3.1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
3.1.1. Planificar
3.1.1.7 Subproceso de gestión de prevención de lavado de activos
Éste subproceso está formado por un conjunto de actividades que permiten la detección de operaciones inusuales y la prevención o detección oportuna de operaciones sospechosas realizadas o que se hubieran intentado realizar en la Caja Trujillo, para comunicarlas a la UIF-Perú dentro del plazo legal o la atención oportuna de información requerida por la UIF-Perú u otra autoridad competente, de conformidad con las normas generales vigentes.
Éste control de la información del comportamiento del cliente durante el vínculo que el cliente tiene con la Caja Trujillo, incluye a directores, gerentes, funcionarios, trabajadores y otros representantes autorizados sin excepción, que se encuentren vinculados a Caja Trujillo.
A. Gestión del conocimiento del cliente
Este subproceso se subdivide en procedimientos que permiten establecer los mecanismos necesarios que permiten identificar, registrar a los clientes en listas especiales, desbloquearlos evaluando el motivo del bloqueo y de acuerdo al perfil del cliente, comunicar oportunamente la existencia de operaciones y/o conductas inusuales, aprobación de los clientes de procedimientos reforzados y la desvinculación del cliente con la caja Trujillo.
B. Control de operaciones del cliente
En el gráfico N° 3.20 se muestra el procedimiento de control de operaciones del cliente el cual se instancia en aquellos procedimientos que se realicen operaciones que muevan efectivo por importes iguales o superiores a los umbrales establecidos en cada agencia, oficina o dependencia de la Caja Trujillo. Es éste procedimiento quien valida la información completa del cliente, por ejemplo en qué tipo de lista se encuentra para que pueda o no continuar con la transacción que solicitó, valida la actualización de los datos del cliente una vez validada la información del cliente, solicita el registro de datos de acuerdo a las características de la operación:
-Para operaciones entre 0 y U$ 1,000 (su equivalente en moneda nacional): Demandante y tramitador.
92 -Para operaciones entre U$ 1,000 y el umbral de la Agencia u Oficina (su equivalente en moneda nacional):
Demandante, tramitador y origen de fondos.
-Para operaciones > o = al umbral de la Agencia u Oficina (su equivalente en moneda nacional): Demandante, tramitador y origen de fondos.
Gráfico N° 3.20
Procedimiento de control de operaciones del cliente
Fuente: Unidad de procesos y calidad-Caja Trujillo.
Elaboración: Propia.
Business Process Control de Operaciones del Cliente
«Pool» CONTROL DE OPERACIONES DEL CLIENTE
«Lane» Sistema
Inicio
Valida si el Cliente se encuentra dentro de la Lista especial
¿Cliente se encuentra dentro de la Lista Especial?
¿Tipo de operación dentro de la clasificación del SPLAFT?
Valida si el tipo de operación se encuentra dentro del tipo de operación clasificado dentro de
SPLAFT
Solicita el registro de datos de acuerdo a las características de la
operación
«Lane» Auxiliar de Operaciones o Controlador de operaciones
Registra datos en el sistema de acuerdo a las características de la
operación
¿Se requiere la impresión del Anexo Nro.10?
Graba la transacción
Fin
Imprime formulario de SPLAFT, consigna firma y
solicita firma a cliente
Consolida y revisa los formularios para el registro de
operaciones emitidos en la agencia
«Lane» Controlador de Operaciones
Cierre del horario de atención
¿Es Conforme?
Solicita firma al administrador de agencia Solicita regularización
indicando observaciones
encontradas Realiza la regularización
del formulario y remite a controlador de operaciones
«Lane» Administrador de Agencia
Suscribe en formularios y archiva para custodia
Fin Tipo de Lista
FIn Valida la información
completa del cliente
:Desbloqueo de clientes de la lista negativ a
¿La Información se encuentra incompleta?
Solicita el registro de datos faltantes
Registra datos faltantes solicitados
Informa a la Unidad de Prevención la identificación
de un cliente de la lista negativa
Correo de consulta de persona identificada en la Lista Negativa
Recibe y revisa respuesta ante la consulta de cliente de
la lista negativa Correo de respuesta ante consulta de persona identificada en la Lista negativa
¿Procede la Atención?
