UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
PROYECTO CONTABLE Previo a la obtención del título de:
LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA
TEMA DEL PLAN:
“PROPUESTA PARA LA ELABORACIÓN DE UN SISTEMA DE CÁLCULO DE COSTOS POR PROCESOS QUE REALIZA AQUAGROUP CIA. LTDA. PARA
PRODUCIR PLANTAS DE TRATAMIENTO DE AGUA.”
AUTOR:
MANTILLA YÁNEZ RUBÉN ERNESTO
DIRECTOR DE TESIS:
DRA. PAQUITA SALAZAR
QUITO, MARZO DEL 2011
DERECHO DE AUTORIA
“El vigente trabajo de Tesis de Grado, es de exclusiva responsabilidad del autor, para el cuál se ha utilizado procedimientos debidamente autorizados por la Gerencia General de AQUAGROUP CIA. LTDA., y el patrimonio intelectual pertenece a la Universidad Tecnológica Equinoccial – UTE”
DEDICATORIA
El presente trabajo de tesis lo dedico a mis queridos PADRES, a quienes debo todo lo que soy, ya que con su ejemplo, sacrificio y paciencia me inculcaron los valores para alcanzar el éxito en mi vida profesional y personal, lo dedico a mi ESPOSA e HIJA, que con su cariño y amor siempre han estado a mi lado para ser la fuente de inspiración para conseguir mis metas, a mis HERMANOS, quienes me han apoyado en todo lo que he necesitado sin esperar nada a cambio.
A quienes con su aprecio, me han motivado para culminar esta etapa tan importante de mi vida, que si bien es cierto no será la última en mi escala profesional, constituye una de las mas deseadas y la primera en mi visión profesional.
Con cariño,
RUBÉN
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Tecnológica Equinoccial, Escuela de Contabilidad y Auditoría, Modalidad a Distancia, a sus excelentes docentes, quienes me impartieron sus conocimientos para formarme con ética y profesionalismo.
De manera muy especial, a la Dra. Paquita Salazar, Directora de Tesis, quién me ha guiado con cuidado, paciencia y profesionalismo hasta culminar con la presente investigación.
A la empresa AQUAGROUP CIA. LTDA., en la persona del Sr. Juan Fernando Navarro Pérez, Gerente General de la Empresa, a la Sra. Janeth Ferigra Ramirez, Sub Gerente y a todo el personal por las facilidades brindadas durante el proceso de desarrollo de la tesis.
Mi reconocimiento de gratitud y admiración para todos.
EL AUTOR
INDICE
CAPITULO 1 1
1.1.ELPROBLEMADELAINVESTIGACIÓN 1 1.1.1.PLANTEAMIENTODELPROBLEMA 1 1.1.2.FORMULACIÓNDELPROBLEMA 3
1.1.3.SUBPREGUNTAS 3
1.1.4.OBJETIVOS 4
1.1.4.1. GENERAL 4 1.1.4.2. ESPECÍFICOS 4
1.1.5. JUSTIFICACION 5
1.1.6.LIMITACIONES 5
1.1.7.HIPOTESIS 5
1.2.MARCOMETODOLÓGICO 6
1.2.1.TIPOYDISEÑODELAINVESTIGACIÓN 6 1.2.2.METODOSDELAINVESTIGACIÓN 6
1.2.3.POBLACIÒNYMUESTRA 7 1.2.4.TÉCNICASEINSTRUMENTOSPARALARECOPILACIÓNDELAINFORMACIÓN
7
1.2.5.TRATAMIENTOYANÁLISISDEDATOS 7
CAPITULO 2 8
2.MARCO TEORICO, CONCEPTUALYLEGAL 8
2.1.2.MARCOTEÓRICO 8
2.2.MARCOCONCEPTUAL 12
2.2.1.CONCEPTODECONTABILIDADDECOSTOS 12 2.2.2.CARACTERÍSTICASDELA CONTABILIDADDECOSTOS 14
2.2.3.OBJETIVOSESENCIALESDELACONTABILIDADDECOSTOS 15 2.2.4.BASESTECNICASAPLICABLESALACONTABILIDADDECOSTOS 16 2.2.5.RELACIONESDELACONTABILIDADDECOSTOSCONELRESTODE
ORGANIZACIÓNDELAEMPRESA. 16
2.2.6.COSTO 17
2.2.7.ELEMENTOSDELCOSTO 18 2.2.8.CLASIFICACIONDELCOSTO 20
2.2.8.1.PORALCANCE 21
2.2.8.2.PORLAIDENTIDAD 21 2.2.8.3.PORSURELACIÓNCONELNIVELDEPRODUCCIÓNOPOREL
COMPORTAMIENTO 21 2.2.8.4.PORELMOMETOENQUESEDETERMINAN 22
2.2.8.5.PORELSISTEMADEACUMULACIÓN 22
2.2.8.6.PORELMÉTODO 23
2.2.8.7.PORELGRADODECONTROL 23 2.2.8.8.ELCOMPORTAMIENTODELOSCOSTOSYELUSODELOSRECURSOS. 23
2.2.8.9.OPERACIONESQUEENCARECENELCOSTO 24
2.2.9.SISTEMASDECOSTEO 25 2.2.9.1.SISTEMADECOSTOSPORÓRDENESDETRABAJO 27
2.2.9.2.SISTEMADECOSTOSPORPROCESOS 29 2.2.9.3.LOSSISTEMASDECOSTEOHISTÓRICOS 32 2.2.9.4.LOSSISTEMASDECOSTEOABSORBENTE 32 2.2.9.5.LOSSISTEMASDECOSTEOVARIABLES 32 2.2.9.6.ELSISTEMADECOSTEOBASADOENACTIVIDADES(ABC) 33
2.2.9.7.LOSSISTEMASDECOSTOSDECALIDAD 33
2.2.9.8.ELCOSTEOPOROBJETIVO 33
2.2.9.9.ELCOSTEOKAIZEN 34 2.2.9.10.ELSISTEMADECOSTEOBACKFLUS 34
2.2.10.DISEÑODEUNSISTEMADECOSTOSPORPROCESOS 34 2.2.10.1.ACTIVIDADESPRIMORDIALESPARAELDISEÑODEUNSISTEMADE
COSTOSPORPROCESOS 35
2.2.10.2.ACTIVIDADESESTRUCTURALESINICIALES 35 2.2.10.3.ACTIVIDADESOPERACIONALESANTESDELOSPERIODOS 36
2.2.10.4.ACTIVIDADESDURANTEELPERIODO 36 2.2.10.5.ACTIVIDADESALFINALDELPERIODO 37
2.3.MARCOLEGAL 37
2.3.1.PRINCIPIOSDECONTABILIDADGENERALMENTEACEPTADOS(PGAC) 38
2.3.2.NORMASECUATORIANASDECONTABILIDAD(NEC) 38 2.3.3.NORMASINTERNACIONALESDEINFORMACIÓNFINANCIERA(NIIF´S) 38
CAPITULO 3 40
3.CONOCIMIENTODELAEMPRESAYDIAGNÓSTICO 40 3.1.INTRODUCCIÓNALTRATAMIENTODEAGUA 40 3.2.HISTORIADELTRATAMIENTODEAGUA 41 3.3.ELMERCADODETRATAMIENTODEAGUAENELECUADOR 44
3.4.AQUAGROUPCIA.LTDA.,PRESENTACIÓNDELACOMPAÑÍA 45
