PORTADA
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MODALIDAD SEMIPRESENCIAL
CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍAProyecto de investigación previo a la obtención del título de Contador Público Autorizado.
Título del proyecto de Investigación:
“Examen especial, al departamento de talento humano y su incidencia en la toma de decisiones en la empresa “agrícola bananera Mena Jacho” ubicada en cantón La Mana - año 2014”.
Autor:
Eddy Alexandro Mejillón Segovia.
Director de Proyecto:
Ing. Wilson Javier Toro Álava, Msc.
Quevedo – Los Ríos - Ecuador 2016
ii
iii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Eddy Alexandro Mejillón Segovia, alumno de la Unidad de Estudios a Distancia de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; y que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.
La Universidad Técnica Estatal de Quevedo, puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normativa institucional vigente.
f. ______________________________________________
Eddy Alexandro Mejillón Segovia C.I. 120407625-9
iv
CERTIFICACIÓN DE CULMINACION DEL PROYECTO DE INVESTIGACION
El suscrito, Ing. Wilson Javier Toro Álava, docente de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, certifica que el alumno, Eddy Alexandro Mejillón Segovia, realizó el Proyecto de Investigación de grado titulado: “EXAMEN ESPECIAL, AL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO Y SU INCIDENCIA EN LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA “AGRÍCOLA BANANERA MENA JACHO” UBICADA EN CANTÓN LA MANA - AÑO 2014.”, previo a la obtención del título de Contador Público Autorizado, bajo mi dirección, habiendo cumplido con las disposiciones reglamentarias establecidas para el efecto.
______________________________________________
ING. WILSON JAVIER TORO ALAVA, Msc.
DIRECTOR DE PROYECTO DE INVESTIGACION
v
CERTIFICACIÓN DEL REPORTE DE LA HERRAMIENTA DE
PREVENCION DE COINCIDENCIA Y/O PLAGIO ACADEMICO
vi
CERTIFICADO DE APROBACION POR
TRIBUNAL DE SUSTENTACION
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO.
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MODALIDAD SEMIPRESENCIAL CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PROYECTO DE INVESTIGACION Título:
“EXAMEN ESPECIAL, AL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO Y SU INCIDENCIA EN LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA
“AGRÍCOLA BANANERA MENA JACHO” UBICADA EN CANTÓN LA MANA - AÑO 2014.”
Presentado a la Comisión Académica como requisito previo a la obtención del Título de:
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO Aprobado por:
________________________________________
Ing. Dominga Ernestina Rodríguez Angulo, MSc.
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL DEL PROYECTO DE INVESTIGACION
QUEVEDO – LOS RÍOS – ECUADOR AÑO 2016
__________________________________ ________________________________
C.P.A. Irma Gardenia Ortega Tapia M.B.A Lic. Luis Orlando García Macías, MSc.
MIEMBRO DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL
vii
AGRADECIMIENTO
En primer lugar doy infinitamente gracias a Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas y valor, para superar obstáculos y dificultades, y poder culminar una nueva etapa de mi vida profesional.
A mí querida institución la “Universidad Técnica Estatal de Quevedo”, porque en su momento me abrió las puertas para iniciar mi nueva etapa estudiantil, a todo el cuerpo de docentes, porque con sus enseñanzas pude conocer y elegir la carrera correcta.
Agradezco también la confianza y el apoyo brindado por parte de mis padres, Mamita Marina y Papito Pedro, que sin duda alguna en el trayecto de mi vida me han demostrado su amor, corrigiendo mis faltas y celebrando mis triunfos.
A todos los miembros de mi familia quienes han compartido con ilusión este trayecto, quienes con su ayuda, cariño y comprensión han sido parte fundamental de mi vida.
Al Ing. Wilson Javier Toro Álava, director del proyecto de investigación, y a la Ing.
Dominga Rodríguez Angulo, presidenta del Tribunal del proyecto de investigación, por su valiosa guía y asesoramiento a la realización de este proyecto.
También, doy las gracias a todos los amigos que se preocuparon alguna vez por preguntarme sobre cómo me iba en mi proyecto investigativo. Perdón que no los mencione a cada uno, pero la lista es muy extensa, mucho más de lo que se imaginan.
Gracias a todas las personas que me ayudaron directa e indirectamente en la realización de este proyecto, a todos, espero no defraudarlos y contar siempre con su valioso apoyo, sincero e incondicional.
Eddy Alexandro Mejillón Segovia.
viii
DEDICATORIA
Al creador de todas las cosas, el que me ha dado fortaleza para continuar cuando a punto de caer he estado; por ello, con toda la humildad que de mi corazón puede emanar, dedico primeramente mi trabajo a Dios.
A mis padres, Mamita Marina y Papito Pedro, porque creyeron en mí y porque me sacaron adelante, dándome ejemplos dignos de superación y entrega, porque han sabido formarme con buenos sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir adelante en los momentos más difíciles, porque en gran parte gracias a ustedes, hoy puedo ver alcanzada mi meta, ya que siempre estuvieron impulsándome en los momentos más difíciles de mi carrera, y porque el orgullo que sienten por mí, fue lo que me hizo ir hasta el final. Va por ustedes, por demostrarme siempre su cariño y apoyo incondicional sin importar nuestras diferencias de opiniones, por lo que valen, porque admiro su fortaleza y por lo que han hecho de mí. Los amo con mi vida
A mis hermanos y sobrinos, que siempre han estado junto a mí, brindándome su apoyo, por haber fomentado en mí el deseo de superación y el anhelo de triunfo en la vida, sin dudar ni un solo momento en mi inteligencia y capacidad. Los quiero mucho.
Este trabajo también se lo dedico a una persona muy especial en mi vida, y aunque ya no se encuentre físicamente conmigo, yo sé que en todo momento al desarrollar este trabajo estuvo conmigo, en las investigaciones, en mis desvelos, en mis momentos más difíciles, por eso a ti MIXI CASTRO, hermana querida, te dedico mi esfuerzo, donde te encuentres. Te amo, hasta luego, porque algún día nos volveremos a encontrar.
A todos quienes amo infinitamente, espero no defraudarlos y contar siempre con su valioso apoyo, sincero e incondicional.
