UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
INCIDENCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL EN LA GESTIÓN DEL CENTRO EDUCATIVO PARTICULAR
NUESTRA SEÑORA DEL PERPETUO SOCORRO E.I.R.L. EN EL PERIODO 2014.
TESIS
PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
CONTADOR PÚBLICO
ASESOR: C.P.C. Wilder Sánchez Meneses PROMOCIÓN: XLVIII
PEDRO VILCHEZ, CLAUDIA LUCIA
BACHILLER EN CIENCIAS ECONÓMICAS
TRUJILLO – PERÚ 2015
DEDICATORIA
El esfuerzo puesto en el presente trabajo se lo dedico en primer lugar a Dios, porque él me ha bendecido a lo largo de mi desarrollo profesional, y porque ha sabido darme la tranquilidad que necesitaba para poder culminar la tesis a pesar de las dificultades puestas en mi camino.
Asimismo, dedico este trabajo a mi padre Saúl, a mi madre Hermelinda, a mi abuela Matilde, y a mis hermanos Saúl y Alison porque ellos me han acompañado y apoyado siempre en todo momento.
AGRADECIMIENTO
Le doy gracias a mi padre Saúl, quien me ha aconsejado en cada etapa de mi crecimiento como persona y profesional, por ser mi ejemplo en cuanto a sus valores, desenvolvimiento profesional y dedicación a la familia.
Gracias a mi madre Hermelinda, por su dedicación y preocupación en cada paso que he dado.
Gracias a mi primo Renzo por su incondicional apoyo en mi crecimiento como profesional.
Y finalmente quisiera cerrar esta página agradeciendo a mis profesores de la Universidad Nacional de Trujillo quienes han contribuido en mi formación profesional con cada uno de sus conocimientos y consejos brindados para lograr un buen desenvolvimiento en el área laboral.
INDICE
DEDICATORIA ... i
AGRADECIMIENTO ... ii
INDICE ... iii
RESUMEN ... 1
ABSTRACT ... 2
CAPITULO I: INTRODUCCIÓN ... 3
1. REALIDAD PROBLEMÁTICA ... 3
2. ANTECEDENTES ... 3
3. JUSTIFICACIÓN ... 8
4. PROBLEMA ... 9
5. HIPÓTESIS ... 9
6. VARIABLES ... 10
6.1. Variable Independiente ... 10
6.2. Variable Dependiente ... 10
7. Objetivos de la Investigación ... 10
7.1. Objetivo General ... 10
7.2. Objetivo Específicos ... 10
8. MARCO TEÓRICO... 11
8.1. Aspectos conceptuales ... 11
8.2. Importancia ... 12
8.3. Ubicación del Presupuesto en el tiempo ... 13
8.4. El Presupuesto y la Gerencia Estratégica ... 14
8.5. El Presupuesto y la Planeación Estratégica ... 16
8.6. El presupuesto y el proceso de dirección ... 19
8.7. La dirección estratégica, la planeación y el presupuesto: ventajas y limitaciones. ... 22
8.8. Principios para elaborar un presupuesto ... 24
8.10. Presupuestos de Instituciones Educativas ... 38
9. MARCO CONCEPTUAL ... 44
CAPITULO II: MATERIALES Y MÈTODOS ... 47
1. Materiales. ... 47
1.1. Población o Universo ... 47
1.1.1 Muestra ... 47
1.1.2 Técnicas e Instrumentos de recolección de Datos ... 47
1.2. Procedimientos ... 48
1.2.1. Diseño de Contrastación ... 48
1.2.2. Variables de estudio ... 49
1.2.3. Análisis de Variables ... 49
1.2.4. Análisis de datos ... 49
CAPITULO III: RESULTADOS ... 50
CAPITULO IV: DISCUSIÓN ... 66
CAPITULO V: CONCLUSIONES ... 69
CAPITULO VI: RECOMENDACIONES ... 71
ANEXOS ... 73
1 RESUMEN
El presupuesto representa una herramienta de planeación y de control fundamental que ha permitido que el Sistema Financiero en General, y en particular la Contabilidad y el Control Interno se vean favorecidos en sus diferentes etapas y empresas por que facilita la proyección de actividades, escenarios y resultados que favorecen la gestión o gerencia de las diferentes empresas, es así que en definitiva contribuye de manera positiva en sus resultados.
Justamente por ello en el presente trabajo se verán diferentes aspectos sobre la implementación de un presupuesto, tales como lo concerniente al aspecto teórico y conceptual, comprendiendo sus antecedentes o evolución así como sus principios, características y etapas. Asimismo he considerado dentro de la estructura, redactar sobre los procedimientos que se deben realizar para elaborar el presupuesto adecuadamente, así como las principales variables internas y externas que inciden en dicha elaboración.
Finalmente se realiza la implementación de un presupuesto en el C.E.P.
Nuestra Señora del Perpetuo Socorro E.I.R.L, para evaluar los resultados obtenidos, los cuales se verán reflejados en la parte de resultados y discusión del presente trabajo.
ABSTRACT
The budget is a planning tool and key control that has allowed the financial system in general, and in particular the Accounting and Internal Control are favored at different stages and businesses by facilitating the projection of activities, scenarios and results favoring the management or management of different companies, so that ultimately contributes positively in their results.
Precisely for this reason in this paper they will be different aspects of the implementation of a budget, such as concerning the theoretical and conceptual aspect, understanding their history or evolution and its principles, characteristics and stages. I have also considered within the structure, writing on the procedures to be performed to establish the budget properly, and the main internal and external variables that influence this development.
Finally the implementation of a budget is done in the CEP Nuestra Señora del Perpetuo Socorro EIRL, to evaluate the results, which will be reflected in the results and discussion of this work.
CAPITULO I: INTRODUCCIÓN
1. REALIDAD PROBLEMÁTICA
El problema que ahora confrontan algunas empresas del sector educativo es el inadecuado manejo de sus recursos financieros, por la falta de un instrumento técnico contable en el que se establezcan las proyecciones de la administración y los objetivos que desean alcanzarse en el aspecto financiero. En algunos casos, los directivos desconocen el nivel de ejecución de sus ingresos y gastos lo que les impide tomar decisiones oportunas y correctas para el adecuado manejo de los recursos que administran.
Lo antes anotado puede traer como consecuencia que se esté incurriendo en exceso de gastos, situación que de no ser corregida, ocasionaría a la empresa endeudamientos continuos no deseados por no saber administrar adecuadamente el flujo de ingresos y egresos de la entidad. Ahora en las empresas no es suficiente presupuestar, es necesario además controlar la ejecución de los objetivos presupuestados.
