UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERU
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS TESIS
SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN EXTREME PROGRAMMING PARA LA GESTIÓN DE PLANILLAS EN UNA
UNIDAD MINERA – PERÚ
PRESENTADA POR:
ARIAS ALDERETE, Javier
PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE:
INGENIERO DE SISTEMAS
HUANCAYO – PERÚ
2022
II
ASESOR
Dr. MERCADO RIVAS, RICHARD YURI
III
AGRADECIMIENTOS:
Deseo expresar muestras de agradecimiento:
A MIS PADRES
Por su ejemplo, amor y aliento constante para ser cada día mejor.
A MI ALMA MATER
Por sembrar en mí enseñanzas que conducen a mi formación profesional.
A MI ASESOR
Por su gran apoyo y por compartir su vasto conocimiento.
A MIS MAESTROS DE LA FIS
Por su dedicación a la enseñanza a mi paso por la Universidad.
A LA UNIDAD MINERA - PERÚ
Por darme la oportunidad de desarrollar esta tesis desde sus filas.
IV
DEDICATORIA:
A mi familia, mi madre Magda, mi padre Marino y mis hermanos, a mis amigos, y, en el cielo, a Flor, el amor de mi vida; quienes me acompañan y motivan constantemente para alcanzar mis sueños. Son ellos la razón de mi dicha y felicidad.
V
RESUMEN
La investigación titulada “Sistema de Información Basado en Extreme Programming para la Gestión de Planillas en una Unidad Minera – Perú”, se desarrolla en, el contexto de las operaciones mineras en el país. La Unidad Minera lleva a cabo las labores de gestión de planillas a través del área de Recursos Humanos, la ejecución de los procesos de gestión de planillas genera registros físicos con una alta complejidad en su procesamiento por la redundancia de información y numerosos errores humanos, además, requieren grandes periodos de tiempo para su procesamiento por no disponer de instrumentos computarizados. La metodología de desarrollo ágil Extreme Programming es empleada para atender el inconveniente presentado; a través de la implementación de un aplicativo para el registro y procesamiento de información.
La metodología Extreme Programming apunta principalmente a la satisfacción del usuario, incidiendo mínimamente en la documentación estricta practicada en diferentes metodologías, como también a una comunicación fluida con el usuario, lo que permitió conseguir información fidedigna y con disponibilidad plena. De este modo se alcanzó la implementación del aplicativo, la elaboración del código y sus cambios, además de las pruebas de aceptación. Los problemas de redundancia de información se dieron solución luego de la implementación del aplicativo y se redujeron drásticamente los tiempos de consolidación y procesamiento de información, de esta forma demostramos que la alternativa elegida ofrece una solución factible a la problemática planteada.
VI
ABSTRACT
The research entitled "Information System Based on Extreme Programming for Payroll Management in a Mining Unit - Peru", is developed in the context of mining operations in the country. The Mining Unit carries out payroll management tasks through the Human Resources area, the execution of payroll management processes generates physical records with a high processing complexity due to the redundancy of information and numerous human errors, in addition to, require long periods of time for processing due to the lack of computerized instruments. The agile development methodology Extreme Programming is used to address the problem presented; through the implementation of an application for the registration and processing of information.
The Extreme Programming methodology is mainly aimed at user satisfaction, with a minimal impact on the strict documentation practiced in different methodologies, as well as fluid communication with the user, which allowed obtaining reliable and fully available information. In this way, the implementation of the application, the elaboration of the code and its changes, in addition to the acceptance tests, were achieved. The information redundancy problems were solved after the implementation of the application and the information consolidation and processing times were drastically reduced; in this way we demonstrate that the chosen alternative offers a feasible solution to the problem posed.
VII
ÍNDICE
ASESOR ... II AGRADECIMIENTOS: ... III DEDICATORIA: ... IV RESUMEN ... V ABSTRACT ... VI ÍNDICE ... VII ÍNDICE DE TABLAS ... X ÍNDICE DE FIGURAS ... XI
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I ... 3
GENERALIDADES ... 3
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 3
1.1. La Unidad Minera ... 3
1.2. Situación Problemática ... 6
1.3. Gestión de planillas en el Perú y la Unidad Minera ... 7
2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 12
2.1. Problema General ... 12
2.2. Problemas Específicos ... 12
3. OBJETIVOS ... 12
3.1. Objetivo general ... 12
3.2. Objetivos Específicos ... 12
4. JUSTIFICACIÓN ... 12
Justificación Teórica ... 12
Justificación Metodológica ... 13
Justificación Práctica ... 13
5. HIPÓTESIS ... 13
VIII
Hipótesis General ... 13
Hipótesis Especificas ... 13
6. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES ... 14
7. DISEÑO METODOLÓGICO ... 15
Método de Investigación ... 15
Tipo de Investigación ... 15
Nivel de la Investigación ... 15
Diseño de Investigación ... 16
Población ... 16
Muestra ... 17
Fuentes de información ... 17
Instrumentos para recolectar datos. ... 17
CAPÍTULO II ... 19
MARCO DE REFERENCIA... 19
1. ANTECEDENTES ... 19
2. MARCO TEÓRICO... 22
2.1. Gestión de Planillas ... 22
2.2. Funciones del proceso de Administración de Personal ... 23
2.3. Sistema de Información ... 25
2.4. Metodología de Desarrollo Ágil ... 27
2.5. Manifiesto Ágil ... 28
2.6. Extreme Programming (XP) ... 29
2.7. Proyecto Extreme Programming: Reglas, Pautas y Normas... 30
2.8. Roles en Extreme Programming ... 48
2.9. Proyecto Extreme Programming: Valores, ... 49
2.10. Modelo Aplicativo ... 51
3. MARCO CONCEPTUAL ... 52
CAPÍTULO III ... 55
INTERVENCIÓN METODOLÓGICA ... 55
IX
1. ADMINISTRACIÓN ... 55
2. PLANIFICACIÓN ... 55
2.1. Definición de las Historias de Usuarios ... 55
2.2. Plan de Lanzamientos ... 62
2.3. Iteraciones ... 62
2.4. Architectural Spike ... 63
3. DISEÑO ... 64
Modelamiento de la Base de Datos ... 64
4. CODIFICACIÓN ... 65
4.1. Implementación en el Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD)... 65
4.2. Análisis y Diseño de la Arquitectura ... 65
4.3. Diseño de las Interfaces de Usuario ... 71
5. PRUEBAS Y LANZAMIENTOS ... 71
CAPÍTULO IV ... 79
ANÁLISIS DE RESULTADOS ... 79
6. ANÁLISIS DESCRIPTIVO ... 79
7. PRUEBA DE HIPÓTESIS... 82
2.1. Hipótesis Específica 1 ... 82
2.3. Hipótesis General ... 84
8. DISCUSIÓN DE RESULTADOS ... 84
CONCLUSIONES ... 86
RECOMENDACIONES ... 87
REFERENCIAS ... 88
X
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Ventajas de la implementación de un software 7 Tabla 2 Desventajas de la implementación de un software 7
Tabla 3 Operacionalización de Variables 14
Tabla 4 Historia de usuario del proceso de Apertura de Mes 56 Tabla 5 Historia de usuario del proceso de Cronograma de Pago 57 Tabla 6 Historia de usuario del proceso de Ingresos y Egresos Programados 57 Tabla 7 Historia de usuario del proceso de Asistencia 58 Tabla 8 Historia de usuario del proceso de Cálculo de Vacaciones 58 Tabla 9 Historia de usuario del proceso de Cálculo de Liquidación 59 Tabla 10 Historia de usuario del proceso de Cálculo de Gratificación 59 Tabla 11 Historia de usuario del proceso de Cálculo de CTS 60 Tabla 12 Historia de usuario del proceso de Cálculo de Utilidades 60 Tabla 13 Historia de usuario del proceso de Cálculo de Planilla 61
