GC-‐F -‐005 V. 01
INFORME REUNIÓN EQUIPO TÉCNICO SISTEMA NACIONAL DE BIBLIOTECAS
El Sistema de Bibliotecas eje de la Escuela Nacional de Instructores de la Dirección de Formación Profesional, los días 17, 18 y 19 de julio convocó a bibliotecólogos que representarán las diferentes zonas del país con el objetivo de apoyar técnicamente la definición de políticas de procesos relacionados con el ingreso, catalogación y normalización de las colecciones de las bibliotecas impactando directamente la prestación de los servicios que apoyan ejecución de la formación profesional.
La reunión se llevó a cabo en la biblioteca del Centro Nacional de Hotelería, Turismo y Alimentos ubicada en la ciudad de Bogotá.
Izq. a der. Juan Diego Bedoya (Centro de Industria y Servicios del Meta, Villavicencio), Yeimy Jaimes Maldonado (Centro de Formación en Actividad Física y Cultura, Bogotá), Betty Orejuela Carvajal (Centro de la Innovación, Agroindustria y el Turismo, Rionegro), Paola Andrea Pérez (Complejo Salomia, Cali), Martha Luz Gutiérrez Ortega (Gestora del Sistema de Bibliotecas SENA, Dirección General), Leonor Jiménez Cuellar (Centro de Formación de Talento Humano en Salud, Bogotá), Aleida Pérez Pineda (Centro Nacional Colombo Alemán, Barranquilla), Libia Montaña Santos (Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios, Neiva), Ana Judith Grajales y Juan Carlos Gómez Gutiérrez (Complejo Norte, Antioquia). No está en la foto: Julie Andrea Suárez Ortiz (Equipo de Gestión, proceso de Desarrollo de Colecciones y Organización de la Información).
Durante la jornada se abordaron y tomaron decisiones de actividades relacionadas con el ingreso, la catalogación y normalización de la base de datos bibliográfica disponible a través del catálogo público que se describen a continuación:
1. Análisis de tipo de colecciones
El equipo técnico analizó y definió el alcance de los tipos de colecciones que actualmente están creados en Aleph500:
• Se incluirá en la guía de organización de información, la definición de los tipos de colecciones y formatos que estarán asociados.
• Colección Audiovisual: se eliminará la colección con el código AUDIO. Los ejemplares asociados a la colección audiovisual serán trasladados a la colección de recursos electrónicos con el código RELEC, cada biblioteca deberá realizar el cambio de rótulo con el prefijo RE.
• Colección SENA: continuarán con el código CSENA las publicaciones anteriores a 1990, las publicaciones posteriores a esta fecha serán integradas a la colección correspondiente, ya sea General, Hemeroteca o Recursos electrónicos.
• Colección Referencia: las bibliotecas que posean más de 200 títulos de normas técnicas nacionales e internacionales, podrán organizarlas por número de norma en la colección de referencia. Si la cantidad de títulos es menor de 200 títulos, serán integradas a la colección general.
• Colección Recursos especiales: asignación del prefijo TR para ser incluida en los holdings y el los rótulos, se organizará por el número de clasificación Dewey y no se asignará notación interna.
2. Análisis de asignación de número de clasificación extensión del número y asignación en seriadas
Se discute sobre la extensión del número da clasificación y se resuelve lo siguiente:
2.1. Longitud del ítem
La longitud del número de clasificación continúa con una extensión de máximo 9 dígitos incluyendo el punto, a excepción de los siguientes casos:
• Caracterizaciones ocupacionales: se tomará el número base más los números del esquema que correspondan al área temática sin que el
número de clasificación construido exceda los once dígitos incluido el punto.
• Obras de cocina por tratamiento geográfico: se tomará el número base más el número que corresponda en la tabla 2 del CDD, para cocina nacional hasta el nivel del departamento; y para cocina internacional, se dejará a nivel de país.
2.2. Número de clasificación para Seriadas
Se tomó la decisión de continuar con la asignación de número de clasificación sin notación interna a los registros bibliográficos de la colección de Hemeroteca, Recursos especiales y para Libros electrónicos, con el fin de facilitar de recuperación en el catálogo por área de conocimiento y permitir la obtención de reportes.
2.3. Selección de números de clasificación
En caso que se requiera definir un número de clasificación de registros creados en Aleph500 y en donde exista disparidad entre ellos, los bibliotecólogos Betty Orejuela Carvajal, Juan Diego Bedoya y Juan Carlos Gómez Gutiérrez realizarán la evaluación y selección del número adecuado.
