PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA
DEL ECUADOR
Dirección General Financiera
GUÍA DE USUARIO
Tabla de Contenido
CONTROL DE ACCESO ... 3
MENÚ PRINCIPAL ... 4
Solicitud de Tramites ... 5
Tramite ... 6
Ingreso de Tramites por Unidad ... 6
Reportes de Tramites ... 9
Consulta de Trámites de la Unidad ... 9
Reporte General de Tramites por Unidad ... 13
Consulta Tramites por Unidad(Universidad)... 14
Introducción
La presente guía tiene por objeto ayudar al usuario en el empleo del aplicativo para el Sistema Integrado Administrativo Financiero de tal forma de facilitar y automatizar su uso. Para esto se ha dividido el contenido en varias secciones que se proceden a detallar.
Control de Acceso
Para acceder al aplicativo en la pantalla de acceso se debe ingresar el respectivo USUARIO Y CLAVE, además se deberá escoger el PARAMETRO para poder ingresar.
Si el usuario ingresa un USUARIO y una CLAVE que no estén registradas en la base de datos, se presentará el siguiente error.
Si el usuario ingresa correctamente tanto su USUARIO como la CLAVE, pero esto no escoge un PARAMETRO se le presentará el siguiente error.
Una vez ingresados correctamente el USUARIO, CLAVE, y el PARAMETRO ,el usuario tendrá acceso a la pantalla principal del aplicativo.
Menú Principal
En la parte superior de la pantalla principal se aprecian las opciones del menú principal que están disponibles para el usuario. Estas opciones son: Archivo, Editar, Solicitud de Tramite, Ventana y Ayuda.
Cada una de las opciones antes mencionadas dirigirá al usuario a sus respectivas páginas.
Solicitud de Tramites
Esta opción al ser elegida despliega los siguientes ítems: Tramite y Reportes de Tramites.
Tramite
Ingreso de Tramites por Unidad
Esta opción despliega una nueva ventana donde se puede ingresar nuevos trámites por unidad.
El campo No: tanto como el campo Fecha Doc: Se generan automáticamente y no se pueden cambiar, mientras que el campo Oficio No: lo asignará el usuario.
En el campo U. Solicitante se ingresa la unidad que está solicitando el trámite.
En el campo Beneficiarios se ingresa la persona, gurpo de personas o empresa la cual sea el beneficiario del trámite.
En el campo Proyecto/Partida se ingresa el proyecto al que pertenece.
En el campo Compromiso se ingresa el compromiso adquirido para el trámite.
En el campo Persona que Autoriza se ingresa la persona que autoriza el trámite.
En el campo Teléfono del Cont. Se ingresa el número de télefono de la persona.
En el campo Teléfono del Cont. Se ingresa el número de télefono de la persona.
En e l campo Valor ingresa el valor del trámite.
En el campo Asunto se ingresa de que se trata el trámite.
En el campo Detalle Factura se ingresa el detalle de la factura del trámite.
En el campo Concepto se ingresa el concepto por el cual fue realizado el trámite.
Buscar
Con la opción buscar el usuario podrá realizar una búsqueda mediante campos, los cuales son: Descripción, Número Oficio, Número Solicitud y Unidad Solicitante.
Flechas de Navegación
Estas flechas ayudan al usuario a navegar por todos los registros que se encuentren ingresados.
Nuevo
El botón Nuevo permite al usuario la generación de un nuevo trámite que necesite ser ingresado.
Reportes de Tramites
Al elegir esta opción se despliega a su vez los siguientes ítems: Consulta de Trámites de la Unidad, Reporte General de Tramites por Unidad y Consulta de Tramites por Unidad(Universidad).
Consulta de Trámites de la Unidad
Esta opción despliega una nueva ventana donde se puede visualizar los trámites que se hayan registrado individualmente.
El campo No: se registra automáticamente al igual que el campo Fecha Doc:, mientras que el campo Oficio No: es asignado por el usuario para control interno.
El campo U. Solicitante muestra la unidad que está solicitando el trámite.
El campo Unidad del Gasto muestra el gasto de la unidad.
El campo Beneficiarios muestra la persona, gurpo de personas o empresa la cual sea el beneficiario del trámite.
El campo Proyecto/Partida muestra el proyecto al que pertenece.
El campo Compromiso muestra el compromiso adquirido para el trámite.
El campo Autoriza muestra la persona que autoriza el trámite.
El campo Teléfono del Cont. Muestra el número de télefono de la persona.
El campo Valor muestra el costo del trámite.
El campo Asunto muestra de que se trata el trámite.
El campo Detalle Factura muestra el detalle de la factura del trámite.
Buscar
Con la opción buscar el usuario podrá realizar una búsqueda mediante campos, los cuales son: Numero Solicitud, Número Oficio, Descripción, Unidad Solicitante.
Flechas de Navegación
Estas flechas ayudan al usuario a navegar por todos los registros que se encuentren ingresados.
Reporte General de Tramites por Unidad
Esta opción despliega una nueva ventana donde se puede visualizar los trámites que se hayan registrado de manera general.
Consulta Tramites por Unidad(Universidad)
Esta opción despliega una nueva ventana donde se puede visualizar los trámites que se hayan registrado dentro de la Universidad.
La siguiente tabla muestra el Destino, Fecha/Hora y Observaciones para las diferentes unidades de la universidad.
Los siguientes campos muestran las unidades que han revisado y ha donde se han tramitaddo los respectivos trámites, además de mostrar el estado del respectivo trámite.
Buscar
Con la opción buscar el usuario podrá realizar una búsqueda mediante campos, los cuales son: Descripción, Número Oficio, Número Solicitud, Unidad Solicitante.
Flechas de Navegación
Estas flechas ayudan al usuario a navegar por todos los registros que se encuentren ingresados.
Consulta Trámites Anulados
Esta opción despliega una nueva ventana donde se puede visualizar los trámites que se hayan anulado. Para esto el usuario debe ingresar las fecha inicial, fecha final y pulsar el botón Recuperar.