Eddy Alexandro Mejillón Segovia.
ix
RESUMEN Y PALABRAS CLAVES
El siguiente proyecto de investigación se desarrolló en el cantón La Maná, Provincia de Cotopaxi en la Empresa “Agrícola Bananera Mena Jacho”, la misma que se encuentra ubicada en el Recinto Chipe Hamburgo – Colonia Segunda – Hacienda Fortaleza. A esta empresa se le aplico un examen especial con el propósito de determinar si la desorganización institucional dentro de la empresa ha sido una causa fundamental en su desarrollo, ya que por esta razón los procedimientos se pueden realizar de una manera poco formal y hasta cierto punto de manera empírica, es decir no existe nada por escrito, en lo referente a políticas, normas y reglamentos. Con esta investigación, obtendremos el conocimiento integral de la empresa Agrícola Bananera Mena Jacho, además evaluamos el control interno relacionado con el área de Talento Humano, y emitimos un informe en base a los resultados obtenidos, El examen especial se ejecutó mediante la evaluación de los procesos administrativos, y la aplicación de los indicadores de eficiencia, eficacia, igualmente del cumplimiento de sus objetivos y metas, para la correcta adquisición de decisiones con reformas de proyección al futuro. El examen de control interno aplicado a través de cuestionarios reveló importantes acontecimientos cuyos resultados obtenidos indicaron deficiencias tanto operativas y funcionales que revelaron la ausencia de políticas y procedimientos, ya que no cuenta con un manual de control interno actualizado, que direccione funciones y procesos, además no está definida en forma ordenada y sistematizada las instrucciones e información sobre políticas, funciones, sistemas, procedimientos y actividades de la entidad. Al Gerente General y Asistente del departamento de Talento Humano, de la empresa, se recomienda la gestión para la contratación externa de profesionales, con la finalidad de que se actualice el reglamento interno, y se elabore un manual de funciones, de procedimientos y de seguridad laboral para direccionar las labores de los empleados con eficiencia, eficacia y economía.
Palabras claves: Examen de Auditoria, Talento Humano, Eficiencia, Eficacia, Manuales de funciones, Buena Administración, Proyecciones futuras.
x
ABSTRACT AND KEYWORS
The next research project was developed in the Canton La Mana Cotopaxi Province in Business "Agrícola Bananera Jacho Mena", the same that is located on the campus Warbler Hamburg - Cologne II - Hacienda Fortaleza. A company will apply a special examination for the purpose of determining whether the institutional disorganization within the company has been a major cause in its development, and that for this reason the procedures can be performed in a rather informal way and to some extent empirically, ie there is nothing in writing with regard to policies, rules and regulations.
With this research, we get the integral knowledge of the company Agricultural Banana Mena Jacho also evaluate internal control relevant to the area of human talent, and issue a report based on the results obtained, the special examination was performed by evaluating the administrative processes, and the implementation of indicators of efficiency, effectiveness, also meeting its goals and objectives for the correct purchase decisions reforms projection into the future. Examination of internal control applied through questionnaires revealed important events whose results indicated both operational and functional deficiencies revealed no policies and procedures, and that does not have an updated internal control manual, that addresses functions and processes, and It is not defined in an orderly and systematic instructions and information on policies, functions, systems, procedures and activities of the entity. Assistant General Manager and Human Resource department of the company, management outsourcing professionals, with the aim that the rules be updated, it is recommended and manual functions, procedures and develop safety working to address the work of employees with efficiency, effectiveness and economy.
xi
TABLA DE CONTENIDOS
Tema Pag
PORTADA... i
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS ... iii
CERTIFICACIÓN DE CULMINACION DEL PROYECTO DE INVESTIGACION ... iv
CERTIFICACIÓN DEL REPORTE DE LA HERRAMIENTA DE PREVENCION DE COINCIDENCIA Y/O PLAGIO ACADEMICO ... v
CERTIFICADO DE APROBACION POR TRIBUNAL DE SUSTENTACION ... vi
AGRADECIMIENTO ... vii
DEDICATORIA ... viii
RESUMEN Y PALABRAS CLAVES ... ix
ABSTRACT AND KEYWORS ... x
TABLA DE CONTENIDOS ... xi
ÍNDICE DE FIGURAS ... xv
ÍNDICE DE CUADROS ... xvi
ÍNDICE DE ANEXOS ... xviii
CODIGO DUBLIN ...xix
INTRODUCCION ... 1
CAPITULO I CONTEXTUALIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ... 2
1.1. Problema de Investigación. ... 3
1.1.1. Planteamiento del problema. ... 3
1.1.2. Formulación del problema. ... 4
1.1.3. Delimitación del problema. ... 4
1.2. Objetivos. ... 5
1.2.1. Objetivo General. ... 5
1.2.2. Objetivos Específicos. ... 5
1.3. Justificación. ... 5
xii
CAPITULO II FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA DE LA INVESTIGACIÓN ... 7
2.1. Marco Teórico. ... 8
2.1.1. Examen Especial. ... 8
2.1.2. Auditoria. ... 8
2.1.3. Clases de Auditoria... 9
2.1.4. Auditor . ... 12
2.1.5. Control interno. ... 13
2.1.6. Componentes del Control Interno. ... 16
2.1.7. Control Interno – COSO 1. ... 17
2.1.8. Fases de la auditoria... 18
2.1.9. Normas de Auditorias... 19
2.1.10. Definición de Empresa. ... 21
2.1.11. Administración de Empresa. ... 21
2.1.12. Departamento de Administración. ... 24
2.1.13. Talento Humano. ... 25
2.2. Base Legal. ... 26
2.2.1. Obligación Tributaria. ... 26
2.2.2. Base Legal del Código del Trabajo... 30
2.2.3. Código del Trabajo. ... 33
2.2.4. Ley de Seguridad Social. ... 38
CAPITULO III METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION ... 42
3.1. Localización. ... 43
3.2. Tipos de Investigación. ... 43
3.2.1. De campo. ... 43
3.2.2. Bibliográfica o Documental. ... 43
3.2.3. Descriptiva. ... 44
3.3. Métodos de Investigación. ... 44
xiii