3.4.1.HISTORIA 45
3.4.2.MISIÓN 46
3.4.3.VISIÓN 46
3.4.4.OBJETIVOS 46
3.4.5.POLITICA 46
3.4.6.INFRAESTRUCTURA 47
3.4.7.TECNOLOGÍA 47
3.4.8.TALENTOHUMANO 48
3.4.9.SOFTWARE 48
3.4.10.ORGANIGRAMA 48
3.4.11.PROCESOSADMINISTRATIVOSDEAQUAGROUPCIA.LTDA 49
3.4.11.1PLANIFICACIÓNGERENCIAL 49 3.4.11.2.SISTEMADEGESTIÓNDECALIDAD 49
3.4.11.3COMERCIALIZACIÓN 49 3.4.11.4.PLANIFICACION,CONSTRUCCIONEINSTALACIÓN 49
3.4.11.5.LOGISTICA 49
3.4.11.6.ADMINISTRATIVO–FINANCIERO 49 3.4.11.7.GESTIÓNDETALENTOHUMANO 50 3.4.12.ESQUEMADELDEPARTAMENTOADMINISTRATIVOFINANCIERO 51
3.4.13.FUNCIONESDELDEPARTAMENTOADMINISTRATIVOFINANCIERO 51
3.4.14.PROCEDIMIENTODECOSTOSDEPROYECTOS 52
CAPITULO 4 61
4.1.PROPUESTA:SISTEMADECOSTOSPORPROCESO 61
4.1.1.ANTECEDENTES 61
4.1.2.ORGANIGRAMADELDEPARTAMENTOADMINISTRATIVOFINANCIERO 61
4.1.3.FUNCIONESDELÁREAFINANCIERA 62
4.1.3.1.CONTADORGENERAL 62 4.1.3.2.CONTADORDECOSTOS 64 4.1.3.3.AUXILIARDECOMPRAS 66 4.1.3.4.AUXILIARCONTABLE 68 4.1.4.PROCESOSQUEINTERVIENENENLAELABORACIÓNDESISTEMASDE
PLANTASDEAGUA. 70
4.1.4.1.DISEÑO 70
4.1.4.2.OBRASCIVILES 70
4.1.4.3.HIDRÁULICO 71
4.1.4.4.ELÉCTRICO 71
4.1.4.5.PRUEBASDEFUNCIONAMIENTOYENTREGA 71 4.1.5.PROCEDIMIENTODELSISTEMADECOSTOSPORPROCESOSDEAQUAGROUP
CIA.LTDA. 72
4.1.6.DOCUMENTOSADICIONALES 74 4.1.7.DOCUMENTOSDECONTROL 74 4.1.7.1.AQR01CONTROLDEMANODEOBRA 74
4.1.7.2.AQR02.CONTROLDEGASTOSDEVIAJE 75
4.1.8.ANEXOSDECOSTOS 75
4.1.8.1.AQC01.COSTOSDIRECTOS 75 4.1.8.2.AQC02.MANODEOBRA 75 4.1.8.3.AQC03.COSTOSINDIRECTOS 76 4.1.8.4.AQC04.COSTOSDEPRODUCCIÓN 76 4.1.9.TRATAMIENTOCONTABLEDELOSCOSTOSPORPROCESOS 77
4.1.9.1.TRATAMIENTODELPROCESODEDISEÑO 77 4.1.9.2.TRATAMIENTODELPROCESODEOBRACIVIL 79 4.1.9.3.TRATAMIENTODELPROCESOHIDRAÚLICO 81 4.1.9.4.TRATAMIENTODELPROCESOELÉCTRICO 83 4.1.9.5.TRATAMIENTODELPROCESODEPRUEBASDEFUNCIONAMIENTOY
ENTREGA 85
4.1.9.6.TRATAMIENTODELOSCOSTOSINDIRECTOS 87 4.1.9.7.TRATAMIENTODELINVENTARIOENPROCESO 89
4.1.9.8.DESARROLLOEJERCICIOPRÁCTICO 94
4.1.9.8.1.DATOSINFORMATIVOS 94
4.1.9.8.2.LIBRODIARIO 97
4.1.9.8.3.MAYORIZACIÓN 112
4.1.9.8.4.BALANCEDECOMPROBACIÓN 136 4.1.9.8.5.ESTADODECOSTOSDEPRODUCTOSVENDIDOS 140
4.1.9.8.6.ESTADODERESULTADOSYBALANCEGENERAL 141
4.1.9.8.7.ANEXOSDECOSTOSDIRECTOS 143 4.1.9.8.8.ANEXODEMANODEOBRA 145 4.1.9.8.9.ANEXODECOSTOSINDIRECTOS 149 4.1.9.8.10.ANEXODECOSTOSDEPRODUCCIÓN 151 4.1.9.8.11.DOCUMENTOSDECONTROLMANODEOBRA 154
CAPITULO 5 158
5.CONCLUSIONESYRECOMENDACIONES 158
5.1.CONCLUSIONES 158
5.2.RECOMENDACIONES 159
GLOSARIO 161 BIBLIOGRAFIA 165
ANEXOS 167
A.PLANDECUENTAS 167
B.ANEXOSDECOSTOSDIRECTOS 177 C.ANEXOSDEMANODEOBRA 179 C.ANEXOSDECOSTOSDIRECTOS 182 D.ANEXOSDE COSTOSDEPRODUCCIÓN 184
E.DOCUMENTODECONTROLDEMANODEOBRA 186 F.DOCUMENTODECONTROL GASTOSDEVIAJE 187
1 CAPITULO 1 1.1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el Ecuador, como en el resto del mundo, es necesario evitar la contaminación del medio ambiente, debido a que el agua es uno de los recursos naturales más importantes para la vida, es indispensable cuidarla de manera eficaz y oportuna, para ello existe una serie de normas que estandarizan el agua dependiendo de su uso, por ejemplo: para consumo humano debe cumplir con parámetros mucho más exigentes que para riego de plantaciones.
Las empresas industriales para cumplir con dichas normas de medio ambiente, necesitan tener entre sus activos una planta de tratamiento de agua residual ya que no pueden arrojar su desechos líquidos de forma directa a la alcantarilla sino que previamente deben descontaminarlos, las empresas petroleras en cambio para cumplir con su trabajo normal en los campos petroleros construyen plantas de tratamiento de agua potable.
AQUAGROUP CIA. LTDA., es una empresa ecuatoriana fundada en el año de 1995, que se dedica al diseño, instalación y puesta en marcha de plantas de tratamiento de agua potable y residual. Se divide en cinco departamentos que son Gerencia General, departamento de administración financiera, departamento de ventas, departamento de logística y departamento planificación y construcción.
Cada uno de los departamentos antes citados tiene funciones específicas para cada proyecto, a continuación detallamos cada actividad:
Departamento administrativo-financiero, se encarga de llevar la administración económica-financiera de la empresa, es el encargado de registrar todos los movimientos de la empresa y por ende el cálculo de costos y utilidades de la empresa y demás actividades financieras.
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Departamento de ventas, es el encargado de ofrecer y buscar clientes, así como de estar en contacto con los clientes en las negociaciones del proyecto.