En este contexto, el propósito de mi investigación es aportar opciones que mejoren, garanticen y controlen el alcance de los gastos ocasionados en relación a los ingresos que se proyecten.
2. ANTECEDENTES
Al realizar el trabajo de investigación se ha consultado algunos trabajos referentes a la aplicación de los presupuestos; sin embargo la mayoría de las investigaciones consultadas no se adaptan a las necesidades del Centro
Educativo ya que están referidas a otros sectores. Por lo tanto corresponden a realidades distintas.
Los trabajos consultados fueron los siguientes:
2.1. Nombre: Sistema Presupuestal: Aplicaciones en el Sector Privado Regional
AUTOR: Víctor Manuel Asmat Sánchez AÑO: 2007
INSTITUCIÓN: Universidad Nacional de Trujillo.
CONCLUSIONES:
- Sistema de Presupuesto, aplicado en las Empresas en general, resultan siempre una herramienta de planeación de importancia, sobre todo en economías cambiantes, por que proyectan y prevén situaciones que facilita la toma de decisiones tanto a nivel gerencial como a nivel de cada departamento, determinando acciones en beneficio de la organización.
- La Actividad económica y productiva de las empresas industriales y comerciales que son la mayoría de empresas privadas de una región y del país, encuentran una base de información y de datos confiable en los presupuestos, especialmente operativos, que determinan la calidad y cualidad de sus requerimientos y proyecciones.
- Para una consistente coordinación y comunicación en las organizaciones empresariales es necesario la implementación de los Presupuestos, que se encargan de fusionar los intereses,
necesidades y objetivos de la empresa, para lo cual deben de coordinar todas las unidades operativas, así como generar una comunicación positiva que defina los objetivos de la entidad.
- Los presupuestos en general, se aplican empleando los presupuestos de operación que se encargan de proyectar los resultados de la empresa, de acuerdo a su proceso productivo y/o comercial que en definitiva se consolida en el Estado de Ganancias y Pérdidas Presupuestado, así como se aplican también empleando los presupuestos financieros, que se ocupan de la proyección de la obtención y uso del efectivo y que se consolidan en el Balance General Proyectado o Presupuestado.
2.2. Nombre: Presupuesto Maestro y Contabilidad por Áreas de Responsabilidad.
AUTOR: Celso Manuel Chávez Barbarán.
AÑO: 2008
INSTITUCIÓN: Universidad Nacional de Trujillo.
CONCLUSIONES:
- Un adecuado planeamiento financiero es la clave para el éxito de una empresa, el presupuesto maestro es una herramienta fundamental para poder realizar dicho planeamiento ya que pudiendo planear adecuadamente al futuro de una empresa será más fácil poder afrontar las dificultades que se puedan presentar.
- El uso del presupuesto maestro permite observar las consecuencias que trae las políticas asumidas por la empresa y nos permite poder corregir los aspectos desfavorables que traerían consigo la implementación de dichas políticas.
2.3. Nombre: Presupuesto Basado en Actividades (abb) AUTOR: Jorge Andrés Enríquez Benites
AÑO: 2009
INSTITUCIÓN: Universidad Nacional de Trujillo.
CONCLUSIONES:
- El presupuesto ABB es una herramienta que se utiliza con el propósito de controlar y manejar efectivamente los gastos e ingresos en una empresa, por esto se hace imprescindible la clasificación de las partidas que evalúan las cuentas de dicho presupuesto.
- El presupuesto basado en actividades, da la posibilidad de desarrollar ventajas competitivas a las organizaciones que utilicen esta herramienta de gestión empresarial conjuntamente con los sistemas de gestión y costos basados en las actividades (ABC/ABM).
- El correcto cálculo de costo de producto o servicio brindado, contribuye al establecimiento de precios de ventas competitivos, lográndose así una mayor rentabilidad para la empresa.
- El modelo de cálculo de costos ABB es de suma importancia para las empresas; ya que estas son las que determinan la viabilidad del negocio, las que determinan el grado de producción y eficacia en la utilización de los recursos.
2.4. Nombre: La Ejecución Presupuestal en el Presupuesto por Resultados – Sector Educación Región La Libertad
AUTOR: Miguel Ángel Montoya Terrones AÑO: 2010
INSTITUCIÓN: Universidad Nacional de Trujillo.
CONCLUSIONES:
- El presupuesto por Resultados se constituirá en una importante herramienta de gestión del Gobierno Central, Regional y Local, pues les permitirá en forma más tangible, exhibir los logros y beneficios que se obtengan por su ejecución.
- Las instituciones responsables de la gestión y ejecución presupuestal, tendrán mayores facilidades en el manejo de los recursos destinados a las obras programadas y así mismo tendrán la seguridad de presentarlos físicamente a su conclusión.
2.5. Nombre: El Presupuesto en una Actividad de Construcción en la Provincia de Trujillo.
AUTOR: Luis Miguel Porras García AÑO: 2010
INSTITUCIÓN: Universidad Nacional de Trujillo.
CONCLUSIONES:
- Los presupuestos en Construcción tienen vital importancia, pues permiten conocer las variaciones que ocurren durante la ejecución de la obra, o en todo caso tomar en cuenta los errores al elaborar futuras propuestas.
3. JUSTIFICACIÓN
En la actualidad la mayoría de empresas tratan de poder optimizar los recursos con los que se cuenta, dichos recursos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa, las necesidades y posibilidades de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos. Es por eso, que esta investigación se realiza debido a la importancia que tiene para la empresa la elaboración de un presupuesto que le permita efectuar una planificación eficaz, para que los lleve al logro de los objetivos, metas y planes de la empresa.
El realizar un presupuesto con un correcto análisis permite presentar en términos monetarios las actividades que se pueden realizar dentro de la organización para así poder alcanzar los objetivos y metas que se tienen previstos, a la vez puede servir como instrumento de planeación, coordinación, organización y control, por lo tanto, este instrumento también sirve de ayuda para evitar gastos innecesarios e inadecuada utilización de los recursos.
Del mismo modo, el presupuesto permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, marcando con anticipación las metas alcanzadas dando a conocer el estado de resultados y el balance general, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales proyectadas, para así poder tomar las medidas que permitan corregir o mejorar los procedimientos de gestión, a la vez sirve como mecanismo para la revisión de políticas, normas, objetivos y estrategias de la empresa, para direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca que es obtener una buena rentabilidad.
