Desarrollo de Matriz RACI

Se ha implementado matrices RACI como solución a las iniciativas que se consideran en la tabla 20, para así, poder lograr los objetivos establecidos. Principalmente se desarrollará esta matriz para que los trabajadores sepan que actividades son asignados a sus puestos de trabajo y llevar un mejor orden con la realización de actividades.

La leyenda que se aplicará para todas las matrices se muestra en la tabla 21.

Tabla 21: Leyenda de Matriz RACI

R Responsable A Aprobador C Consultado I Informado Fuente: Elaboración propia

Matriz RACI N° 1

Esta matriz corresponde a la iniciativa de “Actualizar de manera constante los costos reales según el mercado”. En la tabla 22 se observa las tareas que se deben de cumplir según los roles (puestos de trabajo) de cada área.

Tabla 22: Matriz RACI N° 1

ROLES

Gerente General Subgerente de operaciones Jefe de planeamiento Planificador Subgerente administrativo Jefe de Logística y almacenes Supervisor general

TAREAS Actualizar de manera constante los costos reales según el mercado

Mapear todos los servicios programados en los siguientes

meses A C R C I C

Identificar los recursos necesarios para cada servicio I I A R I C C Solicitar a logística la cotización de compras y alquileres

necesarios I I A R C I

Cotizar compras y alquileres I A I I R

Identificar tiempos de atención de proveedores I A I I R Realizar base de datos con los costos reales de

proveedores I I A R C

Solicitar a RRHH los costos de capacitaciones y

exámenes médicos necesarios I I A R C I

Identificar costos reales de capacitaciones y exámenes

médicos A I I R

Actualizar el costo de hora/ hombre considerando

capacitaciones I I A R C

Registrar los costos de recursos y hora/hombre I I A R C C

Identificar procedimientos de trabajo I A C R C

Optimizar tiempo y cantidad de recursos según los

servicios I A R C C

Registrar los costos optimizados por cada servicio I I A R I Desarrollar una base de datos con costos reales y

optimizados I I A R I I I

Fuente: Elaboración propia

Como se puede ver en la tabla 22, se asignan las tareas a un responsable, aprobador, consultado e informado (vistos y explicados en el Capítulo II, punto 2.3.4). El anterior cuadro muestra las diferentes tareas asignadas y los involucrados de la iniciativa en mención.

Básicamente esta matriz ayudará para identificar las funciones de cada trabajador dándole un responsable y el seguimiento de cada respectiva tarea.

Matriz RACI N° 2

La iniciativa de “Implementar un plan de visitas por parte de las áreas encargadas a los clientes mostrando cartera de servicios y costos oferta” tendrá como solución la Matriz RACI mostrada en la tabla 23.

Tabla 23: Matriz RACI N° 2

ROLES

Gerente General Subgerente de operaciones Supervisor general Jefe de planeamiento Planificador Jefe de Logística y almacenes Subgerente administrativa

TAREAS Implementar un plan de visitas por parte de las áreas encargadas a los clientes mostrando cartera de servicios y costos oferta

Identificar los meses con mayor cantidad de

servicio I A C R C

Identificar aspectos técnicos y mecánicos que

requiere cada servicio I I C A R

Preparar presentaciones de los servicios

resaltantes I I C A R

Realizar un cronograma de visitas tentativo I A C R Coordinar con el cliente reuniones en campo I A C R C Definir fechas de visita a los clientes I A R C Verificar que se cumple todos los requisitos

para ingresar a mina I A C R C R

Definir recursos necesarios para movilización I A C R R C Presentar al cliente la información y ofertar

nuevos servicios A R C R C

Enviar información y acuerdos vía e-mail I A C R Hacer seguimiento a la respuesta del cliente I I A R

Planificar reuniones semanales de

verificación y ejecución I A R C

Fuente: Elaboración propia

De igual manera se observa en la tabla 23 que se asignan tareas a responsables de realizarlas y hacer el seguimiento correspondiente. Puede verse que hay tareas que necesitan más de un responsable, esto es porque no se quiere consignar a una sola persona toda la carga laboral.

