CAPÍTULO II
15
CAPÌTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Como sustento para este trabajo de investigación, se utilizaron diversas bibliografías referentes a las variables de efectivo y cuentas por cobrar; Atendiendo a estas consideraciones, serán confrontados los autores y posteriormente se fijara posición con el que más se adecue a dicha investigación. Los mismos se citan a continuación.
En primer término, el trabajo de investigación de Ávila, Mitri, Rossi, Santander (2009) titulado: “Diseño de un programa de auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar para la empresa Tecnosteam, C.A.”, tuvo como finalidad diseñar un programa de auditoría interna para los rubros ya mencionados, Los autores que utilizaron para el sustento del estudio fueron, Estupiñan (2005), Whittington y Pany (2005), Arens y Otros (2005).
Por otra parte, la investigación metodológicamente estuvo clasificada como proyecto factible, descriptivo y de campo, con una población de tres (03) sujetos de estudio y el cuestionario para la recolección de datos fue tipo encuesta con preguntas dicotómicas y categorizadas, con el fin de medir las variables de estudio.
Asimismo, los resultados de la investigación se analizaron utilizando estadísticas descriptivas y el diagnostico evidenció que la empresa no contaba con un programa de auditoría interna en el rubro de cuentas por cobrar formalmente establecido que proporcione políticas, normas, procedimientos y formularios necesarios para el logro de un mayor control en las operaciones y transacciones realizadas por la misma. Dichos resultados confirmaron la necesidad de diseñar un programa de auditoría interna en los rubros de efectivo y cuentas por cobrar.
Cabe destacar, que en dicho antecedente desarrollo fundamentos teóricos con respecto a las variables de estudio e indicadores como de separaciones de funciones, por lo que contribuyó para la construcción de enfoques sobre este tópico ente otros para el desarrollo de la investigación.
Desde la perspectiva, de la investigación realizada por Oliveros, Paz, Rodríguez y Winklaar (2009), en su estudio, titulado: “Diseño de un programa de auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar para la empresa servicios de carga y descarga Pedro Marín, C.A.” el estudio estuvo dirigido a diseñar un programa de auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar para la empresa Servicios de Carga y Descarga Pedro Marín, C.A., que fue sustentada por los autores Sánchez (2001), Téllez (2004), Fernández (2001), Guajardo (1999), y Rodríguez (2004).
La metodología empleada fue descriptiva de campo, calificándose como un proyecto factible, con una población constituida por tres (03) sujetos, integrados del área de auditoría interna, debido a lo reducido de su tamaño;
la población fue finita, la recolección de datos se llevó a cabo a través de un cuestionario que estuvo conformado por cincuenta y un (51) preguntas. Cuyos resultados señalaron que la empresa no cuenta con un programa de auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar que le sirva como guía para la realización del proceso de auditoría.
Es por esto, que se llevó a cabo el desarrollo de los objetivos generales para los programas de auditoría interna, así como también los procedimientos a seguir, la formulación de un cuestionario de control interno; y finalmente diseñar el modelo del informe para la auditoría del efectivo y las cuentas por cobrar.
Además, es conveniente mencionar que el antecedente antes descrito acoge semejanzas en cuanto a la estructura esquemática a desarrollar en esta investigación. Su principal interés será en el desarrollo del fundamento teórico.
Por otra parte, se presenta el trabajo de investigación de Betancourt, Carrillo y Urdaneta. (2008), en su trabajo especial de grado titulado: “Diseño de un programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y cuentas por cobrar de la empresa Envases de Presión, S.A”. El presente estudio tuvo como objetivo diseñar un programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y cuentas por cobrar, bajo el enfoque teórico de Arens (2007), Cepeda (1997), Sánchez (2001), Holmes (1999), Whittington (2005).
La metodología utilizada fue de tipo aplicada, enmarcada en la modalidad de proyecto factible, dividido en dos fases, la primera basada en la
naturaleza de la investigación, donde se determinó que es un estudio descriptivo y de campo, además de ser un proyecto factible orientado a resolver el problema planeado para satisfacer las necesidades en la empresa. La población objeto de estudio estuvo conformada por cuatro (04) sujetos.
Utilizando la técnica de observación mediante encuesta, la recolección de datos se llevó a cabo a través de un instrumento tipo cuestionario, el cual contiene treinta y cuatro (34) preguntas de dos escalas, abiertas y cerradas. Este fue validado por un grupo de expertos del área, constituidos en el Comité Académico de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín.
Posterior a la validación se aplicó el instrumento, y luego los datos obtenidos fueron analizados, para obtener como resultado que en la empresa no se planea, ni se considera la información de estudios preliminares para la auditoría. De igual manera, se concluyó que el auditor no ejecuta, ni organiza una revisión a las unidades involucradas en el proceso. En relación a la planificación del proceso de auditoría interna se concluyó que ésta determina el alcance de las limitaciones del estudio, en aquellas áreas que requieren examen.
De acuerdo, al antecedente citado, servirá de aporte para este estudio, debido a que tiene relación con las variables que se están investigando, asimismo, aportó conocimientos en referencia a la auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar aclarando las dudas e interrogantes
en lo que a la materia se refiere.
De igual manera, Díaz, Pacheco y Rivera (2008), en su estudio: “Diseño de un programa de auditoría interna para los rubros efectivo y cuentas por cobrar en representaciones Agelvis, C.A”. El propósito de este trabajo de investigación fue el diseño de un programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y cuentas por cobrar, sustentada por los enfoques teóricos de Wittington, Pany, (2005) Santillana, (2006). Arens; Elder, y Beasley (2007).
Por otra parte, el presente estudio se encuentra dentro del tipo proyecto factible y de campo ya que se detallaron y puntualizan las características fundamentales de hechos relacionados con las variables de estudio lo cual permitieron poner de manifiesto su comportamiento; para su desarrollo se tomó en cuenta una población conformada por cinco personas, empleados directos de la empresa objeto de estudio, a las mismas se le planteó un cuestionario de sesenta (60) preguntas compuestas por preguntas dicotómicas.
Los resultados obtenidos de la aplicación del instrumento fueron sometidos a un análisis estadístico mediante tablas de frecuencias y de porcentajes, evidenciándose que la empresa presenta ciertas debilidades en el proceso de control interno de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar. Considerando estos resultados, fue diseñado el programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y cuentas por cobrar, el cual contiene los objetivos perseguidos por este, los procedimientos en forma pormenorizada y
ordenada, para poder llevar a cabo el trabajo de auditoría, así como el cuestionario de control interno, para obtener las evidencias suficientes de la actuación de la empresa en cuanto a los rubros estudiados.
En virtud del aporte expuesto, se consideran similares ambas investigaciones en cuanto a la variable y sus dimensiones, es por tanto que sirve de apoyo para la elaboración de las bases teóricas, De allí, su utilidad se verá enfocada en dicha fundamentación.
De acuerdo con, Marín, Miquelena, Ramírez y Suarez. (2008), en su estudio: “Diseño de un Programa de Auditoría Interna para los Rubros de Efectivo y Cuentas por Cobrar de Mi Vieja Maracaibo, C.A.”. El presente estudio tuvo como propósito el diseñar un programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y cuentas por cobrar de Mi Vieja Maracaibo, C.A. Las teorías que sustentaron la misma, fueron la de los autores Whittington y Pany (2004), Brito (2001), Holmes (1999), entre otros.
Metodológicamente, se clasificó el estudio como un proyecto factible, descriptivo y de campo. En relación a la población estuvo conformada por las seis personas que laboran en la empresa estudiada. Para la recolección de los datos se construyó un cuestionario simple, con preguntas cerradas y cada una de opción doble o múltiple, teniendo un total de setenta y cinco (75) ítems, dicho instrumento fue validado por los miembros del comité de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín. Para el análisis de los datos, se utilizó la estadística descriptiva. Los resultados arrojaron que en la empresa Mi Vieja Maracaibo, C.A., en relación al área de auditoría, no cuenta con los
procedimientos adecuados en el área de auditoría interna.