3.4. Fuentes de recopilación de Información. ... 44
3.4.1. Fuentes Primarias. ... 45
3.4.2. Fuentes Secundarias. ... 45
3.5. Diseño de la Investigación. ... 45
3.5.1. Población. ... 45
3.5.2. Muestra. ... 46
3.6. Instrumentos de Investigación. ... 46
3.7. Tratamientos de los datos... 46
3.7.1. Fases del proceso de la auditoria administrativa. ... 47
3.7.2. Principios fundamentales de COSO 1. ... 48
3.7.3. Creación de la firma Auditora. ... 48
3.7.4. Nombre de la firma Auditora. ... 48
3.7.5. Logo de la firma Auditora. ... 49
3.8. Recursos Humanos y Materiales. ... 49
3.8.1. Equipo Humano. ... 49
3.8.2. Materiales de Oficina. ... 49
3.8.3. Equipos de Oficina. ... 50
CAPÍTULO IV RESULTADOS Y DISCUSIÓN ... 51
4.1. Fase I - Planificación Preliminar. ... 52
4.1.1. Carta de Solicitud. ... 52
4.1.2. Resolución de Autorización. ... 53
4.1.3. Carta de encargo. ... 54
4.1.4. Contrato de Auditoria. ... 56
4.1.5. Programa específico de Trabajo. ... 59
4.1.6. Marca de Auditoria. ... 60
4.1.7. Plan General de Auditoria. ... 61
4.2. Fase I - Planificación Específica del análisis del control interno. ... 65
xiv
4.2.1. Notificación de inicio del Examen Especial al Jefe de Talento Humano. ... 65
4.2.2. Solicitud de información al Asistente del Departamento de Talento Humano. ... 66
4.2.3. Conocimiento preliminar de la entidad... 68
4.2.4. Funciones del departamento de Talento Humano. ... 71
4.2.5. Análisis de FODA. ... 74
4.3. Fase I - Evaluación del control interno. ... 75
4.3.1. Evaluación del Examen Especial. ... 75
4.3.2. Matriz de Riesgo. ... 119
4.4. Fase II. Ejecución del trabajo. ... 124
4.4.1. Programa de Trabajo. ... 124
4.4.2. Papeles de Trabajo. ... 125
4.4.3. Indicadores de Gestión. ... 129
4.4.4. Hallazgos encontrados en la Agrícola Bananera Mena Jacho. ... 131
4.5. Fase III. Comunicación de Resultados. ... 149
4.5.1. Carta de informe y convocatoria a reunión de exposición... 149
4.5.2. Presentación del Informe Final. ... 151
4.5.3. Conclusiones del Informe. ... 167
4.6. Discusión. ... 168
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 170
5.1. Conclusiones. ... 171
5.2. Recomendaciones. ... 173
CAPITULO VII BIBLIOGRAFÍA ... 174
7.1. Bibliografía ... 175
CAPITULO VIII ANEXOS ... 177
xv
ÍNDICE DE FIGURAS
FIGURAS Pag.
Figura 1. Fases del proceso de la auditoria administrativa. ... 47
Figura 2. Logo de la firma auditora. ... 49
Figura 3. Programa de Trabajo - Planificación especifica... 59
Figura 4. Organigrama estructural de la empresa Agrícola Bananera Mena Jacho ... 70
Figura 5. Análisis de FODA ... 74
Figura 6. Nivel de confianza – Ambiente de Control ... 102
Figura 7. Nivel de confianza – Evaluación de Riesgo ... 105
Figura 8. Nivel de Confianza - Actividades de Control. ... 108
Figura 9. Nivel de confianza – Información y Comunicación ... 111
Figura 10. Nivel de confianza – Actividades de Monitoreo. ... 114
xvi
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Pag.
Cuadro 1. ¿Qué Grado de Instrucción educativa tiene usted? ... 82
Cuadro 2. ¿Qué Tiempo tiene usted desempeñándose en su cargo? ... 83
Cuadro 3. ¿Tiene establecido y firmado un contrato laboral con la empresa? ... 83
Cuadro 4. ¿Está usted dentro de la nómina del personal asegurado? ... 84
Cuadro 5. ¿Se cancelan puntualmente los valores correspondientes a fondos de reservas?... 84
Cuadro 6. ¿Conoce usted la Misión del área de Talento Humano de la Agrícola Bananera Mena Jacho? ... 85
Cuadro 7. ¿Se encuentra usted satisfecho por el rendimiento de la unidad de Talento Humano? ... 86
Cuadro 8. ¿Ha demostrado algún interés la Unidad de Talento Humano en proporcionar instrucción, capacitación y adiestramiento al personal? ... 87
Cuadro 9. ¿Con qué regularidad la Unidad de Talento Humano otorga promociones y ascensos? ... 88
Cuadro 10. ¿Ha sido usted objeto de evaluación del desempeño? ... 88
Cuadro 11. ¿Con qué frecuencia la unidad de Talento Humano realiza las evaluaciones de desempeño a los empleados? ... 89
Cuadro 12. ¿Es usted supervisado? ... 89
Cuadro 13. ¿Cuáles de los siguientes incentivos y reconocimientos le ha proporcionado la empresa? ... 90
Cuadro 14. ¿Con qué frecuencia la unidad de aplica planes de incentivos y motivación? ... 91
Cuadro 15. Con qué frecuencia la Unidad de Talento Humano revisa y controla la ejecución de las actividades del personal? ... 91
Cuadro 16. ¿Considera usted que se dispone de un espacio físico acorde con las actividades desempeñadas? ... 92
xvii Cuadro 17. ¿Las aportaciones al IESS son canceladas mensualmente? ... 92 Cuadro 18. Se contabiliza el pago de las remuneraciones. ... 93 Cuadro 19. ¿Cree usted que las políticas de remuneración son efectivas? ... 93 Cuadro 20. ¿Cree usted que las políticas de remuneración se ajustan a las necesidades del mercado laboral? ... 94 Cuadro 21. ¿Considera usted que existe una efectiva comunicación entre el personal de la Unidad de Talento Humano y los demás departamentos? ... 94 Cuadro 22. ¿Tiene usted conocimiento que el departamento de Talento Humano realice auditorias en la empresa? ... 95 Cuadro 23. ¿Con qué frecuencia la unidad de Talento Humano aplica Auditorias al personal que labora en la empresa? ... 95 Cuadro 24. ¿Conoce usted qué tipo de auditoria realiza el departamento de Talento Humano en la empresa? ... 96 Cuadro 25. ¿Conoce usted las herramientas que utiliza el departamento de Talento Humano para recolectar la información necesaria para realizar la Auditoria? ... 97 Cuadro 26. ¿Considera usted que la auditoría de Talento Humano proporciona información muy importante a la dirección y permite identificar situaciones problemáticas y emprender medidas correctivas? ... 97 Cuadro 27. ¿Conoce usted las políticas y normas por la que se rige el departamento de Talento Humano para realizar Auditoria en la empresa? ... 98 Cuadro 28. ¿Considera usted que un proceso de Auditoria continuo dentro de la empresa detecta problemas críticos de personal? ... 99 Cuadro 29.¿Está usted de acuerdo en que la empresa mejore su actual proceso de Administración de Talento Humano? ... 99
xviii
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexos Pag.
