El propósito de esta sección es orientar al Programa cuando ante ciertos acontecimientos clave el propietario obstaculice, o se rehúse a participar de manera consistente según el acuerdo; en ese caso, el DCA puede tomar medidas adecuadas al plan de acción, las reglas de CDBG del HUD, y las directrices para cumplir los requisitos del Programa, según se indica en estas políticas y estos procedimientos.
De vez en cuando un propietario puede rehusarse a firmar un documento clave requerido antes de que se pueda proceder con otros trámites del Programa. Esta decisión del propietario puede tener diversas razones y, por lo tanto, hay que identificar si la razón para no seguir adelante es válida dentro del alcance y requisitos del Programa.
A partir del 30 de septiembre de 2015, cualquier enmienda y Cálculo de Reconciliación Final de Concesión en la Ruta B pueden ser firmados administrativamente siempre que las condiciones de la enmienda y la reconciliación final de concesión hayan sido comunicadas al solicitante, quien tuvo suficientes oportunidades para discutir las mismas con el personal de operaciones del DCA.
En cuanto a todos los demás documentos, a menos que exista indicación específica de que no pueden ser firmados administrativamente, el gerente de proyecto de RREM puede referirlos al DCA para evaluación sobre la idoneidad de la firma administrativa. El DCA tomará la decisión final sobre los documentos que son elegibles para firma bajo esta política.
11 CIERRE DEL PROGRAMA
11.1 Inspecciones finales
Inspección final (Ruta A)Los proyectos de la Ruta A tienen un ECR de cero o nominal en la ISI y no requieren la inspección final del sitio. El trabajo restante es nominal si el proyecto cumple con todos los Estándares de Rehabilitación de RREM y si el costo estimado de compleción es inferior a $5,000.00. Tras la recopilación de la documentación requerida, el proyecto puede ser cerrado con base en la ISI.
Los expedientes clasificados para la Ruta A en la ISI pero que bajo la definición actual de la política serían considerados para la Ruta B al momento del cierre, estarán sujetos a los requisitos de la Ruta A a menos que tras al considerarlos caso por caso, el DCA determine que el alcance del trabajo es suficientemente significativo (más de $5,000.00) como para justificar que el archivo sea reclasificado para la Ruta B.
Inspección final (Ruta B)
Las Políticas y Procedimientos fueron actualizados el 24 de julio de 2014 para incluir el “Trabajo Nominal Restante Estándar” que sirvió para aclarar la definición de un solicitante en la Ruta A. Se usa el Trabajo Nominal Restante Estándar para diferenciar un proyecto de Ruta A de uno de Ruta B o C. Antes de contar con esta aclaración, los expedientes con un costo estimado de compleción inferior a $5,000 eran tramitados en la Ruta B. Estos expedientes de la Ruta B, ahora reclasificados como de Ruta A, serán procesados a través del flujo de trabajo de la Ruta A para facilitar el cierre.
El solicitante iniciará el proceso de cierre mediante la presentación del Certificado de Ocupación (COO) o uno equivalente, aprobado por el Programa. Los solicitantes pueden entregar este documento a través de un miembro del Programa, si no fuese presentado directamente al gerente de proyecto de RREM. A partir del 30 de septiembre de 2015, si se ingresa una copia escaneada del COO o equivalente -aprobado por el Programa- en el sistema de registro,
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Pág. RREM P y P
la notificación automática es enviada al gerente de proyecto de RREM para que la evalúe con el fin de garantizar su validez para fines del cierre. De ser válido, el gerente de proyecto de RREM puede realizar el cierre de esa solicitud. En el caso de los solicitantes para quienes el municipio local no requiere permisos por el monto del trabajo terminado y/o que no emita el COO, el gerente de proyecto de RREM se remitirá a los procedimientos operativos estándar para la “Autocertificación del COO para RREM”. El solicitante puede necesitar el formulario de autocertificación en lugar del COO. El gerente de proyecto de RREM es responsable de determinar si es apropiado usar el formulario de autocertificación.
Cuando el gerente de proyecto de RREM verifique la compleción de la construcción para ocupación, y fuesen aprobados todos los pedidos de pagos, el gerente de proyecto de RREM trasladará el expediente de la etapa de “construcción” a la etapa de “inspección final pendiente en la Ruta B”. Los solicitantes que no puedan garantizar o cumplir exitosamente los estándares, p. ej., incapacidad de cumplir con la Lista de Control de Cumplimiento de Eficiencia de Energía Alterna, si procede, no podrán avanzar a la inspección final. La falta de presentación de todos los documentos requeridos para una propiedad, puede conllevar el retiro administrativo de la solicitud del Programa. El solicitante puede contactar al gerente de proyecto del RREM si tiene preguntas sobre la preparación de la documentación, incluyendo la requerida.
Una vez que se verifiquen todos los documentos necesarios, el gerente de proyecto de RREM llevará la solicitud a la etapa de “inspección final en proceso”. La coordinación entre el gerente de proyecto de RREM y el solicitante supone la programación de una inspección final. El expediente permanecerá entonces en la etapa de “inspección final en proceso” hasta que la propiedad pase la inspección final del Programa de RREM. Un adulto autorizado de al menos dieciocho (18) años de edad deberá estar presente durante la inspección final. Los solicitantes deben trabajar con el gerente de proyecto de RREM asignado para informarle acerca de cualquier trabajo elegible que se haya completado, pero que no se refleja en el alcance del trabajo original. Los gerentes de proyecto de RREM tomarán esta información para cualquier revisión que sea necesaria para el cálculo del subsidio.
Tras la realización de la inspección final, el gerente de proyecto de RREM entregará una fotocopia de los resultados de la inspección al solicitante o a un adulto autorizado en representación del propietario durante la inspección final, en la que se indicará si la propiedad aprobó o no la inspección. En caso de aprobación, el gerente de proyecto de RREM avanzará el expediente a la etapa siguiente tras preparar toda la documentación de cierre. Se enviará una notificación al propietario acerca de la aprobación de la inspección final. Sin embargo, si la propiedad no aprueba la inspección final, se enviará una notificación al solicitante indicándole todas las razones de la desaprobación de la inspección final, así como las medidas correctivas necesarias para resolver la/s deficiencia/s. Se avisa al solicitante que tiene un plazo de sesenta (60) días para corregirla/s y para contactar al gerente de proyecto de RREM para programar una nueva inspección. Si no lo hace, puede ocasionar el retiro administrativo de la solicitud del Programa.
En la inspección final, el gerente de proyecto de RREM verifica la compleción de las partidas incluidas en el informe del ECR. Si esa partida cumple o excede las especificaciones del Programa, se considera “Aprobado”. Sin embargo, en caso contrario, si una partida constituye un riesgo para la seguridad, el costo de esa reparación se deducirá al cierre a través de un ajuste negativo del ECR.
A continuación, se dan ejemplos de situaciones que, si son observadas en la inspección final, causarán que la propiedad sea “Desaprobada” y que requerirán la toma oportuna de medidas correctivas, como se estipula más arriba.
• Olor a gas o a aguas residuales;
• ventilación inadecuada del equipo de gas, calentador de agua, secadora o del sistema de fontanería; • fugas aparentes de agua o en tuberías;