Departamento de Logística, se encarga de contratar al personal técnico especializado y realizar todas las adquisiciones necesarias para el proyecto.
Departamento de Planificación y construcción, es el encargado de elaborar las cotizaciones con el diseño de las plantas, luego de aprobado el proyecto se dedica a realizar los cálculos estructurales, planificar y supervisar la construcción del proyecto, gerencia también en partes, es la encargada supervisar y controlar la construcción de la planta,
El actual procedimiento que se adopta para el cálculo de costos por proyecto muestra muchas deficiencias al momento de arrojar los costos finales ya que se realiza cargando todos los costos del proyecto a una cuenta temporal de activo que luego al final del mes se cierra para acumularse en la cuenta inventario en proceso luego pasar a inventarios terminados y finalmente a costo de ventas, dependiendo de el tipo de costo, las cuentas que se maneja se llaman costo directos de materiales, costo directos de mano de obra, costo directos fletes, costos directos de movilización, costos directos de refrigerios, costos directos de alquiler maquinarias, costos directos otros, al final de todo tenemos un valor para cada rubro y la suma total son los costos directos por proyecto, luego se le aumenta un porcentaje de costos indirectos que corresponde a un cálculo estimado que depende del número de horas que el Técnico dedicó a cada proyecto con eso se obtiene un costo total de cada proyecto o el llamado Costo de Ventas por proyecto. Podemos observar que debemos mejorar el sistema de costos de Aquagroup, por lo que sería necesario diseñar un modelo basado en otra metodología de costos que sea más actual y se ajuste a las necesidades de la empresa.
A este sistema se lo puede ver como inapropiado ya que si bien es cierto nos entrega un valor del proyecto, los costos indirectos son mal asignados ya que existen otros costos que no se toma en cuenta, por ejemplo el departamento de logística también dedica su
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tiempo a ese proyecto, la persona de administración, el mismo gerente dedica tiempo a supervisar proyectos, por ende los costos calculados no están mostrando la verdadera situación de la empresa por proyecto, esos costos sólo indican un valor pero no toma en cuenta otros gastos en los que también se incurren por ende el margen de utilidad no es el real.
El proceso de costos de la empresa AQUAGROUP está basado en modelos antiguos de costos, ahora con el avance de la tecnología y el aumento de la competencia las empresas están obligadas a mejorar en todo sentido y más aún en sus sistemas de costos, existe un sistema muy conocido que se lo viene manejando desde hace años atrás en otros países y en el Ecuador la mayoría de empresas lo tiene implantado, es el sistema de costos por proceso que muy bien se lo puede aplicar en la empresa, tiene ese nombre debido a que consiste en dividir todo el proceso productivo de las empresas en diferentes pasos a los cuales se les va asignando un costo, con esto se calculará el costo más exacto de cada uno asignando un valor a todo lo que interviene en cada proceso.
El tratamiento de agua es un campo muy rentable, cada planta de tratamiento genera muy buena rentabilidad siempre y cuando el manejo de los costos sea el apropiado, con un buen sistema de cálculo de costos se puede analizar el margen de utilidad a obtener y así tener precios muy competitivos en el mercado, ésta investigación tratará de buscar una metodología para que el manejo de los costos de cada planta o proyecto muestre realmente su costo.
1.1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo está siendo manejado el cálculo de costos por proyecto en AQUAGROUP CIA.
LTDA, y cómo crear un sistema de costos?
1.1.3. SUBPREGUNTAS
¿Por qué el sistema de costos parece inapropiado para la empresa?
4
¿Cómo se puede implantar un proceso de costos por procesos en AQUAGROUP CIA.
LTDA.?
¿En qué procesos se puede dividir la construcción de cada proyecto?
1.1.4. OBJETIVOS
1.1.4.1. GENERAL
Elaborar un sistema de costos que arroje los costos reales de una planta de tratamiento de agua potable y/o residual, basado en los procesos de operación que realiza AQUAGROUP CIA. LTDA.,
1.1.4.2. ESPECÍFICOS
a. Determinar los costos reales de cada proceso que tiene AQUAGROUP CIA.
LTDA., para poder analizar, desarrollar estrategias para disminuir los costos y obtener un margen de utilidad más alto.
b. Analizar el desempeño de cada departamento de acuerdo con los procesos que realiza la empresa al momento de producir una planta de agua.
c. Determinar los costos unitarios de cada proceso de implementación de la planta, por ejemplo: diseño, obra civil, instalaciones eléctricas e hidráulicas, pruebas de funcionamiento.
d. Agilizar la entrega de cotizaciones en tiempos menores.
e. Determinar los presupuestos de cada planta con menor rango de error.
5 1.1.5. JUSTIFICACION
Para la empresa AQUAGROUP es conveniente y necesario calcular los costos de producción mediante éste sistema, si tenemos claro cuánto cuesta producir una planta se puede elaborar mejores estrategias para aumentar las ventas, también se podrá controlar cada proceso del proyecto y reducir los costos, además facilitará la toma de decisiones para estar en mejoramiento continuo hasta llegar a obtener un producto final excelente que acapare todas las exigencias del cliente alcanzando alta popularidad en el mercado.
Por otro lado es beneficioso para el departamento administrativo-financiero tener un sistema de costos eficaz, para poder optimizar tiempo y tener la información más exacta, con el fin de elaborar los informes y presupuestos óptimos para la gerencia.
1.1.6. LIMITACIONES
Una de las limitaciones de éste sistema de costos será el difícil acceso a la información, Gerencia General maneja datos básicamente de tiempo, para realizar el sistema de costos por procesos necesitamos saber qué tiempo se demora cada proceso,
Otra limitación es que para ésta investigación se cuenta con 9 meses.
1.1.7. HIPOTESIS
Un sistema de costos por procesos que realiza AQUAGROUP para el diseño, instalación y puesta en marcha de una planta de tratamiento de agua mostrará los costos más reales de cada proyecto.
6 1.2. MARCO METODOLÓGICO
1.2.1. TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación que se realizó para determinar el sistema de costos planteado y lograr los objetivos, así como para ratificar la hipótesis es la siguiente:
Diseño transversal.- La investigación tiene este diseño por que cuenta con el espacio y tiempo determinado, el espacio es AQUAGROUP CIA. LTDA., y el tiempo aproximado para presentar el proyecto es de 9 meses.
Tipo descriptiva.- La investigación fue de tipo descriptiva por que caracterizó procesos con el fin de mostrar costos más reales.
Tipo predictiva.- La investigación también fue predictiva porque se pudo predecir que un sistema de costos por procesos muestra costos más exactos para una Planta de Tratamiento de agua.
Tipo no observacional.- Por otro lado se modificó las variables que son el sistema de costos para alcanzar los resultados deseados.
1.2.2. METODOS DE LA INVESTIGACIÓN
Los métodos más apropiados para el tipo de investigación planteada fueron:
Método Deductivo.- Se analizó en forma global el proyecto de determinar un sistema de costos por procesos para una planta de tratamiento de agua con el fin de emitir un criterio de ésta aplicación en la empresa.
Método Inductivo.- Se analizó en forma individual cada uno de los temas, así como de los procesos que competen a la aplicación de éste sistema.
