así como las encuestas realizadas a los funcionarios y trabajadores permite poder constatar, demostrar y verificar el cumplimiento de la mejora continua de esta Oficina por medio de una serie de acciones realizadas como es el caso en primera instancia de contar con una Plan de Trabajo.
Por ello es que en aplicación del plan de mejora continua a partir de finales del año 2015 se empieza a elaborar el plan de trabajo para el Proceso de Admisión del año 2016, habiéndose estructurado de la siguiente forma.
Tabla No 1
Plan de Trabajo del Proceso de Admisión 2015 – UC
FUENTE: Oficina de Admisión UC.
Como se puede observar en el año 2015 se ha formulado un plan de trabajo que permitido desarrollar las actividades de forma sistemática y coherente, destacando la formulación de:
- Objetivos.
- Indicadores.
- Procesos.
- Actividades.
- Estrategias de trabajo.
- Cronograma de actividades.
- Entregables.
- Recursos - Metas
Del mismo modo, para poder establecer y demostrar le mejora continua en esta fase de planificación y considerando las recomendaciones del Centro Nacional de Planeamiento Estratégico (CEPLAN) para la elaboración de Planes de Trabajo que lo ha plasmado en sus publicaciones: Lineamientos Estratégicos para el Desarrollo Nacional 2010 – 2021, Lineamientos para un Programa de Desarrollo y Variables estratégicas para el desarrollo del Perú:
principales dinámicas; publicaciones de donde se ha extraído los principales elementos que debe tener un Plan de Trabajo y se ha elaborado una lista de cotejo (Ver ANEXO 4) mediante el cual se evaluó el cumplimiento de los elementos e información que debe contener un Plan de Trabajo; donde para el Plan de Trabajo del año 2015 se tuvo un 56% de cumplimiento, un 39% de no cumplimiento y
un 5% de cumplimiento parcial de los elementos e información que debe contener un Plan de Trabajo.
Tabla No 2
Plan de Trabajo del Proceso de Admisión 2016 – UC
FUENTE: Oficina de Admisión UC.
Como se puede ver ya se cuenta con los objetivos concretos y claros, esto permite que se pueda desarrollar un conjunto de procesos y actividades como:
- Inscripción y control de documentos.
- Planificación del proceso de admisión.
- Organización del proceso de admisión.
- Elaboración de instrumentos de selección.
- Aplicación del instrumento de selección.
- Calificación de los instrumentos de selección.
- Control del proceso de selección.
Todos ellos establecidos de acuerdo al cronograma de actividades por meses del año 2016. Así como también se ha establecido a las personas responsables de determinadas actividades, como son:
- Reporte de la situación de documentos del postulante.
- Plan de trabajo.
- Reglamento de admisión.
- Procedimientos de admisión - Cuadro de vacantes
- Acta de aprobación - Resolución
- Instrumento de selección (digital/físico) - Acta de aprobación
- Acta del proceso de selección
- Informe de evaluación de instrumentos de selección (Relación de ingresantes)
- Resultados del proceso de selección - Propuestas de mejora
Habiéndose logrado establecer la meta del proceso que es el 100%
de exámenes de admisión renovados anualmente por cada proceso de admisión, 100% de informes realizados por proceso de admisión y reducir a 0 el índice de incidentes en los procesos de admisión.
Con todo lo cual se ha mejorado el proceso de admisión y se está buscando la eficiencia del servicio que se ha de plasmar en la aceptación de los postulantes, en la simplificación del proceso y en el éxito logrado anualmente, tanto en la sede principal como en las sub sedes.
Para demostrar esta mejora en la planificación, también se ha utilizado la lista de cotejo referente a los elementos e información que debe tener un Plan de Trabajo (Ver ANEXO 5) mediante el cual se evaluó el cumplimiento de los elementos e información que debe contener el Plan de Trabajo del año 2016, habiéndose obtenido un 61% de cumplimiento, un 22% de no cumplimiento y un 17% de cumplimiento parcial de los elementos e información que debe contener un Plan de Trabajo.
Como resultado del mejoramiento continuo para el año 2017 se tuvo un mejor Plan de Trabajo, lo cual evidencia los aportes que tiene la aplicación del círculo PHVA, como puede verse en la siguiente tabla.
