CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
12 CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
En el presente trabajo de investigación, las bases teóricas están
definidas por el manejo de las diferentes corrientes sobre las variables
“Protocolo y ceremonial y Organización de eventos”, presentadas por distintos autores y las cuales contemplan los aspectos relevantes que constituyen los objetivos específicos del presente estudio.
1. ANTECEDENTES
En esta sección se presenta algunas investigaciones previas sobres las variables protocolo y ceremonial y organización de eventos, las cuales servirán como aporte al estudio actual, pues sirvieron de guía para éste en varios aspectos, los cuales se detallan a continuación:
En relación a esta investigación realizada por Amesty (2005) titulado, Evaluación del Ceremonial y Protocolo aplicado en la Gobernación del Estado Zulia durante el año 2003, fue realizada en la Universidad Rafael Belloso Chacìn; su objetivo general fue evaluar el ceremonial y protocolo aplicado en la Gobernación del Estado Zulia; sus postulados teóricos fueron:
Gómez (1995), Gómez y Gómez (2003), Gómez y Visla (1998), Benito (2000), y Machesi (1997). La metodología utilizada fue evaluativa,
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descriptiva, de campo y transversal, la población estuvo compuesta por dos (2) públicos, el interno y el externo con un total de (18) individuos.
Para la recolección de datos se realizaron dos cuestionarios con preguntas abiertas y cerradas, de treinta y cuatro (34) interrogantes para el público interno y para el público externo treinta y ocho (38), validado previamente por el Comité Académico de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacìn. El aporte de esta investigación al estudio actual está enfocado en las bases teóricas, pues se tomó como referencia a los autores consultados en las variables de ceremonial y protocolo y organización de eventos.
Asimismo, se estudio la investigación realizada por Ojeda, Romero, y Zambrano, (2009) la cual llevo por título Diseño de un Manual de Protocolo y Ceremonial para la proyección de la imagen de la empresa Enelven , este estudio se realizo en la Universidad Rafael Belloso Chacìn, tuvo como objetivo general Diseñar un manual de protocolo y ceremonial para la proyección de la imagen de la empresa Enelven, sus postulados teóricos fueron: Gómez (2006), Gómez y Gómez (2003), González (2001), Guerrero (2007), De Fagre 82005),Reyes (2006), Solé (2001), Capriotti (1999).
La metodología utilizada fue descriptiva , de campo, no experimental y transversal, la población estuvo compuesta por público el interno de la gerencia de asuntos públicos de Enelven C.A. Para recolectar los datos de la investigación, se empleó una encuesta , y los instrumentos fueron un cuestionario con 27 (veintisiete) preguntas cerradas dirigidas a los empleados de la gerencia de asuntos públicos, y una entrevista de 30
(treinta) preguntas abiertas realizadas a la gerente de asuntos públicos, ambos instrumentos fueron validado previamente por el Comité Académico de la facultad de humanidades de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacìn.
El aporte de esta investigación al estudio actual orientado a servir como guía en la elaboración de los instrumentos de recolección de datos, pues en ambos se diseñó una entrevista a la gerente y encuesta a los empleados
Adicionalmente se aprovecho los aporte de la investigación realizada por el autor Felce y Morillo, (2010), la cual tiene por título Diseño de un Manual de Protocolo y Ceremonial para la Organización de Eventos en el Consejo Legislativo del Estado Zulia, realizada en la Universidad Rafael Belloso Chacìn, con el objetivo general de Diseñar un manual de protocolo y ceremonial para la Organización de Eventos en el Consejo Legislativo del Estado Zulia. Para el desarrollo del estudio, las autoras se basaron en los postulados teóricos de: De Fagre (2005), Gherardi (2002) Gómez (2008), Gómez y Gómez (2003), su metodología fue catalogada como proyecto factible, descriptiva y de campo, con una población compuesta por el personal directivo y administrativo de la dirección comunicacional y relaciones institucionales del Consejo Legislativo del Estado Zulia, a través de sus coordinaciones de Protocolo y Relaciones Publicas quedando constituida por tres (3) sujetos, considerándose ésta como finita y accesible, por lo tanto se aplicó censo poblacional.
Para recolectar los datos de la investigación se realizo una encueta con preguntas abiertas compuesta (58) interrogantes para el censo poblacional,
validado previamente por el Comité Académico de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacón. El aporte de ésta investigación a la actual es que tiene información necesaria de las dos variables, las dimensiones, sus postulados teóricos y su valides.
Según la investigación realizada por Dìaz y Angie (2010) titulada Diseño de un Manual de Organización de eventos especiales para el Restaurante El Guacamayo en el Municipio Maracaibo, realizada en la Universidad Rafael Belloso Chacìn, su objetivo general es Diseñar un manual de Organización, normas de eventos especiales para el Restaurante El Guacamayo en el Municipio Maracaibo, en su postulación teórica participaron Gòmez (2008), Gherardi (2000), Marquez (2005), Mercado (2002), Grunig y Huntl (2000), entre otros. La metodología utilizada fue resalta como descriptiva, de campo y proyecto factible, su población está conformada por dos tipos: público interno y público externo. Para recolectar los datos de la investigación se aplico una entrevista de (42) preguntas abiertas dirigidas a la gerente y un cuestionario de 18 ítem cerrados dirigidos a los 15 empleados validados por el Comité Académico de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacìn.
El aporte de ésta investigación a la actual tiene información necesaria de una de sus variables como organización de eventos y aportes teóricos ya que utilizaron postulados teóricos similares a la actual.
En relación a esto último Araujo, Leal, Molero y Simonaro, (2005) realiza un estudio de caso titulado Diseño de un plan de eventos para la rganización
del primer congreso de relaciones públicas “Edwar Bernays” en la Ciudad de Maracaibo. Realizada en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacìn. Su objetivo general es Diseñar un plan de eventos para la organización del primer congreso de relaciones públicas “Edwar Bernays”. Donde se postularon los siguientes autores. Alarico (1995), Cruz y Salva (1994), Gherardi (20002), Mercado (2001), Vanriel (1997), Pizzolante (2001), Garbett (1997) entre otros.
Siendo una investigación descriptiva bajo la modalidad de campo y de corte transversal, con una población que estuvo conformada por expertos y estudiantes de relaciones públicas; la muestra que se considero fue de doscientos noventa y cuatro (294) estudiantes, que fueron dividos en ciento doce (112) estudiantes de la URBE y ciento ochenta y dos (182) de LUZ.
Para la recolección de datos se utilizo la técnica de observación por encuesta, se utilizaron los siguientes instrumentos: una entrevista abierta dirigida a expertos, docentes y gerentes de la relaciones públicas, y un cuestionarios simple con preguntas cerradas con alternativas múltiples, dirigido a estudiantes de relaciones públicas.
El aporte de esta investigación a la actual es que tiene mucha información acerca de la variable de organización de eventos y algunos autores que sirvieron de guía para la investigación.
2. BASES TEÓRICAS
En esta investigación las bases teóricas están definidas por distintos autores de las áreas Protocolo y Ceremonial, Organización de Eventos, así
como también definiciones propias de la investigadora.
2.1.2. PROTOCOLO
Según de Fagre (2008, p.40), “el protocolo es el conjunto de normas o reglas establecidas por decretos, leyes o por usos, costumbres y tradiciones de obligatorio cumplimiento para favorecer las relaciones, negociaciones, convenios e intercambios entre los hombres para dar una imagen de cortesía, seriedad, respeto y reputación de la institución, pueblo o nación que la cumple”.