7 1.2.3. POBLACIÒN Y MUESTRA
Población
La población constituyó la totalidad del conjunto de elementos, seres u objetos que se investigó y de la cual se extrajo una muestra que reunió las mismas características de la población.
La población de ésta investigación fue la empresa AQUAGROUP CIA. LTDA., cabe indicar que es una empresa pequeña y que tiene cuatro departamentos que los detallamos en el capítulo I, cada departamento es manejado por una sola persona, por lo que se trabajó con el total de la población.
1.2.4. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La mejor técnica de investigación fue la observación, analizando las actividades que la empresa realiza para vender una planta de tratamiento, para lo cual se utilizó un cuaderno de notas y una guía de observación.
1.2.5. TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS
Análisis e interpretación.- Se analizaron y se procedió a emitir un criterio sobre los datos obtenidos.
8 CAPITULO 2
2. MARCO TEORICO, CONCEPTUAL Y LEGAL
2.1.2. MARCO TEÓRICO
El origen de la Contabilidad de Costos, tal y como señala Ripoll (1992) tuvo su nacimiento en el siglo XIV, como resultado del crecimiento y desarrollo de las industrias de vinos, monedas y libros.
A partir del Siglo XIV, fueron disímiles las opiniones que tenían los investigadores de esta ciencia sobre el costo:
Los autores clásicos, consideran a los costos desde el punto de vista de la economía de un país como un todo. A su vez, afirman que las riquezas de las naciones se hallan determinadas por el trabajo de todos sus habitantes y no por el de una sola clase. El trabajo es la medida real del valor de cambio de todos los bienes. Cuando existe división del trabajo el mercado determina el precio y cuando este cubre los costos de producción influenciará la decisión de los bienes a producir.
Por ejemplo, David Ricardo considera al costo como la suma de los esfuerzos representados por el trabajo.
Los neoclásicos: consideran que, partiendo de los costos, se hacen aportes de lo económico a la contabilidad.
Los mercantilistas: plantean que pueden hallarse conceptos vinculados con el costo y el precio, para ello lo dividen en dos componentes: los costos (se determinan antes de la venta) y el beneficio que se obtiene en el mercado (supeditado a las leyes de mercado).
A continuación se presenta algunas definiciones de algunos autores:
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François Quesnay, sostiene que la agricultura es la única fuente verdadera de riqueza capaz de rendir un excedente sobre los costos. A la diferencia de la producción de la agricultura y el consumo, la denomina producto neto, el resto como improductiva.
Marshall, plantea la manera en que repercute el factor tiempo en la formación de la estructura de los costos, en el corto plazo priman los factores fijos, y las variables:
materias primas, salarios y auxiliares, en el largo plazo toda la escala de costos variables.
Los esfuerzos de todas las diferentes clases de trabajo que tienen participación directa o indirecta en la producción requerida para ahorrar el capital usado en ella se denominan el costo real de producción y las sumas de dinero que han de ser pagadas por todos esos esfuerzos, se denomina el costo monetario de producción. (Es este el enfoque que más interesa desde el punto de vista de la empresa privada)
Barone, escuela de Cambridge, considera que la curva de los costos totales fijos y variables, se distingue y desarrolla a medida que aumenta el volumen de producción y el comportamiento con la curva de los ingresos determina las zonas de pérdida y de ganancia.
Con el desarrollo de la Revolución Industrial se emprendió el perfeccionamiento de los sistemas de costos, cuyo éxito dependió del avance tecnológico alcanzado y de la ampliación de la capacidad de producción proveniente del aumento, en gran escala, del principio de especialización del trabajo, lo que dio lugar a una reducción formidable del costo unitario de los productos.
Sin embargo, en esta época, no puede hablarse de una contabilidad de costo acabada o perfeccionada, pues los costos directos (materiales directos y mano de obra), constituían la mayor parte del costo total del producto, y esto no exigía complicación en el cálculo del costo de los productos porque no existía la problemática de las distribuciones de los costos indirectos.
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El período comprendido entre las dos últimas décadas del Siglo XIX hasta la Primera Guerra Mundial, se considera como una etapa superior del Capitalismo Industrial, donde el avance tecnológico y empresarial se hizo más fuerte. A partir de aquí comienza a nacer el reparto de los costos indirectos en base histórico, que era el aspecto más desarrollado de la Contabilidad de Costo. Aunque debe reconocerse que en inicio del Siglo XX, se comenzaba a hablar de los costos como centro de la contabilidad de dirección preparada para administrar la información procesada para la toma de decisiones.
Posteriormente, comenzó un gran auge comercial por las conquistas de nuevos mercados, que originó un proceso de concentración de empresas, así como la diversificación cada vez mayor de los productos dentro de grandes sectores industriales, dando lugar a una exigencia mayor de la información a la contabilidad de costo para conocer los costos de producción y distribución de las distintas líneas de productos y mercados.
Más tarde en el Siglo XX, aparecieron nuevos criterios de las distribuciones e imputaciones de los costos indirectos, promoviéndose de esta forma el modelo de los costos indirectos con respecto al producto, sobre todo cuando se utiliza una sola tasa de distribución.
Además, comenzaba a emplearse el término de Contabilidad industrial producto del auge alcanzado por la revolución industrial de la época. Aparecen en los trabajos mencionados, aspectos importantes a destacar como son: problemas relacionados con el costo en las empresas industriales, organización de la contabilidad y control, presupuesto, costo de fabricación, la naturaleza de los costos fijos y variables, importancia de la información contable para la dirección, importancia de los costos fijos de la empresa, así como los primeros análisis relacionados con el punto muerto o umbral de rentabilidad.
En la década del 50 del pasado siglo, se aprecia un avance en el desarrollo de la contabilidad de costos. Aparecen los primeros manuales y obras que tratan sobre:
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presupuesto, costos estándar, fijación de precios, costos en la producción conjunta, costos de oportunidad, sistemas de costos y toma de decisiones.
En el transcurso de los años 1950 y 1970 , se dieron a conocer en la palestra internacional de las ciencias contables varios especialistas de reconocido prestigio con diferentes enfoques acerca de la Contabilidad de Costo, entre los cuales se puede mencionar: Horngree, Neuner, Bruton, Jacobsen, así como otros que defendieron el modelo inorgánico, que planteaba el control de los costos a través de los factores de materia prima, mano de obra y gastos generales, llevando los gastos convencionales a liquidarse directamente con los ingresos del período.
Sin embargo, existían otros como: Guatri, Cibert, Lauzel, Hansen, que defendían el modelo orgánico, que consistía en la clasificación, localización e imputación de los costos haciendo énfasis en la fase de localización, por ser donde se encuentran las relaciones funcionales de las clases de costos indirectos con el costo de los productos.
En la década del 60, se publicaron artículos y libros que ampliaban los temas: la contabilidad por área de responsabilidad y departamental; el análisis de los costos especiales; los precios de costos estándar y su contabilización; contabilidad para la toma de decisiones; importancia de la contabilidad de gestión en la era de los sistemas; la planificación, control y la toma de decisiones; procesamiento de datos y el papel del contador en la toma de decisiones; decisiones sobre investigación de capital y planificación presupuestaria y sistemas de control.
