Universidad Nacional del Centro del Perú
Unidad de Posgrado de Facultad de Contabilidad
Ejecución presupuestal en las contrataciones del Estado en universidades de gestión pública de la
región central del país
Pacheco Baldeón, Amelia Lucía
Huancayo
2019
CARATULA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ ESCUELA DE POSGRADO
UNIDAD DE POSGRADO DE FACULTAD DE CONTABILIDAD
TESIS
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL EN LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO EN UNIVERSIDADES DE GESTIÓN PÚBLICA DE LA
REGIÓN CENTRAL DEL PAÍS
PRESENTADA POR:
AMELIA LUCÍA PACHECO BALDEÓN
PARA OPTAR AL GRADO ACADÉMICO DE:
MAESTRA EN CONTABILIDAD MENCIÓN: AUDITORÍA INTEGRAL
Huancayo - Perú
2019
ASESOR:
Dr. ALIPIO MENDOZA MOZO.
DEDICATORIA
A mis queridos padres Margarita y Florentino, por estar conmigo, por enseñarme a crecer, por apoyarme y guiarme, por ser las bases que me ayudaron a llegar hasta aquí.
A mis hermanos Nerida, Nelsa, Edgar, Vilma, Rosaura, Sofía, Alina y Esther por toda la ayuda que me brindaron y por estar en todo momento tan importante de mi vida.
A mis hijos Nicolás Eduardo y Diana Carolina (+) que es el motivo y razón de mi vida, que me ha llevado a seguir superándome, quien en los momentos difíciles me dio compresión y cariño.
A mi esposo Luis Enrique,
En el camino encuentras personas que iluminan tu vida que, a través de sus consejos, de su amor, y paciencia me ayudo a concluir esta meta.
AGRADECIMIENTO
A Dios y la Virgen María por cada nuevo día.
A los docentes que compartieron sus conocimientos, sus experiencias y consejos, de la maestría de Contabilidad con mención en Auditoria Integral:
Dr. Luis Ernesto Tapia Lujan, Dr. Waldemar José Cerrón Rojas, M.Sc. Oscar Beltran Roncal, M.Sc. Alex Cuzcano Cuzcano, Dr. Cesar Pariona Colonio, Dr. Eleazar Mendoza, Dr.
Miguel Huaringa Sánchez, Mg. Oswaldo Meza Santivanez y Mg.
Juan Espinoza Montes.
A todos ellos por sumergirnos en el maravilloso mundo de la Auditoria Integral y la Investigación.
ÍNDICE GENERAL
CARATULA ... i
ASESOR: ... ii
DEDICATORIA ... iii
AGRADECIMIENTO ... iv
ÍNDICE GENERAL ... v
ÍNDICE DE TABLAS ... vii
ÍNDICE DE FIGURAS ... viii
RESUMEN ... ix
ABSTRACT ... x
INTRODUCCIÓN ... xi
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1 Antecedentes o marco referencial ...15
1.2 Bases teóricas y conceptuales ...20
1.2.1 El Sistema de Presupuesto...20
1.2.2 El Sistema de Abastecimiento ...30
1.2.3 Factores limitantes de la ejecución ...34
1.3 Definición de términos básicos (MEF, 2015) ...39
1.4 Hipótesis de investigación ...49
1.5 Operacionalización de las variables ...49
CAPÍTULO II DISEÑO METODOLÓGICO 2.1 Tipo y nivel de investigación ...52
2.1.1 Tipo de investigación ...52
2.1.2 Nivel de investigación ...54
2.2 Métodos de investigación ...54
2.2.1 Método descriptivo ...54
2.2.2 Método inductivo ...54
2.2.3 Método analítico sintético ...55
2.3 Diseño de la investigación ...55
2.4 Población y muestra ...56
2.4.1 Población ...56
2.4.2 Técnica de muestreo ...58
2.5 Técnicas e instrumentos de recopilación de datos ...58
2.5.1 Técnica de revisión documentaria ...58
2.5.2 Técnica de verificación de información electrónica ...58
2.6 Técnica de procesamiento de datos ...59
2.6.1 Plan procesamiento de información ...60
CAPITULO III ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS 3.1 Análisis e interpretación de la información ...61
3.1.1 Análisis histórico de situación de la Universidades estatales de la región central ...61
3.1.2 Análisis formulación Presupuestal de la Universidades estatales de la región central ...63
3.1.3 Análisis ejecución Presupuestal de la Universidades estatales de la región central ...70
3.1.4 Análisis de los procesos de contratación de la Universidades estatales de la región central ...76
3.2 Discusión de los resultados ...80
CONCLUSIONES ...88
RECOMENDACIONES ...90
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...91
ANEXOS ...95
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Matriz de consistencia ...50
Tabla 2 Diseño metodológico ...51
Tabla 3 Muestra ...57
Tabla 4: Evolución histórica de la Universidades ...62
Tabla 5: Programas de estudio y población estudiantil ...64
Tabla 6: Presupuesto Institucional de apertura (PIA) ...65
Tabla 7: PIA por fuentes de financiamiento ...67
Tabla 8: Presupuesto institucional modificado según fuentes ...69
Tabla 9: Compromiso anual por fuente de financiamiento ...71
Tabla 10: Certificación presupuestal por fuentes de financiamiento...72
Tabla 11: Devengado por fuente de financiamiento ...74
Tabla 12: Girado según fuentes de financiamiento ...75
Tabla 13: Procesos de selección según tipos de procesos ...77
Tabla 14: Buena Pro según tipos de proceso de selección ...78
Tabla 15: Buena pro según tipos de contratos ...79
ÍNDICE DE FIGURAS
FIGURA 1. Población estudiantil según años académico ...63
FIGURA 2. PIA por programas presupuestales en porcentajes ...66
FIGURA 3. PIA Según fuentes de financiamiento en números ...67
FIGURA 4. PIA Según fuentes de financiamiento en porcentajes ...68
FIGURA 5. PIM Según fuente de financiamiento en números ...69
FIGURA 6. PIM Según fuentes de financiamiento en porcentajes ...70
FIGURA 7. Compromisos anuales en porcentajes ...71
FIGURA 8. Certificación Presupuestal ...73
FIGURA 9. Devengado presupuestal ...74
FIGURA 10: Girado por fuente de financiamiento ...76
FIGURA 11. Otorgamiento de la Buena Pro por tipos de procesos ...79
FIGURA 12. Otorgamiento de la buena pro según tipos de procesos ....80
RESUMEN
Este trabajo de investigación tiene como objetivo Identificar el proceso de ejecución presupuestal de acuerdo a las contrataciones ejecutadas por la Universidades de gestión pública de la región central del Perú en el año 2018, a través de las normas presupuestales y del proceso de contrataciones del Estado.
Para ello se ha optado por utilizar la investigación sustantiva, que responde al problema siguiente: ¿Cómo se viene dando la ejecución presupuestal en el proceso de contrataciones del Estado en las universidades de gestión pública de la Región Central del país? Para ello se ha utilizado como diseño de investigación el no experimental de corte transversal, de carácter descriptivo- explicativo. El recojo de información consistió en recuperar información de los sistemas informáticos utilizado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) y el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), que ha permitido identificar los procesos que se llevan a cabo todas las universidades de gestión estatal. Se ha utilizado como muestra, todos los procesos de contrataciones que han realizado las universidades durante el año 2018, recuperadas del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE) las contrataciones efectuadas del Sistema de Integrados de Administración Financiera (SIAF).
