CAPÍTULO II
FUNDAMENTACION TEORICA
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Para iniciar la presente investigación, se hace necesario recabar información acerca del área en estudio, o área a fines que puedan brindar las herramientas necesarias, para alcanzar los objetivos propuestos por dicha investigación; así mismo sustentar la fundamentación teórica. A continuación se presentan las investigaciones más significativas sobre el diseño de control interno para los rubros de las cuentas por cobras y las cuentas por pagar.
Como primer antecedente, se consideró la investigación elaborada por, Galofre y González (2012) realizaron la investigación titulada “Estrategias para mejorar el control interno de las cuentas por cobrar en los procesos contables de la empresa Alcoven C.A” cuyo objetivo general fue proponer estrategias que permitan mejorar el control interno de las cuentas por cobrar en los procesos contables de dicha organización; esta investigación se fundamentó en los principios establecidos por Lara (2008) entre otros autores.
En este sentido, el proyecto de investigación fue descriptivo, en cuanto al diseño calificado como no experimental, como un proyecto factible, en la modalidad de campo. Se trabajó con una población de 8 individuos. La técnica de recolección de datos fue la encuesta, la observación directa y la
revisión documental, las cuales se apoyaron en un cuestionario y una lista de cotejo como técnica de análisis de datos respectivamente, las cuales fueron validadas por un grupo de expertos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Privada Dr. Rafael Belloso Chacín, se utilizaron estadísticas descriptivas para el procesamiento de los resultados.
En consecuencia, los resultados que se obtuvieron evidencian que la organización tiene debilidades, ya que posee problemas fundamentales de funcionamiento; esto es debido a que no existe independencia en las funciones del área de facturación. Evaluando estos puntos se recomienda el compromiso por parte de los empleados en el área de cuentas por cobrar y la existencia de un software administrativo contable que facilite el procesamiento de la información.
Finalmente, en esta investigación se logró observar la importancia de mejorar los procesos de control interno en las cuentas por cobrar, así mismo, presenta un instrumento de recolección de datos, el cual proporciona un modelo para elaborar el requerido en este estudio.
En el mismo orden de ideas, Henríquez y Parejo (2012) denominado
"Propuesta de estructuración integral de Control Interno en el ciclo de compras, cuentas por pagar y ejecución de pagos de la empresa Impregilo SPA, ubicada en la Autopista Valencia-Puerto Cabello Estado Carabobo”, cuyo objetivo general fue la creación de una estructura integral para mejorar el control interno en los rubros ya mencionados; fundamentándose en las
teorías ya propuestas por Rosemberg (2009), Delgado (2011), entre otros autores.
Por consiguiente, el desarrollo de esta investigación fue de tipo descriptivo, con un diseño de proyecto factible, aplicado a una población de 8 personas que suministraron información de interés investigativo en el estudio. La técnica de observación aplicada fue mediante encuesta y el instrumento de recolección de datos fue un cuestionario de 13 ítems con respuesta dicotómica y selección simple como técnica de análisis de datos, mediante un juicio de expertos y utilizando como técnica de análisis de datos, la estadística descriptiva basada en tabla de frecuencia absoluta.
En este mismo orden de ideas, cabe destacar que los resultados de la investigación confirmaron la necesidad de revisar la estructura organizacional de la empresa para promover la coordinación efectiva de todas las áreas relacionadas con el ciclo de compras. En la propuesta se recomiendan lineamientos que permitan lograr una mayor competitividad para esa empresa a través de los controles internos.
De hecho, dicho estudio proporcionó un resultado de gran valor teórico- práctico a los análisis presentados en el procesamiento de la información, relacionada con el área de compras y cuentas por pagar. Dicho aporte se toma en cuenta para soportar la investigación realizada al diseñar el control interno de la empresa objeto de estudio.
En relación al tema, Ortega y Puerto (2013), realizaron una investigación la cual lleva por título: “Lineamientos para Optimizar el Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la empresa Vene-frenos, C.A”, ubicado en San Diego, estado Carabobo, presentado en la Universidad José Antonio Páez, esta investigación tiene por objetivo proponer lineamientos administrativos que mejoren el funcionamiento de las cuentas por cobrar de Vene-frenos, C.A.
Está fundamentada en las teorías de Horngren, Foster, Datar (2007), Daft (2007), entre otros autores.
En este sentido, la investigación fue de campo, descriptiva y documental, en la modalidad de proyecto transversal factible. El diseño de la investigación fue tipificado como de no experimental. La población estuvo conformada por 8 personas, la técnica de observación utilizada para la recolección de datos fue la encuesta, elaborando un cuestionario de 15 preguntas con dos alternativas de respuesta cerradas, validado por expertos, como técnica de análisis de datos utilizaron estadística descriptiva mediante tablas de frecuencias absolutas.
De los resultados obtenidos se observo deficiencias en el manejo de las cuentas por cobrar, producto de la falta de control en cuanto a los plazos de la cancelación de las facturas pendientes y secuencia de orden de los procesos realizados, además de un deficiente sistema de verificación de las facturas canceladas, lo que llevo a plantear los lineamientos para optimizar el control interno de la organización.
Tal como se observa en el antecedente referido, resalta la importancia de evaluar la eficiencia con la que operan los sistemas de control aplicados a los rubros de mayor financiamiento. Por otra parte, cabe destacar que el estudio realizado brinda como aporte a la presente investigación lineamientos para el diseño de un control interno eficiente, que se adapte a las necesidades de la organización objeto de estudio. Así mismo, sirve para reforzar las bases teóricas presente en dicha investigación.
En relación al tema, Murillo (2013), realizó una investigación titulada
"Auditoría interna para el control contable y administrativo de las cuentas por cobrar en empresas concesionarias del Municipio Maracaibo", el cual tuvo como fundamentó las teorías de Winttington y Pany (2005), Estupiñan (2006), entre otros autores.
De este modo, la investigación fue de tipo analítico, descriptivo, de diseño no experimental transeccional, donde se usó como técnica de observación la encuesta, en el cual se utilizó un cuestionario de 79 ítems, con opción de respuestas tipo escala forzada, este fue un instrumento para la recolección de datos remitido a prueba para verificar su validez, mediante el juicio de cinco expertos, aplicado a una población de tres empresas.
Los resultados obtenidos de la aplicación del instrumentos fueron sometido a un análisis estadístico mediante tabla de frecuencia y de porcentaje, evidenciando deficiencia en los controles internos existentes y las políticas contables establecidas por las organizaciones concesionarias, de tal manera hace posible la aplicación de la auditoría interna para establecer
medidas y herramientas que contribuyen a la mejora de los procedimientos antes mencionados.