De 1960 a 1980, tomó auge el método de costeo variable sobre el método de costeo por absorción o total. Las empresas se vieron necesitadas de emplear métodos más eficaces para asignar los costos indirectos dado el avance alcanzado por la tecnología y para mejorar el proceso de toma de decisiones, siendo esto un paso importante para transitar de una Contabilidad de Costo a una Contabilidad de Gestión.
Significativo en la década del 60, es que varios de los manuales denominados Contabilidad de Costos incorporaban en su lenguaje temas como el enfoque
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administrativo y de gerencia. En este sentido, se explica el por qué en las décadas del 70 y 80 se añaden conceptos como "Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones", comenzándose a utilizar el término de Contabilidad de Gestión.
Los sistemas de contabilidad de costos de muchas empresas fracasan al no satisfacer cabalmente a la gerencia con la información esperada. Se proporciona a los directivos una incorrecta información para la determinación del costo unitario del producto, o se abunda en información no pertinente, que no logra informar sobre los costos que realmente importan a la gerencia. Los sistemas de costos, no se quedan obsoletos de la noche a la mañana, sobreviven gradualmente a su utilidad cuando no se adaptan al cambio.
2.2. MARCO CONCEPTUAL
2.2.1. CONCEPTO DE CONTABILIDAD DE COSTOS
Según Neuner (1971), la Contabilidad de Costos es una fase del procedimiento de contabilidad general, por medio de la cual se registran, resumen, analizan e interpretan los detalles de costos de material, mano de obra, cargos indirectos y costos ajenos a la producción necesarios para producir y vender un artículo.
La Contabilidad de Costos se ocupa de la planeación, clasificación, acumulación, control y asignación de costos.
Desde el punto de vista contable, costo se define como: la suma de valores, cuantificables en dinero, que representan el sacrificio hecho para adquirir bienes o servicios.
La contabilidad de costos constituye el complemento amplificado y necesario de la contabilidad financiera, que tiene por objeto brindar información de los hechos en el momento preciso para tomar decisiones respecto a maximizar beneficios o minimizar costos.
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Se aplica fundamentalmente a las empresas industriales, pero sus procedimientos son para todo tipo de entidades.
Es esencialmente analítica (partidas que le suministra la contabilidad financiera) y hace síntesis (informa respecto al costo total y unitario de cada producto).
El sistema de la contabilidad de costos se desarrolla sobre la base de las cuentas colectivas o de control.
La síntesis finaliza al informar la sección de costos, al cierre del período y al contabilizar en los libros de la contabilidad financiera, los costos totales de producción en proceso y terminada.
La contabilidad de costos, que da una determinación histórica del costo de la producción basado en la materia prima, la mano de obra y los gastos indirectos de producción, ha desembocado en sistemas de costos predeterminados de tipo estimado o de tipo estándar, mediante los cuales el costo de los artículos no se obtiene al finalizar el proceso productivo, si no se calcula de antemano y sirve de base de control y eficiencia.
La contabilidad de costos también mide el desempeño, la calidad de los productos y la productividad; incluye el análisis y la síntesis del costo total de producción, en función de los costos por órdenes de trabajo, la compilación de los costos de producción proporciona una base para determinar el costo de las mercancías a vender en el futuro.
La contabilidad de costos “es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo”. La clasificación de ellos depende de los patrones de comportamiento, actividades y procesos con los cuales se relacionan los productos. La clasificación dependerá, de un servicio, de un proceso, de una actividad, de un proyecto especial, etc.
Los informes de costos son muy útiles también para planeación y selección de
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alternativas ante una situación dada. Estos conceptos de David Noel Ramírez1, nos ayudan a entender la fundamental importancia de la contabilidad de costos en una empresa de producción como AQUAGROUP CIA.LTDA., con una información real y adecuada se puede controlar y administrar efectivamente los recursos.
2.2.2. CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS
a. Registra las operaciones referidas a la gestión puramente interna de la empresa.
b. Se exterioriza mediante el registro en el momento en que se verifican hechos relacionados con la fabricación de productos desde que son insumos hasta producción terminada.
c. Tiene como objetivo fundamental determinar el costo total y el costo unitario de productos, procesos, funciones o centros, esto posibilita el planeamiento y mejor control de las operaciones.
d. Se funda en el criterio de que el sistema interno de contabilidad de costos, depende de cada empresa e información que necesita.
e. La información que produce es para la dirección exclusivamente.
f. Proporciona datos analíticos, los muestra por producto, procesos, funciones o centros, posteriormente sintetizados pasan a la contabilidad financiera para su registro. La información que produce es más rápida que la patrimonial.
g. Emplea exclusivamente las cuentas de análisis de costos, se llevan a mayores auxiliares, algunos se hallan chequeados en cuentas del mayor principal.
h. Revela los costos patrimoniales de carácter histórico y costos estándares.
1 Ramirez, David Noel. Contabilidad Administrativa, Séptima Edición.
15 i. Régimen legal: es facultativa.
2.2.3. OBJETIVOS ESENCIALES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS
a. Generar informes para medir la utilidad, proporcionando el costo de ventas correcto.
b. Valuar los inventarios para el estudio de situaciones financieras.
c. Proporcionar reportes para ayudar a ejercer el control administrativo.
d. Ofrecer información para la toma de decisiones.
e. Generar información para ayudar a la administración a fundamentar la estrategia competitiva
f. Ayudar a la administración en el proceso de mejoramiento continuo, eliminando las actividades o procesos que no generan valor.
g. Determinar la utilidad periódica y el valor de los inventarios.
h. Esencialmente el costo consiste en asignar valores a productos o servicios, con la finalidad de obtener un beneficio económico que pueda promover la habilidad de generar utilidades a la empresa.
Los informes clásicos que genera la contabilidad de costos facilitan a que se cumpla los tres primero objetivos. Sin embargo, para poder colaborar con los tres últimos, los costos deben reclasificarse y reordenarse en función de la circunstancia específica que se esté analizando, ya sea por actividades, procesos o productos.
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2.2.4. BASES TECNICAS APLICABLES A LA CONTABILIDAD DE COSTOS
Como ciencia social, la contabilidad se rige por normas nacionales, internacionales y conceptos generalmente aceptados, que regulan los procedimientos de trabajo a fin de hacerlos uniformes y confiables. Las Normales Internacionales de Información Financiera (NIFF) que desde el año 2009 entraron paulatinamente en vigencia al Ecuador, por lo que se espera que hasta el año 2011 queden sin efecto las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), rigen con poder obligatorio las formas de registro, valuación y presentación de las partidas y los informes contables.
Entre los conceptos más relevantes tenemos:
1. Entidad 2. Realización 3. Periodo Contable 4. Negocio en marcha 5. Revelación suficiente 6. Consistencia
7. Partida Doble 8. Costo
2.2.5. RELACIONES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS CON EL RESTO DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA.
La contabilidad de costos tiene sus fuentes de información en la contabilidad general llamada también contabilidad financiera; de modo que la contabilidad de costos, por ser exclusiva de la fábrica, constituye una parte de la contabilidad general. La contabilidad de costos se nutre con la información que le proporciona la contabilidad financiera, pero también entrega en forma de estados de costos y de producción sus informes resumidos, para que se pueda elaborar los estados contables de la empresa. En si, la contabilidad de costos conforma con las demás unidades de la empresa un conjunto indivisible, con el propósito de alcanzar los mejores resultados, en base a recibir y proporcionar informes
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mantiene sus relaciones, dichos informes son los que imprimen el ritmo de actividad de toda la empresa, por ejemplo:
Con ventas, para saber cuál es la cantidad de producción que puede colocarse en el mercado.
