5.3. Aporte Organizacional – Propuesta de simplificación de procesos de tercer y cuarto
5.3.1. Propuestas de simplificación de procesos de contratación de bienes y servicios
a. Problemas detectados
a.1. Revisión de la información
Ante las actividades N°12, 13 y 14 del Procedimiento MPR-001-LOG- A de las Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios (Anexo 7) se ha detectado que se genera doble trabajo y pérdida de tiempo en el proceso de contratación de bienes y servicios, debido a que esta información ya fue emitida por el área usuaria hacia la gerencia de riesgos en su debido momento
109 para su revisión y validación de acuerdo a la actividad N°4, así mismo según esta actividad la gerencia de riesgo envía dicha validación al asistente de contrataciones siendo doble trabajo volver a solicitar la misma información a la gerencia de riesgo.
a.2. Subcontratación significativa y proveedor principal
En la actividad N°16 Retrotraer el proceso hasta la actividad N°2 en caso de detectar errores u omisiones en la nota de pedido que modifique el alcance de los requerimientos técnicos demora aproximadamente 5 días hábiles hasta llegar de nuevo al departamento de logística en caso de subcontratación significativa y proveedor principal, en otros servicios y bienes 3 días aproximadamente
b. Soluciones propuestas
b.1. Revisión de la información
Omitir dichas actividades del procedimiento de contrataciones y adquisiciones de bienes y servicios.
Incluir en la actividad N° 4:
La gerencia de riesgo debe emitir la información de la subcontratación significativa o proveedor principal a todos los integrantes del área de contrataciones. (asistentes y auxiliares de contrataciones) con el fin de contar con dicha información todo el personal de esta área.
b.2. Subcontratación significativa y proveedor principal
Incluir en el procedimiento en la actividad N° 2 que para definir y elaborar los términos de referencia también deben consultarlo con el área de contrataciones ya que el personal de esta área está capacitado para formular de manera correcta los términos de referencia y especificaciones técnicas.
110 Esto conllevaría a no tener errores ni omisiones desde el principio de actividades teniendo como efecto no retrotraer el proceso hasta la actividad N° 2. Con esto eliminar la actividad N° 16 del procedimiento.
c. Comparativa entre los proceso estipulados y las simplificación de procesos
Responsable
N° Actividades en el Proceso Actividad en el proceso simplificado Estipulada Propuesta
Responsable del área usuaria
2.
Define y elabora los términos de referencia, tomando en cuenta lo
establecido en el Anexo N°01
Define y elabora los términos de referencia, tomando en cuenta lo establecido en el Anexo N°1. Así mismo se tiene que consultar los términos de referencia o especificaciones técnicas con el área de contrataciones
Colaborador de la Unidad de Riesgo Operacional de la Unidad de Seguridad de la Información y continuidad del Negocio
4.
Revisa y valida la información proporcionada por el área usuaria, y le confirma en un plazo no mayor a 03 días hábiles vía correo electrónico con copia al asistente de contrataciones si la contratación conforma o no una subcontratación significativa o proveedor principal.
Revisa y valida la información proporcionada por el área usuaria, y le confirma en un plazo no mayor a 03 días hábiles vía correo electrónico con copia a los asistentes y auxiliares de contrataciones, con el fin de contar con dicha información todo el personal de esta área
Asistente de contrataciones o Auxiliar de contrataciones
11.
Revisa que la documentación este conforme
Si el proceso corresponde a una subcontratación significativa y proveedor principal
Revisa que la documentación esté conforme.
En caso de detectar errores u omisiones subsanables en la nota de pedido y que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica
12.
Remite vía correo electrónico a la Gerencia de Riesgos (Unidad de Riesgo Operacional y la Unidad de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio) la nota de pedido recibida
Edita la nota de pedido y realiza los cambios que corresponda en coordinación y con la conformidad del área usuaria NOTA: La conformidad será emitida a través de correo electrónico.
En caso de no detectar errores en la nota de pedido
Colaborador de la Unidad de Riesgo Operacional de la Unidad de Seguridad de la Información y continuidad del Negocio Asistente de contrataciones o Auxiliar de contrataciones 13.
