Organizaciones o Grupos Organizacionales que Intervienen en el Proyecto Organización o Grupo Organizacional Rol que Desempeña
Institución Educativa Privada Cesar’s Proporcionará la información necesaria para desarrollar el sistema de gestión de la calidad.
Fuente: Elaboración propia 2. Planificación del Proyecto
Tabla 9: Entregables del Producto
Entregable del Producto
Fase del Proyecto Productos Entregables
1. Gestión del Proyecto Proyecto gestionado acorde con la guía de PMBOK.
2. Análisis del Proyecto Diagnóstico: Análisis GAP
3. Diseño del Proyecto Lista de documentación de documentos obligatorios del sistema de gestión.
4. Operación Procedimientos, formatos de registros de los procesos del sistema de gestión de la calidad.
5. Evaluación Documentación de los resultados y los formatos para auditoria y el planteamiento de indicadores.
Fuente: Elaboración propia
A partir de la definición de entregables, se estableció las exclusiones y restricciones del proyecto, tal como se presenta en la Tabla 10.
Tabla 10: Exclusiones y restricciones del proyecto Exclusiones del Proyecto 1. No se contempla el cambio de idioma a otras lenguas.
2. No se incluirá labor alguna de marketing o promoción del SGCIE.
3. No se contempla la adquisición o renovación de contratos para la operación del SGC.
4. No se contempla la certificación del sistema de gestión.
5. No se contempla verificación del desempeño, un año después de entregar el producto.
Restricciones del Proyecto
Internos a la Organización Ambientales o Externos a la Organización 1. Se presentarán informes de rendimiento
del proyecto en intervalos programados (quincenal) o de urgencia.
2. El presupuesto no debe exceder al considerado en el presupuesto preliminar.
3. La fecha límite de cierre del proyecto no deberá exceder del 31 de agosto de 2021.
1. El proveedor de la información debe estar dispuesto a entregar todo el material requerido para el desarrollo del proyecto.
Fuente: Elaboración propia
Asimismo, se presenta los supuestos del proyecto, comprende las condiciones para que los propósitos de la planificación se consideren verdaderos, las cuales se muestran en la Tabla 11.
Tabla 11: Supuestos del proyecto
Fuente: Elaboración propia
Supuestos del Proyecto
Internos a la Organización Ambientales o Externos a la Organización 1. Los integrantes del equipo de proyecto
son bachilleres en Ingeniería de Sistemas o afines, con conocimientos en sistemas de gestión de la calidad.
1. Los documentos catalogados confidenciales, de uso interno de la organización, requieren la aceptación de permisos de la Dirección.
2. Los integrantes del equipo de proyecto trabajan eficientemente de acuerdo con el estándar del PMI.
3. Los integrantes del equipo de proyecto tienen conocimientos y experiencia de acuerdo a su rol.
Por último, se desarrolló el plan de la configuración y alcance del proyecto, las cuales se muestran en el Anexo VII y Anexo VIII, respectivamente.
2.2. Cronograma del Proyecto
Identificación de actividades y secuenciamiento
Para el desarrollo del cronograma, se realizó la identificación y secuenciamiento de las actividades correspondientes a la gestión del proyecto y desarrollo del producto. Las actividades guardan relación directa, con el desarrollo de las cláusulas de la norma ISO 9001:2015, y las fases del proyecto declaradas en el alcance.
Las actividades identificadas para el abordamiento del proyecto, se detallan en el Anexo IX, consignando puntos de la norma y los responsables asignados del equipo del proyecto, asimismo la secuenciación fragmentada en cuatro módulos de acuerdo al ciclo PDCA.
Asimismo, se establece el nivel exactitud, para hacer estimaciones realistas sore la duración de las actividades, con la finalidad de contemplar la cantidad necesaria destinada a la contingencia.
En tal sentido, la duración de las actividades es establecidas en base a estimaciones análogas, en referencia a proyectos anteriores similares. Los valores de la duración de las actividades son el resultado del promedio, del valor asignado más el 10% y menos el 10%.
Por último, se estableció las unidades de medida para la duración de las actividades, así como también para los recursos designados, tal como se muestra en la Tabla 12.
Tabla 12: Unidad de medida de los recursos
Recurso Unidad de Medida
Personal asignado al proyecto Días
Materiales, consumibles Unidades
Maquinas o no consumibles Unidades Fuente: Elaboración propia
Cronograma
El equipo del proyecto elaboró el cronograma de trabajo, tal como se muestra en el Anexo X, consignando las actividades correspondientes a cada fase del proyecto, dividido en 5 hitos, detalladas en la Tabla 13.