Con compras, para determinar el volumen de los abastecimientos de materiales.
Con personal, para establecer los recursos humanos necesarios.
Con presupuesto, para determinar los requerimientos financieros que cubran un programa de producción.
Con auditoría, para facilitar los registros que deberán verificarse.
Con producción, para tomar los datos de los sucesos y traducirles en registros contables.
2.2.6. COSTO
“Se entiende por costo la suma de erogaciones en que incurre una persona física o moral para la adquisición de un bien o de un servicio, con la intención de que genere ingresos en un futuro.”
Otra definición de Costos la cita el autor Antonio Molina Calvache, “se llama costo de un artículo a la suma de todos los desembolsos o gastos efectuados en la adquisición de los elementos que consumen en su producción y ventas”.
Podemos definir que el costo es la suma de todo lo que una persona gasta para producir o brindar un servicio ya sea en materia prima, mano obra, otros insumos o gastos indirectos.
18 2.2.7. ELEMENTOS DEL COSTO
Para fabricar cualquier bien o prestar un servicio será necesario adquirir y poner a disposición del proceso productivo tres elementos primordiales y vinculados entre sí:
Materia Prima, El principal elemento del costo en la elaboración de un producto lo representan los materiales, éstos son sometidos a procesos y se convierten en productos terminados con la adición de mano de obra y costos indirectos, se los puede identificar fácilmente ya que representan el principal costo de la elaboración de un producto. Un ejemplo de materia prima es la tela, hilo, botones que se utilizan en la fabricación de camisas.
En otras palabras, son todos los bienes, ya sea en estado natural o hayan tenido algún tipo de transformación previa, requeridos para la producción de un bien. En AQUAGROUP, la materia prima para construir plantas de tratamiento de agua son:
Cemento, Hierro, bombas, blowers, accesorios hidráulicos, accesorios eléctricos, etc.
Mano de obra, no es más que la fuerza creativa del hombre, de carácter físico o intelectual, requerido para la transformación de la materia prima con la ayuda de maquinaria, equipos o tecnología en el producto final o lo que se conoce contablemente como producto terminado, la mano de obra es otro elemento muy importante del costo, dentro de la cual se encuentra la mano de obra directa, que no es más que la que se emplea directamente en dicha transformación, se caracteriza porque fácilmente puede asociarse al producto y representa un costo importante en la producción de los productos. La mano de obra directa se considera un costo primo y a la vez un costo de conversión. Ejemplo: Albañil, Instalador hidráulico, instalador eléctrico, etc
También se incluye la mano de obra indirecta que es el trabajo realizado por el personal de producción que no participa directamente en la transformación de la materia prima, como el gerente de producción, supervisor, superintendente, etc. Ésta es considerada como parte de los costos indirectos de fabricación.
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El principal costo de la mano de obra son los salarios que se pagan a los trabajadores de producción. Los salarios se pagan en base a las horas, días u órdenes trabajadas. Los pagos fijos hechos regularmente por servicios gerenciales o de oficina de producción se consideran como un costo secundario y forman parte de los costos indirectos de fabricación. Ejemplo: Ingeniero diseñador de plantas, dibujante, inspector de obra.
Costos Indirectos, tal y como indica su nombre, costos indirectos de son aquellos que no se relacionan directamente con la manufactura, pero forman parte de los costos de producción. Para ejemplificar estos costos se pueden citar: mano de obra indirecta y materiales indirectos, calefacción, luz y energía para la fábrica, arrendamiento del edificio de fábrica, depreciación del edificio y de equipo de fábrica, mantenimiento del edificio y equipo de fábrica, seguro, prestaciones sociales, incentivos, tiempo ocioso.
Los costos indirectos en base a su comportamiento respecto a la producción pueden ser:
variables, fijos o mixtos. Los costos indirectos variables cambian en proporción directa al nivel de producción, cuando mayor sea el total de unidades producidas, mayor será el total de costos indirectos variables. La mano de obra indirecta, materiales indirectos y la depreciación acelerada son ejemplos de costos variables.
En cambio, los costos indirectos fijos permanecen constantes durante un período relevante, independientemente de los cambios en los niveles de producción dentro de ese período. La depreciación lineal y el arrendamiento del edificio de fábrica son ejemplo de costos indirectos fijos.
Por su parte, los costos indirectos mixtos no son totalmente fijos ni variables en su naturaleza. Estos deben separarse de componentes fijos y variables para propósitos de planeación y control. Los arrendamientos de camionetas para la fábrica y el servicio telefónico de fábrica y los salarios de los supervisores y de los inspectores de fábrica son ejemplos de costos indirectos de fabricación mixtos.
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ELEMENTOS DEL COSTO2
Es necesario contar con
Que se clasifica en:
Que se clasifica en:
Los cuales deben:
mediante:
2.2.8. CLASIFICACION DEL COSTO
Tomando como referencia a los conceptos de Pedro Zapata Sánchez los costos se clasifican así:
2 Zapata, Sánchez Pedro, Contabilidad de Costos, Edición 2007 Mac Graw Hill.
Para producir bienes/servicios
Materia Prima
Mano de Obra
Costos Indirectos CIF
Directa e indirecta
Directa e indirecta
Combinarse apropiadamente para conseguir productos o servicios de calidad
Ser controlados para no encarecer el costo y establecer estándares de uso
Registro contable apropiado.
Seguimiento exigente.
21 2.2.8.1. POR ALCANCE
Totales, inversión realizada en materiales, fuerza laboral y otros servicios e insumos para producir un lote o grupo de bienes o prestar un servicio.
Unitarios, se obtiene al dividir los costos totales entre el número de unidades fabricadas.
2.2.8.2. POR LA IDENTIDAD
Esta clasificación permite identificar los elementos según el grado de relación o vinculación que tienen, en éste sentido los costos pueden ser:
Directos, aquellos que pueden ser fácil, precisa e inequívocamente asignados o vinculados con un producto, un servicio o sus procesos. Ejemplo: cemento, hierro, bombas, blowers, material hidráulico, eléctrico, con respecto a las plantas de tratamiento.
Indirectos, aquellos que tienen cierto grado de dificultad para asignarlos con precisión y por tanto, conviene tratarlos como indirectos a fin de evitar confusiones y asignaciones injustas. Ejemplo: salarios de técnicos, ingenieros, combustibles de movilización, etc.
2.2.8.3. POR SU RELACIÓN CON EL NIVEL DE PRODUCCIÓN O POR EL COMPORTAMIENTO
Esta clasificación permite comprender como cambian o varían los costos según se modifica el nivel de producción, por esto los costos pueden ser:
Fijos, aquellos costos que permanecen inalterables durante un rango relevante de tiempo o nivel de producción. Ejemplo: depreciación del vehículo de los ingenieros, arriendo de la planta, etc.
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Variables, aquellos que crecen o decrecen de inmediato y en forma proporcional conforme suba o baje el nivel de producción, en nuestro caso conforme el tamaño de la planta de tratamiento se necesita más materiales directos.