Lo anteriormente expuesto, sirve de apoyo a la presente investigación, ya que proporciona posibles lineamientos, para establecer controles internos que garanticen la eficiencia en los procesos de cuentas por cobrar de la organización objeto de estudio. Así mismo, vale de referencia para el desarrollo del marco teórico, aportando puntos de vista de otros investigadores dentro del área temática.
Finalmente, en esta investigación se logró observar la importancia de mejorar los procesos de control interno en las cuentas por cobrar; así mismo, sugiere un instrumento de recolección de datos, aplicables a las necesidades de la empresa Inversiones Brothers Will C.A.
Por otra parte, se consideró el estudio elaborado por Salazar y Salazar (2013), quienes realizaron una investigación titulada "Lineamientos para mejorar el proceso de cuentas por pagar de la empresa C.A. Química Integrada Intequim, ubicada en Valencia Estado Carabobo". Fundamentada en los principios establecidos por Fernández (2010), Aguirre (2007), entre otros autores de gestión financiera.
De este modo, la investigación fue de tipo experimental de campo, vista como proyecto factible, en esta se utilizó la encuesta como técnica de recolección de datos, elaborando un cuestionario conformado por 10 preguntas, tipo cerradas dicotómicas (si - no), aplicándose a una población de 7 elementos en total. Cuyos resultados se procesaron utilizando
estadísticas descriptivas basadas en tablas de frecuencias absolutas, obteniendo como resultado fallas en los procedimientos de cuentas por pagar de la empresa, por lo que se recomendó establecer lineamientos que resultarán eficientes para el manejo de dicho rubro de la organización objeto de estudio, garantizando así, el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
En efecto, esta investigación hace evidente la importancia de mantener controles sobre las cuentas por pagar que maneja la organización; ofrece a la presente investigación un modelo eficiente para la recolección de datos y diseño de control interno de las cuentas por pagar, mostrando lineamientos que pueden ser adaptados a las necesidades de la organización Inversiones Brothers Will C.A.
Por último, Raibel, Noriega y Zambrano (2014), elaboraron la "Propuesta de un manual de control interno en el área de inventario - compras - cuentas por pagar - pagos en la empresa Otto Schirmer, C.A. ubicada en Valencia Estado Carabobo". Dicho estudio está fundamentado en las teorías de Estupiñan (2008), Bonilla (2006), entre otros autores.
Asimismo, el estudio fue descriptivo de campo, transversal, tipificado como experimental en modalidad de proyecto factible, en donde se uso como técnica de observación la encuesta, se utilizó un cuestionario como instrumento de recolección de datos conformado por 20 preguntas tipo cerradas dicotómicas (si - no), aplicada a una población de 14 sujetos y
evaluado por un experto en el área de estadística y dos expertos en el tema, los datos obtenidos fueron sometido a un análisis estadístico descriptivo, obteniendo deficiencias en los procedimientos y segregación de funciones asociadas con las cuentas por pagar, planteándose entonces la propuesta del manual para mejorar los procesos ya mencionados.
Considerando lo planteado, el aporte que ofrece la presente investigación sugiere lineamientos, herramientas y estrategias precisas sobre el control interno que debe ser aplicado para garantizar la eficiencia en los procedimientos de las cuentas por pagar de las organizaciones, así mismo, provee información que puede utilizarse para obtener resultados confiables en la investigación.
2. BASES TEORICAS
A continuación, se presenta la fundamentación teórica sustentada de acuerdo a diversos autores que se relacionan con las variables de estudio, en donde se muestran términos básicos.
2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO (COSO III)
En el desarrollo del siguiente punto se tratara de identificar la herramienta más importante para el logro de los objetivos de cualquier unidad empresarial con el fin de de identificar aspectos relevantes para la presente investigación.
2.1.1. DEFINICIÓN
Los sistemas de control interno representan la estructura por la cual se rige el funcionamiento de una organización y sus actuaciones en calidad de guía para la ejecución de procedimientos administrativos y contables.
Al respecto, Estupiñan (2015, sp) considera que el sistema de control interno es el plan de organización que adopta cada empresa con sus correspondientes procedimientos, métodos operacionales y contables, para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado al logro del objetivo de mantenerse informado de la situación de la empresa, coordinar sus funciones, asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos, mantener una ejecutoria eficiente así como determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas.
Por otra parte Pungintore (2007, p. 39) lo define como un conjunto normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta por el propio ente que los ha de adoptar, cuyo objetivo es evitar la comisión de errores y fraudes, ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organización sin que ello signifique la perdida de eficiencia administrativa.
En base a las definiciones aportadas por ambos autores, se denota que los mismos coinciden al identificar el sistema de control interno como un medio que proporciona un grado de seguridad razonable en la consecución de los objetivos en relación a la eficiencia y eficacia en sus operaciones, la confiabilidad de información financiera y al cumplimiento de leyes y norma establecidas por la entidad.
En tal sentido, investigadores toman posición con lo referido por Estupiñan (2015), al considerar que el sistema de control interno es el plan de organización que adopta cada empresa con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado al logro del objetivo de mantenerse informado de la situación de la empresa, coordinar sus funciones, asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos, mantener una ejecutoria eficiente y determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas.
Tomando como referencia lo expuesto por Estupiñan (2015), para los investigadores el sistema de control interno corresponde a los procedimientos, métodos operacionales y contables que cada organización adopta conforme a las políticas establecidas para el logro de sus objetivos.
2.1.2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Para Estupiñan (2015), los objetivos de un sistema de control interno son:
- Que todas las operaciones se registren oportunamente por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el periodo contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.
- Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la administración.
- Que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con autorización administrativa.
- Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar lo consecuentemente apropiada para su acción correctiva.
En relación a los objetivos expone también Mantilla (2013, sp) que los objetivos de un sistema de control interno son:
- Que las transacciones se ejecuten de acuerdo con las autorizaciones generales o específicas dadas por la administración.
- Que las transacciones se registren en cuanto es necesario, para permitir la preparación de los estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o cualquier otro criterio aplicable a tales estados financieros y para mantener la contabilidad de los activos.
- Que el acceso de los activos se permita solamente de acuerdo con la autorización dada por la administración.
- Por último que la contabilidad registrada por los activos, se compare con los activos existentes a intervalos razonables, tomando las acciones apropiadas en relación con cualquier diferencia.
En lo antes planteado por los autores se resalta la intención de ambos, al enfatizar que la aplicación de un sistema de control que posea como requisitos característicos congruencia entre lo registrado y lo existente, además de tener todo los activos existente en el sistema de registro al cual
solo la administración posee autorización de manera que exista una fácil identificación de los responsables.
