Observación participante

Tras entender mejor la percepción que tenían los directivos de la empresa, se decidió hacer una Observación participante, para conocer, ver, entender, analizar e indagar los comportamientos, las formas de comunicación y demás aspectos fundamentales para terminar la investigación. Como ya se había hecho una pequeña observación para la realización de la red de comunicación y su análisis, resultó más fácil ya que el proceso para integrarse nuevamente en los quehaceres laborales diarios fue más rápido. Antes del desarrollo de la observación se conoció, entendió y analizó algunos aspectos importantes, los cuales se debían observar e indagar.

- Se debían mirar las relaciones entre las personas, los medios y herramientas que usaban para comunicarse entre ellos y con los diferentes clientes.

- La comunicación entre áreas y departamentos

- La comunicación y las formas como los jefes se comunican con sus subalternos. - Las formas en que trabajan y los procesos que realizan

- La percepción que tienen y lo que hablan sobre sus jefes y sus empleados - Como se comportan frente a las situaciones

- El servicio que prestan a los clientes y proveedores

- La forma en que usan las herramientas que tiene la empresa para comunicarse

Junto con el gerente general se desarrolló un cronograma para poder realizar la observación y tener presente diferentes actividades que la empresa realizaría ese día. El cronograma fue el siguiente:

TABLA No. 5 Cronograma observación participante

CRONOGRAMA OBSERVACION PARTICIPANTE / NO PARTICIPANTE SEPTIEMBRE

129 S E M AN A 1 3. Presentación integrantes nuevos 4. Comité de calidad y reunión gerencial. 5. 6. 7. Entrega de nuevos uniformes. 8. S E M AN A 2 10. 11. 12. Reunión directiva. 13. Capacitación riesgos laborales 14. 15. Jornada limpieza. S E M AN A 3 17. 18. Presentación empleados nuevos para el año 2013 19 20. 21. Entrega de regalos amigo secreto 22. S E M AN A 4 24. 25. 26. 27. 28 29

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Esta observación permitió conocer las relaciones de los actores de la empresa, las formas en que se comunican, como se expresan, como actúan, e incluso la duración y formas de desarrollar los diferentes procesos. Con la observación participante se conoció en su mayoría la percepción que tienen los empleados, lo que ellos creen sobre la empresa, por el contrario, con la Observación no participante se pudieron obtener gestos, y lenguaje corporal que permitió analizar algunas cosas importantes de la comunicación. La idea de documentar no sólo lo que se podía observar en general si no observar casos muy puntuales como reuniones, integraciones y capacitaciones era para detectar esas situaciones de comunicación que se presentan en esos momento y que sólo se pueden evidenciar siendo participes.

Como primera medida se abrió un archivo en el que se fueron documentando los hallazgos evidenciados a través de la observación. Se documentaron con detalles que podían ser importantes para la investigación.

OCTUBRE

LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO

S E M AN A 1 1. 2. 3. 4.comite de calidad 5. 6. S E M AN A 2 8.

9. Reunión sobre los requisitos para certificación para el año 2013. 10. 11. 12 13 S E M AN A 3 15 16 17 18 19 20 S E M AN A 4 22 23 24 25 26

27. almuerzo día de los niños área administrativa

S E M AN A 5 29 30 31

131 Integración y adaptación:

El primer contacto cercano se dio con el gerente regional de Bogotá, mientras se recorría las instalaciones y se iban mirando ubicaciones de cada área etc. Después se tuvo contacto con la subgerente regional y el jefe de gestión humana con quienes se miró la redacción y ortografía de unos comunicados y cartas para unos clientes. Y por último se estuvo en el área de operaciones y logísticas mirando los procesos que se llevaban. Esto permitió identificar lugares estratégicos los cuales se podían observar. Como ya se había conocido algunas partes de la empresa con el análisis de redes, fue mucho más fácil la adaptación con los empleados y demás colaboradores de Induaseo.

Presentación integrantes nuevos:

Para esta actividad se hizo parte de una reunión donde estuvo convocada toda el área administrativa regional de Bogotá, con el fin de dar a conocer los dos empleados nuevos que entraría en el área administrativa. Aquí, se pudo identificar varias cosas, la primera es que los empleados recibieron a los nuevos empleados con un aplauso y un tono muy cálido amigable, incluso lo invitaron a almorzar. Adicional se pudo percibir que todos se conocen, se llevan muy bien y se saludan los unos a los otros. No se percibió un ambiente pesado o tenso, por el contrario, se compartieron onces y aprovecharon la ocasión de la presentación de los nuevos compañeros para reírse y hablar sobre el fin de semana. Algo importante que se pudo ver aquí es que ninguno de los gerentes estuvo presente, únicamente la jefe de gestión humana y el jefe de nómina.

