Reembolso Descripción General

El DCA ha adoptado políticas contempladas en el Aviso CPD-13-05 del HUD sobre Directrices para Cobro de Costos Previos de Concesión de Propietarios, Empresas y Otras Entidades Elegibles a Grupos de Recuperación de Desastres del CDBG, que permiten el reembolso de costos elegibles incurridos antes de la fecha de presentación de la solicitud al Programa de RREM. Para ejecutar el derecho a reembolso, los propietarios deben cumplir con todos los requisitos del Programa, y comprometerse a completar cualquier trabajo restante. Los costos reembolsables deben ser “razonables y necesarios” para los fondos del programa federal, según lo determine el DCA.

Bajo el Aviso CPD-13-05 del HUD, emitido el 30 de julio de 2013, el Estado de Nueva Jersey tiene la autoridad para reembolsar a propietarios y empresas por costos previos a la solicitud, que sean incurridos en la reconstrucción, rehabilitación y mitigación de sus viviendas o empresas en respuesta a un desastre declarado a nivel presidencial. Este aviso señala que “los costos previos a la solicitud son costos incurridos por un solicitante (…) antes de presentar la solicitud”. El uso del término general “incurrido” permite el reembolso de costos fijos sujetos a una obligación contractual, siempre que el contrato haya sido ejecutado antes de la fecha de la solicitud. Por lo tanto, los costos elegibles que ocurran tras la presentación de la solicitud al Programa de RREM pero que son parte de una obligación contractual exigible son elegibles para reembolso. El reembolso se permite para los costos que son parte de una obligación contractual exigible -ejecutada antes del momento de la solicitud- incluso si los costos se acumulasen a la fecha de la presentación de la solicitud o posteriormente. El propietario deberá conservar las facturas y otra documentación de soporte como prueba de que los costos elegibles son fijos y atribuibles al contrato previo a la solicitud. Antes de que puedan proporcionarse fondos del CDBG-DR para reembolso al solicitante, deberá completarse una evaluación ambiental, y se deberá recibir la aprobación del Estado para la propiedad. Esto se requiere para reembolsos tanto por un trabajo anterior completado como por uno en marcha. Los costos elegibles completados antes de la aprobación ambiental, deberán ajustarse al Aviso CPD-13-05 del HUD: Directrices para Cobro de Costos Previos de Concesión de Propietarios, Empresas y Otras Entidades Elegibles a Grupos de Recuperación de Desastres del CDBG. Cualquier costo elegible incurrido a la fecha de la aprobación ambiental o posteriormente, deberá cumplir con todos los requisitos y las directrices de construcción del Programa de RREM, incluso si se tratase de costos vinculados a un contrato ejecutado antes de la fecha de la presentación de la solicitud.

Nota sobre trabajo posterior a la presentación de la solicitud. En el caso de contratos de construcción ejecutados después de la fecha de presentación de la solicitud, se aconseja a los propietarios que -cualquiera sea su elección- es conveniente detener los trabajos después de la presentación de la solicitud al Programa de RREM. Todavía existe la restricción impuesta por el HUD al DCA acerca de proporcionar reembolso por trabajo emprendido a la fecha de la solicitud o posteriormente de la fecha de la solicitud que no sea atribuible a un contrato de construcción ejecutado

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antes de la presentación de la solicitud; por lo tanto, si se inicia un nuevo trabajo probablemente causará que esas mejoras sean inelegibles para fondos de subsidio. Sin embargo, un propietario puede elegir iniciar nuevas actividades de construcción tras la presentación de la solicitud bajo su propio riesgo. El Estado no restringirá el ritmo de

recuperación o trabajo del propietario si éste elige continuar la construcción con el riesgo de que sea inelegible para reembolso.

Las siguientes políticas especiales se han adoptado en relación al reembolso permisible de costos incurridos antes de la fecha de la solicitud:

• Viviendas modulares: El costo completo de la vivienda, según lo describe el contrato de construcción modular, es elegible para reembolso sólo si el contrato de construcción modular fue firmado y ejecutado antes de la fecha de presentación de la solicitud al Programa de RREM.

• Trabajo elegible establecido en un contrato de construcción firmado y ejecutado en pleno: El trabajo elegible que fuese terminado a la fecha de la presentación de la solicitud o posteriormente al Programa de RREM, es reembolsable sólo si el propietario proporciona documentación adecuada que demuestre que dicho trabajo es parte de un contrato de construcción completamente firmado y ejecutable antes de la fecha de presentación de la solicitud al Programa de RREM.

• A partir del 30 de septiembre de 2015, si un solicitante ha solicitado un cambio de viabilidad de su proyecto de construcción (rehabilitación a reconstrucción, o viceversa), se considera la fecha de la aprobación ambiental original como el plazo límite para el reembolso de costos de construcción. Sin embargo, si el nivel de aprobación ambiental no se ajusta al alcance de trabajo de la viabilidad seleccionada o si lo excede, entonces deberá realizarse una nueva aprobación ambiental con el fin de alcanzar o exceder la nueva viabilidad seleccionada.

