2.2. Presentación de Datos en el Pre Test
2.2.1. Modelo de Gestión de Inventarios (O1)
✓ Ítem4: Se observó que en Elmeks Perú S.A.C. las vías de acceso al almacén no permiten un traslado seguro de los productos, dado que existían obstáculos en los pasadizos.
Acondicionamiento y Seguridad.
✓ Ítem5: Se observó que en Elmeks Perú S.A.C. el área de almacén cuenta con señalización de seguridad;
✓ Ítem6: Se observó que en el almacén de Elmeks Perú S.A.C. no se realizó un el mantenimiento dentro de los últimos 3 meses; pero, si se realiza la limpieza y desinfección de los ambientes. La empresa cuenta con programa de sanitización y fumigación, sin embargo, no se cumplen con las fechas establecidas.
✓ Ítem7: La temperatura y humedad es controlada en Elmeks Perú S.A.C.; además se cuenta con un registro diario de los cambios.
✓ Ítem8: Se observó que el almacén de Elmeks Perú S.A.C. cuenta con una adecuada iluminación.
✓ Ítem9: Se observó que Elmeks Perú S.A.C. no cotaba con norma de seguridad personal.
Recursos, Materiales y Equipos.
✓ Ítem10: En el área de almacén de Elmeks Perú S.A.C. se ha observado que no cuenta con equipos y mobiliarios indispensables para el manejo de productos farmacéuticos. como mesas estantes, escaleras, banquillos, canastas, etc.
✓ Ítem11: En el área de almacén de Elmeks Perú S.A.C. se ha observado que no cuenta con mobiliario y equipos en buen estado.
✓ Ítem12: En el área de almacén de Elmeks Perú S.A.C. se ha observado Los estantes no permiten maximizar el volumen útil del almacén, dado que algunos de estos se han reutilizado y no permiten optimizar el uso del espacio del
andamio. Además de ello, se requiere una mayor resistencia de los andamios para poder utilizar el espacio superior del almacén.
✓ Ítem13: En el área de almacén de Elmeks Perú S.A.C. la distancia entre los estantes no facilita el manejo de los productos, esto se debe a una mala distribución del espacio.
b. Procesos Operativos del Almacén Recepción.
✓ Ítem14: Se ha observado que Elmeks Perú S.A.C. cuenta con un espacio de recepción; sin embargo; no se encuentra separada, delimitada e identificada lo cual genera un desorden y confusión al momento de recepcionar los productos;
✓ Ítem15: Se ha observado que Elmeks Perú S.A.C. no se verifica a detalle que los productos cumplan las siguientes condiciones como el nombre, N° registro, forma farmacéutica, fecha de fabricación, fecha de vencimiento, etc.
✓ Ítem16: En Elmeks Perú S.A.C. se observa que no se realizan la comprobación de la cantidad recibida con la cantidad pedida. Además, no se realiza el registro oportuno de las cantidades y/o documentación.
✓ Ítem17: Se ha observado que en Elmeks Perú S.A.C. no se verifica a detalle cada producto, es decir que no presenten daños en la empaquetadura.
Codificación de Productos.
✓ Ítem18: En Elmeks Perú S.A.C. la codificación utilizada no permite llevar el control preciso del inventario; esto genera que dentro del sistema exista duplicidad de datos e información imprecisa.
✓ Ítem19: En Elmeks Perú S.A.C. productos no están correctamente codificados;
es decir, no tiene en forma física un distintivo o código, lo que genera muchas
veces imprecisión y errores; debido a la gran variedad de productos con el que se cuenta.
✓ Ítem20: En Elmeks Perú S.A.C. que la codificación utilizada no permite reconocer los productos por grupos y categorías; es decir, además de no tener una codificación para cada producto no existe una codificación para grupos y categorías de productos; esto genera un desorden dentro del almacén.
Almacenamiento.
✓ Ítem21: En el área de almacenamiento de Elmeks Perú S.A.C. se observó que los productos no se encuentran debidamente identificados y ordenados; se evidenció desorden y un mal manejo del espacio.
✓ Ítem22: En el área de almacenamiento de Elmeks Perú S.A.C. se observó que los productos almacenados no están clasificados según un orden preestablecido (Clasificación ABC).
✓ Ítem23: En el área de almacenamiento de Elmeks Perú S.A.C. se observó que los productos se conservan en condiciones óptimas de luz, temperatura y humedad;
se tiene un registro diario de estas condiciones y se hace uso del refrigerador para productos termosensibles.
✓ Ítem24: Se ha observado que en Elmeks Perú S.A.C. los productos con fecha de vencimiento cercana son enviados al área de cuarentena, sin embargo, el sistema informático deficiente no permite identificar productos que están próximos a su fecha de vencimiento;
✓ Ítem25: En Elmeks Perú S.A.C. se observó que las áreas del almacén no se encuentran identificadas y rotuladas, generando desorden y que se tome demasiado tiempo en realizar las actividades cotidianas dentro del almacén.