Por lo tanto el presupuesto y la rentabilidad tienen por finalidad asegurar la efectividad de todas las organizaciones. Por esta razón, el presupuesto es importante en una empresa porque determina el límite y el alcance de las erogaciones, también promueve la minimización de costos, evitando compras innecesarias, desperdicios en materiales, tiempo etc.
Esta investigación representa una contribución al desarrollo de la entidad y un aporte a la mejora en la gestión administrativa y desempeño de la gerencia, por esta razón, cuenta también con su apoyo y respaldo.
4. PROBLEMA
¿Cómo ha incidido en la gestión del periodo 2014 del C.E.P. Nuestra Señora del Perpetuo Socorro E.I.R.L la formulación del presupuesto anual?
5. HIPÓTESIS
El presupuesto anual formulado para 2014 ha incidido positivamente en la gestión del C.E.P. Nuestra Señora del Perpetuo Socorro E.I.R.L.
6. VARIABLES
6.1. Variable Independiente Presupuesto Anual 6.2. Variable Dependiente
Incidencia en la Gestión
7. Objetivos de la Investigación 7.1. Objetivo General
- Establecer la incidencia en la gestión del C.E.P. Nuestra Señora del Perpetuo Socorro E.I.R.L., que ha tenido la formulación del presupuesto 2014.
7.2. Objetivo Específicos
- Identificar los aspectos de la gestión en los que tiene incidencia el presupuesto propuesto.
- Identificar las principales dificultades para la formulación y ejecución de un presupuesto anual.
- Proponer una guía para la elaboración de presupuestos anuales aplicable a los centros educativos particulares.
8. MARCO TEÓRICO
8.1. Aspectos conceptuales
Existen muchas definiciones1 sobre presupuesto, a continuación se mencionarán y explicarán algunas de ellas:
La estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.
El buen empresario debe planear con inteligencia el tamaño de sus operaciones, los ingresos y gastos, con la mira puesta en la obtención de utilidades, cuyo logro se subordina a la coordinación y relación sistemática de todas las actividades empresariales. Le compete además instaurar procedimientos que no ahoguen la iniciativa de las personas y que auspicien la determinación oportuna de las desviaciones detectadas frente a los pronósticos, con el propósito de evitar que en el futuro las estimaciones se reflejen en cálculos excesivamente pesimistas u optimistas.
Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.
Es expresión cuantitativa porque los objetivos deben ser mensurables y su alcance requiere la destinación de recursos durante el periodo
1 Definiciones tomadas de la siguiente referencia: Burbano Ruiz, J. (2005). Presupuestos: Enfoque de gestión, planeación y control de recursos. (3ra ed.). Bogotá, Colombia: Mc Graw Hill Interamericana.
fijado como horizonte de planeamiento; es formal porque exige la aceptación de quienes están al frente de la organización; además, es el fruto de las estrategias adoptadas porque éstas permiten responder al cómo se implementarán e integrarán las diferentes actividades de la empresa de modo que converjan al logro de los objetivos previstos;
deberá organizar y asignar personas y recursos; ejecutar y controlar para que los planes no se queden sólo en la mente de sus proponentes y, por último, desarrollar procedimientos de oficina y técnicas especiales para formular y controlar el presupuesto.
Los directivos y los asesores deberán participar en el bosquejo de las actividades futuras de la empresa para lograr los objetivos mercantiles, sociales, fabriles y financieros planeados, minimizar sus costos sin sacrificar las calidades y maximizar la productividad, teniendo en cuenta que el bienestar colectivo debe primar sobre el bienestar personal. Una vez aprobado el presupuesto, toda la organización debe comprometerse con su cumplimiento, lo cual se verifica mediante mecanismos de control y seguimiento a la ejecución del presupuesto.
8.2. Importancia
Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.
Es decir, cuanto menor sea el grado de predicción, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerán los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en los países latinoamericanos que por razones del manejo macroeconómico en la década de los años ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y en las tasas de interés.
El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de la competencia y de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa.
Asimismo, los presupuesto son muy importantes, porque en base a lo que se cuantifico sobre lo que va a suceder en el futuro, la gerencia puede tomar decisiones en forma oportuna para intentar incidir sobre el futuro, y hacerlo así más favorable para la empresa. Además, a través de los presupuestos se puede controlar la evolución de la empresa al comparar lo real con lo presupuestado.
8.3. Ubicación del Presupuesto en el tiempo
El presupuesto se ubica en el tiempo y destaca la existencia de información histórica que constituye una fuente importante para efectuar los pronósticos; ello no implica que los hechos del pasado tiendan a repetirse. Los datos históricos son trascendentales para la elaboración
del presupuesto ya que, por ejemplo, la evolución de las ventas dada en valores absolutos o porcentuales puede constituir un parámetro a considerar en la proyección. El presupuesto, que implica materializar los planes empresariales en información cuantitativa y monetaria, es igualmente el cimiento de los estados financieros proyectados y representa la base de la toma de decisiones por cuanto permite prever las condiciones económicas de la empresa en áreas como el endeudamiento, la situación de liquidez, la naturaleza de las transacciones financieras y la movilización o rotación de los fondos invertidos.
8.4. El Presupuesto y la Gerencia Estratégica
En el capitalismo la eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la planificación.
La gerencia es dinámica si recurre a todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de una manera eficiente, genera grandes beneficios.
El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la gerencia al encarar las responsabilidades siguientes:
- Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas de los inversionistas.
- Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, distribución, finanzas y relaciones industriales) en pos de un objetivo
común mediante la delegación de la autoridad y de las responsabilidades encomendadas.
- Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no se cumplan las metas que justificaron su implantación.
No pueden compartirse los conceptos de quienes afirman que sus negocios marchan bien sin presupuestos. En realidad, ellos no notan que cualquier decisión tomada ha sido previamente meditada, discutida y analizada. Es aquí donde, en efecto, utilizan los fundamentos del presupuesto, aunque no lo tengan implantado como sistema.
Contrario a lo anterior, otros afirman que hacer gerencia es lograr objetivos por medio de otros, y para ello se requiere:
- Fijar planes generales de acción para el futuro.
- Pensar con creatividad.
- Vivir y pensar en función de cumplir y hacer cumplir los objetivos propuestos.
- Comparar resultados, hacer un análisis de variaciones y fijar soluciones adecuadas.
