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Tabla 51: Entradas de la revisión por la dirección

Entrada Documento del SGC

El estado de los informes de desempeño anteriores

- Informe de Revisión por la Dirección anterior

Los cambios mayores del SGC, específicamente en el contexto de la organización.

- Informe de Contexto de la Organización Reporte de desempeño y eficacia

del SGC.

- Fichas de indicador de proceso (véase Apéndice H)

- Resultados de medición de satisfacción del servicio.

- Reporte de cumplimiento de objetivos.

- Reporte de No Conformidades y su tratamiento.

- Informe de auditoría.

- Ficha de evaluación de proveedores.

La gestión de riesgos y su eficacia - Ejecución de la metodología de gestión de riesgos integral.

- Gestión de riesgos de procesos.

Recursos - Requerimientos de recursos

- Informe de estado de los recursos Las oportunidades de mejora - Reporte de oportunidades de mejora

implementadas.

Fuente: Elaboración Propia

2. Salidas de la revisión por la dirección: las salidas de la revisión se evidencian mediante decisiones y planteamiento de acciones relativas a:

- Las oportunidades de mejora (Procedimiento de Mejora Continua) - Necesidades de Cambio del SGC (Procedimiento de Gestión de

Cambios)

- Necesidades de recursos, considerar el análisis financiero.

2. Identificar y analizar las causas de la NC: Refiere al análisis de causas para identificar la causa raíz, mediante la metodología de los 5 porqués o el diagrama de causa – efecto.

3. Ejecutar y monitorear la acción correctiva: Comprende la puesta en marcha de la AC, asignando un responsable y los plazos de ejecución.

Asimismo, supervisar el cumplimiento de las actividades planteadas como AC, considerando dos criterios:

- Si se implantó la AC, consignar las evidencias, registrar en el reporte de AC, y la fecha de revisión.

- Si no se implantó, reprogramar los plazos y el CGC asignará un nuevo responsable.

4. Evaluar la eficacia de las acciones correctivas: Consiste en la revisión del reporte de AC, para determinar la eficacia, considerando la relación NC – AC.

Además, se verifica si existe más de una NC por la misma causa. Por último, si la eficacia es conforme, se declara la AC como inactivo.

En caso de no evidenciar la eficacia de la AC, se procede con la reprogramación, si nuevamente no resulta eficaz se cierra la AC y se reporta como NC.

5. Evaluar los riesgos: Refiere a determinar la necesidad de revaluar los riesgos del proceso donde aparece a la NC.

Figura 23: Formato Registro de Acciones Correctivas Fuente: Elaboración Propia

10.3. Mejora Continua

En cumplimiento del punto 10.3 de la norma ISO 9001, la Institución Educativa Cesar’s, identifica las oportunidades de mejora, para implementar las acciones pertinentes en la búsqueda perfeccionamiento del servicio educativo, con la finalidad de incrementar la satisfacción de los estudiantes y la búsqueda de superar sus expectativas.

Por eso, se estableció los mecanismos de evaluación del desempeño del SGC y la revisión por la Dirección, para encontrar los factores que se tienen que corregir o mejorar, considerándolos necesidades futuras. Por consiguiente, en coordinación con el CGC, se ha establecido a manera de propuesta, el Procedimiento de Mejora Continua del SGC.

Dicho procedimiento tiene como propósito, contribuir en la mejora continua de la eficacia del SGC, basándose en dos aspectos:

- Identificación y mejora continua de los procesos que influyen el incremento del desempeño de la institución.

- Los procesos críticos que influyen en el incremento de la calidad del servicio educativo.

A continuación, se describe las actividades del procedimiento:

1. Identificar oportunidades de mejora: Consiste en reconocer la importancia de la OP, mediante herramientas o técnicas como: brainstorming, encuestas o sugerencias. Considerar las principales fuentes de las OP:

- Resultados de auditorías internas / externas

- Análisis de datos de las encuestas de satisfacción a las partes interesadas.

- Análisis de reclamos, quejas y/o sugerencias.

- Informes de revisión por la dirección.

Identificadas las OP, se debe considerar la complejidad, evaluar el impacto en las partes interesadas, el periodo de implementación, análisis de riesgos, los recursos necesarios y el análisis financiero. Considerado dichos aspectos, se elabora una lista de las potenciales OP seleccionadas, y por consiguiente se asignan a un responsable, quien velará por su implementación y monitoreo.

2. Elaborar plan de implementación de la OP: Tomando como referencia la Lista de OP, se decide cuáles deben ser ejecutadas, a partir de una evaluación exhaustiva, de los efectos y el costo.

Determinado estos valores, se elabora el plan de acción, incluido el cronograma de actividades de la OP, los responsables, la meta estimada y los métodos de control (indicadores).

3. Aprobar el plan de implementación de OP: El comité de Gestión de calidad, debe revisar el plan, dando parte a la Dirección para su aprobación en las sesiones del consejo directivo.

4. Ejecutar plan de implementación: En consideración del plan de implementación de la OP, se desarrolla las actividades del cronograma, dando especial énfasis al entendimiento del objetivo de la OP por parte de los interesados.

5. Evaluar implementación de la OP: Los responsables designados deben medir los resultados, mediante la comparación del antes y después, según los datos recolectados y los indicadores planteados.

Por último, si la meta es alcanzada se envía un informe a la Dirección, en caso contrario se elabora un informe para la evaluación de causas de incumplimiento y si es necesario reprogramar.