Tabla 13: Cronograma de Hitos del Proyecto
Cronograma De Hitos Del Proyecto
Hito o Evento Significativo Fecha Programada
1. Inicio del proyecto Martes 04 de junio 2021
2. Planificar Jueves 17 de junio 2021
3. Hacer Martes 13 de julio 2021
4. Verificar - Actuar Lunes 02 de agosto 2021 5. Cierre del proyecto Viernes 27 de agosto 2021 Fuente: Elaboración propia
2.3. Costeo Preliminar del Proyecto
El costo preliminar del proyecto está ligado a los recursos humanos, equipos y materiales que se consideran necesarios para su desarrollo, en la Tabla 14, se muestra el costo aproximado de cada recurso y el total de presupuesto requerido. Sin embargo, el análisis financiero, no será desarrollado, puesto que no está declarado en el alcance del presente trabajo de tesis.
Tabla 14: Presupuesto Preliminar del Proyecto
Presupuesto Preliminar del Proyecto
Concepto Monto(S/.)
1. Personal Consultores en la Norma ISO 9001:2015 5,000.00
Equipo del Proyecto 3,000.00
Capacitación de Equipo del Proyecto (Auditoria SGC)
4,200.00 2. Materiales Material software e insumos de
impresión
1,000.00 3. Maquinas Hardware (PC, Impresora, Proyector) 1,000.00 4. Otro
Costos
Refrigerios, Transporte, Otros 500.00
Total, Línea Base 14,700.00
5. Reserva de Contingencia 500.00
6. Reserva de Gestión 500.00
Total, Presupuesto 15,700.00
Fuente: Elaboración Propia
2.4. Gestión de calidad del proyecto Métricas de calidad
Los factores relevantes que dan origen a la métrica de calidad, planteados para este proyecto son:
1. Calidad del producto (parámetros):
Al emplear un marco de trabajo estandarizado, como lo es la norma ISO 9001:2015, el producto resultante contempla los criterios de calidad, asimismo guardan relación con otras normas de la familia ISO. A continuación de muestra los parámetros:
- Indicadores de desempeño, ISO 9001:2015.
- ISO 10006 (Sistemas de gestión de la calidad – directrices para la gestión de la calidad en proyectos).
- ISO/ TR 10003 (Directrices para la documentación de requisitos del sistema de gestión de la calidad).
- Uso de metodología de desarrollo del sistema de gestión.
2. Cumplimiento de normas legales:
- Ley N° 28044 (Ley General de Educación)
- Ley N° 26549 (Ley de los Centros Educativos Privados) - Normas emitidas por el Minedu.
3. Performance del proyecto:
- Cumplimiento del cronograma de trabajo del proyecto.
- Cumplimiento de requisitos del proyecto.
La métrica fue planteada para monitorear la performance del producto, en cuanto al cumplimiento de requisitos de calidad solicitados por la Institución Educativa Cesar’s y tomar acciones correctivas ante inconformidades.
Respecto a los métodos de medición de los parámetros planteados; para el primer factor relevante, serán evaluadas por el servicio de consultoría a contratar y los procesos de auditoría a la cuales se someterá el sistema de gestión. Para el segundo factor, se tomará en consideración los resultados de hallazgos de las auditorias.
Ambos factores, no serán considerados como resultados en la presente tesis.
Para el tercer y último factor, se medirá el cumplimiento del cronograma en las reuniones con los interesados del proyecto. Respecto al cumplimiento de requisitos, se evaluará el incremento de satisfacción de las partes interesadas del servicio educativo, mediante la encuesta de satisfacción, para la cual se establece como línea base, que porcentaje debe ser mayor al 75%.
Finalmente, el responsable de vigilar la calidad, los resultados de la métrica, es el Project Manager, además debe informar constantemente al Sponsor, a fin de vigilar el cumplimiento de plazos.
Línea base de calidad
Para la línea base calidad, se evaluarán los indicadores de la variable independiente, que refiere a la implementación del sistema de gestión de la calidad (producto del proyecto). En tal sentido, corresponde la medición de los indicadores. Además, se tomará mayor relevancia en el porcentaje de satisfacción, puesto que fue definido como factor relevante en la métrica. A continuación, en la Tabla 15, se detalla línea base por factores.
Tabla 15: Línea base de calidad del proyecto
Línea base de calidad Factor
relevante
Objetivo Métrica Frecuencia de
medición
Frecuencia de reporte
Performance del proyecto
CPI >= 0.95 No aplica al presente trabajo de tesis.
