Establecimiento y automatización de sistemas de recursos humanos
Introducción
Alguien dijo una vez que “el problema está en los detalles”; esto es especialmente cierto res- pecto al diseño de un sistema de rh. El gerente de rh podría hablar en términos generales sobre el reclutamiento, la selección y otras funciones de rh que desea poner en marcha. Sin embargo, por último la creación del sistema de rh exige la traducción de las preferencias generales del gerente de rh (“un programa de selección que produzca candidatos más calificados”, por ejem- plo) en políticas, lineamientos, herramientas, papeleo o procesos computarizados específicos,
“¿cómo haremos esto exactamente?”. En realidad, lo anterior implica la creación de la infraes- tructura del sistema de rh.
Hacerlo no es fácil. Considere el papeleo que se necesita para dar vida al sistema de rh de una empresa. Para empezar, el reclutamiento y la contratación de un empleado podrían reque- rir la notificación de un puesto disponible, una lista de anuncios clasificados, una solicitud de empleo, una lista de preguntas para entrevista, verificaciones (de la escolaridad y la situación migratoria, por ejemplo) y una lista de referencias telefónicas. Luego se necesitan un contrato de empleo, acuerdos de confidencialidad y para no competir, así como un contrato de indemniza- ción para el empleado. Es probable que para procesar a empleados nuevos se necesite una forma de autorización para contratación, una verificación de los antecedentes del empleado, un cues- tionario para el nuevo empleado y diversos formularios para la retención de impuestos y para obtener los datos del nuevo empleado. Además, para mantener un registro del empleado, una vez contratado, se necesitarán para empezar un formulario para cambios de empleados, una hoja de datos personales, registros de tiempo diarios y semanales, una hoja de horas por semana, un permiso para trabajar horas extra, un informe de gastos, una solicitud de vacaciones, una solici- tud de permiso, un resumen de acción afirmativa, una declaración de las políticas de igualdad de oportunidades en el empleo y un análisis de ascensos. Luego vienen los formularios de evalua- ción de desempeño, un informe de incidentes críticos, la notificación del periodo de prueba, un formulario de notificación de la primera (o segunda) advertencia, una notificación disciplinaria, una evaluación del nuevo empleado, una evaluación del desempeño, una carta de recomendación;
al final, un cuestionario de jubilación, una notificación de despido, una notificación de re- ducción de la fuerza laboral, un registro o ruta de salida de un empleado, una notificación de separación y una respuesta de referencia de empleo.
En este apéndice veremos que la lista anterior apenas deja ver la superficie de las políticas, los procedimientos y el papeleo que se requieren para operar el sistema de rh de un negocio.
Lo anterior presenta varias implicaciones. En primer lugar, uno no puede improvisar. Quizá con sólo uno o dos empleados sería posible mantener un registro mental de todo o escribir un memorando separado para cada acción de rh, así como guardarlo en un sobre de papel manila para cada trabajador. No obstante, con un mayor número de trabajadores es necesario crear un sistema de recursos humanos compuesto de formularios estandarizados.
Las compañías muy pequeñas pueden manejar todo o casi todo este tipo de información de
rh por medio de sistemas y formularios manuales de papel y lápiz. Sin embargo, si la empresa es más grande, las diversas partes del sistema de rh, la nómina o la evaluación, por ejemplo, ten- drán que automatizarse para que sea competitiva. (Después de todo, probablemente nadie querrá gastar el doble de tiempo y dinero de rh que sus competidores.) En este apéndice se analizan los sistemas de rh manuales y computarizados.
Componentes básicos de los sistemas de rh manuales
Los patrones muy pequeños (digamos, con 10 empleados o menos) probablemente inicien con un sistema manual de rh. Desde un punto de vista práctico, esto por lo general significa obtener y organizar un conjunto de formularios de personal estandarizados que cubran cada aspecto im- portante de rh: reclutamiento, selección, capacitación, evaluación, remuneración y procesos de seguridad, así como algunos medios para organizar toda esta información de cada trabajador.
