Los expedientes únicamente podrán ser retirados de la secretaría, bajo la responsabilidad de los abogados, apoderados, peritos o escribanos, en los casos siguientes:
1) Para alegar de bien probado, en el juicio ordinario.
2) Para practicar liquidaciones y pericias; partición de bienes sucesorios; operaciones de contabilidad; mensura y deslinde; división de bienes comunes; cotejo de documentos y redacción de escrituras públicas. 3) Cuando el juez lo dispusiere por resolución fundada.
En los casos previstos en los dos últimos incisos, el juez fijará el plazo dentro del cual deberán ser devueltos. El procurador general de la Nación, los procuradores fiscales de la Corte Suprema y los procuradores fiscales de Cámara podrán también retirar los expedientes, en los juicios en que actúen en representación del Estado nacional, para presentar memoriales y expresar o contestar agravios.
CONCORDANCIA: art. 127, CPCCBs.As.
Respecto de la formación de los expedientes, dispone el art. 54 , Reglamento para la Justicia Nacional, que los mismos "serán compaginados en cuerpos que no excedan de doscientas fojas, salvo los casos en que tal límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan una sola pieza.
"Se llevarán bien cosidos y foliados, con exclusión de broches metálicos, y estarán provistos de carátula en que se indique el nombre de las partes, la naturaleza del juicio, el tomo y folio de su registro y el año de su iniciación. Cuando los litigantes fuesen más de uno por parte, la carátula podrá limitarse al nombre del primero de ellos con el agregado `y otros´".
Por su parte, la acordada del 14/7/1959 de la Corte Suprema, complementaria del Reglamento para la Justicia Nacional, dispone, entre otras cosas: 1) que los magistrados, en la primera providencia de escritos con los que se
acompañen documentos, deberán disponer el desglose de éstos, para ser reservados en Secretaría. Podrá prescindirse de la reserva cuando se trate de documentos otorgados por duplicado, o la obtención de otro ejemplar no estuviera supeditada a la voluntad de la parte contra la que el documento se invoca, o de terceros; 2) que los secretarios harán constar, mediante nota asentada en el expediente, el cumplimiento de la disposición a que se refiere el artículo anterior; 3) que las partes deberán acompañar copia fotográfica o simple firmada de los documentos que presenten, la que se agregará a los autos en el lugar correspondiente al original. A pedido de la parte y con carácter de excepción podrá prescindirse, mediante orden judicial, de la agregación a que se refiere este artículo; 4) que los documentos originales se reservarán en lugar que asegure su debida custodia; 5) que corresponderá a cada tribunal organizar el procedimiento de ordenación y control de los documentos reservados, en forma que haga posible su inmediata ubicación; 6) que los documentos quedarán reservados en el tribunal en que la causa haya quedado radicada, y sólo se remitirán, sin agregárselos al expediente, a los tribunales de las instancias superiores o al Ministerio Público, cuando fueren requeridos por éstos. En tal caso, deberá especificar en el recibo la cantidad de documentos enviados y su carácter. Asimismo, los documentos originales podrán ser entregados a los integrantes de los cuerpos técnicos periciales y peritos oficiales (art. 52 , incs. a] y b], dec.-ley 1285/1958, ley 14467 ); 7) que a pedido de parte, o de oficio, podrá disponerse la reserva de otras actuaciones cuya guarda se estime conveniente, observándose el procedimiento señalado en las disposiciones precedentes; 8) que la agregación al expediente de los documentos o actuaciones reservadas se ordenará cuando se disponga la paralización o archivo de los autos, asentándose la nota correspondiente por el actuario; 9) que los tribunales deberán adoptar las medidas conducentes para el efectivo cumplimiento de la disposición del art. 63 del Reglamento para la Justicia Nacional, con arreglo a la modificación establecida por la acordada del 15/8/1954 (Fallos, 228:47).
