UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ
FACULTAD DE CONTABILIDAD
TESIS:
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN, PARA OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁREA OPERATIVA DE LA EMPRESA DE TRANSPORTES TICLLAS - HUANCAYO.
PRESENTADA POR LA BACHILLER:
PATIÑO JIMENEZ, Emily Karen
PARA OPTAR EL TITULO PROFESIONAL DE:
CONTADOR PÚBLICO
HUANCAYO – PERÚ
2014
ASESOR:
LIC. RAMIRO NESTARES PALOMINO
DEDICATORIA
A mis queridos padres y hermanos por el apoyo en todo momento de mi vida, en especial a mi madre que me brindo el apoyo necesario con el anhelo de verme en el camino de superación.
AGRADECIMIENTO
A la señora Rosalbina M. Ticllas Oroya, por la confianza y la oportunidad que me brindo para manejar la información necesaria para concluir con éxito mi trabajo de investigación. A todas las personas que colaboraron con el desarrollo de mi tesis brindándome apoyo moral y material
ÍNDICE
Resumen Introducción
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. Planteamiento del problema: 10
1.2. Formulación del problema: 11
1.3. Objetivos de la investigación: 11
1.3.1 Objetivo general: 11
1.3.2. Objetivo específico: 12 1.4. Justificación y limitación de la investigación: 12
1.4.1. Justificación: 12
1.4.2. Limitación de la investigación: 12
1.5. Formulación de la Hipótesis: 13
1.5.1. Hipótesis general: 13
1.5.2. Hipótesis específica: 13
1.6. Operacionalización de variables: 13
1.6.1. Variable independiente (x): 13
1.6.2. Variable dependiente (y): 13
1.7. Metodología de la Investigación 14
1.7.1. Tipo de Investigación 14
1.7.2. Nivel de Investigación 14
1.7.3. Técnicas de Investigación 15
1.7.4. Método Científico 15
1.7.5. Método Inductivo 15
1.7.6. Método Analítico — Sintético 15
1.8. Diseño Muestral 15
1.8.1. Población y muestra: 16
1.9. Técnicas y procedimientos de recolección de datos: 16
1.9.1. Encuestas 16
1.10. Técnica de procedimiento e análisis de datos: 16
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1. Marco teórico: 17
2.1.1. Antecedentes del proyecto: 17
CAPITULO III
ANÁLISIS INTERNO, EXTERNO Y DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTES TICLLAS
3.1. Análisis del entorno competitivo de la empresa de transportes Ticllas: 30 3.2. Análisis interno de la empresa de transportes Ticllas: 31
3.2.1. Antecedentes: 31
3.2.2. Análisis interno bajo el enfoque de sistemas 32
3.2.3. Elaboración de la matriz FODA: 44
3.2.4. Direccionamiento estratégico 46
3.3. Análisis del sistema de información: 50
3.3.1. Identificación de las necesidades del S.I. 50
3.4. Diseño del sistema de información: 50
3.4.1. Especificaciones técnicas: 50
3.4.2. Niveles de toma de decisiones para el sistema 50
3.4.3. Diagrama de contexto: 51
3.5. Diseño de la estructura del sistema: 54
3.5.1. Diseño de las tablas: 54
3.6. Características generales del sistema: 61
3.7. Beneficios del sistema 61
3.8. Identificación y Descripción de los Elementos del S.I. 62 3.8.1. Diagrama de los Flujos de Datos 62
CAPITULO IV
PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
4.1. Organización de resultados: 63
4.2. Análisis de interpretación de resultados: 64
CONCLUSIONES 72
RECOMENDACIONES 73
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA 74
ANEXOS 75
RESUMEN
El presente trabajo de investigación Titulada "DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN, PARA OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁREA OPERATIVA DE LA EMPRESA DE TRANSPORTES TICLLAS - HUANCAYO" Está basada en una situación real y frente a una problemática específica; la presente investigación, se encontró una equivoca forma de gestionar el
"Recurso Información" en la empresa de transportes TICLLAS - Huancayo;
específicamente en el Área Operativa. Visto ello, se procedió a resolver dicha realidad; basados en responder a la siguiente interrogante ¿En qué nivel el diseño de un sistema de información, permite optimizar la gestión de la información, en el área operativa de la empresa de transportes TICLLAS - Huancayo? Para ello el diseño de un Sistema de Información, demuestra fehacientemente con resultados fidedignos, que dicho sistema mejora considerablemente la Gestión de la Información, para la institución en mención. Permitiendo concluir en beneficios evidentes; tales como:
Reducción en el tiempo de atención a los usuarios, reducción de costos de atención, conducentes ambos a incrementar la eficiencia. Logrando así en un primer momento la automatización de los procesos de carácter repetitivo en el plano operativo.
Finalmente la utilización de metodologías para la creación de sistemas de información en el mercado, dispone que me avoque a aquella que se ajuste a nuestra realidad y posibilidades.
La tesista
INTRODUCCIÓN
Hoy en día en la búsqueda de mantener una adecuada y oportuna información y por ende alcanzar ventajas de carácter competitivas; hace imperativo que las empresas de hoy orienten sus acciones a desarrollar y buscar nuevos avances en el uso y adecuación de tecnologías. Así, entonces; los nuevos desarrollos y avances en el área de sistemas y tecnologías de la información, traen unidos nuevas exigencias y demandas de la misma puesto que no siempre son satisfechas con métodos tradicionales.
De modo tal en la Empresa de Transportes Ticllas S.A.C. - Huancayo, como organización con tendencia al desarrollo constante no puede ser ajena a dicha realidad; no obstante, la existencia de contrariedades en sus áreas, haciéndose álgida en lo referido a lo operativo; de modo que se optó por estudiar los diferentes aspectos tanto de la empresa y específicamente el área de influencia de dicho problema y los diversos procesos que en ella se realizan. Para dicho efecto presentamos la estructura de nuestra investigación en cinco capítulos pertinentes al diseño de dicho sistema:
Titulando la investigación:
El primer capítulo, orientado al planeamiento de la metodología de la investigación;
señalándose y definiéndose la problemática, como punto de partida de la presente, indicando las principales justificaciones que sustenta la investigación;
consiguientemente los objetivos a alcanzar y responder nuestra hipótesis como posible mediante dicha implementación.
El segundo capítulo, sustenta las fuentes de referencia y fundamentos teóricos, que se basa como sustento para la investigación, mostrando investigaciones con fines de aporte en la materia; así como también la contribución de diferentes autores, empleándose una terminología básica; propia del desarrollo de la investigación.
El tercer capítulo, sustenta el escenario de donde se desenvuelve la organización, establecidos en un entorno, identificándose sus competidores y los niveles de tecnologías de la información que ellos emplean. Concluyendo en un análisis propio para ostentar sus principales ventajas bajo el enfoque sistémico.
El cuarto capítulo, diseño del sistema; mostrando la importancia de alinear nuestro sistema a los intereses de la entidad.