No aplica al presente trabajo de tesis.
No aplica al presente trabajo de tesis.
SPI >= 0.95 Índice de desempeño del cronograma
acumulado.
Semanal Semanal
Performance del Producto
Nivel de cumplimiento de requisitos del sistema de gestión.
NCR > 90% Dos mediciones inicio y final del proyecto
Un solo reporte en todo el proyecto.
Nivel de riesgos
NRA < 30% Una medición al final del proyecto
Conocimiento organizacional
CTA > 75% Dos mediciones inicio y final del proyecto
Satisfacción de las partes interesadas acerca del servicio educativo
PSPI > 75% Nivel de satisfacción promedio
considerando los valores 4 y 5 de la escala de Likert.
Frecuencia: dos encuestas al inicio y final del proyecto.
Un solo reporte en todo el proyecto.
Fuente: Elaboración Propia
2.5. Comunicaciones del proyecto
Puesto que el equipo del proyecto es una cantidad reducida de integrantes, no se realizó el procedimiento para el tratamiento de polémicas.
• Guías para eventos de comunicación:
Reuniones; para las reuniones se definió los siguientes criterios:
1. Deben fijarse con un mínimo de un día de anticipación.
2. Debe informarse la fecha, hora, lugar o medio (virtual por el contexto actual de emergencia sanitaria) con los participantes.
3. Se debe exigir puntualidad.
4. Se debe fijar los objetivos de la reunión, y el moderador.
5. Se debe cumplir a cabalidad la agenda planteada y consignar la evidencia.
Correo electrónico; para los correos se definió los siguientes criterios:
1. Solo el Project Manager puede enviar correos al Sponsor, por tanto, todos deben enviar una copia.
2. Los correos entre el equipo del proyecto, deben ser registrados en la lista de interesados, que contine las direcciones de correo de los miembros.
• Guías para documentación del proyecto:
La codificación de los documentos del proyecto será de la siguiente manera:
SGCIE_BBB_CCC.DDD Donde:
- SGCIE: Siglas del proyecto.
- BBB: abreviatura del tipo de documento.
- CCC: versión del documento.
- DDDD: Formato de archivo.
Para el almacenamiento de documento del proyecto se deberá seguir las siguientes pautas:
1. Cada miembro del proyecto deberá tener en su notebook una carpeta con la misma estructura del WBS del proyecto.
2. Al cierre de cada fase los integrantes deben borrar dicha carpeta y actualizar con las nuevas versiones, a fin de evitar redundancia.
3. El Project Manager consolida las versiones actuales, además guarda copias de seguridad de las versiones anteriores.
Por último, se estableció la matriz de comunicaciones del proyecto, que detalla el flujo de la información a comunicar, considerando el contenido, formato, nivel, responsable, receptor y frecuencia, tal como se muestra en la Tabla 16.
Tabla 16: Matriz de comunicaciones del proyecto
Información Contenido Formato
Nivel De Detalle
Responsable De
Comunicar Grupo Receptor
Metodología O Tecnología
Frecuencia De Comunicación Iniciación del
Proyecto
Datos de
comunicaciones sobre la iniciación del proyecto
Project Charter
Medio Project Manager
Sponsor, Equipo de Proyecto
Documento Digital (PDF) vía correo electrónico
Una sola vez
Iniciación del Proyecto
Datos preliminares sobre el alcance del proyecto
Alcance del Proyecto
Alto Project Manager
Sponsor, Equipo de Proyecto
Documento Digital (PDF) vía correo
electrónico
Una sola vez Planificación
del Proyecto
Planificación detallada del Proyecto: Alcance, Tiempo, Calidad, RRHH,
Comunicaciones y Riesgos
Plan del Proyecto
Muy alto Project Manager
Sponsor, Equipo de Proyecto
Documento Digital (PDF) vía correo electrónico
Una sola vez
Estado del Proyecto
Estado Actual (EVM), Progreso (EVM), Pronóstico de Tiempo, Problemas y
pendientes
Informe de Performance
Alto Project Manager
Sponsor, Equipo de Proyecto
Documento Impreso Semanal
Coordinación del Proyecto
Información detallada de las reuniones de coordinación semanal
Acta de Reunión
Alto Project Manager
Sponsor, Equipo de Proyecto
Documento digital (PDF) vía correo electrónico
Semanal
Cierre del Proyecto
Datos y comunicación sobre el cierre del proyecto
Cierre del proyecto
Medio Project Manager
Sponsor, Equipo de Proyecto
Documento digital (PDF) vía correo electrónico
Una sola vez
Fuente: Elaboración Propia
2.6. Recursos del Proyecto
Los recursos o insumos que se necesitan para el desarrollo del proyecto, son los que se muestran en la Tabla 17.