El número de formularios que quizá se necesiten para una organización pequeña es muy grande. En la tabla 3-B1 se muestra un menú de éstos, el cual se adaptó de la tabla de contenidos
TABLA 3-B1 Formularios para personal
Sección 1
Reclutamiento y selección
Notificación de puesto disponible Negativa y reconocimiento de solicitud de empleo
Solicitud de referencias Listas de anuncios clasificados Dispensa de aspirante Solicitud de transcripción Bono por referir empleados Autorización para dar información Verificación de educación Solicitud de referencia de empleados Autorización para pruebas médicas Verificación de empleo Referencia de posibles empleados Horario de entrevista del aspirante Verificación de licencia Programa de referencia de aspirantes Reprogramación de cita Verificación de rango militar
Concurso de puestos Cuestionario para entrevista Carta de candidato sin éxito
Reconocimiento de currículum Clasificación del aspirante Carta 1 de rechazo del aspirante Reconocimiento de aspirante Clasificación del aspirante a auxiliar
administrativo
Carta 2 de rechazo de aspirante Reconocimiento de referencia Resumen de entrevista con cada aspirante Notificación para el aspirante Confirmación de entrevista con el aspirante Resumen de comparación del aspirante Respuesta al aspirante Solicitud preliminar de empleo Cuestionario de referencias telefónicas Sin decisión sobre contratación Estatus de veterano/discapacitado Solicitud de registros médicos Confirmación de empleo Solicitud de empleo
Sección 2
Acuerdos de empleo
Contrato de contratista independiente Formulario de consentimiento para examen poligráfico
Acuerdo general de no competencia Contrato de empleo Acuerdo de aceptación de trabajo nocturno Acuerdo de no competencia (cuentas) Inserto del contrato de empleo Acuerdo de recuperación de gastos Acuerdo de no competencia (área) Acuerdo con representantes de ventas Acuerdo sobre inventos y patentes Reserva absoluta de secretos
comerciales Carta de extensión de acuerdo con
representantes de ventas
Acuerdo sobre derechos de propiedad Reconocimiento de empleo temporal Cambios en los términos del acuerdo con
representantes de ventas
Acuerdo de empleado sobre datos confidenciales
Acuerdo de indemnización del patrón Declaración de conflicto de intereses Convenio de empleados Acuerdo de indemnización del
empleado Consentimiento de pruebas de detección de
drogas y alcohol
Acuerdo de secrecía de los empleados Dispensa de responsabilidad legal
Sección 3
Procesamiento de nuevos empleados
Formulario de recontratación Cuestionario para nuevo personal Archivo de empleados Autorización de contratación Reconocimiento de contrato y manual del
empleado
Datos de nuevos empleados Aprobación de traslado de gastos Descripción de puestos Números telefónicos de emergencia Carta 1 para empleados nuevos Procedimientos de emergencia Calendarios y políticas establecidos de
los días laborales y el trabajo semanal Carta 2 para empleados nuevos Resumen de términos de empleo Consentimiento de detección de drogas
y alcohol
Carta 3 para empleados nuevos Autorización de deducción de nómina Recibo de propiedad de la empresa Carta 4 para empleados nuevos Autorización del depósito directo de
reducción de nómina
Recibo de muestras y documentos Anuncio de un nuevo empleado Autorización de depósito directo Análisis de igualdad de oportunidades
en nuevas contrataciones Verificación de antecedentes de empleados Información sobre retención de impuestos
Cuestionario de inducción para empleados
nuevos Cuestionario para empleados nuevos (continúa)
TABLA 3-B1 (continuación)
Sección 4
Administración de personal
Registro de empleo Reporte departamental de horas extra Reporte de ausencia de empleados
Cambio de datos del personal Nómina departamental Reporte de ausencia
Actualización de información de empleados Reporte de gastos Reporte departamental de ausencias Registro de salario de los empleados Reporte de reembolso de kilometraje Registro anual de asistencia Cambios de empleo Notificación de cambio de nómina Sugerencias de los empleados
Hoja de datos del personal Asesoría de salario Plan 1 de sugerencias
Registro de acceso a archivos del personal Resumen de nómina Plan 2 de sugerencias Solicitud de inspección de archivos del
personal
Memorando para solicitud de vacaciones Plan 3 de sugerencias Consentimiento de revelación de
información
Solicitud de vacaciones Memorando sobre exámenes de detección de drogas
Registro de referencias telefónicas Registro de salud de los empleados Notificación de prueba poligráfica Reporte de actividades del personal Reporte de accidentes Notificación de información poligráfica Proyecciones de requisitos del personal Reporte de enfermedades Notificación de política de acción