Asimismo, no cuenta con un programa de auditoría interna, el cual establezca las normas y procedimientos a seguir en los procesos antes enunciados; de esa manera, se denotó que no se garantiza la eficacia del proceso de auditoría interna en los rubros de efectivo y cuentas por cobrar, dado que los mismos deben ser realizados dentro de un marco de control y seguridad acorde a las necesidades de la empresa; por todo lo expuesto, fue necesario el diseño de un programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y de cuentas por cobrar, el cual contenga los aspectos generales que permitan, tanto a alcanzar las metas, como a poder cumplir con las políticas establecidas por la empresa.
Luego de describir y analizar dicho antecedente de estudio, se puede encontrar aspectos de interés con respecto a la variable de estudio, en cuanto a modelos de informes a desarrollar en las auditorías contribuyendo de esa manera a la construcción del presentado en esta investigación.
Por último, Machado, Peña y Rodríguez (2008), en su trabajo de grado: “Diseño de un programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y cuentas por cobrar del Hotel Costa Real, C.A”; tuvo como objetivo diseñar un programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y cuentas por cobrar del Hotel Costa Real, C A, bajo el enfoque teórico de Cepeda (1997), Catácora (1998), Perdomo (1997), entre otros. La metodología utilizada fue de tipo, proyecto factible, descriptivo de campo.
La población estuvo conformada por tres (03) sujetos del departamento administrativo-contable del Hotel Costa Real. Utilizando la técnica de observación mediante encuesta, la cual constó de cincuenta y siete (57) ítems, con alternativas múltiples. Este fue validado por un grupo de expertos del área. Posterior a la validación se aplicó el instrumento, y luego los datos obtenidos fueron analizados, para obtener como resultado que la empresa realiza registros de las transacciones producidas por el movimiento del efectivo tanto de moneda nacional como la extranjera, las cuales son precisas para la emisión de los informes actualizados sobre la disponibilidad del efectivo.
Igualmente, se observó que son presentados en el balance general las partidas de efectivo que se tengan en moneda extranjera. Por otra parte, se evidenció que el encargado de la caja verifica el efectivo en el momento de su recepción, y emite comprobantes del dinero que recibe, quedando bajo la responsabilidad del cajero, teniendo este además entre sus actividades facturar, recibir el efectivo, realizar cortes de caja de manera aleatoria.
Además, no se utilizan cuestionarios para la evaluación del rubro de efectivo, aunque este se logra mediante conteos, donde la persona encargada de su manejo obtiene información a través de las instituciones financieras, por ello fue necesario diseñar un programa de auditoría para los rubros de efectivo y cuentas por cobrar, el cual contienen los aspectos generales de diseño, alcance, fundamentación, objetivos y procedimientos llevados a cabo, para alcanzar las metas y poder cumplir las políticas establecidas por la empresa.
El antecedente antes citado, sirvió de apoyo al estudio en sí, ya que el mismo tiene relación a la problemática que se está planteando, y el cual ayudo a facilitar la búsqueda de autores que sustentan las variables a investigar.
2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA.
Es esencial que toda investigación cuente con un soporte teórico de la variable en estudio, denominada Fundamentación Teórica. Las mismas se desarrollan en base a las opiniones de varios autores que han estudiado la variable, desarrollando cada uno de los aspectos de interés y contrastando con la opinión propia de los investigadores, para de esta manera sustentar la respuesta a los objetivos trazados en la investigación.
2.1. PROGRAMAS
2.1.1. DEFINICIÓN DE PROGRAMAS
Un programa de acuerdo a señalamientos de Alvarado (2005, p. 17) cita al Instituto Mexicano de Contadores Públicos, “es un enunciado lógicamente ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar, la oportunidad en que se han de aplicar”. De esta manera, los programas son los procedimientos de la auditoria que se emplean para llevar a cabo la revisión de los procesos de cada departamento de la empresa.
Por su parte, Whittington y Pany (2005, p. 142) especifica detalladamente los procedimientos que se llevaran a cabo durante la auditoría. Es la base para asignar y programar el trabajo, así como para determinar el que queda por hacer. Están especialmente adaptados a los riesgos y a los controles internos de cada proyecto. Dicho en otras palabras, es un procedimiento a seguir, planeado y elaborado con anticipación
Mientras, para Defliese (2005, p. 413) los procedimientos de auditoría se compilan en un documento llamado programa de auditoría. Este programa debe ser organizado en tal forma que permita la aplicación eficiente de los procedimientos señalados. Más específicamente, cuando se realice el estudio de un documento determinado, se le apliquen tantos procedimientos de auditoría como sea posible. Por ello, este proceso de auditoría debe ser un guía segura e indicadora de lo que se debe hacer.
Dentro de la investigación se observa que los tres autores manejan tres conceptos diferentes en lo que a programas de auditoría se refiere, Alvarado (2005) basa su definición citando al instituto mexicano de contadores públicos que es un enunciado lógicamente ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría, Whitington y Pany (2005) lista detallada de los procedimientos específicos que se llevan a cabo durante la auditoría, Defliese (2005) como los procedimientos que se compilan en un documento llamado programa de auditoría.
En base a ello, los investigadores fijan posición bajo los planteamientos de Whittington y Pany (2005) puesto que toma en consideración los riesgos y controles internos de un proyecto, expresando la necesidad de un programa de auditoría en toda clase de organización.
2.1.2. CLASIFICACIÓN DE PROGRAMAS
A su vez Alvarado (2005, p. 232) en la planeación del trabajo los programas se clasifican:
a. Programas generales: se limitan al enunciado genérico de los procedimientos de auditoría que se deben aplicar con mención de los objetivos particulares en cada caso, siendo muy utilizado por aquellos auditores con gran experiencia.
b. Programas detallados: son aquellos en donde se describen con mayores detalles los procedimientos a aplicar, con el propósito de que el auditor no tenga dudas en la aplicación de los procedimientos. c. Programas estándar: son aquellos en los que se enuncian los procedimientos de auditoría a seguir para ser aplicados a un sin número de empresa; independientemente si procede o no la aplicación de algún procedimiento para la entidad auditada.
d. Programas específicos o hechos a la medida: son aquellos en que se detallan los procedimientos a seguir para cada entidad o situación en particular. Son los más utilizados como producto del uso de las computadoras en la auditoría, permitiéndole al auditor tener un banco de procedimientos que a la hora de elaborar el programa, luego de la planeación, puede hacer la selección más adecuada de acuerdo a la características y otros asuntos de interés que llamaron la atención del mismo.
Asimismo, Cardozo (2006, p. 20) comenta que existen diversas formas y modalidades en los programas de auditoría, lo cual se clasifica de la siguiente manera: desde el punto de vista del grado de detalle a que llegan en programas generales y detallados. Desde el punto de vista de su relación
con un trabajo concreto en programa estándar y específico.
De acuerdo a Estupiñan (2006, p. 350) se preparan programas de auditoría que obedezcan a la necesidad de sistematizar el cumplimiento de las fases de la auditoría y la ejecución de los análisis propiamente dichos, para ello se deberá considerar lo siguiente:
Programas estándares: se refieren a los procedimientos necesarios para lograr los propósitos de la planificación preliminar y específica de la auditoría.
Programas específicos: comprende los programas de auditoría definidos de acuerdo con los resultados correspondientes a evaluación de la estructura del control i nterno y el enfoque de auditoría a nivel componente.