Tabla 17: Recursos del Proyecto
N° Tipo de Recursos Descripción Proveedor
1 Humano Especialista SGC ISO
9001:2015
---
2 Humano Analista de procesos ---
3 Capacitación Curso Interpretación de la Noma y formación de Auditor Interno ISO 9001:2015
TÜV Rheinland
4 Software Microsoft Office (Ms. Word, Ms.
Excel, Ms. Power Point, Ms.
Visio, Ms. Project), Ms. Outlook, Google Drive, Google Forms, Bizagi Modeler.
Microsoft, Google, Bizagi
5 Hardware Laptop i7- 500 GB, 4GB RAM Perú Data 6 Hardware Desktop i5 – 500 GB, 2GB RAM
+ Monitor + Mouse + Impresora
Perú Data
7 Hardware Proyector Multimedia Perú Data
Fuente: Elaboración Propia 2.7. Organigrama del Proyecto
Se presenta el organigrama del proyecto con los niveles de autoridad del personal asignado.
Figura 11: Organigrama del Proyecto Fuente: Elaboración Propia
Como se muestra en la Figura 12, el nivel de autoridad más alto corresponde al Sponsor del proyecto, seguido por el Project Manager y el Comité de Gestión de la Calidad.
2.8. Riesgos del Proyecto
Para identificar, analizar y abordar los riesgos del proyecto, el equipo de trabajo, desarrolló el plan de gestión de riesgos, que comprende la descripción de la metodología (véase Tabla 5), que comprende; los roles y responsabilidades, las actividades, prioridad y frecuencia de las actividades a fin de reducir las posibles desviaciones adversas a la ejecución normal del proyecto. Asimismo, en la Tabla 7, se muestra la matriz de riesgos del proyecto, que contempla, la identificación y evaluación cualitativa de los riesgos, de acuerdo a los criterios de valoración, mostrados en la Tabla 6.
Tabla 18: Metodología de gestión de riesgos del proyecto
Metodología De Gestión De Riesgos
Procesos Descripción Herramientas Fuentes de Información
/ Roles Planificación de la gestión
de riesgos
Elaborar plan de gestión de los riesgos PMBOK PMI
Sponsor
Project Manager Equipo de Proyecto Identificación de riesgos • Identificar que riesgos pueden afectar el
proyecto y documentar sus características
Lista de verificación de riesgos Sponsor
Project Manager Equipo de Proyecto Análisis cualitativo de riesgos • Evaluar probabilidad e impacto
• Establecer ranking de importancia • Definición de probabilidad e impacto
• Matriz de probabilidad e impacto
Sponsor
Project Manager Equipo de Proyecto Análisis Cuantitativo de
riesgos
No se realizará No aplica No aplica
Planificación de respuesta a los riesgos
• Definir respuesta a riesgos
• Planificar ejecución de respuestas Plan para abordar riesgos Sponsor
Project Manager Equipo de Proyecto Seguimiento y control de los
riesgos
• Anticiparse a la ocurrencia de posibles riesgos (Acciones proactivas)
• Verificar la ocurrencia de riesgos.
• Supervisar y verificar la ejecución de respuestas a los riesgos.
• Verificar aparición de nuevos riesgos.
• Atender riesgos residuales o secundarios.