3. Política de descarte del proceso de desarrollo de colecciones
Las decisiones tomadas al respecto, son:
• Revisar y realizar sugerencias de mejora a las políticas y formatos de evaluación de colecciones (documentación disponible en el sitio Staff) • Conocer la política de establecida en el Concepto técnico de bienes y el
formato de ofrecimiento de bienes para dar de baja en la dependencia de Almacén.
• El tema de encuadernación de libros deteriorados en las bibliotecas y que son de alta consulta, se hará una posterior revisión del tema para elaborar una política.
4. Criterios de selección de colección SENA
El bibliotecólogo del equipo de gestión Wilmer Arturo Moyano, asistió a la jornada del equipo de gestión con el fin de resolver inquietudes sobre la organización y digitalización de la colección SENA, en donde se resaltaron los siguientes aspectos:
• Las publicaciones SENA en convenio con otras entidades, serán incluidas en el Repositorio siempre y cuando esté claramente definida la política de publicación y los permisos de derechos de autor.
• Si en la biblioteca se encuentra material cuyo contenido sea diseños curriculares inéditos, se trasladarán al área de Gestión Documental, salvo aquellos diseños que hayan sido publicados.
• Material de los programas de Educación Continua Especializada que realiza el SENA en convocatoria con empresas y que estén compuestos por presentaciones, fotocopias y otros materiales, no se conservarán en la biblioteca ni en el Repositorio.
• Las tesis de instructores producto de su formación universitaria fuera de la entidad, no pertenecen a la colección SENA. Este material puede ser catalogado y ubicado en la colección general previa evaluación de pertinencia, si el instructor dona el material a la biblioteca.
5. Catalogación de libros electrónicos
La catalogación de libros electrónicos se realizará en Aleph de colecciones de libros publicados por instituciones académicas, gubernamentales y afines, cuyo contenido sea de acceso abierto y la institución informe al Sistema de Bibliotecas de dicho material, el cual será evaluado por pertinencia y actualización. La catalogación se realizará de manera centralizada con descripción basada en la normativa RDA. Para el proceso de catalogación de libros electrónicos se definió lo siguiente:
• Se creará en Aleph500 la plantilla para el registro de los libros electrónicos. • Se definió que en la etiqueta 390 queda registrada la frase “Libro electrónico”
para permitir su recuperación desde el catálogo público.
• En la etiqueta 856 subcampo i se registrará el texto de despliegue: “Ver documento”.
• La selección y catalogación de los recursos electrónicos se realizará de manera centralizada.
• Los libros electrónicos se alojarán en el servidor de Aleph500.
• A los registros bibliográficos de libros electrónicos no se les creará ítem ni holding.
6. Transferencia técnica
Se detectó falencias a nivel nacional en la asignación de números de clasificación y encabezamientos de materia, se propone realizar en el segundo semestre del 2017 una transferencia técnica a los 55 catalogadores del orden nacional sobre el tema de
asignación de números de clasificación y encabezamientos de materia. En la reunión se propone contactar a la experta bibliotecóloga Lucy Espinosa.
7. Plan de Trabajo de creación de autoridades y RDA
El Sistema de Bibliotecas del SENA invitó a la Biblioteca Nacional de Colombia representada por Fabio Ernesto Tuso González, jefe de Procesos Técnicos y Yenny Alexsandra Carrillo Ibáñez, Profesional líder en la implementación RDA; así como a la Biblioteca Luis Ángel Arango representada por Zulma Abril Vargas, coordinadora de Procesos Técnicos quienes presentaron las experiencias de estas dos entidades en torno a la implementación de la norma RDA.
La Biblioteca Nacional indicó lo siguiente:
• Desde el 2012 se encuentra liderando el proceso de implementación de RDA en Colombia.
• En el 2014 se realizó una transferencia por John Wright sobre la normativa RDA en donde Ana Judith Grajales fue la representante del SENA.
• En el 2015 y 2016 se convocó a diferentes bibliotecas de instituciones a nivel nacional con el fin de estudiar y elaborar registros en RDA para su posterior revisión de la Library of Congress.
• En el proceso de elaboración de registros notaron las deficiencias de despliegue de información de los catálogos públicos.
• La Biblioteca Nacional tendrá en cuenta al SENA para futuras capacitaciones, reuniones, entre otros eventos donde se aborde el tema.
La Biblioteca Luis Ángel Arango indicó lo siguiente:
• La BLAA ha participado en la iniciativa y convocatoria de la Biblioteca Nacional para participar como una de las instituciones que hacen parte de dicho proceso.