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
Hoy en día el Sector Transporte de Servicio Interprovincial de Pasajeros en la Ciudad de Huancayo, ha tornado un gran avance en cuanto a tecnologías de última generación como flota vehicular y sistemas de información y nuevas necesidades para el cliente contemporáneo; convirtiéndose en lo que hoy es un sector de gran competitividad empresarial. Así mismo cabe señalar que además de ser una necesidad básica y primordial para el traslado de un punto de origen hacia muchos destinos del país, también ha tenido impactos negativos para el medio ambiente a nivel mundial, generándose altos índices de contaminación, desequilibrio en el medio ecológico y lo inevitable de los accidentes de tránsito, causados por factores naturales, humanos y desperfectos mecánicos. Para tal se tiene que adoptar medidas para contrarrestar tales daños materiales en bien de la sociedad, como incidencia primordial en la Responsabilidad Social en aquellas zonas donde se desarrolla tal actividad. La EMPRESA DE TRANSPORTES TICLLAS fue Fundada el 18 de Octubre de 1999, contando con la participación de 09 socios accionistas con una flota vehicular de 05 buses. Actualmente cuenta con una flota vehicular operativa de 33 buses entre nuevos y seminuevos, así también cuenta con un recurso humano entre la plana administrativa, operativa e indirectos de 150 colaboradores, las cuales en su mayoría son parte de la familia de los socios. En todos estos años de funcionamiento
se ha caracterizado por el manejo de una gestión de carácter empírica, de modo tal que la orientación de la empresa en relación a una adecuada información en las oficinas a nivel del Departamento de Junín (Huancayo y Selva Central), Lima, Huancavelica (Huancavelica. Acobamba, Churcampa y Campo Armiño), Ayacucho y Andahuaylas, no existe. Así en el año de 2013, encontramos una mejora en la parte de tecnología e infraestructura, tal como consta en los activos de la organización, pero también encontramos muchísimas quejas por parte de los clientes sobre la atención ineficiente que se les brinda, motivo por lo que los socios de la organización, desarrollan una licitación para implementar un sistema que le permita controlar el desempeño de los trabajadores, específicamente en el área administrativa y venta de pasajes. Dichas quejas de parte de los clientes son debido al funcionamiento caracterizado por una gestión ineficiente, de modo tal que la orientación de la empresa en relación a un manejo adecuado, oportuno y confiable de información no existe, específicamente en el área los procesos administrativos.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:
1.2.1. PROBLEMA GENERAL:
a) ¿De qué manera un sistema de información optimiza la gestión de la información en el área operativa de la Empresa de Transportes Ticllas -Huancayo y facilita el procesamiento contable?
1.2.2. PROBLEMA ESPECÍFICO:
a) ¿Cuál es el diagnóstico de información en el área operativa de la Empresa de Transportes Ticllas - Huancayo?
b) ¿Cuáles son las consecuencias de la falta de un sistema de información en la gestión del área operativa de la Empresa de Transportes Ticllas - Huancayo en el ámbito contable, tributario y financiero?
1.3. OBJETIVOS:
1.3.1. OBJETIVO GENERAL:
a) Diseñar un sistema de información, para optimizar la gestión de la información en el área operativa de la Empresa de Transportes Ticllas - Huancayo y facilitar el procesamiento contable.
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
A) Diagnosticar la Gestión de la información en el área operativa de la Empresa de Transportes Ticllas - Huancayo.
B) Reconocer las consecuencias de la falta de un Sistema de Información en la Gestión del área operativa de la Empresa de Transportes Ticllas - Huancayo en el ámbito contable, tributario y financiero.
1.4. JUSTIFICACIÓN Y LIMITACIÓN DEL PROYECTO:
1.4.1. JUSTIFICACIÓN:
El presente trabajo pretende tener una orientación claramente práctica, que facilite su aplicación en la Empresa de Transportes Ticllas, haciendo ver la importancia de los Sistemas de Información y proponiendo algunas alternativas de solución para el problema planteado. Bajo esta orientación la presente investigación, da el manejo adecuado de la información en la organización así como su uso racional para efectos contables, financieros y tributarios. Brinda información prioritaria, adecuada y oportuna hacia el manejo pertinente de dicho recurso y su aplicación mejora el manejo contable y tributario.
1.4.2. LIMITACIÓN:
1.4.2.1. LIMITACIÓN DEL TIEMPO:
El proyecto es de tipo longitudinal. Los datos requeridos y en función a lo disponible en los archivos de la institución, serán por un tiempo limitado.
1.4.2.2. LIMITACIÓN DE RECURSO:
Esta limitación está en función de la disponibilidad de los pasajes de movilidad diaria.
1.5. FORMULACIÓN DE LA HIPÓTESIS:
1.5.1. HIPÓTESIS GENERAL:
a) El diseño de un sistema de información, permitirá optimizar la gestión de la información en el área operativa de la Empresa de Transportes Ticllas - Huancayo.
1.5.2. HIPÓTESIS ESPECÍFICA:
A. La Gestión de la información en el área operativa de la Empresa de Transportes Ticllas es deficiente.
B. La falta de un Sistema de Información en la Gestión del área operativa de la Empresa de Transportes Ticllas ocasiona el incremento de costos, descontento y quejas en el cliente.
1.6. OPERACIÓNALIZACIÓN DE LA HIPÓTESIS:
1.6.1. VARIABLES:
* VARIABLE INDEPENDIENTE:
SISTEMA DE INFORMACIÓN.
* VARIABLE DEPENDIENTE:
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.
1.6.2. SINOPSIS DE LAS VARIABLES:
VARIABLES DEFINICION
CONCEPTUAL INDICADORES INDICE
(X)
SISTEMA DE INFORMACIÓN
(Variable Independiente)
Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo.
Nivel de uso Uso Frecuente
Información del sistema
Capacidad Comprende el sistema
Resuelve inconvenientes Accesibilidad Usuario
Sistema (Y) GESTIÓN
DE
INFORMACIÓN (Variable Dependiente)
Es la denominación
convencional de un conjunto de procesos por los cuales se controla el ciclo de vida de la información, desde su obtención (por creación o captura), hasta su disposición final (su archivo o eliminación).
Eficacia Tiempo
Eficiencia Costo
Reclamos
Nivel de servicios
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA.
1.7. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN:
1.7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
Es de carácter descriptivo - correlacional pues evalúa la relación entre el sistema de información (VI) y gestión de la información (VD).
1.7.2. NIVEL DE INVESTIGACIÓN
La investigación es de nivel básico porque relaciona variables o constructos y su diseño es explicativo.
1.7.3. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN:
- Observación mediante el uso de cuestionarios de encuesta.
1.7.4. METODOLOGÍA:
1.- MÉTODO CIENTÍFICO:
Por su carácter y magnitud del proyecto, el método científico me guiará a través de una serie de pasos, procedimientos sistemáticos y lógicos que ayudaran a obtener la extensión de conocimiento para lograr los objetivos y llegar a la meta así logrando garantizar su solución.
2.- MÉTODO INDUCTIVO:
Esta se utilizará desde el inicio de la investigación, debido a que partiré de la observación directa del inadecuado manejo de la información y ver como esta influye en la Empresa de Transportes Ticllas.
3.- MÉTODO ANALÍTICO-SINTÉTICO
Por la inadecuada gestión del recurso de la información en el área operativa, se separa en unidades de análisis de los entes que participan en dicho proceso como son los procesos de venta de pasajes, emisión de boletos, adelantos, ingreso por transporte de encomiendas y la gestión.
1.8. DISEÑO MUESTRAL:
1.8.2. UNIDAD DE ANÁLISIS:
Área operativa de la empresa sujeta a investigación.
1.8.3. POBLACIÓN:
La presente investigación involucra toda el área operativa sujeta a investigación que en total son 40 trabajadores.
1.9. TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE DATOS:
1.9.1. ENCUESTA:
Será de uso para recabar información por parte de los involucrados en la institución.
1.10. TÉCNICA DE PROCESAMIENTO DE ANÁLISIS DE DATOS:
1.10.1. TÉCNICAS ESTADÍSTICAS:
Se utilizará:
Tasas porcentuales
Representación gráfica de los datos polígonos circulares.