Los documentos, reza el art. 48 , deberán ser agregados a los autos en forma tal que sean legibles en su totalidad. Agrega el art. 63 del citado Reglamento que podrán revisar los expedientes: a) las partes, sus abogados, apoderados, representantes legales, los peritos designados en el juicio y las personas autorizadas debidamente por los abogados y procuradores, y por los representantes de la Nación, de las provincias, de las municipalidades y de las reparticiones autárquicas; b) cualquier abogado, escribano o procurador, aunque no intervenga en el juicio, siempre que justifique su calidad de tal cuando no fuese conocida; y c) los periodistas, con motivo del fallo definitivo de la causa.
Sin embargo, aclara el art. 64 , como se ha dicho antes, que se exceptúan de los incs. b) y c) del art. 63 los expedientes que contengan actuaciones administrativas que tengan carácter reservado, los referentes a cuestiones de derecho de familia (divorcio, filiación, nulidad de matrimonio, pérdida de la patria potestad, tenencia de hijos, alimentos, insania, etc.), así como aquellos cuya reserva se ordene especialmente.
Por su parte, indica el art. 66 que los terceros que deseen ver un expediente en el que no sean parte deberán hacerse acompañar por alguna de las personas mencionadas en el art. 63 , inc. b), o solicitarlo especialmente al secretario. El artículo que comentamos establece como regla que los expedientes no pueden ser retirados de la secretaría, sino para alegar de bien probado; practicar liquidaciones, pericias, partición de bienes sucesorios, operaciones de contabilidad, mensura y deslinde, división de bienes comunes, cotejo de documentos y redacción de escrituras públicas; y cuando el juez lo dispusiere por resolución fundada.
En esos casos, prevé la norma, sólo podrán ser retirados de la secretaría bajo la responsabilidad de los abogados, apoderados, peritos o escribanos.
No tratándose de los supuestos contemplados en los incs. 1º y 2º, el préstamo de los expedientes es facultad privativa del juez (649).
Por su parte, el procurador general de la Nación, los procuradores fiscales de la Corte Suprema y los procuradores fiscales de Cámara podrán también retirar los expedientes en los juicios en que actúen en representación del Estado nacional, para presentar memoriales y expresar o contestar agravios, debiendo tenerse presente la virtualidad de lo que dispone la Ley Orgánica del Ministerio Público 24946 .
Al otorgarse el préstamo, el tribunal deberá fijar simultáneamente el plazo por el que se facilitan las actuaciones, salvo que el Código ya lo dispusiera, así, v.gr., en el caso del art. 482 y para alegar de "bien probado".
Art. 128.- Devolución.
Si vencido el plazo no se devolviese el expediente, quien lo retiró será pasible de una multa de (hoy $ 2,34) a (hoy $ 82,03) por cada día de retardo, salvo que manifestase haberlo perdido, en cuyo caso además se aplicará lo dispuesto en el art. 130 , si correspondiere. El secretario deberá intimar su inmediata devolución a quien lo
retenga, y si ésta no se cumpliere, el juez mandará secuestrar el expediente con el auxilio de la fuerza pública, sin perjuicio de remitir los antecedentes a la justicia penal.
CONCORDANCIA: art. 128, CPCCBs.As.
Para nosotros, con carácter previo a la imposición de la multa, deberá intimarse la inmediata devolución del expediente -aunque si el profesional manifestare haberlo perdido será de aplicación lo previsto en el art. 130 -, y si la orden no se cumpliere, el juez mandará secuestrarlo con el auxilio de la fuerza pública, sin perjuicio de remitir los antecedentes a la justicia penal y de aplicar la multa que contempla este artículo desde el vencimiento del plazo del préstamo (ver res. CSJN 497/1991 , art. 3º , ley 22434).
(649) Cám. Nac. Civ., sala F, 22/8/1972, ED, 45-504. Art. 129.- Procedimiento de reconstrucción.
Comprobada la pérdida de un expediente, el juez ordenará su reconstrucción, la que se efectuará en la siguiente forma:
1) El nuevo expediente se iniciará con la providencia que disponga la reconstrucción.
2) El juez intimará a la parte actora, o iniciadora de las actuaciones, en su caso, para que dentro del plazo de cinco días presente las copias de los escritos, documentos y diligencias que se encontraren en su poder y correspondieren a actuaciones cumplidas en el expediente perdido. De ellas se dará traslado a la otra u otras partes, por el mismo plazo, a fin de que se expidan acerca de su autenticidad y presenten, a su vez, las que tuvieren en su poder. En este último supuesto también se dará traslado a las demás partes por igual plazo. 3) El secretario agregará copia de todas las resoluciones correspondientes al expediente extraviado que obren en los libros del juzgado o tribunal, y recabará copias de los actos y diligencias que pudieren obtenerse de las oficinas o archivos públicos.
4) Las copias que se presentaren u obtuvieren serán agregadas al expediente por orden cronológico.
5) El juez podrá ordenar, sin sustanciación ni recurso alguno, las medidas que considerare necesarias. Cumplidos los trámites enunciados dictará resolución teniendo por reconstruido el expediente.
CONCORDANCIA: art. 129, CPCCBs.As.
Comprobada la pérdida de un expediente (650), y en tanto el proceso no hubiese concluido en todas sus instancias mediante sentencia firme -supuesto en el cual dicho trámite es superfluo pues bastaría, en principio, con testimoniar las sentencias de 1ª y 2ª instancia- (651), de oficio o a petición de parte, el juez ordenará su reconstrucción, disponiendo la formación de un nuevo expediente con la providencia que así lo dispone.
Se trata de una actuación oficiosa en la que el juez actúa en ejercicio de facultades exclusivas, teniendo las partes sólo intervención para proporcionar los elementos y explicaciones que se les requieran (652) y en el que no cabe declarar la caducidad de instancia pues no existe en purismo un juicio o una cuestión contenciosa -sin perjuicio de señalar que la gestión de reconstrucción incumbe, según el artículo, al propio tribunal (653) -, sin que ello signifique, empero, que aquél no pueda señalar un plazo a tales efectos (art. 155 CPCCN) (654).
Se intimará a la parte actora, o iniciadora de las actuaciones, dispone el artículo, para que dentro del plazo de cinco días presente las copias de los escritos, documentos y diligencias que se encontraren en su poder y correspondieren a actuaciones cumplidas en el expediente perdido, de las que se dará traslado a la otra u otras partes por el mismo plazo, a fin de que se expidan acerca de su autenticidad y presenten, a su vez, las que tuvieren en su poder, si bien se ha establecido que si se niega la autenticidad de los elementos traídos a ese fin, deben aportarse por la parte pruebas de un valor por lo menos equivalente en apoyo de su planteo (655), pues de lo contrario la actitud reticente de una de las partes conduciría al fracaso de la mayoría de las reconstrucciones (656).
La reconstrucción del expediente extraviado se realiza con el aporte de instrumentos de origen oficial, como son las copias de resoluciones oficiales que agrega el secretario o las constancias de oficinas o archivos públicos y de origen privado, esto es, las facilitadas por las partes mediante la agregación de copias de los escritos, documentos o diligencias que se encontraren en su poder (657); de las copias así acompañadas, se dará traslado a las demás partes por el plazo de cinco días.
El secretario, señala el dispositivo, agregará copia de todas las resoluciones correspondientes al expediente extraviado que obren en los libros del juzgado o tribunal, y recabará copias de los actos y diligencias que pudieren obtenerse de las oficinas o archivos públicos.
Todas las copias que se presentaren u obtuvieren serán agregadas al expediente por orden cronológico.
El juez podrá ordenar sin sustanciación ni recurso alguno las medidas que considerase necesarias, y cumplidos todos los trámites dictará resolución teniendo por reconstruido el expediente, con las copias y en base a presunciones -dada la dificultad que se presenta generalmente para probar los extremos que se invocan (658) - y a la buena fe (659), y sin que sea imprescindible reproducir todos los trámites e incidentes del proceso (660), pudiendo ella, por tanto, ser total o parcial, referirse al principal, a los incidentes o a los cuadernos de prueba.