Mixtos, aquellos elementos que tienen algo de fijo y algo de variable.
2.2.8.4. POR EL MOMETO EN QUE SE DETERMINAN
Los elementos del costo pueden calcularse y registrarse a través de:
Valores históricos o reales, de ésta forma se obtienen los costos más precisos, puesto que a medida que se producen los bienes, simultáneamente se determina cuánto cuestan, en base a documentos y tablas en las que constan los precios de los elementos requeridos.
Valores predeterminados, de ésta forma tendremos costos algo razonables, que se calculan por anticipado, permitiendo hacer aproximaciones que generarán costos precisos, aunque seguirán considerándose normales. La salvedad en ésta forma la constituyen los costos estándar, que debe ser precisos.
2.2.8.5. POR EL SISTEMA DE ACUMULACIÓN
Esta clasificación, que relaciona la forma de producción con el procedimiento de acumular los costos, permite establecer los dos sistemas tradicionales:
Sistema de acumulación por órdenes de producción, utilizado por empresas que fabrican a pedido o en lotes.
Sistema de acumulación por proceso, utilizado por las empresas que producen en serie, y por ende, a gran escala.
23 2.2.8.6. POR EL MÉTODO
Este agrupamiento permite identificar las formas de calcular los costos, así:
Por el método de absorción, en la determinación del costo de producción se consideran todos los elementos, tanto fijos como variables.
Por el método directo o variable, en la determinación del costo de producción se consideran exclusivamente los elementos variables y directos, dejando los costos fijos en un sector independiente.
2.2.8.7. POR EL GRADO DE CONTROL
Los elementos del costo se clasifican en:
Costos controlables, aquellos que dependen de los ejecutores y por tanto pueden ser mejorados, corregidos o direccionados a fin de mejorar su aporte o incidencia de uso.
Ejemplo: costo de energía eléctrica, costo de productos químicos para tratar aguas.
Costos incontrolables, aquellos que no son manejados por los responsables, puesto que su uso ya está definido y dependen de ciertas reglas invariables o su incidencia es de difícil predicción. Ejemplo: depreciaciones de fábrica.
2.2.8.8. EL COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS Y EL USO DE LOS RECURSOS.
El comportamiento de los costos tiene relación con los cambios que sufre la actividad con que se trabaja, para entender mejor el comportamiento de los costos, es necesario que se analicen las variables que intervienen en su comportamiento: el tiempo, el uso de los recursos en las actividades y la medida utilizada en las mismas.
El Tiempo, según los economistas, todos los costos son variables en el largo plazo,
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mientras que en el corto plazo se pueden detectar costos fijos y variables. Lo relevante es definir hasta dónde se puede extender el corto plazo. Esta definición según Ramírez David Noel , depende del criterio de la administración para estimar la cantidad de costos que permanecerán sin cambio en un rango de tiempo y de actividad.
El uso de los recursos en las actividades, para realizar las actividades necesarias para elaborar un producto o prestar un servicio se requiere contar con una capacidad determinada, la cual a su vez demanda recursos que toman diferente comportamiento de acuerdo con su actividad. Normalmente las empresas requieren trabajar a un volumen determinado que les permita ser eficientes, a dicho nivel se le llama capacidad práctica.
Esta capacidad utiliza o requiere de determinados recursos que son necesarios para trabajar a dicho nivel, cuando no se trabaja a toda la capacidad, la parte no utilizada se le denomina capacidad ociosa, la cual constituye todo un reto para la administración que no desee desperdiciar recursos.
Medida utilizada en las actividades, los costos fijos permanecen sin cambio independiente de que se transforme la actividad dentro de un determinado rango. Por su parte, los costos variables cambian en función de las modificaciones que sufre la actividad. Lo más adecuado para medir el efecto de los cambios en los costos variables son los generadores de costo (cost drivers). Estos explican los cambios que experimentan los costos en las actividades, según el nivel en el que se trabaje al medir los cambios realizados.
2.2.8.9. OPERACIONES QUE ENCARECEN EL COSTO
Existen algunos costos adicionales que la contabilidad no registra directamente y por lo tanto no se evidencia el encarecimiento adicional de mantenerlos. Para citar algunos tenemos:
Costo de oportunidad, es aquella cantidad de dinero que podría ganarse en otras formas de inversión, (como los intereses), en lugar de mantenerlos en materiales embodegados por tiempo indefinido.
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Mayor espacio físico, necesario para el exceso de materiales comprados, lo que significa que se deben arrendar nuevas bodegas o sacrificar espacios que bien pudieran utilizarse en otras actividades productivas.
Incorporación de más personal, eventualmente, será necesario contratar má personal operativo para las bodegas, ya que se debe controlar un mayor nivel de inventarios, esto ocasiona el incremento del costo de salarios, beneficios y consumo de servicios básicos propios de la estadía de personas durante las jornadas de trabajo.
Incremento de la prima de seguros de protección de inventarios, Si se tiene mayor cantidad invertida en materiales, será necesario incorporarlos en la cobertura de seguros y por ende el gasto se incrementa.
El manejo de inventarios por debajo de las necesidades mínimas, podría paralizar las actividades productivas durante horas o días lo que producirá un incremento en el costo final de la orden de trabajo, teniendo en cuenta que existen costos fijos que se devengan haya o no producción.
2.2.9. SISTEMAS DE COSTEO
Partiendo de que la materia prima pasa de un proceso productivo a otro, hasta convertirse en producto terminado, el sistema de costeo debe clasificar, registrar y agrupar las erogaciones, de tal forma que le permita a la dirección conocer el costo unitario de cada proceso, producto, actividad y cualquier objeto de costos, puesto que la cifra del costo total suministra poca utilidad, al variar de un período a otro el volumen de producción. Esto sólo se puede alcanzar mediante el diseño de un sistema de costeo adecuado.
Los sistemas de costeo son subsistemas de la contabilidad general los cuales manipulan los detalles referentes al costo total de fabricación. La manipulación incluye, clasificación, acumulación, asignación, y control de datos, para lo cual se requiere un conjunto de normas contables, técnicas y procedimientos de acumulación de datos tendentes a determinar el costo unitario del producto. Actualmente también se proponen
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a generar información para la mejora continua de las organizaciones, al respecto son definidos como:
“.. Conjunto organizado de criterios y procedimientos para la clasificación, acumulación y asignación de costes a los productos y centros de actividad y responsabilidad, con el propósito de ofrecer información relevante para la toma de decisiones y el control.”
“… Conjunto de procedimientos, técnicas, registros e informes estructurados sobre la base de la teoría doble y otros principios que tienen por objeto la determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles efectuadas”
Dadas las características y ventajas de los sistemas de costeo, es posible su implantación en toda organización que ejecuta actividad económica generadora de bienes y servicios, como empresas de extracción (agropecuarias, mineras, etc), transformación y comerciales. Existen sistemas de costeo los cuales han sido utilizados tradicionalmente como los sistemas por órdenes específicas y por procesos, sistemas históricos y predeterminados, sistemas variable y absorbente; éstos pueden ser combinados, rediseñados, complementados y/o adaptados a las necesidades y características específicas de cada organización.