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. MARCO TEÓRICO:
Amasifen, H., Amasifuen, Llilson., Pezo José & Sánchez Dan (2012). Tesis: “Diseño e implementación de un sistema informático para mejorar el proceso de ventas en la tienda Señor de Ayabaca de la ciudad de Tarapoto, 2012.” Perú – Tarapoto.
La investigación planteada en esta tesis está relacionado a mejorar el proceso de venta de la tienda señor de Ayabaca ubicada en el Jr. Santa Rosa cdra. 5de la ciudad de Tarapoto, a través de un sistema informático para lo cual se tuvo que conocer exactamente como realizan el proceso de venta, para llegar a esta información se tuvo que utilizar técnicas e instrumentos como encuesta y entrevista.
El trabajo posee resultados en cuadros estadísticos que brinda información de cómo realizaban las ventas, que programas utilizaban, el tiempo que se demoraban, etc.
Todo esto sirve como indicador para plantear la creación de un sistema informático;
la arquitectura del software planteado se utilizó la metodología RUP para la construcción de los planos o diagramas de casos de usos para tener un mejor análisis del software, la base de datos está hecho con el sistema gestor de base de datos Access 2010. El presente informe Tesis se planteó el diseño e Implantación
Informático para mejorar el proceso de ventas en la tienda señor de Ayabaca, con el objetivo de controlar el stock de sus productos, mejorar el proceso de venta, logrando un posicionamiento competitivo en el ámbito regional y satisfacer las necesidades de sus clientes. La tesis planteada posee un tipo de investigación Descriptiva y Aplicada, Descriptiva porque se analizó en función a dos variables (Independiente y Dependiente), y el planteamiento de hipótesis, aplicada porque utilizaremos programas que se serán aplicadas para el desarrollo de la herramienta. Para alimentar de la información sobre los procesos en la tienda señor de Ayabaca se utilizó el método de encuestas, realizando una pre-tés y pos-tés que por consiguiente fue de mucha importancia para aceptar la hipótesis planteada. Por tanto concluimos que el Sistema informático del proceso de Ventas de la Tienda Señor de Ayabaca brindara información satisfactoriamente para los reportes utilizados de acuerdo a los datos de la presente investigación busca obtener una considerable mejora en el control de sus procesos de ventas analizando la problemática actual e identificando las causales y estableciendo objetivos que permitan superar las debilidades del proceso. El sistema tiene como nombre Sysven versión 1.0.
Llacchua, M. (2007): Tesis “Diseño de un sistema de comercialización para el supermercado Minimarket TITO’S”
El diseño modular que tiene el sistema facilita la administración y el entendimiento del mismo haciendo más la integración de otros módulos o componentes para su crecimiento con ello también cabe recalcar que el diseño multiplataforma hace que se integre fácilmente a cualquier plataforma de hardware y software. El uso de metodología de desarrollo RUP (Proceso Racional Unificado), conjuntamente con el lenguaje UML (Lenguaje Unificado de Modelo) y el manejo de los conceptos de la programación orientada a objetos, propiciaron que el desarrollo del sistema sea entendible, sostenible, incremental. Más aun, el uso de un entorno de desarrollo rápido como es Netbeans para JAVA, ha hecho que nuestro desarrollo sea concluido en el tiempo previsto.
Vásquez, Danny (2008) Tesis: “Análisis y diseño de un sistema informático para el control de los procesos de comercialización de la Empresa Grupo Selva SAC de Tarapoto” Perú – Tarapoto.
El presente proyecto de investigación: Automatizar el proceso de centralización de datos reduce los gastos administrativos y permite obtener información más confiable y oportuna, permitiendo que la toma de decisiones sea más fluida. Los sistemas de información distribuidos reducen la redundancia de tareas durante el control del proceso de comercialización estudiado. El análisis y diseño de diseño mediante la aplicación de las disciplinas del RUP y UML permite obtener modelos muy detallados y completos de los sistemas que se desarrollan en el mundo real. Aunque implica un esfuerzo mayor que otras metodologías, el RUP mediante la iteración permite un control mayor del ciclo del desarrollo del software.
Vilema, M. (2007). Tesis " Diseño de un sistemas de información comercial para distribuidora la familia”. Guayaquil – Ecuador. 2007
El desarrollo de sistema, se constituye en elemento críticos para el éxito de proyecto de software, pues allí donde se establecen los problemas actuales y carencias en el desarrollo del procesos. Es por ello que debe centrarse gran esfuerzo y tiempo a su realización. El uso de entrevistas personales y /o cuestionarios a los usuarios de la empresa es de vital importancia. Pues termina establecer sus necesidades de información e involucrarlos en el desarrollo del proyecto desde el principio.
Sebastián Antonio Guzmán Silva (2008). Tesis “Diseño y optimización del proceso de gestión y ejecución de la venta mayorista para una empresa tipo home Improvement. Santiago de Chile, 2008.
Lo que ha permitido entre estas sinergias se encuentra el hecho que el análisis de Venta Cruzada sea una extensión de la Minería de Datos, que se realiza con el apoyo de una empresa de prestigio como lo es Venta. Por otro lado, los Modelos de Optimización demuestran tener, a partir de una muestra pequeña pero representativa de acuerdo a su variedad y niveles de compra, una cercanía con el comportamiento
real de los clientes. Es importante hacer notar en este punto de comparación que la realización dela tercera etapa de optimización (en el sentido de aprovechar de mejor manera los recursos de fuerza de venta para mejorar los resultados tanto en los ingresos como en la calidad percibida por el cliente) marcaría una diferencia importante, pues es la base del crecimiento de los ingresos aprovechando de mejor manera las necesidades de los clientes, incluso generando en ellos necesidades que serán satisfechas inmediatamente por la empresa, incluso antes que al cliente se le presenten como urgencias por consideraciones no son tomadas en el momento correcto, sino que son sugeridas por el vendedor.
Andreu R, Ricart J & Valor J. (2004) Estrategia y Sistemas de información.
Es el conjunto formal de manera aplicada, de procesos que operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de un Empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para ña operación de dicha Empresa y para las actividades de dirección y control correspondiente.
Reátegui, I (2010). Tesis: “Análisis y diseño de un sistema de información para el laboratorio clínico del instituto materno perinatal” Perú – Lima.
Los objetivos que se buscan al implementar el Sistema de Información (SILAC) son:
Tener rápido acceso a los resultados de los análisis del paciente, generar reportes estadísticos semanales, mensuales y lograr el control óptimo de materiales. El presente trabajo tiene por finalidad el Análisis y Diseño de Información para el Laboratorio del Instituto Materno Perinatal (IMP) de la ciudad de Lima. Que ayudará a mejorar su Organización y principalmente los servicios que este brinda. El análisis y diseño está basado en el Método del Análisis Estructurado, utilizando las herramientas de Diagrama de Flujo de datos y el Diccionario de los Flujos de Datos.
El sistema propone una reestructuración de la Organización y funciones del Laboratorio. Dado que el Laboratorio realiza numerosas actividades, el diseño modular permitirá aumentar la capacidad de procesamiento de datos de acuerdo con las necesidades, estableciendo una adecuada organización. El tipo de comunicación
que se recomienda para su implementación es un sistema multiusuario con topología lineal. Con el acceso inmediato tanto a los resultados como a la cantidad de material disponible se logrará un desarrollo eficiente de las actividades, que se reflejará en una mejor imagen.