afirmativa
Requisición de empleo temporal Reporte de lesiones Notificación a los proveedores de acción afirmativa
Requisición de personal temporal Certificado de discapacidad Autoidentificación de acción afirmativa Horario de trabajo flexible para los
empleados
Reporte del médico Certificado de cumplimiento de acción afirmativa para el proveedor
Calendario semanal de trabajo Carta 1 de condolencias para los empleados Resumen de la acción afirmativa Registro diario de tiempo Carta 2 de condolencias para los empleados Política de igualdad de oportunidades en
el empleo
Registro diario de tiempo de empleados Carta 3 de condolencias para los empleados Análisis actual de la igualdad en el empleo de la fuerza laboral
Registro semanal de tiempo Carta 4 de condolencias para los empleados Análisis de la igualdad en el empleo en los ascensos
Hoja del tiempo semanal de los empleados que trabajan por hora
Solicitud de ausencia Solicitud de transferencia del empleado Solicitud de horas extra por departamento Solicitud de permiso por funeral Solicitud de empleo fuera de servicio Permiso de horas extra Solicitud de permiso/regreso de permiso Formulario para quejas
Autorización de horas extra Ausencia por deberes militares Reporte de horas extra Reporte de impuntualidad Sección 5
Evaluación del desempeño
Consulta de empleados Notificación disciplinaria Evaluación estándar
Hoja de actividades de asesoría de los empleados
Advertencia disciplinaria Evaluación de empleados temporales Reporte de incidentes críticos Reporte disciplinario Revisión del desempeño de los empleados Reporte de incidentes Notificación de suspensión sin pago de
sueldo
Reporte de entrevista de evaluación del desempeño
Notificación de investigación en curso, polígrafo
Autoevaluación de empleados Respuesta de clasificación de empleados Notificación de evaluación a los 30 días Hoja de trabajo para el análisis de
desempeño de los empleados
Objetivos de desempeño Notificación de periodo de prueba Cuestionario del desempeño de los
empleados
Formulario de capacitación Notificación de extensión del periodo de
prueba
Evaluación de nuevos empleados Plan de mejora del desempeño de los empleados
Aviso de ausentismo excesivo Evaluación gerencial Carta de recomendación
Notificación de primera advertencia Evaluación del desempeño Solicitud de modificación de salario Notificación de segunda advertencia Evaluación del personal de producción
Evaluación del personal de ventas
(continúa)
TABLA 3-B1 (continuación) Sección 6
Prestaciones
Informes de prestaciones otorgadas Resolución: plan de anualidad pagada Resolución: subsidios para colegiaturas Análisis de préstamos a empleados Resolución: pensión de traslado Resolución: programa de ayuda de beca Cuestionario de planeación de prestaciones Resolución: bono por desempeño Resolución: plan de asesoría financiera Encuesta de prestaciones para empleados Resolución: préstamo con interés bajo Resolución: permiso sabático
Lista de prestaciones para empleados Resolución: automóvil de la empresa Resolución: plan de cuidados infantiles Resolución combinada: plan de incentivos
para opción de compra de acciones
Resolución: membresía del club Resolución: plan de continuidad de sueldos Resolución: bono por firma de contrato Resolución: pensión de entretenimiento en
casa
Resolución: programa de descuento en mercancía
Sección 7
Despido/separación Lista verificable para el control de la
jubilación
Carta de despido por intoxicación en el trabajo
Reporte de separación de empleados Renuncia Carta de despido de representante de ventas Registro de remuneración por desempleo Lista de control de despido Registro de salida de empleado Análisis de igualdad de oportunidades de los
despidos
Notificación de despido Liberación general Reporte de referencias
Notificación de despido debido a ausencias Liberación mutua Respuesta de referencia de empleo Notificación de despido debido a la
violación de las reglas de trabajo
Liberación de empleados Rechazo de referencias ofrecidas Notificación de reducción de la fuerza
laboral
Entrevista de salida de empleados Notificación de acuerdo de confidencialidad Carta de despido por ausentismo excesivo Notificación de separación Carta COBRA* de despido de empleados Carta de despido por falta de trabajo Reporte de separación del personal Carta COBRA* de información para
empleados
Cumplimiento de la ley COBRA
*Ley de Conciliación de Presupuesto Consolidado Colectivo
Fuente: Mario German, director de personal (Deerfield Beach, FL: ez Legal Books, 1994), pp. vi, vii y viii.
