Computaci´ on 1
La hoja de c´alculo (Excel) Clase 11
Juan Manuel Garc´ıa Reyes
Universidad Aut´onoma de la Ciudad de M´exico Plantel Casa Libertad
mayo 2018
´Indice
1 Dar formato a celdas
2 Trabajar con f´ormulas
3 Trabajar con funciones
4 Gr´aficos, formas, SmartArt e im´agenes
Estas notas fueron elaboradas con base en el libro: Pe˜na Rosario,Excel 2013. Curso pr´actico completo, Alfaomega Grupo Editor, M´exico, 2015
´Indice
1 Dar formato a celdas
2 Trabajar con f´ormulas
3 Trabajar con funciones
4 Gr´aficos, formas, SmartArt e im´agenes
Formato a celdas
Excel tiene diferentes dise˜nos preestablecidos entre los que se puede elegir.
Siempre podr´as realizar uns vista previa de estos dise˜nos antes de hacer tu elecci´on.
Aplicar un formato de n´ umero
Para ditinguir entre los distintos tipos de n´umeros, aplica un formato, como moneda, porcentaje o fechas.
Podemos hacerlo desde la ficha Inicio, grupo N´umero, damos clic en la flecha junto a General.
Combinaci´ on de celdas
Cuando queremos que un texto o dato dentro de una celda abarque m´as de una columna, podemos combinar un conjunto de celdas.
Para ello, seleccionamos el rango y luego desde la ficha Inicio, grupo Alineaci´on, hacemos clic en el bot´on Combinar y centrar.
Comentarios en celdas
Un comentario es una nota que se agrega en una celda individual para aclarar alg´un concepto.
Para insertar un comentario primero nos situamos en la celda que vamos a comentar. En la pesta˜na Revisar, en el grupo Comentarios, damos clic en Nuevo comentario. O bien hacemos clic con el bot´on derecho en la celda y elegimos Insertar comentario.
Una vez escrito el comentario, simplemente hacemos clic fuera del cuadro del comentario.
Comentarios en celdas
Si deseamos dejar el comentario visible, seleccionamos la celda del comentario, en el grupo comentarios de la pesta˜na Revisar, hacemos clic en Mostrar u ocultar comentarios.
Si queremos eliminar un comentario, damos clic con el bot´o derecho sobre el marcador y elegimos Eliminar comentario, o bien desde la pesta˜na Revisar, en el grupo Comentarios, hacemos clic en Eliminar.
Insertar celdas, filas o columnas en una hoja
Insertar celdas: Seleccionamos la celda o el rango de celdas en blanco en donde vamos a insertar. Damos clic con el bot´on derecho en las celdas seleccionadas y, a continuaci´on, damos clic en Insertar.
En el grupo Celdas de la pesta˜na Inicio, damos clic en la flecha situada debajo de Insertar y en Insertar celdas.
Cuando se insertan celdas en una hoja de c´alculo, las referencias se ajustan en consecuencia.
Para insertar celdas que contengan datos y f´ormulas, tambi´en podemos copiarlas o cortarlasy, luego, pegarlas en el lugar en que desees
haciendo clic con el bot´on derecho y seleccionando Insertar celdas copiadas o Insertar celdas cortadas.
Insertar celdas, filas o columnas en una hoja
Insertar filas:
Para insertar una sola fila, selecciona toda la fila o una celda de la fila encima de la cual vamos a insertar la nueva fila.
Para insertar varias filas, selecciona las filas encima de las cuales deseas insertar las nuevas filas.
Para insertar filas no adyacentes, mantenemos presionada la tecla Ctrl mientras seleccionamos las filas no adyacentes.
Hacemos clic con el bot´on derecho en las celdas seleccionadas y, a continuci´on, damos clic en Insertar
En el grupo Celdas de la pesta˜na Inicio, hacemos clic en la flecha debajo de Insertar y en Insertr filas de hoja.
Insertar celdas, filas o columnas en una hoja
Insertar columna:
Para insertar una ´unica columna, seleccionamos la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posici´on en donde deseamos insertar la nueva columna.
Para insertar varias columnas, seleccionamos las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posici´on en la que deseamos colocar las nuevas columnas.
Para insertar columnas no adyacentes, mantenemos presionada la tecla Ctrl mientras seleccionamos columnas no adyacentes.