La gerencia debe entender que la instalación y la vigilancia del sistema tienen su costo y por tanto debe concedérsele la importancia que merece. Los planes los evaluará y analizará con el comité asesor (los jefes de departamento o áreas) y con la junta directiva. Al aprobar los planes se acepta que éstos reportaban los mayores beneficios y, por consiguiente, deben asignarse los recursos que demande su ejecución.
La prudencia, la capacidad de análisis y el desempeño de funciones con un criterio de participación en la toma de decisiones, son cualidades que no debe olvidar el gerente de las empresas modernas.
8.5. El Presupuesto y la Planeación Estratégica
Los modelos de planeación estratégica son fases importantes del proceso de planeación, la definición de la misión y la visión de la organización, el diagnóstico del entorno y de las condiciones internas para identificar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades y la especificación de las estrategias correspondientes. Todo lo anterior permite establecer los objetivos de la organización y, a partir de este marco de planeación estratégica, hacer la definición de metas y planes detallados, la presupuestación y, finalmente, organizar sistemas de información periódica y de seguimiento del desempeño de las responsabilidades asignadas.
El proceso de desarrollo de la planeación estratégica de largo plazo y todo el conjunto de programación y planes que de ella se derivan hasta el detalle de corto plazo, deben realizarse con el liderazgo de la alta dirección pero con la participación de todas las instancias de la organización. Con la excepción de las organizaciones muy pequeñas, es casi imposible que la administración del más alto nivel conozca con suficiencia todos los aspectos determinantes que inciden en las diferentes fases de un negocio. Así mismo, la gerencia de bajo nivel y los trabajadores que tienen a su cargo la ejecutoria operacional carecen de la
visión necesaria para determinar las directrices del accionar de la organización como un todo. Además, como el éxito en la ejecución de los planes depende de la integración e identificación de todos los constituyentes de la organización alrededor de esas intenciones, ese compromiso se podrá alcanzar más fácilmente en la medida en que cada uno de ellos sienta que ha tenido participación y opinión en ese acuerdo de voluntades.
La planificación requerirá un compromiso de la alta administración de promover la participación de todos los niveles, un proceso administrativo que organice, provea, aplique y controle los recursos, una estructura de la organización que identifique funciones y responsabilidades, un proceso de control y coordinación de las funciones y, de manera permanente, una retroalimentación que permite el seguimiento y la replanificación en sentido ascendente y descendente. El propósito de la planeación es dar a cada integrante los lineamientos necesarios para la toma de decisiones y la ejecución de las actividades operacionales.
El punto de partida de la planeación estratégica lo constituye la definición de la misión y la visión de la organización. Aunque es difícil dar una receta genérica y sólo en la práctica cada organización encontrará la definición que más se acerque a sus propias condiciones, podría decirse que la misión es la expresión de la razón de ser de la organización y lo que constituye su valor agregado para su entorno. La visión será una proyección anhelada de la organización en la que se visualizan los sueños
e ideales a lograr en un horizonte de largo plazo, considerando la satisfacción de las aspiraciones de todos los constituyentes de la entidad.
El siguiente nivel de la planeación estratégica lo constituye la especificación de los objetivos generales de la empresa, los cuales expresan la forma en que la visión se va a ir materializando en un horizonte de mediano plazo. Estos objetivos se van haciendo más concretos al derivar de los objetivos de cada una de las áreas en el corto plazo. Los objetivos generales y por áreas serán la base de la especificación de los programas de cada área y los proyectos especiales que apoyarán a la organización hacia el logro de la visión.
Los programas y proyectos se materializan en planes de actividades que van a indicar las metas específicas de las áreas, de los equipos y de las personas. La cuantificación del dinero requerido para acometer las metas se verá reflejada en los presupuestos. Adicionalmente, se necesitará plantear las estrategias que especifican el cómo o las claves para el avance exitoso e todas las partes en procura de los objetivos trazados.
Los presupuestos se hallan en el nivel más detallado de la planeación al constituir una expresión financiera de los resultados esperados, en tiempo y económicos, para la entidad y cada una de sus áreas. Este aspecto de concreción le da al presupuesto una importancia fundamental porque el acierto en sus pronósticos y la fidelidad en su ejecución determinarán el éxito o fracaso de la planeación. De esta importancia se deriva la necesidad de organizar un sistema de información que reporte oportunamente la ejecución presupuestal y que permita hacer el
seguimiento con respecto a las operaciones, los insumos, lo producido, los resultados obtenidos y su reflejo en la situación financiera. La información asume un rol fundamental para el control pues permite especificar los resultados, interpretar las cifras acumuladas e individualizar las responsabilidades. De esta manera la información permite hacer el monitoreo de las actividades, el acompañamiento necesario para el logro de las metas, la toma de decisiones correctivas en caso de que circunstancias nuevas exijan el replanteamiento sobre la marcha, y finalmente, el seguimiento de los acuerdos exigidos por tales replanteamientos.
8.6. El presupuesto y el proceso de dirección
La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con los fundamentos de la administración misma, o sea, como parte de las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control.
La planeación y el control como funciones de la gestión administrativa se materializan en el proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.
El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de los límites preestablecidos. Mediante él se comparan los resultados reales frente a los presupuestos, se determina las variaciones y se suministran a la administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.
Sin presupuesto, la dirección de una empresa no se sabe hacia cuál meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse, puede incurrir en la administración incorrecta de los recursos económicos, no tienen bases sólidas para emplear la capacidad instalada de producción y no dispone de la información requerida para medir el cumplimiento de los objetivos. La ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a ventas., abastecimientos, producción y/o utilidades.
La gerencia no puede atribuirse la responsabilidad absoluta en la confección de los presupuestos ni tampoco, con el concurso de principios de autoridad y poder mal entendidos, disponer del acatamiento de los mismos por parte de quienes integran la organización. Si se pretende que cada nivel de la estructura adquiera compromisos y aporte su máximo potencial es imprescindible que todos participen y asuman responsabilidades en el proceso de presupuestación.
Según investigaciones se considera que cuanta más participación se dé al personal administrativo y al personal operativo de la empresa, mejores serán los resultados alcanzados, pues esto los motivará, se sentirán
autorrealizados y asumirán el compromiso de alcanzar los objetivos propuestos.
Por lo general el proceso no es estático, es activo, dinámico, siempre cambiante, cíclico y acorde con las circunstancias del entorno. El presupuesto actúa en cada una de sus etapas o funciones. Prácticamente no podría realizarse ninguna labor en la empresa, si antes no se define como, por qué o para qué se efectuó y si no se cuenta con los recursos suficientes para ejecutarla.