Por lo antes expuesto se denota que existen semejanzas en cuanto a la naturaleza y fines perseguidos en los objetivos establecidos por ambos autores al considerar tanto Estupiñan (2015) como Mantilla (2013), parámetros de accesibilidad, oportunidad y comparabilidad elementos clave para establecer los objetivos de un sistema de control interno.
En tal sentido, los investigadores tomaron como posición lo expuesto por Estupiñan (2015, sp), al enfatizar la aplicación de un sistema de control que posea como características congruentes entre lo registrado y lo existente además de tener todo los activos en el sistema de registro donde solo la administración posee autorización de manera que exista una fácil identificación de los responsables.
Para los investigadores los objetivos que componen un sistema de control interno deben permitir que la información sea relativa, relevante, oportuna en tiempo, comparable y suficiente para cumplir la responsabilidad de la administración así como de la alta dirección al implementar un sistema de control interno efectivo, de manera que se convierta en una parte esencial de la cultura organizacional, con el fin de controlar de manera adecuada los riesgos que afectan dichos objetivos para el buen funcionamiento operativo contable a la empresa.
El fundamento anteriormente expuesto servirá de apoyo en la selección y fijación de directrices que enmarcaran el objetivo de diseño proseguido por la investigación, además, aportaran marco referencial para evaluar que el diseño de controles interno a implementar por los investigadores asegurando que cubra los requerimientos establecidos en la fundamentación teórica.
2.1.3. POLÍTICAS
Para Auditool (2013, p. 53) las políticas reflejan las afirmaciones de la administración sobre lo que debe hacerse para llevar a cabo los controles.
Estas afirmaciones deben estar documentadas y expresadas tanto explícitamente como implícitamente, a través de comunicaciones, acciones y decisiones. Los procedimientos son las acciones para implementar las políticas establecidas.
Al respecto, los investigadores acordaron describir las políticas como delimitaciones tomadas para definir la manera en la que serán ejecutadas las actividades administrativas de una organización. En cuanto a este, los investigadores coinciden con Auditool (2013) al definir las políticas como el resultado de afirmaciones de la gerencia sobre las cuales se llevan a cabo los procedimientos administrativos.
Así mismo, la fundamentación teórica descrita anteriormente permitirá el determinar el desarrollo de políticas que guíen las operaciones de control interno asignadas a los departamentos de cuentas por cobrar y cuentas por
pagar, así, cubrir las necesidades de actualizar el sistema de políticas que rigen las actividades de ambos departamentos.
2.1.4. NORMAS
De acuerdo con lo expuesto por Auditool (2013, p, 53), son pautas o instrucciones básicas que expresan las buenas prácticas deseables dentro del ambiente de sistemas empresariales. Estas normas se refieren al desarrollo y mantenimiento de programas, pruebas de programas, pasajes de programas a producción y documentación de sistemas.
En el mismo contexto Cantú (2008, p. 347) menciona que tienen por objetivo permitir conocer el funcionamiento interno de la empresa, así como identificar tareas y responsables. Es una base para el análisis posterior del trabajo y mejoramiento de los sistemas y procedimientos, o el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad.
De lo antes expuesto se observa que tanto Cantú (2008) como Auditool (2013) coinciden en expresar que las normas de control interno tienen como fin crear un ambiente de control responsable y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos que lleva a cabo de una entidad.
Así mismo, para los investigadores fue factible tomar posición lo planteado por Auditool (2013, p, 13), ya que manifiesta la necesidad de un conjunto de normas para la adecuada práctica de actividades dentro de la organización.
Como resultado, la presente información permitirá a los investigadores tomar en consideración normativas que guíen los objetivos de diseño para
implementar y distribuir tareas y procedimientos acorde a las responsabilidades que tiene departamentos tales como cuentas por cobrar y cuentas por pagar, además de la correcta evaluación de conductas en el personal asignado a cada departamento.
2.1.5. PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos de control requieren de una planeación adecuada para lograr la consecución de los objetivos lo más eficiente posible. Al respecto, Westerfield (2012, p. 432), menciona que los procedimientos son la consecución de acciones tomadas para asegurar que se llevan a cabo las directivas administrativas, además estas actividades de control se dan en toda la entidad, en todos los niveles y en todas las funciones, por tanto contribuyen a asegurar que se toman las acciones necesarias para ubicar los riesgos y las medidas a aplicar hacia la consecución de los objetivos de la entidad, lo que posibilita el fortalecimiento de la actuación del comité de prevención y control en la entidad.
En el mismo contexto, Auditool (2013, p. 53), afirma que los procedimientos son las acciones tomadas para implementar las políticas que reflejan las afirmaciones de la administración sobre lo que debe hacerse para llevar a cabo los controles.
En referencia al tema, Auditool (2013, p. 53) también expresa que las políticas y procedimientos deben cumplir con:
-Oportunidad: los procedimientos deben incluir el tiempo en el que se llevará a cabo una actividad de control, o acciones correctivas o de supervisión.
-Acciones correctivas: se deben tomar acciones correctivas cuando sea apropiado.
-Competencia: las actividades de control deben ser implementadas por personal competente con la suficiente autoridad para desarrollarla. Esta competencia dependerá de la actividad de control y su complejidad.
-Evaluación periódica: las políticas y procedimientos deben ser evaluados constantemente para determinar su relevancia y efectividad, debido a los cambios en las personas, procesos y tecnología que pueden reducir la efectividad o hacer algunas actividades redundantes.
Con respecto al tema se denota concordancia entre lo expuesto tanto por Westerfield (2012) y Auditool (2013), al resaltar el hecho de ser actividades en responsabilidad de la directiva con el fin de lograr la consecución de los objetivos con el menor riesgo.
En síntesis, se acordó identifica a los procedimientos como el conjunto de acciones tomadas por la gerencia, después de determinar parámetros de control con el fin de cumplir los mismo, en pro de la eficiencia y eficacia de los sistemas de control administrativos de la empresa.
Por lo cual, los investigadores tomaron posición con lo expuesto por Auditool (2013), al ser más amplio en cuanto al aporte de contenido referente a procedimientos de control interno, lo cual sustenta de manera adecuada el objetivo de la investigación.
En cuanto a este fundamento teórico, su implementación formará parte fundamental como base en el diseño de procedimientos a establecer para enmarcar la metodología de las funciones a través de la cuales se logrará dar cumplimiento a las directrices y normas administrativas de los departamentos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, además de asegurar que dichos medios de cumplimiento se adecuen a los parámetros establecidos en la fundamentación teórica.