Preparación y despacho.
✓ Ítem26: Se ha observado que Elmeks Perú S.A.C. cuenta con un espacio de despacho; sin embargo, no se encuentra delimitada, identificada y señalizada para el proceso de preparación y despacho de los productos;
✓ Ítem27: Se ha observado que Elmeks Perú S.A.C. realiza la verificación documentaria cada vez que se realizan los despachos hacia las boticas y
farmacias; sin embargo, se identifican errores u omisiones en la verificación, que fueron reportadas por los clientes.
✓ Ítem28: Se ha observado que en Elmeks Perú S.A.C. o se realiza el proceso de embalaje de pedidos manteniendo las condiciones adecuadas de los productos farmacéuticos, en especial para productos termosensibles.
c. Gestión de Stock.
Planificación de Compras.
✓ Ítem29: Se ha observado que en Elmeks Perú S.A.C. no realiza planificación de compras y demanda de sus productos, dado que no se cuenta con información de los pronósticos. El proceso de aprovisionamiento se realiza de forma empírica.
✓ Ítem30: Se ha observado que en Elmeks Perú S.A.C existe una evaluación de los proveedores que permitan mejorar las decisiones de compra.
Control de Stock.
✓ Ítem31: Se ha observado que en Elmeks Perú S.A.C cuenta con un registro de entradas y salidas dentro del sistema NYC DROGUERÍA; sin embargo, este proceso muchas veces no se hace oportunamente y se genera errores.
✓ Ítem32: Elmeks Perú S.A.C. si cuenta con un sistema computarizado llamado NYC DROGUERÍA, en el cual el módulo de inventarios tiene la función de registrar cambios y mantener actualizado el inventario de productos.
✓ Ítem33: El sistema de control de existencias que usa Elmeks Perú S.A.C no cuenta con reportes e información detallada de los productos; además, no genera indicadores para la tomar decisiones de aprovisionamiento, por lo que no
asegura la continuidad de la distribución de productos, en especial de los productos de mayor demanda.
Tabla 19
Ficha de observación-Modelo de Gestión de inventario(O1)
Dimensiones Ítem Descripción Respuesta
dicotómica Si No Organización
del almacén
Ítem1 El diseño del almacén permite el flujo óptimo de operaciones. X Ítem2 El diseño del almacén se adecua al volumen de los productos. X Ítem3 El diseño del almacén está de acuerdo con la rotación de
productos.
X Ítem4 Las vías de acceso al almacén permiten un traslado seguro de
los productos.
X Ítem5 El almacén cuenta con señalización de seguridad. X Ítem6 Se realiza la limpieza y el mantenimiento periódico de las
instalaciones.
X
Ítem7 La temperatura y humedad es controlada. X
Ítem8 El almacén tiene una adecuada iluminación. X
Ítem9 Cuenta con normas de seguridad personal. X
Ítem 10 Cuenta con equipos y mobiliarios suficiente para el almacenamiento y manejo de productos farmacéuticos.
X Ítem11 El mobiliario y equipos se encuentra en buen estado. X Ítem12 Los estantes permiten maximizar el volumen útil del almacén X Ítem13 La distancia entre los estantes facilita el manejo de los
productos farmacéuticos,
X Procesos
operativos del almacén
Ítem14 Cuenta con un espacio de recepción separada, delimitada e identificada.
X Ítem15 Se realizan siempre controles en la recepción sobre las
características del producto. (N° registro, forma farmacéutica, fecha de fabricación, fecha de vencimiento, etc.)
X
Ítem16 Se comprueba la cantidad recibida con la cantidad pedida. X Ítem17 Se verifica la correcta presentación de los productos, es decir
que no presenten daños en la empaquetadura.
X Ítem18 La codificación utilizada permite llevar el control preciso del
inventario.
X Ítem19 Los productos están correctamente codificados. X Ítem20 La codificación utilizada permite reconocer los productos por
grupos y categorías.
X Ítem21 Los productos se encuentran debidamente identificados y
ordenados.
X Ítem22 Los productos almacenados se clasifican de una forma lógica
preestablecida
X
Ítem23 Los productos se conservarán en condiciones óptimas de luz, temperatura y humedad.
X Ítem24 Posee un sistema de control de caducidades X Ítem25 Las áreas del almacén se encuentran identificadas y rotuladas. X Ítem26 Cuenta con un espacio de preparación de pedidos separada,
delimitada e identificada.
X Ítem27 Se realiza la verificación de documentos que acompañan al
despacho de pedidos.
X Ítem28 Se realiza el proceso de embalaje de pedidos manteniendo las
condiciones adecuadas de los productos farmacéuticos.
