Procesos de contratación de bienes y servicios

De los resultados obtenidos en el Cuadro 7, se identifican las observaciones para la dimensión procesos de contratación de bienes y servicios, que abarca diez ítems, de los cuales cuatro ítems pertenecen al indicador revisión de la información (del ítem1 al 4) y seis ítems al indicador subcontratación significativa (del ítem 5 al 10); los resultados de manera descriptiva se presentan a continuación.

a. Revisión de la información

 Ítem 1

75 El 51.22% del personal de las áreas usuarias consideran que es importante la revisión de la información llevada a cabo por la Gerencia de Riesgos en caso de una subcontratación significativa o proveedor principal, además el 41.46% considera que la revisión de la información es muy importante, y sólo el 7.32% considera que la revisión es ni importante, ni sin importancia.

 Ítem 2

El 70.73% del personal de las áreas usuarias consideran que es importante el plazo para la revisión de la información en caso de subcontratación significativa y proveedor principal, el 21.95% considera que el plazo de revisión es muy importante, por último sólo el 7.32% lo considera ni importante, ni sin importancia.

 Ítem 3

El 56.10% del personal de las áreas usuarias consideran que es importante que la nota de pedido sea validada una sola vez, ya que se realiza un doble trabajo/esfuerzo del área de logística y contrataciones cuando se vuelve a solicitar información a la Gerencia de Riesgos en el caso de que se trate de una subcontratación significativa o proveedor principal, el 39.02%

considera muy importante que la nota de pedido sea validada sólo una vez, mientras que el 4.88% solo lo considera ni importante, ni sin importancia.

 Ítem 4

El 58.54% del personal de las áreas usuarias consideran importante notificar vía electrónica (e-mail, correo institucional) la revisión de la información y la correspondencia de objetivos en los procesos de

76 contratación, además el 41.46% considera muy importante la notificación vía electrónica para revisión de la información.

b. Subcontratación significativa

 Ítem 5

El 41.46% del personal de las áreas usuarias consideran sin importancia retrotraer el proceso de contratación hasta la actividad N°2 en el caso de encontrarse errores en los términos de referencia o especificaciones técnicas, ya que este proceso demora aproximadamente entre 3 a 5 días hábiles hasta llegar al departamento de logística, por otro lado el 24.39% consideración que retrotraer el proceso de contratación hasta la actividad N°2 por errores en los términos de referencia es nada importante, e importante (se encontraron opiniones divididas), por último sólo el 9.76% considera que retrotraer el proceso de contratación hasta la actividad N°2 es ni importante, ni sin importancia.

 Ítem 6

El 58.54% del personal de las áreas usuarias, consideran importante y necesario la consulta previa con el área de contrataciones para la elaboración de términos de referencia o especificaciones técnicas previa contratación de bienes y servicios, el 34.15% considera que la consulta previa es muy importante, y por último sólo el 7.32% lo considera ni importante, ni sin importancia.

 Ítem 7

El 56.10% del personal de las áreas usuarias, consideran importante validar y dar conformidad posterior vía correo electrónico (e-mail, correo institucional) la subcontratación significativa o proveedor principal para

77 llevar en autos y registros los procesos llevados a cabo, el 41.46% considera muy importante la validación y conformidad vía correo electrónico, y solo el 2.44% considera ni importante, ni sin importancia.

 Ítem 8

Para el 78.05% del personal de las áreas usuarias el plazo de conformidad es importante ya que debe realizarse de forma óptima en 1 sólo día, el 17.07% considera que el plazo de conformidad es muy importante ya que puede variar de acuerdo a la naturaleza de contratación, mientras que el 4.88% considera que el plazo de conformidad es ni importante, ni sin importancia.

 Ítem 9

El 85.37% del personal de las áreas usuarias, consideran importante que la revisión de procesos de subcontratación debe realizarse de manera constante, mientras que sólo el 14.63% considera que la revisión de los procesos de subcontratación son muy importantes.

 Ítem 10

El 68.29% del personal de las áreas usuarias, consideran importante que los términos de referencia o especificaciones técnicas sigan el patrón estructural del Anexo 1 en el Procedimiento MPR-001 del área de Logística de la Caja, mientras que el 31.71% consideran muy importante que los términos de referencia sigan la estructura en el Anexo citado con anterioridad.

ESCALA DE RESPUESTA

Nada de importancia

Sin importancia

Ni importante/

ni sin importancia

Importante Muy

Importante TOTAL

1 2 3 4 5

ITEMS f % f % f % f % f % F %

1. ¿Considera importante la revisión de la información en caso de una subcontratación significativa o proveedor

0 0.00 0 0.00 3 7.32 21 51.2

2 17 41.46 41 100.00

78 principal por parte de la

Gerencia de Riesgos?

2. ¿El plazo respecto a la revisión de la información en caso de una subcontratación significativa y proveedor principal es considerable?

0 0.00 0 0.00 3 7.32 29 70.7

3 9 21.95 41 100.00 3. ¿En el caso de una

subcontratación significativa o proveedor principal considera un doble esfuerzo que el departamento de logística - área de contrataciones vuelve a solicitar información a la Gerencia de Riesgo respecto a la nota de pedido que ya validó?

0 0.00 0 0.00 2 4.88 23 56.1

0 16 39.02 41 100.00

4. ¿Es importante dar objetivos a través de correos electrónicos para notificar que la información ya ha sido revisada?

0 0.00 0 0.00 0 0.00 24 58.5

4 17 41.46 41 100.00 5. ¿Considera óptimo retrotraer

el proceso hasta la actividad N°2 en caso que se encuentra errores en los Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas?

10 24.39 17 41.46 4 9.76 10 24.3

9 0 0.00 41 100.00

6. ¿Considera necesario que, para elaborar los términos de referencia o especificaciones técnicas, deben consultarlo con el área de contrataciones?

0 0.00 0 0.00 3 7.32 24 58.5

4 14 34.15 41 100.00 7. ¿Considera importante dar

conformidad vía correo electrónico de las subcontrataciones significativa o proveedor principal?

0 0.00 0 0.00 1 2.44 23 56.1

0 17 41.46 41 100.00 8. ¿El plazo de conformidad es

el óptimo? (24 horas)? 0 0.00 0 0.00 2 4.88 32 78.0

5 7 17.07 41 100.00 9. ¿Considera importante

revisar los procesos de subcontratación de manera constante?

0 0.00 0 0.00 0 0.00 35 85.3

7 6 14.63 41 100.00 10. ¿Considera que la

elaboración de los TR o especificaciones técnicas siguen el patrón del Anexo 1 del Procedimiento MPR-001-LOG- A de la Caja?

0 0.00 0 0.00 0 0.00 28 68.2

9 13 31.71 41 100.00

Cuadro 7. Resultados observados para la dimensión procesos de contratación de bienes y servicios

De acuerdo a la Figura 8 se presenta las tendencias porcentuales según la escala de respuestas con mayor frecuencia observada, en el ítem 9 se identifica una respuesta casi rotunda acerca de la importancia del proceso de revisión de los procesos de contratación de manera constante, pues el 85.37% correspondieron su respuesta en la escala

“importante”, de lado contrario en el ítem 5 se identifica que el 41.46% del personal de

79 las áreas usuarias ha tenido una tendencia hacia la respuesta en la escala “sin importancia”, en relación a que no consideran óptimo retrotraer los procesos hasta la actividad N°2 por la detección de errores en las notas de pedido, ya que esto genera tiempo perdido hasta llegar al departamentos de logística (entre 3 y 5 días/hábiles).

Figura 9. Tendencias en la Dimensión Procesos de contratación de bienes y servicios