En base a lo planteado, se evidencia que hay congruencia entre los planteamientos expuestos, puesto que Alvarado (2005) plantea la clasificación de los programas de acuerdo a la planificación del trabajo y en general.
Por su parte, Estupiñan (2006) los clasifica como estándares y específicos, los cuales de acuerdo con Cardozo (2006) corresponden a su relación con un trabajo.
De acuerdo a los señalamientos descritos, los investigadores del presente estudio fijan posición con base a los planteamientos hechos por Alvarado (2005), por cuanto muestra una clasificación mas completa de los programas de auditoría interna, considerando varios aspectos clave dentro de la auditoría para su clasificación, en especial en cuanto a la planeación y roles dentro de los trabajos.
2.2. AUDITORÍA
2.2.1. DEFINICIÓN DE AUDITORÍA
De acuerdo con, Alvarado (2005, p. 49) la auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso (American Accounting Association).
Por otra parte, Mantilla (2005, p. 34) esta actividad para el sistema de control interno, como ya se mencionó, es un asunto nuevo, puesto que esta implica someter a examen independiente, a cargo del auditor de la compañía, la valoración que a partir de un criterio de control realiza la administración principal.
Igualmente Defliese (2005, p. 38) la auditoría es el proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con actos y acontecimientos económicos, a fin de evaluar las declaraciones a la luz de los criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes interesadas.
En base a los planteamientos expuestos, se evidencia diferencias entre los conceptos. Alvarado (2005) considera la auditoría como un proceso ordenado, en donde se evalúan aspectos de las actividades económicas de
una organización. Concordando con ello, Defliese (2005) expresa que es un proceso sistemático. Contrario a ello, Mantilla (2005) refiere que este es un proceso que forma parte del control interno.
De esta manera, los investigadores expresan su posición en cuanto al concepto, basado en los planteamientos de Alvarado (2005), comentando que la auditoría es un proceso organizado en donde se busca evaluar las actividades económicas llevadas a cabo dentro de una organización para de esa manera elaborar los informes relacionados con esas actividades y poderlas controlar eficientemente.
2.2.2. OBJETIVOS DE AUDITORÍA
De acuerdo con, Alvarado (2005, p. 43) los objetivos de auditorías que normalmente se plantea el auditor son; a) los que están relacionados con las operaciones que llegan a constituir los saldos finales y b) los objetivos dirigidos a los saldos de las cuentas. Objetivos de auditoría relacionados con las operaciones:
a. Existencia: referida así las operaciones de hecho existieron. Por ejemplo, la inclusión de una venta en el diario de ventas, cuando esta no ha ocurrido realmente, significa violación al objetivo.
b. Integridad: significa que se incluye (no se omitan) todas las operaciones. Por ejemplo, el no incluir en el diario de ventas una venta, no existiría integridad.
c. Precisión: se refiere a que las operaciones estén asentadas por los montos correctos. Por ejemplo si se utiliza un precio de venta muy diferente a lo entregado al cliente.
d. Clasificación: está referida a que las operaciones incluidas en los diarios están clasificadas en forma adecuada. Por ejemplo incluir ventas en efectivos como ventas a créditos.
e. Oportunidad: que las operaciones se registren en las fechas correctas. Por ejemplo, que se registren una venta en la fecha en que se origina y no posterior o viceversa.
f. Asentamiento o resumen: significa que las operaciones sean incluidas adecuadamente en los registros contables y se resuma adecuadamente, por ejemplo una venta de un cliente que se registre en la cuenta de otro cliente.
Objetivos de auditoría relacionados con los saldos:
a. Existencia: referida a si los montos existieron. Por ejemplo, la inclusión del monto de una cuenta por cobrar en el saldo de cuentas por cobrar, cuando esta no ha ocurrido realmente.
b. Integridad: significa que se incluyen (no se omitan) todos los montos existentes. Por ejemplo, el no incluir en el saldo de cuenta por cobrar el monto de una venta a crédito.
c. Precisión: se refiere a que los montos estén asentados correctamente. Por ejemplo, si se utiliza un precio unitario de inventario equivocado o porque es diferente al de la facturación. d. Clasificación: está referida a que los montos incluidos en los diarios están clasificados en forma adecuada. Por ejemplo incluir el monto de las cuentas por cobrar a corto en a largo o viceversa. e. Oportunidad: que los montos se registre en las fechas correctas. Por ejemplo, que se registre el monto de una cuenta por cobrar cercana al cierre en ese mismo periodo.
f. Inventario detallado: el total de detalle de los saldos de las cuentas concuerdan con el saldo del mayor general.
g. Valor de ventas: que los activo se incluyen por el valor de venta y se refiere por ejemplo, cuando se han deducidos de las cuentas por cobrar el monto de la provisión de cuentas incobrables o los inventarios por un monto de obsolescencia.
h. Derechos y obligaciones: están referida si los montos de los activos son derechos y los pasivos son obligaciones de la empresa a una determinada fecha.
i. Presentación, clasificación y revelación: referidas a si los componentes de los saldos de los estados financieros están separados, descritos y clasificados adecuadamente.
Asimismo, de acuerdo con Arens y Loebbecke (2007, p. 144) para cualquier tipo de operaciones, existen varios objetivos los cuales se cumplen cuando el auditor llegue a la conclusión de que el total se presenta con imparcialidad, estos se les denominan objetivos de auditoría relacionados
con operaciones; aunado a esto es importante resaltar que también existen los objetivos de auditoría vinculados con saldos. No obstante, los objetivos mencionados son de alguna manera diferentes pero están relacionados estrechamente.
De igual manera, para Whittington y Pany (2005, p. 692) la auditoría es una actividad objetiva, de certidumbre y consultoría diseñada para agregar valor y mejorar los servicios de una organización. Le ayuda a una organización a lograr sus objetivos aportando un enfoque sistemático, disciplinado para evaluar y mejorar eficacia de la administración de riesgos, el control y los procesos del ejercicio del poder.
En relación a lo anterior, se tiene que para Alvarado (2005) los objetivos de la auditoría se encuentran relacionados a aspectos puntuales como las operaciones de saldos finales, de cuentas. En concordancia a ello, Arens y Loebbecke. (2007) también consideran que los objetivos se encuentran vinculados con las operaciones y los cuales cumple el auditor. Por otra parte, Whittington y Pany (2005) refiere que los objetivos se encuentran relacionados a mejorar el valor y servicios de la organización.
En la presente investigación se fija posición, en base a lo planteado por Alvarado (2005), cuando refiere que entre los objetivos de auditoría está la finalidad de expresar una opinión profesional sobre la confiabilidad de los estados financieros si estos presentan razonablemente la situación financiera de una empresa, así como los resultados de sus operaciones del periodo examinado.
2.3. AUDITORÍA INTERNA
Según Spencer (2005, p. 212) la auditoría interna es una actividad independiente para el aseguramiento de los objetivos y de consultoría, que ha sido diseñada para añadir valor y para mejorar las operaciones de una empresa. Ayuda a una empresa a conseguir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de la gestión de riesgos, del control y de los procesos de la gobernabilidad.
Al mismo tiempo, Lemus (2007, p. 10), señala que es una serie de procesos y técnicas a través de las cuales se da seguridad de primera mano a la dirección respecto a los empleados de su propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: si los controles establecidos por la dirección son mantenidas adecuada y efectivamente; si los registros e informes (financieros, contables o de otra naturaleza) reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada división, departamento u otra unidad.
Vinculado al concepto, Godoy (2009, p. 21), hace referencia en las Normas Internacionales de Auditoría, describe a la auditoría interna como “una actividad de evaluación establecida dentro de una entidad como un servicio a la entidad. Sus funciones incluyen, entre otras cosas, examinar, evaluar y monitorear la adecuación y efectividad de los sistemas de control contables e internos”.