Para el análisis de los datos de han elaborado cuadros estadísticos y gráficos descriptivos; esto ha permitido determinar que cada universidad adopta sus procesos y ejecuciones, que difieren sustancialmente unas de otras;
asimismo se determinó que cada universidad es una realidad diferente, teniendo algunos presupuestos que no pudieron ejecutarse y otros, tienen dificultades para la ejecución, y casi todos no han ejecutado al 100% sus presupuestos atribuyéndose a muchos factores, siendo el indicador predominante el factor institucional, por tener procesos engorrosos y no contar con personal idóneo, con conocimientos de normas del Estado que rigen los procesos.
Palabras claves: Presupuesto, ejecución presupuestal, procesos de selección de contrataciones.
ABSTRACT
This research work aims to identify the budget execution process according to the contracts executed by the Public Management Universities of the central region of Peru in 2018, through budgetary regulations and the state hiring process. To this end, it has been decided to use substantive research, which responds to the following problem: How has the budget execution been taking place in the process of contracting the state in the public management universities of the Central Region of the country? using the design of non- experimental cross-sectional research, descriptive-explanatory. The collection of information consisted of retrieving information from the computer systems used by the Ministry of Economy and Finance (MEF) and the Supervisory Agency of State Contracting (OSCE), which has allowed identifying the processes that are carried out all universities of state management. It has been used as a sample, all the contracting processes that the universities have carried out during 2018, recovered from the Electronic Contracting System of the State (SEACE) the contracts made from the Integrated System of Financial Administration (SIAF).
For the analysis of the data they have prepared statistical tables and descriptive graphs; this has allowed to determine that each University adopts its processes and executions, which differ substantially from each other; It was also determined that each university is a different reality, having some budgets that could not be executed and others, have difficulties for execution, and almost all have not 100% executed their budgets attributing to many factors, with the predominant indicator being the institutional factor , for having cumbersome processes and not having suitable personnel, with knowledge of state norms that govern the processes.
Keywords: Budget, budget execution, recruitment selection processes.
INTRODUCCIÓN
El Sistema de Contrataciones del Estado ha sufrido muchos cambios en los últimos años desde su lanzamiento, con la finalidad de adecuarse a los requerimientos de las diversas Unidades Ejecutoras (UE) que están dispersas a nivel nacional en las instituciones del sector público.
La investigación se centra principalmente en la gestión que se ejecuta o desarrolla en las Universidades Nacionales de la región Centro del país en los últimos años. Estas instituciones públicas del sector educación tienen o presentan entre otros los siguientes problemas:
No se desarrolla en forma precisa y explícita los requerimientos, desconocimiento de las diversas normas que regulan el Sistema de Contrataciones del Estado y que están relacionadas con la elaboración de los expedientes de contratación, los actos preparatorios y procedimientos de selección.
Existen deficiencias en la elaboración de las bases para los diversos procesos de selección y que no tienen coincidencia con los estudios de posibilidades de mercado.
No se definen bien las características y condiciones en las que se requieren los productos o servicios. Tampoco se señalan los plazos y lugares de entrega en forma precisa, es muy ambiguos estos aspectos.
En cuanto a la calidad de los productos, no se exige la certificación por la norma ISO para los productos que se adquieren lo que pone en tela de juicio la calidad de los productos.
Con relación a los límites mínimos y máximos de las propuestas económicas. Para el límite mínimo, debe tenerse en cuenta concretamente sobre el redondeo, en el sentido que el límite mínimo se redondea hasta el segundo decimal inmediato superior.
Como podemos notar existen muchos problemas que aunados a la falta de personal especializado y con experiencia comprobada en el conocimiento del Sistema de Contrataciones del Estado, hacen que los resultados de la gestión presupuestal no sea el deseado. En muchos de los casos no se logra el cumplimiento total de los objetivos presupuestales propuestos y tampoco se logra completar la ejecución presupuestal en su totalidad.
La presente investigación, tiene como propósito el análisis de la ejecución presupuestal de las universidades públicas de la región central del Perú, como consecuencia de los procesos de contratación de bienes y servicios en el cumplimiento de sus metas presupuestales.
Para el sistema universitario, se presenta un modelo de gestión pública, en cuyas actividades de soporte se realizan las contrataciones en sus diferentes modalidades de selección, con sus respectivos procesos y con adjudicaciones que otorgan como en todas las entidades públicas, la variabilidad necesaria para la contratación de los bienes y servicios de acuerdo al requerimiento de las áreas usuarias, en número y calidad suficientes para cumplir con sus necesidades. En ese proceso, generalmente, ocurren deficiencias en las que se presentan diversos factores que tienen como efecto la existencia de retrasos, paralizaciones, suspensiones, además de suspensiones de procesos, las cuales repercuten en la ejecución presupuestaria; o que las ampliaciones de plazos, adicionales u otros aspectos de la ejecución de obras hacen que se requiera mayor disponibilidad presupuestal haciendo que sus gastos sean mayores.
Por otro lado, en relación a los ingresos, es decir a los Recursos generados por la entidad (RDR) estas, no cubren las expectativas para atender los requerimientos, a pesar de esta situación, las entidades no optimizan sus gastos de manera razonable, todo esto, debido a las deficiencias de intervención de las áreas involucradas en estos procesos, como la falta de planificación, organización, dirección y el deficiente uso de los instrumentos de gestión como el Plan Operativo Institucional, que es una herramienta que sirve para la identificación de los objetivos institucionales, lo establecido en el Plan Estratégico Institucional y sobre todo, que no están alineados a los techos presupuestales, es decir que existe un divorcio entre Presupuesto inicial de apertura que es un instrumento operativo para el corto plazo en el que se asignan recursos públicos, en el que se configuran los ingresos y egresos para orientar el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales a través de la ejecución de actividades y proyectos. Igualmente, no están en relación con el Plan anual de contrataciones, en el que están considerados todos los procesos de selección, como las licitaciones, concursos públicos, y procesos de contrataciones en sus diversas modalidades, que la entidad va a ejecutar durante
un ejercicio presupuestal, en el que se señalan los lineamientos de acción, se señalan las metas y objetivos que se pretenden alcanzar en el periodo establecido.
Todos estos documentos de gestión intervienen en el fortalecimiento de las contrataciones en las entidades públicas, determinando los parámetros, lineamientos, normas y reglas, que permiten el logro de metas y objetivos programadas en la ejecución del gasto para la contratación de bienes servicios y obras.
En función a esta problemática descrita y de acuerdo a sus características se formuló el problema de investigación en los siguientes términos:
Problema general:
¿Cómo se viene dando la ejecución presupuestal en el proceso de contrataciones del Estado en las universidades de gestión pública de la Región Central del país?
Problemas específicos:
a. ¿Cuál es el resultado de la ejecución de la gestión presupuestal en el proceso de contrataciones en las universidades de gestión pública de la Región Central del país?
b. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento de la ejecución de los procesos de contrataciones en las universidades de gestión pública de la Región Central del país?
c. ¿Cuál es el estado de la ejecución presupuestal en las universidades de gestión pública de la Región Central del país?
Por todo ello, los objetivos formulados para la investigación fueron:
Objetivo general
Identificar el proceso de ejecución presupuestal en el proceso de contrataciones del Estado en las universidades de gestión pública de la región central del país – año 2016.
Objetivos específicos
a. Describir los resultados de la ejecución presupuestal en el proceso de contrataciones del Estado en las universidades de gestión pública de la Región Central del país.
b. Determinar el nivel de ejecución de los procesos de contrataciones del Estado en las universidades de gestión pública de la Región Central del país.
c. Determinar el estado de ejecución presupuestal, en las universidades de gestión pública de la Región Central del país.