Canchihuaman, R. (2008). Tesis: “Desarrollo e implementación de un Sistema de Información para la empresa Brain Service S. A. C. del distrito del Tambo – Huancayo” Universidad Nacional Del Centro Del Perú – Facultad de Administración de Empresas”
La presente investigación, tiene como objetivo general desarrollar e implementar un sistema de información gerencial para la empresa Brain Service S. A. C., que coadyuve a incrementar el nivel de efectividad en la toma de decisiones dentro de una perspectiva estratégica.
La política de libre mercado y los cambios constantes que trae la globalización, está generando la necesidad de contar con medios y herramientas de gestión que ayuden a tomar decisiones adecuadas, rápidas y oportunas. Actualmente la empresa en mención viene funcionando con instrumentos y herramientas de gestión que no ayudan a minimizar el tiempo, costos, ni recursos, afectando a todos los niveles de la organización, es decir, operativo, táctico y estratégico.
Dicho esta situación se hace necesario la implementación de un Sistema de la Información de forma participativa e integral, con un adecuado uso de las tecnologías de la información, que efectivice la forma de decisiones; minimizando: tiempos, costos, y recursos en las diversas tareas que realiza la organización. Logrando de ella una organización competitiva modelo que contribuya al desarrollo local, regional y nacional.
Los métodos que se utilizaron para demostrar la hipótesis y lograr los objetivos planteados fue el científico, como método general, así mismo; la combinación de los métodos específicos como el histórico, comparativo, estadístico y experimental que
proporcionaron la confiabilidad de la investigación.
También se identificó la participación de la Empresa, permitiendo así identificar a los indicadores financieros, de clientes, personal y servicios; evaluando los perfiles competitivos para finalmente formular la toma de decisiones por parte de la gerencia, materializando el cumplimiento de los objetivos trazados y a ello una idea visionaria d lo que se busca de la empresa mencionada.
Piedra R., Devece C. & Guiral J. “Introducción a la Gestión de Sistemas de Información a la Empresa”
Toda persona, toda empresa, y en general toda organización, está continuamente captando una serie de datos, gran parte de los cuales no tienen significación alguna para ella, pero en cambio existen otros datos que le sirven para conocer mejor el entorno que le rodea y también para conocerse mejor. Estos datos, que constituyen la llamada información, le van a permitir tomar decisiones más acertadas. Por ello, la información a tiempo y en la cantidad precisa es un factor clave para toda organización. En cualquier empresa, los directivos toman decisiones, preparan planes y controlan las actividades utilizando la información que pueden obtener, ya sea de fuentes formales o por medio de canales informales, tales como conversaciones cara a cara, llamadas telefónicas, contactos sociales, etc. Los directivos afrontan un entorno que se caracteriza por una creciente complejidad e incertidumbre. En estas circunstancias, y en teoría, el directivo debería ser capaz de definir el tipo de información que requiere y obtenerla. Sin embargo, en la práctica no ocurre de esta forma sino que los directivos realizan su labor en función de la información disponible y accesible. Así, la mayoría de decisiones son tomadas sin disponer de un conocimiento absoluto, ya sea porque la información no está disponible o porque supondría un coste muy elevado el adquirirla. A pesar de la dificultad para obtener la información, los directivos necesitan información relevante en base a la cual realicen sus funciones de planificación, control y toma de decisiones. En ocasiones se utilizan indistintamente los términos datos e información; sin embargo, su significado es diferente. Datos son símbolos no aleatorios que representan valores de atributos o sucesos. Así pues, los datos son
hechos, acontecimientos y transacciones que se han ido almacenando en un código convenido. Los datos son hechos obtenidos mediante la lectura, la observación, el cálculo, la medición, etc.
1.- Aspectos fundamentales de los sistemas de información en la empresa:
1.2. Concepto de sistema de información:
Todo sistema se puede dividir en subsistemas. Dado que la empresa se comporta como un sistema, es posible fragmentar sus partes en subsistemas. Según la literatura de teoría de la organización, se puede dividir la empresa en los siguientes sistemas:
comercial, de operaciones, financiero, de personal, y de información. El sistema de información se relaciona con el resto de sistemas y con el entorno. Un sistema de información en la empresa debe servir para captar la información que esta necesite y ponerla, con las transformaciones necesarias, en poder de aquellos miembros de la empresa que la requieran, bien sea para la toma de decisiones, bien sea para el control estratégico, o para la puesta en práctica de las decisiones adoptadas (Meguzzato y Renau, 1991). De ahí que el desempeño de un directivo dependa de su habilidad para explotar las capacidades de los sistemas de información para obtener unos positivos resultados empresariales. Para el propósito de este capítulo, adoptaremos la definición de sistema de información que dan Andreu, Ricart y Valor (1991). Según estos autores, el sistema de información: «Es el conjunto formal de procesos que operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia». Así, esta definición incluye solamente el sistema de información formal, que es la parte del sistema de información que toda la empresa conoce y sabe cómo utilizar. Ello no quiere decir que no se consideren importantes los sistemas de información informales, sino que simplemente se trata de reconocer la limitación de que estos son, por naturaleza, menos estudiables, menos planificables, y seguramente
menos dirigibles, al menos desde un punto de vista cohesionado y global. Los sistemas de información informales no son resultado de un proceso diseñado, sino que proporcionan información de casualidad. No obstante, no debemos ignorar la existencia de lo informal, y la rapidez y eficiencia con que puede llegar a funcionar, haciendo que, en ocasiones, los rumores en la organización se propaguen más deprisa que la información que sigue los cauces normalizados. La definición que hemos dado hace referencia a funciones y estrategias de negocio; con ello, se pretende transmitir la idea que el sí de una empresa debe estar al servicio de su enfoque de negocio. Al fin y al cabo, el si es solamente uno más de los elementos que la empresa diseña y utiliza para conseguir sus objetivos, y es, por tanto, imprescindible que se coordine de manera explícita con ellos. Para completar esta definición de sistema de información trataremos de aclarar la confusión que existe entre este concepto y el de sistema informático. El sistema informático consiste en la compleja interconexión de numerosos componentes de hardware y software, los cuales son básicamente sistemas deterministas y formales, de tal forma que con un input determinado siempre se obtiene un mismo output. Los sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento se ve en gran medida influido por los objetivos, valores y creencias de individuos y grupos, así como por el desempeño de la tecnología. Así pues, el comportamiento del sistema de información no es determinista y no se ajusta a la representación de ningún modelo algorítmico formal.
2. Sistema Informático - Sistema de Información Actualmente:
El sistema de información de una empresa ha de tratar una gran cantidad de datos y proporcionar información con diferentes estructuras a múltiples decisores en la empresa, y por ello el papel de la informática pasa a ser fundamental en el sistema de información de la empresa. Dado el importante papel que los sistemas de información tienen asignado, consideramos que las organizaciones actuales no pueden ser dirigidas eficiente y eficazmente sin sistemas de información que son construidos utilizando una serie de tecnologías de la información. La tecnología de la información surge como un aspecto fundamental, ya que facilita la gestión de empresas tanto pequeñas como grandes y posibilita la búsqueda de ventajas competitivas. Pero, un sistema de información es algo más que un sistema informático.