Anexo 1. Formato de Matriz de Modelo COSO. ... 178
Anexo 2. Cuestionario Aplicado al Personal de la Agrícola Bananera Mena Jacho... 179
Anexo 3. Formato del Contrato de trabajo aplicado a los empleados. ... 185
Anexo 4. Formato de Aviso de Entradas al IESS. ... 189
Anexo 5. Formato de archivos de empleados. ... 190
Anexo 6. Formato de los Reporte Diarios de Labores de empleados. ... 191
Anexo 7. Formato del Rol de pago, Formato utilizado por la empresa. ... 192
Anexo 8. Planillas del último pago, realizado al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social por conceptos de aportes individuales, aportes de fondos de reservas, préstamos quirografarios e hipotecarios. ... 193
Anexo 9. Formularios de la cancelación de Beneficios Sociales (Décimo tercer sueldo y décimo cuarta remuneración.) ... 197
Anexo 10. Documentos de Control de vacaciones obligatorias de empleados. ... 199
Anexo 11. Formulario de la cancelación de Utilidades periodo 2013. ... 201
Anexo 12. Formato del Acta de Finiquito – Liquidación Final por tiempo de trabajo aplicado a los empleados. ... 202
xix
CODIGO DUBLIN
Título:
“Examen especial, al departamento de talento humano y su incidencia en la toma de decisiones en la empresa “Agrícola Bananera Mena Jacho” ubicada en cantón La Mana - año 2014”.
Autor: Mejillón Segovia, Eddy Alexandro Palabras
clave:
Examen de
Auditoria Talento Humano Eficiencia y Eficacia Manuales de
funciones Buena Administración Proyecciones futuras Fecha de
Publicación: 27 Septiembre del 2015 Editorial: Quevedo: UTEQ, 2015.
Resumen:
Resumen.- La aplicación del examen especial en la “Agrícola Bananera Mena Jacho” es la herramienta que nos permitirá obtener un enfoque especial y de esta manera evaluar los resultados del cumplimiento de los objetivos planteados, así como también su efectividad y eficiencia de las actividades del departamento de Talento Humano. El examen de control interno aplicado a través de cuestionarios reveló importantes acontecimientos cuyos resultados obtenidos indicaron deficiencias tanto operativas y funcionales que revelaron la ausencia de políticas y procedimientos, ya que no cuenta con un manual de control interno actualizado, que direccione funciones y procesos. Al Gerente General y Asistente del departamento de Talento Humano, de la empresa, se recomienda la gestión para la contratación externa de profesionales, con la finalidad de que se actualice el reglamento interno, y se elabore un manual de funciones, de procedimientos y de seguridad laboral para direccionar las labores de los empleados con eficiencia, eficacia y economía.
Summary.- The application of the special examination in the "Banana Agricultural Mena Jacho" is the tool that will allow us to obtain a special focus and thus evaluate the results of the fulfillment of the objectives, as well as their effectiveness and efficiency of activities Human Resource department. Examination of internal control relevant through questionnaires revealed important events whose results indicated both operational and functional deficiencies revealed no policies and procedures, and that does not have an updated internal control manual, that addresses functions and processes. The General Manager and Assistant Human Resource department of the company, management outsourcing professionals, with the aim that the rules be updated, it is recommended and manual functions, procedures and draw up security work to direct the work of employees with efficiency, effectiveness and economy.
Descripción: 225 hojas : Dimensiones, 29 x 21 cm + CD - ROM
URI:
INTRODUCCION
En el mundo actual en el que vivimos, las Instituciones se enfrentan a problemas nuevos, complejos y difíciles debido a que, y es responsabilidad de la alta dirección adoptar planes que le permita a la organización aprovechar las oportunidades claves, controlar y evaluarse, utilizar los indicadores para la toma decisiones dentro de la Institución. Es por ello que el reto de la mayoría de las Instituciones conocer y satisfacer estas necesidades de forma única, buscando posiciones inigualables.
En el Ecuador, las empresas como un ente influyente en la sociedad, está compuesta por sistemas, áreas y procesos características de acuerdo a la naturaleza de sus actividades. Por ello es indispensable la realización de una gestión administrativa impecable, y correcta de sus recursos.
Entre ellos el recurso humano, aún en esta era, marcada por la competitividad del conocimiento, es así que la administración de los recursos humanos es un área muy importante en una empresa ya que esta sección es la encargada de la contratación de personal idóneo para desempeñar de una manera óptima sus funciones, con la finalidad de lograr su productividad y como tal es el rendimiento de todo el personal como un solo grupo, mientras que en la administración de recursos humanos se tiene en cuenta los objetivos de sus empleados en forma individual.
La aplicación del examen especial en la “Agrícola Bananera Mena Jacho” es la herramienta que nos permitirá obtener un enfoque especial y de esta manera evaluar los resultado del cumplimiento de los objetivos planteados, así como también su efectividad y eficiencia de las actividades del departamento de Talento Humano.
El examen especial se ejecutara mediante la evaluación de los procesos administrativos, y la aplicación de los indicadores de eficiencia, eficacia y economía en el año 2014, igualmente del cumplimiento de sus objetivos y metas, para la correcta adquisición de decisiones con reformas de proyección al futuro.
1
2
CAPITULO I
CONTEXTUALIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
3
1.1. Problema de Investigación.
1.1.1. Planteamiento del problema.
El deficiente control administrativo, dentro de las empresas, se debe en gran parte a un desconocimiento sobre los beneficios que puede obtenerse de una buena aplicación, logrando con ello obtener una efectiva gestión empresarial y que en un futuro puede hasta evitar una posible quiebra de la empresa, lo que repercute una toma de decisiones inadecuadas, dificulta su desarrollo, perdiendo además con ello competitividad en este sistema económicamente globalizado de los mercados empresariales.
Todas estas circunstancias anteriormente indicadas, han condicionado una serie de problemas, es por ello que reviste de gran importancia identificar problemas y amenazas que a mediano y largo plazo, tengan impacto con la aplicación del examen especial en la Agrícola Bananera Mena Jacho.