de un compendio de contratos y formularios de rh.7 Una manera razonable de obtener los for- mularios componentes básicos de un sistema manual de rh es iniciar con un conjunto de libros de formularios como ése. Otro ejemplo es James Jenks, The Hiring, Firing (and Everything in Between) Personnel Forms Book (Ridgefield, CT: Roundlake Publishing, 1996). Los formu- larios necesarios se pueden adaptar para la situación específica a partir de estas fuentes. Las tiendas de artículos para oficina (como Office Depot y Office Max) también venden paquetes de formularios para personal. Por ejemplo, Office Depot ofrece paquetes de formularios indi- viduales para personal, así como un “juego para recursos humanos”, que contiene 10 copias de cada una de los siguientes formularios: solicitud, entrevista de empleo, verificación de referen- cias, registro de empleados, evaluación de desempeño, notificación de advertencia, entrevista de salida y solicitud de vacaciones, además de una guía para prevención de demandas.8 También está disponible (y es muy recomendable) un paquete de carpetas para registros de empleados.
Las carpetas se utilizan para mantener un registro sobre cada empleado individual; por fuera, se observa una forma impresa para registrar información como el nombre, la fecha de inicio, las prestaciones de la empresa, etcétera.
Varias empresas que envían catálogos por correo directo también brindan una variedad de materiales de rh. Por ejemplo, HRdirect (100 Enterprise Place, Dover, DE, 19901; teléfono:
1-800-346-1231) tiene paquetes de formularios personales que incluyen: formularios largos y abreviados de solicitudes de empleo, entrevistas para aspirantes, cuestionarios de referencias por correo, revisiones del desempeño de empleados, descripciones de puestos, entrevistas de sa- lida, calendarios y reportes de ausentismo, así como formularios para la investigación de cargos de acoso sexual. También están disponibles diversos formularios de cumplimiento legal como la
política estandarizada de prohibición de uso de armas, la política de acoso, para la notificación de la ley de la familia y licencias médicas, al igual que carteles (que, por ejemplo, cubren la obli- gación legal de anunciar temas como la Ley para Estadounidenses con Discapacidad y la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional).
G. Neil Company de Sunrise, Florida (teléfono: 1-800-999-9111), es otra fuente de mate- riales sobre personal que envía catálogos por correo directo. Además de una línea completa de formularios, carteles y documentos para personal, ofrece sistemas manuales basados en papel para mantener registros de aspectos como el historial de asistencia, el análisis de puestos, la so- licitud de vacaciones y los registros de seguridad. Hay un juego completo de rh “de inicio” que contiene 25 copias de cada uno de los siguientes componentes básicos de un sistema manual de
rh: formulario larga de solicitud de empleo; historial de asistencias, evaluación del desempeño, notificación de cambio de nómina y estatus, reporte de inasistencias, solicitud y aprobación de vacaciones, formulario W-4, formulario I-9, registros de datos de empleados nuevos, notifica- ción de separación, evaluación de entrevista, autoevaluación, hojas semanales de tiempo, reporte de accidentes/enfermedades, entrevista de salida, verificación de referencias telefónicas previas a la contratación, notificación de advertencia para empleados, puestos exentos de evaluación del desempeño y separadores tabulados, todo organizado en un archivero.
