT-DSS-018
al Instructivo Soporte técnico y tecnológico.
5 Respaldo y recuperación de datos Administrador de
los servidores Reporte de copia de seguridad enviado al E-mail del administrador de servidores
5a. Se realiza diariamente una copia de
respaldo a la información contenida en los servidores. Una copia se almacena en el mismo servidor y la otra copia en el servidor de backup interno.
Administrador de los servidores
5b. Las copias de seguridad de los
servidores son almacenamiento por 4 días consecutivos en un Data Center Externo (RBO) contratado.
Administrador de los servidores
5c. Las copias de seguridad del servidor
backup interno son almacenadas de forma permanente en discos con formato DVD.
Administrador de los servidores
5d. Realizar la verificación de la información
copiada en los DVD para detección de errores y confirmando lectura correcta.
Administrador de los servidores
5e. Eliminar del servidor backup interno
toda la información que ha sido grabada o quemada en DVD.
Administrador de los servidores
5f. Rotular el disco de DVD con la
respectiva nomenclatura:
Nombre del servidor, tipo de
información, rango de fechas
almacenadas y fecha en que se realizó la grabación del DVD.
Administrador de los servidores
5g. Si el líder del proceso considera
necesario puede colocar una
observación o comentario en el DVD, debajo del código o nomenclatura.
Líder del proceso
5h. Para el registro de la realización de las copias de seguridad, se cuenta con la bitácora de correos electrónicos con el registro de las copias de seguridad realizado.
Líder del proceso Reporte de copia de
seguridad enviado al E-mail del administrador de
servidores
5i. Establecer un lugar seguro con
condiciones ambientales adecuadas
para el almacenamiento de las copias de seguridad.
Líder del proceso
8. DOCUMENTOS REFERENCIALES:
NTC ISO 9001:2008 Sistema de gestión de calidad requisitos Instructivo Servicio técnico y tecnológico (I-TT-DSS-001) Instructivo Gestión de la configuración (I-TT-DSS-002) Plan de mantenimiento preventivo
Ley 842 de 2003
Plan Nacional de Tecnología Estándares IEEE
Acuerdo 084 del 11 de septiembre de 1995 Plan de acción de la división de sistemas Plan de mejoramiento SITT
9.ANEXOS:
Formato Inventario de equipos de cómputo F-TT-DSS-011 Formato Ficha técnica de servidores F-TT-DSS-012 Formato Ficha técnica de redes F-TT-DSS-013
Formato Bitácora de monitoreo a servidores F-TT-DSS-014 Formato Ficha técnica de hardware F-TT-DSS-015
Formato Ficha técnica de impresoras F-TT-DSS-016 Formato Ficha técnica de software F-TT-DSS-017
Formato Inventario de telecomunicaciones F-TT-DSS-018 Formato Infraestructura de la red F-TT-DSS-019
REVISÓ: APROBO:
COORDINADOR SIG LIDER DEL PROCESO
FECHA CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN
20-09-2010 Creación del documento A
03-08-2012 Cambio en la actividad 4ª se elimina el formato Bitácora de redes F-TT-DSS-020 y se reemplaza por el formato Inventario de telecomunicaciones F-TT-DDS-018. Actualización de los anexos.
B
16-10-2013 Actualización del alcance del proceso e inclusión de las actividades 5, 5a. hasta la 5i.
Actualización de los anexos.
C
23-01-2015 En la actividad 5 y 5ª se eliminan los registros F-TT-DSS-033 y F-TT-DSS-037 y se incluye Reporte de copia de seguridad enviado al E-mail del administrador de servidores
En los anexos se eliminan los formatos F-TT-DSS-033 y F-TT-DSS-037