Para mayor precisión puede afirmarse que:
Contrario a algunas opiniones, presupuestación no es sólo una función financiera realizada por cada sección de presupuestos, el jefe de finanzas, el auxiliar de contabilidad o el contador. Estos sólo registran e informan los planes y los comparan con los resultados obtenidos por las áreas responsables de la operación, con el fin de ayudar a la administración a analizar, interpretar y reaccionar.
Tampoco podría confundirse con un pronóstico elaborado por unos pocos, si con ello queremos predecir eventos futuros o estimar la posible demanda de los productos.
Los gerentes de ciertas compañías en muchas ocasiones se quejan de la inefectividad de sus presupuestos, sin considerar que éstos fueron preparados por personal del departamento financiero y no por personal de operación. Así, sus resultados son un juego de cifras superficiales en vez
de un presupuesto originado por el personal que tiene que ver directamente con el problema.
8.7. La dirección estratégica, la planeación y el presupuesto: ventajas y limitaciones.
Por la planeación
- Se piensa en todas las actividades que pueden realizarse en el futuro.
- Se integran políticas y decisiones que los directivos pueden adoptar ante determinadas situaciones.
- Se fijan estándares en cuanto a la actuación futura.
- Se concretan las actividades y se compromete al personal con las metas.
Por el presupuesto
- Se determina si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la consecución de los mismos.
- Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa.
- Se aplican estos estándares en la determinación de presupuesto (materiales, de mano de obra y costos indirectos de fabricación).
- Se pondera el valor de estas actividades.
Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas obtendrán mayores resultados que aquellos que se lanzan a
la aventura de manejarlas sin haber previsto el futuro. Sus ventajas son notorias:
a) Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.
b) La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus riesgos y oportunidades y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos y discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.
c) De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
d) Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.
e) Se procura optimizar resultados mediante el manejo de los recursos.
f) Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.
g) Es el sistema más adecuado para establecer costos promedio y permite su comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.
h) Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.
Además de sus ventajas, también tiene sus desventajas:
a) Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes lo determinaron.
b) Es sólo una herramienta de la gerencia. Un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante.
c) Su implantación y funcionamiento necesita tiempo; por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.
8.8. Principios para elaborar un presupuesto
Dentro de todo proceso de elaboración de presupuestos, se deben considerar los siguientes principios:
Principio de Objetividad.- Se debe tener en cuenta que todos los cambios y estimaciones numéricas, así como las condiciones en que se van a desarrollar el presupuesto, deben de ser lo más objetivos posible; es decir, dentro de lo que se sabe, lo más racionalmente posible, lo cual significa evitar especulaciones, cálculos arbitrarios, esperanzas cimentadas sobre bases no firmes. Por el contrario, debe procurarse que todo sea basado sobre los acontecimientos que el sentido común y las condiciones actuales hagan esperar.
Principios de Confianza.-Se debe tener confianza en todos los factores que se incorporan en un presupuesto en el sentido de que los
mismos han de determinarse conforme al principios anterior; por otra parte, este principio también debe de interpretarse como la confianza que en él se tiene, puesto que se ha de cumplir; es decir, que todos los integrantes de una empresa tengan confianza en que lo que está presupuestado se debe cumplir.
Principio de Organización.- Este principio considera que la aplicación del presupuesto se efectuará en la empresa cuya organización tenga un alto nivel de eficiencia, lo cual quiere decir que la dirección funcional de actividades esté en concordancia con las operaciones que se desarrollan; que la delegación de autoridad esté acompañada con las responsabilidades relativas, que las comunicaciones ascendentes o descendentes, así como las laterales, se encuentren expeditas; que exista una coordinación eficaz entre los diferentes niveles funcionales; que tengan instructivos para todos los puestos; que existan todos los medios físicos para efectuar con rapidez y corrección las operaciones administrativas; que existan métodos adecuados de retribución a funcionarios y empleados, etc.
Principios de Participación.-Se considera que todos los integrantes de una empresa deben participar en el funcionamiento presupuestal, lo cual implica que el personal debe contribuir en la reparación del presupuesto y después, al conocer como quedó integrado, facilite su cumplimiento mediante su participación activa.
Principio de Oportunidad.- Los presupuestos, para que sean eficaces, necesitan ser oportunos, es decir, deben haberse elaborado
antes de que se inicie el ejercicio presupuestal, de tal manera que siempre exista la posibilidad de aplicarlos convenientemente.
Aplicando este principio se debe presentar los informes y reportes presupuestales, en el momento oportuno, cuando es posible tomar decisiones correctivas que se puedan aplicar oportunamente.
Cuando un presupuesto no es oportuno y no es presentado a tiempo para su aplicación, no tendrá ninguna validez y obviamente los fines que se persiguen se verán reducidos al mínimo.
Principio de Flexibilidad.- Se debe considerar que los presupuestos no son rígidos, los presupuestos deben considerar los cambios y modificaciones que se presenten en el transcurso del período presupuestal de acuerdo a las circunstancias que van aconteciendo.
Por lo expuesto todo presupuesto debe tener un alto grado de flexibilidad, lo que significa, en otras palabras, se debe adecuar a las nuevas condiciones que se vayan presentando. Esto no significa que sea posible cambiar los fines u objetivos que se persiguen, sino más bien los medios que se utilizarán para alcanzarlos.
Principios de Contabilidad.- Para que un presupuesto cumpla sus objetivos, se requiere que la contabilidad mantenga una relación directa con el presupuesto, es decir, se necesita que la estructura contable esté estrechamente ligada al proceso presupuestal con el propósito de que tanto uno como el otro cumplan sus propios objetivos.
Dentro de todo proceso presupuestario la información que proporciona la contabilidad por acumulación de costos debe considerar los centros de responsabilidad que la gerencia ha señalado dentro de los presupuestos, para que al establecer comparaciones entre los hechos ocurridos y contabilizados dentro de cada centro de responsabilidad con lo esperado con los presupuestos, determinar si fuera posible las causas de las desviaciones y a través de un correcto análisis se señalen a los responsables y si fuera el caso se tomen las medidas correctivas necesarias.
Principio de las variaciones.- Al aplicar los presupuestos siempre existen variaciones que se presentan estas deben de ser cuidadosamente analizadas, con el fin de conocer las causas que las originaron.
Una vez conocidas dichas causas se deben tomar las medidas correctivas para evitarlas en el futuro y naturalmente para conocer los responsables y exigirles el cumplimiento eficiente de su trabajo. Es muy importante determinar el análisis de las variaciones con la finalidad de determinar si se están cumpliendo los objetivos trazados por la empresa.