La valoración de la eficacia de los elementos aportados a los efectos de la reconstrucción de un expediente es resorte privativo del juez de la causa (661), el cual actúa de oficio y sin sujeción a ningún procedimiento reglado (662), cuya excepcionalidad autoriza el imperio del prudente arbitrio judicial en mucha mayor extensión que en los demás procesos (663).
La irrecurribilidad de la norma se refiere, para nosotros, a las medidas que el juez podrá ordenar, así, v.gr., que se recaben copias obrantes en entidades públicas o privadas informantes, y no, por cierto, a la resolución que tiene por reconstruido el expediente que, como tal, será susceptible de apelación de acuerdo a los principios generales que rigen la materia (ver el comentario al art. 242 ), la que debe notificarse personalmente o por cédula (664), por tratarse de una interlocutoria (art. 135 , inc. 13, CPCCN).
Art. 130.- Sanciones.
Si se comprobase que la pérdida del expediente fuere imputable a alguna de las partes o a un profesional, éstos serán pasibles de una multa entre (hoy $ 23,48) y (hoy $ 2.348,33) sin perjuicio de su responsabilidad civil o penal.
CONCORDANCIA: art. 130, CPCCBs.As.
De comprobarse que la pérdida del expediente es imputable a las partes o a los profesionales -letrados, peritos o escribano- se les aplicará una multa, sin perjuicio de su responsabilidad civil o penal (ver res. CSJN 497/1991 , art. 3º , ley 22434).
(650) Cám. Nac. Com., sala A, 8/6/1983, "Telus SA", JA, 1984-I-Síntesis .
(651) Cám. Nac. Civ., sala A, 6/7/1993, "Leiva, Alonso v. Sainz, Jorge" , JA, 1994-I-Síntesis. (652) Cám. Nac. Com., sala A, 17/5/2000, "Algodonera Lomas SA", LL, 2000-E-901 (43.076-S).
(653) Cám. Nac. Com., sala D, 27/9/1989, "Banco del Buen Ayre SA v. Codesu SA", LL, 1991-A-539; ED, 138-245, Jurisp. Agrup., caso 7233.
(654) Cám. Nac. Com., sala A, 31/5/1999, "Círculo de Inversores SA v. Roldán, Osmar A. y otros", LL, 1999-F-379. (655) Cám. Nac. Civ., sala A, 30/5/1994, "Palancar Garrido, Argimiro v. Verde López, José D." .
(656) Cám. Nac. Civ., sala E, 22/12/1967, ED, 21-356. (657) Cám. Nac. Civ., sala A, 23/4/1991, ED, 143-238.
(658) Cám. Nac. Civ., sala G, 24/10/1989, "Martínez, Manuel v. Impini, Eduardo J.", JA, 1990-IV-359 .
(659) Cám. Nac. Cont.-Adm. Fed., sala 5ª, 20/2/1997, "Fondo Nacional de las Artes v. Propietarios del Multicine", JA, 2000-I-Síntesis .
(660) Cám. Nac. Cont.-Adm. Fed., sala 5ª, 20/2/1997, "Fondo Nacional de las Artes v. Propietarios del Multicine", JA, 2000-I-Síntesis .
(661) Las copias de escritos "sellados" por el tribunal son elementos inicialmente "auténticos" -aunque carezcan de firma del funcionario habilitado- siquiera en tanto no se demuestre por la contraria la falsedad, de la presentación del original.
(662) Cám. Nac. Com., sala A, 28/6/1965, ED, 11-616. (663) Cám. Nac. Civ., sala F, 29/11/1994, ED, 165-103. (664) Cám. Nac. Com., sala B, 29/12/1965, ED, 13-798.
CAPÍTULO V - Oficios y exhortos