Para el logro de los objetivos de la investigación se recurrió a fuentes primarias y secundarias, las mismas que fueron obtenidas de las memorias y estadísticas de las universidades públicas consideradas en el estudio:
Universidad Nacional del Centro del Perú, Universidad Nacional de Huancavelica, Universidad Nacional Hermilio Valdizán, Universidad Nacional Daniel Alcides Carrión; además de la información colgada en los los módulos informáticos del SEACE y el SIAF.
La información obtenida fue procesada y analizada, contando con el apoyo de la hoja de cálculo Excel 2010, por lo que se presenta en tablas y figuras que ayudan a comprender los resultados.
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1 Antecedentes o marco referencial
Antecedentes Internacionales
Armas (2016), en su tesis: La ejecución presupuestaria y las adquisiciones de bienes y servicios a través del portal de compras públicas del Centro de Investigación Científica de la Universidad Técnica de Ambato, plantea como problemática de ejecución presupuestal baja, por insuficiente número personal, a la alta rotación de funciones, en los procesos de contrataciones, así como, la demora en la asignación presupuestal y al número alto de procesos, por lo tanto tienen una mínima ejecución presupuestal, por no contar con suficiente personal calificado y el cambio de funcionario en el proceso de compras públicas muy frecuente, también el excesivo tiempo para la aprobación del presupuesto y contar con un número elevado de procesos en las contrataciones; ante estos problemas se identificó los factores que retrasan la ejecución de gastos y tienes saldos disponibles no ejecutados, también los instrumentos de gestión no fueron evaluados como es Plan de Compras (PAC) y el Plan operativo (POA), razón por lo que determinó la existencia de diversos factores que generaron retraso en la ejecución presupuestal, tales como el factor político y los recursos humanos por contar con mínimo personal y sin especialización en el área de logística.
Utilizó una investigación mixta, con un nivel exploratorio, utilizando una muestra compuesta de 45 sujetos. Concluye que se debe implementar proceso de compras públicas con finalidad de agilizar los procedimientos y optimizar los recursos financieros adecuadamente.
Miranda (2006) desarrollo un trabajo de investigación llamado Control Presupuestal de Ingresos y egresos en Proyectos de vivienda en una organización no Gubernamental (ONG): concluye que tienen variaciones significativas por no tener un control adecuado del presupuesto y esto genera un riesgo financiero y no podrán cumplir con las metas establecidas relacionado a operaciones técnicas de construcción, de adquisición, distribución y
cuantificación de materiales, control de costos de construcción y tiempo de ejecución en consecuencia esto provoca una contingencia financiera. Los procedimientos establecidos, además de no estar adecuadamente definidos, generan variaciones tanto positivas como negativas, lo que generan algunos riesgos financieros, cuyas debilidades, deben ser asumidos por la entidad.
Antecedentes Nacionales
Domínguez (2016) en su tesis sobre Análisis descriptivo de la problemática de las contrataciones estatales en el Marco del Sistema de Abastecimiento Público, parte de los problemas de la programación, los actos preparatorios, el proceso de selección y la ejecución contractual, en el que señala que por desconocimiento de los que procesan la información y los integrantes de los comités especiales que en la debilidad más saltante en los proceso de contratación; en la determinó que la problemática existe en las áreas técnicas que elaboran sus requerimientos con un desconocimiento del procedimiento de contrataciones con el estado, no tiene conocimiento de las directivas para la elaboración de los términos de referencia en la contratación de un servicio y las especificaciones técnicas en el caso de bienes sobre los procesos de contratación; es decir, desconoce cómo programar y elaborar su requerimiento y, adicionalmente, los miembros del comité especial no se encuentran preparados para la elaboración de las bases; del segundo se detalló que en la etapa de proceso de selección los miembros del comité especial priorizan sus funciones del área al que corresponden, en vez de las funciones adicionales asignadas y existe demora en adjudicar oportunamente los procesos de selección; del tercero las entidades no cuentan con un sistema adecuado de seguimiento de la ejecución contractual y existe una inadecuado procedimientos de los actos preparatorios y procesos de selección que conllevan a que el requerimiento no son los adecuados a lo solicitado y garantice las expectativas del área usuaria.
Para a ello se planteó como objetivo identificar y precisar los factores que originan las problemáticas en la fase programación y actos preparatorios en las contrataciones públicas, teniendo en cuenta que existe una vinculación directa entre las fases de contrataciones con la ejecución presupuestal; la metodología usada fue de nivel descriptivo, con un enfoque cuantitativo y diseño descriptivo-
comparativo; la muestra estuvo constituida por funcionarios y servidores de los Órganos Encargados de las Contrataciones (OEC) y Áreas Usuarias de 42 entidades públicas de Lima Metropolitana. La investigación responde a la pregunta siguiente: ¿Cuál es el motivo principal por el cual las entidades del sector público no ejecutan el 100% de su presupuesto?, Concluyeron que la demora es al comienzo del proceso de contrataciones es decir formular los requerimientos, aprobación de bases hasta convocatoria, también se observó que existe otras deficiencias las entidades del estado no elaboran un plan estratégico que articulen los procesos de requerimiento hasta la culminación del contrato, insuficiencia de personal con la formación en las compras públicas;
razón por lo que se acordó que la fase programación y actos preparatorios deberá estar bien formulas y precisas, para mejorar la eficacia en las contrataciones del estado, por ende optimizar la ejecución del presupuesto por resultados.
Concluyo que tiene una estrecha y amplia relación con la investigación porque también determinaron el motivo por el cual las entidades no ejecutan el 100% de su presupuesto asignado es porque existen muchos retrasos en las fases de programación y actos preparatorios de los procesos de selección; razón por lo que sirve de fundamento para determinar si dentro de la dimensión institucional estos dos indicadores resultarán ser predominantes. También nos ayudan a comparar las fases de programación, selección y ejecución del contractual; como vemos la ejecución del contractual se vincula de manera directa con la ejecución presupuestal dado que se involucra con el registro de las fases compromiso, devengado, giro y pago.
El trabajo de tesis presentado por Oria Rojas (2017), ha tenido como objetivo la identificación de factores predominantes que generaban limitaciones en la ejecución del presupuesto en la SUNAT durante el año 2016. Fue un trabajo cualitativo, con información recogida de especialistas a través del Focus group, quienes explicaron las razones vinculadas al proceso de planificación, las acciones preliminares, a la convocatoria, a la ejecución de pagos, la concentración de los procedimientos administrativos, a la burocratización y otros factores. Se llevó a cabo el tipo de investigación sustantiva que respondió al problema: ¿Cuáles son los factores que limitan la ejecución presupuestal de
gastos? Eligió como diseño de investigación, el tipo transversal, no experimental, descriptivo-explicativo, con enfoque cuantitativo, de paradigma positivista; trabajó con una muestra intencional conformada por los servidores de la División de Gerencia financiera y los servidores del OEC. Utilizaron la técnica del Focus group y la encuesta. Se llega a la conclusión de que el factor limitante que sobresale en la ejecución del gasto en la SUNAT es de carácter institucional;
y otro factor determinante, son las convocatorias para los procesos de selección, así como el componente político de la centralización de la administración; como factor organizacional, el clima institucional; y, finalmente, el factor personal con escaso conocimiento sobre normativa de contrataciones del estado.