El sistema de información es indisociable del sistema organización-entorno, y en el proceso de adopción de decisiones no se puede pretender que toda la información necesaria sea predeterminada, formalizada e informatizada. La información circula por toda la organización como si fuera un fluido, por cauces formales e informales, y en sentido horizontal y vertical. El sistema de información constituye la estructura organizativa que debe administrar dichos flujos de información con la máxima eficacia y eficiencia para llevar a cabo las funciones de una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio. Lo esencial de todo sistema de información es que mediante él se va a proporcionar la información necesaria, en el momento oportuno y con la estructura adecuada, a aquellos miembros de la empresa que la requieran, bien sea para la toma de decisiones, bien sea para el control estratégico o para la puesta en práctica de las decisiones adoptadas. La mayoría de los problemas que aparecen en los sistemas de información empresariales están relacionados con aspectos organizativos, sociales o humanos, frente a los escasos problemas referidos a aspectos técnicos. De esta forma, los directivos se deben concentrar en la adecuada aplicación estratégica y táctica de los sistemas de información.
2.1. Componentes de los sistemas de información:
Los sistemas de información engloban: Equipos y programas informáticos, telecomunicaciones, bases de datos, recursos humanos y procedimientos (García Bravo, 2000).
2.1.1. Equipos informáticos:
Actualmente todas las empresas utilizan ordenadores. Por lo general, se utilizan microordenadores, también conocidos como ordenadores personales o pc. Las organizaciones grandes utilizan diversos sistemas computarizados, incluyendo desde grandes ordenadores, que suelen ser denominados mainframes, hasta miniordenadores y los más utilizados, microordenadores. Debemos aclarar que el progreso de las prestaciones técnicas experimentado en los últimos años por los microordenadores hace que puedan realizar más tareas que inicialmente estaban asignadas a los miniordenadores y que cada vez esté menos clara la diferencia entre estas dos categorías de ordenadores. Las tres categorías de ordenadores están organizadas de forma similar.
El componente que controla todas las unidades del sistema es el procesador central, que ejecuta las instrucciones de un programa. También hay dispositivos para introducir datos (teclado y ratón) y dispositivos para producir el output del sistema (impresoras).
2.1.2. Programas informáticos:
Hay dos tipos de programas informáticos: programas del sistema y aplicaciones. Los programas del sistema administran los recursos del sistema computarizado y simplifican la programación. Las aplicaciones ayudan directamente al usuario final a hacer su trabajo. Ejemplos de aplicaciones: programas de hoja de cálculo o procesadores de texto.
2.1.3. Bases de datos:
Podríamos considerar que muchos sistemas de información en las empresas son utilizados como vehículo de entrega de bases de datos. Una base de datos es una colección de datos interrelacionados. Como ejemplo, podríamos mencionar la base de datos de recursos humanos de una organización o la base de datos de productos.
Para una empresa, resulta de gran valor la base de datos de clientes, que puede ser explotada para comunicar a estos los nuevos productos o para desarrollar nuevos productos que satisfagan las necesidades percibidas de los mismos. Una base de datos debe estar organizada para que se pueda acceder a ellos por sus atributos. Ej.:
«Dame los nombres y direcciones de los clientes a quienes hemos facturado más de 1 millón en el último año». Las bases de datos son administradas por programas de sistemas conocidos como sistemas de administración de bases de datos.
2.1.4. Telecomunicaciones:
Las telecomunicaciones son el medio de transmisión electrónica de información a largas distancias. En la actualidad, los sistemas computarizados están generalmente conectados en redes de telecomunicaciones. Dependiendo de las necesidades de la empresa se pueden establecer diferentes tipos de conexiones en red.
En una empresa pequeña, los ordenadores personales están conectados en redes de área local (lan), haciendo posible que sus usuarios se comuniquen y compartan datos, trabajo y equipo. Hay redes de área amplia (wan) que conectan ordenadores ubicados en lugares remotos, tanto dentro de una empresa como fuera de ella. Internet, la red de redes, conecta una gran variedad de redes de distintos ámbitos en todo el mundo.
A través de dichas conexiones, los usuarios de ordenadores personales pueden tener acceso a los recursos informáticos de la empresa, como por ejemplo, bases de datos.
2.1.5. Recursos Humanos:
En cuanto a los recursos humanos, debemos distinguir entre personas especialistas en sistemas de información y usuarios finales. El personal especializado de sistemas de información incluye analistas de sistemas, programadores y operadores. Los usuarios finales son las personas que utilizan los sistemas de información o el output que estos generan, es decir, que se refiere a la mayoría de personas de una organización.
2.1.6. Procedimientos:
Los procedimientos constituyen las políticas y métodos que deben ser seguidos al utilizar, operar y mantener un sistema de información. Por ejemplo, se requiere la utilización de procedimientos para establecer cuándo se debe ejecutar un programa de pago de nóminas, definiendo las veces que se debe ejecutar, quién está autorizado para ejecutarlo, y quién tiene acceso a los informes producidos.
2.3. Funciones del sistema de información:
Los sistemas de información son desarrollados en las empresas para ayudar en el desempeño de las tareas que en ellas se realizan. Así, podemos encontrar un sistema de registros médicos en un hospital, un sistema de registros criminales en las comisarías, un sistema de pago de nóminas en todas las empresas, sistemas de inventarios en los supermercados, sistemas de automatización de oficinas, etc. Todo sistema de información lleva a cabo una serie de funciones que pueden ser agrupadas en:
– Funciones de captación y recolección de datos.
– Funciones de almacenamiento.
– Tratamiento de la información.
– Distribución o diseminación de la información.
2.3.1. Captación y recolección de datos:
Esta función consiste en captar la información tanto externa (o relativa al entorno) como interna (generada en la propia empresa), y enviarla a través del sistema de comunicación a los órganos del sistema de información encargados de reagruparla para evitar duplicidades e información inútil (o ruido). El quién o quiénes deben captar dicha información dependerá del tipo de empresa que sea. Así, por ejemplo, pueden actuar como captores de la información vendedores, compradores, directores de distintos niveles jerárquicos, o miembros de la empresa con contactos directos con organizaciones del entorno.
El proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma más continuada en aquellas áreas o partes del entorno y de las empresas sujetas a mayores cambios. Una vez que la información ha sido recolectada y filtrada, o eliminada la información redundante, se procede a su almacenamiento.
CAPITULOIII
ANÁLISIS INTERNO, EXTERNO Y DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTES TICLLAS S.A.C.
3.1. ANÁLISIS DEL ENTORNO COMPETITIVO DE LA EMPRESA DE TRASPORTES TICLLAS S.A.C.
El entorno competitivo de la empresa de transportes TICLLAS S.A.C., está integrada por las empresas que actúan en el mismo mercado y realizan la misma función dentro de un mismo grupo de clientes con independencia de la tecnología empleada para ello, entre ellos tenemos:
• EXPRESO INTERNACIONAL ORMEÑO S.A.
• EXPRESO CRUZ DEL SUR S.A.
• EMPRESA DE TRANSPORTES EXPRESO MOLINA UNION E.I.R.L.
• EMPRESA DE TRANSPORTES EXPRESO NACIONAL CERRO DE PASCO S.R.L.
• EMPRESA DE TRANSPORTES Y REPRESENTACIONES TURISMO CENTRAL S.A.
• SERVICIOS DE PASAJEROS CARHUAMAYO S.A.C.
• TRANSPORTES SABOR A SELVA S.A.
• EMPRESA DE TRANSPORTES EXPRESO LOBATO S.A.
• EMPRESA DE TRANSPORTES JUNIN S.R.L.
• EMPRESA BUS PERÚ S.A.C.
• EXPRESO HUANCAVELICA S.A.C.
• EXPRESO YASALA E.I.R.L.
• EXPRESO INTERNACIONAL PALOMINO S.A.C.
• EMPRESA OLTURSA S.A.C.