Dentro del departamento de talento humano podremos citar los siguientes inconvenientes:
✓ No existe un Organigrama Estructural, que represente gráficamente y en forma real la estructura organizativa de la misma, en la cual se evidencia la responsabilidad propia de la división de trabajo y la autoridad propia de la misma.
✓ No existen programas de capacitación y entrenamiento por parte de los directivos de la Empresa para todo el personal tanto Administrativo y de Servicios, para garantizar un mejor desarrollo de las actividades.
✓ No existen métodos eficaces para controlar la asistencia del personal.
Diagnostico.- Respecto al campo organizacional, la contratación de personal no se lo realiza de forma especializada o sea no se aplica un análisis de puestos ni una descripción de sus funciones.
La diferencia de criterios de los mandos superiores pone en manifiesto la difícil situación que enfrenta la empresa, debido a la inexactitud de órdenes formuladas por algunos
4 funcionarios y por la deficiente información y comunicación que existe entre ellos. Esto da como resultado la necesidad de un manual de funciones, al no contar con este documento se desconoce a fondo las reales funciones que le compete a cada uno de los integrantes de la empresa, dando como resultado incumplimiento de funciones para el desarrollo de la empresa.
Pronostico.- Por las razones antes expuestas la alta dirección de la empresa, debe adoptar medidas correctivas que den solución al problema planteado, caso contrario si no se resuelve rápidamente, es probable que la entidad este marcando su camino hacia el fracaso.
1.1.2. Formulación del problema.
La Mayoría de Empresas no cuentan con un control interno para su buen desempeño y funcionamiento en el campo laboral, el examen especial ayudo a determinar, si la empresa está aplicando las políticas técnicas como lo pide el Ministerio de Relaciones Laborales (MRL) y el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS).
1.1.3. Delimitación del problema.
1.1.3.1. ¿Qué quiero investigar?
La aplicación de un Examen Especial 1.1.3.2. ¿Con relación a qué?
A la toma de decisiones 1.1.3.3. ¿A quiénes voy a investigar?
Al departamento de Talento Humano 1.1.3.4. ¿Periodo de estudio?
Se aplicó el estudio desde el 1 de enero al 31 de diciembre del 2014.
1.1.3.5. ¿Dónde voy hacer la investigación?
La presente investigación se la realizó en la Empresa “Agrícola Bananera Mena Jacho”
5 Tema delimitado: Aplicación de un examen especial al departamento de Talento Humano y su incidencia en la toma de decisiones en la empresa “Agrícola Bananera Mena Jacho”
ubicada en Cantón la Mana - año 2014.
1.2. Objetivos.
1.2.1. Objetivo General.
Realizar un examen especial, al departamento de Talento humano y su incidencia en la toma de decisiones en la empresa “Agrícola Bananera Mena Jacho” ubicada en Cantón la Mana - año 2014.
1.2.2. Objetivos Específicos.
➢ Obtener el conocimiento general del departamento de Talento Humano, de la empresa Agrícola Bananera Mena Jacho.
➢ Aplicar indicadores de Gestión al departamento de Talento Humano y su incidencia en la toma de decisiones en la empresa Agrícola Bananera Mena Jacho.
➢ Emitir un informe del Examen Especial, en base a los resultados obtenidos.
1.3. Justificación.
Teniendo en cuenta que la aplicación del Examen Especial, es fundamental en cualquier ente económico ya que se considera una herramienta idónea para examinar el desempeño de una organización, lo que se busca es implementar un recurso de apoyo a las pequeñas organizaciones privadas de carácter lucrativo que sirva como guía para conocer el marco metodológico e implementar una buena toma de decisiones.
Con la información recabada en el departamento de Talento Humano de la Agrícola Bananera Mena Jacho, y conociendo las deficiencias existentes, el propietario está de
6 acuerdo en que se realice, la aplicación del Examen Especial, de tal manera, se justifica su importancia en los resultados a obtenerse, lo cuales contribuirán a los niveles directivos y administrativos en una toma de decisiones correctivas para el desarrollo de la empresa.
Se considera realizar este estudio como parte del desarrollo y crecimiento de la empresa lo que beneficiara a los propietarios de la entidad, como al personal que labora y de igual forma aportara con una posible solución al problema encontrado.
7
CAPITULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA DE LA
INVESTIGACIÓN
8
2.1. Marco Teórico.
2.1.1. Examen Especial.
“Consiste en la verificación, estudio y evaluación de aspectos limitados o de una parte de las operaciones financieras o administrativas, con posterioridad a su ejecución, aplicando las técnicas y procedimientos de la Auditoría, Ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas de acuerdo con la materia del examen, con el objeto de evaluar el cumplimiento de políticas, normas, programas y formular el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y recomendaciones” (O. Ray y Kart, Auditoria un enfoque integral, 2000)
Revisión de auditoría que tiene características particulares que generalmente obedecen a requerimientos de la Alta Gerencia y que por su impacto merece especial e inmediata atención y que no fueron planificados (Contraloría General de la República, MANUAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - MAGU - 2008)
El examen especial se considera como parte del control posterior en la empresa privada y pública, se encarga de verificar, estudiar y evaluar los aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiente, con posterioridad a su ejecución, se aplicarán las técnicas y procedimientos de auditoría de acuerdo con la materia del examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones. (Alberto de la Peña, 2011).
En resumen, el examen especial es una evaluación a una determinada cuenta o departamento, que se aplica bajo el pedido del dueño o socios.
2.1.2. Auditoria.
Según (Alberto de la Peña, 2011) nos dice que, para definir a la Auditoria, en su más amplia acepción podemos decir que significa: verificar la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. En otras palabras, es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como
9 fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.
El autor (Blanco Luna Yanel, 2012) expresa que, la auditoría consiste en la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole con el objetivo de establecer que se han realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables.
Es un examen y evaluación profesional de todos o una parte de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera para determinar su grado de eficacia y eficiencia, así como formular recomendaciones para mejorarlo (Thierauf. Robert J, 2006).
Es un examen crítico, que se realiza con el fin de evaluar la eficiencia y eficacia de una organización. Es una revisión metódica, periódica, e intelectual de los registros de las tareas y resultados de la empresa, con el objetivo de diagnosticar el comportamiento global en el desarrollo de sus actividades y operaciones.