Tabla No 3
Plan de Trabajo del Proceso de Admisión – 2017 - UC
FUENTE: Oficina de Admisión UC.
Como se puede apreciar el Plan de Trabajo 2017 es más completo y mejor elaborado habiendo establecido los procesos no solamente de la sede principal, sino de las demás sedes y filiales y modalidades de examen, que comienza con la elaboración y sustentación del presupuesto del año 2017.
Para evidenciar esta mejora en la planificación, también se ha utilizado la lista de cotejo referente a los elementos e información que debe tener un Plan de Trabajo (Ver ANEXO 6) mediante el cual se evaluó el cumplimiento de los elementos e información que debe contener el Plan de Trabajo del año 2017, habiéndose obtenido un 83% de cumplimiento, un 5% de no cumplimiento y un 12% de cumplimiento parcial de los elementos e información que debe contener un Plan de Trabajo.
Especificando las mejoras se indica que en el Plan de Trabajo del Proceso de Admisión 2016 los detalles son mínimos, es más simple, con pocas alternativas y falta de presentar a las filiales. En cambio, en el Plan de Trabajo del 2017 se aprecia que tiene un mejor cronograma de actividades y presupuesto detallado, inclusive se prevé la elaboración del Plan de trabajo y presupuesto del siguiente año.
Asimismo, se puede apreciar el cuadro de compromisos de Gestión de Desempeño, capacitación y coordinaciones; también se detalla la planificación y ejecución del Proceso de Admisión de Huancayo, Arequipa, Lima, Tarma, La Merced, Satipo, Huancavelica, así como el proyecto de virtualización del examen de admisión. También va la gestión de los pagos, ambientes, participación de todas las áreas
pertinentes, el control de postulantes, guía del postulante, la auto inscripción y la planificación para reducir el tiempo de inscripción de los postulantes.
Amanera de conclusión y en base a los resultados obtenidos de la aplicación de la lista de cotejo referente a los elementos e información que debe tener un Plan de Trabajo de los años 2015 a 2017, se tiene:
Figura 4. Elementos de un Plan de Trabajo Fuente: Verificación de Planes 2015-2017
En la Figura 4 se pude observar el resultado de la mejora continua respecto a la formulación de los Planes de Trabajo de la Oficina de Admisión, donde se observa que el cumplimiento de los elementos e información que debe tener un Plan de Trabajo de lo cual lo más resaltante es que de los 18 elementos que debe contener un plan en el 2015 si se cumplió con 10 elementos, en el 2016 se cumplió con 11 elementos y en el 2017 si se cumplió con 15 elementos.
0 2 4 6 8 10 12 14 16
2015
2016
2017
10 11
15
7
4
1
1 3
2
SI NO PARCIALMENTE
Se debe precisar que la planificación realizada para el periodo 2015- 2017 no obedece al azar sino por el contrario ha partido de la identificación de problemas y necesidades de la Oficina de Admisión de la Universidad Continental, el mismo que se ha realizado a través de una encuesta formulada a los trabajadores de dicha oficina y a los docentes cuya labor en cierta medida están vinculados con la Oficina de Admisión. También se les ha requerido su apreciación acerca a los trabajos de mejora que se ha realizado en la formulación de los Planes de Trabajo; por lo que a continuación se muestra los resultados de esa encuesta de diagnóstico de problemas y de apreciación de la mejora en la planificación:
Acerca de los problemas identificados se les planteó la siguiente pregunta ¿Considera Ud. que están bien identificados los problemas que se presentan durante el proceso de admisión?, habiendo contestado de la siguiente manera:
Tabla No 4.
Identificación de los problemas
ALTERNATIVA CANTIDAD %
Muy buena 04 17
Buena 16 66
Regular 04 17
Mala 00 00
Muy mala 00 00
TOTAL 24 100
Fuente: De la base de datos del cuestionario.
Figura 5. Identificación de los problemas Fuente: base de datos del cuestionario
En la Figura 5 y en la tabla precedente se observa que para el 17%
de los encuestados es muy buena la identificación de los problemas que se han presentado en el proceso de admisión, mientras que el 66% manifiesta que es buena, en tanto que un 17% opina que es regular. No habiendo ninguna persona que los califique como mala o muy mala.