3.2. ANÁLISIS INTERNO DE LA EMPRESA DE TRANSPORTES TICLLAS.
3.2.1. ANTECEDENTES:
Sus raíces data desde los años 70 y 80 donde estaba con la razón social de Empresa de transportes Ayacucho Sociedad Anónima, al mando del Sr. Marcial Oroya y la Sra. Ceferina Ticllas, en la cual se contaba con solo 03 buses y cubrían la ruta semanal de Huancayo - Ayacucho, Andahuaylas - Lima (vía libertadores) y Huancayo. - Lircay. En los años 90 se cambia de razón social a Empresa de transportes Huáscar SRL. Al mano de sus 07 hijos, con 10 buses, y cubrían la ruta Huancayo. - Huancavelica., Huancayo. - Ayacucho, Huancayo. Acobamba y Huancayo. - Satipo. Ahora en los años 2000, nace la empresa de transportes TICLLAS SAC, inscrita en los registros públicos el 19 de octubre de 1999 e inicia sus operaciones el 01 de enero del 2000, actualmente está conformada por 09 socios, entre ellos: Sr. Wuelmer Oroya, Pedro Oroya, Luis Oroya, Marcial Oroya, Dina Oroya, Rosalbina Oroya, Sebastiana Oroya, Elizabet Oroya y a la cabeza la Sra.
Ceferina Ticllas de Oroya. Se cuenta con 26 buses modernos, y cubrimos las rutas de: Huancayo. - Huancavelica, Huancayo., -Ayacucho, Huancayo. - Andahuaylas, Acobamba - Satipo, Huancayo. - Lima, Huancavelica. - Lima, Huancayo. - Campo Armiño y Huancayo. - Churcampa.
Actualmente se cuenta con Capital Social de S/. 1'300,000.00 y se está gestionando el incremento del capital social por la suma de S/. 3'800,000.00 (Tres millones ochocientos mil nuevos soles). Con fines de respaldo crediticio - bancario.
Asimismo se está realizando las gestiones financieras para la adquisición de 10 buses modernos (05 simples y 05 doble mando - 2 pisos) y la adquisición de otro terreno de 3000 m2 para nuestro taller de mantenimiento propio.
El servicio está dirigido pasajeros frecuentes y eventuales con necesidad de transporte a nivel nacional (comprendido entre; comerciantes 50%, funcionarios del sector privado y público 30%, estudiantes 10%, turistas 5% y otros 5%: caso Huancayo -Huancavelica), cabe indicar que los porcentajes varía de acuerdo a la ruta de servicio brindado. Contamos con 08 rutas y/o concesiones autorizadas.
El nombre nace en honor a la abuela Ceferina "Ticllas" de oroya, porque es la piedra angular de todo surgimiento y crecimiento a nivel empresarial, y actualmente nos sigue brindando sus valores de coraje, trabajo arduo y muy competitivo. Legados que ha sembrado en sus hijos.
Año de existencia de la empresa en el mercado: Existe desde los 70 a la actualidad, solo que los protagonistas eran, en primera instancia mis abuelos, ahora lo siguen sus hijos y nietos.
La empresa de transportes TICLLAS SAC, cumplió 14 años de servicio de transporte nacional a sus clientes. Y seguirán trabajando arduamente, para brindar mejores servicios.
3.2.2. ANÁLISIS INTERNO BAJO EL ENFOQUE DE SISTEMAS:
Para el análisis interno de la empresa de transportes TICLLAS S.A.C. se utilizó el enfoque de sistemas, puesto que esta herramienta es la que más se adaptó a la institución por las características que esta maneja. Este análisis fue logrado con el apoyo de las fuentes primarias que utilizamos en su desarrollo, tales como la observación, la encuesta. Así también se utilizó fuentes secundarias como textos, revistas, documentos, etc.
SUBSISTEMA DE OBJETIVOS Y VALORES:
- SEGURIDAD: Antes, durante y después del viaje en cada bus y terminales terrestres.
- PUNTUALIDAD: En las salidas de origen y llegadas de destino de nuestras unidades.
- RESPETO: Con una atención cortés y amable a nuestros usuarios.
- TRABAJO EN EQUIPO: Basados en coordinación y comunicación vertical y horizontal.
- HIGIENE: Por respeto a los usuarios en los buses, terminales y personal uniformado.
SUBSISTEMA TÉCNICO:
Poseemos una flota de Buses cómodos y seguros que se orientan a los servicios: Ejecutivo VIP, Especial y Comercial, con salidas diarias, de la Ciudad de Huancayo a distintos Destinos del Centro del Perú.
SERVICIO EJECUTIVO VIP:
- Bus de 2 pisos, de año de fabricación 2011, Marca Scania.
- Primer Nivel / Asientos Bus Cama.
- Segundo Nivel / Asientos Sofá Cama.
- Cinturones de segundad en todos los asientos.
- Rastreo satelital constante vía GPS. de video internas (control de pasillos),
- Baño con tratamiento químico.
- Viaje directo.
- Video Abordo, con películas de estreno.
- Música ambiental.
- Aire acondicionado y calefacción.
SERVICIO ESPECIAL:
- Buses de 2 pisos y Panorámico.
- Asientos Semicama.
- Asientos reclinables.
- Cinturones de segundad en todos los asientos.
- Rastreo satelital constante vía GPS.
- Un baño con tratamiento químico.
- Video Abordo, con películas de estreno.
- Alimentación en Restaurantes Afiliados.
- Acondicionado y calefacción.
SERVICIO COMERCIAL:
- Asientos anatómicos Semicama.
- Cinturones de seguridad en todos los asientos.
- Rastreo satelital constante vía GPS.
- Video Abordo, con películas de estreno.
- Música ambiental.
- Alimentación en Restaurantes Afiliados.
- Aire acondicionado y calefacción.
- Luz individual de lectura.
SUBSISTEMA ESTRUCTURAL
RESPONSABILIDADES DE LOS CONDUCTORES:
CRITERIOS FUNDAMENTALES A TOMAR: Dado la alta responsabilidad que demanda esta profesión, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
1. Lo recomendable es que el estado psicofísico del conductor profesional al comenzar su Jornada Laboral, sea el adecuado: Bien Descansado, Buena Alimentación, Estado Anímico Positivo, etc. Si presenta déficit en este aspecto, se ha de tomar en cuenta que su rendimiento no va a ser el esperado ya que su desempeño va a estar sujeto a mayor estrés y nesgo.
Asimismo antes de que iniciaran su jornada laboral de conducción, es muy importante el control de consumo de alcohol y/o alucinógenos.
2. El tomar conciencia del propio estrés del conductor, es el primer paso para intentar una solución. Debe saber regular sus actividades extra laborales para no sobrecargar su capacidad de rendimiento. Evitar conducir innecesariamente fuera de su horario reglamentario (D.S. 017-2009-MTC y sus Modificatorias; 10 horas discontinuas de conducción, en un período de 24 horas del día, tolerancia máxima de 30 minutos).
3. Tratar de tener un espacio de esparcimiento, disfrutar del aire libre, compartir momentos agradables en compañía de su familia o amigos.
Estos hábitos le darán calidad a su desempeño laboral. Su vida y la de los pasajeros que traslade, correrán menos riesgo. Su familia quedará más tranquila si se dirige a su lugar de trabajo, relajado, descansado y de buen humor. Es parte también de nuestra Política como Empresa, el realizar Reuniones de Confraternidad mensuales como: 08 de Enero, 01 de Mayo, 2o Domingo de Mayo, 3o Domingo de Junio, 28 de Julio, 30 de Agosto, 19 de Octubre (Aniversario), 01 de Noviembre y 25 de Diciembre.