X Gestión de stock Ítem29 Se elabora la planificación de compras y demanda mensual por
producto.
X Ítem30 Se realiza evaluaciones a los proveedores. X Ítem31 Se lleva un registro confiable de las entradas y salidas de cada
producto
X Ítem32 Cuenta con un sistema computarizado que registre y mantenga
actualizado el inventario de productos.
X Ítem33 El sistema de control de existencias asegura la continuidad de la
distribución de productos
X
Nota. Elaboración propia.
Para los ítems 34 al 36, corresponde a rotación de inventarios, fill rate y GMROI, los cuales se describen a continuación:
Rotación de Inventarios. Se evidencia en los datos obtenidos de rotación de inventarios en el primer trimestre del 2020, antes de haber implementado un modelo gestión de inventarios, tuvieron un promedio mensual de 0.26 veces que rota la mercadería de acuerdo con la información recopilada. Es decir, en cálculos anuales el inventario se demora en rotar aproximadamente 4 meses. Además de ello, los días de inventarios que se muestra en este periodo es en promedio 78 días.
Tabla 20
Cálculo de la rotación de inventarios Pre test
ROTACIÓN DE INVENTARIOS PRE -TEST
C # MESES MES 1 MES 2 MES 3
(+) Inventario inicial S/ 229,203.80 S/ 43,266.80 S/ 379,400.20 (+) Inventario final S/ 343,266.80 S/ 79,400.20 S/ 361,333.50 (=) Inventario promedio S/ 286,235.30 S/ 61,333.50 S/ 370,366.85
(+) ventas totales S/ 108,762.70 S/ 110,296.80 S/ 121,270.80
(/) Días en el periodo 27 25 26
(=) ventas diarias S/ 4,028.25 S/ 4,411.87 S/ 4,664.26
(+) Inventario promedio S/ 286,235.30 S/ 361,333.50 S/ 370,366.85 (/) ventas diarias S/ 4,028.25 S/ 4,411.87 S/ 4,664.26
(=) Días de inventario 71 82 79
(+) costo de ventas S/ 83,816.50 S/ 85,613.50 S/ 95,606.80 (/) Inventario promedio S/ 286,235.30 S/ 361,333.50 S/ 370,332.85
(=) Rotación de inventario 0.29 0.24 0.26
GMROI (Margen Bruto del Retorno de la Inversión de Inventario). Se
evidencia en los datos en el primer trimestre del 2020, antes de haber implementado un modelo gestión de inventarios, tuvieron un promedio de 6% de acuerdo con la
información recopilada; así también en el primer trimestre el GMROI fue 6%.
Tabla 21
Cálculo de la GMROI Pre test
GMROI PRE -TEST
# MESES MES 1 MES 2 MES 3
(+) Inventario inicial S/ 229,203.80 S/ 343,266.80 S/ 379,400.20 (+) compra totales S/ 197,879.50 S/ 121,747.40 S/ 77,608.00 (-) Inventario final S/ 343,266.80 S/ 379,400.20 S/ 361,333.50 (=) costo de ventas S/ 83,816.50 S/ 85,613.50 S/ 95,606.80
(+) ventas totales S/ 108,762.70 S/ 110,296.80 S/ 121,270.80 (-) costo de ventas S/ 83,816.50 S/ 85,613.50 S/ 95,606.80 (=) margen bruto S/ 24,946.20 S/ 24,683.30 S/ 25,664.00
(+) margen bruto S/ 24,946.20 S/ 24,683.30 S/ 25,664.00 (/) ventas totales S/ 108,762.70 S/ 110,296.80 S/ 121,270.80
(=) margen bruto% 23% 22% 21%
(+) margen bruto% 23% 22% 21%
(*) Rotación de inventario 0.29 0.24 0.26
(=) GMROI 7% 5% 5%
Fill Rate (Nivel Pedidos). Se evidencia en los datos en el primer trimestre del 2020, antes de haber implementado un modelo gestión de inventarios, tuvieron un promedio de 66% de acuerdo con la información recopilada.
Tabla 22
Cálculo de la FILL RATE – Nivel pedidos Pre test
FILL RATE PRE-TEST
# MES MES 1 MES 2 MES 3
# Pedidos 265 263 299
# Pedidos completos 172 168 209
FILL RATE 65% 64% 70%
Fill Rate (Nivel Stock). Se evidencia en los datos en el primer trimestre del 2020, antes de haber implementado un modelo gestión de inventarios, tuvieron un promedio de 85%.
Tabla 23
Cálculo de la FILL RATE – Nivel stock Pre test
FILL RATE PRE-TEST
# MES MES 1 MES 2 MES 3
Ventas perdidas en unidades
1264 1095 1159
Back order 1340 1580 1510
Productos entregados
14890 13626 16051
Total 17494 16301 18720
FILL RATE 85% 84% 86%