Los problemas detectados son los siguientes:
- No se contaba con un plan de trabajo.
- Los objetivos y las metas no eran claros, de tal manera que no se contaba con un cuadro de vacantes debidamente aprobado.
- Los procesos eran más complicados y centralizados, así el examen de admisión duraba 3 horas y se realizaba con pruebas impresas y con tarjetas ópticas.
0 10 20 30 40 50 60 70
17
66
17
0 0
PORCENTAJE
CANTIDAD.
MUY BUENA BUENA REGULAR MALA MUY MALA
- Los listados de los postulantes para el examen se pegaban en los ambientes de la universidad, con lo cual se contribuía a que se produzca desorden y concentración desmesurados de los postulantes para ubicar su aula.
- El examen de admisión era sólo de conocimientos.
- No existe una oficina para el seguimiento de los ingresantes, lo cual hizo que se descuide el proceso de adaptación de los estudiantes, así como se incremente la deserción estudiantil.
- En cuanto a los resultados del examen de admisión eran impresos y pegados en las paredes de la universidad.
- Se contaba con la participación del personal de la universidad para el examen de admisión con lo cual se genera pagos extras a dicha labor.
- En cuanto a los docentes eran invitados a la elaboración de las pruebas, así como a cuidar las aulas como parte de su trabajo universitario.
- No se determinaba con documento sobre el cronograma de actividad a fin de realizar el seguimiento respectivo.
- La información que se reunía no era documentada ya que no se tenía la exigencia de ninguna oficina o institución, por lo que son pocos los documentos de los procesos llevados a cabo.
- No existía el bando de preguntas, sólo se elaboraban las preguntas que eran necesarias para el examen, pudiendo repetirse preguntas de otros exámenes.
- No se tiene ficha de gestión de desempeño.
También se les pregunto si ¿Considera Ud. que están bien planteados los objetivos en el plan de trabajo de la Comisión de Admisión?
Tabla No 5
Están bien planteados los objetivos en el plan de trabajo
ALTERNATIVA CANTIDAD %
Muy buena 03 12
Buena 15 63
Regular 06 25
Mala 00 00
Muy mala 00 00
TOTAL 24 100
Fuente: De la base de datos del cuestionario.
Figura 6. Están bien planteados los objetivos en el plan de trabajo Fuente: base de datos del cuestionario
Interpretación. - De acuerdo a los resultados mostrados en la tabla y grafico precedentes se aprecia que el 12% de los encuestados manifiesta que el planteamiento de los objetivos en el plan de trabajo
0 10 20 30 40 50 60 70
12
63
25
0 0
PORCENTAJE
CANTIDAD.
MUY BUENA BUENA REGULAR MALA MUY MALA
es muy bueno, mientras que el 63% opina que es buena y el 25% opta por señalar que es regular.
A continuación, se les consulto si ¿Considera Ud. que están bien planteadas las metas en el plan de trabajo de la Comisión de Admisión?
Cuyas respuestas se presentan en la siguiente tabla.
Tabla No 6
Están bien planteadas las metas en el plan de trabajo
ALTERNATIVA CANTIDAD %
Muy buena 03 12
Buena 15 63
Regular 06 25
Mala 00 00
Muy mala 00 00
TOTAL 24 100
Fuente: De la base de datos del cuestionario.
Figura 7. Están bien planteados las metas del plan de trabajo Fuente: base de datos del cuestionario
0 10 20 30 40 50 60 70
12
63
25
0 0
PORCENTAJE
CANTIDAD.
MUY BUENA BUENA REGULAR MALA MUY MALA
Interpretación. – Se aprecia en la tabla precedente que para el 12% de los encuestados el planteamiento de las metas en el Plan de Trabajo de la Comisión de Admisión es muy bueno, en tanto que para el 63%
es buena y el 25% señala que es regular.
Ambas preguntas están relacionadas al problema de que los objetivos y las metas no eran claros, de tal manera que no se contaba con un cuadro de vacantes debidamente aprobado.
Se puede apreciar claramente que, a partir del año 2017, que los objetivos que se han propuesto con antelación son precisos.