Revisa y valida la adecuada inclusión en los términos de referencia de los lineamientos establecidos en los planes de acción
Inicia con la atención de notas de pedido.
Continua actividades de los procesos de selección de bienes y servicios (numeral II según el nivel que corresponda)
Cuadro 17. Actividades del proceso simplificado
111 5.3.2. Propuestas de simplificación de procesos de selección de tercer y cuarto
nivel de bienes y servicios a. Problemas detectados
a.1. Conformación de los miembros del comité de adquisiciones
En la Actividad 5 y 6, solicitar la autorización a la gerencia mancomunada respecto a la aprobación de la conformación de los miembros del comité que llevara a cabo el proceso de contratación de bienes y servicios toma mucho tiempo ya que la gerencia mancomunada no tiene plazo para emitir la aprobación del informe, esto conlleva a que se tiene que esperar hasta tener dicho proveído para poder continuar con el proceso de selección ocasionando demora en contar con los bienes y servicios necesitados según la planificación de las áreas usuarias.
Las gerencias en muchos casos tienen viajes de comisiones por la cual no priorizan los informes enviados para su aprobación, y los encargados de gerencia en mayoría de casos no quieren dar su aprobación a los informes de procesos de contrataciones de bienes y servicios, según ellos porque no conocen el reglamento de contrataciones y porque son muy riesgosos.
a.2. Integrantes del comité
Así mismo en todos los procesos de selección se tienen como miembros del comité a los mismos cargos, siendo una pérdida de tiempo solicitar autorización a la gerencia mancomunada sabiendo que cargos son los responsables de formar el comité de adquisiciones y contrataciones.
a.3. Aprobación del expediente de contratación
Actividad N° 9 y 10: respecto al informe y aprobación de las bases por parte de la gerencia mancomunada no tiene un sustento lógico ya que las bases
112 deben ser aprobadas por el propio comité de adquisiciones y contrataciones ya que estos conocen más respecto a los términos de referencia o especificaciones técnicas. Siendo mero proceso burocrático solicitar aprobación a la gerencia mancomunada conllevando a demorar más en el proceso de selección. Así mismo por los motivos indicados en las actividades 5 y 6.
b. Soluciones propuestas
b.1. Conformación de los miembros del comité de adquisiciones
Suprimir las actividades N° 5 y 6 del procedimiento. Y que la aprobación de la conformación de los miembros del comité que llevara a cabo el proceso de contratación sea a nivel de jefatura del dpto. de logística.
b.2. Integrantes del comité
Incluir en la actividad N° 4, que en el resumen ejecutivo se debe incluir los integrantes responsables de conformar el comité de adquisiciones y contrataciones, y enviarlo al jefe de logística para su aprobación.
Asimismo se debe incorporar en el reglamento de adquisiciones y contrataciones los cargos establecidos que conformaran el comité de adquisiciones y contrataciones. El comité de adquisiciones y contrataciones deben estar conformados por:
Miembros titulares:
Jefe del área usuaria.
Jefe de logística.
Miembros suplentes:
Asistente del área usuaria.
Asistente de contrataciones.
113 b.3. Aprobación del expediente de contratación
Suprimir las actividades N° 9 y 10 del procedimiento.
c. Comparativa entre los procesos estipulados y las simplificaciones de procesos en el tercer y cuarto nivel.
Procesos estipulados 3 y 4to nivel Procesos simplificados 3 y 4to nivel Asistente de contrataciones o auxiliar de
contrataciones
Asistente de contrataciones o auxiliar de contrataciones
1 Recibe la nota de pedido aprobada, selecciona a los proveedores registrados en la base de datos de la Caja.
NOTA: El sistema notificará en caso el proveedor se encuentre en la base negativa, para lo cual se deberá comunicar de manera inmediata a la Unidad de Cumplimiento, para su revisión y atención inmediata.
Si el proveedor se encuentra en la base negativa
Realiza la actividad 1 (respecto a la selección de otro proveedor)
Si el proveedor no se encuentra en la base negativa
1 Recibe la nota de pedido aprobada, selecciona a los proveedores registrados en la base de datos de la Caja.
NOTA: El sistema notificará en caso el proveedor se encuentre en la base negativa, para lo cual se deberá comunicar de manera inmediata a la Unidad de Cumplimiento, para su revisión y atención inmediata.