Informa al usuario los motivos de la no contratación o solicita requisitos adicionales para la
atención
Atiende al cliente bajo lo señalado por la Unidad de
Prevención Procedimientos
Reforzados
Lista Negativa
NO
SI
NO SI
SI SI
NO
SI
NO
NO
SI NO
93 C. Control de las listas especiales del cliente-Registro en la lista
especial
En el gráfico N° 3.21 se muestra el procedimiento del registro en la lista especial, como su mismo nombre infiere permite el registro manual y automático bajo algunos parámetros establecidos por Unidad de prevención de la Caja Trujillo, de información relevante de personas vinculadas a actividades delictivas o con ciertas características de acuerdo a su perfil transaccional en la institución; utilizándose esta listas para atenuar cualquier riesgo de índole económico, comercial o reputación para Caja Trujillo y con absoluta reserva bajo responsabilidad.
Gráfico N° 3.21
Procedimiento de registro en la lista especial
Fuente: Unidad de procesos y calidad-Caja Trujillo.
Elaboración: Propia.
Business Process Registro de la lista negativ a
«Pool» 'REGISTO EN LA LISTA ESPECIAL
Inicio
Tipo de Lista
Identifica a las personas vinculadas a las actividades delictivas
Consulta en el sistema datos de la persona
identificada
Registra a la persona identificada en Lista Negativa
con información del delito precedente encontrado
¿Persona identificada se encuentra en la base de datos?
Realiza la consulta de la persona identificada a
través de la consulta RENIEC
Valida si se encuentran homónimos
¿Se encontraron homónimos?
Busca información complementaria para identificar al involucrado
y registrarlo
¿El involucrado fue identificado?
Fin
Registra datos sin consignar el número
de DNI Registra datos de
persona identificada en el sistema
«Lane» Analista de Prev ención
Cierre de mes
Obtiene datos de clientes y evalúa parametros
¿Cliente Cumple con los parámetros?
Fin
¿Cliente esta en la Lista de Reforzados?
Registra a cliente en la Lista de Clientes Reforzados
¿Su registro es menor o igual a 1 año?
¿Es registro manual?
Consulta en el sistema a la persona identificada
Registra información para calificación de
reforzados
SI
NO SI
SI NO
SI
NO SI
NO
Lista Negativa Procedimientos reforzados
NO
SI
NO
NO SI
94 D. Control de las listas especiales del cliente-Desbloqueo de la
lista negativa
En el gráfico N° 3.22 se muestra el procedimiento de desbloqueo de la lista negativa, el cual se inicia con un mensaje que proviene de procedimientos del negocio que requieran la confirmación o rechazo de atención a una persona que forma parte de la lista negativa, solicitud a la cual el gerente de prevención le da el visto para poder atenderle o no; en caso de que se haya realizado el desbloqueo el colaborador que realiza la transacción debe de retornar un mensaje de confirmación de finalización de la operación para realizar el bloqueo.
Gráfico N° 3.22
Procedimiento de Desbloqueo de la lista negativa
Fuente: Unidad de procesos y calidad-Caja Trujillo.
Elaboración: Propia.
Business Process Desbloqueo de clientes de la lista negativ a
«Pool» DESBLOQUEO DE CLIENTES DE LA LISTA NEGATIVA
«Lane» Analista de Prev ención
Inicio
Realiza la búsqueda del cliente en la Lista Negativa a fin de verificar que motivó
su registro.
Efectúa la verificación y realiza evaluación del
perfil del cliente
¿Se atiende al cliente?
Comunica a colaborador que no se podra atender al
cliente
Fin
Realiza el bloqueo o desbloqueo del cliente
en el sistema
«Lane» Gerente de Prev ención
Informa a colaborador que se puede atender
al cliente Solicita desbloqueo
de cliente
¿Requiere Aprobación superior?
Realiza el bloqueo o desbloqueo del cliente en el sistema
NO SI
95 E. Control de la debida diligencia del cliente-Aprobación de
clientes del régimen de procedimientos reforzados
En el gráfico N° 3.23 se muestra el procedimiento de Aprobación de clientes del régimen de procedimientos reforzados.