Principio de Autoridad.- Dentro de todo proceso de elaboración de presupuestos se debe considerar en su formulación quiénes poseen autoridad para decidir, es decir, se debe señalar a los responsables dentro de cada área de actividad de la empresa. Como todos sabemos, la autoridad es la facultad normalmente delegada que tiene
una persona para ordenar dentro del campo de sus atribuciones, es decir, de su área de actividades.
Al elaborar, el presupuesto es muy importante considerar la fijación de autoridad, pues caso contrario no sería posible señalar responsabilidades. Cabe indicar que el principio de organización considera que no hay responsabilidad sin autoridad.
8.9. Aspectos generales de la elaboración
Es frecuente encontrar empresarios que resaltan el éxito de sus empresas sin necesidades de recurrir a los presupuestos. Sin embargo, esta apreciación no es cierta porque de una manera u otra, consciente o inconscientemente, acuden a ellos porque consultan sus elementos esenciales, aunque en la estructura organizacional no haya una instancia encargada del trabajo presupuestal. La presupuestación ocurre en el momento de estimar el valor de la nómina, de precisar la cuantía de las facturas de ventas o cuando se estudian las condiciones de los créditos o empréstitos, en cuanto a sus repercusiones sobre los pronósticos de efectivo.
Para los directivos de empresas donde de otorga la debida importancia a los buenos presupuestos, para quienes no los utilizan y para quienes desean implementar el sistema en cualquier organización, se presentan algunas orientaciones de indudables beneficios.
En la labor de concientización sobre la conveniencia de los presupuestos se recomienda considerar su naturaleza flexible y sus limitaciones.
Las características de la empresa, debidas al tipo de actividad comercial desarrollada, su prestigio mercantil, su imagen ante los canales de distribución previstos y sus coeficientes de eficiencia y productividad, condicionan las metas presupuestales.
El entorno económico, social, tecnológico y competitivo es de consulta obligada en el trabajo presupuestal, por cuanto incide en la formulación de los planes, programas, proyectos y objetivos que constituyen las bases de los pronósticos.
Es perentorio concretar las áreas de responsabilidad de los encargados de la labor presupuestal, destacar los formatos a utilizar en la consolidación de los presupuestos y definir criterios claros sobre la recepción y el suministro de información. Igual trascendencia adquiere la definición de pautas asociadas con las etapas y el tiempo que demandará cada una de ellas.
Labor de concientización
Esta labor deberá adelantarse en los niveles operativo y administrativo.
Desde el punto de vista operativo, la concientización es crucial porque en ella recae la ejecución de lo que la dirección se propone en materia fabril y comercial. En cuanto a lo administrativo, se necesita persuadir a
los cuadros gerenciales sobre las ventajas de la adopción de un sistema presupuestal para definir el horizonte comercial y financiero de las empresas, facilitar el control y responder a las condiciones cambiantes del medio. En la fase de concientización es importante tener presente:
Para prevenir conflictos organizacionales en la ejecución presupuestal es indispensable que los objetivos trazados por la dirección sean cuantificables, claros y alcanzables.
Quienes planean deben proponer un conjunto de alternativas, estudiarlas y seleccionar las más favorables, evaluar sus efectos sobre el valor de la empresa en el mercado y el grado de aceptación por parte de quienes ejecutarán los planes.
Los planes no deben superar el potencial productivo, comercial y financiero de las empresas y tampoco trascender las habilidades de quienes los desarrollan.
La planeación y los presupuestos no pueden ser inflexibles, no pueden convertirse en camisas de fuerza que ahoguen la iniciativa de sus ejecutores ni presentar márgenes de maniobra o de error excesivos que propicien la ambigüedad o la subjetividad.
Los planes deben generar el compromiso de los planificadores y ejecutores, propiciar la participación activa en su diseño de todos los integrantes de la organización. Sólo así será posible utilizar de manera óptima los recursos humanos disponibles y evitar la competencia entre quienes formulan y ejecutan los planes.
Organización del trabajo presupuestal
Para asegurar la elaboración del presupuesto en el tiempo establecido y garantizar la intervención de los diferentes niveles organizacionales en la labor presupuestal, deben definirse las actividades por asignar a los participantes en dicha labor, así como precisar normas aplicables al flujo de información, la secuencia a seguir y la coordinación. La organización del trabajo, como se señala a continuación, interpreta el tamaño de las operaciones empresariales.
a) En empresas pequeña y medianas
Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad de un departamento de contabilidad, en cuyo caso la jefatura asume las funciones siguientes:
Sostener reuniones con la dirección general y con las jefaturas de cada departamento con el fin de conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las políticas de la organización.
Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno a la intervención de los diferentes departamentos y diseñar los métodos y formatos que se aplicarán en la fase del control.
Difundir la técnica de la presupuestación en los niveles operativo y administrativo, y capacitar en el adecuado diligenciamiento de la información de las cédulas presupuestarias, como campos que ameritan la preparación del manual de presupuestos.
Preparar informes a la dirección sobre las tendencias de ventas y costos, los niveles de inventarios, la situación de tesorería y el análisis pormenorizado de los estados financieros que desempeñarán un papel protagónico en los pronósticos.
Presentar informes periódicos que permitan cotejar los resultados previstos y los reales, analizar las desviaciones y sus causas y sugerir los correctivos pertinentes.
b) En empresas grandes
Si la empresa tiene una estructura organizacional compleja y maneja operaciones comerciales de grandes proporciones nacional y/o internacionalmente y posee capacidad económica, se sugiere la constitución de un comité de presupuestos que asuma las siguientes funciones:
Recibir los presupuestos parciales de cada departamento presentados por el director de presupuesto, analizarlos y plantear las observaciones necesarias.
Aprobar el presupuesto general de la empresa.
Considerar y aprobar los cambios al presupuesto general apenas se inicien las operaciones que los generaron.
Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y ejecutados. En estas empresas el liderazgo del quehacer presupuestal recae en un director de presupuestos, a quien se responsabiliza de:
- Preparar el manual de presupuestos con claras instrucciones sobre cómo elaborarlos.
- Recopilar la información de las diferentes gerencias, divisiones o departamentos, analizarla o someterla a consideración del comité.
- Informar oportunamente a cada nivel organizacional sobre los cambios aprobados por el comité.
- Conseguir datos financieros que auspicien el análisis del comportamiento presupuestal de la empresa en todos los campos.
