6. CAPITULO VI PROPUESTA DE MEJORA
6.2. IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
Para lograr identificar las propuestas y cumplir con los objetivos mencionados anteriormente es que se desarrolla tres arboles de solución de problemas, con la finalidad de identificar las soluciones que responderían directamente. En la ilustración 41 se puede identificar las causas al problema de márgenes de ganancia no alcanzados y las soluciones ideales para este.
Ilustración 41: Árbol de solución del problema márgenes de ganancia no alcanzados
Fuente: Elaboración propia
Como se puede observar en la ilustración 41, las soluciones encontradas al problema fueron mejorar la planificación, mediante la capacitación del personal y una actualización constante de costos, para que el personal responsable optimice la utilización de recursos y disminuya gastos.
Luego en la ilustración 42 se desarrolla el árbol de busca de soluciones correspondiente al problema constante que se tiene con los proveedores relacionados a incumplimientos y retrasos.
Ilustración 42: Árbol de solución del problema con proveedores
Fuente: Elaboración propia
Como se puede observar en la ilustración 42, las soluciones encontradas están relacionadas a una reestructuración de procedimientos, actualización de políticas y sobre todo a la ampliación de la cartera de proveedores con la finalidad de evitar inconvenientes por incumplimientos de estos.
En la ilustración 43 se desarrolla el árbol de solución de problemas relacionado a la falta de compromiso por parte del personal de la empresa en estudio.
Ilustración 43: Árbol de solución de problemas de falta de compromiso del personal
Fuente: Elaboración propia
Como se puede observar en la ilustración 43, las soluciones encontradas están relacionadas al establecimiento de programas de reconocimientos y la motivación del personal comprometiéndolo con los objetivos y las metas establecidas por la empresa.
Teniendo en cuenta lo árboles de soluciones de problema es que se puede desarrollar aquellas iniciativas que responden en conjunto y se verá en los siguientes capítulos.
En la tabla 20, se muestra los problemas encontrados y las soluciones propuestas para ellos, mediante herramientas de gestión y mejoras de procesos. Esta información se obtuvo luego de haber desarrollado el BSC y el Roadmap en el capítulo anterior, donde se pudo identificar la situación actual de la empresa, los indicadores que se quieren mejorar y los objetivos a los que se quiere llegar.
Tabla 20: Cuadro de problemas - soluciones
INDICADOR
POR MEJORAR OBJETIVOS
PROBLEMA (SITUACION ACTUAL)
INICIATIVA SOLUCIÓN
Asertividad entre los costos presupuestados y
los costos reales
Incrementar el margen de
ganancia
La empresa no alcanza todos los meses el margen de
ganancia esperado en los servicios
realizados
Capacitar al área de planificación con la finalidad de optimizar el uso de recursos y ahorro de costos en la preparación de los servicios.
Proponer un plan de capacitaciones
identificando las necesidades de cada área involucrada en el proceso productivo
Actualizar de manera constante los costos reales según el mercado
Mediante una Matriz RACI, se establecerá nuevas
responsabilidades del personal que se encargará de actualizar de manera constante los costos reales del entorno.
Porcentaje de adjudicación de
servicios
Incrementar contratos y adjudicaciones de
servicios
La empresa no tiene visitas programadas a los clientes por lo
que no hay el acercamiento adecuado con ellos.
Implementar un plan de visitas por parte de las áreas encargadas a los clientes mostrando cartera de servicios y costos oferta
Mediante una Matriz RACI, se establecerá nuevas
responsabilidades que asumirá los encargados de realizar las visitas a los clientes.
Actualizar
periódicamente el brochure de la empresa, la página de internet y otras presentaciones de los servicios realizados.
Mediante una Matriz RACI, se establecerá nuevas
responsabilidades que asumirá los encargados de realizar las visitas a los clientes
Cantidad de reclamos y penalidades aplicada por los
clientes
Fidelizar y satisfacer clientes
La empresa no realiza el control de
calidad adecuado a cada servicio
Implementar control de calidad en todos los procesos (check list, cartillas y otros
formatos que
aseguren la
conformidad)
Mediante la
implementación de la herramienta Poke Yoke se buscará eliminar todos los problemas identificando los errores y corrigiéndoles.