Gráfico N° 3.23
Procedimiento de Aprobación de clientes del régimen reforzado
Fuente: Unidad de procesos y calidad-Caja Trujillo.
Elaboración: Propia.
F. Control de la debida diligencia del cliente-Desvinculación del cliente
En el gráfico N° 3.24 se muestra el procedimiento de desvinculación del cliente que permite evaluar y determinar la desvinculación total con un cliente, ésta evaluación está a cargo
Business Process Aprobación de clientes del regimen de procedimientos reforzados
«Pool» APROBACIÓN DE CLIENTES DEL REGIMEN DE PROCEDIMIENTOS REFORZADOS
«Lane» Administrador de Agencia «Lane» Gerente Territorial
Lista datos de clientes del regimen reforzado pendientes de aprobación
Solicita en el sistema la aprobación de clientes, registrando una opinión por
cada cliente Inicio
Remite correo indicando que puede atender la solicitud en
el sistema Selecciona una solicitud y verifica la(s)
visita(s) y su detalle y registra comentario de evaluación
Fin
¿Es Conforme?
Realiza la aprobación en el
sistema
Realiza el rechazo en el sistema
Fin Revisa el reporte de
clientes reforzados verificando que los clientes hayan sido
aceptados
Lista las solicitudes pendientes de atender
¿Se requiere mayor información?
Realiza la devolución en el
sistema
Revisa los motivos de devolución y toma las acciones
respectivas
Realiza regularización de
observaciones
SI NO
SI NO
96 del gerente de prevención, sin embargo antes de la desvinculación total se coordina las actividades a considerar para la recuperación del crédito de ser el caso o de las cancelaciones de las cuentas de ahorro que el cliente tenga en la caja Trujillo.
Gráfico N° 3.24
Procedimiento de desvinculación del cliente
Fuente: Unidad de procesos y calidad-Caja Trujillo.
Elaboración: Propia.
Business Process Desv inculación del cliente
«Pool» DESVINCULACIÓN DE CLIENTES
«Lane» Gerente de Prev ención «Lane» Administrador de Agencia «Lane» Asesoría Legal
Inicio
Evalúa y determina al cliente que debe ser desvinculado de
la Caja Trujillo
Elabora memorandum dirigido a administrador de agencia para
tomar acciones para la desvinculación del cliente
Remite memorandum a administrador de agencia
Evalúa la situación del producto de crédito otorgado y toma acciones necesarias para la recuperación de crédito
¿El Cliente tiene cuenta de Ahorro y/o Crédito Vigente?
Fin
Elabora Carta dirigida a cliente solicitando cancelación de cuenta
y remite a asesoria legal para visto bueno
Coordina con las Unidades orgánicas y/o colaboradores pertinentes para la aplicación
de acciones
Realiza seguimiento y control hastan la desvinculación del
crédito Espera de la cancelación de crédito
Verifica y valida contenido de carta que se enviará a
cliente
¿Es Conforme?
Suscribe visto bueno en carta a enviar a
cliente Solicita regularización de observaciones en documento Realiza modificaciones
según lo observado por asesoría legal
Gestiona el envío de la carta al cliente
Realiza seguimiento de cancelación de cuenta dentro del plazo establecido
Espera del plazo indicado para cancelación
¿Cliente canceló la cuenta en el plazo otorgado?
Informa a la Unidad de prevención las acciones tomadas para la desvinculación del cliente
Solicita a contorlador de operaciones la cancelación de cuenta
de ahorros
«process»
:Captaciones Verifica la
desvinculación del cliente en el sistema
Fin
Recibe memorandum y toma conocimiento de la
desvinculación
SI no
Créditos Ahorros
NO NO
SI SI
97 G. Control de la debida diligencia del cliente-Verificación de la
información de los clientes
En el gráfico N° 3.24 se muestra el procedimiento de verificación de los clientes dentro del cual se estipula la realización de visitas, entrevistas, solicitando documentación financiera legal, comercial, tributaria, y toda la que sea necesaria para asegurar con precisión el origen lícito de los fondos de aquellos clientes del registro de operaciones y clientes de procedimientos reforzados.