4. Es muy importante tomarse el tiempo necesario antes de comenzar su recorrido habitual para chequear que todo esté en buenas condiciones - Supervisión técnica del vehículo (Mantenimiento Preventivo de Buses, en Taller Mecánico afiliado), sobre todo el estado mecánico del vehículo que tenga que conducir y no tenga que enfrentarse con imprevistos que puedan ser evitados. Al trasladar a los pasajeros debe procurar recibir y transmitir la información necesaria antes de comenzar a conducir. Las recomendaciones de rutina, que tienen que ver con la segundad, es bueno tenerlas a la vista en carteles adecuados (Por Favor No Fume... Use el Cinturón de Seguridad... No Distraiga innecesariamente al Conductor...
Etc.). Ante el mínimo inconveniente que presente el pasajero y que indefectiblemente requiera de la intervención del conductor, conviene detener el vehículo, en un lugar adecuado, hasta tanto se resuelva la situación.
5. Finalmente, todo conductor es responsable por el cumplimiento de todas obligaciones que señala la Legislación vigente en materia de Transporte y Tránsito. Como es el Reglamento Nacional de Administración de Transportes, D.S. N° 017-2009-MTC y Modificatorias, y el Nuevo Código de Tránsito, D.S. N° 016-2009-MTC.
RESPONSABILIDADES DE LA TRIPULACIÓN DEL VEHÍCULO.
El servicio que prestamos en todas nuestras rutas de nuestra empresa, es sólo bajo la modalidad del servicio estándar, por tanto no se requiere más apoyo que los Conductores a cargo de la Unidad Vehicular.
Dentro de las funciones y responsabilidad específicas a cumplir de manera estricta, por parte de la tripulación que la compone por cada vehículo, están los siguientes:
Que de acuerdo al Título IV - Condiciones de Operación, y a su artículo 42° de las Condiciones Específicas de Operación que se deben cumplir de MANERA OBLIGATORIA por parte del Transportista y los Conductores, para prestar servicio de transporte público de personas, bajo la modalidad de
transporte regular de ámbito nacional de acuerdo al Reglamento Nacional de Administración de Transportes, por D.S. N° 017-2009-MTC y sus Modificatorias, son las siguientes:
• La Prohibición de transportar armas de fuego o material punzocortante y/o productos inflamables, explosivos, corrosivos, venenosos o similares.
• Embarcar y desembarcar a los usuarios dentro del área establecida del Terminal Terrestre, Estación de Ruta, y en los Paraderos de Ruta cuando corresponda.
• En los paraderos de ruta, no se puede ofertar, ni vender pasajes a viva voz, siendo el tiempo máximo de permanencia de un vehículo en el mismo no mayor de tres (3) minutos en los paraderos de ruta situados en la red vial y dos (2) minutos en los paraderos de ruta situados en vías urbanas. Estos tiempos máximos de permanencia pueden ser acortados por la autoridad competente o la PNP si por cualquier razón, ello fuere necesario.
• Elaborar por cada servicio una Hoja de Ruta conteniendo la hora de inicio y fin del servicio, el nombre de los conductores y los cambios de turno en la conducción y cualquier otra incidencia ocurrida durante el servicio que un usuario desee reportar.
• Antes de iniciar el servicio, instruir a los usuarios, a través de la tripulación del vehículo, empleando medios visuales o de otra naturaleza, respecto de la modalidad de servicio, el destino final, las escalas comerciales, las medidas de seguridad a observar, la necesidad de utilizar el cinturón de seguridad y que dañarlos o sustraerlos constituye delito. También se informará acerca de las prestaciones que recibirá durante el viaje, las salidas de emergencia, la hora probable de arribo a destino y en general toda otra información que el transportista considere relevante.
• Transportar el equipaje, bultos, paquetes y/o mercancías por usuario, debidamente acondicionados en la bodega del vehículo y en los portaequipajes ubicados en el salón del vehículo, por ninguna razón está permitido ubicar paquetes, equipajes, bultos, encomiendas u otros en el pasadizo del salón del vehículo u obstaculizando las puertas o salidas de emergencia del vehículo, ni en su exterior, salvo el caso extraordinario de
los vehículos que actualmente cuentan con parrilla.
• No transportar usuarios en la cabina del conductor o en la litera prevista para su descanso. La cabina del conductor solo puede ser utilizada por el conductor y la tripulación del vehículo.
• No permitir que un adulto y un menor de más de cinco (5) años de edad compartan el mismo asiento. Los menores de más de cinco (5) años de edad, deben ocupar su propio asiento.
• Transportar encomiendas, giros, valores y correspondencia, contando con la autorización respectiva, conforme a las normas sobre la materia.
• Verificar que los usuarios del servicio de transporte no lleven consigo armas de fuego o material punzo cortante, inflamables, explosivos, corrosivos, venenosos o similares. Esta verificación podrá ser delegada por el transportista en el titular u operador de la infraestructura complementaria de transporte, debiendo existir medio probatorio que así lo acredite.
• Sólo transportar usuarios sentados, en cantidad igual a la de asientos indicado por el fabricante.
• Por excepción, en el servicio estándar de transporte de personas de ámbito provincial, se podrán transportar usuarios de pie en vehículos que así lo permitan, en estos casos, en el mismo deberá señalarse el número máximo de usuarios que pueden ser transportados en el vehículo de pie y sentados.
• Contar con dos (2) conductores, cuando el tiempo de viaje sea superior a cinco (5) horas en el horario diurno o cuatro (4) en el horario nocturno, debiéndose cumplir además lo previsto en el numeral 29.2 del presente Reglamento. Para efectos del cálculo del tiempo de viaje se considerara de manera conjunta los servicios de transporte de ámbito nacional que son sucedidos por servicios de ámbito regional de manera continua.
La duración acumulada de jornadas de conducción no deberá exceder de diez (10) horas en un periodo de 24 horas.
PERSONAL DE VENTAS (BOLETERÍAS):
Dentro de las funciones y responsabilidades a cumplir de manera estricta, por parte del personal de Ventas (Boleterías) que la componen por cada Oficina a Nivel Nacional de Nuestra Empresa Ticllas; son las siguientes:
Asimismo, que de acuerdo al Título IV - Condiciones de Operación, y a su artículo 42° de las Condiciones Específicas de Operación, se deben cumplir de Manera Obligatoria por parte del Transportista (Específicamente por parte del Personal de Ventas/Boleterías), para prestar servicio de transporte público de personas, bajo la modalidad de transporte regular de ámbito nacional de acuerdo al Reglamento Nacional de Administración de Transportes, por D.S.
N° 017-2009-MTC y sus Modificatorias.
Que en mención a lo estipulado en los numerales citados, del Reglamento Nacional de Administración de Transportes, por D.S. N°. 017-2009-MTC y sus Modificatorias: queda establecido:
• La prohibición derivada de la Ley N° 28950 y su Reglamento de vender boletos, a menores que no se identifiquen con su Documento Nacional de Identidad (DNI.) o Partida de nacimiento y que no porten su Autorización de Viaje cuando corresponda.
• La disposición que obliga a los niños mayores de cinco (5) años a viajar en su propio asiento y pagar su pasaje.
• Expedir un comprobante de pago por cada usuario.
• Elaborar por cada servicio un Manifiesto de Usuarios, en el que se registra la relación de personas transportadas.
• No permitir que un adulto y un menor de más de cinco (5) años de edad compartan el mismo asiento. Los menores de más de cinco (5) años de edad, deben ocupar su propio asiento.