Comité general de calidad:

En el comité general de calidad entro la subgerente regional, gerente administrativa, gerente general, jefe gestión humana, jefe de operaciones y logísticas y un asistente. No se encontró ni al director de la empresa ni a la gerente regional de Bogotá. En la reunión se pudo escuchar y dar cuenta que se había determinado junto con la gerente regional que ella no estaría presente en los comités de calidad, excepto los trimestrales y cuando fura necesario, por el contrario, la subgerente iba a reemplazarla a ella. En el comité general de calidad se pudo percibir un ambiente tenso, en el cual solo escuchaba la participación de la gerente administrativa. Se discutió sobre los procesos de la empresa Entregas de nuevos uniformes:

Para este día se observó al jefe de gestión humana y de operaciones y logística repartiendo al área técnica unos uniformes y dotaciones nuevas. Por lo cual se pudo ver el comportamiento que tenía esta área en las oficinas y frente al área gerencial.

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Como primera medida se pudo notar un área callada y tímida frente a las observaciones dadas por los jefes. Se dio poca participación, solo se hicieron dos preguntas frente a los uniformes, no hubo conversación ni dialogo entre los empleados y sus jefes correspondientes. Por el contrario, entre ellos se veía muy buena relación, hablaban, se compartían las onces, se reían entre ellos. Para la entrega de los uniformes debían firmar una constancia de entrega y de precio el cual sería entregada al área administrativa, sin embargo, se pudieron escuchar susurros y malas caras con la llegada de la gerente administrativa. Incluso algunos técnicos prefirieron irse antes de terminar a reunión.

Es evidente que la comunicación entre los jefes y los coordinadores no funciona de forma adecuada, pues no se evidencio participación por parte de los empleados y tampoco estimulación y motivación a participar de la actividad, a comprenderla y mejorarla.

Jornada limpieza:

En esta oportunidad se pudo evidenciar las relaciones que existen entre los jefes y sus empleados. En este día se encontraba la gerente regional y la administrativa, el director y dueño de la empresa, los respectivos asistentes y personal administrativo, el área de gestión humana, y el jefe de operaciones. Así como algunos trabajadores del área técnica.

El día inicio con el trasteo, ya que se encontraban separando al gerencia regional de la administrativa, todos debían empacar sus archivos y cosas y trastear, verificar computadores etc. Para este evento se encontraron muchas cosas importantes. La primera cosa evidenciada fue que el director de la empresa tiene muy buena relación con los empleados y viceversa, ellas mostraron sus afectos y cariños, preguntándole por su salud. Algunas de las empleadas llevaron sus hijos, y al parecer el Sr. Gustavo, dueño de la empresa ya lo sabía y llevo colores y crayolas con unos dibujos para ellos. Al iniciar la jornada él los invito a desayuno a todos los presente y les agradeció la colaboración que estaba recibiendo la empresa por parte de ellos, asegurándoles que era un cambio positivo que iba a beneficiarlos a todos. Mientras subían y bajaban cajas el director aprovecho para preguntarles a los empleados que sugerían debía tener más el área en términos de estructura física, si les hacía faltan muebles, o implementos de oficina para trabajar.

Algo importante que sucedió y que se pudo evidenciar es que tenían música, mientras arreglaban, sin embargo, con la llegada de la gerente administrativa, se dio un silencio, apagaron la música y se empezó a notar mala actitud de las personas y un ambiente un poco diferente. Así transcurrió el resto del día hasta que la gerente administrativa se

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despidió, momento en el cual volvieron a poner música y se escucharon suspiros,

susurros y comentarios como “ahora sí que viva la alegría” “por fin”.

Las observaciones generales tanto de observación participante como no participante fueron:

- Los empleados tienen buenas relaciones entre sí, sin embargo, se dejan influenciar mucho por la gerencia administrativa, la cual les produce miedo, angustia, sensación de malestar y genera un ambiente tenso,

- El área directiva y el área gerencial se preocupan y velan por la seguridad y salud tanto física como mental de sus empleados. El director genera espacios en los cuales los empleados puedan tener contacto familiar.

- Para la empresa en general es muy importante la calidad humana, los sentimientos y la actitud con que afronten las cosas.

- Los empleados nuevos son bien recibidos y cuentan con el apoyo del resto del equipo.

- El teléfono suena muchas veces al día, sin embargo, no siempre hay personas para contestar.

- Se escucha mucho ruido al interior de la empresa y esto afecta las labores, especialmente la gerencial la cual se encuentra en el piso de abajo.

- La gerencia administrativa no se comunica de forma adecuada con la gerencia regional ya que se evidenciaron problemas por llamadas de atención no adecuados y gestiones innecesarias por parte de la parte administrativa hacia la regional de Bogotá.

- No se generaron estrategias ni herramientas de clima organizacional que permitieran a los empleados manifestar su inconformismo, sus opiniones o sugerencias.

- El área de gestión humana está ocupada con las diferentes actividades de comunicación y gestiones humanas, por lo tanto al ser necesitada por parte de los gerentes o empleados es difícil conseguirla.

- Se obtuvieron 4 quejas de clientes en el mes y medio de observación por dificultad para comunicarse.

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- Los empleados están dispuestos a colaborar y trabajar en equipo para obtener mejores resultados.

Para la observación se tuvieron en cuenta las perspectivas de área, individual, ejecutiva y de grupos informados.