• Adicionalmente, a partir del 30 de septiembre de 2015, si un solicitante ha completado los servicios de diseño a la fecha de presentación de la solicitud o posteriormente y antes de la fecha de la aprobación ambiental, pero que el trabajo no era parte de una obligación contractual establecida antes de la fecha de presentación de la solicitud, entonces sus costos por servicios de diseño son elegibles para reembolso. Antes de este cambio de política, los costos de los servicios de diseño eran tratados de la misma forma que los costos de construcción completados a la fecha de la presentación de la solicitud o posteriormente, y antes de la fecha de la aprobación ambiental; esos costos serían considerados inelegibles para reembolso a menos que fuesen completados como parte de una obligación contractual establecida antes de la fecha de envío de la solicitud.

Los propietarios pueden optar por iniciar nuevas reparaciones o reconstrucción con su contratista actual y/o elegir su propio contratista general (Ruta B), cuyas calificaciones sean validadas por escrito por el Programa de RREM. Los propietarios que firmen una concesión de subsidio antes del 1 de julio de 2014, pueden elegir los servicios de un constructor asignado por el Programa de RREM entre el grupo de contratistas generales aprobados preliminarmente por el Programa de RREM (Ruta C). En este último caso, el Programa asigna un constructor; y no es decisión del propietario. Los propietarios son elegibles para reembolso de costos elegibles previos a la presentación de la solicitud sin importar la opción de ruta para la selección del contratista general.

Solicitantes Elegibles para Reembolso

Todos los solicitantes elegibles del Programa de RREM pueden solicitar reembolso por actividades elegibles independientemente del nivel de daños. Los solicitantes deberán haber recibido un aviso preliminar de concesión y, por lo demás, ser elegibles para asistencia. El reembolso está limitado a propiedades que ocupan el mismo espacio

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que antes de la tormenta. Previamente a que pueda concederse la aprobación del reembolso, la vivienda deberá haber tenido la evaluación ambiental requerida, deberá haberse firmado el Acuerdo de Subsidio, y el propietario deberá haber presentado la documentación requerida descrita en la sección siguiente. Todos los solicitantes que acepten reembolsos deberán acreditar el monto por el trabajo completado que fue incurrido antes de la fecha de presentación de la solicitud, y acordar mantener las facturas y los registros del trabajo realizado por un mínimo de cinco (5) años. Además, a partir del 15 de septiembre de 2015, si un solicitante ha completado los servicios de diseño a la fecha de la presentación de la solicitud, y antes de la fecha de la aprobación ambiental y este trabajo no fue hecho como parte de la obligación contractual asumida antes de la fecha de presentación de la solicitud, entonces estos costos de servicios de diseño son elegibles para reembolso. El solicitante puede aceptar como reembolso la cifra más baja entre el monto de la concesión de subsidio, la estimación del gerente de proyecto de RREM para el trabajo completo, o el monto por trabajo incurrido antes de la solicitud y acreditado por el solicitante. Las cuatro opciones diferentes de reembolso se describen brevemente más abajo.

• Sólo reembolso – completo (por todo el trabajo terminado): Los solicitantes que hayan completado todas las reparaciones o la reconstrucción, incluyendo la elevación, si es necesario, son elegibles para reembolso luego que el gerente de proyecto de RREM confirme la compleción del trabajo. Estos solicitantes firman un acuerdo de subsidio que incluye el requisito de mantener un seguro por inundaciones para la propiedad y acuerdan subrogar cualquier fondo subsecuente que reciban del seguro u otras fuentes consideradas en el cálculo de la duplicación de beneficios.

• Sólo reembolso – Parcial (trabajo pendiente de compleción): Los solicitantes que tienen trabajo por terminar pero que han alcanzado montos elegibles de reembolso que sean iguales o superiores a su concesión de subsidio, sólo podrán solicitar reembolso, menos retenciones, si corresponde, y comprometerse a completar el trabajo. El solicitante firma un acuerdo de subsidio. Estos propietarios firman también un convenio que incluye el requisito de completar las reparaciones y comprometerse a realizar la elevación, si es necesario, dentro del período de construcción exigido. Si los solicitantes firmaron sus acuerdos de subsidio después del 1 de julio de 2014, todos los trabajos, incluyendo los de la elevación (si fuese necesario), deberán ser terminados en un (1) año desde la fecha de la concesión del subsidio. Sin embargo, los solicitantes que firmaron sus subsidios antes del 1 de julio de 2014, deberán completar la construcción hasta el punto de habitabilidad en un (1) año desde la fecha de la concesión del subsidio, y realizar la elevación en cuatro (4) años desde la fecha de los daños. Se impondrá una cláusula restrictiva sobre la propiedad hasta que el propietario cumpla con estos requisitos.