Si el proveedor se encuentra en la base negativa
Realiza la actividad 1 (respecto a la selección de otro proveedor)
Si el proveedor no se encuentra en la base negativa
2 Envía las invitaciones a los proveedores.
NOTA:
Las invitaciones se realizarán a través de cartas de solicitud de cotización generadas por el sistema, entregadas por correo electrónico, tomando en cuenta el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones.
Las cartas de cotización se remitirán a los postores inscritos en nuestra base de datos y que se encuentren aptos como proveedores.
2 Envía las invitaciones a los proveedores.
NOTA:
Las invitaciones se realizarán a través de cartas de solicitud de cotización generadas por el sistema, entregadas por correo electrónico, tomando en cuenta el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones.
Las cartas de cotización se remitirán a los postores inscritos en nuestra base de datos y que se encuentren aptos como proveedores.
3 Recibe las propuestas de parte de los proveedores, las evalúa y determina el valor referencial.
NOTA:
Para la determinación del valor referencial se utilizará como base las cotizaciones recibidas y lo señalado en el Anexo N° 02.
La entrega de las propuestas será sustentada con el correo electrónico remitido por el proveedor.
Los proveedores para la determinación del valor referencial deberán estar inscritos en el registro de proveedores de la Caja.
3 Recibe las propuestas de parte de los proveedores, las evalúa y determina el valor referencial.
NOTA:
Para la determinación del valor referencial se utilizará como base las cotizaciones recibidas y lo señalado en el Anexo N° 02.
La entrega de las propuestas será sustentada con el correo electrónico remitido por el proveedor.
Los proveedores para la determinación del valor referencial deberán estar inscritos en el registro de proveedores de la Caja.
114
En caso que el valor referencial supere al valor aprobado en la nota de pedido, se solicitará al Área Usuaria que presente la disponibilidad presupuestaria emitido por el Dpto. de Presupuesto, debiendo generarse una nueva nota de pedido e iniciar nuevamente con el proceso de contratación o adquisición, así mismo, deberá gestionar la modificación del proceso en el Plan Anual de Contrataciones.
En caso que el valor referencial supere al valor aprobado en la nota de pedido, se solicitará al Área Usuaria que presente la disponibilidad presupuestaria emitido por el Dpto. de Presupuesto, debiendo generarse una nueva nota de pedido e iniciar nuevamente con el proceso de contratación o adquisición, así mismo, deberá gestionar la modificación del proceso en el Plan Anual de Contrataciones.
4 Elabora un resumen ejecutivo (según Anexo N°
02) y lo remite vía carta (SISTRA) al jefe de logística, en un plazo que no exceda los 8 días hábiles.
4 Elabora un resumen ejecutivo (según anexo N°02) incluyendo los integrantes responsables de conformar el comité de adquisiciones y contrataciones y lo remite vía carta (SISTRA) al jefe de logística, en un plazo que no exceda los 8 días hábiles para su aprobación.
Jefe de Logística 5 Elabora el proyecto de las bases y lo entrega vía carta al Comité de Adquisiciones y Contrataciones, adjuntando el expediente de contratación, en un plazo de 05 días hábiles, posteriores a su designación.
NOTA: Para el proyecto de bases de la contratación de servicios de vigilancia y limpieza se considerará la presentación de una declaración jurada en cumplimiento a la Ley N° 29783, respecto a la inducción en materia de seguridad y salud en el trabajo, el uso de los equipos de protección personal y la realización de los chequeos ocupacionales, dicha declaración jurada se encuentra publicado en el pág. Web de la Caja.
5 Solicita vía informe a la Gerencia Mancomunada la aprobación de la conformación del Comité que conducirá el proceso.
Gerencia Mancomunada
Integrantes del Comité de Adquisiciones y Contrataciones
6 Autoriza vía memorándum de Comité de Gerencia la conformación del Comité de Adquisiciones y Contrataciones y lo remite al Dpto. de Logística.
6 Revisan y aprueban el proyecto de bases del proceso a su cargo.
NOTA:
Para el proyecto de bases se contemplará como mínimo lo establecido en el Anexo N° 3.