Por otro lado, Martínez (2001, p. 9) afirma que “el protocolo es la descripción de las normas de comportamiento a seguir, pero las normas que describe pueden contener pautas netamente diferenciadas, aplicables a personas, instituciones y/o países según el caso”.
De acuerdo con Gómez y Gómez (2003) el protocolo es una actividad que, basándose en un conjunto de normas, establece pautas para la organización y desarrollo de cualquier evento especial de tipo formal, a su vez.
De Fagre (2008) define el protocolo como un conjunto de normas o reglas establecidas para la realización de un evento, a su vez, Martínez (2001) lo define como las normas de comportamiento a seguir, pueden contener pautas netamente diferenciadas, aplicables a personas, instituciones y/o países, por otro lado, Gómez y Gómez (2003) lo considera como una actividad que basándose en un conjunto de normas, estableces pauta para la realización de los eventos.
Para efectos de la investigación se fijo postura con de Fagre (2008), debido a que define el protocolo como un conjunto de normas o reglas establecidas por
decretos para ser seguidas a la hora de realizar un evento, y así favorecer las relaciones, negociaciones entre los hombre y dar una imagen de cortesía . La investigadora define el protocolo como un conjunto de normas, procedimientos o pasos a seguir organizadamente a la hora de realizar un evento especial.
2.1.3. CEREMONIAL
Según de Fagre (2008, p.40)”el ceremonial es el conjunto de pasos que se desarrolla ordenadamente en un acto social en atención a lo establecido por el protocolo (Normas Escritas). Así pues, el ceremonial es la praxis o acción formal del protocolo”.
Según Guerrero (2007, p. 14), “el ceremonial es un conjuntos de formalidades que reglamenta las relaciones entre las altas autoridades y personalidades, de acuerdo a un principio de igualdad jurídica, en su rango o jerarquía, dando a cada uno de los participantes el privilegio y las inmunidades a las que tienen derecho en los actos o ceremonias”.
Para Gómez y Gómez (2003.p), el ceremonial es el conjunto de reglas que se establecen para determinar el modus operandi de los actos solemnes que hayan sido previamente normados por el Estado, la Iglesia, el estamento militar, el cuerpo diplomático, la autoridad académica y la sociedad civil.
De Fagre (2008) define el ceremonial como la praxis o acción formal del protocolo, mientras que, Gomez y Gomez (2003) lo considera como un conjunto de reglas que se establecen por los actos solemnes que hayan sido previamente normados por el Estado, a su vez, Guerrero (2007) lo define como
un conjunto de formalidades que reglamenta las relaciones entre altas personalidades, a su vez.
Para efectos de la investigación se fijo postura con de Fagre (2008, p.40) ya que define el ceremonial como el conjunto de pasos que se desarrolla ordenadamente en un acto social en atención a lo establecido por el protocolo (Normas Escritas).
La investigadora define el ceremonial como un conjunto de reglas o normas de vital importancia a la hora de organizar un evento de gran importancia, en el cual se debe propiciar el orden, la majestad y el respeto entre los diferentes entes que integran la sociedad internacional y nacional.
2.1.4. SITUACIÓN ACTUAL
Según Ferrell y Hartline (2005, p.21), el análisis situacional se centra en factores internos (fortalezas y debilidades) y externos (oportunidades y amenazas) derivadas del análisis del entorno que dan a la empresa ciertas ventajas y desventajas para satisfacer las necesidades de su mercado meta.
Estas fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas deben analizarse en relación con las necesidades y las competencias en el mercado. El análisis ayuda a la empresa a determinar lo que hace bien y dónde necesita mejorar.
Por su parte, Cutlip y Center (2000, p. 419) definen la situación actual como “una recopilación íntegra de todo lo que se conoce sobre la situación, su historia, los factores que operan, y los implicados o afectados interna o externamente”.
Adicionalmente, de acuerdo con Zambrano (2006, p. 84), la situación actual se obtiene mediante el análisis FODA, la cual es una herramienta de carácter gerencial válida para las organizaciones privadas y públicas que Facilita la evaluación situacional de la organización y determina los factores que influyen y exigen desde el exterior hacia la institución gubernamental.
Esos factores se convierten en amenazas u oportunidades que condicionan, en mayor o menor grado, el desarrollo o alcance de la misión, la visión, los objetivos y las metas de la organización.
Según Ferrell y Hartline (2005, p.21), el análisis situacional se centra en factores internos (fortalezas y debilidades) y externos (oportunidades y amenazas) derivadas del análisis del entorno que dan a la empresa ciertas ventajas y desventajas para satisfacer las necesidades de su mercado meta , a su vez, Cutlip y Center (2000) afirman que es una recopilación íntegra de todo lo que se conoce sobre la situación, mientras que, Zambrano (2006) lo define como el análisis FODA que facilita la evaluación situacional de la organización y determina los factores que influyen y exigen desde el exterior hacia la institución gubernamental.
Se fijo postura con Ferrell y Hartline (2005, p.21), ya que dice que el análisis situacional se centra en factores internos (fortalezas y debilidades) y externos (oportunidades y amenazas) derivadas del análisis del entorno que dan a la empresa ciertas ventajas y desventajas para satisfacer las necesidades de su mercado meta.
La investigadora define la situación actual como una investigación que se realiza como propósito de conocer las fallas y las virtudes que tiene una
empresa u organización para lograr el éxito deseado de la misma.
Ferrell y Hartline (2005) divide el análisis FODA en análisis interno y externo, los cuales se describen a continuación.
(A) FORTALEZAS INTERNAS
- Recursos financieros abundantes.
- Nombres de marca conocido.
- Economías de Escala - Tecnología propia - Procesos patentados
- Menores costo (materias primas o procesos)
- Respeto por la imagen de la compañía o el producto o la marca.
- Talento administrativo superior.
(B) DELIDADES INTERNAS
- Falta de rumbo estratégico - Recursos Financieros - Poca inversión limitados
- Línea de productos muy restringida.
- Distribución limitada.
- Costos más elevados (materias primas o procesos) - Productos o tecnologías anticuados.
- Problemas políticos internos.
(C) OPORTUNIDADES EXTERNAS
- Crecimiento rápido de mercado.
- Empresas competidoras poco agresivas.
- Cambio en las necesidades o gustos de los clientes
- Apertura a mercados extranjeros
- Contratiempo de una empresa competidora - Descubrimiento de nuevos usos para el producto.
- Apoyo de la economía.
- Desregulación gubernamental.
- Nuevas tecnologías.
(D) AMENAZAS EXTERNAS
- Ingreso de competidores extranjeros.
- Introducción de productos sustituidos.
- Disminución del ciclo de vida del producto.
- Cambios en las necesidades o los gustos del cliente.
- Las empresas competidoras adoptan nuevas estrategias.
2.1.5. TIPOS DE PROTOCOLO
De Fagre (2008, p. 44) clasifica el protocolo de la siguiente manera:
(A) PROTOCOLO PÚBLICO O CIVIL
De Fagre (2008, p.45) define el protocolo público o civil como aquél que norma lo concerniente a los actos que preside el Ejecutivo Nacional, salvo los de carácter diplomático y militar. De allí que, rija lo relativo a las fiestas nacionales, conmemoraciones públicas, recepciones oficiales y ceremoniales para honores y recompensas en especial el de las condecoraciones orden de Libertador y Francisco de Miranda.