Registrar la declaración del cliente acerca del origen de los fondos y realizar la constatación de dicha declaración, realizando entrevistas, visitas, solicitando documentación financiera, legal, comercial, tributaria, y toda la que sea necesaria para asegurar con precisión el origen lícito de los fondos a fin de determinar la existencia o no de señales de alerta.
Gráfico N° 3.24
Procedimiento de Verificación de la información de los clientes
Fuente: Unidad de procesos y calidad-Caja Trujillo.
Elaboración: Propia.
Business Process Verificación de la información de los clientes
«Pool» VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLIENTES
«Lane» Administrador de Agencia «Lane» Responsable de atención
Ini ci o
Genera reporte del regi stro de operaci ones
Desi gna responsabl e de vi si ta de cada
cl i ente
Real i za l a vi si ta de cl i entes
Regi stra i nformaci ón de vi si ta en el
si stema
Impri me y suscri be en el formul ari o de
vi si tas
Sol i ci ta vi sto bueno al admi ni strador Suscri be en el formul ari o y
archi va en el fi l e correspondi ente
Fi n
Consul ta l a l i sta de cl i entes de procedi mi entos reforzados
Espera pl azo establ eci do en el SPLAFT
98 H. Comunicación de operaciones y/o conductas inusuales
En el gráfico N° 3.25 se muestra el procedimiento de comunicación de operaciones y/o conductas inusuales permite que cualquier trabajador que identifique alguna operación y/o conducta inusual de cualquier cliente o personal de Caja Trujillo, pueda y deba comunicarlo directamente al Gerente de Prevención el hecho, el mismo que será posteriormente documentado y firmado mediante el formulario el cual será entregado en sobre sellado para el archivo y custodia a cargo del analista de prevención, observándose en todo momento el deber de reserva.
Gráfico N° 3.25
Procedimiento de comunicación de operaciones inusuales
Fuente: Unidad de procesos y calidad-Caja Trujillo Elaboración: Propia
I. Atención de requerimientos de información por las autoridades competentes
En el gráfico N° 3.26 se muestra el procedimiento de atención de requerimientos de información por las autoridades competentes que permite atender las solicitudes de información, adoptando las medidas necesarias, en coordinación con las dependencias a su cargo, para brindar la información oportunamente y dentro del
Business Process Consulta y comunicación de operaciones inusuales
«Pool» COMUNICACIÓN DE OPERACIONES Y/O CONDUCTAS INUSUALES
«Lane» Colaborador
Ini ci o
Identi fi ca l a operaci ón y/o conducta i nusual de
cual qui er cl i ente o personal de Caj a
T ruj i l l o
Al canza l a i nformaci ón por escri to, en sobre cerrado y sel l ado a l a Uni dad de prevenci ón
Fi n
«Lane» Analista de Prev ención
Archi va y custodi a l a i nformaci ón
99 plazo legal que determinen dichas autoridades, según corresponda.
Gráfico N° 3.26
Actividad Realiza devolución de saldo
Fuente: Unidad de procesos y calidad-Caja Trujillo.
Elaboración: Propia.
J. Análisis e investigación del comportamiento del cliente En el gráfico N° 3.27 se muestra el procedimiento del análisis e investigación del comportamiento del cliente se inicia con la consolidación de los reportes de operaciones sospechosas, se asigna las operaciones inusuales al analista de control preventivo, siendo éste el responsable de realiza el análisis de la información determinando la calificación de la operación reportada, elabora el resumen del análisis calificando a la operación inusual y presenta la propuesta al gerente de prevención quien evalúa la calificación propuesta determinando la calificación final.