La revisión y aprobación de las bases, será sustentada con el correo de conformidad de los integrantes del Comité o mediante acta digital.
Asistente o auxiliar de contrataciones
Asistentes de contrataciones o auxiliar de contrataciones
115 7 Elabora el proyecto de las bases y lo entrega vía
carta al Comité de Adquisiciones y Contrataciones, adjuntando el expediente de contratación, en un plazo de 05 días hábiles, posteriores a su designación.
NOTA:
Para el proyecto de bases de la contratación de servicios de vigilancia y limpieza se considerará la presentación de una declaración jurada en cumplimiento a la Ley N° 29783, respecto a la inducción en materia de seguridad y salud en el trabajo, el uso de los equipos de protección personal y la realización de los chequeos ocupacionales, dicha declaración jurada se encuentra publicado en el pág. Web de la Caja.
7 Elabora el acta respecto a las consideraciones finales a las bases y la remite a los integrantes del comité para su conformidad.
NOTA:
El acta podrá ser elaborada de forma digital, hasta 02 día hábiles de recibido el memorándum de aprobación del expediente y archivada en el expediente de contrataciones.
Las consideraciones corresponderán a las siguientes etapas y al cronograma de su realización:
3er nivel 4to nivel
Convocatoria Convocatoria
Registro de participantes Registro de participantes Formulación de consultas
y observaciones
Formulación de consultas y observaciones Absolución de consultas y
observaciones
Absolución de consultas y observaciones Integración de bases Integración de bases
Presentación de propuestas
Presentación de propuestas en acto público.
Evaluación de propuestas Evaluación de propuestas Adjudicación de la buena
pro Adjudicación de la buena pro
Para la elaboración de cronograma de desarrollo del proceso de selección (desde la convocatoria hasta la adjudicación de la buena pro) se tendrán en cuenta los siguiente plazos:
(*) Plazo computable a partir del día hábil siguiente de la convocatoria al respectivo proceso de selección y podrá ser ampliado por el Comité de Adquisiciones y Contrataciones
Nivel Monto de la Contratación o
Adquisición Plazo
3er
Mayores a 35 UIT y menores o iguales a 300 UIT (o su equivalente en ME).
Hasta 10 días hábiles 4to Mayores a 300 UIT (o su equivalente
en ME).
Hasta 12 días hábiles
Integrantes del Comité de Adquisiciones y Contrataciones
Asistente o auxiliar de contrataciones 8 Revisan y aprueban el proyecto de bases del
proceso a su cargo.
NOTA:
Para el proyecto de bases se contemplará como mínimo lo establecido en el Anexo N° 3.
La revisión y aprobación de las bases, será sustentada con el correo de conformidad de los integrantes del Comité o mediante acta digital.
8 Publica en la página web de la Caja la convocatoria del proceso de selección, remite las cartas de invitación de forma electrónica a los proveedores, recibe el registro de participantes y confirma su recepción.
NOTA:
La recepción será confirmada al correo electrónico indicado por el participante.
La publicación de la convocatoria se realizará según las bases, asimismo, el registro de participantes se efectuará desde el mismo día de la publicación hasta un (1)
116 día hábil antes de la presentación de las propuestas.
9 Remiten el informe a la Gerencia Mancomunada para la aprobación del expediente de contratación.
Comité de Adquisiciones y Contrataciones 9 Absuelve las consultas sobre las bases de manera
fundamentada realizadas por los postores inscritos en el proceso de acuerdo al cronograma establecido e integran las bases.
Gerencia Mancomunada Asistente o auxiliar de contrataciones 10 Aprueban el expediente de contratación y las
bases del proceso, vía memorándum de Comité de Gerencia.
10 Para 3er nivel
Comunica al auxiliar de mesa de partes, vía correo electrónico la fecha y hora para la recepción de los sobres del proceso de selección.
Comité de Adquisiciones y Contrataciones Auxiliar o mesa de partes 11 Elabora el acta respecto a las consideraciones
finales a las bases y la remite a los integrantes del comité para su conformidad.
NOTA:
El acta podrá ser elaborada de forma digital, hasta 02 día hábiles de recibido el memorándum de aprobación del expediente y archivada en el expediente de contrataciones.