Romero Serafín (2017), ha realizado la tesis titulada: El gasto público y las adquisiciones de bienes y servicios en la municipalidad distrital de Amarilis, 2017, en la Universidad Privada de Huánuco, haciendo uso de información conceptual que lleva a contrastar con la realidad que se vive en el municipio distrital de Amarilis; cuyo objetivo general ha sido la determinación de como el gasto público repercute en la contratación de bienes y servicios. La investigación se ejecutó bajo el enfoque cuantitativo. El nivel de investigación, ha sido la descriptivo, en el que se han descrito las características de la aplicación de la ejecución presupuestal y las contrataciones del Estado, cuya información fue proporcionada por los colaboradores de la Gerencia de administración, así como de las sub gerencias, que están involucradas en el destino de los gastos y la contratación de bienes y servicios en el municipio distrital de Amarilis. En lo referente al diseño de la investigación se aplicó el diseño no experimental. El instrumento de recolección de datos ha sido la encuesta que se aplicó a una muestra estratificada de 17 trabajadores de la municipalidad distrital de Amarilis.
Una de las principales conclusiones de este trabajo de investigación ha sido, que el gasto público tiene influencia en la contratación de bienes y servicios del municipio del distrito de Amarilis durante el año 2017 y puede mejorar la calidad del gasto, utilizando como medios, los documentos de gestión, así como los procedimientos establecidos en las normas legales vigentes.
El trabajo de investigación realizado por Ramos Apaza (2016), ha estado relacionado con el (PAC) Plan Anual de Contrataciones, la aplicación de procesos de selección, que lleva a cabo el municipio provincial de Puno, cuyo
objetivo general planteado fue el de evaluar como impactan los requerimientos del usuario y en el presupuesto, fase de programación, que se plantea en el PAC de la municipalidad provincial de Puno; de igual manera, analizar sobre el impacto en la programación del presupuesto, teniendo en cuenta los requerimientos que realiza el área usuaria, considerando el Plan anual de contrataciones programado, para cuya ejecución se realizó una encuesta a los integrantes del (OEC) Órgano encargado de las contrataciones. Con el que se ha llegado a la conclusión, que el impacto de los requerimientos de los usuarios, así como del presupuesto resulta ser negativo para la programación del PAC.
Morales (2009), en su tesis: Debilidades en el Sistema de Control Interno en los Procesos de Contrataciones y Adquisiciones del Fondo de Bienestar de la Policía Nacional del Perú y sus efectos en los Estados Financieros, para la Universidad Nacional Federico Villarreal, tiene como conclusión la situación de los procedimientos de menor cuantía, la corrupción del sistema judicial y policial, así como, corrupción en el sistema electoral. Y mencionan que, existe probabilidad que los costos elevados que se relacionan con las licitaciones gubernamentales, que están relacionadas con las contrataciones de bienes servicios y obras, debido a las diferencias en el tratamiento remunerativos en los diversos niveles de gobierno, que generan descontento y estos procesos generan oportunidades para la aparición de los sobornos, las comisiones ilegales y otras formas de retribución con los proveedores. En esta investigación otras conclusiones son: el sistema de control interno es importante en los procesos de contrataciones y adquisiciones; la carencia de Programas de control interno afecta a las contrataciones y adquisiciones. La carencia de un manual de procedimientos, relacionados al registro de las operaciones de contrataciones y adquisiciones tiene influencia en los Estados financieros. La carencia de un organigrama actualizado afecta en la dependencia responsable de los procesos de contrataciones y adquisiciones.
Antecedentes regionales
Tarazona (2016) en su tesis: Optimización de los procesos de contratación y empleo del presupuesto asignado para el logro de los objetivos logísticos de una institución pública castrense, llega a conclusión de que, las contrataciones estatales tienen una forma singular de ejecutar, que impide
cualquier acuerdo no previsto entre particulares, debido a que están comprometidos los recursos y los fines públicos que requieren transparencia en las operaciones. Uno de sus objetivos es, obtener un grado de eficiencia mayor, en los procesos de contratación, sustentado los principios de libre competencia, transparencia, imparcialidad y trato igualitario a los postores, que garanticen que las contrataciones estatales se efectúen mediante los procedimientos previstos en la normativa que debe asegurar que los bienes, servicios u obras se logren en forma oportuna, económica y técnica, sean de calidad. Debido a que, el Estado, al adquirir bienes, servicios y/u obras servicios, busca el menor precio y la mejor calidad, sin embargo, en muchos casos no se cumplen, por tal motivo es importante que los operadores tomen conciencia y deban estar capacitados y contar con las herramientas que coadyuven el proceso de contratación y se incentive a su correcto manejo, reduciendo los riesgos y facilitando la fiscalización posterior.
Esta investigación tuvo como problema general: ¿De qué manera se pueden optimizar los procesos de contratación y el empleo del presupuesto asignado para el logro de los objetivos logísticos de una institución pública castrense? Llegándose a las siguientes conclusiones: El incumplimiento del planeamiento previo y del Plan anual de contrataciones impide el cumplimiento de los objetivos logísticos de una entidad pública castrense. La ejecución parcial del Presupuesto Inicial Modificado (PIM) impide el cumplimiento de los objetivos logísticos de la entidad pública castrense. La ineficiencia e ineficacia en los procesos de contratación no contribuye con el logro de los objetivos logísticos de una institución pública castrense.
1.2 Bases teóricas y conceptuales 1.2.1 El Sistema de Presupuesto
Para llevar a cabo esta investigación, se han utilizado los principios de regulación establecidos en la LSINAPRE (2004), Ley N° 28411, Ley que regula el Sistema Nacional de Presupuesto.
Equilibrio presupuestario
Principio que se refiere al equilibro que debe mantenerse entre los gastos e ingresos en este proceso, debiendo tener presente que no debe autorizarse la ejecución del gasto, si no se cuenta con el financiamiento proporcionado; en
casos de Universidades públicas, al inicio de cada ejercicio económico, se cuenta con el presupuesto para el pliego correspondiente a la universidad, sobre la base de la proyección de ingresos y los gastos; de no lograrse los ingresos previstos en la recaudación para el ejercicio la ejecución del gasto deberá disminuir a fin de lograr el equilibrio presupuestal.
Principio de eficiencia en la ejecución de los fondos públicos
Este principio, está referido al proceso de ejecución presupuestal y debe estar enmarcado al logro de los resultados, teniendo en cuenta la eficiencia, la eficacia, la economía y la calidad del gasto. Este principio establece que la eficacia, está relacionada con la optimización de los recursos que se utilizan, teniendo en cuenta los recursos asignados, en el que deben considerarse la utilización de los recursos con los costos establecidos.
Principios de anualidad
Este principio se cumple en el presupuesto de las entidades públicas, teniendo en cuenta lo establecido en la LSINAPRE (2004), Ley N° 28411, que menciona que el presupuesto entra en vigencia el primer día de enero y termina el 31 de diciembre. En este lapso, la entidad percibe diversos ingresos establecidos en lo planificado, produciéndose en fechas previstas, debiendo ejecutarse gastos de acuerdo a la fase de devengado, para ello debe haber pasado previamente por la afectación al crédito presupuestario correspondiente.
Principio de programación multianual
Para la formulación del presupuesto debe tenerse en cuenta los aspectos considerados en el planeamiento estratégico y ser programados de acuerdo a los objetivos que se pretende alcanzar, y debe estar vinculado con las acciones que se establecen en el plan estratégico a nivel global, sectorial e institucional.
En la UNCP, lo planificado se encuentra alineado al contenido de su plan estratégico para el periodo correspondiente.