Tabla 14 Estructura del Plan de Lanzamientos 62
Tabla 15 Plan de iteraciones respecto a la duración del proyecto 63
Tabla 16 Cumplimiento de Historias de Usuario 77
Tabla 17 Indicadores de la variable independiente 79
Tabla 18 Nivel de aceptación de la implementación de requerimientos 80 Tabla 19 Tiempo de ejecución de procesos de gestión de planillas 80 Tabla 20 Estadísticos descriptivos del indicador tiempo 81
Tabla 21 Pruebas de normalidad 82
Tabla 22 Prueba de Wilcoxon 83
Tabla 23 Wilcoxon para muestras relacionadas 83
Tabla 24 Calidad de información en la gestión de planillas 84
XI
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 1 Errores comunes en el cálculo de planillas (entre junio 2019 a mayo 2020)
10
Figura 2 Formatos para el registro y programación del personal 11
Figura 3 Diseño de muestras separadas 16
Figura 4 Diagrama de flujo de un proyecto con Extreme Programming 30 Figura 5 Proyecto Extreme Programming: Reglas, pautas y normas 31 Figura 6 Historias de Usuario: Estructura su elaboración 32 Figura 7 Iteración en un Proyecto Extreme Programming 34 Figura 8 Tarjetas CRC (Clase, responsabilidad y colaboración) 40 Figura 9 Extreme Programming y la propiedad colectiva del código 45
Figura 10 Modelo Aplicativo 51
Figura 11 Diagrama de Registro de Nuevos Colaboradores 64 Figura 12 Código Transact-SQL para la inserción de nuevos registros 65
Figura 13 Arquitectura N-Capas 66
Figura 14 Configuración del Archivo app.config 67
Figura 15 Capa de Presentación: Formulario de Cronograma de Pagos 68 Figura 16 Método:Paraiso.BusinessLogic.Asistencia.ReporteMarcacionxPivot 69 Figura 17 Método: Paraiso.DataAccess.Asistencia.ReporteMarcacionxPivot 69
Figura 18 Entidad de Negocio: Asistencia 70
Figura 19 Diseñador de Windows Forms 71
Figura 20 Formulario de ingreso al aplicativo 72
Figura 21 Formulario de ingreso al aplicativo 72
Figura 22 Formulario de apertura de un nuevo cronograma de pago 73
Figura 23 Formulario de cuentas corrientes 74
Figura 24 Formulario de control de asistencia de los colaboradores 74
Figura 25 Formulario de cálculo de gratificación 75
Figura 26 Formulario de cálculo de CTS 76
Figura 27 Formulario de cálculo de CTS 77
Figura 28 Redundancia e inconsistencia de datos 80
1
INTRODUCCIÓN
Las compañías valoran como registrar la información y recuperarla de forma adecuada, ya que, siendo esta información más oportuna y exacta, transformará a la compañía en más competitiva. Visto de esta manera, la información corporativa es un activo importante que genera valor y su carencia generara pérdidas. El continuo avance de la tecnología favorece el acceso a la información y hace que se encuentre disponible en cualquier momento, por ese motivo la presente investigación titulada “SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN XTREME PROGRAMMING PARA LA GESTIÓN DE PLANILLAS EN UNA UNIDAD MINERA - PERÚ”, está orientada a transformar la gestión de planillas en la organización, con la finalidad de agilizar cada una de las etapas del proceso asegurando una adecuada administración de la información en las diferentes áreas y procesos comerciales a través de un sistema de información diseñado e implementado a través de la metodología Extreme Programming.
Con esta finalidad, la investigación se compone de cuatro capítulos; en el primer capítulo denominado Generalidades se hace énfasis en contextualizar el escenario actual, abordando aspectos que ponen en evidencia la existencia del problema en la Unidad Minera a través de datos e información estadística, y en base a esta se lleva a cabo la formulación del problema, el establecimiento de los objetivos, la propuesta de la hipótesis y el diseño metodológico.
En el segundo capítulo denominado Marco de Referencia se presenta los antecedentes relacionados con la metodología adoptada y el problema que se enfrenta, el Marco Teórico donde se teoriza la metodología Extreme Programming así como las variables del modelo a fin de entender el problema, el Modelo Aplicativo que mediante un flujograma describe y expone los pasos a seguir para la poner en práctica la metodología y se concluye con el Marco Conceptual donde se definen los términos empleados en la investigación.
En el tercer capítulo se presenta la Intervención Metodológica, sobre la base del Modelo Aplicativo se interviene en la realidad con la finalidad de corregir el escenario problemático de la Unidad Minera. Este modelo aplicativo basado en la metodología Extreme Programming comprende un conjunto de pasos a seguir orientados a conseguir un software económico, que sea seguro y se desempeñe de forma eficiente sobre estaciones de trabajo reales.
Posteriormente se presenta el capítulo cuatro denominado Análisis de Resultados, donde se procede a analizar los resultados luego de aplicar el Modelo Metodológico. En este apartado se exponen los resultados conseguidos a través de la intervención metodológica,
2 poniendo en evidencia el cambio alcanzado, demostrando de esta manera la validez de la hipótesis planteada.
Finalmente se presentan las Conclusiones y para futuras investigaciones relacionadas con la metodología adoptada y/o problemas de similar naturaleza.
J. ARIAS ALDERETE
3
CAPÍTULO I GENERALIDADES
En este capítulo se plantearán los aspectos referentes a la situación problemática de la Unidad Minera mediante la exposición de datos e información estadística que evidencian el problema del deficiente registro, procesamiento y recuperación de la información relacionada a sus transacciones cotidianas y la magnitud de esta, posteriormente en base a estas estadísticas se efectuará la formulación del problema, la definición de los objetivos, el planteamiento de la hipótesis y el diseño metodológico de la investigación.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1. La Unidad Minera
A. Perfil
El 3 de enero de 2010 en la ciudad de Lima, Perú se conforma la Unidad Minera.
Conforme a la legislación peruana, la compañía se organiza como sociedad anónima cerrada. Su inscripción en el libro de Sociedades Contractuales y Otras Personas Jurídicas del Registro Público de Minería está dada en el asiento 01, de la ficha 41240. El intercambio de ideas y la asociación de experiencias entre los fundadores resultaron en la simbiosis idónea para constituir una compañía minera orientada a la explotación de productos metálicos, dirigida a usos industriales. Las operaciones de la Unidad Minera se orientan principalmente a las actividades dentro la industria minera; fundamentalmente a la prospección, exploración, explotación, beneficio y comercialización de productos mineros.
Posee una Planta de Cianuración para el procesamiento de minerales auríferos principalmente, se localiza a escasos kilómetros de la ciudad de Chala, Arequipa. Las operaciones de la Unidad Minera se concentran sustancialmente en la zona sur del Perú.
4 B. Misión, Visión y Valores
Misión: “Ejecutar las actividades mineras y comerciales desarrollando productos y servicios de alta calidad a precio justo”.
La Unidad Minera busca constantemente optimizar sus procesos y prácticas, priorizando la captación de personal altamente calificado, utilizando tecnología de avanzada y constituyendo alianzas sólidas con socios estratégicos.
Visión: “Ser la compañía líder de la pequeña minería en la producción de metales preciosos y la explotación de metales estratégicos”.
Para cumplir con este objetivo cosecha relaciones mutuamente beneficiosas con pequeños productores mineros y proveedores, dando atención especialmente a la salud, la seguridad, el medio ambiente y comprometido con el bienestar y el desarrollo de las comunidades de su zona de influencia.
Valores: Su vocación de servicio permite establecer en sus relaciones se cumpla con la regla fundamental: "Siempre servir a otros, como queremos que nos sirvan a nosotros".
La compañía no reduce esfuerzos para conseguir la excelencia en la transparencia y la honestidad en sus acciones.
La solidaridad y el respeto al prójimo son valores por los cuales se trabaja incansablemente, de la misma forma que por el continuo deseo de superación, para crecer, ser mejores y trascender a la guía de estos valores.
C. Operaciones
Compra de Mineral: La Unidad Minera obtiene mineral aurífero a través de diferentes productores mineros que tienen una producción regular, así como de pequeños productores que poseen una producción estacional.
Usualmente los minerales provienen de zonas ubicadas dentro del cinturón aurífero Nasca - Ocoña, que comprende los departamentos de Arequipa, Ica, Ayacucho, y Huancavelica. Además, se tiene una fuente regular de mineral que procede del departamento de Puno, en particular de las zonas cercanas a las provincias de Juliaca, Ananea y Untuca. Una serie de nuevas áreas en el norte del Perú han incrementado sustancialmente la producción en los últimos años, entre las que podemos destacar a las zonas aledañas a las provincias de Sullana, Trujillo, Barranca y Chimbote. La Unidad Minera posee una política de compra que se orienta a construir relaciones con productores mineros (proveedores) en la que ambas partes resulten beneficiadas. La
5 compañía está en constante búsqueda de convenios a largo plazo que permitan establecer relaciones perdurables y mutuamente beneficiosas. En este sentido, la Unidad Minera brinda apoyo permanente a los productores de materia prima, impulsando el uso de buenas prácticas mineras al nivel de estas operaciones, respetando la legislación minera regente y con el debido respeto a la propiedad privada. Su principal Oficina Comercial se ubica en la ciudad de Chala, en las inmediaciones de la Planta de La Aguadita, donde se encuentran equipos modernos y preciso, maquinarias y sistemas para realizar los procesos de recepción, pesaje, muestreo, análisis y liquidación de minerales. Ser eficiente, justo y rápido en el proceso de compra es una de las políticas fundamentales de la compañía. Asímismo, en la Planta se tienen instalaciones para albergar a los productores durante el proceso de compra, además, se ofrecen las facilidades del caso para mejorar y fortalecer sus actividades. Para cubrir de manera óptima las diferentes áreas de producción, la Unidad Minera también posee Oficinas Comerciales en las ciudades de Nazca (departamento de Ica) y en Pedregal (departamento de Arequipa). A todo esto, se suma un equipo calificado de acopiadores que realizan visitas constantes a los proveedores mineros, ofreciéndoles un apoyo constante.
Recepción de Mineral: El mineral que se recepciona en Planta en primer lugar es pesado, instante en el que se le es asignado un número de lote correlativo. Entonces el lote es muestreado, para, a través de un análisis, establecer su humedad y su contenido fino. El lote se liquida y se cancela dentro de las 24 horas de haberse muestreado. Tras ser liquidado, se almacena el mineral en las canchas, luego se procede a alimentarlo a la tolva de gruesos.
Chancado: El mineral recepcionado previamente hace su ingreso a un circuito de chancado controlado a través de fajas transportadoras, pasando en primer lugar por un “grizzli” estático, posteriormente a una chancadora primaria de quijadas, una zaranda vibratoria e inmediatamente pasa a una chancadora secundaria cónica. El mineral que cuenta con una granulometría inferior a ½ pulgada pasa a la molienda, mientras que el mineral grueso regresa al circuito de chancado.
6
Molienda y Clasificación: En Planta se pueden encontrar 2 molinos, cada uno para la molienda primaria y secundaria respectivamente, también se cuenta con un nido de cuatro hidrociclones. Este proceso culmina con un producto final que es una pulpa con una granulometría de 90% a una malla - 200.
Lixiviación y Cianuración: Los tanques de agitación son los encargados de recibir a la pulpa, donde finaliza el proceso de disolución del oro.
El oro disuelto en solución de cianuro se rescata en el proceso de Carbón en Pulpa. El oro en carbón activado es el producto final.
1.2. Situación Problemática
La Unidad Minera adquiere mineral aurífero de distintos productores mineros, bien sea a medianos o pequeños mineros que tienen producciones regulares y con muchos años de operación, así como también a pequeños productores mineros que producen estacionalmente. La política de compra de MP se orienta a establecer relaciones con productores mineros en la que ambas partes resulten satisfechas. Busca establecer tratos a largo plazo, que permitan desarrollar relaciones perdurables y mutuamente productivas. En este sentido, apoya permanentemente a los productores en una serie de aspectos de la actividad, promoviendo las buenas prácticas mineras al nivel de estas operaciones, observando la legislación minera y respetando la propiedad privada.
Desde el inicio de sus actividades en el año 2010 registra y procesa sus operaciones de gestión de planillas a través de procedimientos y herramientas manuales (archivos físicos *.xls), en el área de recursos humanos una de las áreas más importante debido a la información que genera y las funciones que cumple.
A nivel estratégico (gerente, supervisores y jefes de área) y operacional (responsables, coordinadores y otros colaboradores) la disponibilidad de la información a través de consultas y reportes no es oportuna ya que el tiempo empleado para recuperar adecuadamente la información tarda demasiado, debido a la búsqueda manual de los datos en los archivos de la minera.
En resumen, la situación problemática por la cual atraviesa la Unidad Minera es que el registro de sus operaciones del día a día no se realiza de manera adecuada, todos estos problemas que se acaban de presentar tienen un origen en el uso de procedimientos manuales para realizar la gestión de planillas. Esto se puede traducir como la necesidad de implementar procedimientos eficientes que agilicen
7 los procesos de gestión de planillas e incrementar la productividad de los colaboradores al realizar sus actividades.
A continuación, la Tabla 1 se presentan las ventajas y desventajas de registrar y procesar la información mediante el uso de un software especializado.
Tabla 1
Ventajas de la implementación de un software Referidas Ventajas
Datos Mejor disponibilidad de los mismos
Minimiza la redundancia de datos a un grado no significativo
Resultados
Brinda un soporte limitado a la toma de decisiones. Mayor valor informativo.
Mayor coherencia.
Garantiza el cumplimiento de las reglas de negocio.
Usuarios
Acceso más rápido y sencillo de los usuarios finales.
Más facilidades para compartir los datos por el conjunto de usuarios.
Gestiona los recursos y operaciones a las que deberían tener acceso.
Nota: La tabla expone las bondades de la implementación de una aplicación especializada.
Tabla 2
Desventajas de la implementación de un software
Referidas Desventajas
Implantación
Costosa en equipos (lógico y físico).
Extensa y difícil puesta en marcha Rentabilidad a mediano plazo
Usuarios
Requiere personal especializado para un correcto proceso de desarrollo.
Nota: La tabla expone los inconvenientes de la implementación de una aplicación especializada.
1.3. Gestión de planillas en el Perú y la Unidad Minera Situación actual de la gestión de planillas en el Perú
Aunque en 2019 el Observatorio de Innovación Digital descubrió que casi el 90%
de la alta dirección de las pequeñas y medianas empresas consideraba la innovación digital una necesidad para el desarrollo empresarial, todavía más del
8 50% de los empresarios utilizan herramientas inadecuadas para gestionar la administración del personal, incluso 1 de cada 5 empresas sigue prefiriendo el método de "lápiz y papel" a la digitalización del trabajo durante la encuesta de asistencia diaria.
Las planillas son un registro contable que administran las compañías formales. Aquí queda detallada la relación existente entre el empleador y cada uno de sus colaboradores.
Un estudio de KMPG (Auditoría, Impuestos y Asesoría.) advierte que en el Perú el 88% de las compañías que destinó recursos económicos en automatización de planillas y recursos humanos consideran que la inversión rinde frutos gracias a la rapidez en las tareas y el ahorro de hasta un 40% de tiempo en actividades administrativas.
Hoy en día las compañías que automatizan el procesamiento de información para la realización de sus planillas son más eficientes y focalizan las tareas del área de recursos humanos en la estrategia del negocio, dejando de lado procesos repetitivos y manuales.
La compañía formal no debe contar solamente con planillas por cada colaborador que se posea, sino también con una eficiente gestión de ellas. Es decir, debe contar con personal que realice actividades como:
Declarar las planillas ante el MTPE (Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo).
Organizar la planilla mensual, como también las boletas de pagos y los reportes de cumplimiento de obligaciones.
Calcular los impuestos que implican las planillas.
Administrar las remuneraciones de los colaboradores.
Verificar la situación legal de cada colaborador.
Gestionar los beneficios de cada colaborador.
Procesar y calcular los CTS.
Una correcta gestión de planillas es beneficiosa para las compañías, esto es a consecuencia de que las compañías que las automatizan pueden ahorrar entre un 20% a 30% de sus gastos decidiéndose por hacer más eficiente este servicio (Mateo Bustamante, gerente de Payroll en Adecco Perú). El ahorro en la correcta gestión de planillas se consigue básicamente por:
Reducir los costos operativos.
9
Inversión en recursos tecnológicos seguros; así como en aquella que reduzca los errores humanos.
Minimizar la impresión de archivos de este tipo.
La reducción de costos no es el único beneficio que ofrece diseñar e implementar un aplicativo para optimizar la gestión de planillas, se le puede añadir el tiempo que se aprovecha al contar con personal competente para este trabajo. De igual forma, se impide que los colaboradores que trabajen en la compañía tengan acceso a información confidencial del resto, ya que esta sólo estaría disponible para personal autorizado.
Desde el registro de asistencia hasta la organización de planes de vacaciones pasando por la gestión de informes de gastos y reembolsos son muchas las empresas que utilizan a diario herramientas ineficaces y obsoletas. Baste decir que el 51,7% de las compañías, para registrar la asistencia y las vacaciones, utiliza manualmente herramientas genéricas de trabajo como hojas de cálculo, carpetas compartidas y otras herramientas similares que no hacen más que devolver miles de datos introducidos en una única tabla dificultando la consulta y por tanto aumentando el riesgo de inexactitud.
Y es precisamente por eso que los emprendedores se definen insatisfechos con el uso de herramientas genéricas en la gestión de estos datos y buscan constantemente nuevas herramientas eficaces para simplificar su trabajo.
Y a pesar de que se está produciendo una auténtica revolución digital, las pequeñas y medianas empresas siguen ancladas en un método de trabajo manual caracterizado por operaciones mecánicas que conllevan una gran pérdida de tiempo y precisión, haciendo aún más laboriosa la gestión de los empleados.
La solución es a gran parte de este problema es contar con un sistema de información que administre la gestión de planillas, esto elimina cualquier ineficiencia gracias al uso de herramientas digitales precisas y creadas a la medida de las empresas y el personal: así La compañía pueden hacer más eficientes las prácticas administrativas rutinarias, como el tiempo y la asistencia, la entrega de nóminas o el registro de gastos.
Un sistema de planillas simplifica la gestión de empleados y tiene como objetivo automatizar sus procesos para la administración de sus empleados de manera sencilla y rápida.
10 Situación actual de la gestión de planillas en la Unidad Minera
Actualmente la gestión de planillas se viene realizando mediante registros manuales y, con la evolución de la tecnología, hojas de cálculo como el Microsoft Excel. Sin embargo, al ser una compañía en pleno proceso de crecimiento y expansión, también se incrementa el volumen de datos, los cálculos se hacen más complejos y los errores se incrementan.
Figura 1
Errores comunes en el cálculo de planillas (entre junio 2019 a mayo 2020)
Nota: En figura se observa los errores más comunes que ocasiona gestionar las planillas de forma manual, no automatizada.
Una alternativa para corregir estos errores es implementar un aplicativo automatizado, en el que constantemente se lleve registro de los datos de los colaboradores (a partir de los cálculos más sencillos hasta las operaciones mucho más complejas), para que el cálculo sea rápido, sin probabilidad de errores y sujetos a la ley regente. Esto no solamente permitirá que la compañía ahorre tiempo y dinero, sino que tendrá colaboradores más satisfechos, fortalecerá el clima laboral y prevendrá las multas de los organismos supervisores del sector como Sunafil o el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE).
0 10 20 30
ERRORES COMUNES EN EL CÁLCULO DE PLANILLAS (ENTRE JUNIO 2019 A MAYO 2020)
Inconsistencia en los registros de licencias
Errores en el cálculo de impuestos de quinta categoría Demoras en los pagos a los colaboradores
Los beneficios sociales se pagan sin considerar remuneraciones variables Demoras en las entregas de las boletas de pago
11 Figura 2
Formatos para el registro y programación del personal
Nota: Situación actual del proceso de planillas en la Unidad Minera
Inexistencia de reglas ajustadas al contexto de la compañía para el cálculo de derechos, beneficios y retenciones de los colaboradores.
Irregularidades operativas observadas en las prácticas empleadas para la elaboración de planillas.
El proceso de elaboración de planillas, no posee una apropiada identificación de riesgos que consienta el establecimiento o fortalecimiento de sus controles.
Insuficiente control en el proceso de la elaboración de planillas.
Deficiencias administrativas en la emisión de planillas.
Inexistencia de instructivos que orienten a los responsables de la elaboración y aplicación de los distintos movimientos de planilla.
Inapropiado manejo de los archivos del personal, tanto documentación física como digital.
Debilidades en la gestión del sistema de planillas y seguridad de la información.
Equivocaciones en el cálculo mensual de salarios de los colaboradores.
De las tablas y figuras anteriores el riesgo de poder brindar una mala atención a los colaboradores se va incrementando en la medida que la minera utilice procedimientos o herramientas manuales, una alternativa a esta situación es la de poder implementar tecnologías de la información para poder brindar un soporte adecuado a las actividades de las áreas, ya que siendo la información más oportuna y exacta a todo nivel dentro de la
12 organización, la compañías se volverá más eficiente, justa y rápida en el proceso de compra.
2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 2.1. Problema General
¿De qué manera influye un sistema de información basado en Extreme Programming en la gestión de planillas en una Unidad Minera?
2.2. Problemas Específicos
¿Cómo influye la implementación de un sistema de información basado en Extreme Programming en el tiempo de generación de planillas en una Unidad Minera?
¿Cómo influye la implementación de un sistema de información basado en Extreme Programming en la calidad de información de la gestión de planillas en una Unidad Minera?
3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo general
Determinar de qué manera influye un sistema de información basado en Extreme Programming en la gestión de planillas de una Unidad Minera.
3.2. Objetivos Específicos
Determinar como la implementación de un sistema de información basado en Extreme Programming influye en el tiempo de generación de planillas en una Unidad Minera.
Evaluar como la implementación de un sistema de información basado en Extreme Programming influye en la calidad de información de la gestión de planillas en una Unidad Minera.
4. JUSTIFICACIÓN Justificación Teórica
La presente investigación utiliza como herramienta de solución la metodología Extreme Programming (XP) cuyo objetivo cuyo objetivo es mejorar la calidad del software y la capacidad de respuesta a los requisitos cambiantes de los clientes. Como un tipo de desarrollo de software ágil, aboga por "lanzamientos" frecuentes en ciclos de desarrollo
13 cortos, cuyo objetivo es mejorar la productividad e introducir puntos de control en los que se pueden adoptar nuevos requisitos del cliente.
Otros elementos que Extreme Programming incluye: programar en parejas o realizar una revisión exhaustiva del código, pruebas unitarias de todo el código, no programar características hasta que realmente se necesiten, una estructura de administración plana, simplicidad y claridad del código, esperar cambios en los requisitos del cliente a medida que pasa el tiempo y se comprenda mejor el problema, comunicación frecuente entre el cliente y entre los desarrolladores.
Justificación Metodológica
La investigación a realizar buscará descubrir de qué forma el modelado de procesos de negocio colabora con el desarrollo de las metodologías de desarrollo ágiles de software;
específicamente Extreme Programming. Asimismo, se proyecta dar solución a las dificultades que presenta la gestión de planillas mediante la implementación de un sistema de información.
Justificación Práctica
La presente investigación posee una justificación práctica ya que su desarrollo cooperará con la resolución del problema planteado, permitiendo a la compañía una mejor gestión de su información, manteniendo al día sus registros; aspectos que influyen en una buena toma de decisiones y permitirá obtener una mejor imagen de la compañía ante el mercado; que la vera como una compañía sólida y de vanguardia tecnológica.
5. HIPÓTESIS
Hipótesis General
Un sistema de información basado en Extreme Programming influye positivamente en la gestión de planillas de una Unidad Minera.
Hipótesis Especificas
La implementación de un sistema de información basado en Extreme Programming influye positivamente en el tiempo de generación de planillas de la Unidad Minera.
La implementación de un sistema de información basado en Extreme Programming influye positivamente en la calidad de información de la gestión de planillas en la Unidad Minera.
14 6. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
La Tabla 3 presenta las variables consideradas en el presente trabajo de investigación.
Tabla 3
Operacionalización de Variables
Variable Definición Conceptual Dimensiones Indicadores Sistema de
Información
Un sistema de información es un sistema formal diseñado para recopilar, procesar, almacenar y distribuir información, están compuestos por cuatro componentes: tareas, personas, estructuras (o roles) y tecnologías. Son una integración de componentes para la recopilación,
almacenamiento y
procesamiento de datos de los cuales los datos se utilizan para proporcionar información, contribuir al conocimiento, así como productos digitales que facilitan la toma de decisiones.
Cumplimiento
Aceptación
Porcentaje de requerimientos cubiertos.
Nivel de aceptación del sistema.
Gestión de Planillas
La gestión de planillas es un conjunto de operaciones que incluye una gama de tareas que inician con la incorporación de nuevos colaboradores a la planilla, el establecimiento de políticas de planilla, la definición de
Tiempo
Información
Tiempo en la generación de planillas.
Calidad de la información o nivel de acceso a la información.
15 componentes de pago, la
recopilación de entradas, cálculo y verificación de pagos, procesamiento de salarios, distribución de planillas, declaración de impuestos, contabilidad e informes.
Nota: La tabla muestra las variables definidas conceptualmente que serán objeto de medición en la presente investigación.
7. DISEÑO METODOLÓGICO Método de Investigación
El método es Analítico Deductivo ya que consiste en tomar conclusiones generales para explicaciones particulares, para aplicarlos a soluciones o hechos particulares.
Partiendo del conocimiento general de un contexto real se lleva a cabo la distinción, conocimiento y clasificación de los diferentes elementos fundamentales que forman parte de ella y de las interacciones que mantienen entre sí.
Se fundamenta en la premisa de que “a partir del todo absoluto se puede conocer y explicar las características de cada una de sus partes y de las relaciones entre ellas”
(Abreu, 2014).
Tipo de Investigación
La investigación a realizar es del tipo Aplicada, pues buscamos dar solución a una situación problemática a través una metodología existente, en este caso en particular se empleará un sistema de información basado en Extreme Programming para la gestión de planillas.
La investigación aplicada se lleva a cabo con el objetivo de encontrar soluciones prácticas y específicas. Su objetivo principal es la explotación del conocimiento teórico ya adquirido para fines prácticos, es decir, esencialmente para el desarrollo de la tecnología relacionada en el campo técnico. Generalmente es descriptivo y se basa en investigaciones básicas previas.
Nivel de la Investigación
El nivel de investigación a llevarse a cabo será Explicativa, ya que se definirá la relación causa-efecto en la intervención a realizar, además, habrá la oportunidad de comprobar
16 los posibles efectos de la implementación del aplicativo con la gestión de planillas de la Unidad Minera.
La investigación explicativa tiene como finalidad establecer las causas que dan lugar a un determinado fenómeno. Es un tipo de investigación cuantitativa que descubre el porqué y el para qué de un fenómeno.
Las causas y efectos del estudio se revelan mediante una explicación del fenómeno deductivamente a partir de teorías o leyes. La investigación explicativa genera definiciones operativas referentes al fenómeno estudiado y proporciona un modelo más cercano a la realidad del objeto de estudio.
Diseño de Investigación
El diseño de la investigación es pre-experimental, un solo grupo con pre-test y post-test.
Figura 3
Diseño de muestras separadas
ESQUEMA
O 1 X O 2
O 1 X O 2
Donde:
X = Variable independiente
O1 O3 = Mediciones pre - test de la variable independiente
O2 O4 = Mediciones post - test de la variable independiente
Nota: La figura muestra el esquema de medición de la variable independiente
Población
El universo de la investigación está conformado por los casos de planilla que son generados mensualmente y serán tomados de los años 2019, 2020 y 2021 que en su totalidad suman 24 casos de planilla.
17 Muestra
La muestra es dirigida el cual va a estar constituido por 24 casos de planilla por el proceso crítico en el ámbito de la gestión de planillas conformado básicamente por la gestión de asistencias, inasistencias, tardanzas y administración de pagos que fue cambiando atreves del transcurso del tiempo y hoy se hace difícil manejarlo de forma manual. Además, para el análisis de los datos se tomará el total de colaboradores de la compañía que hasta la fecha son un total de 170.
Fuentes de información
La información se obtendrá a través de los archivos de gestión de la Unidad Minera, además, se realizarán visitas a las diferentes áreas y oficinas.
Instrumentos para recolectar datos.
Observación: La observación es un método de recopilación de datos que se realiza al monitorear al sujeto o fenómeno en cuestión.
A veces, las observaciones se realizan de forma continua o durante una serie de períodos de tiempo. La limitación de las observaciones es que consume tiempo y afecta el comportamiento de los participantes
Encuesta: Encuesta se define como el acto de examinar un proceso o interrogar a una muestra seleccionada de individuos para obtener datos sobre un servicio, producto o proceso. Las encuestas de recopilación de datos recopilan información de un grupo específico de personas sobre sus opiniones, comportamiento o conocimiento. Los tipos comunes de encuestas de ejemplo son los cuestionarios escritos, las entrevistas personales o telefónicas, los grupos focales y las encuestas electrónicas (correo electrónico o sitio web).
Entrevista: La entrevista es la técnica principal para recopilar información durante las fases de análisis de sistemas de un proyecto de desarrollo. Es una habilidad que debe ser dominada por todo analista. Las habilidades de entrevista del analista determinan qué información se recopila y la calidad y profundidad de esa información. La entrevista, la observación y la investigación son las principales herramientas del analista.
La entrevista es una forma específica de reunión o conferencia, y suele estar limitada a dos personas, el entrevistador y el entrevistado. En circunstancias especiales puede haber más de un entrevistador o más de un entrevistado presente. En estos casos, aún debe haber un entrevistador principal y un entrevistado principal.
18 Análisis e interpretación de datos procesados
Se empleará la estadística descriptiva para realizar el análisis de los datos haciendo uso de la media, mediana, moda y tablas de distribución. Para las pruebas de hipótesis utilizaremos la estadística inferencial con pruebas paramétricas y no paramétricas.
De lo expuesto hasta este punto, se pueden apreciar dos características que son relevantes y en las cuales se intervendrán con el fin de generar una situación que comparativamente sea mejor que la situación expuesta en el planteamiento del problema, las cuales son optimizar los tiempos de obtención de información y minimizar la redundancia de información mediante la implementación de un sistema de información.
19
CAPÍTULO II
MARCO DE REFERENCIA
El presente capítulo expone investigaciones similares a la que se está analizando con la finalidad de evaluarlas, facilitando la comprensión de las variables de análisis. Además, es necesario constituir fundamento teórico que sustente la investigación. Por otra parte, se abarca el modelo aplicativo que conducirá posteriormente la intervención metodológica y, finalmente, lo concerniente al marco conceptual para entender los términos asociados a este trabajo.
1. ANTECEDENTES
A1. “Análisis, diseño, construcción e implementación en ambiente de pruebas de los módulos de administrador de tiempo, control de acceso y reportería para el manejo de información en el área de talento humano de la superintendencia de control del poder de mercado (SCPM)” (Aguirre Castillo & Cordero Méndez, 2016).
“Este proyecto consiste en la presentación de información a la Superintendencia de Poder de Control de Mercados SCPM de las marcaciones de los funcionarios para que se pueda realizar la gestión de los varios módulos de Recursos Humanos como pueden ser vacaciones, ingresos y salidas de los mismos.
El proyecto que se muestra a continuación es la parte de uno de los módulos de Recursos Humanos el mismo que permite la descarga de marcaciones de los biométricos a la Base de Datos, permitiendo al área de recursos humanos un control continuo”.
A2. “Implantación de un Aplicativo Informático (Web o Cliente/Servidor) e implementación de la interconexión a la plataforma de Interoperabilidad con
20 el MEF para la integración de información de Planilla y Presupuesto de personal de la Policía Nacional del Perú” (Andonaire Hernández, 2020).
“Existe una deficiente integración por parte de la División de Derechos y Beneficios para la determinación de planillas para el personal de la Policía Nacional del Perú, por cuanto, cuenta con procesos que utilizan recursos mixtos (aplicaciones informáticas y procedimientos manuales), que si bien es cierto, cumplen la misión de la elaboración de la planilla mensual, pero no aprovecha al máximo las bondades y beneficios de los recursos tecnológicos actuales (Aplicaciones Web, Sistemas Integrales, etc.), generando mayor uso y empleo de recursos de personal, tiempo (horas/hombre), soportes de información (papel) así como dejando de aprovechar los datos e información necesarios para una debida toma de decisiones.
Asimismo, la PNP no cuenta con herramienta informática o tecnológica que permita integrar todos los procesos y procedimientos que se encuentran diseminados en varias unidades orgánicas (División de Alta y Bajas, Oficina de Informática de la DIRREHUMPNP, División de Pensiones, Escuelas de Formación), llevándose cada proceso de manera independiente y aislada, generando datos e información no accesible.
Por otro lado, el uso y empleo del Aplicativo Informático para el Registro Centralizado de Planillas y de Datos de los Recursos Humanos del Sector Público (AIRHSP) por parte de la PNP no se encuentra optimizada debido al esquema que mantiene en el tecnicismo obsoleto de su sistema de formulación de planilla, motivo por el cual la información contenida en dicho sistema no es del todo confiable, ya que no se encuentra conectada “intra” PNP para la planificación, proyección y formulación del requerimiento de presupuesto de sustento de pago de personal.
Por tal motivo, el presente proyecto busca enfrentar este grave problema, a través de la: 1. Implantación de un aplicativo informático (Web o Cliente/Servidor) y la, 2.
Implementación de la interconexión a la plataforma de interoperabilidad con el MEF para la integración de información de planilla y presupuesto de personal”.
A3. “Automatización de la gestión de planillas integrando en el sistema integral empresarial (SIE) aplicando SCRUM” (Zegarra Contreras, 2018).
“El presente informe, denominado “Automatización de la gestión de planillas integrando en el Sistema Integral Empresarial (SIE) aplicando SCRUM”, en la empresa Comercial del Acero S.A. tenía como principal problema la demora en los procesos manuales en la elaboración de la planilla, debido al uso de sistemas independientes de las empresas tercerizadas (Clean Force, Dynamic Force, Lima
21 Force), generando de esta forma la duplicidad de tareas en los procesos, demoras en el ingreso de datos, e incrementando los costos de mano de obra. Ante eso los objetivos que se plantearon y alcanzaron fueron: Integrar los diversos software utilizados en Comercial del Acero (COMASA) tales como, Sistema Control de Asistencia (CONASI), Sistema para Comedor Empresarial, Sistema de Planillas de terceros, Sistema de Marcaciones con el Software ERP (Sistema Integral Empresarial - SIE) de COMASA; alimentándose de la fuente de datos principal del SIE, para realizar un único proceso y replicar los datos calculados para la planilla en cada uno de los sistemas de las empresas tercerizadas (Software de Planilla de terceros), logrando eficiencia en la parte operativa del área de recursos humanos, obteniendo de forma inmediata los cálculos de la planilla, optimizando tiempos de entrega de reportes, reduciendo costos de mano de obra y evitando errores en el ingreso de datos y por ende errores en cálculos manuales”.
A4. “Impacto del sistema de información integrado en el procesamiento de las planillas en la unidad de personal del Instituto Peruano del Deporte” (Jimenez Huamani, 2019).
“La presente tesis tiene por objetivo: Determinar como el sistema de información integrado impacta en el procesamiento de las planillas en la Unidad de Personal del Instituto Peruano del Deporte. Ya que lo que se quiere es integrar todos los datos y la información relevante de los procesos correspondiente a cada área, de modo que, la información que se ingresa a un sistema afecte de forma inmediata a todos los demás sistemas.
La hipótesis general muestra al observar una relación positiva entre la variable sistema de información integrado y su relación con la variable procesamiento de las planillas, se comprueba de acuerdo al estudio realizado existen deficiencias en esta relación puesto que no existe un sistema de información integrado que optimice mejor el proceso del Área donde se llevó a cabo el estudio de investigación, existiendo una metodología compleja que retrasa dicho proceso.
El método de la investigación fue de tipo exploratorio, descriptivo y correlacional. El diseño de investigación ha sido no experimental, corte transversal. Se empleó un cuestionario tipo Likert orientado a los colaboradores de la institución. La población estuvo determinada por 280 colaboradores del Instituto Peruano del Deporte”.
22 A5. “Desarrollo de un sistema informático de gestión de recursos humanos para empresas bajo el régimen laboral privado general del Perú” (Carrasco Castro, 2019).
“La presente tesis, tiene como objetivo, el “Desarrollo un Sistema Informático de Gestión de Recursos Humanos para Empresas bajo el Régimen Laboral Privado General del Perú”, como alternativa de solución a la problemática actual del estudio contable Rivera S.A.C. que presenta demora en los procesos de gestión de recursos humanos y una calidad inadecuada de la información procesada.
Se comenzó estudiando el diagnostico funcional y estratégico de la empresa, para posteriormente definir la problemática de la misma y plantear los alcances y limitaciones del sistema a desarrollarse como alternativa solución.
Se investigo antecedentes de éxito que dieron solución a la problemática mencionada, consultándose además bibliografía relacionada al tema.
Para el desarrollo del sistema, se utilizó la metodología RUP (El Proceso Unificado de Desarrollo de Software) y los conceptos y prácticas de la dirección de proyectos (PMBOX) para planificar efectivamente todas las actividades necesarias.
El diseño del sistema está basado en una arquitectura web, cumpliendo con las funcionalidades necesarias que involucra la gestión de recursos humanos.
Se estimo el tiempo y los costos necesarios para el desarrollo del sistema, posteriormente se realizó un análisis de rentabilidad para determinar si es conveniente invertir en el desarrollo del sistema.
Se concluye que es muy conveniente invertir en el desarrollo del sistema porque mejorara significativamente los procesos de gestión de recursos humanos, además de recuperarse lo invertido en muy corto tiempo”.
2. MARCO TEÓRICO 2.1. Gestión de Planillas
Los principales objetivos de mejorar los procesos de la gestión de planillas apuntan a generar toda la operatividad de cálculo y liquidación de los conceptos que implican la preparación de una planilla de retribuciones. Esta actividad realizada por profesionales muy capacitados garantiza al usuario poder cumplir eficazmente con la determinación de los conceptos que se deben considerar en su planilla y al mismo tiempo reducir las eventualidades tributarias y financieras con los organismos frente a las cuales se han generado responsabilidades. Se le puede sumar a estos objetivos la necesidad de confidencialidad de la información que se maneja y qué mejor que un servicio automatizado que maneje toda la información en sus propios
23 sistemas dentro de la compañía, excluyendo factores de infidencia dentro de la misma.
Los problemas aparecen si se asume que este servicio comprende aspectos relacionados a la elaboración de contratos de trabajo y la presentación de éstos ante las entidades competentes, medición de clima laboral, manejo de archivos de colaboradores, atención de requisitos por entrevistas o encuestas; que son funciones inherentes a la administración de personal, no de la parte de gestión de planillas. El fondo del asunto es que las organizaciones, producto de su desarrollo, van necesitando mejorar sus estructuras funcionales y concretamente contar con un área de recursos humanos de manera formal. La capacidad de personal en cada uno de los niveles comienza a adquirir cada vez más importancia y un manejo ineficiente afecta directamente la productividad, así como la competitividad y como consecuencia la rentabilidad de la compañía.
Tener claro las funciones de un área de manejo de personal es fundamental y estas pueden ser administradas internamente por un equipo profesional competente, así como también ser tercerizadas a compañías especializadas en este tema.
Las principales funciones que debe cumplir todo proceso de gestión de planillas son:
Elaborar la planilla de remuneraciones
Elaborar las boletas de pago
Elaborar la liquidación por beneficios sociales
Realizar el cálculo de indemnizaciones
Elaborar la planilla por gratificaciones
Elaborar la provisión mensual de vacaciones
Elaborar el cálculo CTS
Generar los certificados anuales de quinta categoría
Generar la distribución anual de utilidades
Validar los conceptos remunerativos manejados en la planilla
Revisar y calcular las deudas laborales
2.2. Funciones del proceso de Administración de Personal
Planeación: radica en señalar metas y estándares; implementar normas y procedimientos; desarrollar planes y proyecciones, es decir, realizar un pronóstico de ciertos sucesos futuros.
24 Organización: es asignar una tarea específica a cada subordinado, establecer límites, facultar autoridad, crear canales de comunicación, coordinar el trabajo de los equipos.
Establecimiento de un equipo de trabajo: decidir el tipo de personas a contratar, convocar a posibles colaboradores; seleccionar a los colaboradores, establecer estándares de desempeño, premiar a los colaboradores tras evaluar el desempeño, recomendar a los colaboradores, capacitar y desarrollar a los colaboradores.
Dirección: Lograr que los colaboradores realicen el trabajo, mantener la moral elevada, motivar a los colaboradores.
Control: Fijar patrones de calidad o niveles de producción, evaluar que el desempeño real corresponda a estos patrones, tomar acciones correctivas cuando la situación lo amerite.
Se refiere a la Administración De Personal como los conceptos y técnicas necesitadas para desempeñar eficientemente lo relacionado con el personal o a los colaboradores del trabajo administrativo. Estas incluyen:
Establecer la naturaleza del trabajo de cada colaborador (Análisis de puestos).
La incorporación de los aspirantes de los puestos y la planeación de los requerimientos de mano de obra.
Selección de los candidatos.
Capacitación e inducción a los nuevos colaboradores.
Gerenciar los sueldos y salarios (compensación al trabajo de los colaboradores).
Ofrecimiento de beneficios e incentivos.
Evaluación de competencias y de desempeño.
Comunicación interpersonal (entrevistas, asesorías, disciplinarias).
Desarrollo de gerentes.
Antes de decidir implementar un sistema de información de planillas, es importante analizar qué objetivos y funciones se quiere cumplir al realizar este servicio.
Por lo tanto, automatizar el servicio de gestión de planillas significa reducir la posibilidad de errores, eliminar dificultades para el departamento de recursos humanos, agilizar los procesos y mantener un canal de comunicación transparente y rápido con los colaboradores.
25 2.3. Sistema de Información
Un sistema de información es una colección de muchos conjuntos de datos que aseguran el cumplimiento exitoso de un objetivo comercial de la compañía. Los sistemas de información no son un modelo independiente de la industria de TI. En cambio, un aspecto crucial de su implementación exitosa es su integración con datos y procesos comerciales, por lo tanto, es mejor pensar en el sistema de información como un triángulo que representa a los procesos, personas y tecnología. Un sistema de información requiere que cada uno de estos componentes funcione correctamente para tener éxito.
Un sistema de información es aquel que mediante sus elementos interactuantes busca transfiere y comunicar información, es importante resaltar que un sistema de información involucra la interacción con personas y recursos. (Pérez J., 2008, pág.
1)
Los sistemas de información emplean los datos como materia prima, los cuales son almacenados, procesados y transformados para obtener como producto final información, la cual será distribuida a los diferentes clientes del sistema, asimismo, existe un proceso de retroalimentación, en el que se valora si la información conseguida se adapta a lo requerido.
Además de los datos, los otros dos componentes básicos que conforman un sistema de información son los usuarios (directivos, colaboradores y cualquier agente emplee la información) y los recursos tecnológicos (informáticos, software, hardware y tecnologías de almacenamiento de información).
Objetivos Principales
Todo sistema de información va a poseer unos objetivos principales, los cuales se resumen a continuación:
Dar respaldo a los objetivos y estrategias de la compañía: El sistema de información debe proporcionar a la organización toda la información que necesita para su correcto funcionamiento. La información procesada va desde las operaciones rutinarias hasta la información requerida para el proceso de planificación a largo plazo.
Suministrar información para el control de las actividades de la compañía, pudiendo corroborar el cumplimiento de las metas fijadas por la organización. Los sistemas de información engloban a todas las áreas de la compañía y a la gestión integral de la organización.
26
Adecuar los requerimientos de información al crecimiento de la compañía:
conforme la compañía va creciendo y evolucionando, surgen nuevos requerimientos de información que han de ser atendidos por el sistema de información, adecuándose a las nuevas circunstancias de la situación.
Interactuar con los distintos agentes de la organización, autorizando que estos empleen el sistema de información para atender sus requerimientos de una forma rápida, eficiente y eficaz.
Para lograr estos objetivos, un buen sistema de información debe ser capaz de recibir y procesar datos de la manera más eficiente y libre de errores, presentar datos de manera oportuna, evaluar la calidad de los datos de entrada, eliminar información innecesaria evitando la redundancia y almacenar datos para que esté disponible cuando lo vea el usuario sea apropiado, garantizar la seguridad evitando la pérdida de información, la interferencia de los empleados o actores no autorizados fuera de la empresa y crear salidas de información útiles para los usuarios del sistema de información, lo que ayuda en el proceso de toma de decisiones.
Clasificación de los Sistemas de Información
K y J Laudon (1996) proponen la clasificación más apropiada, en la cual los sistemas de información se ordenan de acuerdo a su utilidad en los distintos niveles de la organización.
La organización se subdivide en 4 niveles esenciales: un nivel operativo que alude a las operaciones cotidianas, un nivel del conocimiento que compromete a los colaboradores responsables de manejar la información (en general el área de informática), un nivel administrativo (que alcanza a los gerentes intermedios de la organización) y un nivel estratégico (la alta dirección de la compañía).
Conforme a dichos niveles, la clasificación de sistemas de información que organizan K y J Laudon es la siguiente:
A. Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): sistemas informáticos responsables de la gestión de las actividades rutinarias necesarias en la administración empresarial (aplicaciones de planillas, seguimiento de pedidos, auditorías, registros y datos de colaboradores). Estos sistemas producen información que será empleada por el resto de sistemas de información de la compañía (Nivel Operativo).
27 B. Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): sistemas de información responsables de brindar apoyo a los operadores que administran información en la producción y unificación de nuevos conocimientos para la compañía.
C. Sistemas de automatización en la oficina (SAO): sistemas informáticos empleados para elevar la productividad de los colaboradores que administran la información en los niveles inferiores de la organización (agendas digitales, hojas de cálculo, procesadores de texto, correo electrónico, etc.); se hallan en el nivel de conocimiento igualmente que los Sistemas de Trabajo del Conocimiento.
D. Sistemas de información para la administración (SIA): sistemas de información a nivel administrativo adoptados en el proceso de programación, control y toma de decisiones proveyendo información sobre las operaciones ordinarias (control de inventarios, presupuesto anual, análisis de inversión y financiación). Son empleados por la gerencia y directivos de niveles intermedios de la organización.
E. Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): sistemas informáticos interactivos que facilitan el proceso decisional al momento de emplear distintos datos y modelos para resolver problemas no estructurados (análisis de precios y beneficios, análisis de costos, análisis de ventas por localización geográfica).
La gerencia intermedia de la organización es la que lo emplea.
F. Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): sistemas de información a nivel estratégico de la organización, implementados para el proceso decisional estratégico a través de la utilización de gráficos y comunicaciones avanzadas.
Son empleados por la alta dirección de la organización con el fin de programar la estrategia general de la compañía (pronóstico y planificación de ventas, plan de operaciones, planificación de la mano de obra).
2.4. Metodología de Desarrollo Ágil
Las ideas que subyacen a las metodologías ágiles no son nuevas, al contrario, se remontan al nacimiento del modelo en cascada. Ya Royce al final de su artículo de la década de 1970 sobre el modelo de cascada, afirmó que para para crear un producto de software adecuado, era necesario adoptar una serie de prácticas que se convirtieron en los cimientos de las metodologías ágiles en los últimos años.
En febrero de 2001, diecisiete expertos en desarrollo de software que buscaban alternativas a las metodologías de desarrollo tradicionales se reunieron en una estación de esquí en las Montañas Wasatch en Utah, para compartir sus puntos de vista sobre el desarrollo de software. Todos los participantes acordaron que las metodologías derivadas del modelo a cascada no representaba la solución más
28 eficaz en los entornos modernos, donde es importante tener una cierta "agilidad"
en el manejo de la construcción de sistemas de software: en la mayoría de las situaciones, los clientes no tienen claro lo que quieren, por lo que hay que seguirlos con especial atención para intentar hacerles comprender los requisitos intrínsecos de la solución deseada y construir con ellos un fuerte vínculo de colaboración. Uno de los puntos principales, compartido por todos los participantes, resulta ser que estos requisitos no permanecerán inalterables y sin duda sufrirán cambios a lo largo del proceso de implementación. Por tanto, es necesario prever este cambio en lugar de controlarlo, y explotarlo para permitir al cliente obtener una solución más compatible con las nuevas necesidades que han ido surgiendo, ya sean tecnológicas, de gestión, de planificación o temporales.
2.5. Manifiesto Ágil
Ser ágil también significa aligerar los procesos: si es cierto que una documentación formal y profunda del sistema puede describirlo en todos los aspectos y permite que un nuevo miembro se familiarice completamente, también es cierto que la gran cantidad de dicha documentación puede ser un obstáculo en situaciones turbulentas, donde incluso unos días de retraso marcan la diferencia. Un miembro del equipo que necesita ser educado o actualizado sobre el proyecto actual puede tardar demasiado en recibir información sobre todo el proyecto.
A partir de estas consideraciones, los diecisiete expertos coincidieron en los siguientes hechos:
Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
Software de trabajo en lugar de documentación exhaustiva.
Colaboración con el cliente en lugar de negociación del contrato.
Responder al cambio en lugar de seguir un plan establecido.
Es decir, reconociendo el valor de los elementos de la derecha, consideraron más importantes los elementos de la izquierda. Así nació el “Manifiesto para el Desarrollo Ágil de Software” que, además de los hechos recién descritos, contiene una serie de doce principios que subyacen al movimiento ágil:
1) "Nuestra principal prioridad es la satisfacción del cliente a través de lanzamientos oportunos y continuos de software valioso".
2) “Los cambios en las especificaciones son bienvenidos, incluso en etapas avanzadas de desarrollo. Los procesos ágiles explotan el cambio a favor de la ventaja competitiva del cliente.”