Confrontando las opiniones expuestas, se tiene que Spencer (2005) indica que es una actividad evaluativa de las operaciones contables, financieras y administrativas dentro de una organización, coincidiendo con ello Godoy (2009) comentando que además de evaluar, se monitorea el sistema de control. Contrario a ello, Lemus (2007) considera la auditoria como un conjunto de procesos que determinan la dirección de los empleados en base a sus funciones.
Es así, como los investigadores fijan posición en base a lo expuesto por Spencer (2005) considerando que la auditoría interna son los métodos empleados por una firma externa de profesionales para averiguar la exactitud del contenido de los estados financieros presentados por una empresa. Se trata de dar carácter público, mediante la revisión, a los estados financieros.
2.4. EFECTIVO
2.4.1. DEFINICIÓN DE EFECTIVO
Según Guajardo (2005, p. 226) el renglón de efectivo está constituido por el que se encuentra en la propia organización, usualmente denominada “Caja”, los depósitos bancarios a la vista y las inversiones a corto plazo de gran liquidez y de fácil convertibilidad al efectivo. Por otro lado, la partida de bancos se refiere a las cuentas de cheques en instituciones bancarias. Algunas de estas pueden generar intereses, en cuyo caso se denominan cuentas productivas.
se encuentra en el balance general como activo circulante es el efectivo, y representa los fondos inmediatamente disponibles que pueden ser utilizados para fines diversos, relacionadas con las operaciones normales de la empresa. Entonces, el efectivo representa un recurso propiedad de la entidad al que puede dársele uso para cualquier fin, por lo cual tiene un valor para la empresa.
Asimismo, para Whittington y Pany (2005, p. 336) el efectivo normalmente incluye las cue ntas generales, nómina, caja chica y con menor frecuencia ahorros. Una cuenta aumenta con las ventas al contado, con la cobranza de cuentas por cobrar y la inversión del capital.
En síntesis de los antes expuesto, se evidencia que Guajardo (2005) define el efectivo como el dinero con el que cuenta la empresa en caja. Por otra parte, Alvarado (2005) refiere que es la primera partida en aparecer en el balance general de la empresa como un activo. Concordando con ello, Whittington y Pany (2005) complementa expresando que el efectivo en el balance incluye cuentas generales, nominas, caja chica, entre otros.
En referencia a lo anterior, los investigadores fijan posición en base a los planteamientos de Guajardo (2005), alegando que el efectivo son los recursos con los que cuenta la propia organización, conocida como la caja, en donde se mantienen los recursos provenientes de depósitos bancarios e inversiones realizadas a la empresa.
2.4.2. PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA DEL EFECTIVO
De acuerdo con, Whittington y Pany (2005, p. 142) lista detallada de los procedimientos específicos que se llevaran a cabo durante la auditoría. Es la base para asignar y programar el trabajo, así como para determinar el trabajo pendiente. Están especialmente adaptados a los riesgos y a los controles internos de cada proyecto. Dicho en otras palabras, es un procedimiento a seguir, planeado y elaborado con anticipación
Asimismo, Fonseca (2007, p. 271) los programas de auditoría comprenden una relación lógica, secuencial y ordenada de los procedimientos a ejecutarse, su alcance el personal y el momento en que deberán ser aplicados, a efectos de obtener evidencia competente, suficiente y relevante, necesaria para alcanzar el logro de los objetivos de auditoría. Deben ser lo suficientemente flexibles para permitir modificaciones durante el proceso de la auditoría que a juicio del auditor encargado y supervisor, consideren pertinentes.
Por otra parte, Estupiñán (2004, p. 13) el programa de auditoría sirve como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditoría y como un medio para el control y registro de la ejecución apropiada del trabajo. Pueden también contener los objetivos de la auditoría para cada área y un presupuesto de tiempo con las horas estimadas para las diversas áreas o procedimientos de auditoría.
De esta manera, el programa de auditoría interna del rubro efectivo es un enunciado lógicamente ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar, la oportunidad en que se han de aplicar a todo el dinero que se tiene disponible para gastarlo en un momento determinado, tal como monedas, billetes, cheques, depósitos a la vista y otros. (Alvarado 2005, p. 17; Rodríguez 2004, p. 17)
Por ello, el programa de auditoría interna del efectivo, busca organizar una serie de procedimientos que son necesarios aplicar al proceso de auditoría interna dentro de una empresa, para de esta manera tener control de los movimientos relacionados con el efectivo.
2.5. CONTROL INTERNO
De acuerdo con Estupiñan (2006, p. 19) establece que comprende un plan de organización que conjuga un conjunto de métodos y procedimientos para garantizar la protección de los activos, a su vez certifiquen la veracidad de los registros contables y el desarrollo de las actividad de acuerdo a las directrices marcadas por la administración.
Asimismo, a criterio de Bacón (2005, p. 5) el control interno, es un conjunto de normas, a través de las cuales se lleva a cabo la administración de los diversos recursos dentro de una organización, asimismo propicia, a la supervisión y dirección, ya sea, de una operación general o particular. Es
considerado así, como parte de un sistema que impulsa el conjunto de políticas de operación y las mantiene dentro de los límites de ejecución practicables.
Para, Whittington y Pany (2005, p.12) son los pasos que toma una empresa para prevenir errores, tanto con la malversación de activos como los informes financieros falsos, además garantiza el control de la manufactura y otros procesos, al mismo tiempo, hace confiable la información de los estados financieros, asimismo, es un medio para alcanzar un fin.
En relación a lo expuesto, se evidencia que Estupiñan (2006) define el control interno como un conjunto de procedimientos encaminados a la protección de los activos de una empresa. No obstante, Bacón (2005) refiere que este control representa un conjunto de normas por las que se rige la administración de los recursos de una empresa. Diferente a lo anterior, Whittington y Pany (2005) considera el control como medidas que una empresa tomar para evitar inadecuado uso de recursos.
Se fija posición con lo expuesto por Estupiñán (2006), el control interno no es un mecanismo de protección de los recursos activos que posee una organización o empresa, en donde se verifican la veracidad de los informes contables y financieros de la misma, tomando en cuenta la participación directa de la gerencia en pro del mejoramiento del funcionamiento interno de la empresa y alcance de los objetivos de la misma.
2.5.1. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Según lo señalado por Estupiñan (2006, p. 19), define que “el control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos aseguren que los activos están debidamente protegidos, los registros contables son fidedignos y la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración”.
De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son: Proteger los activos para salvaguardar los bienes de la institución; verificar la razonabilidad así como también la confiabilidad de los informes contables y administrativos, lograr el cumplimiento de los objetivos programados; además, proteger los activos de la organización evitando pérdidas o negligencias; así como, asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones. Igualmente señala promover la eficiencia de la explotación, estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia; promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Por su lado, Téllez (2004, p. 187) comenta las finalidades u objetivos del control interno, la cual revisten de mayor importancia, es la promoción de la eficiencia operativa de la empresa, ya que debe ser motivo permanente de vigilancia por parte de quienes lo ejercen, para determinar si los procedimientos no alcanzan la eficiencia necesaria y es
susceptible de ser modificado o complementado por otro.
Por otra parte, Cardozo (2006, p. 33) los objetivos del control interno son: prevenir errores; descubrir hurtos o malversaciones; obtener información administrativa, contable, financiera, confiable, segura y oportuna; localizar errores administrativos; salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la entidad solidaria; promover la eficiencia del personal; detectar desperdicios innecesarios tanto material, tiempo y recursos en general; graduar la extensión del análisis, comprobación y estimaciones de las cuentas y operaciones sujetas a auditoría por parte del auditor; detectar los riesgos inherentes a la cartera de crédito, riesgo administrativo y financiero.