2.1.6. METODOS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Este comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, administrativa y operacional, además de promover la eficiencia en la operación, al respecto, Estupiñan (2015, sp) explica que los métodos para evaluar un sistema de control interno son:
a) Método de cuestionarios: consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por lo funcionarios y responsables de las distintas áreas de empresa bajo examen en la cual las preguntas son formuladas de tal forma que las respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa que indique una debilidad o un aspecto no muy confiable.
Por consiguiente la aplicación del cuestionario permite servir de guía para el revelamiento y la determinación de las áreas críticas de una manera
uniforme facilitando la preparación de las cartas de control interno. No obstante, existen algunas limitaciones que el encargado de la auditoria debe subsanar, tales como:
-Adaptación a los procedimientos y naturaleza de las operaciones de la empresa bajo examen, que no siempre pueden preverse en un cuestionario estándar.
-Limitación para incluir otras preguntas de acuerdo a la experiencia del auditor que está efectuando el revelamiento por este método.
-Las preguntas no siempre pueden abordar todas las deficiencias del sistema de control interno que se requieren para la auditoria.
b) Método narrativo o descriptivo: Estupiñan (2015, sp) explica que es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema
Siguiendo con este método puede ser aplicado en auditorias de pequeñas empresas requiere que el auditor que realiza el revelamiento tenga la suficiente experiencia para obtener la información que le es necesaria y determinar el alcance del examen. El revelamiento se realiza mediante entrevistas y observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que intervienen en el proceso.
c) Método grafico o diagrama de flujo: consiste en describir objetivamente la
estructura orgánica de las áreas con la auditoria, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades según Estupiñan (2015, sp), este método es un complemento muy útil porque da la representación básica de los circuitos y ciclos administrativos de la empresa que pueden ser utilizados por varios años, en el caso de exámenes recurrentes y localizar muy rápidamente rutinas susceptibles de mejoramiento logrando una mayor eficiencia administrativa.
Respecto a lo antes planteado los investigadores consideran imprecindible para organizar la utilizacion de los metodos de evaluación del control interno siendo estos lo medios para la obtención de información veraz y confiable sobre el funcionamiento financiero de la empresa, esto se debe a que cada uno consta de diferentes aspectos a diagnosticar por lo que la implementación ideonea de dichos metodos sera de gran relevancia para la gerencia en la toma de decisiones.
Para los investigadores, la implementacion o simple consideracion de estos tres metodos en un sistema de control es fundamental para comprender el funcionamiento operativo de cualquier entidad, debido a que la revisión del control interno por parte del auditor ayuda a determinar otrosprocedimientos de auditoría para formular su opinión sobre la razonabilidad de lossaldos finales. Ademas, son de gran utilidad porque los ciclos administrativos de la empresa pueden ser utilizados para localizar muy rápidamente rutinas susceptiblesde mejoramiento, logrando una mayor eficiencia administrativa.
Sus principales ventajas son: (a) identificar la existencia o ausencia de controlesfinancieros y operativos;(b) identificar las desviacionesde procedimientos o rutinas de trabajo; y (c) facilitar la presentación derecomendaciones y sugerencias a la gerencia de la empresa sobre asuntos financierosy operativos.
El desarrollo del presente objetivo servirá como instrumento de apoyo en cuanto a la selección de un método de evaluación confiable que permita a los investigadores evaluar de manera mas acertada la condiciónes operativas que viven la organización con el fin de conocer su fortalezas y debilidades y así diseñar e implementar controles que optimizen las actividades dentro de los departamentos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar
2.1.7. COMPONENTES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Plantea Estupiñan (2015, sp), que el sistema de control interno consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma como la administración maneja al ente y están integrados a los procesos administrativos explicados a continuación:
a) Ambiente de control o entorno de control: consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades en la cual el ambiente de control tiene una gran influencia en la forma como se desarrollan las operaciones, se establecen minimizando los riesgos, tiene que ver igualmente con el
comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión en general y a su vez es influenciado por la historia de la entidad y su nivel de cultura administrativa. Además de esto Estupiñan (2015, sp), expresa que el ambiente de control consta de elementos que influyen en cómo se desenvuelven y que están representados por factores como:
-La integridad y los valores éticos: tiene como propósito establecer los valores éticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la organización durante el desempeño de sus actividades, ya que la efectividad del control depende de la integridad y valores del personal que lo diseñan y le da seguimiento.
-El compromiso a ser competente: son los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas y con los cuales hará su imagen dentro de la organización.
-Las actividades de la junta directiva y el comité de auditoría: fijan los criterios que perfilan el ambiente de control, es determinante que su miembro cuente con la experiencia, dedicación y compromisos necesarios para tomar las acciones adecuadas e interactúen con los auditores internos y externos.
- filosofía administrativa y estilo de operación de la gerencia.
- La estructura de la organización.
- La asignación de autoridad y responsabilidades.
- Las políticas y prácticas de recursos humanos.
b) Evaluación de riesgo: es la identificación y análisis de riesgo relevantes para el logro de los objetivos además de ser la base para determinar la forma
en la que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo se refiere a los mecanismos necesarios para manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la misma, esta actividad de auto-evaluación que practica la dirección debe ser revisada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados.
También indica Estupiñan (2015, sp) que la evaluación comprende tres objetivos específicos, usados para mantenerse enfocado en sus factores críticos de éxito, tales categorías de los objetivos son las siguientes:
-Objetivos de cumplimiento: están dirigidos a la adherencia a las leyes y reglamentos así como también a las políticas emitidas por la administración.
-Objetivo de operación: son aquellos relacionados con la efectividad y eficiencia de las operaciones de la organización.
-Objetivos de información financiera: se refiere a la obtención de información financiera confiable.
Además Estupiñan (2015, sp) afirma que una variedad de riesgos provenientes tanto de fuentes externas como internas deben ser evaluados por la gerencia. La gerencia establece objetivos generales y específicos e identifica y analiza los riesgos de que dichos objetivos no se logren o afecten su capacidad en el logro de funciones como:
- Salvaguardar sus bienes y recursos.
- Mantener ventaja ante la competencia.
- Construir y conservar su imagen.
- Incrementar y mantener su solidez financiera.
- Mantener su crecimiento.
De acuerdo con Estupiñan (2015, sp), el análisis de riesgo y su proceso sin importar la metodología en particular, debe incluir entre otros aspectos, lo siguiente:
-La estimación de la importancia del riesgo y sus efectos.
-La evaluación de la probabilidad de ocurrencia.
-El establecimiento de acciones y controles necesarios.
-La evaluación periódica del proceso anterior.
c) Actividades de control: Estupiñan (2015, sp), considera que son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas que están expresadas mediante políticas, sistemas y procedimientos, que se desarrollan a través de toda la organización y garantizan que las directrices de la gerencia se lleven a cabo y los riesgo se administren de manera que se cumplan los objetivos.