• Reembolso y compleción de trabajo por contratista seleccionado por propietario: Los solicitantes que acepten reembolso por costos elegibles pero que aún tienen fondos de subsidio disponibles para pagar las obras pendientes de construcción a un contratista seleccionado por el propietario, pueden ser reembolsados a la compleción del trabajo y obtener la aprobación y el pago a través de un subsidio por construcción, menos retenciones si corresponde, por el trabajo restante que será terminado por un contratista seleccionado por el propietario según estándares mínimos de elegibilidad y quien ha sido notificado que debe seguir los requisitos federales y estatales. Estos solicitantes firman un acuerdo de subsidio. Además, firman un convenio restrictivo que les exige completar las reparaciones y comprometerse a realizar la elevación, si es necesario, durante el período de construcción requerido. En el caso de solicitantes que firmen acuerdos de subsidio después del 1 de julio de 2014, todos sus trabajos, incluyendo la elevación, si es necesaria, deberá completarse en un (1) año desde la fecha de la concesión del subsidio. Los solicitantes que firmen acuerdos de subsidio antes del 1 de julio de 2014 deberán completar la construcción hasta el punto de habitabilidad en un (1) año desde la fecha de la concesión de subsidio, y hacer la elevación en cuatro (4) años desde la fecha

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de la pérdida por daños. Se impondrá la cláusula restrictiva sobre la propiedad hasta que el propietario cumpla con estos requisitos. Estos solicitantes pueden también aceptar la mitad de sus fondos de subsidio aún disponibles a través del Pago de Adelanto por Construcción, siempre que cumplan con todos los requisitos del Programa para el pago de anticipo.

• Reembolso y compleción del trabajo pendiente por un contratista general asignado por el Programa de RREM: Los solicitantes que acepten reembolso por costos elegibles pero que cuentan con fondos disponibles de subsidio para utilizarlos en las obras de construcción pendientes con un contratista seleccionado por el Programa, pueden recibir reembolso por trabajo efectuado antes de la fecha de presentación de la solicitud y aceptar que la compleción del trabajo restante sea efectuado por un constructor asignado del grupo de constructores precalificados del Programa de RREM. Tenga en cuenta que, en el caso de un contratista general asignado por el Programa de RREM, se requiere que el propietario garantice la disponibilidad de fondos personales por el monto necesario para completar todo el proyecto, además de los fondos de subsidio, en la cuenta en fideicomiso. Esto puede significar el reenvío de parte del subsidio reembolsado, si es necesario, cuando se establezca el alcance final. Sólo los solicitantes que firmaron una concesión de subsidio antes del 1 de julio de 2014, pueden elegir a un contratista asignado por el Programa de RREM. Gastos Reembolsables

Según el Aviso CPD-13-05 del HUD, emitido el 30 de julio de 2013, es elegible para reembolso sólo el trabajo requerido como resultado de los daños del huracán Sandy, e incurrido o adicionado a un contrato de construcción ejecutado antes de la fecha de presentación de la solicitud del propietario al Programa de RREM. Para obtener los fondos de un programa federal, el trabajo realizado deberá ser por ítems “razonables y necesarios”, según lo determine el DCA. Además, a partir del 30 de septiembre de 2015, si un solicitante ha completado los servicios de diseño en la fecha de la solicitud o posteriormente, y antes de la fecha de la aprobación ambiental, y este trabajo no fue hecho como parte de una obligación contractual asumida antes de la fecha de la presentación de la solicitud, entonces estos costos por servicios de diseño son elegibles para reembolso.

El monto permitido para ser considerado para reembolso es el menor del monto de la concesión de subsidio, del costo estimado proporcionado por el informe de Trabajo en Curso y preparado por el gerente de proyecto de RREM, o del monto por el trabajo que el propietario puede declarar como efectuado antes de la solicitud, menos la retención si corresponde. Todos los reembolsos necesitarán estar respaldados por facturas en poder del propietario, en caso de que el DCA o el HUD soliciten verificación adicional, según se indica en la Certificación del Propietario para Reembolso de Costos de Construcción previos a la Solicitud.

• Los solicitantes al Programa de RREM, cuyas viviendas han sido identificadas para reconstrucción, pueden recibir reembolso por demolición y remoción de escombros hechas antes del inicio de las obras de rehabilitación. Los solicitantes al Programa de RREM pueden ser reembolsados por montos razonables por obras elegibles de rehabilitación, hechas antes de la solicitud, cuando es necesaria la demolición para reconstruir la vivienda. Esto se refiere a muchos solicitantes que tuvieron que hacer reparaciones críticas por salud y seguridad y necesarias para reocupar la propiedad mientras esperan fondos del Programa de RREM. • Los costos de aprobaciones arquitectónicas, ingeniería, planeación y zonificación son reembolsables en casos

de reembolso sólo si el trabajo restante va a ser terminado por un contratista general seleccionado por el propietario. Cuando se designa a un contratista asignado por el Programa de RREM, esos costos pueden ser reembolsables en la medida en que los costos adicionales por esos ítems no sean requeridos para completar el trabajo. Los fondos de subsidio no son elegibles para pagar dos veces por el mismo trabajo.

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