Automatización de las tareas individuales de rh
Mientras más grande es la empresa, menos conveniente y competitivo resulta basarse exclusiva- mente en sistemas manuales de rh. En una compañía con 40 o 50 empleados o más, la cantidad de tiempo gerencial dedicada a realizar evaluaciones se puede convertir en semanas. Por lo tanto, aproximadamente en esta etapa la mayoría de los negocios pequeños y medianos empie- zan a automatizar las tareas individuales de rh.
Para ello también hay una variedad de recursos. Por ejemplo, en la página de Internet de la International Association for Human Resource Information Management (http://www.ihrim.
org), en la ventana de productos y servicios, encontrará una guía clasificada para compradores con una lista de distribuidores de software. Dichas empresas venden soluciones de software para casi todas las tareas de personal, desde la administración de prestaciones hasta la remuneración, el cumplimiento, las relaciones entre los empleados, la subcontratación, la nómina y los sistemas de tiempo y la asistencia.
También está disponible software comercial. Por ejemplo, G. Neil Company vende paquetes de software para controlar la asistencia, mantener registros de empleados, redactar descripciones de puestos y manuales de políticas para empleados, así como para realizar evaluaciones compu- tarizadas de empleados. HRdirect proporciona software para redactar manuales de políticas para empleados y revisiones de desempeño y crear descripciones de puestos, así como para verificar la asistencia y las horas trabajadas de cada empleado y los horarios del personal, también para ela- borar diagramas organizacionales, administrar la nómina, realizar encuestas de empleados, pro- gramar y supervisar actividades de capacitación para el personal, y cumplir con los lineamientos de la Administración de la Seguridad y la Salud Ocupacionales (osha, por las siglas en inglés de Occupational Safety and Health Administration). Un programa llamado People Manager guarda registros de empleados sobre datos como el estado civil, el número de personas a cargo, los nú- meros telefónicos y las personas de contacto en caso de emergencia, la fecha de contratación y la historia laboral. Además, permite que los patrones produzcan con rapidez 30 reportes estándar sobre asuntos como la asistencia, las prestaciones y la información étnica.
Establecimiento de sistemas de información de recursos humanos (sirh)
¿Por qué usar un sirh? Las empresas grandes generalmente integran sus sistemas separa- dos de rh en sistemas integrados de información de recursos humanos (sirh). Un sirh se puede definir como los componentes interrelacionados que trabajan en conjunto para reunir, procesar, almacenar y difundir información para respaldar la toma de decisiones, la coordinación, el con- trol, el análisis y la visualización de las actividades de administración de recursos humanos de una organización.9
Hay por lo menos tres razones para instalar un sistema de este tipo. La primera es la com- petitividad; un sirh logra mejorar en forma significativa la eficiencia de la operación de rh y, por lo tanto, el balance financiero de una empresa. Por ejemplo, W. H. Brady Company, un fa-
bricante de Milwaukee que elabora productos de identificación como etiquetas, supuestamente disminuyó varios cientos de miles de dólares al año de su presupuesto de rh al utilizar un sirh.10 El productor de software PeopleSoft, gracias a su sirh asegura tener un empleado de rh por cada 110 trabajadores, lo que implica un ahorro de millones de dólares al año si se compara con la proporción tradicional de un empleado de rh por cada 50-100 trabajadores. La organización espera que la proporción de empleados de rh respecto a los trabajadores llegue a 1:500.11
Los sirh también son capaces de llevar a la compañía a un nuevo nivel en términos del número y la variedad de reportes de rh que llega a producir. Citibank (que forma parte de Citi- group), por ejemplo, cuenta con una base de datos global con información de todos los emplea- dos —incluyendo sus salarios—, un inventario de habilidades de más de 10,000 de sus gerentes, así como con una base de datos de prácticas de remuneración y préstamos para cada uno de los 98 países en los que tiene empleados.12
Por último, el sirh también sirve para redirigir la atención de rh, del procesamiento de transacciones a un rh estratégico. Como el sirh realiza tareas como la actualización de la información de los empleados y la revisión electrónica de los currículos, el tipo de personal de rh necesario y sus puestos tienden a modificarse. Por ejemplo, se reduce el requerimiento de procesadores que ingresen datos de rh y se necesitan más analistas capaces de revisar las acti- vidades de rh respecto a los planes de la empresa, pero que también participen en actividades como el desarrollo gerencial. Veamos con mayor detalle cómo se suscitan tales ventajas.