Esta matriz ayudará a realizar la iniciativa mencionada para llegar a cumplir su objetivo correspondiente.

Matriz RACI N° 3

La iniciativa de “Actualizar periódicamente el brochure de la empresa, la página de internet y otras presentaciones de los servicios realizados.” tendrá como solución la Matriz RACI mostrada en la tabla 24.

Tabla 24: Matriz RACI N° 3

ROLES

Gerente General Subgerente de operaciones Supervisor general Jefe de planeamiento Planificador Asistente de planeamiento Jefe de Logística y almacenes Subgerente administrativa

TAREAS Actualizar periódicamente el brochure de la empresa, la página de internet y otras presentaciones de los servicios realizados.

Solicitar al personal de campo información de los servicios realizados

(resultados, observaciones, fotos)

I I C A R C

Identificar aquellos donde hubo

reconocimiento por cumplimiento I I I A R C C

Identificar la innovación en los servicios

realizados I I C A R C

Consolidar y validar información I I A C R

Resaltar logros obtenidos y premiaciones I A R I I I Actualizar brochure y página de internet I I I A C R I I

Prepara presentaciones con la

información relevante A C R

Distribuir la información a las personas

que realizan visitar a los clientes I I I A R C I I

Enviar por correo electrónico a los

contactos de cada cliente I A R I I

Fuente: Elaboración propia

En la matriz presentada en la tabla 24, al igual que en las anteriores matrices, se asignan responsabilidades para las actividades implementadas. En la solución a esta iniciativa presentada en la tabla 24, a diferencia de las demás, se implementa un puesto denominado

“Asistente de planeamiento”, con la finalidad de quitarle carga laboral al Planificador y contribuir con la búsqueda del objetivo que corresponde.

Matriz RACI N° 4

Esta matriz corresponde a la iniciativa de “Realizar visitas constantes al cliente por parte del área de planificación para poder identificar posibles servicios futuros antes de que se realice el proceso de licitación”. Se puede apreciar en la tabla 25 las actividades de trabajo que se asignan de acuerdo al puesto de trabajo.

Tabla 25: Matriz RACI N° 4

ROLES

Gerente General Subgerente de operaciones Jefe de planeamiento Planificador Jefe de Logística y almacenes Subgerente administrativa

TAREAS Realizar visitas constantes al cliente por parte del área de planificación para poder identificar posibles servicios futuros antes de que se realice el proceso de licitación

Identificar los meses con mayor cantidad de

servicio I A R C

Realizar un cronograma de visitas oportunas I A C R I I Coordinar con el cliente reuniones en campo I A R C

Definir fechas de visita a los clientes I A R C

Verificar que se cumple todos los requisitos

para ingresar a mina I A C R C R

Definir recursos necesarios para movilización I A C R R C Identificar con el cliente los proximos servicios

tentativos en los que se participará I A R C I I

Mostrar al cliente los tiempos necesarios para la

preparación de recursos I A R C

Identificar las fechas de licitaciones de los

clientes I A C R

Hacer seguimiento a las comunicaciones de los

clientes I A C R

Programar próximas visitas visitas en fechas

oportunas I A R C I I

Fuente: Elaboración propia

Se observa en la tabla 25 que al igual que en las matrices anteriores se desarrollan las actividades que formaran parte de esta iniciativa para luego asignarlas, darle su respectivo seguimiento y control. Se puede concluir que no necesariamente algunos puestos de trabajo deben recibir la información que es elaborada por cada rol; esto minimiza la carga laboral de otras áreas involucradas indirectamente.

reportes a los encargados de cada área. Los líderes de la organización (Jefaturas y Gerencias) tendrían que estar muy involucrados con esta solución, para que así, se logre alcanzar los objetivos implementados en el Balanced Scorecard y el Roadmap.