El principal objetivo de este capítulo es mostrarle cómo se hace el análisis de un puesto y cómo se redactan las descripciones del mismo. Veremos que el análisis de puestos se realiza para determinar de manera detallada en qué consisten el empleo y el tipo de persona que la empresa debe contratar para cubrirlo. Se estudiarán varias técnicas para analizar puestos, así como la forma de utilizar Internet y métodos más tradicionales para diseñar descripciones y especifica- ciones de puestos. En el siguiente capítulo, “Planeación y reclutamiento de personal”, se revisa- rán los métodos que los gerentes utilizan para encontrar los empleados que requieren.
organigrama
Un diagrama que muestra
Capacitación La descripción del puesto enumera las obligaciones específicas y las habilida- des requeridas para el trabajo; por lo tanto, la capacitación necesaria.
Evaluación del desempeño La evaluación del desempeño compara la actuación real de cada empleado con los estándares para su desempeño. Para hacerlo es necesario conocer las obligaciones y los estándares del puesto; para ello, los gerentes utilizan el análisis de puestos.
Descubrimiento de obligaciones no asignadas El análisis de puestos también sirve para identificar obligaciones no asignadas. Por ejemplo, el gerente de producción de la empresa afirma ser responsable de una docena o más de actividades, como la programación de la produc- ción y la compra de materia prima. Sin embargo, no hay referencia sobre la administración de los inventarios de la materia prima. En un estudio posterior descubre que ningún otro empleado de manufactura es responsable de dicha tarea. El gerente sabe, debido a la revisión de otros puestos como ése, que alguien debe encargarse de administrar el inventario, por lo que descubre una obligación esencial no asignada gracias al análisis de puestos.
Cumplimiento de la igualdad de oportunidades en el empleo El análisis de puestos también juega un papel muy importante en el cumplimiento de la igualdad de oportunidades.
Los Lineamientos Uniformes para la Selección de Empleados de las oficinas federales de Es- tados Unidos estipulan que el análisis de puestos es un paso crucial para la validación de las principales actividades de recursos humanos.2 Por ejemplo, para obedecer la Ley de Estadouni- denses Discapacitados, los patrones habrán de conocer las funciones esenciales de cada puesto, lo que a la vez requiere de un análisis de puestos.
Pasos del análisis de puestos
El análisis de puestos debe seguir los siguientes seis pasos:
Paso 1: Decida cómo utilizará la información, pues esto determinará cuáles datos debe reca- bar y cómo hacerlo. Algunas técnicas para recolección de datos, –como entrevistar al empleado y preguntarle qué actividades implica el trabajo– son buenas para redactar descripciones de puestos y para seleccionar a los empleados para el mismo. Otras téc- nicas, como el cuestionario para el análisis del puesto, que se describe más adelante, no proporcionan información cualitativa para las descripciones de los puestos, más bien producen rangos numéricos para cada posición, que se usan para comparar los puestos entre sí con propósitos de remuneración.
Paso 2: Revise la información básica importante como organigramas, gráficas de procesos FIGURA 4-1
Usos de la información del análisis de puestos
Descripción del puesto y especificación del mismo
Evaluación del puesto:
decisiones de sueldos y salarios (remuneración
o compensación)
Requisitos de capacitación Decisiones de
reclutamiento y selección
Evaluación del desempeño
Análisis del puesto
Una gráfica de procesos ofrece un panorama más detallado del flujo del trabajo. En su forma más sencilla, una gráfica de procesos (como la que se observa en la figura 4-2) muestra el flujo de los insumos y los productos desde el puesto que se analiza. (En la figura 4-2, el encar- gado del control de calidad debe revisar los componentes que recibe de los proveedores, verifi- car que lleguen a los gerentes de la planta y proporcionarles información sobre la calidad de los componentes.) Por último, la descripción del puesto, si la hay, por lo general indica el punto de partida para elaborar una descripción revisada del puesto.
Paso 3: Seleccione puestos representativos. Es posible que sea necesario analizar muchos puestos similares. Por ejemplo, no se requiere analizar los puestos de 200 trabajado- res de montaje, porque con una muestra de 10 es suficiente.
Paso 4: Analice el puesto reuniendo datos sobre actividades laborales, las conductas reque- ridas de los empleados y las condiciones de trabajo, así como las características y habilidades humanas necesarias para desempeñar el trabajo. En este paso utilice uno o varios de los métodos para el análisis de puestos que se explicarán más adelante en este mismo capítulo.
Paso 5: Verifique la información del análisis de puestos con el empleado que realiza el trabajo y con su supervisor inmediato; lo anterior le ayudará a confirmar que la información es correcta y está completa. Dicha revisión también servirá para que el empleado acepte los datos y las conclusiones del análisis del puesto, pues le brinda la oportunidad de re- visar y modificar la descripción que usted ha hecho de sus actividades laborales.
Paso 6: Prepare una descripción y una especificación del puesto. Se trata de dos productos tangibles del análisis de puestos. La descripción del puesto (repetimos) es una de- claración escrita que describe las actividades y las responsabilidades del puesto, así como algunas características importantes del mismo; entre ellas, las condiciones laborales y los peligros para la seguridad. La especificación del puesto resume las cualidades, los rasgos, las habilidades y los antecedentes personales que se requieren para desempeñar el trabajo. Puede ser un documento separado o en el mismo en que se presenta la descripción del puesto.
En algunas empresas el análisis de puestos sigue siendo un proceso tardado. Podrían requerirse varios días para entrevistar a cinco o seis empleados de muestra y a sus gerentes, así como para tratar de explicarles el proceso y la razón del análisis. Sin embargo, el mismo proceso ahora puede tomar de tres a cuatro horas; los pasos serían los siguientes: 1. saludar a los participan- tes y hacer una breve introducción; 2. explicar brevemente el proceso del análisis de puestos y los papeles que juega el participante en ese proceso; 3. dedicar alrededor de 15 minutos para gráfica de procesos
Gráfica que muestra el flujo de trabajo de un puesto en particular, desde la entrada de información hasta la ob- tención de los resultados.
FIGURA 4-2
Gráfica de procesos para analizar el flujo de trabajo de un puesto
Fuente: Compensation Management: Rewarding Performance, de Richard J.
Henderson. Reproducido con permiso de Pearson Education.
Upper Saddle River, NJ.
Información recibida de
los gerentes de la planta Información de componentes recibida de los proveedores
Salida de información hacia el gerente de la planta, acerca de la calidad de los
componentes
Salida de la calidad del producto hacia el gerente de la planta Puesto en estudio:
encargado de control de calidad