De la misma manera describe la existencia de tres (3) tipos de controles aplicables a las actividades como lo son:
-Preventivo: diseñado para prevenir resultados indeseables con el fin de evitar costos de corrección, impedir que algo suceda mal y generar guías que eviten que existan las causas.
-Detectivo: diseñado para detectar hechos indeseables y componen aspectos como detener el proceso o aislar las causas del riesgo o las registran, ejerce una función de vigilancia y actúan cuando se detectan o la evaden los preventivos.
-Correctivo: diseñado para corregir efectos de un hecho indeseable caracterizado por corregir la evasión o falta de los preventivos, permite que se active la alarma y se remedie el problema y al implicar correcciones al proceso resulta ser más costoso.
Además, Estupiñan (2015, sp), afirma que dentro de los controles incluyen actividades tales como:
-Aprobaciones y autorizaciones.
-Segregación de funciones.
-Salvaguardar sus activos.
-Indicadores de desempeño.
-Verificación.
-Análisis de los registros de información.
-Revisión de desempeño operacional.
-Revisión de informa de actividad y desempeño.
-Controles sobre procesamiento de información.
-Seguridades físicas.
d) Sistema de información y comunicación: los sistemas de información están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a unos objetivos de control. De manera amplia se considera que existen controles generales y de
aplicación sobre los sistemas de información de manera que se identifiquen de la siguiente forma:
-Controles generales: tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada e incluyen el control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento de hardware y software. También se relacionan con las funciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte técnico, administración de base de datos, contingencia y otros.
-Controles de aplicación: están dirigidos al interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la autorización y validación correspondiente. Estos controles cubren las aplicaciones destinadas a las interfaces con otros sistemas de los que reciben o entregan información.
Asimismo Estupiñan (2015, sp) establece elementos que deben estar presente para considerar los sistemas de información dentro de la organización, tales como:
- Información que apoye iniciativas estratégicas.
- Información apropiada para la planificación y control.
- Información útil para la toma de decisiones.
- Información para corregir operaciones fuera de control.
- Información para el apoyo en operaciones.
- Información sobre cambios en el entorno.
Además de esto Estupiñan (2015, sp) afirma la inclusión de elementos que ayudan a la comunicación de la información financiera a través de los niveles organizacionales en relación a la toma de decisiones tales como:
-La información generada internamente: así como aquella referente a eventos acontecidos en el exterior, es parte esencial de la toma de decisiones así como en el seguimiento de las operaciones ya que esta información cumple diferentes propósitos a distintos niveles.
-Los sistemas integrados a la estructura: estos están entrelazados a las operaciones, sin embargo, se observa una tendencia a que estos se deben apoyar de manera contundente en la implantación de las estrategias. Los sistemas de información, como elementos de control estrechamente ligados a los proceso de planeación estratégica son un factor clave de éxito en muchas organizaciones
-Los sistemas integrados a las operaciones: son medios efectivos para la realización de las actividades de la entidad. Desde luego, el grado de complejidad varía según el caso, y se observa que cada día están más integrados con la estructura o sistemas de organización.
-la calidad de la información: constituye un activo, un medio y hasta una ventaja competitiva en todas las organizaciones importantes, ya que está asociada a la capacidad gerencial de las entidades.
-la comunicación: a todos los niveles organizacionales deben existir adecuados canales para que las personas conozcan sus responsabilidades
sobre el control de sus actividades, estos canales deben comunicar los aspectos relevantes del sistema de control interno, la información indispensable para los gerentes, así como los hechos críticos para el personal de trabajo encargado de realizar las operaciones críticas . Los canales de comunicación con el exterior, son el medio a través del cual se obtiene información relativa al cliente, proveedores, contratistas, entre otros.
e) Supervisión y monitoreo: según Estupiñan (2015, sp), es el proceso diseñado para verificar la vigilancia, calidad y efectividad del sistema de control interno de la entidad mediante las siguientes actividades como un buen criterio administrativo interno, la supervisiones independientes (auditoría externa), autoevaluaciones (revisiones de la gerencia), y la supervisión a través de la ejecución de operaciones. En consecuencia a lo antes expuesto, se considera que un adecuado monitoreo se debe tener en cuenta las siguientes reglas:
-El personal debe obtener evidencia de que el control interno está funcionando adecuadamente.
-Si las comunicaciones externas corroboran la información generada internamente.
-Se deben efectuar comparaciones periódicas de las cantidades registradas en el sistema de información contable con el físico de los activos.
-Revisa si se han implementado controles recomendados por los auditores externos e internos.
-Si los seminarios de entrenamiento las secciones de planeación u otras reuniones al personal proporcionan retroalimentación a la administración en cuanto a que, si los controles operan efectivamente.
-Si el personal es cuestionado periódicamente para establecer si entiende y cumple con el código de ética, las normas legales y si desempeñan regularmente actividades de control.
-Si son adecuadas, efectivas y confiables las actividades del departamento de la auditoría interna.
Igualmente para Auditool (2013, p. 13) el sistema de control interno está divido en cinco componentes integrados que se relacionan con los objetivos de la empresa explicados a continuación:
a) Entorno de control o ambiente de control: para Auditool es el ambiente donde se desarrollan todas las actividades organizacionales bajo la gestión de la administración en la cual comprende las normas, procesos y estructuras que constituyen la base para desarrollar el control interno de la empresa.
Por esta razón, el entorno de control está compuesto por el comportamiento que se mantiene dentro de la organización, e incluye aspectos como la integridad y los valores éticos de los recursos humanos, la competencia profesional, la delegación de responsabilidades, el compromiso con la excelencia y la transparencia, la atmosfera de confianza mutua, filosofía, y estilo de dirección, la estructura y plan organizacional, las políticas en materia de recursos humanos y el comité de control. Estos elementos se presentaran a continuación:
-Integridad y valores éticos: un clima ético vigoroso dentro de la empresa y en todos sus niveles es esencial para el bienestar de la organización, de todos los componentes y del público en general. Esto contribuye en forma significativa a la eficacia de las políticas y los sistemas de control de la empresa y permite influir sobre los comportamientos que no están sujetos ni a los sistemas de control más elaborados.
-Independencia y competencia profesional: para Auditool (2013, p. 13) es importante contar con personal competente, que tenga una formación adecuada, de acuerdo con el cargo que ocupa y las responsabilidades que tenga así como la aptitud (conocimiento y habilidades de cada personal), la cual interfiere en el criterio profesional al momento de diseñar, implementar y desarrollar el control interno y evaluar su efectividad.