El costo de producir un bien o servicio se puede definir como el valor del conjunto de bienes (material directo e indirecto) y esfuerzos (mano de obra directa e indirecta) en que se ha incurrido o se va a incurrir en el departamento de producción para obtener como resultado un bien o producto terminado con buenas condiciones para ser adquirido por el sector comercial.
El costo del producto que se desea fabricar debe ser similar o más bajo, pero de buena calidad con respecto al producto de la competencia, tal y como se expresó anteriormente, desde el punto de vista contable, costo es la suma de valores, cuantificables en dinero, que representan el consumo de los factores de la producción:
Material Directo (MD), Mano de Obra (MO), Costos Indirectos (CI) desembolsados
27 para lograr el objetivo de obtener un producto final.
El principal objetivo de la contabilidad de costos es contribuir al control de las operaciones, comunicar información financiera y ejercer un control administrativo que sirva como una herramienta de planeación, control y toma de decisiones.
Un sistema de contabilidad de costos reúne datos relacionados al costo de producir cada unidad de fabricación. Al obtener estos datos la gerencia y personal de apoyo distribuyen los recursos de la empresa para cumplir con las metas organizacionales, puesto que los recursos son limitados deben basarse en datos de costos al decidir las acciones que proporcionarían rendimientos óptimos para la empresa.
El control de los costos de producción permite a la gerencia obtener información necesaria y tomar decisiones con el fin de reducir costos, por ejemplo: usando material sustituto, proponiendo un nuevo diseño del producto sin disminuir la calidad, pero sí la cantidad de material empleado, modificando los sistemas de salarios para disminuir la mano de obra ociosa y los costos de la misma, instalar maquinaria para aumentar la producción o reemplazar maquinaria obsoleta, controlando adecuadamente las compras y salidas de materiales y suministros para reducir desperdicios.
A continuación se exponen conceptos de los mencionados sistemas.
2.2.9.1. SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO
El sistema de costeo por órdenes de trabajo es el más apropiado cuando los productos manufacturados difieren en cuanto a requerimiento o especificaciones del cliente, y el precio cotizado se asocia estrechamente al costo estimado. El costo incurrido en la elaboración de una orden de trabajo específica debe asignarse a los artículos producidos.
Un requisito previo y fundamental en un sistema de costeo por órdenes de trabajo, es la posibilidad de poder se agregar o identificar cuantitativamente el producto en elaboración en la fábrica o taller, en un momento dado cualquiera. Este sistema permite
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reunir separadamente cada uno de los elementos del costo (materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación) para cada trabajo u orden de trabajo en proceso.
En un sistema de costeo por órdenes de trabajo los tres elementos básicos del costo (MD, MOD, CIF) se acumulan de acuerdo con los números asignados a las órdenes de trabajo.
El sistema de costos por órdenes de trabajo es aplicable a aquellas empresas manufactureras que producen de acuerdo a especificaciones del cliente. Las empresas que normalmente utilizan el sistema de costeo por órdenes de trabajo son: constructoras, productoras de videos publicitarios, mueblerías, imprentas, cartoneras, plásticos, maquilla, zapatería, entre otros.
En este sistema es importante llevar un estricto control de las órdenes que se someten a proceso a través de numeración asignada a cada una de ellas y controlar el costo primo (MD y MOD) por medio de remisiones de bodega al departamento de producción y boleta de trabajo para cada orden de producción.
En toda compañía que se utilice los costos por órdenes de trabajo existe un documento denominado Orden de trabajo o de producción, que contiene la acumulación de cada uno de los elementos del costo (MD, MO, CI).
Este documento es diseñado para administrar información requerida por la gerencia y por lo tanto varía según las exigencias o necesidades de la gerencia, por ejemplo algunos formatos incluyen los gastos de ventas y administración y precio de venta de manera que la utilidad puede estimarse fácilmente en la orden, normalmente el formato incluye los datos básicos de producción.
La orden de trabajo se emplea cuando el cliente hace la solicitud de productos y permanece activa durante todo el proceso de producción hasta que se terminen y se transfieran al almacén los productos terminados.
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2.2.9.2. SISTEMA DE COSTOS POR PROCESOS
Son aquellos donde los costos de producción se acumulan en las distintas fases del proceso productivo, durante un lapso de tiempo. En cada fase se debe elaborar un informe de costos de producción, en el cual se reportan todos los costos incurridos durante un lapso de tiempo; los costos de producción serán traspasados de una fase a otra, junto con las unidades físicas del producto y el costo total de producción se halla al finalizar el proceso productivo – última fase -, por efecto acumulativo secuencial.
Este sistema de costos por proceso es utilizado normalmente en aquellos casos en que la producción es homogénea, es decir cuando se fabrica un solo producto o la producción tiene pequeñas variaciones, en el caso de AQUAGROUP CIA.LTDA., se producen plantas de tratamiento de aguas ya sea potables o residuales, el producto terminado a la final es el mismo variando prácticamente sólo en tamaño o capacidad.
Con este sistema ningún intento es hecho para destinar el costo de fabricación a una orden específica, a su vez, el costo de una orden individual para cada unidad puede ser obtenido al dividir los costos de producción para un período particular por el número de unidades producidas para ese período. En otras palabras, el costo de la orden se presume como el costo promedio de todas las unidades producidas durante el período.
Un sistema de costos por procesos se usa para computar los costos de un producto para una masa o un sistema de producción corriente. Los costos del producto pueden ser determinados al sumar los costos unitarios promedio para cada operación periódicamente, para medida de beneficios y valoración de inventarios es necesario valorar el Trabajo en Curso (WIP, según sus siglas en inglés), que ha acumulado para cada secuencia de actividades.
A cada etapa del proceso de producción WIP puede ser valorado por conversión en unidades equivalentes y aplicando el costo promedio por unidad de producto a la operación. Un proceso de costos de producción industrial se mueve desde un proceso a otro hasta que la terminación final ocurre, cada departamento de producción desempeña
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alguna parte de la operación total y transfiere su producción completada al próximo departamento, donde llega a ser el insumo para el procesamiento adicional. La producción completada del último departamento se transfiere al inventario de productos terminados.
El procedimiento de acumulación de costos sigue el flujo de producción, las cuentas de control se establecen para cada proceso y los costos directos y gastos generales de fabricación se destinan a cada proceso. El costo cuando es transferido de proceso a proceso llega a ser acumulativo como procedimiento de producción y la adición de los costos del último departamento determina el costo total.
Algunas características del sistema de costo por proceso lo hacen diferente de otros sistemas tradicionales, el costos por procesos se ocupa del flujo de las unidades a través de varias operaciones o departamentos, sumándosele más costos adicionales en la medida en que avanzan. Los costos unitarios de cada departamento se basan en la relación entre los costos incurridos en un período de tiempo y las unidades terminadas en el mismo período.
Un sistema de costos por procesos tiene las siguientes características:
• Los costos se acumulan y registran por departamentos o centros de costos.
• Cada departamento tiene su propia cuenta de trabajo en proceso en el libro mayor. Esta cuenta se carga con los costos del proceso incurridos en el departamento.
• Las unidades equivalentes se usan para determinar el trabajo en proceso en términos de las unidades terminadas al fin de un período.
• Los costos unitarios se determinan por departamentos en cada período.
• Las unidades terminadas y sus correspondientes costos se transfieren al siguiente