Tambi´en podemos hacer clic con el bot´on derecho en las celdas selecionadas y, a continuaci´on, hacemos clic en Insertar.
En el grupo Celdas de la pesta˜na Inicio, damos clic e la flecha situada debajo de Insertar y en Insertar columnas de hoja.
Eliminar celdas, filas o columnas
Seleccionamos las celdas, filas o columnas que vamos a eleminar.
En la pesta˜na Inicio, en el grupo Celdas, damos clic en la flecha junto a Eliminar y luego realizamos una de las siguientes acciones.
Para eliminar las celdas seleccionadas, hacemos clic en Eliminar celdas.
Para eliminar las filas seleccionadas, hacemos clic en Eliminar filas de hoja.
Para eliminar las columnas seleccionadas, hacemos clic en Eliminar columnas de hoja.
Podemos hacer clic con el bot´on derecho en una selecci´on de celdas, filas o columnas y hacemos clic en Eliminar.
Presionando la tecla Supr solamente se elimina el contenido de las celdas seleccionadas, no las propias celdas.
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1 Dar formato a celdas
2 Trabajar con f´ormulas
3 Trabajar con funciones
4 Gr´aficos, formas, SmartArt e im´agenes
F´ ormulas
Una f´ormula es una ecuacion que calcula un valor nuevo a partir de los valores introducidos.
Las f´ormulas pueden contener n´umeros, operadores, refrecnias a celdas o funciones o funciones.
F´ ormulas
Para trabajar con f´ormulas hay que tener en cuenta:
Siempre empiezan con el signo -¸colocando en la celda donde se quiere que aparezca un resultado de la f´ormula apicada.
Cada f´ormula utiliza uno o m´as operadores aritm´eticos.
Cada f´ormula incluye dos o m´as valores que se combinan mediante operadores aritm´eticos.
F´ ormulas
Cuando se unen varios operadores en una misma f´ormula, Excel ejecuta las operaciones con un orden, realizando el c´alculo de izquierda a derecha.
Si queremos variar el orden, escribimos entre par´entesis la parte de la f´ormula que queremos que se calcule en primer lugar.
Cuando introducimos un n´umero en la celda, ´este siempre adquiere el formato General, es decir, a´un no tiene un formato espec´ıfico.
Referencia a celdas
Una referencia identifica una cel o un rango de celdas en una hoja de c´alculo e indica a Excel en qu´e celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una f´ormula.
En las referencias se pueden utilizar datos de distintas secciones de una hoja de c´alculo en una f´ormula, o bin utlizar el valor de una celda en varias f´ormulas.
Tambi´en puede hacerse referencia a las celdas de otras hpjas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas; en este
´
ultimo caso, las referencias a celdas de otros libros de denominan referencias externas o remotas.
Referencia a celdas
Para hacer referencia a una celda, introducimos la letra de columna seguida del n´umero de fila.
Para hacer referencia a un rango de celdas, introducimos la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, luego a˜nadimos dos puntos (:) y, a continuaci´on, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.
Cuando se introduce una f´ormula en Excel, se har´a referencia generalmente a m´as de una celda.
Referencias relativas, absolutas y mixtas
Existen tres tipos de referencias a celdas: relativas, absolutas y mixtas.
La diferencia fudamental entre un tipo de referencias y otras est´a en c´omo se copian las f´ormulas que hacen referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas.
Referencias relativas: son las referencias establecidas por defecto en Excel, es decir, que si arrastramos el cuadro de llenado o copiamos las celdas en otra posici´on, las f´ormulas se adaptan totalmente a la fila o columna arrastrada.
Referencias relativas, absolutas y mixtas
Referecias absolutas: son aquellas que siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posici´on espec´ıfica. Puede crearse una referencia absoluta a la celda colocando un signo de d´olar ($) delante de las secciones de la referencia que no cambian.
Referencias mixtas: son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y relativa a la columna. La parte de la referencia que es absoluta va precedida del s´ımbolo $ y la relativa no. De este modo:
1 Cuando veamos una referencia del tipo $A$2 se trata de una referencia absoluta (la celda A2 queda fija en su columna A y en su fila 2).
2 Cuando veamos una referencia del tipo $A2 se trata de una referencia mixta. La celda $A2 queda fija sobre la columna B y durante la copa podr´a desplezarse por las filas 3,4,5,etc.