Matriz de riesgos Sponsor
Project Manager Equipo de Proyecto
Fuente: Elaboración Propia
Matriz de Riesgos
Tabla 19: Criterios de valoración de riesgos del proyecto
Probabilidad Valor Numérico Impacto Valor Numérico Nivel del riesgo Intervalo
Raramente 1 Muy Bajo 1 Muy Bajo < 10
Poco Probable 2 Bajo 2 Bajo 10 -19
Probable 3 Medio 3 Medio 20 - 29
Frecuente 4 Alto 4 Alto 30 - 49
Muy Frecuente 5 Muy Alto 5 Muy Alto > 49
Tabla 20: Matriz de Riesgos del Proyecto Código
del Riesgo
Descripción
del Riesgo Causa Raíz Consecuencia Probabilidad Objetivo Afectado
Estimación de Impacto
Probabilidad x Impacto
Tipo de Riesgo
R1 Poca
disponibilidad o ausencia del personal designado al proyecto
Sobrecarga de tareas
Personal escaso
Incumplimiento de plazos del cronograma
4
Alcance 1 4
Alto
Tiempo 5 20
Costo 1 4
Calidad 3 12
Total, Probabilidad x Impacto 40 R2 Presupuesto
insuficiente
para el
proyecto
Estimación inadecuada del costo promedio Falta de recursos financieros
Retraso en el inicio del proyecto
3
Alcance 1 3
Medio
Tiempo 5 15
Costo 2 6
Calidad 1 3
Total, Probabilidad x Impacto 27
R3 Tiempo
insuficiente
para la
culminación del proyecto
Estimación inadecuada de las duraciones de las actividades del cronograma
Incoherencia entre actividades programadas según
cronograma 2
Alcance 1 2
Medio
Tiempo 5 10
Costo 5 10
Calidad 3 6
Total, Probabilidad x Impacto 28
R4 Demora de
aprobación de los
documentos
Desinterés del personal
Desconocimiento del SGC
No conformidad del SGC
3
Alcance 1 3
Alto
Tiempo 5 15
Costo 4 12
Calidad 2 6
generados en el proyecto
Total, Probabilidad x Impacto 36
R5 Cambios de
personal relacionado con la toma de decisiones del proyecto
Mejores oportunidades laborales,
conflictos internos
Renuncia de personal
1
Alcance 1 1
Bajo
Tiempo 4 4
Costo 3 3
Calidad 3 3
Total, Probabilidad x Impacto 12
R6 Falta de
compromiso del personal del proyecto
Desinterés del personal
Desconocimiento del SGC
No conformidad del SGC
4
Alcance 1 4
Alto
Tiempo 2 8
Costo 4 16
Calidad 3 12
Total, Probabilidad x Impacto 40 R7 Modificación
del alcance del proyecto
Cambios en los requisitos del proyecto
Incumplimiento de plazos del cronograma
2
Alcance 1 2
Medio
Tiempo 5 10
Costo 4 8
Calidad 3 6
Total, Probabilidad x Impacto 26 R8 Modificación
del
cronograma
Cambios en los requisitos del proyecto
Incumplimiento de plazos del cronograma
2
Alcance 1 2
Medio
Tiempo 1 2
Costo 3 6
Calidad 5 10
Total, Probabilidad x Impacto 20 R9 Actividades no
programadas
Actividades solicitadas por la Alta Dirección
Incumpliendo de plazos del
cronograma 3
Alcance 1 3
Alto
Tiempo 5 15
Costo 1 3
Calidad 5 15
Total, Probabilidad x Impacto 36 R10 Aislamiento
social obligatorio debido a la pandemia por el covid-19
Pandemia por el Covid-19
El equipo de proyecto no puede realizar labores de manera
presencial
5
Alcance 2 10
Muy Alto
Tiempo 3 15
Costo 3 15
Calidad 3 15
Total, Probabilidad x Impacto 55 Fuente: Elaboración Propia
Acciones para Abordar los Riesgos del Proyecto
Las acciones de tratamiento de riesgos, fueron planteados con la finalidad de reducir el impacto de los riesgos catalogados e n el nivel
“Muy Alto”. Es así que, en la Tabla 8, se muestra la descripción del riesgo, las actividades de respuesta y los responsables de su ejecución.
Tabla 21: Acciones para abordar los riegos
Código Descripción del Riesgo Plan de Respuestas Tipo de Respuesta Responsable R1 Poca disponibilidad o ausencia del
personal asignado al proyecto
- Descentralización de tareas.
- Establecer personal exclusivo para las actividades descritas en el proyecto.
Mitigar Dirección
R4 Demora en la aprobación de los documentos generados por el proyecto
Establecer un mecanismo que controle los tiempos de respuesta, sujeta a penalidades.
Mitigar Equipo del Proyecto R6 Falta de compromiso del personal del
proyecto
Establecer condiciones en el contrato del personal, con cláusulas de compromiso.
Mitigar Dirección
R9 Actividades no programadas Aprobación del cronograma del cronograma del proyecto, sujeta a penalidades.
Mitigar Equipo del Proyecto R10 Aislamiento social obligatorio debido a la
pandemia por el covid-19
Elaborar plan de trabajo remoto, en caso de reuniones presenciales necesarias, cumplir con las disposiciones de bioseguridad decretadas en las normas del estado.
Asumir Equipo del Proyecto
Fuente: Elaboración Propia
Finalmente, se concluye la planificación del proyecto, para dar inicio a la ejecución, que corresponde al diseño, establecimiento y puesta en marcha del sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015, considerado producto final del proyecto.