-Delegación de responsabilidades: todos los miembros de la entidad son responsables del control interno. El director general o presidente ejecutivo es el primer responsable, debido a que es él quien fija las pautas a seguir, e influye en la integridad, la ética y los demás factores para la consecución de un entorno de control favorable. El director designa al responsable de cada función y establece las políticas y procedimientos de control interno específicos.
-Filosofía y estilos de la dirección: los estilos gerenciales marcan el nivel de riesgo empresarial y pueden afectar al sistema de control interno. Un proyecto empresarial orientado excesivamente al riesgo o no tomar en
cuenta los aspectos de control son indicativos de riesgo en el control interno.
Una gerencia que sin dejar de afrontar riesgo, toma en cuenta todos los elementos necesarios para su seguimiento evitando riesgos inadecuados crea un ambiente propicio para el control interno de la organización.
-Políticas y prácticas de los recursos humanos: el personal es el recurso más valioso que posee cualquier organismo; por ende debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su mayor rendimiento. Debe procurarse su satisfacción y realización personal en el trabajo que realiza, temiendo a que este se enriquezca. Para lograr este objetivo la dirección debe realizar diferente actividad al momento de selección, capacitación, rotación y promoción del personal.
-Comité de control: estos comités se encuentran con mayor frecuencia en organizaciones con mayor tamaño, su objetivo general es la vigilancia del adecuado funcionamiento del sistema de control interno, y el mejoramiento continúo del mismo. Para su efectivo desempeño debe funcionar con miembros de capacidad y trayectoria que tengan un elevado grado de conocimiento y experiencia que les permita apoyar objetivamente a la dirección mediante su guía y supervisión.
b) Evaluación de riesgos: consiste en identificar los posibles riesgos asociados con el logro de los objetivos de la organización para establecer mecanismos que los analicen y disminuyan, además es un proceso dinámico e iterativo que constituye la base para determinar cómo se gestionaran los riesgos.
c) Actividades de control: para Auditool (2013, p. 13) las define como las acciones establecidas a través de las políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos con impacto potencial en los objetivos, en la cual estas actividades sirven como mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos y que están orientadas a minimizar los riesgos que dificultan la realización de los objetivos generales de la organización.
Sobre el mismo que enfatiza Auditool (2013, p. 13) que las actividades de control son importantes no sólo porque en sí mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idóneo de aseguraren mayor grado el logro de los objetivos.
d) Sistema de información y comunicación: según Auditool (2013) la información es necesaria para que la entidad lleve a cabo las responsabilidades de control internos que apoyan el cumplimiento de los objetivos por tanto, el personal debe no solo captar la información sino también intercambiarla para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones, es decir, guía la manera en que las áreas operativas, administrativas y financieras de la organización identifican, capturan e intercambian información.
e) Supervisión del sistema de control – monitoreo: es donde se evalúa si los componentes y principios están presentes y funcionando en la entidad, para determinar, supervisar y medir la calidad del desempeño de la estructura de
control interno, teniendo en cuenta tales como las actividades de monitoreo durante el curso ordinario de las operaciones de la entidad, evaluaciones separadas, condiciones reportables y el papel asumido por cada miembro de la organización en los niveles de control.
Con respecto a lo descrito anteriormente cabe destacar como tanto Auditool (2013), como Estupiñan (2015), coinciden al especificar que el sistema de control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que sirven de apoyo para el seguimiento y la ejecución de las operaciones y los cuales existen bajo la responsabilidad de la administración.
Los investigadores consideraron factible fijar posición con Estupiñan (2015) al ser más explicito en cuanto a la explicación lo cual facilita el análisis del contenido relacionado con los componentes requeridos en un sistema de control interno.
Al respecto, para los investigadores los componentes del sistema de control son fundamentales para una ejecución eficaz y eficiente de las operaciones y actividades de la organización en la cual se puede abordar y analizar la realidad de la organización, obteniendo un diagnóstico organizacional en cuanto a estructura, procesos, sistemas, procedimientos y recursos humanos y así tener un adecuado funcionamiento en su sistema de control por parte de la administración. Por lo tanto se fija posición con lo expuesto por Estupiñan (2015), para fundamentar las dimensiones e
indicadores en el diagnóstico de los componentes del sistema de control interno, tanto para el rubro cuentas por cobrar como por pagar.
2.1.8 IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Mediante las investigaciones realizadas, Auditool (2013, p, 8) expone que un sistema de control interno es adaptable a cualquier organización de acuerdo a sus necesidades, teniendo como propósito detectar oportunamente cualquier desviación significativa en el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos.
Por lo tanto, la implementación de un sistema de control interno proporciona una consecución de objetivos de rentabilidad y rendimiento para prevenir la pérdida de recursos haciendo que sus operaciones sean tanto eficaces como eficientes, en la cual la producción de informes financieros sean confiables para la toma de decisiones, para darle una seguridad razonable al consejo así como a la alta dirección de la entidad, del buen desarrollo de las actividades continuas de la empresa mediante el cumplimientos tanto de leyes como regulaciones pertinentes establecidas en la entidad.
Por otra parte Mantilla (2013, sp), ubica la importancia de un sistema de control interno al ser un programa de entrenamiento diseñado para ayudarle al personal a que cumpla sus responsabilidades junto con el personal de
auditoría interna que le provee seguridad adicional a la administración respecto a lo adecuado de estos procedimientos y la extensión en la cual están siendo llevados a cabo de manera efectiva.
Con respecto a lo planteado por los autores Mantilla (2013) y Auditool (2013), se resalta que ambos coinciden al manifestar que los sistema de control interno ofrecen eficiencia y eficacia de las operaciones, el buen manejo y control adecuado de los recursos para salvaguardar los activos, así como también proporcionarle confiabilidad, integridad y seguridad razonable en todos los procesos administrativos, contables y financieros de la entidad.
Por tanto los investigadores consideran lo imprescindible que es para una empresa obtener información veraz, que revele con eficiencia y eficacia la situación y manejo adecuado de los recursos de la organización así como el buen funcionamiento de las operaciones para asegurar la estabilidad financiera de la entidad.
Este elemento servirá de aporte a la investigación para tomar en consideración el nivel de razonabilidad por el cual se incluyen los componentes del diseño para desarrollar un control interno adecuado, además, permitirá evaluar la relevancia en la utilización de recursos con calidad para alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa, logrando mejores niveles de productividad.
2.2. CUENTAS POR COBRAR
Para una empresa, las cuentas por cobrar comprenden uno de los principales rubros sobre el cual realizan movimientos comerciales, al ser este una fuente de recursos que proviene de actividades comerciales en las cuales se apoya la empresa para mostrar rendimiento y fortaleza financiera.