2.1.3. Clases de Auditoria.
Considerando que la Auditoría puede extenderse a todas las operaciones de una entidad u organismo, se clasifica en:
Por quién la ejerce:
Auditoría Interna: “Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las Operaciones Financieras y/o Administrativas, efectuando por Auditores Profesionales con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia, por personal de una unidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas e informar sobre hallazgos significativos resultantes, presentando conclusiones y recomendaciones para mejorar”.
10 Este tipo de Auditoría se lo realiza en cualquier Institución sin tomar en cuenta su naturaleza, pero su característica primordial es que debe ser realizada o elaborada por o con la intervención de Auditores Internos, es decir, por personal que labore en ella y que sea dependiente de una Unidad Administrativa (Unidad de Auditoría Interna). (Centrum, 2010)
Auditoría Externa: La Auditoría Externa es el examen objetivo, sistemático y profesional, realizado por Auditores Externos a una institución sobre operaciones financieras y/o administrativas para luego formular un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Los Auditores Externos son personas que pertenecen a Organismos Superiores de Control.
La Contraloría General del Estado, El Ministerio de Finanzas, La Inspectoría General del Ejército, La Superintendencia de Compañías, La Superintendencia de Bancos, entre otros.
(Centrum, 2010).
Clasificación de Auditorías por su área de aplicación.
Auditoría financiera (contable).- La actividad del auditor consiste en revisar la correcta aplicación de los registros contables y operaciones financieras de las empresas. (Centrum, 2010)
Auditoría administrativa.- Es la revisión sistemática y exhaustiva que se realiza a la actividad administrativa de una empresa, en cuanto a su organización, las relaciones entre sus integrantes y el cumplimiento de las funciones y actividades que regulan sus operaciones.
Auditoría operacional.- Es la revisión sistemática y exhaustiva, sistemática y especifica que se realiza a las actividades de una empresa, con el fin de evaluar su existencia, suficiencia, eficacia, eficiencia y el correcto desarrollo de sus operaciones.
Auditoría integral.- Es la revisión exhaustiva, sistemática y global que realiza un equipo multidisciplinario de profesionales a todas las actividades y operaciones de una empresa, con el propósito de evaluarla de manera integral, todas sus áreas administrativas.
11 Auditoría gubernamental.- Es la revisión exhaustiva, sistemática y concreta que se realiza a todas las actividades y operaciones de una entidad gubernamental.
Auditoría informática.- Es la revisión técnica, especializada y exhaustiva que se realiza a los sistemas computacionales, software e información utilizados en una empresa, sean individuales, compartidos o de redes, así como a sus instalaciones, telecomunicaciones, mobiliario, equipos periféricos, y demás componentes. El propósito fundamental es evaluar el uso adecuado de los sistemas para el correcto ingreso de los datos, el procesamiento adecuado y la emisión oportuna de sus resultados en la organización.
Auditoría fiscal.- Es realiza a los registros y operaciones contables de una empresa.
Auditoría laboral.- Es realizada a las actividades, funciones y operaciones relacionadas con el factor humano de una empresa.
Auditoría de proyecto de inversión.- Es la revisión y evaluación que se realizan a los planes, programas y ejecución de las inversiones de los recursos económicos de una institución pública o privada.
Auditoría ambiental.- Es la evaluación que se hace de la calidad del aire, la atmósfera, el ambiente, las aguas, ríos, lagos y océanos, así como la conservación de la flora y la fauna.
Auditoría de sistemas computacionales (auditoria informática).- Las definiciones para la auditoria de sistemas computacionales son las siguientes:
Auditoría informática.- Es la revisión que se realiza a los sistemas computacionales, software e información utilizados en una empresa.
Auditoría con la computadora.- Es la que se realiza con el apoyo de los equipos de computo y sus programas para evaluar cualquier tipo de actividades y operaciones, no necesariamente computarizadas, pero si susceptibles de ser automatizadas.
Auditoría sin la computadora.- Es la auditoría que se realiza con técnicas y procedimientos tradicionales del comportamiento y valides de las transacciones económicas, administrativas y operacionales de un área de computo.
12 Auditoría a la gestión informática.- Su aplicación se enfoca exclusivamente a la revisión de las funciones y actividades de tipo administrativo que se realizan dentro de un centro de cómputo, tales como planeación, organización, dirección y control del centro.
Auditoría al sistema de cómputo.- Esta se enfoca únicamente a la evaluación del funcionamiento y uso correctos del equipo de cómputo, su hardware, software y periféricos.
Auditoría alrededor de la computadora.- Es la que se realiza a todo lo que está alrededor de un equipo de cómputo.
Auditoría a los sistemas de redes.- Se realiza a los sistemas de redes de una empresa, considerando en su evaluación los tipos de redes, arquitectura, topología, sus protocolos de comunicación, las conexiones, accesos, privilegios, administración.
Auditoría integral a los centros de cómputo.- Es una revisión global, con el fin de evaluar de forma integral el uso adecuado de su sistema de cómputo.
Auditoría ergonómica de sistemas computacionales.- Se realiza para evaluar la calidad, eficiencia y utilidad del entrono hombre-máquina-medio ambiente que rodea el uso de sistemas computacionales en una empresa.
2.1.4. Auditor.
(Centrum, 2010) Se llama auditor/a (o contralor/a en algunos países de América Latina) a la persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente o por una empresa de consultoría, para revisar, examinar y evaluar con coherencia los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia (institución gubernamental) o entidad (empresa o sociedad) con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño.
Es aquella persona que lleva a cabo una auditoria, capacitado con conocimiento necesario para evaluar la eficacia de una empresa. El auditor debe reunir, para el buen desempeño de su profesión características como: sólida cultura general, conocimiento técnico,
13 actualización permanente, capacidad para trabajar en equipo multidisciplinario, creatividad, independencia, mentalidad y visión integradora, objetividad, responsabilidad, entre otras. Además de esto, este profesional debe tener una formación integral y progresiva. (Thierauf. Robert J, 2006).
El autor (Blanco Luna Yanel, 2012) expresa que, el auditor es una persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad, con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño. Originalmente la palabra que se define significa "oidor" u "oyente". El origen de su uso en la contaduría puede encontrarse en épocas remotas en Inglaterra, cuando pocas personas sabían leer y las cuentas de los grandes propietarios eran "oídas" en vez de ser examinadas como se hace en la actualidad.