Principio de especialidad cualitativa
El presente principio establece que, el crédito presupuestario debe de utilizarse de acuerdo a los fines planificados y no pueden ser canalizados a objetivos diferentes, salvo a nivel de específicas que establecen las normas; por ejemplo, los gastos de capital, no pueden ser reasignados; pero los gastos corrientes, son susceptibles de ser modificados a nivel específico.
Racionalidad
Según Paredes (2011), Racionalidad implica la planificación y ejecución de presupuestos apegados a las necesidades prioritarias de las entidades, es decir, no realizar gastos que no estén orientados a lograr un resultado planificado y evitar el uso indebido de los recursos.
Transparencia
Paredes (2011), menciona que el principio de transparencia, está relacionado con la veracidad y especificidad con que deben presentarse los planes y resultados de los elementos presupuestales. La documentación presupuestaria debe contener en forma ordenada y clara la información del uso de los recursos y acciones realizadas para el cumplimiento de los objetivos y metas.
Según lo establecido en MEF M. d., (2010) el artículo 7º de la Directiva 005- 2010-EF/76.01 Directiva para la ejecución presupuestaria, la fase de ejecución del gasto público, se desarrolla de acuerdo a la programación de compromisos anual (PCA); para ello se han establecido los siguientes principios:
Eficiencia y efectividad en el gasto público
La PCA tiene estrecha relación, con la ejecución del gasto eficiente, basados en los límites presupuestales, asignados por el Ministerio de Economía y Finanzas y de acuerdo a ello se realizan la priorización de la atención a las obligaciones del gasto.
Predictibilidad del gasto público
A partir del inicio del lanzamiento presupuestal, esta PCA se convierte en un referente que permite a los pliegos presupuestarios tener la certeza de los límites de los compromisos anuales establecidos para el cumplimiento de las obligaciones. Es necesario precisar, que la PCA es asignado trimestralmente de acuerdo a las necesidades y requerimientos, teniendo en cuenta que no deben superar a lo establecido en el Presupuesto Modificado de la entidad (PIM).
Presupuesto dinámico
La PCA tiene connotación con la ejecución solícita, porque debe promover los procesos presupuestarios orientados a salvaguardar su presupuesto a través de gestiones para compromisos anuales, los que pueden estar orientados a compromisos para remuneraciones, certificaciones para lanzamiento de
procesos de selección, para adquisición o contratación de los bienes o los servicios y otros.
Perfeccionamiento continúo
Uno de los objetivos de la PCA está orientado al mejoramiento el gasto público de los pliegos presupuestarios, en vista que gran número de entidades no están cumpliendo con la certificación, asimismo se evidencia que existen dificultades para la ejecución del presupuesto, razón por la cual, debe disponerse acciones de mejora en el proceso, realizando un análisis de los asuntos críticos que puedan afectar la ejecución del gasto eficiente.
Prudencia y responsabilidad fiscal
La PCA debe asegurar que la ejecución del gasto se encuentre dentro de los marcos del equilibrio fiscal considerando que lo programado debe guardar relación con los ingresos reales producidos, por esta razón se hace el análisis respectivo en la ejecución del presupuesto y debe regularse, sobre la base del presupuesto de gasto otorgado inicialmente.
Factores limitantes de la ejecución presupuestal
Luego de la revisión de las bases teóricas del presupuesto, otro aspecto importante es la ejecución presupuestal que tiene estrecha relación con la planificación, así como, en el proceso de adquisiciones y contrataciones del Estado, y otros aspectos que se vinculan con la gestión del Estado que limitan la ejecución del presupuesto asignado para cada entidad.
Presupuesto
De acuerdo a lo establecido en la LSINAPRE (2004), Ley N° 28411 (art.
8), el presupuesto es el factor que es parte de los mecanismos de gestión en el Estado, sirve de soporte para el logro de productos en favor de la población, está configurado en la prestación de servicios y es el elemento que orienta al cumplimiento de los objetivos y metas de las entidades del sector público. El presupuesto constituye la cuantificación de los gastos que serán utilizados en la producción de bienes y servicios en favor de la población, y con ella se atenderá las necesidades durante un ejercicio fiscal que se inicia el primero de enero y culmina el treinta y uno de diciembre del ejercicio vigente, que es generado por cada una de las instituciones del sector público y requiere conocer en qué fuentes de financiamiento se encuentran amparados sus gastos.
Gasto público
Son aquellos fondos que salen del erario nacional relacionados a los gastos corrientes, a los gastos de capital y así como, el servicio de deuda a cargo de las instituciones del Estado a quienes se les asigna con cargo a sus créditos presupuestarios programados que cuentan con autorización y que deben ser destinados al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales (LSINAPRE, 2004), Ley N° 28411, (art. 12).
Ejecución del gasto
La ejecución del gasto o ejecución presupuestal es una etapa del proceso presupuestario, caracterizado por la concentración de salida de los recursos destinados a la atención de las obligaciones tales como: gastos corrientes, gastos de capital, servicio de deuda e inversiones. Estos destinos son atendidos teniendo en cuenta los créditos presupuestarios aprobados para cada entidad y sirven para cubrir los gastos orientados a cumplir los objetivos y metas de la entidad. Sin embargo, es necesario puntualizar que los recursos deben estar en consonancia a los techos presupuestales que asigna el MEF a cada una de las entidades públicas, que debe estar en concordancia a lo establecido en la Ley General de Presupuesto Público y debe iniciarse el primer día de enero y culminar el último día del año vigente.
En ese sentido, Bernal (2008) sostiene que la ejecución del gasto Presupuestal, está relacionado a la utilización de los recursos públicos, a fin de que el Estado, a través sus entidades públicas o pliegos presupuestarios, deban cumplir según las actividades que desarrollan en cumplimiento de sus fines y objetivos de acuerdo a su planificación.
Para llevar a cabo la planificación y la ejecución de gastos, debe tenerse en cuenta la estructura de esos gastos, para ello es necesario tener en consideración la clasificación institucional, clasificación funcional programática y clasificación económica. El nivel más alto, está conformado por los créditos presupuestarios institucionales, seguidamente, se relaciona con los programas presupuestales, las que se orientan a las acciones centrales y las asignaciones presupuestales que se convierten en productos, y finalmente los proyectos.
Considerando lo antedicho, Bernal (2008), señala que, la ejecución de gastos, está considerado en la estructura funcional programática, formando parte
del presupuesto institucional y tiene relación con los créditos presupuestarios asignados. Asimismo, tiene estrecha relación con la percepción de los ingresos que se generan en las entidades y los fondos públicos que obtienen en cada pliego, debido a la aplicación del principio de equilibrio presupuestario.
De igual manera, considera que, la puesta en ejecución del gasto público, está relacionado con los desembolsos de dinero, que se efectúan para gastos corrientes, gastos de capital o gastos de inversión y adicionalmente, el pago de la deuda.
En ese mismo sentido, Sablich (2012) menciona que la ejecución del gasto a través del presupuesto, está regulado con la aplicación de la Ley de Presupuesto Anual y sus normas relacionadas y las modificaciones establecidas en el periodo que se inicia el primer día de enero y termina el último día de diciembre del ejercicio presupuestal. Esta ejecución está sujeto a los créditos presupuestarios que hayan sido otorgados para cada entidad en el presupuesto.
Según lo establece la Directiva 005-2010-EF/76.01 MEF M. d. (2010) y sus modificatorias, la ejecución presupuestaria, es un proceso, por medio del cual el estado peruano, cumple con las obligaciones generadas a través de la contratación de bienes, servicios y obras, así como el pago de la deuda, que son otorgados teniendo en cuenta lo establecido en los PCA de cada entidad, considerando la aplicación de los principios de legalidad, fundamentalmente, así como teniendo en cuenta los principios de programación y equilibrio financiero.