2.2.1. DEFINICIÓN
Para Cantú (2008, p. 328) identifica a las cuentas por cobrar como recursos económicos, propiedad de una organización que generaran un beneficio en el futuro siendo cuentas pendientes de pago que se derivan de la actividad normal de la empresa y que surgen por la venta de mercancías o la prestación de servicios a crédito.
Así mismo Meza (2007, p. 63), considera que las cuentas por cobrar son los importes que adeudan terceras personas a la empresa por la venta de bienes o servicios a crédito.
En base a las definiciones aportadas por ambos autores, se denota la similitud de ambas al identificar las cuentas por cobrar como deudas de terceras personas que surgen a raíz de la venta de bienes o servicios particularmente a crédito.
En cuanto a esto, los investigadores se inclinan por lo anteriormente planteado por Meza (2007, p. 63), al considerar que las cuentas por cobrar
son los importes que adeudan terceras personas a la empresa por la venta de bienes o servicios a crédito.
Al respecto sobre lo antes planteado se enfatiza que tanto Meza (2007), como Cantú (2008), describen al rubro cuentas por cobrar como el recurso exigible que posee una empresa con terceros y que surge de sucesos comerciales ya sea ventas o servicios previos, y de los cuales la misma proyecta obtener un beneficio a futuro.
Para los investigadores las cuentas por cobrar son derechos que tiene la entidad de exigir el pago de sus adeudos tomando como posición la definición de Meza (2007, p. 63), como los importen adeudados por terceras personas por la venta de bienes de o servicios a crédito.
2.2.2. CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR
Al ser las cuentas por cobrar uno de los rubros de mayor movilidad con respecto al plan de cuentas de una entidad y del cual depende gran parte de la rentabilidad de la misma, llevar un seguimiento de registros y sucesos que originan cambios en dicho rubro es de vital interés para cumplir con los objetivos financieros de la organización.
Al respecto, menciona Estupiñan (2015, sp), que un adecuado sistema de control interno sobre las cuentas por cobrar generalmente incluye lo siguiente:
- Una organización estructural que provea la segregación de las funciones de crédito y cobranza, embarques, facturación, recepción de efectivo,
contabilización de cuentas por cobrar y mantenimiento de las cuentas de control al mayor.
- Adecuados procedimientos de autorización para la concepción de créditos.
- Una oportuna facturación a clientes de todos los embarques efectuados.
- La utilización de documentos de embarque y facturas pre-enumeradas, y una política para el control de todos los números de serie.
- Un efectivo control de las cuentas canceladas.
- La verificación independiente de cantidades, precios y precisión aritmética de las facturas.
- La utilización de información independiente para los pases a las cuentas de control del mayor y los auxiliares de clientes.
- La sistemática preparación de una relación de cuentas por cobrar, clasificadas por antigüedad de saldos, para ser revisadas por la administración.
- La aprobación de todas las devoluciones, bonificaciones y cancelaciones de cuentas incobrables por los ejecutivos apropiados.
En el mismo marco Auditool (2013, p. 309), indica que son inversiones de gran liquidez fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo no significativo de cambios en su valor, las cuales deben seguir un grupo de reglas como:
- Deben llevarse en el balance general a su valor razonable (valor de mercado).
-Tienen para cumplir los compromisos de pago a corto plazo, es decir, aquellos que fácilmente se convierten al efectivo y están sujetos a un riesgo insignificante de cambio de valor.
-La diferencia en la valuación de un periodo a otro deberá registrarse en el estado de resultados del periodo en el que ocurre.
-Los costos y los rendimientos provenientes de los instrumentos financieros deben ser reconocidos en el estado de resultados del periodo en que se devengan.
En relación con las implicaciones anteriores se encuentra cierta semejanza en cuanto a los parámetros de seguridad aplicados para un buen control interno de cobranzas y créditos, marcando ciertas distancias en cuanto al mecanismo utilizado para el logro de objetivos tales como intereses en evaluación de facturar cancelada seguimiento de créditos y aprobación de devoluciones como los principales según Auditool (2013), mientras los compromisos de pago a corto plazo, costos de financiamiento y seguimiento del valor de mercado de los créditos son los principalmente considerados por Estupiñan (2015).
Al comparar las evidencias, la posición que los investigadores tomaron fue en relación con lo planteado por Estupiñan (2015) ya que abarca más pruebas de cumplimiento en cuanto al control de las cuentas lo cual asegura un mayor margen de seguridad en rendimientos financieros para la entidad.
En el mismo orden de ideas se decidió que un adecuado control interno sobre las cuentas por cobrar indudablemente amerita una organización
estructural que provea la segregación, autorización y confirmación de las funciones de crédito y cobranza, embarques, facturación, recepción de efectivo contabilización de cuentas por cobrar y mantenimiento de las cuentas de control al mayor.
2.2.3. ADMINISTRACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Para Gitman (2007, p. 524), el objetivo de administrar las cuentas por cobrar es cobrarlas tan rápido como sea posible sin perder ventas debido a técnicas de cobranza muy agresivas, por lo tanto se plantea que para el logro de esta meta la entidad debe realizar tres labores tales como: a) selección y estándares de crédito, b) condiciones de crédito, y c) supervisión de crédito, lo cuales comprenden:
a) Selección y estándares de crédito: la selección de crédito consiste en la aplicación de técnicas para determinar qué clientes deben recibir crédito.
Este proceso implica evaluar la capacidad crediticia del cliente y compararla con los estándares de crédito de la empresa, es decir, los requisitos mínimos de ésta para extender crédito a un cliente.
b) Condiciones de crédito: las condiciones de crédito son las condiciones de venta para clientes a quienes la empresa ha extendido el crédito desde su periodo tiempo hasta su culminación.
c) Supervisión de crédito: es una revisión continua de las cuentas por cobrar de la empresa para determinar si los clientes están pagando conforme a las condiciones de crédito establecidas. Si no están pagando a tiempo, la
supervisión del crédito advertirá a la empresa del problema
En el mismo contexto, Auditool (2013, p. 73) explica que son derechos obtenidos por la entidad ante terceros por la transferencia de bienes o la prestación de servicios a crédito u otras circunstancias sobre la cual administración de cuentas por cobrar toma decisiones con respecto a sus políticas generales de crédito, cobranza y a la evaluación de cada solicitante de crédito en particular, las mismas deben cubrir tres aspectos:
- El descuento por pronto pago si se estipula.
- El período de descuento por pronto pago, ejemplo (10 días en este caso).