- Recibir los datos estimados de las jefaturas y transcribirlos a los niveles organizacionales cuyos presupuestos dependen de ellos.
- Recopilar los presupuestos funcionales y, con base en la actual información financiera, preparar estados financieros basados en los pronósticos departamentales.
- Preparar análisis especiales de la ejecución presupuestal, que requieran la gerencia general, el comité o las jefaturas funcionales.
Etapas de la Preparación del Presupuesto
Según Jorge E. Burbano Ruiz y Alberto Ortiz Gómez, en su libro Presupuesto, enfoque moderno de planeación y control de recursos, consideran las siguientes etapas en la preparación del presupuesto:
Primera Etapa.- Pre iniciación
En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en los campos siguientes:
- Selección de las estrategias competitivas: liderazgo en costos y/o diferenciación.
- Selección de las opciones de crecimiento: intenso, integrado o diversificado.
Segunda Etapa.- Elaboración del presupuesto
Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales; se procede según las pautas siguientes:
- En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.
- En el frente productivo se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios.
- Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios.
- Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos debe preparar el presupuesto de la nómina en todas las órdenes administrativas y operativas.
- Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación normal y las actividades que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia o presidencia con los comentarios y las recomendaciones pertinentes. Analizado el
presupuesto y discutidas sus conveniencias financieras, se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.
Tercera Etapa.- Ejecución
En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la puesta en marcha de los planes y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimientos cabal de las metas propuestas.
En esta etapa el encargado principal de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas con el fin de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear.
Igualmente, presentará informes de ejecución periódicos, de acuerdo con las necesidades de cada área y con sus metas propuestas.
Cuarta Etapa.- Control: monitoreo, seguimiento y acompañamiento en tiempo real.
Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta
etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida. Por ello, mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronósticos con la realidad.
Las actividades más importantes por realizar en esta etapa son:
- Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado. Cuando la cotejación se aplique a proyectos de inversión, además de aspectos monetarios deberán incluirse otros como el avance en obras, en tiempo y en compras expresadas en unidades ya que los contratos suscritos constituyen la base del control.
- Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
- Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre, por ejemplo, al presentarse cambios intempestivos de las tasas de interés o de los coeficientes de devaluación que afectan las proyecciones de compañías que realizan negocios internacionales.
Quinta Etapa.- Evaluación
Al culminar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta
clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos.
8.10. Presupuestos de Instituciones Educativas
El campo de la Administración Educativa es muy amplio, sin embargo en lo que respecta a la organización económica de las Instituciones Educativas Particulares, no se cuenta con material necesario que permita orientar a los interesados en la elaboración, ejecución y control del presupuesto.
Es por ello que para el desarrollo del presente trabajo se ha tenido como guía a la sección denominada “Presupuestos” del Diplomado de Gestión Educativa del Consorcio de Centros Educativos Católicos. El cual está hecho con la finalidad de suplir el vacío existente en el área presupuestaria y para contar con un documento que permita trabajar en forma adecuada lo concerniente a las estimaciones económicas y financieras que se han de ejecutar en el año para lograr el objetivo consistente en brindar un buen servicio educativo.
Las Instituciones Educativas Particulares son entidades prestadoras de servicios y la información económica que solicitan las autoridades, está basada en resultados de la contabilidad. Esto ha motivado para tomar como fuente para la elaboración de la guía al Plan Contable General Empresarial; seleccionando las partidas convenientes, adecuándolas al lenguaje de las Instituciones Educativas e incluyendo en ella experiencia y los dispositivos legales pertinentes del sector
privado, de tal manera que contenga las partidas genéricas y sus correspondientes específicas propias para la programación económica, las que algunas serán de uso obligatorio y otras a elección, de acuerdo a la realidad, necesidades y programas.
La planificación económica resulta compleja, de tal manera que es necesario tecnificarse y estar actualizado, y, en tal sentido, la guía posibilita una ayuda valiosa, la que, sumada a la capacidad e iniciativa de las personas interesadas en el tema, proporcionará opciones viables para un correcto desempeño en sus funciones, redundando naturalmente todo ello en la buena administración y conducción del centro educativo.
La Guía2 establece los siguientes puntos:
Definición del Presupuesto:
Es un plan financiero que sirve como estimación y control sobre operaciones futuras. Cualquier estimación sobre costos futuros.
Estructuración del Presupuesto:
A. Presupuesto de fuentes de financiamiento:
Constituido por los medios económicos que va a obtener el Centro Educativo y que estarán representados por los ingresos, los que a su vez servirán para financiar el programa de gastos.
2Los cuadros establecidos por la guía mencionada se mostrarán en el anexo Nº 01
B. Presupuesto de operación por objeto del gasto:
Es aquel que cubre los ingresos y gastos de operaciones y están dirigidos hacia el planeamiento y control de programas.
Está constituido por el gasto corriente, es decir que necesariamente se tendrá que ejecutar para lograr el normal funcionamiento del Centro Educativo.
C. Presupuesto de Inversión
Es aquel que está destinado para incrementar los activos fijos o de capital. Estos presupuestos casi siempre requieren de una financiación especial.
Los factores que se toman en cuenta en la preparación del presupuesto de inversión, son las tendencias de crecimiento de la población y la necesidad de adecuación a los avances de la tecnología en materia de bienes y equipos para el mejor servicio educativo.
Finalidad del Presupuesto
Que los centros educativos cuenten con un plan financiero acorde con una programación debidamente estructurada, para lograr el cumplimiento efectivo y satisfactorio del servicio educativo.
El presupuesto de gastos cumple a la vez una función de autorización y limitación de estos gastos.
Vigencia
Tendrán la duración de un año, es decir, comienza el primero de enero y termina el último día del mes de diciembre.
Para el presupuesto de fuentes de financiamiento hay que tener presente que el número de pensiones a cobrarse por alumno pagante, las fija el propietario.
Formulación del Presupuesto
Los proyectos de presupuesto deben confeccionarse con la debida anticipación y las personas encargadas (Propietaria, director, contador, administrador, etc.) tomarán las precauciones para que antes del plazo previsto esté totalmente elaborado.
Se estima que dicho proyecto debe estar listo a más tardar a mediados del mes de enero.
El propietario es el responsable de la dirección, organización y control directo de la formulación del presupuesto, ya que es quien orienta las mejoras económicas de sus trabajadores y asegura el debido equipamiento y la oportuna renovación del mobiliario, equipos y materiales educativos usados, de modo que están de acuerdo con las exigencias técnico pedagógicas del nivel o modalidad que ofrece.