En este sentido, se observa que Estupiñán (2006) refiere que los objetivos del control interno giran entorno a proteger los recursos de la empresa, cuidando la información que se obtenga, los cuales son verídicos y fidedignos. Contrario a ello, Téllez (2004) comenta que el objetivo es promover la eficiencia operativa de la empresa. Por otra parte, Cardozo (2006) enumera una serie de objetivos relacionados directamente a la prevención de errores, proteger los bienes, entre otros.
De esta manera, tomando en cuenta lo expuesto por Estupiñán (2006) el objetivo del control interno se resume a fiscalizar todas las operaciones relacionadas con el manejo, control y administración de los recursos y bienes de la empresa, para que los mismos sean usados de una manera positiva para la organización, en pro del alcance de los objetivos organizacionales.
2.6. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
De acuerdo con, Guajardo (2005, p. 227) el control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad de que ocurran errores. Por lo tanto, no es responsabilidad solo de los contadores, sino también de los administradores. El sistema control interno de un negocio es tan eficaz como la calidad de la administración de la organización.
De igual manera, Whinttington y Pany (2005, p. 337) expresan que todos los procesos relacionados con el manejo de efectivo son responsabilidad del departamento de finanzas bajo la dirección del tesorero: manejar y depositar los ingresos en efectivo; firmar cheques; invertir el efectivo ocioso; custodiar el efectivo, los valores negociables y otros activos negociables.
Por su parte, Alvarado (2005, p. 21) expresa que el término control interno se utiliza, en su forma más amplia, incluyendo el control interno contable y el administrativo. Mientras que el control interno contable se utiliza con el fin de proteger los activos y garantizar la confiabilidad de los registros contables, incluyendo la autorización y aprobación, así como la separación de responsabilidades relacionadas con los registros y custodia. Confrontando los anteriores planteamientos, se tiene que Guajardo (2005) expresa que el control interno de efectivo está diseñado para
aminorar la ocurrencia de errores. Por otra parte, Whinttington y Pany (2005) señalan que este proceso es responsabilidad el departamento de finanzas. Por otra parte, Alvarado (2005) este control refiere a la protección del mismo.
De esta manera, los investigadores fijan posición en base a lo planteado por Guajardo (2005) considerando que el control interno se lleva a cabo dentro del aspecto financiero de una empresa con la finalidad de preservar los bienes y evitar la inadecuada utilización de los recursos dentro del manejo del efectivo, por parte de la administración. Por ello, el control interno sirve para salvaguardar los activos, a través de procesos eficientes que permitan llevar una contabilidad más precisa.
2.6.1. SEPARACIÓN DE FUNCIONES
Dentro de una organización resulta indispensable que se determinen de una manera clara, cuáles son los roles y funciones de cada uno de los componente de la misma. De acuerdo con Brito (2011, p. 302) las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en operaciones de automatización de registros contables. La persona que labore en el departamento de caja no pueden tener acceso a:
a. Facturación y entrega de mercancía
b. Registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar o el mayor. c. Elaboración y envío de estados de cuentas a los clientes.
d. Control del cobro de cuentas por cobrar atrasadas.
e. Cuadre de los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor.
f. Automatización para conceder descuentos, devoluciones o bonificaciones.
g. Autorización para dar de baja a clientes por considerar incobrable la cuenta que debe.
Por su parte, Mantilla y Cante (2005, p. 34) expresan que la separación de funciones o roles está relacionado con la división de tareas donde se determina que ninguna persona debe tener control sobre una transacción desde el comienzo hasta el final. Por consiguiente, ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción.
Asimismo, para Cardozo (2006, p. 29) la segregación o separaciones de funciones, reduce el riesgo de que una persona esté en condiciones tanto de cometer como de ocultar errores en el transcurso normal de su trabajo. Si distintas personas tratan dos partes de una transacción, para encubrir errores será necesaria la colusión. En particular, las funciones que se deben considerar cuando se evalúa la segregación de funciones son: la autorización, la ejecución, el riesgo, la custodia de los bienes y la realización de conciliaciones.
En síntesis, de los planteamientos anteriores descritos por los autores, se tiene que Brito (2011) comenta la suma importancia de las funciones del cajero, las cuales sean totalmente definidas y claras, para evitar que el mismo intervenga en procesos relacionado con los registros contables. En este contexto, Mantilla y Cante (2005) expresan que ninguna persona debe poseer control sobre todas las transacciones dentro de una organización de principio al final, concordando con ello, Cardozo (2006) afirma que esta separación de funciones reduce el riesgo de cometer y
ocultar errores por parte de una persona, relacionadas con el manejo de las finanzas.
Por ello, los investigadores fijan posición en base a lo expuesto por Brito (2011), ya que dentro del control interno del efectivo, es necesario que los cajeros tengan claramente definidas sus funciones; por lo que tampoco estarían inmersos dentro de los registros contables, a fin de evitar violaciones en los principios de control interno.
2.6.2. DEPÓSITOS DIARIOS
Uno de los procesos más comunes dentro de la dinámica financiera de una empresa, es la de los depósitos de efectivo. Para Brito (2011, p. 302) no debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en la caja, excepto lo que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos en el banco en forma diaria. Este paso del control interno quedaría aún más reforzado, si se establece que, una vez hecho el depósito bancario, las planillas de depósito sean entregadas directamente a contabilidad y no al cajero.
En referencia a ello, Escoto (2007, p. 56) expresa que los depósitos bancarios, consisten en una operación diaria, por la cual el depositante entrega a la entidad bancaria una suma de dinero con el compromiso de su restitución en la misma especie, en fecha prefijada o cuando aquél lo solicite. En otras definiciones, es considerado como un mutuo préstamo de consumo, vale decir un contrato por el cual una parte entrega a otras cosas que ésta
puede cons umir, devolviendo en el tiempo establecido igual cantidad de cosas de la misma especie y calidad.
Asimismo, Pérez (2006, p. 86) expresa que el depósito constituye la obligación fundamental a cargo del Banco de la restitución en el momento oportuno del capital o suma depositada, junto con el abono de los intereses correspondiente, teniendo la posibilidad el deponente que no ha extraído los fondos, una vez transcurrido el plazo prefijado, de devengar nuevos intereses sobre el capital inicialmente depositado.
Confrontando los planteamientos anteriores, se infiere que los ingresos en efectivo de caja deben ser depositados íntegramente a cuenta en banco. Por su parte, Escoto (2007) refiere que estos depósitos es un proceso de compromiso de la restitución en la misma especie. Mientras, que Pérez (2006) presenta los depósitos como una obligación fundamental a cargo del banco con respecto de la restitución del capital depositado.
De esta manera, los investigadores fijan posición en base a lo expresado por Brito (2011) quien alega, que los depósitos diarios deben ser enviados al banco diariamente de forma íntegra para de esta manera tener un control interno del efectivo reforzado con las planillas bancarias las cuales deben ser entregadas a contabilidad.
2.6.3. ENDOSO DE CHEQUE RECIBIDO
De acuerdo con Brito (2011, p. 302) a todos los cheques recibidos de terceros se les debe estampar inmediatamente en el reverso un sello que
diga “sólo para depositar en cuenta corriente número…”. De esta forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.
Para Londoño ; Calderón y Castaño. (2003, p. 482) en el control interno de las entradas de dinero, se encuentran cheques recibidos los cuales deben ser endosados restrictivamente y en forma inmediata a su recepción; si las circunstancias lo permiten, depositarlos íntegramente en el banco en el banco el mismo día o a más tardar el siguiente día laborable después de recibidas estas entradas de efectivo o valores.
Para Ortiz (2011, p. 43) el cheque es un medio de pago asociado a una cuenta corriente que sustituye el dinero, sin ser un documento de crédito, el cual el endosante, que es el tenedor del cheque, puede transmitirlo a otra persona a través del endoso, siempre y cuando no contenga una cláusula “no a la orden” o esté extendido al portador.
Resumiendo los planteamientos anteriores, se tiene que Brito (2011) expresa que el endoso es necesario cuando se reciben cheques de terceros, para que el mismo no sea cobrado indebidamente. Por su parte, Londoño ; Calderón y Castaño (2003) expresan que para el control interno es necesario el endoso de los cheques recibidos, y los mismos deben ser depositados íntegramente en el banco. Contrariamente, Ortiz (2011) comenta que el endoso es un medio para transmitir el cheque a otra persona.
Es así, como los investigadores fijan posición en base a lo expuesto por Brito (2011) expresando que el endoso de los cheques recibidos es un
mecanismo importante usado dentro del control interno para tener la garantía que el cheque sea cobrado debidamente, tomando en consideración que el mismo debe tener un sello mostrando el número de cuenta donde será depositado.
2.6.4. INGRESO POR COBRANZA
De acuerdo con Brito (2011, p. 302) el control de los ingresos comienza desde el momento que se entrega a los cobradores los documentos para que sean cobrados. Con tales documentos: facturas, letras de cambio, entre otros., debe elaborarse un listado por duplicado de manera que al cobrador se le entrega el original junto con los documentos por cobrar en cuestión, mientras la copia, debidamente firmada por el cobrador, queda en el departamento de cobranzas.
Diariamente, el cobrador elaborará un informe de cobranzas por cuadruplicado que, junto con el efectivo cobrado, entregará al cajero, quien lo firmará y devolverá al cobrador el original y duplicado. Este, a su vez, los entregará a cobranzas junto con los documentos por cobrar que no pudieron ser cobrados ese día. Cobranzas enviará a contabilidad el duplicado, mientras que el original queda en ese departamento para sus respectivos controles.
El cajero, por su parte, al finalizar el día procede a elaborar la planilla de depósito bancario el cual se hará, a más tardar, el día siguiente. Una vez hecho el depósito, el cajero envía la copia del depósito junto con el triplicado
del informe de cobranza, donde será cotejado con la copia del informe recibida del departamento de cobranzas y procede a realizar los registros pertinentes.
Para Escoto (2007, p. 101) el ingreso por cobranza, es el dinero que se percibe de la presentación y gestión del cobro de valores o documentos a sus respectivos giradores, con el fin de que se pague el valor económico correspondiente. Estos cobros pueden ser simples o documentados y se realizan para tener puntualidad en los pagos.
Para Barfield, Raiborn y Kinney (2005, p. 565) cuando se tienen determinados los ingresos por cobro, los administradores traducen la información de ingresos en entradas de efectivo a través del uso de un patrón esperado de cobranza .
2.6.5. INGRESO RECIBIDO POR CORREO
Para Brito (2011, p. 303) en los casos de recibir ingresos a través del correo, el control debe comenzar desde el mismo momento en que el sobre es abierto. Generalmente, los cobros recibidos por correo son cheques a los cuales debe estampársele inmediatamente el sello de “sólo para depositar en la cuenta corriente número…”
Por otra parte, se elaborará un informe por cuadruplicado de los valores recibidos, los cuales posteriormente serán entregados al cajero, quien firmará el original y duplicado del informe y los devolverá a la persona encargada de
recibir la correspondencia, quien enviará a contabilidad el original para el registro y comprobaciones posteriores y se quedará con el duplicado como evidencia de haber cumplido con la parte del proceso.
Finalizado el día el cajero procederá a hacer el depósito por la totalidad de los ingresos recibidos, enviará una copia de la planilla a contabilidad junto con el informe del empleado que recibe la correspondencia, el cual queda archivado en el departamento de caja.
Por otro lado Olvera (2004, p. 155) advierte que dentro de las maneras en como una empresa recibe los ingresos de efectivo es por medio de correo, en el caso de los clientes foráneos, en donde la correspondencia es abierta por la persona encargada, la cobranza es firmada por el contador cuando recibe las facturas.
Asimismo, Horngren (2003, p. 295) señala que, el efectivo recibido por correo pasa directamente al departamento encargado, donde un empleado abre los sobres y calcula el total de entradas de efectivo del día. Después, ese empleado envía los cheques de los clientes al cajero para el depósito en el banco, y los avisos de remesas al departamento de contabilidad para efectuar el pase de asientos de crédito a las cuentas de los clientes.
Sintetizando lo citado se presenta que Brito (2011) expresa que los ingresos obtenidos por medio de correo, se debe aplicar control desde el momento en el cual se abre el sobre. Por su parte, Olvera (2004) señala que el pago vía correo es una de las formas de cobro que posee una empresa cuando tiene clientes foráneos. Finalmente, Horngren (2003) comenta que el
efectivo recibido por correo pasa a control directo del departamento encargado.
Los investigadores comparten el planteamiento de Brito (2011) comentando que los ingresos obtenidos vía correo, deben ser controlados desde el mismo momento en el que es abierto el sobre contentivo, que para la empresa Socialista Metro de Maracaibo, C.A. es a través de notificaciones electrónicas recibidas por la administración, en la cual se deben realizar las verificaciones de lo ingresado para posteriormente entregárselo al departamento de contabilidad y realizar los asientos necesarios.
2.6.6. INGRESO POR VENTA AL DETALLE
De acuerdo con Brito (2011, p. 303) los ingresos por concepto de ventas al detalle, requieren también de un control interno estricto. En términos generales, se sugiere actuar como sigue: al ser realizada una venta de contado por mostrador, el vendedor elaborará una factura por triplicado y se le entregará al cliente quien pasará por la caja y cancelará.
Por su parte, el cajero pondrá el sello de cancelado a los tres ejemplares de la factura y devolverá el original y duplicado al cliente, quien regresará a retirar la mercancía comprada, previa la entrega del duplicado de la factura cancelada en la sección de despacho. El cliente se quedará con el original de la factura.
Para Krugman, Well y Olney (2008, p. 116) el ingreso total de una empresa es el valor de las ventas de un bien o servicio. Es igual al precio
multiplicado por la cantidad vendida, en donde, la relación de los precios unitarios influye directamente sobre el total de ingresos de la empresa.
Asimismo, Horngren (2003, p. 125) comenta que los ingresos por ventas representan un beneficio lo cual generan las ventas en sí, en donde se manejan o actúan de manera implícita, los costos relacionados con las mercancías vendidas, suelen representar el costo más cuantioso de compañías comerciales.
Aunado a lo anterior, se presenta que Brito (2011) comenta los ingresos por concepto de venta al detalle, requieren también de un control interno estricto, por su parte Krugman, Well y Olney (2008) el ingreso total de una empresa es el valor de las ventas de un bien o servicio, mientras que Horngren (2003) comenta que los ingresos por ventas representan un beneficio generados por las ventas.
De esta manera, los investigadores fijan posición basada en lo expuesto por Brito (2011), puesto que los ingresos por concepto de venta al detalle, requieren un control interno estricto, en donde los recursos en efectivo generados, deben realizar facturación pertinente con copias para los registros respectivos.
2.6.7. ARQUEOS DE CAJA
Comenta Brito (2011, p. 304) las medidas adoptadas para que el control interno sea útil, debe ser reforzadas con arqueos de caja. Consisten en hacer
un conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se encuentre en poder del cajero, así como cualquier documento que respalden justificadamente la ausencia de él, tales como facturas de gastos, vales, entre otros., especialmente en los casos de caja chica.