• La BLAA asignó la responsabilidad de elaboración de registros en RDA a una de las funcionarias de la Oficina de Procesos Técnicos.
• En el software bibliográfico de la BLAA (Absysnet) se parametrizaron algunos campos en formato MARC21 para poder aplicar la norma.
• La BLAA le hizo una invitación al Sistema de Bibliotecas del SENA para formar parte de la Mesa de Creación de Autoridades de Materia, presentó la metodología, beneficios y resultados que se obtienen.
Teniendo en cuenta la experiencia de las instituciones, el equipo técnico concluye que las actividades que han realizado hasta el momento para la implementación de RDA difieren de la propuesta presentada por el Equipo Técnico del Sistema de Bibliotecas del SENA. Es por ello que se determina que la aplicación de la norma RDA
• Estudio de los estándares de catalogación y análisis, modelos conceptuales y norma RDA mediante reuniones semanales a través de teleconferencia (comunicación por IP) los días viernes en horario de 8:30 a 12:30 m.
• Revisión y definición de plantillas RDA en Aleph500
• Los diez (10) integrantes del equipo técnico se comprometieron a estudiar la Norma RDA y los Modelos Conceptuales; realizando reuniones semanales a través de teleconferencia los días viernes en horario de 8:30 a 12:30 m.
8. Otros temas tratados
8.1. Libros retirados del inventario:
Se socializará el procedimiento de reutilización de registros, mantenimiento y generación de reportes estadísticos con estado retirado de inventario.
8.2. Colección Equipos EQCOM
Su permanencia y tratamiento en las bibliotecas SENA será analizada por el Equipo de Gestión.
8.3. Mesa de autoridades de la Biblioteca Luis Ángel Arango
En el Equipo Técnico se evaluó la propuesta presentada por Zulma Abril (BLAA) sobre la pertinencia de participar en la Mesa de Autoridades en donde se tomó la decisión de vincularse a esta mesa con la representación de la bibliotecóloga Yeimy Jaimes Maldonado y eventualmente de la bibliotecóloga Julie Andrea Suárez.
9. Compromisos
Cada una de las actividades trabajadas en la reunión del Equipo Técnico generó los siguientes compromisos que serán asumidos por los participantes como se describe a continuación:
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Cambio global de la colección audiovisual AUDIO por recursos electrónicos RELEC, así como divulgación y seguimiento de la modificación de holdings y rótulos en cada una de las bibliotecas que tengan ejemplares asociados a la colección audiovisual.
Julie Andrea Suárez Ortiz
2. Generación de reporte sobre los ejemplares asociados a la colección Recursos especiales, el cual será la base para analizar si corresponde al
alcance que comprende esta colección.
3. Elaboración de la ruta de descripción de recursos especiales (artefactos tridimensionales y realia) en RDA
Ana Judith Grajales Hernández 4. Revisión de los formatos de adquisición y
evaluación de material disponible en el sitio staff. Juan Diego Bedoya Gutiérrez 5. Divulgación de la metodología para la
organización y verificación de la digitalización de la colección SENA, así como la actualización del documento con el listado de recursos digitalizados disponible en el sitio staff.
Equipo de gestión
6. Normalización de registros de caracterizaciones
ocupacionales. Betty Orejuela Carvajal
7. Normalización de registros de la constitución
política. Libia Montaña Santos
8. Normalización de las obras de cocina por
tratamiento geográfico. Paola Andrea Pérez Guisao
9. Consulta de vigencia y normalización de los códigos y legislación publicados por las editoriales Legis y Leyex.
Julie Andrea Suárez Ortiz y Yeimy Lizeth Jaimes Maldonado
10. Normalización de registros con la temática de
domótica. Juan Carlos Gómez Gutiérrez
11. Ruta de catalogación de libros electrónicos con
descripción RDA. Julie Andrea Suárez Ortiz
12. Normalización de números de clasificación Dewey que presenten problemas para su asignación.
Betty Orejuela Carvajal, Juan Carlos Gómez Gutiérrez y Juan Diego Bedoya Gutiérrez
13. Representación en la mesa de autoridades de la
BLAA. Yeimy Maldonado Lizeth Jaimes
14. Evaluación y puesta en práctica de la propuesta de transferencia técnica sobre asignación de números de clasificación y encabezamientos de materia.
Equipo de gestión
15. Revisión y definición de plantillas RDA en
Aleph500. Ana Judith Grajales Hernández y Julie Andrea Suárez Ortiz. 16. Participación en las reuniones semanales a través
de teleconferencia, con duración de cuatro horas para llevar a cabo la implementación de RDA y creación de autoridades.
Equipo técnico