Aprobación del presupuesto
Luego de realizar el estudio y reajustes del proyecto de presupuesto, y después de hallar la conformidad entre los ingresos y gastos, se procederá a la aprobación del presupuesto para el año escolar.
La fecha adecuada para la aprobación, será antes de comenzar la matrícula y de esta manera tener fijada la pensión por derecho de enseñanza que se tendrá que cobrar en el año escolar.
Corresponde a la persona natural o jurídica, propietaria de un centro educativo, establecer los regímenes económicos de pensiones y de becas; por tanto es el propietario a quién le corresponde aprobar el presupuesto.
Ejecución Presupuestaria
Una vez que comienza el año escolar, es lógico que se generen ingresos y gastos, esto quiere decir que ya se está ejecutando el presupuesto, pero al mismo tiempo se debe ir conociendo los resultados del mismo analizando el cumplimiento de las programaciones económicas.
Es recomendable realizar el control de la ejecución presupuestaria todos los meses ya que en él se conocerá todo el avance del presupuesto y los saldos que quedan por ejecutar.
Debe contener los siguientes datos:
- Partidas: Constituido por la relación nominal de las cuentas genéricas y específicas del presupuesto.
- Presupuestado: Constituido por las cantidades numéricas en moneda nacional del presupuesto por cada una de las partidas.
- Ejecutado: Constituido por el gasto efectuado, o sea el avance del egreso hasta el tiempo que se esté informando.
- Saldo: Está constituido por la diferencia entre lo presupuestado y lo ejecutado. Es lo que queda por gastar o ejecutar hasta llegar así al final del año escolar.
Cuentas del presupuesto
Los Centros Educativos están obligados a llevar su contabilidad de acuerdo a las Normas Contables y Principios del Plan Contable General Empresarial para empresas privadas, y la información económica que solicitan las autoridades pertinentes están basadas en los resultados de la contabilidad.
No se necesitan mayores argumentos para señalar que tanto la programación económica (Presupuesto), la contabilidad y los resultados deben hablar el mismo idioma y entonces que mejor que usar las cuentas del Plan Contable General Empresarial pero adecuadas al lenguaje de los Centros Educativos de Gestión No Estatal.
Es bueno recordar que una cosa es contabilidad y otra presupuesto, por lo que, para nuestro caso, solo tomaremos las cuentas que permitan hacer una buena programación económica.
La codificación corresponde también a las señaladas en el “Plan Contable General Empresarial”
- Codificación de dos dígitos: Corresponde a la cuenta.
- Codificación de tres dígitos: Corresponde a la sub cuenta.
- Codificación de cuatro dígitos: Corresponde a la divisionaria.
- Cinco dígitos: Sub divisionaria.
Los Centros y Programas de Gestión No Estatal, usarán las cuentas necesarias del clasificador de la guía y aquellas que no se apliquen en su institución, pues las dejarán en blanco, y puede ser también que les falte algunas partidas subdivisionarias, entonces tendrán que hacer la inclusión convenientemente.
9. MARCO CONCEPTUAL
- Presupuesto.- Es un plan de acción expresado en términos cuantitativos, sobre estimaciones programadas de las actividades operativas, financieras y resultados que aplicará una empresa en un determinado período.
- Planificación.- Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos. Comprende a establecer los objetivos de la empresa, a elegir un curso de acción para alcanzar
los objetivos, a iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones y replanear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.
- Controlar.- Comparar lo planeado con lo ejecutado. Incluye instaurar los mecanismos a emplear en el monitoreo, seguimiento y acompañamiento; conocer los factores que explican las desviaciones, y formular acciones correctivas que retroalimentan el planteamiento.
- Gestión.- Es la acción y efecto de gestionar o de administrar, y gestionar es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.
- Ejecutar.- Poner en marcha los planes.
- Organizar.- Asignar con eficacia los recursos humanos, económicos y financieros para el logro pleno de los propósitos empresariales.
- Objetivos.-Puntos de convergencia del empleo de los recursos de la empresa, de los cuales tres son básicos: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.
- Diagnóstico.- Proceso de investigación, y análisis sistemático de eventos relacionados con una organización, que permite identificar las causas que los generan a fin de formular planes mediante los cuales proponer soluciones que propicien su crecimiento y desarrollo.
- Incidir.- Causar efecto una cosa en otra; repercutir.
- Toma de decisiones.- Es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida empresarial.
- Políticas.- Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro.
- Propósitos.- Término que en algunos casos sustituye a misión. Se refiere a situaciones deseables en las organizaciones.
CAPITULO II: MATERIALES Y MÈTODOS 1. Materiales.
1.1. Población o Universo
La población o universo considerado está determinado por el C.E.P Nuestra Señora del Perpetuo Socorro E.I.R.L. que brinda servicios educativos a alumnos de educación a nivel primario y secundario en el distrito de Trujillo.
1.1.1 Muestra
C.E.P. Nuestra Señora del Perpetuo Socorro E.I.R.L.
1.1.2 Técnicas e Instrumentos de recolección de Datos
- Se solicitó y reviso la información proporcionada por la Gerencia y el área de contabilidad de la empresa. Dentro de la cual están los ingresos y gastos realizados durante los periodos 2012 y 2013.
- Se validó la información con los registros de ventas y compras así como con la data obtenida del Sistema de Gestión Educativa.
- Se sostuvieron entrevistas con el Gerente y el Contador General de la empresa, a fin de tener un mayor entendimiento del control de ingresos y gastos que efectúan.
- Se hizo la revisión bibliográfica de los principales textos.
- Se analizó la información recepcionada con las cuales se tabularon cuadros y se realizaron gráficos comparativos.
1.2. Procedimientos
1.2.1. Diseño de Contrastación
La presente investigación presenta un diseño no experimental, porque no se realiza ningún experimento, solo se procede a observar, describir y explicar los acontecimientos relacionados a la incidencia del Presupuesto Anual en la gestión de la empresa.
M : Muestra
O1 : Realizar una evaluación del control actual de ingresos y gastos del CEP Nuestra Señora del Perpetuo Socorro.
X : Implementación del Presupuesto Anual en la Gestión del centro educativo particular.
O2 : Realizar la evaluación del control de ingresos y gastos después de la aplicación de variable independiente en el C.E.P. Nuestra Señora del Perpetuo Socorro E.I.R.L.
O2
O1
M X