2.1.5. Control interno.
El autor (Blanco Luna Yanel, 2012) nos dice que, el control interno es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública. Se fundamenta en una estructura basada en cinco componentes funcionales:
➢ Ambiente de control
➢ Evaluación de riesgos
➢ Actividades de control gerencial
➢ Información y comunicación
➢ Supervisión
¿Cuál es el beneficio de contar con un sistema de control interno?
➢ Seguridad razonable de:
➢ Reducir los riesgos de corrupción
➢ Lograr los objetivos y metas establecidos
14
➢ Promover el desarrollo organizacional
➢ Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones
➢ Asegurar el cumplimiento del marco normativo
➢ Proteger los recursos y bienes del Estado, y el adecuado uso de los mismos
➢ Contar con información confiable y oportuna
➢ Fomentar la práctica de valores
➢ Promover la rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y objetivos encargados y el uso de los bienes y recursos asignados
Implementación del sistema de control interno Se deben cumplir las tres fases siguientes:
Planificación
Se inicia con el compromiso formal de la Alta Dirección y la constitución de un Comité responsable de conducir el proceso. Comprende además las acciones orientadas a la formulación de un diagnóstico de la situación en que se encuentra el sistema de control interno de la entidad con respecto a las normas de control interno establecidas por la CGR, que servirá de base para la elaboración de un plan de trabajo que asegure su implementación y garantice la eficacia de su funcionamiento.
Ejecución
Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el plan de trabajo. Se da en dos niveles secuenciales: a nivel de entidad y a nivel de procesos. En el primer nivel se establecen las políticas y normativa de control necesarias para la salvaguarda de los objetivos institucionales bajo el marco de las normas de control interno y componentes que éstas establecen; mientras que en el segundo, sobre la base de los procesos críticos de la entidad, previa identificación de los objetivos y de los riesgos que amenazan su cumplimiento, se procede a evaluar los controles existentes a efectos de que éstos aseguren la obtención de la respuesta a los riesgos que la administración ha adoptado.
Evaluación
Fase que comprende las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de implementación del sistema de control interno y de su eficaz funcionamiento, a través de su mejora continua.
15 Importante.- El sistema de control interno está a cargo de la propia entidad pública. Su implementación y funcionamiento es responsabilidad de sus autoridades, funcionarios y servidores. ¿Cuál es el rol de la Contraloría? La CGR es responsable de la evaluación del sistema de control interno de las entidades del Estado. Sus resultados contribuyen a fortalecer la institución, a través de las recomendaciones que hace de conocimiento de la administración para las acciones conducentes a superar las debilidades e ineficiencias encontradas.
(Thierauf. Robert J, 2006) El control interno es un proceso, ejecutado por la Junta Directiva o Consejo de Administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones.
• Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Esta definición enfatiza ciertos conceptos o características fundamentales sobre el Control Interno, como son:
• Es un proceso que parte de los demás sistemas y procesos de la empresa incorporando en la función de administración y dirección, no adyacente a éstos.
• Orientado a objetivos es un medio, no un fin en sí mismo.
• Es concebido y ejecutado por personas de todos los niveles de la organización a través de sus acciones y palabras.
• Proporciona una seguridad razonable, más que absoluta, de que se lograrán sus objetivos.
16
2.1.6. Componentes del Control Interno.
(Thierauf. Robert J, 2006). El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan de la forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los procesos administrativos, los cuales se clasifican como:
1. Ambiente de Control.
2. Evaluación de Riesgos.
3. Actividades de Control.
4. Información y Comunicación.
5. Supervisión y Seguimiento.
El control interno, consiste en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que reaccionan dinámicamente a las condiciones cambiantes.
Niveles de Efectividad
Los sistemas de control interno operan con distintos niveles de efectividad; puede ser juzgado efectivo en cada uno de los tres grupos, respectivamente, si el consejo de administración o junta y la gerencia tienen una razonable seguridad de que:
• Entienden el grado en que se alcanzan los objetivos de las operaciones de las entidades.
• Los informes financieros sean preparados en forma confiable.
• Se observen las leyes y los reglamentos aplicables.
(Centrum, 2010) Los cinco componentes del control interno.- Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:
1. Ambiente de Control.
2. Evaluación de Riesgos.
3. Actividades de Control.
4. Información y Comunicación.
5. Supervisión o Monitoreo.
17 Importancia de los componentes.- Bueno, sino fueran importante no existirían y el equipo multidisciplinario que elaboró el informe COSO no los hubiera analizado y expuesto tan exquisitamente, en dicho informe como los componentes del control interno.
Tampoco aparecieran en la Resolución No. 297-2003 del MFP como aspectos a desarrollar dentro del Sistema de Control Interno (SCI).
2.1.7. Control Interno – COSO 1.
Las empresas deben implementar un sistema de control interno eficiente que les permita enfrentarse a los rápidos cambios del mundo de hoy. Es responsabilidad de la administración y directivos desarrollar un sistema que garantice el cumplimiento de los objetivos de la empresa y se convierta en una parte esencial de la cultura organizacional. El Marco integrado de control interno propuesto por COSO provee un enfoque integral y herramientas para la implementación de un sistema de control interno efectivo y en pro de mejora continua. Un sistema de control interno efectivo reduce a un nivel aceptable el riesgo de no alcanzar un objetivo de la entidad.
El modelo de control interno COSO 2013 actualizado está compuesto por los cinco componentes, establecidos en el Marco anterior y 17 principios que la administración de toda organización debería implementar.
Entorno de control
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
Evaluación de riesgos
Principio 6: Especifica objetivos relevantes Principio 7: Identifica y analiza los riesgos Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
18 Actividades de control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos Principio 13: Usa información Relevante
Sistemas de información
Principio 14: Comunica internamente Principio 15: Comunica externamente
Supervisión del sistema de control - Monitoreo
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias.
2.1.8. Fases de la auditoria.
La práctica de la Auditoria se divide en tres fases:
1. Planificación Preliminar 2. Ejecución de la Auditoría 3. Informe y Plan de Acción Planificación Preliminar
En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, es el conocimiento global de la empresa por parte del auditor en donde se determina el alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema contable, controles internos, estrategias, metodologías y demás elementos que le permitan al auditor elaborar el programa de auditoria que se llevará a efecto.