De acuerdo con la norma descrita, para llevar a cabo la ejecución del presupuesto, el proceso de la ejecución del gasto, se precisa de cumplir con dos etapas: la etapa preparatoria, que se encuentra relacionada con la certificación de crédito presupuestal, teniendo como referencia la programación de compromisos anuales (PCA); y la etapa de ejecución, en la que deben llevarse a cabo la fase de compromiso, la fase de devengado y la fase de pago; para tal efecto, las fases mencionadas, deben estar previamente certificadas.
Etapa preparatoria de ejecución del gasto
Esta etapa contiene las actividades que se dan inicio con la recepción del requerimiento realizado por el área usuaria, luego se determina su valor referencial, luego se hace el requerimiento de la disponibilidad presupuestal, que es requisito para la aprobación del expediente de contratación, seguidamente se
designa el comité especial, encargada de aprobar las bases del proceso y concluye con la convocatoria. El requerimiento la realiza el área usuaria en el que consolida el requerimiento para que posteriormente se derive al órgano encargado de las contrataciones.
Certificación de crédito presupuestario
Lo establecido en la Directiva N° 005-2010-EF/76.01, considera que la certificación presupuestaria, constituye un acto administrativo necesario a través del cual se determina la atención para un gasto y evidencia la disponibilidad presupuestal. Esta certificación se ejecuta de acuerdo a lo programado en el PCA y con la condición de que se cumpla la normativa vigente, siendo responsable el titular del pliego y tiene vigencia hasta el perfeccionamiento del compromiso (MEF M. d., 2010).
Estos presupuestos son asignados a los pliegos presupuestales, quienes a través de sus áreas especializadas distribuyen el presupuesto a sus unidades ejecutoras para la respectiva ejecución. Las Oficinas de Presupuesto o los que hagan sus veces, se encargan de emitir los certificados de crédito presupuestario de acuerdo a sus normas internas que definan la información que se requiere, la documentación y los plazos establecidos; de igual manera, encargándose de llevar el control de las Certificaciones de otorgamiento de otras sobre los nuevos saldos presupuestales. Las certificaciones, deben ser atendidas según los requerimientos realizados por el área encargada de la centralización de los requerimientos de las sub áreas, que en este caso es el OEC; de allí se generan la solicitud de ejecución del gasto para la contratación de los bienes, la contratación de servicios, la ejecución de obras y otros.
Es necesario tener presente que, la certificación presupuestaria, constituye requisito fundamental para su ejecución, lo que es garantía de contar con recursos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones. Esta certificación puede sufrir algunas modificaciones teniendo en cuenta el objeto o el monto, debiendo considerarse que se trate en la misma genérica del gasto, asimismo, es posible su anulación, con una justificación sustentada.
Etapa de la ejecución del gasto
De acuerdo a lo establecido en la directiva N° 005-2010-EF/76.01, (art.
14) las fases de la ejecución de gasto son: compromiso, devengado y pago,
cuyos conceptos a continuación se definen, según lo establecido por (MEF M.
d., 2010):
El Compromiso
Es un acto administrativo que atiende un gasto, según una obligación requerida, como parte de un contrato, ley o convenio. El registro de un compromiso debe llevarse a cabo previa certificación presupuestal. Para ello, el registro de las contrataciones se ejecuta a través de la suscripción del contrato, una orden de compra o una orden de servicio, según sea el caso.
Para tal efecto el MEF M. d. (2010) en la Directiva N° 005-2010-EF/76.01 y que está establecida en el artículo 14, inc. 14.1), el compromiso está definido como un acto administrativo, a través del cual un funcionario está autorizado para comprometer el presupuesto, a cargo de la entidad, para luego dar trámite correspondiente, para la ejecución del gasto, según el importe requerido, el que debe ser afectado total o parcialmente de los créditos presupuestarios aprobados, de acuerdo a lo establecido en el PCA y las modificatorias realizadas, si las hubiera.
Este compromiso debe afectarse teniendo en cuenta la cadena de gastos correspondiente, el que debe generar la disminución del importe del saldo disponibles.
El Devengado
Es la acción administrativa mediante el cual se realiza el reconocimiento de una obligación aceptada con cargo a la previsión presupuestal de la entidad, en otras palabras, es el reconocimiento de la deuda a terceros, como consecuencia de la provisión de bienes o servicios. Este acto debe estar sustentada, en la conformidad suscrita por el usuario; esta conformidad debe describirse la satisfacción por los bienes recibidos o de la prestación de servicios recibidos.
El Ministerio de Economía y Finanzas, a través de la Directiva N° 005- 2010-EF/76.01, según lo normado en el artículo14, numeral 14.2) precisa que el devengado es la acción administrativa, a través del cual se genera un reconocimiento de una obligación de pago, el que ha sido generado en aplicación de la probación y compromiso llevado a cabo, el que debe ser acreditado con un documento de sustento por la prestación de servicios o adquisición de un
derecho. Este reconocimiento debe plasmarse afectando el presupuesto institucional, utilizando la cadena de gastos correspondiente.
Pago
Es la acción administrativa a través del cual se cumple con pagar las obligaciones y cuya acción corresponde la aplicación al Sistema Nacional de Tesorería, para ello se exige que previamente haya sido devengada de manera parcial o total. Para hacer efectivo el pago, cuyo procedimiento debe llevarse a cabo, luego de haberse registrado en el SIAF – SP, procedimiento denominado la Fase de Girado, en el que se registra a través de un cheque u orden electrónica, sobre la cuenta bancaria establecida. Dicho pago se realiza utilizando medios físicos y electrónicos.
La Planificación
La planificación es un instrumento de gestión que orienta el trazo de un plan para el cumplimiento de objetivos y metas institucionales. La planificación es un factor importante para conocer todos los detalles, medios y recursos necesarios para el logro de los objetivos, así como prever y tomar en consideración las posibles desviaciones o problemas que puedan presentarse a lo largo de la ejecución del plan.
En el Perú el órgano rector del Planeamiento Estratégico, es el Centro Nacional de Planeamiento Estratégico (CEPLAN); que se encarga de la formulación de normas, lineamientos y directivas, así como brinda metodología y establece procedimientos para llevar a cabo el planeamiento estratégico (CEPLAN, 2014).
La Directiva N° 001-2014-CEPLAN, en su artículo 10), define a la planificación estratégico, al proceso de carácter sistemático, que se construye teniendo en cuenta el análisis histórico y presente, de cuyo resultado se proyectará a las acciones futuras, con el que se genera información suficiente, que sirve para la toma de decisiones orientadas al logro de los objetivos estratégicos que se determinaron.
Asimismo, en el artículo 12) se mención que el planeamiento estratégico, es un documento fuente, que no puede alterar o causar modificatorias al principio de equilibrio fiscal; razón por la cual, los objetivos estratégicos, las metas y los planes, deben ser gestionados, teniendo como parámetro el marco presupuestal
aprobado previamente.
La Vinculación plan operativo institucional y presupuesto
Las entidades públicas en general, tienen definido su misión y visión institucional; que tienen vinculación con el Marco de carácter macroeconómico multianual, como consecuencia de ello, están definidos los objetivos y las metas institucionales. Para dar cumplimiento a estos supuestos, todas las instituciones estructuran sus planes operativos institucionales que, a su vez, deben tener vinculación, con lo establecido en los Planes Estratégicos Institucionales (PEI).
El Plan Operativo Institucional, deben estos definidos adecuadamente los planes y actividades que desarrollará cada entidad, los que deben tener el soporte presupuestal correspondiente, para garantizar su ejecución oportuna. Estas actividades programadas incluidas en el POI, deben someterse a evaluaciones periódicas, con el fin de garantizar que no se produzcan desviaciones o distorsiones que afecten el cumplimiento de las acciones programadas y garantizar la calidad en la ejecución del presupuesto institucional.
La actuación de los planificadores
La participación de quienes participan en la planificación como especialistas, constituye una participación importante en este proceso, por ser ellos conocedores de la realidad y deben interrelacionar las actividades de cada área de manera que cumplan con los objetivos de cada entidad; su actuación debe tener en cuenta las tareas y actividades asignadas, las acciones que cumplen deben ser coordinadas con todas las áreas y ser de ben ser conocidos por todas la áreas, a fin de lograr su involucramiento pleno, con acciones de seguimiento a todo lo planificado a fin de garantizar la ejecución del presupuesto asignado, considerando una ejecución de calidad (CEPLAN, 2014).
Según lo observado, para algunos planificadores su labor termina con la formulación del plan, lo que no es cierto, asimismo atribuyen a los impedimentos que se encuentran en la ejecución, a diversos factores como: la falta de decisiones de política institucional y otros factores. Frente a esta actitud, los responsables de la planificación se desentienden del proceso y no contribuyen con su influencia y capacidad en la búsqueda de mejores caminos para mejorar la situación de las entidades.
El POI y su vinculación con las contrataciones del Estado
El Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), desde un principio, tiene vinculación con el Plan Operativo Institucional (POI), en la que se encuentran plasmadas las actividades a desarrollarse a fin de lograr los objetivos y metas, de acuerdo al presupuesto que se asigna a cada meta organizacional, señalando los importes correspondientes. El POI tiene una estrecha relación con las contrataciones, a través del Plan Anual de Contrataciones (PAC), que la oficina de Presupuesto evalúa para el otorgamiento del respectivo presupuesto, para garantizar que se cumplan las actividades programadas para el ejercicio presupuestal.
1.2.2 El Sistema de Abastecimiento
Fases del proceso de contrataciones y adquisiciones del Estado De acuerdo con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado (LCE, 2015), Ley N° 30225, las principales fases identificadas para llevar a cabo las actividades de contratación pública son las siguientes: La de programación, de los actos preparatorios, de la selección y de la ejecución contractual.
Las actuaciones preparatorias
Una de las acciones principales de las actuaciones preparatorias es la formulación del PAC, Plan Anual de Contrataciones que es un documento de gestión, que sirve para realizar la planificación, la ejecución y la evaluación de las contrataciones, y deben estar articulados con el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional. Es en esta etapa, donde se inicia la planificación de las contrataciones institucionales, en el que se determinan los detalles referidos a las necesidades, con lo que se establecen los requisitos y el objeto de la contratación, considerando los costos, los plazos y las características (LCE, 2015).
El Plan Anual de Contrataciones
El PAC o el Plan Anual de Contrataciones, tiene como marco legal a la Ley de Contrataciones del Estado en cuyo Artículo 15, se establecen los lineamientos. Esta norma ha sido modificada por el D.L 1341, considerando el artículo 5 del Reglamento, que ha sufrido una modificación a través del Decreto Supremo N° 056-2017-EF, que tiene concordancia con la Directiva Nº 005-2017- OSCE/CD, con el que se norma el Plan Anual de Contrataciones. En el PAC
aprobado por la entidad, deben estar previsto la contratación de los bienes, de los servicios y de las obras, considerando sus respectivos presupuestos incluidos en el PIA, con independencia del ámbito de su aplicación y de la fuente de financiamiento (LCEyR, 2009).
El Plan Anual de Contrataciones, debe ser alineado en forma estricta y exclusiva a las necesidades requeridas por la entidad, las deben generarse por requerimiento de cada una de las Áreas usuarias, de acuerdo al logro de sus objetivos.
Lo que se menciona en el párrafo anterior, incluye al Plan Anual de Contrataciones (PAC), siendo necesario que se encuentre debidamente articulado al Plan Operativo Institucional (POI) y al presupuesto institucional de apertura, orientado a las contrataciones. Luego, posterior a su aprobación, es necesario que se reúnan y organicen los expedientes de contratación, conteniendo los requisitos siguientes (LCEyR, 2009):
El requerimiento
Es la solicitud para contratar con el Estado y el área usuaria requiere la ejecución de lo programado en el PAC, considerando las necesidades y de acuerdo a los objetivos de la contratación, señalando las características técnicas o términos de referencia para la contratación de acuerdo a su destino y proceso.
El estudio de mercado
Estando con la determinación técnica, señalada por el área usuaria, corresponde al órgano encargado de las contrataciones (OEC), realizar el análisis o estudio del mercado orientados a la determinación de la viabilidad de la contratación, el estudio debe ejecutarse con fin de establecer si el mercado está en la posibilidad de ofertar el requerimiento y las condiciones en que se encuentran, considerando que se requiere su efectividad de acuerdo a la información que provienen de los proveedores, en relación al objeto de contratación.
Resumen Ejecutivo
Constituye una síntesis que se estructura con la información proveniente de la actuación preparatoria del proceso de selección, Es el documento a través del cual se describen las condiciones, características o términos de referencia que se presentan en el mercado, que los proveedores deben acatar y que han
sido incorporadas al expediente de contratación, a fin de hacer efectivo el proceso de contratación.
La certificación de crédito presupuestario
Es la etapa de la ejecución del gasto, nos garantiza presupuesto para gastar de acuerdo a los costos y gastos de la contratación, debe procederse a la certificación del crédito presupuestario que han sido considerados para el objetivo que se presentan a fin de garantizar el proceso. La CCP está a cargo de la unidad encargada del presupuesto del año fiscal correspondiente en que se ejecutará el referido contrato, con lo que el expediente de contratación está completo para llevar a cabo la convocatoria.
Fase de selección
La fase de selección, se da inicio realizando la convocatoria y se concluye con la suscripción del acto contractual; es en esta fase cuando se determina el calendario de actividades para llevar a cabo el proceso, en el que se determina qué tipo de contratación se llevará a cabo, también, se lleva a cabo la absolución de las consultas y observaciones que realizan los postores, se realiza la integración de las bases, se ejecuta se adjudica la buena pro, de haber un postor ganador, caso contrario se declara desierto el proceso, en caso de no haber postores que cumplan con las exigencias de las bases, o no haber pluralidad de postores o no contar con asignación presupuestal, o la incidencia de normas de austeridad.
Estando completo el expediente de contratación con la respectiva certificación presupuestal, la entidad procede a convocar a los postores que deben suministrar los bienes o servicios que serán prestados o incorporados a la entidad como parte de sus objetivos para cumplir con el objeto público.
En esta fase, deberán ejecutarse las etapas relacionadas a la planificación, la organización y la concretizar del proceso de selección, cuyo procedimiento será de la manera siguiente:
Convocatoria
Es la primera etapa de esta fase, en el que la entidad realiza la convocatoria a los proveedores del rubro, cuyo procedimiento se inicia a través de la convocatoria difundida a través del SEACE en el que se establece el cronograma de actividades.