• No vender boletos de viaje para menores de edad que no sean identificados con su Documento Nacional de Identidad o Partida de Nacimiento y que no cuenten con Autorización de Viaje de ser el caso, cuando corresponda.
Por lo cual, se puede deducir que; Todo menor de edad, mayor de 5 años debe
contar con su propio boleto y antes de expedirse el boleto debe Exigirse Necesariamente la presentación del DNI o Partida de Nacimiento y consignar en el Manifiesto de Pasajeros. Asimismo, en caso que el menor vaya viajar sólo o acompañado de terceras personas que no son sus padres, también debe exhibir el adquiriente del boleto la Autorización de Viaje. Esta autorización de viaje, está constituida por el Permiso Notarial de viaje, establecido en el artículo 94° de la Ley del Notariado, modificada por la Ley N° 28580, para cuyo otorgamiento basta con la autorización de uno solo de los padres.
Asimismo se ha de expedir un comprobante de pago por cada usuario y elaborar por cada servicio un manifiesto de usuarios, en el que se registran la relación de personas transportadas.
En conclusión, el menor de edad puede viajar al interior del país, Obligatoriamente:
- Con su Identificación, y con uno de sus Padres.
- Con su Identificación, y una tercera persona, pero con Permiso Notarial de Viaje.
- Con su Identificación, sólo y con el Permiso Notarial de Viaje, establecido en el artículo 94° de la ley del Notariado, modificada por la Ley N° 28580.
- Si es embarcado por sus padres, igualmente necesita llevar su Identificación y el Permiso Notarial de Viaje.
PERSONAL DE MANTENIMIENTO:
Dentro de nuestra empresa, el Responsable del Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Nuestra Flota Vehicular, es el Gerente de Operaciones; velando el cumplimiento del mantenimiento preventivo y correctivo de todas nuestras unidades de transporte.
El mantenimiento abarca un conjunto de actividades para mantener y recuperar la situación ideal, así como la determinación y evaluación de la
situación real de un sistema por medios técnicos, de nuestros vehículos.
Estas medidas contienen actividades de:
• Conservación.
• Inspección.
• Reparación.
El Responsable de Mantenimiento, basado en las Políticas y Objetivos del Mantenimiento; Es el encargado de planear el funcionamiento de la Organización de Mantenimiento tanto Preventivo como Correctivo. Este proceso de planificación comienza luego de finalizar el establecimiento de los objetivos.
La Responsabilidad Específica de la Gestión del mantenimiento en todos los niveles incluye:
• La Organización del Mantenimiento; Que tipo de Estructura Organizacional es empleada: En Nuestra Empresa, abarca una Organización de Jerarquías (Tipo Vertical), en coordinación con las Gerencias de Línea (Tipo Horizontal): Que para el logro de nuestros objetivos y metas trazadas como empresarios en el rubro de transporte de pasajeros a nivel nacional, el método directo, es que las relaciones entre Gerencias y Niveles Jerárquicos, deberán de interactuar de manera constante, a fin de desarrollar nuestras actividades cotidianas de manera eficiente, es por ello que nuestra organización está estructurada de la siguiente manera.
Junta General de Accionistas, Directorio, Gerente General, Sub Gerente y Gerentes de Línea: Gerencia de Recurso Humano, Gerencia Contable Financiero, Gerencia Administrativa, Gerencia de Operaciones y Gerencia de Prevención de Riesgos y Oficinas).
Organización: Sociedad Anónima Cerrada, compuesta por 09 Socios Accionistas, constituida con el aporte de Bienes Dinerarios y No Dineros.
Cómo están organizados para el mantenimiento de flota: Está a cargo del Gerente de Operaciones, bajo la responsabilidad directa del jefe de Mantenimiento, para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los
Buses de nuestra Empresa.
Cuándo son nombrados tales cargos: Con nombramiento y revocatoria cada 3 años, según acuerdo en Junta General de Accionistas de nuestra Empresa.
• Mano de Obra, Fuerzas y Tipos; Sea mano de obra propia o externa de la empresa: Según la realidad de nuestra empresa, por ahora se está trabajando bajo la Modalidad de Terciarización (Outsourcing), en el Mantenimiento General de los Buses de la Empresa (Contrato de Locación de Servicios por Mantenimiento Mecánico de nuestra Flota Vehicular), bajo la SUPERVISIÓN a cargo de la Gerencia de Operaciones.
• Recursos; Qué y Cuánto: Herramientas, Materiales, etc. en Taller Mecánico Externo.
• Planes de Mejora de Instalación: Se proyecta contar con Taller Mecánico propio de 1 '500 m2, a inicios del año 2012, en la Ciudad de Huancayo.
• Cómo será financiado el mantenimiento: Con Presupuesto Corriente, Recursos propios, Etc.
• El presupuesto, con todas sus diferentes categorías.
ADMINISTRACIÓN:
A través de la persona encargada de Operaciones y/o Prevención tiene por función la evaluación, el diseño de medidas, la utilización de equipos, etc., en Pro de la Prevención de Accidentes.
La Empresa es una organización compuesta por personas, que analizadas desde un punto de vista preventivo están poniendo en nesgo su bien más preciado: La Salud. En consecuencia, dentro de la actuación preventiva, a diferencia de otras actuaciones técnicas de la empresa, existe un componente humano muy importante. A su vez, la prevención se encarna dentro de la organización junto con conceptos de interrelaciones personales y laborales complejas que van a afectar a todas las partes implicadas. Asimismo, dentro de las facultades de la GERENCIA ADMINISTRATIVA de nuestra Empresa, está la de brindar Charlas Informativas y Capacitaciones constantes a nuestros
Personales de Ventas y/o Atención al Cliente de la diferentes oficinas, a fin de desarrollar nuestras actividades económicas de servicio de transporte con total normalidad en fiel cumplimiento a las normas emanadas por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones y Otras Entidades fiscalizadoras. Evitando a ser sancionados por los incumplimientos a las condiciones de acceso y permanencia en la prestación del servicio de transporte.
3.2.3. ELABORACIÓN DE LA MATRIZ FODA.
Para el análisis tanto interno como externo se utilizó la Matriz FODA, herramienta que nos ayudó a determinar si la Organización está capacitada para desempeñarse en su medio. La formulación de estrategias se analiza como temas de investigación próximos, dentro de esta empresa, debido a que los objetivos del presente trabajo está orientado al diseño de un sistema de información en el área Operativa de la empresa de transportes TICLLAS S.A.C.
• FORTALEZAS:
Capacidad intuitiva para gestionar la empresa.
Experiencia en Gestión de empresas e transportes.
Ubicación estratégica adecuada.
Buses modernos.
Visión estratégica empresarial.
Se ofrecen servicios especializados.
Pasajes al alcance de los bolsillos.
• OPORTUNIDADES.
Apoyo de asesores, especializados en administración de empresas y practicantes de la misma rama.
Priorización y aceptación de la importancia de un departamento de marketing en la empresa.
Innovación en los cursos y carreras que se ofrecen.
Generar alianzas estratégicas.
Búsqueda y diseño de un sistema de información.
• DEBILIDADES
Documentos de gestión desactualizados.
Falta de una comunicación adecuada y la falta de cumplimiento de la autoridad y responsabilidad.
Infraestructura con ambientes poco adecuados.
Carencia de materiales educativos.
Carencia de personal capacitado.
Mala atención al cliente.
• AMENAZAS:
Gran descuido al recurso más importante en la empresa, el recurso humano.
El Incremento de competencia en el mercado.
Elevado costos en los medios de comunicación más efectivas para la publicidad.
Perdida de la credibilidad de los clientes por los servicios inadecuados.