Ejecución de la Auditoría
El objetivo de esta etapa es obtener y analizar toda la información del proceso que se audita, con la finalidad de obtener evidencia suficiente, competente y relevante, es decir, contar con todos los elementos que le aseguren al auditor el establecimiento de
19 conclusiones fundadas en el informe acerca de las situaciones analizadas en terreno, que entre otras incluyan: el nivel efectivo de exposición al riesgo; las causas que lo originan;
los efectos o impactos que se podrían ocasionar al materializarse un riesgo y, en base a estos análisis, generar y fundamentar las recomendaciones que debería acoger la Administración.
Informe y Plan de Acción
Es el resultado de la información, estudios, investigación y análisis efectuados por los auditores durante la realización de una auditoría, que de forma normalizada expresa por escrito su opinión sobre el área o actividad auditada en relación con los objetivos fijados, señalan las debilidades de control interno, si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de tales deficiencias y establecer las medidas correctoras adecuadas.
2.1.9. Normas de Auditorias.
2.1.9.1. Normas Ecuatorianas sobre Auditoría
Las Normas Ecuatorianas sobre Auditoría (NEA) contienen los principios básicos y los procedimientos esenciales (identificados en negrillas) junto con los lineamientos relacionados en forma de material explicativo y de otro tipo. Los principios básicos y los procedimientos esenciales deben interpretarse en el contexto del material explicativo y de otro tipo que proporciona lineamientos para su aplicación. Las NEA deben aplicarse en la auditoría de estados financieros. También, deberán aplicarse adaptadas según sea necesario, a la auditoría de otra información y a servicios relacionados.
2.1.9.2. Normas de Auditorias Generalmente Aceptadas (NAGAS).
Las normas de auditoria generalmente aceptadas, conocidas por su sigla NAGA, son los principios fundamentales o normas básicas que el contador público debe seguir al momento de realizar una revisión de información (auditoría, revisoría fiscal) y emitir juicio profesional con base en las evidencias encontradas en el ejercicio del examen.
20 Normas Personales
• El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública en Colombia.
• El Contador Público debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.
• En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional.
Normas relativas a la ejecución del trabajo
• El trabajo deber ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.
• Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria.
• Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estados Financieros sujetos a revisión.
21 Normas relativas a la rendición de informes
• Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos Estados Financieros.
• El informe debe contener indicación sobre si los Estados Financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
• El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el periodo corriente en relación con el período anterior.
• Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca
2.1.10. Definición de Empresa.
Según la (Real Academia Española, 2001), empresa es una acción ardua y dificultosa que valerosamente un individuo comienza o inicia.
En el ámbito profesional del desarrollo de las empresas y organizaciones, este concepto requiere ser abordado de manera más profunda.
“La empresa es una entidad económica productora de riqueza para la sociedad por que agrega valor a los bienes o servicios que adquiere (insumos) al transformarlos en nuevos productos “enriquecidos” para satisfacer las necesidades de los clientes y/o usuarios, quienes de otra forma tendrían que llevarlos a cabo por sí mismos”. (Gustavo Hernandez Sergio y Rodriguez, 2012)
2.1.11. Administración de Empresa.
La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones, y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos
22 (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organización.
Otras definiciones de Administración (según varios autores) son los siguientes:
• La administración es una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se puede alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr.
• La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. (Fer Monzón)
• La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.
(Juan Carlos Armendáriz)
• La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.
(Lourdes Munch Galindo y José García Martínez)
• Andreas Kaplan específicamente describe la administración europea como "una gestión intercultural y social, basada en un enfoque interdisciplinario".1
• La Administración es la gestión que desarrolla el talento humano para facilitar las tareas de un grupo de trabajadores dentro de una organización. Con el objetivo de cumplir las metas generales, tanto institucionales como personales, regularmente va de la mano con la aplicación de técnicas y principios del proceso administrativo, donde este toma un papel preponderante en su desarrollo óptimo y eficaz dentro de las organizaciones, lo que genera certidumbre en el proceder de las personas y en la aplicación de los diferentes recursos.
Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en común:
1. La existencia de un objetivo(s) hacia el cual está enfocada la administración.
2. Menciona la eficacia, es decir, lograr los objetivos en el mejor tiempo y cantidad.
3. La eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero al menor costo y la máxima calidad.
4. La administración se da en grupos sociales.
23 5. Debe existir la coordinación de recursos para lograr el fin común.
6. Productividad, es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficacia y eficiencia.
(Thierauf. Robert J, 2006) La administración es el acto de administrar, gestionar o dirigir empresas, negocios u organizaciones, personas y recursos, con el fin de alcanzar los objetivos definidos. Administración es una palabra procedente del latín, administratione, que significa dirección, gestión o gerencia, donde el prefijo ad- significa dirección, tendencia, hacia, y el vocablo minister significa obediencia, al servicio de, subordinación.
Este término también proviene del latín ad-ministrare, que significa servir, o ad manus trahere, que significa gestionar o manejar. De esta forma, el término administración se refiere al funcionamiento, a la estructura y al rendimiento de las empresas u organizaciones que están al servicio de otros.
La administración de empresas es una rama de las ciencias humanas, sociales o humanidades que se caracteriza por la aplicación práctica de un conjunto de principios, normas o leyes y roles, funciones o procedimientos dentro de las organizaciones. Se practica sobre todo en las empresas, ya sean públicas, privadas, mixtas o de otro tipo.
En una empresa, el acto de administrar significa planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las tareas o los procesos siempre buscando lograr productividad y el bienestar de los trabajadores, y obtener lucro o beneficios, además de otros objetivos definidos por la organización.
Se detallan diferentes definiciones de autores según varios autores:
• Según Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales".
• Para Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas".
24
• Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional".
• Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jiménez y Periáñez Cristóbal, la administración es "el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización".
• Para Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos".
• Reinaldo O. Da Silva, define la administración como "un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización".
En este punto, y teniendo en cuenta las anteriores propuestas, planteo la siguiente definición de administración:
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.
2.1.12. Departamento de Administración.
(Koontz, 2010) Nos dice que el Departamento de Administración comprende las siguientes áreas: Recursos Humanos, Financiero y Contabilidad.
Área Financiera.- El área Financiera es la encargada de la realización e interpretación de los flujos de efectivos de la compañía, además de ser el responsable de la financiación de capital, apalancamiento financiero, análisis de riesgo crediticio, y de la planificación de las inversiones en activos fijos, e inventario de la empresa. Se detallan las principales funciones y los documentos relacionados del departamento financiero:
