Después de realizar el diagnostico de comunicación en Induaseo S.A. podemos concluir varias cosas:
1. Existen problemas de comunicación interna y externa de la empresa. Esto ha llevado a que los procesos no se desarrollen adecuadamente, comprometiendo la calidad del servicio y la atención.
2. Las perspectivas con mayor debilidad y las cuales deben ser reforzadas a través de estrategias de comunicación son: La social, la ejecutiva y la del área.
- La perspectiva ejecutiva debe ser abordada puesto que se encontraron problemas de comunicación en los directivos y área gerencial frente a las políticas, procesos, desarrollo y relaciones de la empresa.
- Se encontró que la perspectiva ejecutiva en la empresa no se encuentra fuerte ni desarrollada, ya que los vacíos y faltas en esta área y desde esta perspectiva son evidente. No se evidencia planificación, poca información, malos procesos de comunicación y poca evaluación por parte de los directivos.
- La participación del área gerencial de las diferentes áreas ha generado conflictos y mal ambiente en la empresa
- La perspectiva de área debe ser abordada por medio de una estrategia ya que se evidenciaron procesos inadecuados de comunicación, malas relaciones, falta de información y cero participación entre departamentos y áreas de la empresa
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- Bajo la perspectiva de área los problemas de comunicación son evidentes puesto que en las diferentes herramientas se encontró que las áreas no tienen claro sus funciones, ni respetan las funciones de los demás. Así mismo no se apoya ni están integrado, haciendo que se vea afectado el desarrollo laboral diario, la atención al cliente y satisfacción del mismo.
- La perspectiva social también debe ser abordada pues encontramos que los problemas de comunicación dados dentro de la empresa y generados por la falta de planificación y gestión afectan los actores externos. Así, es como se encontraron quejas, malos comentarios y sugerencias respecto a la dificultad que le genera a los actores externos comunicarse con la empresa y sus empleados.
Teniendo en cuenta las 5 perspectivas se concluyó que la compañía ha hecho un énfasis en la importancia y valor que tienen las personas como capital humano y mayor activo de la empresa, lo cual se ha visto reflejado en el compromiso que los empleados tienen con la organización, sin embargo, ha descuidado las formas de comunicarse dentro y fuera de ella. Especialmente se ha visto afectado por la falta de herramientas tecnológicas que permitan mejorar la imagen, fidelizar a los clientes, conseguir clientes nuevos, conocer a sus públicos objetivos y hacer publicidad.
Así mismo, se encontró que es necesaria más participación por parte del área directiva, decisiones más formales, más capacitación y gestiones de comunicación que permitan apoyar el trabajo diario de las diferentes áreas.
Existe la necesidad de adoptar nuevos estilos de liderazgo por parte de la dirección y las gerencias de las diferentes áreas, un liderazgo positivo que permita unir e integrar al resto de la compañía y no fracturar y generar malas relaciones.
Adicional, no se evidencia una estrategia concreta para la comunicación interna o el clima organizacional lo que ha llevado a generar problemas en las relaciones como en la percepción que tienen los empleados de la empresa, su motivación, colaboración y apoyo. Por tanto, la estrategia de comunicación deberá estar encaminada a resolver los problemas de comunicación generados por la falta de herramientas y canales que permitan a los clientes tener una comunicación efectiva con la empresa y viceversa. Así como también deberá solventar los problemas de comunicación interna, generando espacios y canales de comunicación para la adecuada planificación de todos los procesos y flujos de la empresa.
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TABLA No. Limitantes y fortalezas
Se resumió el diagnóstico con el siguiente cuadro:
LIMITANTES Y FORTALEZAS
# CONCLUSIÓN Limitante. Fortaleza Perspectiva
1
Se evidencian problemas de comunicación
internos y externos X Todas
2
Las acciones de comunicación no están
enmarcadas en un plan estratégico X Todas
3
Falta de planificación en los procesos
organizacionales X ejecutiva
4
no es fácil la comunicación con jefes ya que
tienen muchas ocupaciones X ejecutiva
5
No hay área de comunicación en la
empresa X ejecutiva y social
6
El área de Gestión Humana no es adecuada para desarrollar procesos en
más de mil empleados X ejecutiva, área
7 No hay una imagen unificada X ejecutiva
8
La empresa no cuenta con medios
tecnológicos para comunicación X ejecutiva, social, área
9 No cuentan con una página Web adecuada X ejecutiva
10
Pocos mecanismos y espacios de
integración X ejecutiva, área
11 Altos niveles de informalidad X ejecutiva
12
No se evidencian espacios de participación
para los empleados. X ejecutiva, área, individual
13
La empresa se esfuerza mucho por recalcar el valor humano y la importancia del Capital humano de la empresa
X ejecutiva
14 Existen problemas entre áreas X área
15
Los directivos no son ejemplo de
integración y respeto en la empresa X ejecutiva
16 Bajos niveles de empoderamiento X ejecutiva, individual
17
No existen estrategias de comunicación organizacional interna o clima laboral
X ejecutiva, área
18
No existe el área de mercadeo o publicidad, sin embargo están registrados en los
procesos y rutas a seguir de la empresa. X área
19
No se tiene un sistema unificado de registro
sobre quejas, reclamos y sugerencias X ejecutiva, área, social 20
Las labores y funciones no están definidas
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21
El sistema de información actual no permite
verdaderos procesos de comunicación X ejecutiva, social, área 22
LA empresa es un lugar estable para los
empleados X ejecutiva, individual
23
Las comunicaciones físicas están
desactualizadas X ejecutiva, área
24
LA infraestructura de la empresa no es la adecuada ni está acorde a lo que la
empresa quiere proyectar X ejecutiva
25
No se tiene una base de datos estructurada
sobre clientes X ejecutiva
26
Los empleados tienen disposición para
trabajar X individual
27
No existen medios de comunicación o información suficientes para comunicar al exterior y los que se tienen no se
aprovechan X ejecutiva
28
no hay un estrategia Clara y concreta de
servicio X ejecutiva, área
29
Son muy cumplidos con el pago de
empleados y proveedores X ejecutiva, área
30
se percibe a los proveedores como aliados
no como simples clientes X ejecutiva
31
Su imagen, colores y logo no están acorde
a los servicios prestados por la empresa X ejecutiva
32 La empresa no tiene presencia en ferias X ejecutiva
33
Las comunicaciones presentan errores de
ortografía X ejecutiva, individual
34 Servicios e implementos de alta calidad X ejecutiva
35
Buena presentación personal de empleados
y directivos X ejecutiva, individual
36
Directivos Capacitados y muy firmados en
sus respectivas áreas. X ejecutiva, individual
37 Amplia gama de servicios X ejecutiva
38 Capacidad económica alta X ejecutiva
39. Apoye entre compañeros X Grupos informados
40. Chismes y rumores Grupos informados
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7.
ESTRATEGIA
Tras analizar el diagnóstico y concluir la situación actual y real de la empresa se realizó un plan de comunicación que cuenta con varias esferas de acción de la comunicación.
El plan está diseñado para realizarse en un año y medio por cronograma, sin embargo, en Induaseo S.A. solicitaron que el tiempo oscilara entre el año y medio y los dos años. La empresa también solicitó realizar y diseñar los indicadores y evaluación junto a la gerente regional y Jefe de Gestión Humana
El objetivo general de la realización del plan de comunicación es solventar y abordar esas limitantes que se evidenciaron el diagnóstico.
El plan cuenta con 11 programas. Cada programa consta de una serie de proyectos y éstos a su vez contienen acciones específicas y definidas que llevarán al desarrollo adecuado del plan y de forma organizada para poder cumplir los objetivos.
Los programas diseñados para el plan de comunicación abarcan la parte interna y externa de la empresa, así como las 5 perspectivas que fueron tomadas en cuenta en el diagnóstico.
No. PROGRAMAS PROYECTOS ESTRATEGIAS ACCIONES
1. Políticas de comunicación Políticas de comunicación interna Manual comunicación interna Conformación equipo Creación del manual Definir las políticas Socialización manual Políticas de comunicación externa Manual comunicación externa Conformación equipo Creación del manual Definir las políticas Socialización manual
Políticas de comunicación interna ESTRUCTURA DEL PROYECTO OBJETIVO
Desarrollar un manual de políticas de comunicación interna en el cual se establezcan todos los flujos de información y comunicación interna. Así mismo deben aparecer los parámetros sobre el manejo de la
información y la gestión de la comunicación.
PÚBLICO Colaboradores de la empresa ( todas las áreas)
ACTIVIDADES 1. se elegirá el equipo, el cual deberá estar conformado por una persona
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formas más adecuadas y pertinentes de gestionar la comunicación al interior de la empresa. 3. se desarrollará y creará el manual en grupo con la participación de todo. 4. se socializará y se harán las capacitaciones pertinentes.
METAS
Que todos los empleados de todas las áreas de la empresa tengan el manual, lo entiendan y lo hayan socializado. También, los empleados deben aprender a manejar la información y las formas de comunicación dentro de la empresa.
RECURSOS
Elementos tecnológicos como el computador. Equipo de comunicación. Todos los empleados de la empresa. Incentivos y compensaciones para el equipo. Tiempo.
Políticas de comunicación externa ESTRUCTURA DEL PROYECTO
OBJETIVO
Desarrollar un manual de políticas de comunicación externa en el cual se establezcan todos los flujos de información y comunicación externa. Así miso deben aparecer los parámetros sobre el manejo de la información y la gestión de la comunicación.
PÚBLICO Externos (clientes y proveedores )
ACTIVIDADES
1. se elegirá el equipo, el cual deberá estar conformado por una persona de cada área. 2. se realizará actividad con ellos para determinar las formas más adecuadas y pertinentes de gestionar la comunicación al exterior de la empresa. 3. se desarrollará y creará el manual en grupo con la participación de todo. 4. se socializara y se harán las capacitaciones pertinentes.
METAS Lograr que todos los clientes tengan un manual. Reducir las dudas y las relaciones inadecuadas con los clientes.
RECURSOS
Elementos tecnológicos como el computador. Equipo de comunicación. Todos los empleados de la empresa. Incentivos y compensaciones para el equipo. Tiempo.
No. PROGRAMAS PROYECTOS ESTRATEGIAS ACCIONES
2. Comunicación
online sistematizada
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