Formato condicional
El formato condicional nos va a permitir a˜nadir un formato de manera autom´atica a una celda con base a una o varias condiciones.
Para ello, desde la ficha Inicio, grupo Estilos, hacemos clic en el bot´on Formato condicional. Ah´ı podemos selccionar reglas que, al cumplirse o no, aplicar´an un formato espec´ıfico.
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1 Dar formato a celdas
2 Trabajar con f´ormulas
3 Trabajar con funciones
4 Gr´aficos, formas, SmartArt e im´agenes
Referencias y funciones
Las funciones de Excel se encuentran en el cuadro de di´alogo Insertar funci´on al que se accede desde la barra de f´ormulas.
Lo primero que hay que tener es cuenta cuando queramos escribir una funci´on .amano”, sin pasar por el asistente, es que siempre debemos empezar a escribir la funci´on precedida por el signo igual -”.
El segundo punto importante a tener en cuenta es que cuando escribamos una f´ormula, no escribiremos directamente el valor de la celda, sino que siemrpe usaremos la referencia o ubicaci´on de la celda, independientemente del valor que contenga.
Funciones matem´ aticas
Las funciones matem´aticas surven para resolver operaciones comunes tales como adici´on, multiplicaci´on y redondeo de n´umeros.
Cuando trabajamos con hojas de c´alculo, casi todas las tareas pueden resolverse usando las funciones matem´aticas.
Funciones matem´ aticas
Funci´on Descripci´on
ABS Devuelve el valor absoluto de un n´umero M.C.D Devuelve el m´aximo com´un divisor
ENTERO Redondea un n´umero hacia abajo hasta el entero m´as pr´oximo
M.C.M Devuelve el m´ınimo com´un m´ultiplo RESIDUO Devuelve el resto de la divisi´on PRODUCTO Multiplica sus argumentos
NUMERO.ROMANO Convierte un n´umero ar´abigo en n´umero ro- mano, con formato de texto
Funciones matem´ aticas
Funci´on Descripci´on
REDONDEAR Redondea un n´umero al n´umero de decima- les especificado
REDONDEAR.MENOS Redondea un n´umero hacia abajo, en direc- ci´on hacia cero
REDONDEAR.MAS Redondea un n´umero hacia arriba, en direc- ci´on hacia cero
SUMA.SERIES Devuelve la suma una serie de potencias en funci´on de la f´ormula
SUMA Suma sus argumentos
SUMAR.SI Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados
TRUNCAR Trunca un n´umero a un entero
Funciones estad´ısticas
Las funciones estad´ısticas permitir´an realizar un an´alisis estad´ıstico de los datos.
Podemos obtener la covarianza, la desviaci´on estandar, la distribuci´on beta y binomial, entre otras.
Funciones estad´ısticas
Funci´on Descripci´on
CONTAR Cuenta el n´umero de celdas de un rango que contienen n´umeros
CONTAR.BLANCO Cuenta el n´umero de celdas en blanco dentro de un rango especificado
CONTAR.SI Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condici´on dada
CONTARA Cuenta el n´umero de celdas no vac´ıas de un rango
FRECUENCIA
Devuelve una matriz vertical de n´umeros en donde aparece la frecuencia con la que ocu- rre un valor
MAX Devuelve el valor m´aximo de una lista de valores. No incluye valores l´ogicos y texto
Funciones estad´ısticas
Funci´on Descripci´on
MAXA Devuelve el valor m´aximo de una lista de valores. Incluye valores l´ogicos y texto MIN Devuelve el valor m´ınimo de una lista de va-
lores. No incluye valores l´ogicos y texto MINA Devuelve el valor m´ınimo de una lista de va-
lores. Incluye valores l´ogicos y texto
PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritm´etica) de los argumentos
PROMEDIO.SI
Busca el promedio (media aritm´etica) de las celdas que cumplen un determinado criterio o condici´on
Funci´ on SI
La funci´on SI forma parte de la categor´ıa de funciones l´ogicas, las cuales se utilizan para la toam de decisiones, en funci´on del resultado obtenido.
Esta funci´on comprueba si se cumple una condici´on y devuelve una valor si se eval´ua como VERDADERO u otro calor sise evalu´a como FALSO.