Asimismo, Herrera (2009, p. 62) expresa que consiste en verificar el dinero existente, lo cual debe coincidir con el saldo de las cuentas representativas de caja. El motivo de esta comprobación radica, en efectuar los diversos cobros y pagos, pueden haberse originado errores que conllevan a la existencia de diferencias de dinero. Estas irregularidades que surgen al efectuar el arqueo de caja se denominan diferencias de arqueo. En el caso de la existencia de estas diferencias, se deberá analizar sus causas, entre las cuales se podrían citar las siguientes: errores en el registro contable, extravío o falta de justificantes y errores en los cobros o en los pagos.
Por otra parte, para Greco (2007, p. 94) el arqueo de caja consiste en un procedimiento técnico contable, que tiene por objeto ponderar la eficacia del control interno sobre las operaciones de movimiento de fondos. Permite determinar si las personas encargadas de la administración de la caja actúan con honestidad, eficiencia y responsabilidad. Esto se hace por medio del cotejo de los resultados obtenidos con los saldos contables si éstos se llevan estrictamente al día, es decir, si las operaciones realizadas se registran retraso en los libros de contabilidad.
Haciendo confrontación de los planteamientos expuestos, se presenta a Brito (2011) comentando que el arqueo de caja consiste en una serie de
adecuadas medidas adoptadas por el control interno para que el mismo sea eficaz, por medio del conteo físico del efectivo y demás valores que tenga el cajero en su poder. Por su parte, Herrera (2009) expresa que consiste en verificar que el dinero existente en las áreas de la unidad contable coincida con el saldo de las cuentas representativas de caja, y finalmente, Greco (2007) el arqueo de caja consiste en un procedimiento técnico contable, que tiene por objeto ponderar la eficacia del control interno sobre las operaciones de movimiento de fondos.
Es así, como los investigadores fijan posición basadas en lo expuesto por Brito (2011), refiriéndose al arqueo de caja como un proceso en donde se lleva cabo el conteo manual del efectivo, cheques y demás valores existentes en caja, así como la presencia de los justificativos, cuando alguno de ellos se encuentre ausente.
2.6.8. CONCILIACIÓN BANCARIA
Para Brito (2011, p. 325) es una de las actividades que más fortalece el control interno de la empresa. Pues bien el trabajo más importante que se desarrolla en el proceso de hacer la conciliación bancaria, es aquel dirigido a determinar las razones por las cuales estos dos saldos no coinciden con los libros de la empresa, siendo dichas razones conocidas como partidas de conciliación.
En este contexto, para Granado, Latorre y Ramírez (2006, p. 161), la conciliación bancaria es la confrontación que se hace entre el estado de
cuenta corriente que envía el banco y el libro auxiliar de bancos para establecer las posibilidades de diferencias en los registros de operaciones para: establecer responsabilidades y corregir errores u omisiones.
Para Meza (2007, p. 11) en la mayoría de los casos, los cheques extendidos por el cliente cerca de fines de mes no llegan al banco dentro de ese mismo mes; los depósitos hechos por el cliente el día último tal vez no fueron registrados por el banco hasta el día primero del mes siguiente, y algunas partidas, tales como cargos por servicios del banco, no llegan a conocimiento del cliente hasta que éste recibe el estado de cuenta. De aquí que regularmente aparezcan diferencias entre los registros del cliente y los del banco, que se deben conciliar a fin de determinar la naturaleza de las diferencias entre las dos cantidades.
Por su parte, los planteamientos citados, Brito (2011) es uno de los elementos que fortalecen el control interno dentro de la organización, en donde se debe dar de manera detallada el movimiento del transcurso del mes. Por su parte, Granado, Latorre y Ramírez (2006) es la confrontación del estado de cuenta corriente que envía el banco y el libro auxiliar de bancos, y Meza (2007) se llevan a cabo para diferencias entre los registros del cliente y los del banco.
En tanto, los investigadores, fijan posición basadas en lo expuesto por Brito (2011), comentando que esta es una de las actividades fortalecedoras del control interno de la empresa, en donde se busca verificar la coincidencia entre el saldo arrojada por la cuenta del banco con lo expuesto por la contabilidad de la empresa.
2.7. CUENTAS POR COBRAR
De acuerdo con, Guajardo (2005, p. 252) define como el derecho del vendedor de exigir al cliente o comprador el pago del importe de la operación. Al efectuarse el cobro de las cuentas por cobrar, se incrementa el efectivo. Por ello, son definidas al igual que cualquier activo como recursos económicos propiedad de una empresa a la cual generan un beneficio futuro, forma parte del activo circulante .
Por otra parte, Whittington y Pany (2005, p. 377) señalan que las cuentas por cobrar incluyen no solo las reclamaciones contra los clientes provenientes de la venta de bienes o servicios, sino también otras: préstamos a funcionarios o empleados, préstamos o subsidiarias, reclamaciones contra compañías, reclamación de reembolsos de impuestos y anticipos a proveedores.
Igualmente, Godoy (2009, p. 10), señala que las cuentas por cobrar incluyen no solamente el reclamo de derecho frente a los clientes, que surgen de la venta de bienes o servicios, sino también, una diversidad de derechos misceláneos, como préstamos a altos ejecutivos o empleados, préstamos a subsidiarias o relacionadas, derechos por reembolso de impuestos y avances a proveedores.
En compendio, Guajardo (2005) comenta que las cuentas por cobrar comprende un derecho de un prestador de servicio o vendedor de producto a exigir un pago al consumidor por ese bien. Por su parte Whittington y
Pany (2005) refiere que no solo representan reclamos contra los clientes sino también a funcionarios y empleados. Asimismo, Godoy (2009) comparte el anterior concepto, incluyendo derechos relacionados a préstamos a empleados.
Tomando en cuenta la definición de Guajardo (2005), los investigadores consideran las cuentas por cobrar como un derecho de cualquier empresa que preste algún servicio, de reclamar a un determinado usuario o cliente, el pago correspondiente a algún bien o producto dado al mismo, tomando en consideración, no solo pueden ser deudas de ese tipo, sino préstamos o créditos otorgados a miembros de la empresa como parte de sus beneficios por ley.
2.7.1. PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA DE CUENTAS POR COBRAR
El programa de auditoría interna para el rubro de cuentas por cobrar, difiere de un diseño organizado en tal forma que permitan la aplicación eficiente de los procedimientos señalados. Se debe organizar de manera que, cuando se examine un documento determinado, se le apliquen tantos procedimientos de auditoría como sea posible, de allí que, las cuentas por cobrar incluyen no solo las reclamaciones contra los clientes provenientes de la venta de bienes o servicios, sino también muchas otras: préstamos a funcionarios o empleados, préstamos a subsidiarias, reclamaciones a otras compañías, entre otras (Defliese, 2005, p. 413).
Por su parte, Ambrosio (2008, p. 41) refiere que el programa de auditoría interna en este rubro tiene como finalidad verificar las cuentas por cobrar que representen todos los montos adeudados a la entidad a la fecha del cierre del ejercicio contable y hayan sido adecuadamente registradas, determinándose asimismo que las acumulaciones y estimaciones para cuentas dudosas, devoluciones y que los descuentos sean adecuados. Establece si las cuentas están apropiadamente descritas y clasificadas, así como la determinación del grado de cobrabilidad de las cuentas.
En este orden de ideas, Téllez (2004, p. 237) comenta que dentro de los objetivos establecidos para el programa de auditoría interna de las cuentas por cobrar se tiene que determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el balance, determinando su correcta presentación en el balance. El balance arrojado por ella, describe, clasifica y segrega las cuentas por cobrar, por lo cual debe ser cuidadoso, por lo que deben contar con la información suficiente sobre la naturaleza de las cuentas por cobrar.