(B) PROTOCOLO DE ESTADO O DIPLOMÁTICO
De Fagre (2008, p. 45) este tipo de protocolo es aquel que norma lo concerniente a las ceremonias diplomáticas entre autoridades de los estados para garantizar el orden, solemnidad y decoro en los actos que se realicen en materia de política exterior. Así, se tiene que el protocolo de Estado o diplomático regula desde la conducta a seguir en las visitas oficiales de Jefes de Estado hasta el lugar donde sentar un Secretario de Embajada en una mesa, pasando por el ceremonial de presentación de credenciales, la precedencia entre jefes de misión o la forma de redactar una nota verbal.
(C) PROTOCOLO PRESIDENCIAL O EXTRANJERO
De Fagre (2008, p. 45) este abarca todo lo relativo a los honores reales, de las dignidades, títulos, rangos y precedencia de los Estados y sus jefes, comprendiendo asimismo, la correspondencia de estos.
(D) PROTOCOLO DIPLOMÁTICO DE EMBAJADA
De Fagre (2008, p. 45) el protocolo diplomático de embajada regula cuanto atañe a los honores y prominencias debidas a los agentes diplomáticos en el ejercicio de sus funciones, habida cuenta de la calidad y rango de cada uno de ellos, de acuerdo con la naturaleza del acto u oficio diplomático, éste deriva protocolo de cancillería y protocolo consular.
(E) PROTOCOLO MILITAR
De Fagre (2008, p. 46) tal como su nombre lo indica, el protocolo militar es el que rige los actos militares y tiene por objetivo demostrar públicamente la moral, la disciplina y la educación de las autoridades y demás miembros del cuerpo militar o Fuerzas Armadas: Ejército , Armada, Aviación, y Fuerzas Armadas de Cooperación (Guardia Nacional). Sus fuentes guiadoras son el Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar y el Manual de Ceremonial Marítimo.
(F) PROTOCOLO ECLESIÁSTICO
De Fagre (2008, p. 47) este tipo de protocolo se refiere al conjunto de reglas que norman las ceremonias o actos religiosos.
(G) PROTOCOLO DEPORTIVO
De Fagre (2008, p. 47) el deportivo es aquél tipo de protocolo que tiene como finalidad solemnizar todos aquellos actos, encuentros y competencias deportivas con sus respectivas premiaciones.
(H) PROTOCOLO DE INSTITUCIONES PÚBLICAS O PRIVADAS
De Fagre (2008, p. 47) el protocolo de instituciones públicas o privadas es aquel conjunto de leyes, normas, manuales y reglamentos que rigen las ceremonias en el sector público y privado, basados en el principio o criterio de a utonomía corporativa.
La Página Web Protocolo y Etiqueta (23/11/2010) nombra y define los siguientes tipos de protocolo:
(a) Protocolo estructural: Encargado de crear las estructuras necesarias para el correcto desarrollo de un acto a celebrar, en el que aún no interviene ningún tipo de formalidad o protocolo, propiamente dicho.
(b) Protocolo de gestión: Apoyo al protocolo estructural mediante el que se controla y conduce todas las acciones que se van a llevar a cabo. Es la gestión humana que tiene lugar durante el desarrollo del acto.
(c) Protocolo de atención o asesoramiento personal: que es la especialización consistente en un desarrollo de actividades, acciones y gestiones, cuya finalidad es la atención completa de la persona o personas a nuestro cargo.
Según Gómez y Gómez (2003, p. 73), “cada tipo de acto o evento deberá tomar en cuenta la organización, el motivo y las personalidades involucradas, por lo cual es necesario clasificar el protocolo en las siguientes áreas: Diplomático, militar, de Estado, municipal, social, deportivo, empresarial, académico, religioso y mixto”.
De acuerdo con De Fagre (2005) los tipos de protocolo son los siguientes: Público o civil, de Estado o diplomático, presidencial o extranjero, diplomático de embajada, militar, eclesiástico, deportivo y de instituciones públicas o privados. Para la Página Web Protocolo y Etiqueta (23/11/2010) son el protocolo estructural, protocolo de gestión y el protocolo de atención.
Según Gómez y Gómez (2003) los tipos de protocolo se clasifican en
diplomático, militar, de Estado, municipal, social, deportivo, empresarial, académico, religioso y mixto.
Para efectos de la investigación, se fija posición con De Fagre (2005) porque menciona y define los tipos de protocolo usados con mayor frecuencia para esta investigación. La investigadora define los tipos de protocolo de acuerdo a la clasificación que se hace, para comprender qué tipo de protocolo se emplea en la organización.
2.1.6. ELEMENTOS PROTOCOLARES
Según De Fagre (2008, p. 119) los elementos protocolares son los siguientes: Auditorio, presídium, podio, mesa auxiliar, planos protocolares, Símbolos Patrios Institucionales, vocativo, salones VIP, distintivos, guión del maestro de ceremonia, utensilios de apoyo logístico y la ambientación.
Por su parte , Reyes (2006, p. 39) menciona los siguientes elementos protocolares: (a) Presídium: ritual donde se utiliza las personalidades que participan en un acto público o privado, abierto o cerrado, según sea la precedencia o rango jerárquico. (b) Podium: base de madera, plástico sintético, o de fibra de vidrio donde se ubica el maestro de ceremonia, y las personalidades que intervienen en el programa a desarrollarse en el acto. (c) Vocativo: saludo establecido en orden jerárquico, que de manera impresa se le suministra a la persona que hará uso del derecho de palabra en un acto académico.
Para la página web Protocolo y Etiqueta (04/12/2010) son los siguientes: Banderas, tarimas, cordones y vallas, atril, reposteros y carteles, flores, alfombras, sillas, mesas, micrófonos, iluminación, altavoces, mesita auxiliar, los presupuestos.
De Fagre (2008) señala que los elementos protocolares más utilizados a la hora de un evento son: auditorio, presídium, podio, mesa auxiliar, planos protocolares, Símbolos Patrios Institucionales, vocativo, salones VIP, distintivos, guión del maestro de ceremonia, utensilios de apoyo logístico y la ambientación, mientras que, Reyes (2006) afirma que son el presídium podio y vocativos, a su vez, para la página web protocolo y etiqueta (04/12/2010) para son Banderas, tarimas, cordones y vallas, atril, reposteros y carteles, flores, alfombras, sillas, mesas, micrófonos, iluminación, altavoces, mesita auxiliar, los presupuestos.
Se fijo postura con De Fagre (2008, p.119), ya que para ella los elementos protocolares son:
2.1.6.1. EL AUDITORIO
De acuerdo a De Fagre (2008, p. 119), es el salón (comúnmente local cerrado) donde se llevan a cabo los eventos con público numeroso.
Por lo general, los auditorios cuentan con una o varias naves para la colocación de las audiencias y con un estrado que, por estar a nivel más alto que ellos, permite destacar y visualizar cada elemento dispuesto sobre él.
2.1.6.2. EL PRESÍDIUM
Para De Fagre (2008, p. 119), la palabra presídium significa la mesa o lugar de la mesa donde se ubican a las personalidades que presiden un acto, en la cual se sitúan de tras de ella, frente al público, a las personalidades que presiden la ceremonia.
2.1.6.3. EL PODIO
Según De Fagre (2008, p. 121), es el pedestal desde el cual se le dirige la voz a la audiencia asistente. Es ocupado en su mayor parte, durante el acto, por el Maestro de Ceremonias o Presentador y debe ser utilizado por todas aquellas personalidades que tengan orden de palabra en la ceremonia.
(A) EL PODIO LIBRE O INDEPENDIENTE: Es aquel que puede ser movilizado de un lado a otro del estrado o salón, según lo determinen las condiciones físicas y facilidades de sonido y espacio. Es el más utilizado en los eventos.
(B) EL PODIO INCORPORADO: Es aquel que está adherido a la estructura de la mesa presidencial tal como puede observarse en Edificios Legislativos o Parlamentos y en los auditorios donde sesionan Organizaciones Internacionales como la Organización de Naciones Unidas (ONU), por ejemplo. La ubicación de este tipo de podio es a la izquierda del presidente o anfitrión del acto.
2.1.1.4. LA MESA AUXILIAR
De acuerdo a De Fagre (2008, p. 124), es aquella que se utiliza como apoyo para la colocación de los materiales o artículos propios de trabajo del acto y especialmente para aquellos utensilios de apoyo logístico (jarra, vasos, agua, servilletas) necesarios para la atención de los miembros del presídium.
Puede situarse en el ángulo izquierdo o derecho del estrado, salón o comedor, según el caso, pero siempre detrás o a un lado del presídium.
2.1.1.5 LOS PLANOS PROTOCOLARES
Para De Fagre (2008, p. 124), son los distintos croquis o diagramas que se elaboran de la mesa de comensales, auditorio, presídium, línea protocolar, salón, entre otros, con la ubicación que tendrán las personalidades, delegaciones, invitados, reporteros, fotógrafos, edecanes de protocolo, etc. y recursos de ambientación en el acto. Mediante el plano protocolar se garantiza el entendimiento total de lo que se quiere lograr. Es recomendable elaborarlo con suficiente antelación.
2.1.1.6. LOS SÍMBOLOS PATRIOS INSTITUCIONALES
Según De Fagre (2008, p. 135), son la Bandera el Escudo y el Himno Nacional. Tal como lo establece la Ley, deben ser venerados por todos los vene zolanos y respetados por los ciudadanos de los demás países. En tal sentido, en todo evento oficial y público que se organice debe enarbolarse la Bandera Nacional en el recinto donde se lleve a cabo el mismo y se coloca
detrás y a mayor altura del estrado en que se encuentre la autoridad que preside el acto.
2.1.1.7. EL VOCATIVO
De acuerdo a De Fagre (2008, p. 144), es la lista elaborada en orden de precedencia decreciente, con los datos (tratamiento, título, nombre y cargo) de las altas personalidades invitadas a un evento. Indefectiblemente, toda persona que tenga orden de palabra en un acto, como muestra de deferencia, debe ofrecer el “saludo protocolar” correspondiente, el cual consiste en nombrar a las personalidades, tal como aparecen registradas en el vocativo y en términos generales a los demás asistentes.
2.1.1.8. LOS SALONES VIP
Para De Fagre (2008, p. 146), son diseñados para personalidades que merecen atención especial (altos ejecutivos, rectores, celebridades). Se encuentran identificados así, bajo esas siglas, en aeropuertos, hoteles y en edificios para convenciones y reuniones. Están muy bien acondicionados en cuanto a inmobiliario, ventilación, equipos e iluminación y cuenta con un personal capacitado para ofrecer una esmerada atención.
2.1.1.9. LOS DISTINTIVOS
Según De Fagre (2008, p. 146), son unas pequeñas tarjetas en las que se señala el nombre de la persona que lo porta y su condición en el
evento (participante, conferencista, coordinador, miembro de la comisión organizadora, protocolo, prensa, entre otros). Por lo general llevan impreso además, el logo o emblema del ente organizador y la identificación de la actividad, todo coherente con la imagen corporativa del evento.
2.1.1.10. EL GUIÓN DEL MAESTRO DE CEREMONIA
De acuerdo a De Fagre (2008, p. 150), el maestro de ceremonias es el ente autorizado para dirigir, desde el micrófono, el ceremonial. Para ello, es fundamental que conozca previamente los aspectos del programa previsto, las personalidades que confirmaron asistencia, quiénes integrarán el presídium, la denominación precisa del evento, cuántos y quiénes tendrán orden de palabra, entre otras informaciones. Con todos esos datos se elabora una sinopsis o guión que le permitirá ofrecer información de interés para la audiencia y conducir el acto con la mayor precisión.
2.1.1.11. LOS UTENSILIOS DE APOYO LOGÍSTICO Y AMBIENTACIÓN
Para De Fagre (2008, p. 152), todo acto, por muy informal que resulte ser, amerita la toma de previsiones en cuanto a agua, vasos, copas, bandejas, servilletas, entre otros detalles necesarios para asegurar la formalidad del acto y la atención de los asistentes. Entre los elementos de ambientación, pueden considerarse las pancartas, pendones, alfombras, tapices, esculturas o cuadros importantes como elementos decorativos que enriquecen la estética general del ambiente y en determinados salones permiten destacar la mesa presidencial del acto.
Para esta investigación se fija postura con De Fagre (2005) por poseer la clasificación más concisa y ajustada a esta investigación. Para la investigadora los elementos protocolares se refiere a los medios materiales mas utilizados para la realización de un evento, son útiles para el buen desarrollo de cualquier acto o ceremonia.
2.1.7. FUNCIONES DEL PERSONAL DE PROTOCOLO
De Fagre (2008, p.22) clasifica a los funcionarios de protocolo en guías de relaciones públicas, edecanes de protocolo, attachés o edecanes VIP, coordinadores de guías–edecanes, jefes de protocolo y ceremonial, y directores de Relaciones Institucionales. Para cada uno de estos cargos, la autora describe detalladamente las funciones del personal en las actividades protocolares.
Por su parte, Zúniga (2006, p. 194) se refiere específicamente a las funciones del jefe de protocolo, de quien afirma: “Es el profesional encargado de que la imagen de la empresa esté basada en los principios básicos del decoro, la cortesía y el buen gusto”. Debe cumplir una serie de requisitos que le permitan desarrollar su labor con eficiencia, elegancia y distinción:
(a) Asesorar de manera directa y permanente al presidente o gerente de la compañía en todos los eventos y situaciones que tengan lugar.
(b) Planear, coordinar y ejecutar todas las actividades de tipo social, empresarial y específico de la entidad.
(c) Supervisar que las normas de cortesía y etiqueta se cumplan en todas las áreas o departamentos de la empresa. La buena imagen debe comenzar por casa.
(d) Mantener al día la infraestructura necesaria para la organización de eventos.
(e) Actualizarse en forma permanente sobre los cambios que imponen las normas sociales para aplicarlas bien.
Por otro lado, Reyes (2006, p. 37) establece que las funciones del personal de Protocolo son las siguientes:
(a) Coordinar todo lo referente al protocolo de un acto.
(b) Conocer la jerarquía que poseen las personalidades participantes de un evento, y darle su respectiva ubicación protocolar.
(c) Elaborar y organizar los vocativos que utilizarán las autoridades que intervienen en el programa protocolar, según el orden de precedencia.
De Fagre (2008) clasifica a los funciones del personal de protocolo en seis (guías de relaciones públicas, edecanes de protocolo, Attachés o Edecanes VIP, coordinadores de guías–edecanes, jefes de protocolo y ceremonial, y los directores de Relaciones Institucionales), describiendo las funciones de cada uno; mientras que Zúniga (2006) sólo destaca las funciones del jefe de protocolo. Por su parte, Reyes (2006) menciona, de forma general y sin especificar cargos, las funciones que debe realizar el personal de protocolo en un acto.
Para esta investigación, se fija postura con De Fagre (2008) porque su definición es más completa, divide cada función y la explica en detalle para
cada uno de los funcionarios que trabajan en el área de protocolo.
La investigadora considera que las funciones del personal de protocolo son aquellas funciones que se deben llevar a cabo para garantizar el normal desarrollo de un evento, son actividades que le son otorgadas al personal y que se tiene que cumplir desde el principio hasta la culminación del acto o evento protocolar.
Según De Fagre (2008,p.22) las funciones del personal de protocolo son las siguientes:
2.1.7.1. LOS GUÍAS DE RELACIONES PÚBLICAS
De Fagre (2008, p.23), son los que acompañan u orientan a alguien para enseñarle el camino. Su misión principal ha sido y sigue siendo la de favorecer la aceptación del evento por parte de los públicos (internos y externos) en beneficio de la imagen corporativa institucional y la de promover el intercambio recíproco entre el público y la organización.
2.1.7.2. LOS EDECANES DE PROTOCOLO
De acuerdo a De Fagre (2008, p.25), son los colaboradores del jefe de protocolo. También suelen ser llamados oficiales de protocolo, adjuntos, ayudantes, entre otros. Los edecanes deben tener la misma clase de conocimientos que el jefe de protocolo. Sus intereses por seguir ampliando sus bagajes intelectuales les permitirán ocupar con el tiempo el nivel de
coordinadores de edecanes y los Jefes de Protocolo o Ceremonial. Es decir, que los edecanes, por su capacitación continua y superación personal, es el recurso por excelencia que demanda todo jefe de protocolo o, en su defecto, el responsable de la organización de evento.
Cuando a los edecanes se les califica de presidio, de transporte, de sala, de aeropuerto, entre otros, es para especificar el punto estratégico que está bajo su responsabilidad y por consiguiente el tipo de actividad que van a ejecutar.
2.1.7.3. LOS ATTACHÉS O EDECANES VIP
Según De Fagre (2008, p.26), estos funcionarios necesariamente debe tener capacidad de adaptación a las exigencias del evento y particularmente a las de la personalidad que han de acompañar todo el tiempo durante el mismo; de ahí su condición de agregados(as) o atados(as) a la personalidad a quien fue asignado. Maneja la misma clase de conocimientos que el resto de edecanes, pero en nivel mayor.
Obligatoriamente ha de ser bilingüe y tener demostrada agilidad para resolver los avatares que suelen presentarse en un evento.
2.1.7.4. LOS COORDINADORES DE GUÍAS–EDECANES
De acuerdo a De Fagre (2008, p.27), son los responsables de coordinar y dirigir a los guías o edecanes de la comisiones de trabajo que
están bajo sus responsabilidades, a fin de alcanzar los objetivos propuestos.
Los coordinadores son un recurso de apoyo con quien cuenta el jefe de protocolo para fomentarla y propinarla, para motivar, encauzar y apoyar la conducta de los individuos a su cargo.
2.1.7.5. LOS JEFES DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL
Para De Fagre (2008, p.28), generalmente coinciden con el titular de la Oficina de Protocolo y de no existir el ente en la estructura organizativa como tal, es la persona encargada de organizar y ejecutar las ceremonias previstas en el evento y dirigen el equipo de protocolo en la realización del proyecto.
También son los asesores en las materias de su superior (Director de Relaciones Institucionales) y de personal directivo de la organización cuando planifica o participa en actos intra e interinstitucionales. Esta función permite que las ceremonias se desarrollen con normalidad y acierto, evita reticencias, además de favorecer la imagen del personal directivo y la de la organización que representa.
2.1.7.6. LOS DIRECTORES DE RELACIONES INSTITUCIONALES
Según De Fagre (2008, p.28), son los entes encargados de planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades tendientes a proyectar la imagen corporativa institucional y de mantener relaciones permanentes con diversos organismos regionales, nacionales e internacionales. Debe ser
una persona con una amplia cultura y ampliamente capacitada en materia de relaciones públicas, comunicación corporativa, gerencia de eventos, protocolo y etiqueta, entre otras. Así mismo, asesoran en materia de relaciones institucionales al resto del equipo ejecutivo y gerencial. En atención a tan importantes atribuciones, los directores han de rodearse del personal idóneo que se identifiquen con la imagen que buscan promover.
2.1.8. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Según Gómez (2008, p.11), la organización o gerencia de eventos especiales consiste en “la aplicación de funciones, técnicas y principios administrativos a la organización de reuniones profesionales, a través de una red preestablecida de medios tecnológicos e interpersonales, con el fin de alcanzar objetivos comunicacionales de índole corporativos”.
Para Xifra (2007, p. 134) un evento o acontecimiento especial es toda iniciativa, acción o manifestación que realiza una persona, grupo u organización en el marco de sus objetivos propios, cuya finalidad es establecer una relación con unos públicos directos (los asistentes y los medios de comunicación) y, a través de éste, con un público indirecto (la comunidad en sentido amplio), para consolidar, mejorar o crear la percepción pública del promotor del evento.
Por su parte Otero (2009, p.134) lo define como las “actividades o acciones de presencia pública que se producen con carácter singular en la vida de las organizaciones, hechos corporativos que no forman parte de su
desarrollo habitual y que se llevan a cabo de un modo extraordinario y con objetivos muy distintos.
La organización de eventos para Gómez (2008) consiste en la aplicación de funciones, técnicas y principios administrativos a la organización de reuniones profesionales con el fin de alcanzar objetivos comunicacionales de índole corporativos, ya que para Xifra (2007) es un evento o acontecimiento especial es toda iniciativa, acción o manifestación que reali za una persona, grupo u organización en el marco de sus objetivos propios, para consolidar, mejorar o crear la percepción pública del promotor del evento, a su vez, Otero (2009) define la organización de eventos como las actividades o hechos corporativos que no forman parte de su desarrollo habitual y que se llevan a cabo de un modo extraordinario y con objetivos muy distintos.
En este estudio, se fijo postura con Gómez (2008) debido a que el autor menciona la importancia de la aplicación de las funciones, técnicas y principios en la realización de un evento.
La investigadora define la organización de eventos como las actividades o hechos corporativos que no forman parte de su desarrollo habitual y que sirven para la realización de funciones, técnicas y principios administrativos a la organización de reuniones profesionales.
2.1.9. TIPOS DE EVENTOS
Gómez (2008, p .25) clasifica los tipos de eventos en técnicas especificas y técnicas de apoyo. Las técnicas específicas comprenden 44 eventos de mayor complejidad, en cuanto a su organización y desarrollo, mientras que las técnicas
de apoyo son 17 eventos que sirven de apoyo a las técnicas específicas y que contribuyen al logro de sus objetivos.
Por su parte Gherardi (2000, p.18) clasifica los eventos en congreso, jornada, convención, seminario, simposio, mesa redonda, panel, foro, coloquio, taller, curso, reunión, teleconferencia y videoconferencia, charlas, conferencia, asamblea, briefing, exposición, feria, festival, concurso, viajes de incentivo, viajes de familiarización y fiestas.
La pagina Web Protocolo y Etiqueta (26/02/2011) clasifica los eventos o actos de la siguiente manera:
(a) Los actos públicos, en las que participan tanto personalidades y que son abiertos al público en general, como pueden ser: las paradas militares, la toma de posesión de un nuevo alcalde, las entregas de premios (tipos de premio nobel9, entrega de príncipe de Asturias, entre otros).
(b) Los actos privados son aquellos que se desarrollan en un entorno intimo y familiar, sin excesiva ceremonia ni formalidad, de acuerdo a como está organizado. Se hace referencia a quien es el organizador del acto, se puede decir que los actos son privados si están organizados por entidades o instituciones de caracteres privado, e incluso pueden estar organizados por una persona o un grupo de personas, por un determinado motivo .
(c) Los actos oficiales también llamados actos públicos, y suelen ser los que se organizan con la presencia de autoridades de los más
diversos ámbitos (militares, eclesiásticos y civiles).
Gómez (2008) clasifica los tipos de eventos en técnicas específicas y técnicas de apoyo, mientras que Gherardi (2000) divide los eventos en diecinueve tipos, a su vez, la página Web protocolo y etiqueta (26/02/2011) lo define en actos públicos, actos privados y actos oficiales.
Para efectos de esta investigación, se fijo postura con Gómez (2008) puesto que define cada uno de los eventos que se ha de utilizar en esta investigación. Asimismo, para la investigadora, los tipos de eventos son aquellos que se utilizan acorde al momento adecuado y la función que posea, existe una gran variedad de ellos
Gómez (2008, p.25) divide los tipos de eventos en Técnicas específicas y Técnicas de apoyo:
2.1.9.1. TÉCNICAS ESPECÍFICAS
Según Gómez (2008, p.25), comprenden 44 eventos de mayor uso en Venezuela y América Latina, para lo cual se establece una selección de ocho variables que se aplican a cada uno de ellos (definición, justificación, objetivo, tiempo, tipo de público, desarrollo, material de apoyo y protocolo).
Las definiciones son producto del consenso mundial acordado en congresos y convenciones realizados en diferentes partes del mundo entre los miembros del Cocal, Iica e Iapco.
De un total de 44 eventos descritos por Gómez (2008, p.25), para esta investigación se tomaron en cuenta los siguientes:
(A) ANIVERSARIO
Es un evento destinado a conmemorar o a celebrar un acontecimiento.
Se habla de conmemoración cuando se recuerda un hecho luctuoso, tal como el 17 de diciembre, fecha de la muerte del padre de la patria. Por el contrario se celebra un aniversario cuando se recuerda un hecho que produce satisfacción, tal como el día de la fundación de un ente o del natalicio de un héroe.
(B) ASAMBLEA
Es un evento formal, de naturaleza jurídica, que requiere quórum y en el cual solo pueden participar los que tienen un derecho adquirido para asistir. Res el caso de las reuniones de Condominio, DE LA Junta de Accionistas de una empresa, de los miembros de un Sindicato.
(C) BANQUETE
Cena formal en la que se exige traje oscuro a los caballeros y traje de noche, de acuerdo a la moda, a las damas. Se utiliza cuando hay VIP en el evento.
(D) COCTEL
Es una fiesta informal o semi-formal, de corta duración (promedio de dos horas) en las que se consume cócteles y otras bebidas, mientras la
gente conversa de pie. El traje se adapta al tipo de organización que lo promueve, pero puede ser sencillo y a veces muy informal.
(E) COLOQUIO
Este evento es una reunión en la que se convoca a un número limitado de personas para analizar e intercambiar ideas sobre un tema, sin que necesariamente se alcance un acuerdo.
(F) COMISIÓN
Grupo de especialistas designados para presentar un informe sobre un aspecto o problema, el cual debe ser investigado en un tiempo determinado.
(G) CONCURSO
Es un evento en el que se estimula la participación de un público especifico, con el fin de que produzca algún elemento que será objeto de análisis comparativo, atreves de ítems preestablecidos, y del que se surgirá un ganador que obtendrá un beneficio previamente señalado.
(H) CONFERENCIA
Es la disertación sobre un área temática de un reconocido experto que lleva su ponencia por escrito, con toda la formalidad metodológica, con aportes originales que sean producto de su propio esfuerzo investigativo.
(I) CONGRESO
Es una gran reunión (Large meeting) convocada con el propósito de actualizar perfeccionar conocimientos, así como intercambiar experiencias, entre personas muy calificadas de un área especifica, capaces de analizar problemas basados en las exposiciones de los expertos que intervienen en el mismo.
(J) CONVENCIÓN
Es un evento formal con base jurídica, al cual asisten los que tienen un derecho adquirido, con el fin de analizar situaciones de su propio interés. Su origen es diplomático y se refiere a acuerdos entre estados soberanos sobre asuntos de su concernencia. En Venezuela, este tipo de eventos es usado por partidos políticos y gremios.
(K) DEBATE
Es un evento en el que dos o más partes discuten civilizadamente sobre aspectos controversiales en que sostienen soluciones parcial o totalmente diferentes.
(L) ENCUENTRO
Evento que consiste en permitir que personas con algo en común, que ocurrió en algún momento del pasado, no cercano, se encuentren para celebrar ese acontecimiento.
(M) EXPOSICIÓN
Este evento consiste en la presentación pública de bienes y servicio para darlos a conocer. La finalidad es promover la imagen de una organización o estimular el mercadeo de los objetivos expuestos, mediante la exposición creativa de sus productos el objetivo es dar a conocer la situación de una empresa, de una institución de un sector en forma directa o como apoyo a un gran evento.
(N) FIESTA
Evento destinado a celebrar un acontecimiento. Existen fiestas informales y de gala. Su objetivo es celebrar convenientemente un suceso feliz o exitoso, actual o pasado. Asistentes al evento que tengan ese derecho por invitación o por haber comprado su tarjeta. En el resto de los casos habrá una invitación verbal (informal) o por escrito (gala). Es conveniente asignar una lista de los invitados a los encargados de controlar el acceso.
(Ñ) FORO
El foro en sentido estricto, es un evento pequeño destinado a propiciar la discusión y participación total de un tópico de interés de especialistas, en un ambiente informal, con tiempo promedio de una hora, bajo la coordinación de un moderador. En sentido amplio se denomina foro abierto aquel en que se permite una asistencia mayor de personas, determinada por el aforo del
local, extendiendo el tiempo de participación, incorporando una mesa directiva, pero conservando las características básicas del foro: Participación, informalidad y amplitud.
(O) INAUGURACIÓN
Es un evento dirigido a poner en marcha algún servicio, obra o ampliación.
(P) JORNADA
Es un evento que consiste en una serie de actividades destinadas a impartir instrucciones o información específica en sectores particulares de trabajo.
(Q) JUEGOS DEPORTIVOS
Es un evento de actividad física y mental, que supone entrenamiento, competencia, normas, gerencia y esparcimiento. Su planificación y organización es de gran complejidad y el binomio tiempo-espacio se torna el elemento fundamental para su desarrollo y ejecución.
(R) JURAMENTACIÓN
Evento de tipo jurídico mediante el cual una persona o grupo de personas presta un Juramento consagrado en la Ley, ante la autoridad correspondiente.
(S) MESA REDONDA
Es una reunión de expertos que analizan un tema con enfoques divergentes, ante un público de conocedores y especialistas.
(T) MITIN
Es un evento donde se plantean públicamente asuntos político- sociales, con un interés proselitista.
(U) PANEL
Es un equipo de especialistas que se reúnen bajo la coordinación de un moderador, para analizar y discutir sobre un tema en forma de diálogo o conversación. Es una mezcla de mesa redonda con coloquio.
(V) PLENO
Es una sesión en la cual se reúnen los miembros de una organización para atender los aspectos señalados en un programa.
(W) PREMIO
Es una recompensa, galardón o remuneración que se otorga a una persona, grupo u organización por haber alcanzado una meta con mejores resultados que otros competidores. El premio puede concentrarse en una copa, placa, diploma, dinero, viaje y cualquier otro incentivo, a criterio del comité organizador.
(X) PRESENTACIÓN
Es la exhibición o muestra de un informe técnico, convenientemente preparado para exponerse ante un público con poder de decisión.
(Y) RECONOCIMIENTOS
Actos de incentivación en el que públicamente se reconocen los meritos de una persona natural o jurídica.
(Z) REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA
Son las clásicas reuniones de directivas en cualquier organización, con agenda previa y acta en donde se registra lugar, fecha, hora, puntos a tratar, asistentes, desarrollo y conclusiones. El acta final va firmada por el Presidente y por el Secretario.
En el Gobierno, este tipo de reuniones toma el nombre de Reunión de Gabinete.
(a) REUNIÓN GENERAL
Es una reunión en donde participa todo el personal de un Departamento, Gerencia u organización nacional o internacional. A veces se le da el nombre de Cumbre, cuando en la reunión participan Jefes de Estado.
(b) RUEDA DE PRENSA
Es un evento convocado por una organización o un personaje para informar a la opinión pública, a través de los periodistas y sus medios, aspectos trascendentes de interés general.
(c) SALÓN
Es un evento en el que se exhiben obras de arte. Utilizados por Museos, Galerías e Instituciones culturales para promover obras de arte en exposiciones periódicas.
(d) SEMINARIO
Es un evento destinado a investigar a fondo un tema buscando la máxima participación de los expertos asistentes desde la misma fase previa al evento.
(e) SIMPOSIO
Es una reunión formal de expertos que analizan nuevos aportes científicos en su disciplina, bajo la modalidad de ponencias sustentadas en investigaciones originales y novedosas.
(f) TALLER
Es un evento con un programa educacional intensivo, destinado a crear destrezas, desarrollar habilidades y solucionar problemas mediante el esfuerzo y la cooperación integral de facilitadores y participantes. También se conoció esta técnica como Seminario de Trabajo, termino hoy en desuso.
(g) VISITA DE FAMILIARIZACIÓN
Visita que se realiza a una organización para conocer sus facilidades, previa invitación de la misma o por necesidad propia.
2.1.9.2. TÉCNICAS DE APOYO
Según Gómez (2008, p.88), las técnicas de apoyo contribuyen, en algunos casos, al logro de los objetivos de los eventos anteriormente descritos (las técnicas específicas). El comité organizador debe estar muy activo durante el desarrollo del evento, con el fin de prestar su experiencia y poder de decisión para lograr que las actividades previstas vayan ocurriendo de acuerdo a lo planificado.
Las técnicas de apoyo a considerar en esta investigación son las siguientes:
(A) CONSULTA: Se trata de la consulta a un experto para obtener una información que ayude a solucionar un problema, cuando se hayan agotado las posibilidades con recursos humanos propios. La consulta puede ocurrir en forma personal, a través de fax, por vía telefónica o por correo.
(B) CUCHICHEO: Es una actividad auxiliar en un evento en donde hay mesas de trabajo que deben alcanzar objetivos en un tiempo limitado, pero que confrontan problemas entre los miembros del grupo. En esos casos, se recomienda atomizar la mesa dividiéndola en subgrupos de dos personas que deben llegar a acuerdos en 2 ó 3 minutos.
(C) CHARLA: Explicación de un experto sobre un tema o tópico que domina, el cual explica de una manera informal, exenta de solemnidad. El tiempo no debe ser mayor a media hora.
(D) DEMOSTRACIÓN DE MÉTODO: Una presentación visual corta
acompañada por discusión oral, mostrando como usar un determinado procedimiento como presentar un hecho.
(E) DEMOSTRACIÓN DE LOS RESULTADOS: Muestra por ejemplos el resultado de alguna práctica que puede ser vista, oída o sentida. A menudo tiene que ver con costos operacionales, procedimientos de producción o de calidad de un producto. El problema en su uso es que por lo general requiere un tiempo considerable para completarlo.
(F) ENTREVISTA: Un experto es entrevistado por alguien que previamente se ha preparado. El experto conoce con antelación el tema a indagarse. El auditorio escucha. Una variante es la entrevista colectiva, en la que varias personas entrevistan a un experto. En lo demás, es igual a lo anterior. Es muy recomendada cuando se usan expertos en Seminarios y constituye un nexo entre el auditorio y el experto.
(G) GRUPO DE DISCUSIÓN: También se denomina debate dirigido, discusión guiada o clase participativa. Es de fácil aplicación y ayuda mucho en Congresos y otras reuniones de grupos grandes. Se organiza para discutir un tópico o tema bajo la coordinación de uno de sus miembros, el cual debe actuar como moderador o director de debate y estimular la interacción con preguntas. El Grupo debe designar asimismo a un secretario para que anote los resultados. Debe tener unos 12 ó 13 miembros. La técnica no debe llevar más de una hora y al final el coordinador hará una síntesis. La atmósfera es informal y la discusión es sobre un tópico que los miembros conocen y en el que tienen un interés común.
(H) GRUPO DE OBSERVACIÓN: Uno o varios especialistas observan una presentación, discusión, demostración, etc. Luego refieren sus observaciones, de acuerdo a su propio enfoque o disciplina. Es muy usado por los relatores.
(I) GRUPO DE OYENTES: Se divide el auditorio, asignando grupos de personas para que cada uno escuche e intérprete un punto específico. Las contribuciones pueden ser hechas por escrito y expuestas por el coordinador.
Se recomienda en grandes conferencias, pero deben explicarse las reglas del juego al auditorio.
(J) GRUPO DE REACCIÓN: Se designa un grupo para que esté pendiente de puntos que puedan quedar oscuros, en el caso de temas difíciles. Los miembros del grupo conocen bien el tema y puede interrumpir cuando sea necesario. El objetivo es buscar una comunicación clara y favorable para todos.
(K) MESAS DE DISCUSIÓN: Se asigna una mesa a un promedio de doce personas, con Coordinador, Secretario, Asesor y Relator. La mesa debe discutir una tema, para lo cual se le proporciona un documento-base y se le asigna un tiempo para analizar y enriquecer el documento.
(L) MESA DE TRABAJO O DE NEGOCIO: Se asigna una tarea para analizar un problema desde distintos ángulos y proponer soluciones.
También sirve para aprender una técnica o método.
(M) PLENARIA: Reunión a la que asisten todos los miembros o participantes. Caso siempre la sesión inaugural de trabajo y la de clausura. El
Comité Organizador preside y el Coordinador General explica la metodología, indica los objetivos, indica cuál es el programa definitivo y, si fuera necesario, analiza los aspectos centrales del Reglamento (Asamblea, Convención, Pleno).
(N) REUNIÓN DE CORRILLOS: Se divide un grupo grande en subgrupos de seis para discutir un punto muy específico durante 6 minutos.
En ese tiempo deben dedicar el último minuto a resumir lo acordado. La selección del coordinador debe hacerse previamente, con gran rapidez.
2.1.10. FASES DEL PROCESO
Gómez (2008, p.95) define las fases del proceso de la siguiente manera:
(A) PRE-EVENTO
Para Gómez (2008, p.95) esta fase se inicia con un ante- proyecto, donde se establece la justificación, el objetivo y los costos aproximados que tendrá el mismo, así como las posibilidades fuentes de financiamiento. Este instrumento se usa únicamente para lograr la aprobación de la idea por parte del cliente o del supervisor.
(B) EVENTO
Según Gómez (2008, p.95) requiere prever lo que va ocurrir durante la fase de evento e, incluso, en el pos-evento. La primera comienza algunos
días antes del acto inaugural y se caracteriza por el extremo dinamismo que se nota en el ambiente, la llegada de los participantes, el montaje definitivo y el control de los detalles en cada área.
(C) POST-EVENTO
Según Gómez (2008, p.95) el comité organizador deberá reunirse el primer día hábil después de terminada la fase del evento, para analizar los resultados de la evaluación sumativa y generar el informe final.
De acuerdo con De Fagre (2005), en un evento de producen tres fases en las cuales se realizan diferentes actividades que responden, en el momento oportuno, a una función administración determinada. Así se tiene:
fase pre-evento, evento y post-evento
Según la pagina web www.slideshare.net/.../introducción-a-los-eventos - Estados Unidos define las fases del proceso de la siguiente manera:
(a) PRE-EVENTO: se define como una investigación planificación, organización del evento.
(b) EVENTO: es la dirección con que se va a manejar el Evento (c) POST-EVENTO: se define como una evaluación del Evento.
Para efectos de la investigación se fijo postura con Gómez (2008) ya que su definición es la más completa y permite determinar claramente cuáles son las fases del proceso y su función a la hora de la realización de un evento.
Para la investigadora las fases del proceso son esenciales ya que sirven para determinar con claridad lo que se va hacer antes, durante y después del evento.
3. SISTEMA DE VARIABLES
3.1. DEFINICIÓN NOMINAL. VARIABLE 1
Protocolo y Ceremonial
3.2. DEFINICIÓN CONCEPTUAL
PROTOCOLO
Según de Fagre (2008, p.40), “el protocolo es el conjunto de normas o reglas establecidas por decretos, leyes o por usos, costumbres y tradiciones de obligatorio cumplimiento para favorecer las relaciones, negociaciones, convenios e intercambios entre los hombres para dar una imagen de cortesía, seriedad, respeto y reputación de la institución, pueblo o nación que la cumple”.
CEREMONIAL
Según de Fagre (2008, p.40)”el ceremonial es el conjunto de pasos que se desarrolla ordenadamente en un acto social en atención a lo establecido por el protocolo (Normas Escritas). Así pues, el ceremonial es la praxis o acción formal del protocolo”.
3.3. DEFINICIÓN OPERACIONAL
PROTOCOLO
El protocolo es el conjunto de normas o reglas establecidas por decretos, leyes o por usos, costumbres y tradiciones de obligatorio cumplimiento para favorecer las relaciones, negociaciones, intercambios, entre la Fundación Niño Zuliano y sus públicos, con el fin de dar una imagen de cortesía, seriedad, respeto y reputación de esta institución. Esta variable, será medida a través de dos instrumentos de recolección de datos para ser aplicados al Gerente de Relaciones Públicas y al público interno de la institución tomando en cuenta las dimensiones e indicadores del siguiente cuadro.
CEREMONIAL
El ceremonial es el conjunto de pasos que se desarrolla ordenadamente en los actos sociales de la Fundación Niño Zuliano, en atención a lo establecido por el protocolo (Normas Escritas). Así pues, el ceremonial es la praxis o acción formal del protocolo de la Fundación Niño Zuliano”. Esta variable, será medida a través de dos instrumentos de recolección de datos para ser aplicados al Gerente de Relaciones Públicas y al público interno de la institución tomando en cuenta las dimensiones e indicadores del siguiente cuadro de operacionalización.
CUADRO 1
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE 1
Fuente: Antúnez (2010)
Objetivo General: Evaluar el Ceremonial y Protocolo utilizado para la Organización de Eventos de la Fundación Ni ño Zuliano en el Municipio Maracaibo
OBJETIVOS ESPECIFICOS VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES
Describir la Situación Actual del Protocolo y Ceremonial en la Fundación Niño Zuliano en el
Municipio Maracaibo
Protocolo y Ceremonial
Situación Actual
- Fortalezas -Oportunidades - Debilidades - Amenazas
Determinar los tipos de Protocolo utilizados en la Fundación Niño Zuliano en el Municipio Maracaibo.
Tipos de Protocolo
-Protocolo Público o civil -Protocolo Eclesiástico -Protocolo Deportivo -Protocolo de Instituciones Públicas O Privadas
Determinar los Elementos básicos del Protocolo y Ceremonial de la
Fundación Niño Zuliano en el Municipio Maracaibo
Elementos protocolares
-Auditorio -Presídium -Podio
-Mesa Auxiliar -Planos Protocolares -Símbolos Patrios -Vocativo
-Salones V.I.P -Distintivos
-Guiones del Maestro Ceremonial
-Utensilios de apoyo logístico y ambiental
Describir las Funciones del Personal de Protocolo de la Fundación Niño
Zuliano en el Municipio Maracaibo
Funciones del Personal de
Protocolo
Guías de Relaciones Públicas - Edecán de Protocolo
- Attaché de Edecán VIP - Coordinador de Guías Edecanes.
- Jefe de Protocolo y Ceremonial
- Director de Relaciones Institucionales
3.4. DEFINICIÓN NOMINAL. VARIABLE 2
Organización de eventos.
3.5. DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Para Gómez (2006, p.11), la organización de eventos consiste en la
“aplicación de funciones, técnicas y principios administrativos a la organización de reuniones profesionales, a través de una red preestablecida de medios tecnológicos e interpersonales, con el fin de alcanzar objetivos comunicacionales de índole corporativos”.
3.6. DEFINICIÓN OPERACIONAL
La organización de eventos consiste en la aplicación de funciones, técnicas y principios administrativos a la organización de reuniones en la Fundación Niño Zuliano, a través de una red preestablecida a medios tecnológicos e interpersonales, con el fin de alcanzar los objetivos comunicacionales de esta institución. Esta variable será medida a través de una entrevista y una encuesta que se aplicaran al gerente de relaciones públicas y a su público interno respectivamente según el cuadro de variables a continuación.
CUADRO 2
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE 2
Objetivo general: Evaluar el Ceremonial y Protocolo utilizado para la Organización de Eventos de la Fundación Niño Zuliano en el Municipio Maracaibo.
Objetivos Específicos
Variable Dimensio nes
Sub Dimensiones Indicadores
Identificar los Tipos de Eventos Organizados en la
Fundación Niño Zuliano en el
Municipio
Maracaibo Organización de Eventos
Tipos de Eventos
Técnicas Especificas
-Aniversario -Coctel -Fiesta -Inauguración -Jornada
-Juegos Deportivos -Juramentación -Reconocimientos -Reunión de Junta Directiva
-Taller
Técnicas de Apoyo
-Entrevista
-Grupo de Discusión -Grupo de Observación -Mesa de Discusión -Mesa de Trabajo
Establecer las Fases del Proceso de Organización de los Eventos de la
Fundación Niño Zuliano en el
Municipio Maracaibo
Fases del Proceso
-Pre- evento -Evento -Post- evento
Fuentes: Antunez (2010)