La sintaxis o manera de escribir esta funci´on es la siguiente:
SI(condici´on l´ogica,[si verdadero],[si falso])
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1 Dar formato a celdas
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3 Trabajar con funciones
4 Gr´aficos, formas, SmartArt e im´agenes
Crear un gr´ afico
Excel permite representar gr´aficamente los datos mediante las opciones que se encuentran en la pesta˜na Insertar, grupo Gr´aficos.
Existen 4 puntos importantes que debemos tener en cuenta a la hora de trabajar con gr´aficos:
1 Origen de datos.
2 Tipo de gr´afico.
3 Herramientas de gr´aficos.
4 Ubicaci´on del gr´afico.
Para generar un gr´afico seleccionammos nuestro cuadro de datos, y a continuaci´on selecionamos la pesta˜na Insertar, grupo Gr´aficos.
Crear un gr´ afico
Podemos seleccionar la opci´on Gr´aficos recomendados y Excel nos har´a diferentes propuestas de gr´aficos con nuestros datos, o bine podemos seleccionar el tipo de gr´afico que nos interese.
Cuando seleccionamos el tipo de gr´afico, autom´aticamente Excel insertar´a en la misma hoja el nuevo gr´afico generado.
Seleccionando el gr´afico se mostrar´an a la derecha del mismo tres botones:
1 Configurar qu´e elementos del gr´afico.
2 Modificar el estilo y el color del gr´afico.
3 Modificar el origen de datos y configurar qu´e series o categor´ıas queremos mostrar.
Elementos de un gr´ afico
Un gr´afico est´a formado por un conjunto de elementos, de los que especificaremos los m´as significativos:
1 Leyenda.
2 Series de datos.
3 Area de trazado.´
4 T´ıtulo del gr´afico.
5 Punto de dato.
6 T´ıtulo del eje horizontal (categor´ıas).
7 T´ıtulo del eje vertical (valores).
8 Borde exterior del gr´afico.
9 L´ıneas de cuadr´ıcula.
10 Eje de valores.
11 Escala.
12 Eje de categor´ıas.
13 Nombre de categor´ıas.
14 Marca de graduaci´on.
Modificar el tipo de gr´ afico
Para cambiar el tipo de gr´afico: lo seleccionamos, y desde la ficha DISE ˜NO, grupo Tipo, Cambiar tipo de gr´afico.
Tambi´en podemos cambiar el tipo de gr´afico seleccionandolo y despu´es hacer clic con el bot´on derecho y en el men´u contextual elegimos la opci´on Cambiar tipo de gr´afico.
Tipos de gr´ aficos seg´ un el tipo de datos
Tenemos una variedad amplia de gr´aficos disponibles seg´un las caracter´ısticas de los datos a representar. Cada tipo de gr´afico contiene varios subtipos que ampl´ıan las opciones de representaci´on disponible.
1 Columna. Muestra variaciones de los datos en un per´ıodo de tiempo determinado. Tambi´en muestra las comparaciones entre elementos.
2 Barra. Muestra comparaciones entre elementos individuales.
3 L´ınea. muestra tendencias a lo largo del tiempo o entre categor´ıas.
4 Circular. S´olo es aplicable a una serie de datos. muestran el tama˜no proporcional de cada uno de los elementos que conforman una serie de datos.
5 XY(dispersi´on). Muestra la relaci´on entre los valores num´ericos de varias series de datos. Son muy utilizados para datos de car´acter cient´ıfico.
6 Area. Muestra las tendencias de los valores a lo largo del tiempo o´ entre categor´ıas.
Tipos de gr´ aficos seg´ un el tipo de datos
7 Radial. Muestra cambios de valores en relaci´on con un punto central.
8 Superficie. ´Util cuando se quieren buscar las combinaciones ´optimas entre dos conjuntos de datos, como en un mapa topogr´afico.
9 Cotizaciones. Se suele utilizar para representar datos de cotizaciones de acciones y tambi´en para datos cient´ıficos.
Trabajar con SmartArt
Los gr´aficos SmartArt agregan color, forma y ´enfasis al texto y los datos, y son muy f´aciles de usar.
Para insertar un SmartArt debemos acceder a la pesta˜na Insertar, grupo Ilustraciones.
Im´ agenes
Excel permite insertar cualquier imagen que se encuentre archivada en tu m´aquina.
Para ello, accedemos a la pesta˜na Insertar, grupo Ilustraciones y selecionamos la opci´on Im´agenes.