Las consideraciones corresponderán a las siguientes etapas y al cronograma de su realización:
3er nivel 4to nivel
Convocatoria Convocatoria
Registro de
participantes
Registro de
participantes Formulación de
consultas y
observaciones
Formulación de
consultas y
observaciones Absolución de
consultas y
observaciones
Absolución de
consultas y
observaciones Integración de bases Integración de bases Presentación de
propuestas
Presentación de propuestas en acto público.
Evaluación de propuestas
Evaluación de propuestas
Adjudicación de la buena pro
Adjudicación de la buena pro
Para la elaboración de cronograma de desarrollo del proceso de selección (desde la convocatoria hasta la adjudicación de la buena pro) se tendrán en cuenta los siguientes plazos
11 Recibe los sobres de los postores, consigna el sello de recepción, fecha y hora, los registra en el cuaderno de control de procesos y los entrega a los Integrantes del Comité de Adquisiciones y Contrataciones.
NOTA:
Las fechas y horas de recepción no deberán tener enmendaduras y/o borrones.
La entrega de los sobres deberá quedar registrada en el cuaderno de cargo respectivo.
Las fechas y horas de recepción no deberán tener enmendaduras y/o borrones.
La entrega de los sobres deberá quedar registrada en el cuaderno de cargo respectivo.
Previa a la apertura de sobres se deberá verificar lo siguiente sobre el postor:
No deberá registrar deudas vencidas en el sistema financiero registradas en la(s) central(es) de riesgo.
Deberá tener el estado de contribuyente ACTIVO y la condición de contribuyente HABIDO.
No deberá registrar deuda en cobranza coactiva en SUNAT,
No deberá estar inhabilitado para contratar con el Estado.
Se deberá verificar que los postores no se encuentren en la base negativa.
117
Nivel Monto de la Contratación o
Adquisición Plazo
3er
Mayores a 35 UIT y menores o iguales a 300 UIT (o su equivalente en ME).
Hasta 10 días hábiles 4to Mayores a 300 UIT (o su equivalente
en ME).
Hasta 12 días hábiles
Asistente o auxiliar de contrataciones Comité de Adquisiciones y Contrataciones 12 Publica en la página web de la Caja la
convocatoria del proceso de selección, remite las cartas de invitación de forma electrónica a los proveedores, recibe el registro de participantes y confirma su recepción.
NOTA:
La recepción será confirmada al correo electrónico indicado por el participante.
La publicación de la convocatoria se realizará según las bases, asimismo, el registro de participantes se efectuará desde el mismo día de la publicación hasta un (1) día hábil antes de la presentación de las propuestas.
12 Para 3er y 4to nivel
Recibe los sobres conteniendo las propuestas de los postores, firman el cuaderno de cargo de recepción (solo para el 3er nivel), los apertura, evalúan las propuestas y elabora un cuadro comparativo, consignan el puntaje técnico y/o económico total por cada postor, a fin de seleccionar la mejor alternativa resultante.
NOTA:
La evaluación se realizará tomando en cuenta los criterios establecidos en el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones y las ponderaciones señaladas en el Anexo N° 04.
El proceso se realizará según:
Para el 3er nivel: En acto privado.
Para el 4to nivel: En acto público.
Para la apertura de sobres se contará con la veeduría del Órgano de Control Institucional.
En el 4to nivel adicionalmente se contará con la presencia de un notario público.
Para la presente etapa se deberá tener en cuenta los protocolos de prevención del COVID establecidos y difundidos por la Caja.
Los integrantes de un consorcio no podrán presentar propuestas individuales ni conformar más de un consorcio en un proceso de selección, o en un determinado ítem cuando se trate de procesos de selección según relación de ítems.
Si los postores no alcanzan ningún puntaje en los factores de evaluación, el Comité de Adquisiciones y Contrataciones deberá detallar los motivos en el acta respectiva.
Aun cuando exista una única oferta válida, el Comité de Adquisiciones y Contrataciones podrá continuar con el proceso de contratación o adquisición.
Si se declara desierto el proceso:
Comité de Adquisiciones y Contrataciones 13 Publica en la página web el resultado indicando los motivos de la declaración de desierto.
13 Absuelve las consultas sobre las bases de manera fundamentada realizadas por los