El sirh en acción ¿Exactamente de qué manera puede un sirh lograr este tipo de mejoras en el desempeño? En algún momento el patrón abandonará el método de componentes separados (manual o computarizado) de administración de rh. Algunos estiman que las empresas con menos de 150 empleados logran utilizar con eficacia sistemas computarizados de componentes, donde cada uno maneja de forma separada tareas como la asistencia, los préstamos y la admi- nistración de la nómina. Sin embargo, más allá de ese punto, las organizaciones más grandes deben recurrir a paquetes de sirh comerciales o personalizados.13 La ventaja de pasar de los sistemas de componentes a los sistemas integrados de información de recursos humanos surge de lo siguiente.
Procesamiento de transacciones mejorado Se dice que “lo esencial del sirh aún es el procesamiento básico de transacciones”.14 Un estudio, realizado en una compañía farmacéutica justo antes de implantar un sirh, mostró, por ejemplo, que los empleados de rh dedicaban el 71%
de su tiempo a tareas transaccionales y administrativas. En otras palabras, una gran cantidad de tiempo se dedicaba a tareas como la verificación de balances de permisos, al mantenimiento de registros de direcciones y a la supervisión de las distribuciones de las prestaciones entre los empleados.15 Los paquetes de sirh son exhaustivos y, por lo tanto, casi siempre ofrecen un pro- cesamiento computarizado poderoso en forma relativa de un rango más amplio de transacciones de rh que el uso de sistemas individuales para cada tarea de rh.
Procesamiento en línea Muchos sistemas de información de rh permiten (o facilitan) que los empleados de la empresa de manera literal formen parte del sirh. Por ejemplo, Merck instaló quioscos donde los empleados llegan a verificar y corregir la dirección de su casa y la ubicación de su trabajo. Se reportaron ahorros estimados por 640,000 dólares sólo por el mantenimiento de esos datos, lo mismo que sucede en muchas compañías, que informan de ahorros simi- lares. En Provident Bank, un sistema de remuneración de rh llamado Benelogic, facilita a los empleados del banco inscribirse en todos los programas de prestaciones que deseen en un sitio seguro de Internet. Una empresa de transporte estima que reducirá sus costos de procesamiento de transacciones y del papeleo relacionado de 50 a 30 dólares o menos por empleado manejando quioscos de acceso directo y programas telefónicos de respuesta verbal interactiva (rvi).16 Cada vez más, organizaciones como Dell están creando sitios de rh por intranet, medio por el cual los gerentes y empleados logran procesar información de rh con poco o ningún apoyo del grupo de recursos humanos. No obstante, el uso de quioscos o (cada vez más) de sistemas operados por intranet, no sólo debe trasladar la carga del mantenimiento de registros de rh a los empleados, también tiene que “apoyar las solicitudes de los empleados de información relacionada con, por ejemplo, el impacto en su salarios diversas opciones de préstamos, los cambios W-4, la cober- tura de los seguros, los planes de jubilación y otros”.17 Algunos expertos llaman rh electrónicos