Una vez calificada como sospechosa una operación, luego del análisis y aportes realizados por los miembros del Comité de
Business Process Atención de Requerimiento de información por las autoridades competentes
«Pool» ATENCIÓN DE REQUERIM IENTO DE INFORM ACIÓN POR LAS AUTORIDADES COM PETENTES
«Lane» Gerencia Central M ancomunada
«Lane» Gerente de Prev ención
Ini ci o
Reci be l a sol i ci tud de i nform aci ón por parte de
enti dades com petentes
Coordi na con l as dependenci as a su cargo, para bri ndar oportunam ente
l a i nform aci ón requeri da
Com uni ca al Gerente de Prevenci ón
Reci be y tom a conoci m i ento del requeri m i ento vi ncul ado al
SPLAFT
Eval úa l os cam bi os que afectan al SPLAFT coordi nando de ser necesari o
con el com i té de prevenci ón
El abora propuesta de cam bi os atendi endo
requeri m i ento
Coordi na l a i m pl em entaci ón con l as
uni dades orgáni cas perti nentes
Fi n
T i po de Requeri m i ento
Consol i da l a Inform aci ón requeri da y el abora
i nform e
Rem i te i nform e a l a GCM a través de un
m em orandum
Norm ati va Inform aci ón
100 Prevención del Lavado de Activos, el Gerente de Prevención debe llenar el formulario de Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS), adjuntar la documentación mínima señalada en el Reglamento de la Ley y cualquier otra documentación de soporte que se considere necesaria y remitir la documentación a la UIF – Perú, en el plazo legal correspondiente.
Gráfico N° 3.27
Procedimiento de análisis del comportamiento del cliente
Fuente: Unidad de procesos y calidad-Caja Trujillo.
Elaboración: Propia.
Business Process Analisis e Inv estigación del comportamiento del Cliente
«Pool» EVALUACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
«Lane» Analista de Prev ención
Inicio
Consolida reportes de Operaciones inusuales
Asigna reportes de operaciones inusuales al
analista de control preventivo
«Lane» Ánalista de Control Prev entiv o
Analiza las incidencias considerando factores de
evaluación
¿Se requiere mayor información?
Solicita información al personal que tuvo contacto
con el cliente
Determina la calificación a la operación reportada Recibe documentos y/o información adicional
Elabora resumen de análisis de operación inusual y entrega al Gerente de Prevención.
Evalua la calificación y el resumen de análisis de operación inusual presentado.
¿Es conforme la calificación ?
«Lane» Gerente de prev ención
Solicita al analista de control preventivo realizar investigación ampliada
Archiva el resumen de evaluación de operación inusual
FIn
¿Es Operación sospechosa?
¿Es Operación Inusual?
¿Requiere Investigación Ampliada?
Archiva el resumen de evaluación de operación
no inusual
Fin
Eleva la revisión de resumen de evaluacón de operación inusual al comité de
prevención
«Lane» Comité de Prev ención
Evalúa la presentación del caso expuesto por el analista y emite
opinión
Califica la operación
¿Es conforme?
Solicita diligencias Adicionales Realiza análisis de la
información
Realiza investigación ampliada
Elabora el ROS y comunica a la UIF, en un plazo no mayor a 30 dias de emitida la calificación
Elabora informe dirigido a la GCM, comunicandole sobre las operaciones sospechosas
Fin Realiza diligencias de
acuerdo a lo solicitado y comunica al gerente de
Prevención
¿Se requiere investigación ampliada?
Solicita realizar Investigación
ampliada
Solicita realizar seguimiento
preventivo
Espera como seguimiento preventivo
PROPUESTA DE CALIFICACION:
->NO INUSUAL-ARCHIVO ->INUSUAL-ARCHIVO ->INUSUAL-INVESTIGACIÓN AMPLIADA ->SOSPECHOSA-COMITÉ
Se requiere seguimiento preventivo?
Archiva el resumen de evaluación de operación inusual
Fin
NO
SI SI
SI
NO
SI
NO SI
NO
NO NO SI
NO SI
SI NO
101 K. Seguimiento y control al sistema de prevención de lavado de
activos y financiamiento del terrorismo
En el gráfico N° 3.28 se muestra el procedimiento de seguimiento y control al sistema de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo que tiene como finalidad informar sobre la situación del sistema de prevención y su cumplimiento dentro de la Caja Trujillo.
Gráfico N° 3.28
Procedimientos de seguimiento y control al SPLAFT
Fuente: Unidad de procesos y calidad-Caja Trujillo.
Elaboración: Propia.