Entonces, el programa de auditoría interna para el rubro de cuentas por cobrar, es un enunciado lógicamente ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar, la oportunidad en que se han de aplicar a las facturas con un vencimiento no mayor de 1 año (30,45, 60 y hasta 90 días) que se originan de las ventas y servicios a crédito que la empresa realiza a sus clientes. Dichas facturas representan documentos exigibles con carácter legal que la empresa cobrará a sus clientes al vencimiento, por lo que se transforman en
efectivo en un lapso no mayor de 1 año. (Alvarado 2005, p. 17; Gutiérrez, Marín y Rodríguez, 2004; p. 57)
2.8. CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR
En referencia al control interno de cuentas por cobrar, Whittington y Pany (2005, p. 379) explican que para entender este tipo de control los auditores necesitan tener en cuenta varios componentes: ambiente de control, evaluación del riesgo, monitoreo, sistema (contable) de información y de comunicación, actividades de control. Dado el riesgo de un error intencional en los ingresos, este entorno es importante para ejercer un control interno efectivo sobre las cuentas por cobrar.
En el mismo orden de ideas, Soto (2003, p. 24), señala que el control interno en el área de cuentas por cobrar, debe implementase tomando en consideración las necesidades particulares de cada empresa. Es importante un comité independiente de auditoría del consejo de administración vigile a los ejecutivos la opinión de los principios y estimaciones del reconocimiento de ingresos. En el control de cuentas por cobrar son importantes la filosofía de los directivos y su estilo operativo, que se manifiesta en sus actividades hacia los informes financieros.
Por otra parte, Horngren (2003, p. 313) comenta que para que haya un bueno control interno sobre el cobro de las cuentas por cobrar, es importante que el departamento de crédito no tenga acceso al dinero. En ese proceso, el departamento encargado evalúa a los clientes que solicitan crédito, para
extenderlo, como acto de equilibrio, puesto que a la compañía no le conviene perder ventas con clientes que necesiten tiempo para pagar, aunque le conviene evitar retrasos de los pagadores.
Sintetizando lo expuesto, Whittington y Pany (2005) comentan que el control depende de varios componentes, que determinan el buen control del efectivo sobre las cuentas por cobrar. Seguidamente, Soto (2003) expresa que el control de cuentas por cobrar debe hacerse tomando en cuenta las necesidades particulares de cada empresa. Por su parte, Horngen (2003) expresa que este control debe llevarse a cabo por el departamento encargado de la evaluación de los clientes.
De esta manera, los investigadores consideran lo planteado por Whitington y Pany (2005) para fijar su posición, considerando que el control interno de las cuentas por cobrar es de suma importancia para la empresa, pues de esa manera pueden tener seguimiento de cuales son los créditos otorgados a los clientes, así como una revisión de las características de los clientes a los cuales se les ha dado el derecho, por parte de la organización.
2.8.1. VENTAS
De acuerdo con Brito (2011, p. 371) en referencia a las ventas todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por: el departamento de ventas en cuanto a condiciones y el departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos. Para García (2011, p. 73) la
venta es un proceso, es una serie de pasos concretos y ordenados. Para realizar una venta, en general, se necesita ir paso a paso en un proceso que conlleve a la realización final de dicha venta.
Para Mateo (2005, p. 7) es un acto económico en el que un producto cambia de propietario mediante una contraprestación económica. En este proceso el vendedor es una persona que conoce bien o debería conocer, la forma de llegar al público al cual va dirigido el producto o servicio en venta.
Aunado a lo anterior, se tiene que Brito (2011) expresa, en las ventas el cliente debe tener conocimiento previa revisión del material a ser despachado. Por su parte, García (2011) la venta es un proceso, es una serie de pasos concretos y ordenados. Finalmente Mateo (2005) indica que es un simple acto económico donde se hace transferencia de un bien por medio de una contraprestación.
De esta manera, las investigadoras fijan posición en base a lo expresado por Brito (2011) expresando que la mercancía ser despachada a los clientes debe ser chequeada previamente por el departamento de ventas para que la misma sea correcta y en la cantidad solicitada, como una manera de emplear de manera eficiente el control.
2.8.2. FACTURACIÓN
Con respecto a la facturación, Brito (2011, p. 371) expresa con respecto a la facturación deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por
cobrar. Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notas de despacho de mercancías sean facturadas. Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su existencia y uso. Una vez elaborada la factura se procederá a verificarla en cuanto a precio, exactitud aritmética, rebajas, entre otros.
Para Schnitzer y Marti (2007, p. 77) la facturación es la suma de los importes totales de todas las facturas emitidas durante un periodo. Sin embargo, la facturación no implica que la empresa haya ingresado todo este volumen de dinero, puesto que en el total de la factura no están considerandos los descuentos por pronto pago, y no todas ellas se cobran de contado.
Asimismo, Kotler y Jotler (2006, p. 73) expresan que el departamento de ventas prepara las facturas y envía copias a los respectivos departamentos. Aquellos artículos de los que no quedan existencias se vuelven a solicitar. Y cuando las mercancías se envían van acompañadas de sus notas de remisión y facturas correspondientes que se remiten a diversos departamentos.
Confrontando los planteamientos, Brito (2011) se posiciona al expresa que el proceso de facturación debe presentarse bien diferenciadas las funciones de los departamentos que intervienen dentro del proceso. Por su parte, Schnitzer y Marti (2007) presenta el proceso de importancia para la empresa, como una forma de verificar lo que entra a la misma. Mientras para Kotler y Jotler (2006) comenta que dentro de las competencias del departamento de ventas se encuentra facturar las mercancías vendidas, con sus respectivas copias.
Fijando posición, se comparte lo planteado por Brito (2011), puesto que dentro del proceso de facturación se deben emplear controles necesarios que aseguren todas las notas de despacho se encuentren facturadas, para la verificación de los valores emitidos, en donde los departamento que intervienen deben tener sus funciones claramente fijadas y separadas.
2.8.3. CRÉDITO Y COBRANZA
Comenta Brito (2011, p. 371) en referencia a crédito y cobranzas, que el departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de ventas y cuentas por cobrar. Deben requerirse la aprobación de un funcionario responsable para dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables, así como conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los términos usuales.
Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre enumerado y su uso debidamente controlado. Cuando se emitan las mismas, por concepto de devolución, deben estar respaldadas por un informe de recepción de mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario responsable.
Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas periódicamente por un funcionario responsable. Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su cobro.
de los productos y la calidad de los mismos, además de crédito de las empresas, son los factores más importantes que influyen en las cuentas por cobrar de una empresa. Todas, excepto la última, escapan del control de los directores de fina nzas. No obstante, al igual que con otros activos circulantes, los directores pueden variar el nivel de cuentas por cobrar y mantener el equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo.
Asimismo, Mercado (2004, p. 561) expresa que la mercadotecnia a través de su departamento de ventas, tiene estrecha relación con el área de crédito y cobranzas, por lo tanto, con el objeto de entender esa relación a continuación se presentan sus funciones fundamentales: autorizar el crédito, cobrar la facturación pendiente , fi jación de límites de crédito, suspensión de crédito, castigo de cuentas de difícil cobro, autorización de pedidos y administración del crédito y la cobranza.
Confrontando los planteamientos, Brito (2011) es indispensable la independencia del departamento de crédito con respecto a ventas y cuentas por cobrar. Para Van Horne (2002) estos son factores que influyen dentro de las cuentas por cobrar dentro de una empresa. Finalmente, Mercado (2004) expresa que la mercadotecnia a través del departamento de ventas, tiene estrecha relación con el área de crédito y cobranzas, por lo tanto, con el objeto de entender esa relación.
Los investigadores fijan posición basadas en lo planteado por Brito (2011), planteando que los créditos y las cobranzas son aspectos críticos dentro del control interno de las cuentas por cobrar dentro de una empresa,