Tiempo de holgura entre la fecha de
solicitud y la de ejecución del
servicio
Optimizar eficiencia en
atención al cliente
La empresa no tiene visitas programadas a los clientes por lo
que no hay conocimientos
reales de los requerimientos
Realizar visitas constantes al cliente por parte del área de planificación para poder identificar posibles servicios futuros antes de que se realice el proceso de licitación
Mediante una Matriz RACI, se establecerá las responsabilidades que asumirá los encargados de realizar las visitas a los clientes.
Porcentaje de reclamos a proveedores
Mejorar la relación con los
proveedores
Actualmente la empresa tiene muchos problemas de incumplimientos
y retrasos de sus proveedores
Reestructurar los procedimientos y acuerdos con los proveedores más frecuentes (Espinar- Arequipa).
Implementar nuevas
políticas de
Abastecimiento y Compras en la empresa, las cuales permitirá trabajar únicamente con los proveedores que se ajusten a las Ampliar cartera de
proveedores locales
necesidades de la empresa.
Frecuencia y tipo de Alquiler de Equipos/ Servicios
Mejorar la gestión de planeamiento y
logística
Según los servicios y la necesidad se
inquiere en bastantes servicios
de alquileres y tercerizaciones
Realizar un análisis de adquisición de nuevos equipos o servicios según la demanda
Mediante un análisis de adquisición de nuevos equipos, se identificará la mejor opción a la empresa en cuanto a sus servicios de alquiler y tercerización con mayor frecuencia.
Cantidad de reclamos y penalidades aplicada por los
clientes
Mejorar la calidad de servicios
La empresa no realiza el control de
calidad adecuado a cada servicio
Implementar control de calidad en todos los procesos (check list, cartillas y otros)
Mediante la
implementación de la herramienta Poke Yoke se buscará eliminar todos los problemas identificando los errores y corrigiéndoles.
Porcentaje de servicios de acompañamiento
Implementar seguimiento post-
servicios
La empresa no cuenta con servicio de acompañamiento por lo que no se hace seguimiento a inconformidades de
clientes.
Implementar el área de servicios de acompañamiento
Implementar nuevas políticas en la empresa la cual establezca un procedimiento de
seguimiento y
acompañamiento en los servicios involucrando
a las áreas
correspondientes y a los responsables.
Implementar un
programa de
seguimiento a las conformidades u observaciones de los clientes
Porcentaje de oportunidades cubiertas por
cliente
Incrementar contratos y adjudicaciones de
servicios
Actualmente se realiza sólo servicios específicos
a dos clientes específicamente:
Antapaccay y Las Bambas
Implementar un plan de visitas por parte de la gerencia o subgerencias a los clientes mostrando cartera de servicios y costos oferta
Mediante una Matriz RACI, se establecerá nuevas
responsabilidades que asumirá los encargados de realizar las visitas a los clientes.
Aceptación de documentos de seguridad por parte del cliente
Capacitar y motivar al
personal
Actualmente la empresa solo realiza
las capacitaciones específicas que solicita el cliente
Desarrollo de
programas de
capacitación al personal involucrado en el proceso (planificación - supervisión-
seguridad)
Proponer un plan de capacitaciones
identificando las necesidades de cada área involucrada en el proceso productivo
Porcentaje de rotación de
personal
Desarrollar mayor compromiso e involucramiento
del personal
No se identifica el compromiso del
personal que la empresa busca
Implementar un
programa de
reconocimiento a ideas nuevas que aporten con los procesos y la seguridad
Implementar políticas de reconocimiento y
motivación al
trabajador ya los logros alcanzados dentro de la empresa.
Fuente: La empresa Elaboración propia
Como se pudo observar en la tabla 20, posterior al desarrollo de las herramientas, se ha presentado un resumen identificando las soluciones a los principales problemas de la
empresa, las cuales serán desarrolladas considerando el contexto de la empresa en estudio y su relación con los clientes.