Registro de participantes
En esta etapa, según lo establecido en el cronograma, los proveedores que cumplan con las exigencias y condiciones registran su postulación siempre que se encuentren aptos para ello y no se encuentren sancionados o inhabilitados, asimismo, pueden realizar sus consultas u observaciones que crean pertinentes a las bases del proceso.
La integración de bases
De acuerdo a lo anterior, de haberse recibido las consultas y/u observaciones a las bases publicadas, éstas son incorporadas de manera taxativa.
Presentación de ofertas
En esta etapa, los proveedores que hayan realizado su registro para el proceso presentan sus respectivas propuestas generándose con el que el participante tiene la obligación de mantener la oferta presentada inicialmente, hasta la concretización del contrato.
Evaluación y calificación de las ofertas
Esta etapa está a cargo de una comisión especial o permanente que en representación de la entidad, que es la encargada de realizar el análisis, evaluación y calificación de todas las ofertas presentadas a fin de verificar el cumplimiento de las exigencias establecidas en las bases del proceso y los requerimientos determinados y de acuerdo a los puntajes alcanzados debe seleccionarse la mejor oferta, que se hará acreedor al otorgamiento de la buena pro, siendo esta la acción que da por finalizado el proceso de selección.
Fase de ejecución
Esta fase del proceso de selección, corresponde el perfeccionamiento del contrato, para tal efecto deberá verificarse el cumplimiento de los requisitos establecidos en el reglamento de la Ley de Contrataciones; dándose la formalización de los compromisos a través de la suscripción del contrato, así como el establecimiento de las obligaciones de pago previa conformidad del área usuaria con el que se genera la extinción de la obligación generada. Es en esta etapa que se genera la vinculación directa con la ejecución presupuestal, debido a que dichos recursos fueron asignados para el pago de estas obligaciones, según sean por compras de bienes, la contratación de servicios, así como, otros
gastos.
En esta última fase, se realizan las prestaciones a cargo de los proveedores para cumplir con su compromiso. El proveedor seleccionado entrega los bienes, procede a la ejecución de la obra o cumple con la prestación del servicio; por el lado de la entidad, se deberá cumplir con realizar el pago.
Durante el proceso contractual, deben cumplirse con las prestaciones previstas en los actos preparatorios y que ha sido definidos durante el proceso llevado a cabo, en esta etapa se llevan a cabo los siguientes procedimientos: suscripción del contrato, cumplimiento de requisitos, introducción de las modificatorias, si las hubiera, otorgamiento de adelantos, etc.
En necesario destacar, que la ejecución contractual, debe iniciarse al día siguiente de la suscripción del respectivo contrato o en su defecto, en la fecha en que tengan lugar el cumplimiento de las condiciones establecidas.
Todos los procedimientos están establecidos en la normativa vigente, por lo que, cada uno de los estamentos, unidades orgánicas o entes que participan en las contrataciones con el estado, deben ceñir su actuación en cada uno de los ámbitos enmarcados al que corresponde dentro del sector público, para el presente caso, deben ceñirse a la Ley de Contrataciones de Estado y sus normas complementarias.
1.2.3 Factores limitantes de la ejecución La organización burocrática
Según Chiavenato (2009), propulsor de la teoría burocrática, menciona que la palabra burocracia, posee un significado de carácter técnico, que tiene la particularidad de reconocer la estructura de una organización formal, que está orientada en términos de racionalidad y de eficiencia. Se presume la existencia de una burocracia ideal, que tiene sus siete dimensiones, adecuadamente constituidos, estas con: La división del trabajo, la formalización, el principio de la jerarquización, la competitividad técnica, la impersonalidad, la separación entre la propiedad y la administración y sobre todo, la profesionalización del colaborador; con ello se pretende lograr un mejor comportamiento humano, en la búsqueda del logro de la estandarización del desempeño entre los participantes, orientados a la consecución de la máxima eficiencia en la organización.
División del trabajo
En cualquier tipo de organización los colaboradores tienen funciones bien definidas que cumplir, y están especificadas las funciones que deben realizar, se establecen sus atribuciones y deberes, si esto no es así se convierte en un factor limitante.
La formalización
Todas las actividades que desarrolla la organización están escritas y registradas, es decir, deben estar estipuladas las normas, los estatutos, reglamentos internos en el que deben estar consideradas todas las unidades orgánicas. De igual manera deben estar definidos los procedimientos que se tienen que seguir en cada una de las actividades.
Principio de jerarquía
En la organización burocrática están bien definidas las jerarquías, estas deben estar configuradas en un organigrama vertical, cuya articulación está interrelacionada y se le conoce como líneas de mandos; es decir, los colaboradores saben que deben seguir órdenes de sus superiores.
Impersonalidad
En este tipo de organización se da prioridad a los cargos que existen, mas no a las personas que asumen dichos cargos, estableciéndose tratos impersonales debido a que dichos cargos garantiza su permanecen, lo que asegura su continuidad.
Competencia técnica
Durante el proceso de selección, que sirven para incorporar nuevos los trabajadores, se realizan evaluaciones con el fin de seleccionar al mejor candidato, medir los conocimientos que tienen e incorporarlos de acuerdo a las calificaciones que obtienen. De esto se desprende que la promoción en los cargos, van de acuerdo a un ordenamiento lógico basado en la meritocracia.
Separación entre propiedad y administración
Los diversos recursos que se utilizan para llevar a cabo las funciones, no son propiedad de los servidores, tienen como propietarios a la entidad. La administración es ejercida por profesionales competentes en el tema, pero esto, no significa que sean los dueños de la organización, sino que la realizan en representación del estado.
Profesionalización del colaborador
Todos los colaboradores de la entidad, son especialistas en las labores que ejecutan, tienen una remuneración por la función que desempeñan; este desempeño es fundamental para el desarrollo de la entidad, por los conocimientos que tienen.
Como puede observarse, el modelo burocrático, está en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos de la entidad, de acuerdo a como cumplen las dimensiones señaladas; pero, si consideramos que, en una organización no siempre se cumplen como es debido, en algunos casos se cumple en otros no, lo que genera desequilibrios y además se producen situaciones imprevistas que generan ineficiencia e imperfección en lo establecido. Por lo que, según Chiavenato (2009), las principales disfunciones se generan debido a la Impersonalidad de las relaciones establecidas, no cumpliéndose con el modelo, las directrices se convierten en fines, haciendo que los colaboradores se fijen más en las normas que los objetivos, la toma de decisiones se dan en las jerarquías sin considerar el nivel de conocimiento que pueda tener. Si este nivel de conocimientos, no es el adecuado, entonces, la organización podría tener ciertos riesgos; se fomentaría exceso de formalismo y de papeleo, perjudicando los procesos que no son simples, sino muy complejos, entre otros aspectos, resistencia al cambio, debido que se generan situaciones de incertidumbre, al tener asignarse nuevas funciones, esta puede verse como ciertas amenazas y se generan resistencia en el cambio de mentalidad y su forma de cumplir con su trabajo.
Según Fallas & Quiroz (2007) ante una situación problemática referido a la ejecución presupuestal siempre existen factores que generan inercia en la elaboración del presupuesto debido a que el personal a cargo no cuenta con las capacidades necesarias, la normativa incomprensible, insuficiente planificación y deficiente control, etc. En tal sentido, aquellos factores que obstaculizan el mejor desempeño de la ejecución presupuestal, son aquellas acciones que intervienen, de manera directa o indirecta, impidiendo que, a través del proceso de ejecución presupuestal, se logre resultados en un grado de avance óptimo y se determine al culminar el ejercicio presupuestal.
En opinión de Fallas y Quiroz, (2007), los factores institucionales inmersos