- El período de crédito en este caso es de (30 días), los cambios en cualquier condicion de crédito de la empresa pueden tener efecto en su rentabilidad.
Al comparar lo antes descrito, se estableció que existen diversidades en cuanto a la metodología de aspectos considerados para la rentabilidad de créditos así como su administración, resaltando las similitudes en cuanto a los objetivos perseguidos por dicha administración de créditos.
Para efectos de la investigación se evidenció que el objetivo de administrar las cuentas por cobrar es aplicar un método que reduzca lo más posible los periodos de cobranza sin afectar las ventas, a través de la selección, evaluación y determinación de créditos, por lo que se tomó como postura lo expuesto por Gitman (2007).
En relación al contenido antes planteado se puede identificar como la administración de las cuentas por cobrar, componen el conjunto de
herramientas necesarias por la organización para realizar la actividad crediticia de manera óptima y segura, asegurando la obtención del beneficio proveniente de esta actividad y que para lograrlo la entidad, se vale de la ejecutoria eficiente de la selección, supervisión y evaluación de condiciones de créditos que serán asignadas a los clientes, comprenden el ingreso obtenido por el rubro cuentas por cobrar y que representa una de las partidas determinantes para la rentabilidad de la empresa.
2.2.4. COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE CRÉDITO
En cuanto a este punto, para Westerfield (2012, p. 846) si una compañía decide otorgar crédito a sus clientes, debe establecer procedimientos para hacerlo y luego cobrar, mediante los siguientes componentes de la política de crédito tales como:
a) Términos de venta, que establecen cómo se propone la empresa vender sus bienes y servicios. Una decisión básica es si requerirá efectivo o dará crédito. Si otorga crédito a un cliente, los términos de venta especificarán (quizá de manera implícita) el plazo del crédito, el descuento por pronto pago y el periodo de descuento, así como el tipo de instrumento de crédito.
b) El análisis de crédito: es cuando una compañía entrega crédito, determina cuánto esfuerzo debe invertir en tratar de distinguir entre los clientes que pagarán y los que no lo harán. Las empresas usan varios
mecanismos y procedimientos para determinar la probabilidad de que los clientes no paguen; en conjunto, se conocen como análisis de crédito.
c) Y por último la política de cobranza, después de haber concedido el crédito la firma tiene el problema potencial de cobrar el efectivo, para lo cual debe establecer una política de cobranza.
Por su parte, Meza (2007, p. 83), expresa que la política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste, por lo que la empresa no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito, para lo cual se deben considerar como elementos principales:
-Monto máximo de los créditos: determinación de los montos a otorgar estipulando los montos mínimos y máximos de créditos.
-Actividades a financiar: actividades que consideren las instituciones de acuerdo a sus objetivos y principios institucionales; por ejemplo, comercio, industria y servicios.
-Destino: en cuanto a los destinos, estos los determinará la utilización del dinero prestado.
-Plazos: el plazo es el tiempo establecido para que se amortice el capital e intereses del préstamo otorgado. El plazo debe establecerse considerando las necesidades de la empresa y la capacidad de pago.
-Forma de pago: es la periodicidad que se establece para que sea amortizado el crédito. Esta forma de pago puede ser mensual, trimestral,
semestral y hasta quincenal, dependiendo del destino del crédito y la capacidad de pago de la empresa.
-Tasa de interés: monto que deberá pagar el deudor por el dinero prestado.
-Comisiones: costo en que incurrirá el deudor por el uso del dinero.
-Garantías: aval o respaldo por el dinero prestad.
De acuerdo a lo antes expuesto se observó diferencias en cuanto a los principales elementos considerado en una política de crédito al ver que Westerfield (2012), solo considera el análisis de crédito, la política de cobranza y términos de venta, mientras que Meza (2007) toma en cuenta las garantías, tasa de interés, plazos, forma de pago, actividades a financiar, destino y monto máximo de los créditos siendo más extendido y especifico en la selección de los elementos a considerar.
Al comparar las evidencias anteriores los investigadores concordaron que son las pautas que determinan el alcance del beneficio creditico según su rentabilidad, por lo que los investigadores fijaron posición con lo señalado por Meza (2007).
Para efectos de este estudio, los investigadores lo describen como los elementos en responsabilidad de la empresa para mantener un flujo crediticio después de haber otorgado el crédito, y por tanto la aplicación de los tres procedimientos antes mencionado corresponden a las actividades de control a aplicar en cada fase del proceso crediticio con el fin de que la empresa financie la adquisición de sus bienes, invierta o multiplique su patrimonio, y consolide sus negocios.
2.2.5. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL RUBRO CUENTAS POR COBRAR
Para definir los objetivos del control interno inherentes a las cuentas por cobrar se tomó como posición lo establecido por Estupiñan (2015) al afirmar que su fin es lograr que las operaciones siempre se registren oportunamente por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el periodo contable en que se llevan a cabo, que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la administración, que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con autorización administrativa y por último que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar lo consecuentemente apropiada para su acción correctiva.
Partiendo de la posición fijada anteriormente por Estupiñan (2015), se procedió a identifica los objetivos del control interno del rubro cuentas por cobrar como:
-Evaluar que las operaciones de ventas a crédito se registran de manera oportuna y por el importe correcto, haciendo un seguimiento de las fechas de cancelación de los créditos a terceros.
-Que las operaciones de crédito se realicen de acuerdo con las autorizaciones generales establecidas por el departamento de cuentas por cobrar.
-Que el otorgamiento de créditos se realice siempre que el análisis de
crédito demuestre que el deudo posee capacidad de pago.
-Que cada crédito contabilizado exista y que todo crédito existente sea registrado de manera que cualquier diferencia presente sea corregible con facilidad.
Con lo anteriormente expuesto, para los investigadores, los objetivos del sistema de control interno para las cuentas por cobrar, están relacionados con cada una de las etapas por las que discurre una transacción, y las etapas más importantes, relativas a una transacción comprenden su autorización, ejecución, registro y por finalmente las responsabilidad con respecto a la custodia de los activos.
El fundamento que se expuso con anterioridad, servirá de apoyo en la selección y fijación de directrices que enmarcarán el objetivo de diseño proseguido por la investigación, además, aportaran el marco referencial para evaluar que el diseño de controles interno a implementar por los investigadores asegurando que cubra los requerimientos establecidos en la fundamentación teórica.
2.2.6. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO DEL RUBRO CUENTAS POR COBRAR
Para la presente definición se parte de la posición tomada con Auditool (2013), en cuanto a que las políticas reflejan las afirmaciones de la administración sobre lo que debe hacerse para llevar a cabo los controles, de la misma manera se considera lo expuesto por Meza (2007) respecto a que
